職工檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇職工檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1　檔案丟失、損毀。由于企業改組、改制、兼并、破產或是由于單位歸屬變化、單位搬家、檔案管理人員變動等原因，職工檔案沒有及時妥善處置，造成職工檔案的丟失、損毀。

2　檔案信息失真。由于部分單位具體工作人員或本人沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，檔案年齡前后不一致、出現多個參加工作時間、個人經歷前后記錄不完整等，造成個人檔案信息失真、可信度差。

3　自動“棄檔”。在市場經濟環境下，有些職工頻繁“跳槽”，幾經調動后，個人檔案已不知去向-還有些職工在單位不同意調動的情況下，不辭而別，自動“棄檔”，對個人檔案棄置不顧。

4　強行“扣檔”。一些單位為了留住人才，在留人不成的情況下，強行扣留職工檔案，還有一些單位以員工離開單位時不交培訓費、不退住房、不交納違約金為理由扣留職工檔案不放；更有個別單位為達到控制職工的目的，強行扣押檔案不給，使職工辦不成調轉手續、養老保險或醫療保險等。

5　自行“建檔”。針對“扣檔”現象，一些單位提出可以不要檔案，而在用人單位重建檔案以達到人才引進的目的。重新建檔的內容主要有恢復原有身份、連續計算工齡等。

6　職工檔案轉遞問題。有些單位由于經濟不景氣，管理松懈，對職工檔案的轉遞制度執行不嚴，放任職工自帶檔案直接去就業；還有個別職工圖方便，干脆把檔案放在自己手里。

7　不建立職工檔案。有些勞動密集型企業、為數不少的私營企業和一些計劃經濟時代的集體企業，用工不規范，與企業職工不簽用工合同，不建立職工檔案。

職工檔案管理存在問題的原因

1　收集鑒定工作不到位，內容缺乏實用性和真實性。一些基層單位檔案意識薄弱，檔案材料收集不全，不能做到及時補充新材料，導致部分檔案材料不完整，不能跟上個人經歷的變化。另外，是鑒定工作問題。近幾年來，年齡、工齡、學歷等造假現象嚴重影響了職工檔案的真實性和嚴肅性，給有關部門工作帶來了很多麻煩。在這些問題中，無論是個人為了自己的利益而故意篡改檔案，還是填寫過程中的失誤和管理的差錯，歸根到底還是職工檔案管理標準不統一、管理制度不健全及鑒定工作沒有真正發揮作用。收集和鑒定工作的不到位，直接導致職工檔案的作用被削弱，嚴肅性降低。

2　職工檔案管理“分散多頭”。主要表現在兩個方面：一是保管分散。職工檔案有的保存在當前用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心、職業介紹中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的職工檔案處于一種“分散”的管理狀態。二是隸屬混亂。現行的職工檔案管理體制是在計劃經濟時代建立起來的，參與管理職工檔案的有組織、人事、勞動、企業主管等部門，甚至一些無權保存和管理人事檔案的部門、單位、中介機構也保存和管理職工檔案。職工檔案出現“多頭”管理狀態，常常導致在出現問題的時候各個部門之間權責不明、相互推諉。職工檔案的“分散多頭”管理，使得職工檔案成為許多單位控制人才流動的一種重要工具。

3　職工檔案管理費用過高。按照現行的職工檔案管理政策，職工檔案保存在用人單位、人才交流中心或職業介紹中心。保存在用人單位的，可以不需要交納檔案保管費用。保存在人才交流中心或職業介紹中心的，需要交納一定的檔案保管費用。目前的收費標準大約在每人每月10～20元之間，但從人才交流中心或職工介紹中心調出職工檔案時，尤其是流動人員的檔案，有些地方需要一次納4000～6000元不等檔案管理費。這樣的標準對于還沒有找到正式工作、還不能掙取生活費用的人來說，是一種嚴重負擔，結果導致不少人員被迫或主動“棄檔”。

4　檔案法律法規不健全，可執行性差。涉及職工檔案和專門針對職工檔案的法律法規有不少，寬泛的有《檔案法》，專門的有《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》、《流動人員檔案管理條例》等等，但這些法律法規管理調節范圍卻難以涵蓋到所有職工檔案工作情況，或有涉及卻難以真正執行，與現實中的問題存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。

加強職工檔案管理的根本措施

加強職工檔案管理的根本措施就是要緊緊圍繞“以人為本”、“構建和諧社會”的原則和要求，抓緊對《檔案法》的修改，將職工檔案的管理規范納入檔案管理體系之中，切實保障人民群眾的合法權益。修改《檔案法》增加職工檔案管理內容要體現以下幾點原則：

篇（2）

對于大多數以營利目的為主的企業來講，檔案與檔案工作雖然能夠在企業日常行政管理與經營活動中發揮著較大的參考憑證作用，但它卻始終被劃歸到相對低調的工作崗位類別。與企業類別檔案，如科技檔案、產品檔案或營銷檔案等相比，職工檔案往往呈現出數量大、內容繁雜、涉及利用群體范圍廣等特點。從檔案重要程度和影響主體范圍上來看，職工檔案本應當成為企業檔案管理的重點資源，也是企業在轉制或破產過程最應被關注的檔案資源，因為職工檔案記錄的不僅僅是企業職工工作方面的信息，還與企業職工相關待遇認定與辦理其他保險業務息息相關。但是根據筆者通過實地走訪和網絡調研的結果來看，很少有企業在轉制或破產過程中會對企業檔案給予關注，即使是關乎企業員工利益的干部人事檔案和職工檔案也很少被納入到企業破產清算日程中，因此大量職工檔案由于缺乏有效的監管，被企業員工或社會人員隨意處置。據筆者調查，大部分企業所制定的檔案管理制度不夠完整，管理規范性與科學性相對較差，不同類別、不同載體和不同保管期限的檔案混雜管理，特別是干部人事檔案和職工檔案設檔隨意，材料歸檔、歸類、歸卷不規范、不及時，部分檔案材料常年堆積，難以正常歸卷，進而導致大部分企業職工檔案材料殘缺不全、內容混亂，由此很難在企業改制或破產之前被重視。與此同時，在企業破產清算或改制過程中，職工檔案往往無專人監管、后續接收單位無法落實，以至于職工檔案大多被認為是無價值材料，隨意由他人處置，造成檔案的損毀與丟失。

