電子檔案的管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案的管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

如今隨著信息化建設步伐的飛速發展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統的檔案觀念和理論學說，對傳統的檔案管理模式也產生了深刻的影響。電子文件同傳統紙質載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應電子文件、電子檔案發展的需要，已成為企業各部門所面臨的一項緊迫而艱巨的任務。

應用現代化管理手段，特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的內容。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下優點

（一）辦公效率的提高。正因為計算機強大的信息處理能力，才使得辦公自動化運用簡單。早期受到技術水平及辦公設備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時間較短，而且費時費力，有時還出現很多錯字、不完整、字跡不工整、用筆不規范等現象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發揮。在運用了計算機軟件處理后，節省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優點顯現出來。文件資料收集、儲存、分類、統計、查閱等環節變得有序而方便，在計算機管理信息系統中，文書處理人員、業務人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。

（二）存儲能量增大。傳統的紙質檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續。在辦公自動化系統中，儲存電子文件的信息數據庫是檔案部門與辦公業務部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網絡上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復制存儲。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下缺點

電子文件必須經過相應的設備讀取才能讓人們識別；可以在不同的載體上進行轉換并可同時存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時空限制實現信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩定性難以保證其長期地保存；電子文件保密性受限制；對檔案綜合管理人員要求高等等。

三、針對實踐中存在的問題提出以下措施

（一）建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動化與信息管理部門通力合作，承擔業務指導與監督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統一管理。體現電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。

（二）檔案部門必須將計算機與信息管理等業務部門移交的具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。

（三）對于采取技術手段對內容進行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進行脫機保存。在儲存電子文件的載體或者裝具上應當注明反應其內容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律法規的規定進行管理。

（四）通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

篇（2）

【論文摘要】當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。

1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 轉貼于

3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失

電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。

4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

四、小結

現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

【參考文獻】

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電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 

一、電子檔案使用的主要途徑 

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。 

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。 

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。 

二、加強電子檔案管理的重要意義 

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。 

1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力 

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。 

2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量 

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 

3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求 

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。 

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施 

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。 

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源 

要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。 

2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失 

電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。 

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整 

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。 

4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識 

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。 

四、小結 

現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。 

 

【參考文獻】 

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電子檔案是隨著時展，應運而生的產物。在檔案管理工作中，傳統的檔案存在形式是以紙質為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復雜的檔案文件，傳統的檔案管理方式已經不能適應這樣的現狀。電子檔案應運而生，它的產生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現狀

縱觀近幾年電子檔案的發展情況，各類單位的檔案數量急劇增加。以全國各大學高校為例，大學生總體規模不斷增加，相關資料顯示，2008年大學生數量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學教職工人數也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所。高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢的同時，各項相關檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數據，傳統的紙質檔案形式已經很難適應當前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，并非簡單的填寫數據和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調取和更新時，要迅速的調去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復雜的過程，面對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應用電子檔案的管理形式來適應當前的嚴峻形式。電子檔案已經成為大多數單位檔案管理工作必須應用的形式，但是由于電子檔案的專業性和技術性較強，當前大多數單位的檔案管理信息化程度低，不能適應工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優越性

電子檔案與傳統檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統檔案相比，其長處有很多。傳統檔案需要以紙質材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上。傳統檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環境條件要求較多。紙質的檔案材料時間久了，會發霉發潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數據只需要電子計算機的應用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術和檔案管理的相關軟件，這能夠大大節省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內不出現失真和損毀的現象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優點就是電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統檔案在檔案的調取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優越性決定了電子檔案的發展空間是巨大的，也是必須的。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真偽性，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

三、電子檔案如何更好地普及應用

1．積極納入領導協調機制。應當自覺納入領導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，制定規范的檔案管理規章。基層檔案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。

2．與時俱進，觀念創新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創新與發展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創新和不斷發展。

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一、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1．科技電子文件歸檔。科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

(2)設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

2．文書電子檔案整理。一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1．軟磁盤的保護

(1)目前市場上存在各種各樣的產品，所以在選購軟磁盤時要根據內容的特點選相應的種類。

(2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。

(3)規范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強磁場干擾、無震動和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。

(4)加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

(6)在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2．光盤的保護

(1)規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

(2)保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對濕度40％~65％。

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中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2012）001-055-02