1.2企業職工對自身檔案保存狀態的漠視

筆者在對部分企業職工進行職工檔案管理相關問題的調查中，有超過70%的一線職工不清楚自己檔案究竟包括哪些內容，不清楚職工檔案保管的相關制度與規范；有超過90%的一線工人認為職工檔案只有到自己退休時才會發揮作用，平常并不在乎它的保管狀態如何。由此，筆者認為當前我國大部分企業職工對自身檔案保管狀態的漠視致使其在企業轉制或破產時忽略其個人檔案的處理，致使個人檔案出現丟失或損毀的狀況卻毫無察覺。據相關媒體統計，自2005年以來發生的針對職工檔案丟失與損毀而造成企業職工利益受損的案件，幾乎100%的企業職工對企業改制或破產后個人檔案的去向毫無意識，而直到自己退休或辦理相關保險時才開始關注自己職工檔案的去向問題，而那些早已破產十多年的企業根本無法準確給出職工檔案的去向，企業職工的利益難以保障。與此同時，大部分下崗分流的職工平時缺少對自身權益受損而維權的意識與能力，多數職工選擇默認、上訪或打鬧等非理方式解決問題。由此引發了不少下崗職工與企業之間的矛盾沖突事件。筆者認為對自身個人檔案保管狀態的漠視、缺少對個人檔案的保護意識、對丟失檔案而權益受損維權途徑的陌生等原因造成了大批企業職工不得不面臨“老無所養”悲慘境地的現狀。

1.3相關部門的監管不力

我國在2006年出臺了《中華人民共和國企業破產法》對企業破產過程中的法律問題進行了解釋，明確企業破產過程中各行為主體的職責。其中第四章關于“企業財產”的司法解釋對債權人的財產范圍以及在破產程序過程中的財產處理與分配進行了規定，其中并未明確企業檔案處置的相關問題。目前國內尚未針對改制或破產企業檔案處置問題出臺相關法律法規，但地方檔案行政管理部門曾經對該問題出臺相關條例，如遼寧省檔案局在1997年頒布了《遼寧省破產企業檔案管理規定》，其中第五條規定：“破產企業檔案清理移交工作應當納入企業破產工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產清算組成員單位，負責組織、監督、指導破產企業檔案的價值鑒定和清理移交工作。破產企業主管檔案工作的負責人及檔案室（館）人員負責破產企業檔案的清理、移交等具體工作。”但是檔案行政主管部門真正介入到破產企業清算程序中對破產企業檔案進行接收和指導卻較難實現，特別是該規定只針對國有企業，而對私人企業、外資企業卻難以發揮約束作用。雖然我國綜合檔案館歸檔范圍中明確指出撤銷機關檔案是綜合檔案館館藏資源的主要補充源，但這個規定只針對政府機構或事業單位，而破產企業的檔案是否可以被綜合檔案館接收卻無法得到相關部門的回應。特別是像企業職工檔案這樣關乎成千上萬破產企業員工日后切身利益的檔案，人事部門、勞動部門和檔案部門都沒有接收的義務與規定。由此導致破產企業即使有上交檔案的意愿，卻沒有機構愿意接收，進而造成檔案的隨意丟棄。

2破產企業職工檔案監管與接收的流程

破產企業職工檔案監管與接收流程應納入到企業破產清算流程之中，并作為企業破產清算的必備程序要予以保留。由此，筆者結合了當前我國企業破產清算流程提出破產企業職工檔案監管與接收的基本流程（見圖1）。根據《中華人民共和國企業破產法（試行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院關于貫徹執行<中華人民共和國企業破產法（試行）>的若干問題的意見》（1991年11月1日）、《中華人民共和國民事訴訟法》和有關法律法規的規定企業破產清算工作主要包括四個環節：企業申請破產并受理、成立企業破產清算組負責企業破產清算、破產企業財產清算、形成并公布企業破產清算報告。

2.1企業破產清算前檔案部門的工作職責

根據我國相關法律，企業進入破產程序要向當地法院申請，具體要求為：首先，嚴重虧損，無力清償到期債務的企業由其債權人或債務人向企業所在地法院提交破產申請；其次，人民法院依法裁定并宣告企業破產，企業由此正式進入破產程序。企業進入破產程序后，由人民法院自宣告之日起15日內成立清算組。清算組由人民法院與同級人民政府協商指定由企業上級主管部門、財政、計委、審計、稅務、物價、勞動人事、工商行政管理局等部門的人員和律師會計師等專業人員組成。此時，當地檔案行政管理部門要介入到企業破產清算組，負責清算過程中對破產企業檔案的清查、監管及在破產清算期企業人事檔案管理；其次根據破產企業檔案保管現狀，初步提出破產企業職工檔案清查的方案。

2.2企業破產清算中檔案部門的工作職責

企業破產清算過程中包括兩大環節：破產企業財產清算和形成破產企業清算報告。破產企業財產清算包括對破產企業的財產的保管、清理、估價、處理和分配等5項內容，其中由檔案部門直接參與的有保管、清理和處理三個環節。首先，破產企業財產保管環節。該環節是要對破產企業財產進行集中收管，凍結企業涉及企業財務、資產的活動。檔案部門在此階段的工作職責是對破產企業檔案進行封存，追回散存在機構其他部門的檔案材料；凍結企業人力資源調動、轉出和離退休程序，對干部人事檔案和職工檔案進行集中收存。其次，破產企業財產清理環節。該環節是指清算組對破產企業的財產進行權屬界定、范圍界定、分類界定和登記造冊的活動。檔案部門在此環節要依據企業檔案部門提供的各種檔案統計數據，對破產企業檔案的數量進行核實與清查，并對檔案門類與數量進行分類造冊，對在保管環節要求歸入檔案部門卻散失在檔案部門外的檔案進行追討；核實干部人事檔案與職工檔案的內容完整性與真實性，對職工檔案中存在的缺失檔案現象要求當事人或企業相關人補齊相關材料或提交檔案缺失說明。再次，破產企業財產的處理環節。該環節一般指清算組對破產企業財產中非貨幣財產變現為貨幣財產的過程。由于企業檔案不具備變現的性質，因此對企業檔案的處理主要指檔案館根據破產企業檔案的類別、質量與數量確定檔案的歸屬方案。一般來說，企業職工檔案涉及面廣，內容多而雜，且日后利用頻繁，所以這類檔案要與文書檔案、科技檔案、財會檔案等檔案要分別確定歸屬對象。最后，檔案部門要對破產企業檔案清算情況進行總結，指明對破產企業檔案的清理情況和處理情況，進一步細化破產企業檔案的歸屬流向，著重對與企業自身和企業職工切身利益相關的檔案的處理情況進行詳細說明，并將企業員工關注的職工檔案清理與歸屬流向情況進行公布。