隨著信息技術快速發展，電子文件與電子檔案大量產生。由于電子文件的某些性質與傳統文件有著很大區別，對電子文件歸檔后產生的電子檔案管理也有很大影響，因此有必要對電子文件真實與完整性進行分析。以下將結合筆者工作經驗來闡述電子文件真實與完險管理。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。①

1.2 電子文件對檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價值的文件，還應包括該文件讀取軟件甚至操作系統。

2 電子文件真實與完險

電子文件管理中最致命的問題、最根本的風險就是真實性、完整性受到破壞，這是需要管理者動用一切辦法加以防范的，以下是真實性與完整性這兩種主要風險。

2.1 電子文件的真實風險

電子文件若真實性受損，就無法客觀地反映原始事實，也就會失去利用價值。目前，這樣的實例很多，比如，加拿大調查委員會對加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽證會。調查委員會要求查看國防行動中心一個數據庫中文件運行記錄。在查看該文件運行記錄時，委員會發現了許多異常情況，如空白信件、漏號或重號等。調查委員會認為這些記錄不可靠，不能用于當時進行調查，也不能向未來研究人員提供利用。電子文件不真實具體表現包括：(1)文件是偽造的，即用戶身份不真實；(2)無法證明電子文件未經改動，即無法排除文件不真實的可能性。主要原因在于系統沒有生成、獲取文件的背景信息。

2.2 電子文件的完險

電子文件完整性風險主要表現在應該歸檔保存的電子文件數量殘缺不全或是文件構成要素不完整。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全文件留給后人是支離破碎的社會記憶，會對電子文件利用帶來很大障礙，也會嚴重影響電子文件應有價值。在電子環境下，介質脆弱，技術過時以及系統特性都會影響電子文件完整性。

3 影響電子文件真實與完險的因素分析

一般說來，影響 電子文件真實與完險主要有：(1)管理風險電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個階段，都與機構管理密不可分。管理機制不完善，或由于人的主觀性、難以規范性和不確定性，都可能會威脅到文件的真實與完整。例如由于文件管理知識缺乏，可能使文件重要構成要素和文件系列沒有保存齊全；操作失誤；主觀或無意的內容或形式改變；網絡攻擊或電子欺詐行為對文件造成的非法變更與摧毀；人為因素引起保管環境惡變而對電子文件載體產生破壞；管理規范缺乏和人為疏忽造成數據缺乏備份、備份媒體選擇不當和沒有異地備份等；以及本章第一節中探討影響電子文件真實與完整的其他人為因素等，都是由于管理不當導致的風險。(2)信息技術風險電子文件形成和存在依賴于信息技術和設備，信息技術的不穩定也會使電子文件真實與完整面臨風險。基礎設施風險。基礎設施包括硬件、系統軟件、網絡及機房等。缺乏信息技術基礎設施應具有的基本條件，如硬件軟件性能欠缺穩定性、安全性、容錯性、可靠性與可維護性等，都會對電子文件真實與完整構成威脅；系統空間容量不足；備份過程、數據傳輸過程欠缺安全保護措施及準確性；系統功能對電子文件真實完整性需求的滿足程度不夠；機房的交流電源、備用電源設施及安全保護措施不當等等，都有可能導致電子文件信息變更與丟失。數據管理風險。電子文件數據本身具有極大不穩定性，這與電子文件內容與載體可分離性、載體不固定性以及技術壽命有限等因素相關。為保證文件內容持久可讀，必須對電子文件定期遷移。在遷移過程中，文件信息有丟失和受損的風險。許多部門由于忽視了數據的不穩定性，未對其采取相應保護措施，由此造成的損失無法彌補。(3)固有風險在對電子文件管理中，總會有一些不可抗拒因素導致文件真實完整性受損。由這些不可抗因素引起的風險，稱為固有風險。例如不可抵抗的自然災害(如火災、水災、地震等)與意外災禍(如失竊、鼠災等)，惡劣環境(如強光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場等)帶來的影響等，都會導致文件損毀。電子文件整個生命周期各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲、處理、保存與利用等等)中，任何一個環節出現問題，都可能嚴重影響電子文件的真實與完整。