2.3企業破產清算后檔案部門的工作職責

企業破產清算結束后，破產企業檔案的接收與保管要按照破產清算報告的內容予以執行。國有企業破產后，其人事檔案和職工檔案由當地人事或勞動管理部門負責接收，而其他檔案由當地綜合檔案館負責接收與保管。非公有制企業破產后，除職工檔案外，其他類型檔案可由當地綜合檔案館進行選擇性接收，或由所轄地街道辦事處負責接收，或者由其上級主管部門或業務主管部門負責接收，而干部人事檔案和職工檔案因涉及到破產企業員工的利益，筆者建議由當地綜合檔案館、人事部門、勞動管理部門協商建立統一破產企業職工檔案保管機構，或由勞動管理部門牽頭，綜合檔案館負責對這部分人事檔案和職工檔案進行代管。此外，在職工檔案交接過程中，破產企業代表和企業職工代表要全程參與，以保證檔案交接的準確性與公正性。

3破產企業職工檔案管理的保障措施

3.1破產企業職工檔案管理與接收監控機制

綜合檔案館應承擔破產企業職工檔案的接收與業務指導工作，特別是要介入破產企業清算流程，著重對破產企業檔案，特別是要關注該企業職工檔案的流向。由此，綜合檔案館應結合其轄區內企業人力資源管理活動和企業職工檔案管理現狀制定企業職工檔案管理的監控制度，定期對轄區內企業職工檔案管理情況進行業務指導與監督，并著重留意有破產或改制傾向的企業，為其做好破產前企業檔案的封存、清點與確定檔案接收單位的工作。具體工作可以從以下幾個方面展開：其一，結合《機關干部人事檔案管理條例》的相關內容，實施企業職工檔案的歸檔范圍與類別的標準化，定期對企業職工檔案的數量與案卷質量進行評估；其二，及時介入企業破產清算流程，檔案行政主管機構要主動介入到破產企業的清算工作中，并將企業職工檔案的提前監管與后期善后納入到企業破產清算流程；其三，積極主動聯系破產企業職工檔案接收單位，在未明確企業職工檔案接收單位前，綜合檔案館要負責對該部分檔案進行規范化整理、清點和登記，并與相關行政管理機構，特別是社會勞動保障機構、人事機構和企業管理機構協商，確定企業職工檔案的后續管理問題；其四，調研論證、建設企業職工檔案聯網數據平臺，特別要為轄區內非國有制企業職工建立職工檔案與檔案信息追蹤平臺，一方面提高對非國有制企業職工檔案管理的監控，及時掌握破產企業檔案動態，及時介入破產企業檔案接收程序；另一方面為企業員工查詢其個人檔案保存狀態提供服務平臺。

3.2建立破產企業檔案接收中心，集中保管破產企業的職工檔案

為進一步規范破產企業職工檔案的接收與保管，勞動部門與檔案部門可以聯合建立破產企業檔案職工檔案接收中心，主要負責對破產企業職工檔案的接收和善后處理，規范企業職工檔案的歸檔材料內容，為企業職工提供必要的人事檔案轉出、審核和檔案信息資源服務。2009年哈爾濱市南崗區成立了首家破產企業檔案管理中心，該中心由南崗區檔案局和勞動與社會保障局合力籌建，首批接收來自本區十余家破產或轉制企業共3萬余卷各類檔案，接收種類有文書檔案、技術檔案、經營管理檔案、死亡檔案、財務檔案等，其中職工檔案共2453卷，涉及到5000多名企業職工人事檔案的接收與日后保管，并為該區其他務工人員提供人事檔案代管和業務咨詢服務。目前，該中心已為全區共8300余名下崗職工、非公有制企業職工、其他務工人員建立人事檔案，并為全區各類企業免費提供職工檔案的建檔與業務指導工作。該中心的成立為全區勞動力市場的穩定、維護企業職工個人權益、保障企業人力資源管理與檔案管理的規范性提供了保障。而上海主要采取四種方式，有序分流管理本市國有破產企業的職工檔案。一是按照改制后企業資產和產權關系，將破產企業職工檔案移交新的企業或上級控股公司管理；二是由控股（集團）公司或子公司授權，將破產企業職工檔案管理權限委托系統資產管理中心承擔；三是根據改制企業檔案保管容量大的需求，在各系統、各行業按照區域或行業板塊，建立破產企業職工檔案集約化管理平臺；四是與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協商共管破產企業職工檔案。

篇（3）

一、引言

隨著社會改革的不斷深入，企業也在不斷地轉型與升級。新時期，人們對公作的要求不斷提高，企業也在人員配備方面不斷改進，導致企業人員流動也在增加。企業的改革與發展使企業管理也在不斷升級，原有的檔案管理工作顯現出很多問題，已經不再適應新時期下企業的管理水平，因此企業摸索并建立一套符合自身情況的檔案管理制度意義重大。

二、企業職工檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業檔案管理人員。目前國內大多數企業缺乏專業的檔案管理人員，大多數檔案管理人員身兼數職，導致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。另外，隨著檔案管理人員的離職與變動，交接過程導致檔案管理混亂，有時甚至導致檔案丟失等情況。由于檔案管理人員缺乏專業的檔案管理技能，導致檔案存放錯亂，人員變動時不能夠及時對檔案進行調出或調入，不僅影響了員工的利益，也對企業的管理產生了不利影響。（二）檔案管理渠道多樣化。計劃經濟時期，企業職工的檔案一般都存放在企業內部，由企業管理，隨著企業的改革與發展，人員流動逐漸加大，企業員工的檔案也不再只存在于企業內部，部分職工的檔案由勞動行政部門、專業的中介部門以及人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，必將導致管理不夠規范，當員工或企業需要調動員工檔案時，困難重重，直徑影響著檔案調動的進度，給企業和職工帶來了一定的不便。（三）缺乏統一的管理制度，意識淡薄。部分企業檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有花費精力建立一套明確的職工檔案管理流程，導致檔案管理混亂。由于部分企業忽視了職工檔案管理，導致職工流動時，檔案交接的滯后性，有時員工離職需要調走檔案時才發現檔案還未調入公司的檔案管理部門，這對企業的發展以及員工的發展帶來了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系統落后。隨著社會科技的發展，計算機技術已經被廣泛地應用于企業的管理工作，給企業管理帶來了很大的便利。但是目前很多企業，尤其是小型企業，忽略了職工檔案管理對計算機技術的應用，仍然采用原有的紙質材料保存文檔，雖然一定程度也能夠滿足企業對職工檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費大量的人力資源和空間資源。

三、新時期加強職工檔案管理的建議

經濟體制不斷改革的新形勢下，企業的管理也應該實行正規的管理制度，職工檔案管理要遵守《憲法》和《勞動法》等基本法規，各級勞動部門也應該加強職工檔案管理公作的監督，促使企業建立一套完整的、快速有效的檔案的管理制度，確保企業出現人員調動及調出時，檔案管理能夠快速做出回應，切實保護企業和員工的基本利益。新時期下，企業加強職工檔案管理應做到以下四點內容。（一）提高職工檔案管理人員專業技能。專業的檔案管理人員具有管理方法效率高、管理制度統一而明確的特點。對于企業而言，首選的應該是聘用專業的檔案管理人員進行企業職工檔案管理，并且應該成立專門的檔案管理部門。有的企業由于規模較小，人員較少，為了節省人力資源，往往采用非專業的檔案管理人員或者采用其他崗位的員工兼職檔案管理員，這種情況下應該對檔案管理人員進行專業的培訓，并借鑒已經成形的管理方法，使其掌握最基本的檔案管理技術，確保檔案管理不給企業拖后腿。（二）加強企業之間檔案管理工作交流。由于部分中小企業并不把檔案管理工作作為企業管理工作的重點，而一直沒有形成一套完整的職工檔案管理體系，隨著企業的改革以及規模的擴大，企業發現檔案管理工作出現了一定的落后性，一定程度上影響企業的發展。這種情況下，應該建立與同行業關于職工檔案管理公作的交流，借鑒其管理方面的優點，并完善自身的檔案管理體系。（三）加強檔案管理工作的重視和宣傳。職工入職時由于對企業還不夠了解，有時甚至忽視了配合企業做好檔案管理工作的重要性。企業和職工應該加強對檔案管理工作的重視，企業應該定期對職工進行檔案管理工作重要性教育。對于新入職的職工企業應該派專人對其進行檔案轉接的指導，并印刷統一的檔案交接流程發到其手中。企業還應該加強對檔案管理工作的宣傳，在企業的報刊欄以及企業的網站應該有關于檔案管理工作的宣傳，并在網站上建立檔案管理制度的網頁，使職工能夠通過不同手段了解相關制度。（四）建立并完善檔案管理制度。企業想要形成完整的檔案管理體系，必須建立明確的檔案管理制度，使檔案管理人員有章可循，按規范工作，積極做好檔案材料的收集及核實。制度中應該明確檔案轉入、檔案轉出需要的各種材料以及轉入轉出具體的流程，還應該明確檔案登記的具體時間限制，加強企業檔案管理效率。

四、結語

新時期下，隨著企業改革步伐的加快，建立并完善企業的職工檔案管理制度越來越重要。完善的職工檔案管理制度不僅關系到每一個員工的切身利益，明確的檔案管理制度還可以為職工在企業的表現提供有力證據。企業職工檔案管理水平直接影響著企業的管理，企業應該加強對檔案管理工作的重視，建立能夠滿足企業改革需求的檔案管理制度，使檔案管理與企業改革相輔相成，這樣企業才會更好更快發展。

作者:謝娟娟 單位:貴陽市食品藥品監督管理局食品藥品檢驗檢測中心

篇（4）

1企業流動職工的檔案管理現狀

近幾年，各級勞動部門和檔案管理部門都相應的制定了一些檔案管理規定，在不同程度上開展企業流動職工的檔案管理活動，不斷促進職工的合理流動。可是，在某些單位、某些部門仍不同程度地存在著與國家檔案管理政策不相符的問題。

1.1檔案材料不齊全

主要表現在職工檔案里個別材料丟失，個別材料沒有入檔，特別是一些比較重要的材料，如學歷證、職稱證、工資和養老金的個人賬戶等多方面材料缺失，沒有將檔案憑證依據的作用發揮出來，不能客觀地反映出個人檔案信息的全貌。

1.2檔案轉移交接混亂

有一些單位沒有將流動職工的檔案及時交給當地勞動就業管理機構，而是將檔案交給流動職工個人保管，有一些檔案在郵寄傳遞時出現丟失現象，有些檔案在交接時間上拖延，甚至有些職工到新企業工作之后仍沒有辦理檔案移交手續。

1.3檔案管理不規范

檔案里的材料由個人自由存放，有一些企業職工被單位除名、辭退、解除勞動合同之后，該員工的檔案沒有遵從相關規定進行移交，仍由職工本人自己保管，出現檔案丟失、涂改和不及時續檔現象。

1.4檔案的內容被人為泄露

檔案的內容被泄露主要是個別的勞動人事人員、檔案管理人員沒有按照工作紀律，對檔案里的內容隨便泄露和議論，給檔案管理工作帶來不良影響。

1.5檔案管理制度不能適應市場經濟發展的要求

有些企業的職工檔案由許多部門一起管理，各個部門的職責會出現重疊管理現象。人事部門管理干部檔案，多數的企業會管理合同制的工人檔案。但是，下崗、失業和自謀職業以及破產的企業職工的檔案會交給勞動保障局進行管理。該種管理的方式，與當前實行全員勞動合同制度相悖，會給企業對職工的基礎管理帶來很多麻煩，不利于保障企業職工的個人利益，不能夠促進勞動力的合理流動，妨礙規范勞動力市場。一些國有企業進行制度改革之后，對于企業檔案的管理重視程度在減少，企業職工檔案無人管理，有時出現丟失現象，企業職工在進行工作調動時，找不到檔案或是將檔案長時間放在某一個人手里，有些企業負責人為了達到控制職工的目的，私自扣押員工檔案，等等。出現這樣的問題會給檔案管理工作的嚴肅性帶來很壞影響，并且會侵害企業職工的個人利益。

2加強企業流動職工檔案管理的對策

2.1創新管理方式

企業檔案管理制度要與企業經濟發展和新型的勞動力發展需要相適應，從多級分散管理轉變為集中統一管理，有條件的大中型企業需要由勞動保障部門進行指導，將檔案管理工作獨立分開，小型企業和個體、私營以及外資企業職工的檔案主要是由勞動保障部門勞動事務中心進行管理。運用計算機網絡技術，將個人檔案、失業和養老保險建立好，這樣，可以保障企業員工個人檔案的安全管理，同時，還能夠方便企業對職工的管理，杜絕企業檔案管理過程中的不良現象，并且還能將勞動保障部門的服務功能充分發揮出來，提高其辦事效率。