4 電子文件真實與完整的風險管理策略

4.1 對電子文件管理流程加以優化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相關管理活動有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復制和模擬，而應根據電子文件技術特點，利用計算機系統高效處理數據、一次輸入多次輸出、可并行作業等優勢，構建更為科學高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。相比手工管理流程，電子文件管理流程內容，以及組成流程各項管理活動開展時間、承擔者相互關系都有變化。在內容上，有些管理活動需要增加，如確定文件存儲格式、確定文件存儲位置等；有些管理活動被簡化，如實體整理、分發；另外一些則變得復雜，如鑒定工作中增加了技術鑒定內容，錄入范圍擴大等。在電子文件管理活動開展時間上，有些活動提前，如歸檔、鑒定、分類、錄入等提前到文件形成階段就開始；與此同時，著錄、鑒定等延伸到整個文件生命周期。

在電子文件檔案工作管理人員中，除了檔案人員、文件形成者之外，信息技術人員、計算機系統人員成為電子文件管理隊伍新成員。信息技術人員負責技術鑒定、遷移、備份等技術管理工作；如果設計和使用得當，文件系統可以完成和參與許多公務性、重復性的工作任務，如文件分發、鑒定、歸檔、錄入、跟蹤、統計等，使之自動化。在文件管理之間相互關系上，手工條件基本上是依次開展、順序銜接、相互獨立管理，而在電子環境中則逐漸變得同時開展、相互交叉、部分內容合成，從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自動記錄到錄入數據庫中，從而導致錄入同其他文件管理的集成。各單位應綜合考察業務、技術、制度、標準、人員、文化等多個要素，通過合并、削減、前置、并行、自動化等手段，優化設計電子文件管理流程，并將電子文件管理流程的優化納入機構業務流程整體優化之中。

4.2 以電子文件管理軟件為中心實施管理

電子文件技術特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統，而最后解決途徑也都要歸結到系統設計上。在電子文件管理體系中，管理系統(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統管理對電子文件而言是不可想象的。設計合理的電子文件管理系統是相關管理制度、標準、方法的執行者，是電子文件管理活動重要的承擔者，是全程管理、前端控制和流程優化的根本保證。承擔電子文件管理功能的系統-主要由兩部分組成：形成電子文件業務系統和獨立電子文件管理系統。業務系統負責生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統，電子文件管理系統負責適時獲取、采集電子文件并保證其長期真實、完整、可讀、可用。這兩個系統之間應該有數據接口，以保障數據順暢、無損傳遞。當然，有些業務系統包括功能相對齊備的文件、檔案管理模塊，不過一般只能管理本系統產生的電子文件，而專業的電子文件管理系統則能綜合管理多種電子文件。近年來電子文件管理軟件的功能需求一直是國際關注熱點，對于文件系統開發的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題一條重要措施。獨立的電子文件管理系統應該具備一般功能包括獲取(歸檔)、分類、鑒定與處置、錄入(數據管理)、存儲與保護、檢索與利用、安全與存取權限控制、日志、審計、報表設計及制作等。

4.3 采用基于職能的管理方法

職能是機構對于社會承擔的主要職責，它包括完成一定目標的多項工作。有時多個部門聯合執行某項職能，有時不同部門在職能中交叉。機構承擔的職能相對穩定，而組織結構和部門設置則相對靈活多變。文件是機構履行職能記錄，職能類別是判斷文件類別的依據，職能重要程度是決定文件重要程度的依據，按照職能分類體系組織文件，可以充分反映文件的來源聯系，說明其來龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎組織文件信息提供利用，是檔案管理中極富特色的專業方法，為多個國家所采納，并被國際標準IS015489確認，在電子文件管理中也應該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統設計過程所必須開展的工作內容。以上要點的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件，僅有科學方法是不夠的，還要構建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內的全面管理體系。

5 結論

因此，我們必須在對電子文件管理流程加以優化、以電子文件管理軟件為中心實施管理、采用基于職能的管理方法等思想指導下，積極、慎重地應用較為先進與成熟的信息技術手段，監視電子文件生命周期全過程，抑制風險因子，通過監控、記錄和審計與電子文件有關的一切活動，防止其不被修改、替代或破壞。同時，對電子文件生命周期每一階段、每一環節，都要建立相應管理措施加以防范和制約，形成一個不間斷的連續管理系統，以確保電子文件真實與完整。

注釋：

① 出自國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894―2002)[S].

參考文獻：

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電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進行拷貝的過程中，可以直接將文件轉換成為通用格式的存儲內容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內容進行顯示和處理。而當使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關檔案的打印件。

1.2通信傳輸

通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸的含義是不同檔案管理部門可以通過互聯網或者數字通信技術實現點對點的檔案傳輸，實現電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經常會通過通信傳輸這一方式被相關人員進行使用。

1.3直接利用

直接利用便是通過檔案部門的計算機在部門的網絡中直接對電子檔案進行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術支持。

2電子檔案的重要性

對于現階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。

2.1電子檔案可以節省人力、物力

通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負擔，提高了檔案歸檔整理的質量，有利于節省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。

2.2電子檔案可以提高檔案服務水平

實施檔案管理工作的目標便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，強化電子檔案管理工作，實現電子化的檔案管理，能夠進一步提高檔案的服務水平和質量。實施電子檔案管理，能夠將大部分的原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或者是數字通信技術實現眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。

3提高電子檔案管理水平的建議和措施

電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術手段存在很大的依賴性，所以在進行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復雜流程。在強化電子檔案管理工作的過程中，應當通過多個方面的有機協調，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。

3.1構建檔案管理制度，加強電子檔案安全性管理

想要充分發揮檔案管理工作的作用，首先就應當構建一個相對完善的檔案管理制度，規范計算機條件下檔案管理的相關步驟，進一步適應電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機技術的快速發展，網絡技術也隨著得到了巨大的發展，這樣一來黑客和計算機病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機系統當中，所以在實際工作當中，一定要針對這些網絡安全漏洞進行及時修復，安排專業人員定期檢查檔案管理網絡，保證網絡的安全系數在一個合理的水平，進而保證電子檔案管理工作的有效開展。

3.2規范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發生

在檔案使用的過程中，經常會出現檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發生，應當規范檔案利用方式，要求在對電子檔案進行利用之前，相關使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠對電子檔案進行查詢和使用。另外還應當構建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關的網絡技術加強電子檔案的收集工作，對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。

篇（8）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01

在網絡技術和信息技術飛速發展的大環境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。

一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優勢

1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統一管理帶來很大障礙，檔案連續性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優勢大大改善了紙質檔案不便于集中統一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發的繁瑣環節，極大地提高了管理效率。

2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。

3.資源共享的實現。傳統紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們為了查閱某項資料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。

二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢

電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。

1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。

2.環境的要求嚴格電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。[2]相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。

3.安全保護困難。紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環境因素、系統本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯機狀態時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態下，很容易受到網上黑客的攻擊。

4.原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、電子檔案與紙質檔案的綜合管理

從電子檔案與紙質檔案的優劣比較中，不難得出結論：電子檔案與紙質檔案必然會長期并存協同發展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，進行集中統一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質檔案管理和控制要有專業人員；管理流程上，電子文件、紙質文件必須在統一的管理流程當中；信息資源的開發利用上，電子文件和傳統文件信息資源必需綜合開發利用。

由于電子檔案與紙質檔案管理上存在著顯著的差異，要設計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統并非易事，需要我們檔案工作者以及相關技術人員的共同努力。

參考文獻：

篇（9）

不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發揮各自的優勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發揮了電子檔案的優勢，檢索快，利用效率高等優勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數據錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統中，還要將兩種檔案進行統一的組合，維護檔案之間的相關聯系，便于使用。

2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

現如今，數字化信息技術不斷發展，檔案管理系統也要利用電子技術建立一個網絡的信息辦公平臺。現代化檔案管理和傳統檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現現代化檔案管理系統，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革

篇（10）

公園檔案作為國家檔案的一個重要組成部分，不僅能夠反映公園工作人員各方面的工作情況，還能反映出公園的建設和經營情況。當前公園檔案管理中還存在缺少相應人才、社會支持以及理論依據的問題，而電子檔案的應用，能夠有效改善公園檔案管理現狀，提高公園檔案管理工作的服務質量和工作效率，公園管理人員應當加強利用，將其優勢充分發揮出來。

一、公園檔案管理工作現狀

（一）公園檔案在管理方面缺少相應的人才。公園檔案管理工作不僅具有針對性，還具有廣泛性。公園檔案管理不僅需要必要的硬件條件，還要配備專業管理人員。有些公園檔案具有一定機密性，因此管理人員除了要有較高的管理專業水平，還要有較強的責任意識。除此之外，我國目前高等院校也沒有關于公園檔案管理這方面的教育內容，因此在公園檔案管理方面缺少相應的管理人才。