2.2加大執法監督力度

要糾正和克服現在檔案管理工作的有章不循、管理制度無章可循的現象。相關的主管部門，尤其是勞動保障部門，一定要依照法律法規，加強監督和指導的力度，做到有法必究、堅持原則和令行禁止。例如，在進行檔案收集和鑒別的時候要注意內容的真實性，文字是不是清楚，檔案的材料是否完整和齊全。在進行檔案整理時禁止發生私自涂改檔案的行為，進行技術加工時要保持檔案的原貌，不能任意縮小和擴大范圍。保管檔案時，與檔案管理無關的人員不能進入檔案管理室，禁止任何人保存他人檔案。將檔案借出時要妥善保存，禁止涂抹、拆卸、折疊和批注檔案材料。傳遞檔案時要將檔案嚴密包裝，在檔案封口處蓋上密封印鑒和公章，嚴禁本人公開郵寄和攜帶。無論何人都不能借用和查看本人和家屬檔案。

2.3強化組織領導

市場經濟并不是自由經濟。各級別領導要提高對企業職工檔案管理必要性和重要性的認知，要建立健全企業職工檔案的科學管理制度，維護企業職工的合法權益，減少勞資糾紛并且努力消除上訪的隱患，保證勞動力的合理流動，是建立和諧社會的需要。所以，相關的檔案主管部門要為上級分憂，同時為職工群眾服務，明確員工的責任和分工，提高職工檔案的管理水平。

3結語

職工檔案的管理機構、用人單位和相關管理人員要提高職工檔案的管理意識，并且嚴格執行企業職工檔案相關的法律規定和業務標準，做好職工檔案的材料核查與甄別工作，保證企業職工檔案材料的完整、齊全、有序和真實，不斷加強與提高企業職工的檔案管理工作，維護企業與職工的合法權益，構建和諧的社會服務環境。

作者:郝栗 單位:吉林省大安市企業職工檔案室

參考文獻：

［1］尹慶達，宋迎斌.企業流動職工檔案管理存在的問題及對策［J］.山東檔案，2005，（03）:49.

［2］趙宏娟.企業職工檔案管理中的問題與對策［J］.統計與管理，2013，（01）:126-127.

［3］胡啟橋.淺談企業檔案信息資源與檔案管理機制［J］.湖北檔案，2005，(09):15-19.

篇（5）

醫院專業技術檔案管理工作方便了醫院專業技術人員的工作。由于專業技術檔案記下了工作人員的點點滴滴，從他們剛走進醫院的簡歷，到成長期獲得的一些證書、獎項，再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據的。另外，通過專業技術檔案的整理，可以讓員工發現自身的不足，進行專業技能的提升。

1.2為醫院晉升人才提供參考

由于專業技術檔案包含了專業技術人員的方方面面，所以醫院領導晉升人員的時候，也可以依照專業技術檔案進行篩選，因為這是最有效、最直接的手段。這既體現了醫院領導的公平、公正原則，也為醫院選拔了一批真正優秀的人才。

2醫院專業技術檔案管理存在的問題

2.1對專業技術檔案的重視程度有待加強

不論是醫院的領導還是員工對專業技術檔案的重視程度有待加強。因為專業技術檔案記錄著員工在醫院的一切，它相當于員工工作中的“身份證”，對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用，同時也是醫院的身份象征。但現在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業檔案資料經常出現問題，不是丟失就是損壞，影響了個人的考評和晉升，造成了人力和精力的浪費。

2.2專業技術檔案資料缺乏真實性

目前，由于我國醫療衛生事業的不斷發展，很多醫院引進了大批人才，這就需要對這些人員進行技術檔案管理。但目前在行業中存在一種非常不好的現象，專業技術檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經過專門部門的審查，僅僅靠的是印象，檔案制定過程中存在虛假現象，專業技術檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現象加以制止，會嚴重影響醫院檔案管理工作的進行。

2.3管理制度不健全

目前醫院管理制度不健全，這是影響醫院專業技術檔案建設的重要因素。這使得醫院的資料整理和收集工作得不到保障，也影響了醫院檔案建設的真實性，甚至造成了技術檔案的丟失。

3加強醫院專業技術人員管理的措施

3.1加強檔案意識宣傳，加快人事檔案管理信息化建設

首先，除了要加強檔案管理制度的建設外，還要做好宣傳工作，加強員工的檔案管理意識，增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時，還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識，從而建立良好的學習環境，促進醫院檔案管理工作的有效進行。最后，要建立統一的包括職工、病人、手術、科研等各項信息的數據庫系統，并按照數據庫的格式分類整理存放，通過數據庫進行分析整理，歸納總結，使得研究人員能夠減少工作量，加快成果的轉化。

3.2完善醫院檔案管理制度

要想加快醫院信息化管理的建設進程，完善醫院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫院要根據經濟社會的發展狀況以及醫院的實際情況,不斷修改完善醫院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現代化的管理系統,并制定符合實際發展需要的規章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發和利用。

3.3規范專業技術人員業務檔案資料管理

每個人的業務資料檔案都關系著其個人的發展進步,如果業務資料檔案出現問題,其個人的發展進步就會受到很大的影響。因此,業務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫院應當建立規范的業務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關部門的聯系交流,確保業務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現以次充好、欺上瞞下的現象,醫院還要教育監督檔案管理人員嚴格按照規章制度進行業務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規定。最后，還要規范檔案資料的借閱制度,防止出現以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業務檔案的流失,確保業務資料檔案的安全。檔案管理人員對專業技術人員的檔案進行管理時，首先要樹立嚴謹的工作態度。同時，要和各部門保持密切的聯系，這樣才能保證資料的及時更新。另外，在材料的復印件上要印上公章，確保材料的真實性。

篇（6）

困難職工檔案管理是工會送溫暖和幫扶工作的前提，更是工會服務職工群眾、服務社會和諧穩定大局的重要基礎工作。如哪些職工屬于困難職工，他們各自家庭的特點有哪些，他們存在哪些主要困難，這些問題都需要我們工會組織去調研核實，并建立起必要的信息檔案，這樣更有利于工會幫扶解困工作的組織實施。建立困難職工檔案，首先要建立企業困難職工花名冊及登記表，如實做好困難職工情況登記，詳細記錄困難職工的個人情況、家庭成員情況以及困難狀況，使工會對每位困難職工情況都了如指掌，并將花名冊與情況登記表形成配套資料，作為困難職工檔案的原始資料。其次，對在冊困難職工實施幫扶后，做好每次幫扶效果的情況登記，保存好每次幫扶過程的資料記錄，并積極關注困難職工的工作和生活情況的變化，對幫扶對象實行動態管理。再次，對困難職工檔案進行分類、編號、入冊歸檔，做到記錄清晰、有據可查。困難職工檔案的建立，不但便于工會組織掌握困難職工的真實信息，有利于工會做好幫扶解困的后續工作，同事也能有效促進企業工會幫扶工作的規范化建設。

困難職工檔案是各基層工會通過定期調查摸底，按規定標準和要求建立的反映困難職工家庭自然情況、困難程度、致困原因、幫扶需求等現狀的原始資料以及反應基層工會開展困難職工幫扶救助工作的統計資料和工作資料等。困難職工檔案管理工作是工會送溫暖和幫扶工作的重要組成部分，在工會密切聯系職工群眾、服務職工群眾、維護職工合法權益、促進社會和諧穩定中發揮著重要的基礎性作用。

一、當前困難職工檔案管理工作中存在一些問題

1.對困難職工檔案管理工作不夠重視

部分基層工會干部對送溫暖和幫扶救助工作的重要性和長期性認識不足，對困難職工檔案在送溫暖和工會幫扶工作中的基礎作用認識不到位，開展工作時存在應付的心態，沒有專門的檔案管理場所及工作人員。對所屬區域系統的困難職工情況底數不清，情況不明，導致工作缺乏計劃性和針對性，影響了工作的開展。

2.困難職工檔案管理人員素質有待提高

目前，基層工會困難職工檔案管理人員多數為兼職，且變動頻繁。在崗人員大多數沒有進行專業知識培訓，對檔案的建立標準、管理規定、檔案材料的收集、整理、歸檔、電子錄入等業務不熟，難以適應檔案管理工作。部分檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作精力投入不足，因此一定程度上影響了檔案管理工作水平。

3.困難職工檔案不夠規范

《中華全國總工會辦公廳建立困難職工檔案制度暫行辦法》對困難職工的建檔標準、檔案分類、檔案的建立和管理都有明確的標準和規范。從上報的電子文檔可以看出，部分基層工會（建檔單位）執行《辦法》力度不夠，工作隨意性大，困難職工檔案存在著標準不統一、項目填表不完整、邏輯關系不成立等現象；此外，經調查發現，部分基層工會有電子檔案無紙質檔案、紙質檔案格式不規范、沒有按規定辦理檔案移交手續等現象也比較突出，影響了檔案的完整性、真實性。

4.困難職工檔案動態管理相對滯后

部分基層工會調查摸底工作不及時，沒有做到隨時發現隨時錄入、隨時變化隨時調整、隨時脫困隨時撤檔。此外，摸底排查工作不夠徹底，部分符合建檔標準的困難職工沒有納入到困難職工檔案中來，導致困難職工信息不能全面真實準確地反應困難職工的總體狀況和變化情況。

二、進一步做好困難職工檔案管理工作的對策建議

為進一步做好困難職工檔案管理工作，提出以下對策建議：

1.提高認識，加強領導

困難職工檔案是基層工會服務困難職工群體、參與社會管理的歷史記錄，是維護廣大職工群眾的合法權益、幫扶救助困難職工的原始憑證，是工會參與立法和政策制定、推動解決相關問題的重要依據，是廣大職工最關心、最直接、最現實的利益問題的集中體現。基層工會應站在落實科學發展觀和構建和諧社會的高度，重視困難職工檔案管理工作，進一步加強對困難職工檔案管理工作的領導，明確責任部門、責任人員。加強指導、監管和檢查，不斷提高困難職工檔案管理工作水平。

2.全面摸底，掌握實情

困難職工分布廣、涉及面大。各級工會應結合自身實際，充分利用現有的條件，多渠道、多途徑地做好特困職工信息的收集和統計工作。要建立困難職工檔案信息員隊伍，為建立檔案提供及時、準確、詳實、誠信的基礎信息。本著“公平、公正、公開”的原則，對其家庭現狀、貧困程度、致困原因、個人特長、幫扶要求等基本情況作詳細記錄，充實和完善困難職工個人原始檔案，做到底數清、情況明、對象準。

3.把握關鍵環節，規范工作運行

一是明確標準，從嚴把關。要嚴格按統一要求的標準建立紙質和電子相互配套的困難職工檔案。要按統一規定建立困難職工檔案，保證困難職工檔案的真實性和填報完整性，不得隨意降低或提高建檔標準，堅決杜絕將不符合條件的對象納入困難職工群體中來或將符合條件的困難職工排除在外的不良情況。避免出現關系建檔、權力建檔、人情建檔和隨意建檔。二是分級辦理，各負其責。按照一戶一檔、一人一卡的要求，分級建立，各負其責。并按工會隸屬關系完成上報工作，做到一人一檔，避免重復建檔、重復統計。三是動態管理，提高質量。困難職工的檔案應隨生活狀況的變化而即時調整完善，定期進行全面清理。要對建檔在冊的困難職工進行分類建檔，進行跟蹤服務，隨時入戶核實調整完善。對逐步改善生活已脫困的困難職工檔案進行分類注銷，實現動態分類管理，提高檔案質量。

4.強化支撐條件，堅實工作基礎

一是完善基礎設施。各級工會組織應加大對檔案管理工作基礎設施建設的投入力度。為檔案建立及管理工作提供必要的辦公設備和經費，利用電子計算機等先進技術設備，實現檔案管理微機化、網絡化，使檔案管理實現標準化、規范化。二是強化制度保障。基層工會要按照《中華人民共和國檔案法》的有關要求，參照《中華全國總工會辦公廳建立困難職工檔案制度暫行辦法》，對困難職工檔案資料從收集、分類到歸檔以及利用和動態管理，都制定一套嚴格的制度，保證檔案管理規范有序。三是提高人員素質。在日常工作中，應該采取多種形式，進一步加強對檔案管理人員的培訓，加強橫向交流等等，鼓勵其鉆研業務，學習新知識，掌握新本領，不斷提高管理人員的整體素質。同事，還要保持檔案管理人員穩定性，保證檔案管理工作的延續性。