（二）公園檔案在管理方面缺少社會的支持。在公園文體活動中，人們的注意力一般都集中在娛樂設施上面，人們的日常文娛活動都需要使用這些設備。公園的檔案管理作為一個隱形項目，不被人們重視，得不到人們群眾有效的支持，也就沒有足夠的資源和動力，因此當前公園檔案在管理中存在滯后的現象。

（三）公園檔案在管理方面缺少相關理論依據。公園是一個民生工程，是給人們提供休閑和娛樂的場所，因此產生經濟效益較少，所以不受上級機構的重視。檔案管理是一項專業性的工作，要有相關的理論依據支持，但是由于不受關注，所以都是按照其他行業的檔案管理制度和思路進行管理，導致在管理中出現問題。

二、電子檔案在公園檔案管理中的價值探究

（一）電子檔案有利于公園檔案的保密性。公園檔案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而電子檔案則能夠有效加強公園檔案的保密性管理。傳統紙質檔案，人們在尋找某一文檔的時候需要翻閱整個檔案的資料袋，并且在查閱的同時可能還需要旁人協助，這個過程難免會造成一些保密性文件的信息泄露。而電子文檔則不同，公園管理人員或者其他信息使用者如果要使用檔案信息，必須要進入電子檔案管理系統，而登陸這個系統需要輸入相關的用戶名和密碼，并且在信息查詢的過程中，不需要其他人進行協助，這樣就有效保證了公園檔案信息的保密性。

（二）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作效率。傳統的紙質檔案，無論是在信息查詢還是在信息的錄入方面，都耗時耗力，尤其是在信息的錄入方面，很多信息錄入都要靠管理人員個人的理解。電子檔案在信息的統計、整理和分類方面有著統一和規范的標準，這樣就能夠有效提高公園檔案信息的客觀性、準確性和科學性。電子檔案則能夠有效改善工作效率低的狀況，公園檔案管理人員可以借助計算機上的檔案管理軟件進行檔案管理，有效節約了人力物力，提高了檔案的管理效率。除此之外，錄入到檔案中的信息經常面臨著修改的問題，隨著公園的發展，資源信息也發生著相關的變動，可能需要增添新信息，也可能需要對原信息進行修改，以往的過程需要耗費大量的人力物力，而電子文檔也不一樣，無論是修改原信息，還是在原信息基礎上增加新的信息，操作起來都是極其方便的，而且電子檔案還能在查缺補漏方面發揮有效作用。

（三）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作的服務質量。電子檔案的應用在提升公園檔案管理工作質量方面有著重要意義。最近幾年，為了落實相關法律法規，并且提升當前的企事業單位檔案管理水平，湖北省出臺了《湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評審辦法》，其中就講到了相關企事業單位需要依據原本的考評方法所獲取的“AAA級”“AA級”“A級”，依次對應最新考評方法的“省特級”“省一級”“省二級”，如果考評對象是建筑工程相關的單位，還需要關注相關檔案的可追溯性，所以說公園必須提升相應的檔案管理工作質量。對公園檔案進行有效管理，可以方便后續階段相關人員對信息的查詢，因此，加強公園檔案的管理，實際上就是為了給信息使用者提供更好的服務質量。與傳統紙質檔案相比，電子檔案能夠實現資源信息的電子化。大量的信息被存儲在計算機介質中，不僅能夠方便信息使用者進行查詢，而且還能通過互聯網進行傳播，實現資源信息的地域移動和共享，并且電子文檔能夠讓信息使用者能夠在海量信息中快速找到自己所需要的信息資源，有效提高了公園檔案管理的服務質量。通過這種形式，游客可以快速檢索公園歷史信息以及游覽線路。

三、結語

綜上所述，電子檔案是當前信息時代的產物，其優勢一目了然。公園檔案管理人員應當積極使用這種新型的檔案，將其應用到工作之中，不僅能夠提高公園檔案管理工作的工作效率和服務質量，還能保證公園檔案信息的保密性，為我國和諧社會的構建作出重要的貢獻。

【參考文獻】

[1]羅巧靈,張明,詹慶明.城市基本生態控制區的內涵、研究進展及展望[J].中國園林.2016(11)：11-14.