5.深入分析研究，提高利用價值

應進一步加強對困難職工檔案的利用研究。本著科學、高效、實用的原則，建立困難職工檔案數據庫，按照內容分為基本情況庫、貧困情況庫、資金發放情況庫、幫扶情況庫、音箱圖片庫、案卷目錄庫等，利用計算機等現代化辦公設備進行檔案資料的收集、整理、著錄、編目和編輯檢索，進一步提高困難職工檔案的信息化管理水平，不斷提高困難職工檔案的利用價值，提升工會服務職工群眾、服務和諧社會的能力。

篇（7）

1.信息記錄不全現象比較突出。原先的國有企業，由于企業領導在檔案方面存在誤區，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識，表現在一是個人檔案材料不完整。缺少招工手續、勞動合同、轉正定級手續，工資表等資料，類似的重要材料沒有裝入檔案的情況較為常見。有的復轉軍人部隊檔案一直存放在武裝部或當地民政部門，高校畢業生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業工作后一直沒有并入職工個人檔案，影響到了連續工齡的計算，造成了失業職工經濟補償金與失業保險金的少領現象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對檔案工作的嚴肅性缺乏必要的認識，招錄工人時勞資人員代填職工個人信息現象較為普遍，檔案中出現的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時間前后不一致、從事特殊工種時間記錄不清等，導致下崗失業人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。

2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業破產改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動事務中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國企業單位的領導檔案歸組織部管理，但辦理失業手續后，這部分人員的保險續繳、退休申報還得由勞動事務中心負責，這種按單位性質、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業人員檔案管理混亂，查找困難，給失業人員落實相關待遇，辦理退休手續帶來極大不便。

3.檔案管理制度不健全，檔案從業人員整體素質偏低。由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設置、歸檔和檔案資源的收集、存儲、傳輸、查詢、管理、應用等環節缺少必要的依據；二是在檔案生成、轉遞、查閱過程中，沒有統一的管理規范，造成職工檔案記錄不全、流失，對于職工尤為重要的招工手續、亦工亦農輪換合同、工資審批表、上山下鄉證明材料沒有及時歸檔，導致檔案利用價值降低。三是部分企業檔案人員的業務素質和文化素質較低,且缺乏培訓,不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業人員缺少檔案管理業務工作基本知識，對職工檔案內應有的項目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來很大麻煩。

二、加強失業人員檔案管理工作的對策及建議

1.加大宣傳力度，提高企業對檔案重要性認識。領導重視是檔案管理取得成效的關鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業改革與發展、企業及職工權益維護等方面的重要作用，深刻認識檔案對于職工權益的維護與企業文化的建設具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設，安排高素質人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎。

2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據。完善的檔案管理制度是失業職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎，依據制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉遞、使用、登記、統計和保密等項制度，確保檔案信息的準確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導致的檔案流失、資料不全、信息不實、流轉不暢、保險續繳不便問題。

3.解決檔案歸屬問題，為后續管理提供優質服務。徹底解決檔案多頭管理局面，只要是失業職工、自由職業者、沒有檔案保管能力的個體私營企業檔案一律由縣級以上勞動保障部門的職業介紹機構保管。機構須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經檢查驗收合格后，由同級勞動保障行政主管部門認定，方可開展失業職工檔案托管并開展一系列后續服務工作。企業破產、改制、重組后的人員不再以干部或工人身份、領導級別劃分檔案歸屬，破產企業生成的檔案一率歸勞動事務機構保管，負責其后續保險的代繳、檔案查詢、證明材料的出據、退休手續的申辦、檔案的轉移等服務工作。

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一、辦理退休申報過程中出現的現象

（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關鑒定人員認定該退休職工的退休日期應該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協調工作不好做。

（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數發生在赤腳醫生、下鄉知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發生。

從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。

二、申報退休遇到問題的原因分析

（1）表象原因。一是由于歷史原因導致的職工的檔案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調動時極易導致部分檔案材料內容不完整，跟不上個人經歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現象，人事檔案中工作經歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。

（2）本質原因。在辦理職工退休中出現的各種現象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環節嚴重不規范所導致的結果。過去將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質和業務水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現象嚴重等原因導致了人事檔案出現各種問題，并且這一現象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。

三、建立人事檔案管理體系

（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規定的軟硬件設施，按照檔案管理相關規定確保人事檔案管理的規范性、提高檔案的質量和檔案信息的安全性。

（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環節。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規范的現象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。

（3）加大檔案管理的培訓工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質參差不齊，專門學習檔案管理專業的人員不多，因此油田應該適當的組織檔案管理人員進行適時培訓，提高各單位檔案管理人員的基本素質，在油田范圍內建立一支專業的檔案管理隊伍，為高質量的檔案管理提供基本的人力保障。

（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經歷和德才能績的客觀記錄，應當對職工公開、透明，每個職工也都有權利知曉自己檔案的內容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質量，避免出現十幾年之后才發現檔案缺失的現象。同時應該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權，有條件的開放部分相關信息，

篇（9）

前言

企業職工檔案的建立需要依靠職工管理部門在進行職工招聘和考核等工作時，將職工個人的經歷、業務技術水平、工資福利以及參保情況等信息記錄下來，以此作為全面考察職工并依法維護職工合法權益的依據。但是目前企業養老保險檔案建立的情況卻不容樂觀，在我國社會主義市場經濟越來越成熟的背景下，由于不少企業對于建檔沒有給予充分的重視加之對于檔案管理不規范，導致職工檔案缺失或記載錯誤的情況時有發生，這嚴重影響了養老保險對于職工合法權益的正常保護，并對企業的穩定發展構成威脅。基于此，企業方面一定要重視職工檔案工作的順利進行，為企業和職工著想。

1檔案管理在企業職工養老保險中存在的問題

在翻看企業職工養老保險檔案時，可以發現其中存在不少問題：由于人事檔案管理的水平不高，導致很多職工退休的條件得不到及時的辦理和審核，不能適時地享受本該擁有的養老待遇。另外，目前不少地方社保機構在審核檔案時發現其中關于職工工作履歷、以及是否從事特殊工種等信息的記載尚不明確，增加了后期完善的難度。因此，對于職工養老保險檔案的記載一定要力求真實、準確、詳盡，并對收錄的檔案進行規范化的管理。接下來我們將詳細分析企業職工養老保險檔案中出現較為頻繁的幾個問題。

1.1部分企業對于職工檔案的記載不準確

很多企業的職工檔案中對于員工個人信息的記載都存在或大或小的錯誤，比如姓名中的錯別字以及立檔時年齡填寫的錯誤等情況都數見不鮮。而出現這些情況的原因大約有以下幾個：首先，企業在招聘員工時，沒有及時給員工設立一份個人檔案，由此導致招工登記表等材料的欠缺；其次，企業在設立職工養老保險檔案時，忽視了職工的定職定級表等材料的歸檔，導致個人材料內容不盡完善；三是部分企業在改制之后，沒有與職工簽訂相關的勞動合同，致使職工的檔案中缺少了《勞動合同書》等法律材料的保o。

1.2部分企業對于職工檔案疏于管理

有的企業由于資不低債面臨倒閉的風險，在人力資源部門被迫解散以及檔案管理人員的事業之后，職工檔案由于得不到有序的管理，往往導致職工檔案遺失情況的發生，威脅職工養老保險的領取和享用。

2針對檔案管理在企業職工養老保險中存在的問題提出的解決對策

2.1制定人員培訓計劃，不斷提高業務素質

企業職工檔案作為職工參加保險的原始記錄，是職工在退休之后享受各項福利待遇的一項重要材料，與每個職工的切身合法權益密切相關。因此，為了推進檔案管理工作不斷進步，我們首先要對企業專職檔案管理人員進行相關技能培訓，以確保專職檔案管理人員隊伍的規范性和可靠性，主要有以下兩種方式可供參考：其一，邀請高校里研究檔案管理的專家對職工提供理論培訓，給員工灌輸先進的檔案管理工作理念；另外，也可以通過鼓勵檔案管理職工參加省市檔案局組織的專業培訓，使檔案管理工作者從外部源源不斷的獲取新的檔案管理信息，構筑自己新的管理理念。總之，考慮到職工養老保險檔案在維護企業形象以及保護職工合法權益方面在目前和將來將發揮的重要作用，不管是職工檔案管理機構還是職工個人都要致力于增強職工養老保險檔案管理和責任感。

2.2引入信息化管理手段對職工檔案進行有效管理

由于信息化時代的到來，各種數據急劇膨脹，而傳統的手工編輯和檢索職工養老保險檔案的操作方式，不僅費時費力，還不能保證數據統計的準確性，已經難以跟上時展的潮流。因此，應在了解自身企業發展的實際情況的基礎上，推廣網絡傳媒、數據庫等高科技信息網絡技術在檔案管理中的應用，實現信息資源的共享與整合；還可以安裝檔案管理軟件，開展永久性的計算機錄入和存儲檔案信息的工作，從而不斷提高檢索檔案的速度和質量。基于此，企業還要培養一批計算機技術過硬的檔案管理人員，使之能夠熟練應用各種信息系統來進行檔案管理，提高為職工服務的水準。企業還可以在養老保險業務中增加一系列檔案信息查詢服務，方便退休員工查詢和了解自己有權享有的社會福利待遇，確保檔案管理和檔案檢索工作的有條不紊。

2.3深入開發檔案信息，更好的為人民服務

要深入挖掘企業職工養老保險的利用價值，讓其更好地為投保員工服務，將檔案管理工作轉移到社會保險工作服務重點上來對待。另一方面，要設法提高社會保險檔案的使用效率，在對員工的各項基本信息進行立檔之前，都要積極做好相關資訊的籌備工作，以確保企業職工養老保險檔案的萬無一失。

3結語

綜上所述，隨著社會主義市場經濟的不斷發展，職工社會養老保險檔案已經覆蓋到全國各地的企業，職工檔案的內容也不再僅僅局限于職工的工資審批晉級等方面，而是更加注重職工養老保險、醫療保險等的投保和使用。社會發展的齒輪仍在不停的轉動著，檔案管理工作所面臨的形勢也在不停的變化，要想經受住考驗，企業方面要不斷更新職工養老保險檔案管理的理念，拓寬為職工服務的領域，根據實際情況建立新的服務機制，牢牢把握住檔案管理工作發展的脈搏，切實為民務實，了解和滿足人民群眾的需求，做為職工著想的優秀企業管理者和檔案管理員。

參考文獻：

[1]張明琴.企業職工檔案管理中存在的問題和對策[J].業務建設，2013（01）：36-37.

篇（10）

做好企業職工檔案管理工作，是滿足企業職工切身利益的的必然要求，是實現全面建設小康社會奮斗目標的必然要求。我們要義不容辭地擔負起歷史使命，清醒地認識肩上所負的責任，既要科學、規范、安全地保管好職工檔案，又要為企業和職工提供及時有效的服務。這是必須認真思考的課題，本人認為在這里談談個人的觀點。

一、企業職工檔案管理工作中存在的問題

企業職工檔案是由企業管理部門在職工學習、招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地記錄和考察職工的依據，是企業職工退休申報的重要憑證，做好企業職工檔案管理工作意義非常重大。近年來，部分企業職工檔案管理工作問題比較突出，有些企業擅自將檔案交給本人攜帶、保管，發生多起丟失職工檔案事件；有些企業甚至擅自更改職工檔案中有關年齡、工齡、工種等方面的歷史記錄；有些企業不能按時按程序為職工申報退休。這些違反國家檔案管理法律和政策規定的行為，嚴重影響了職工退休的客觀公正，損害了職工切身利益。

二、做好企業職工檔案管理工作的對策

1.嚴格要求檔案保管條件。為確保職工檔案的安全和利用，職工檔案管理機構保管職工檔案，必須具備以下條件：1.1用人單位必須是依法自主經營、自負盈虧、獨立核算的生產和經營單位，取得獨立法人資格；1.2要有明確的領導分工負責，設有專（兼）職檔案管理人員。建立領導、專（兼）職檔案人員責任制。檔案人員應具備檔案專業知識。建立、健全職工檔案的歸檔、管理、利用、轉遞、保密等有關管理制度并在實際工作中貫徹落實；1.3要有符合條件的檔案庫房和裝具，庫房要和閱覽、辦公兩室分開。必須用鐵柜存放職工檔案，以確保職工檔案的安全。

2.嚴格制定檔案管理制度。職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的用人單位或勞動機構。逾期不移交，被延誤期間的失業保險待遇由用人單位承擔。任何單位和個人無權擅自更改職工檔案的相關內容，更不得弄虛作假，通過更改檔案中的工種、年齡、工齡等內容，為職工辦理提前退休和提高退休待遇。凡辦理職工社會保險業務需要將職工檔案帶出單位時，一律由本單位人力資源管理部門的工作人員負責傳遞。任何個人不得借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案，嚴禁任何人涂改、圈劃、抽取、撤換職工檔案資料，嚴禁任何人私自保存本人的檔案或利用檔案資料營私舞弊。凡未按上述規定攜帶職工檔案辦理社會保險等業務的，相關職能機構不予受理。