單位檔案管理論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇單位檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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流動人員人事檔案具有地域分散、流轉性強的特征，管理難度相對較大，在檔案形成過程中，由于經手人多變，管理區域跨度大等原因，往往存在著手續不全、內容不完整等問題，對個人信息量的反映不足，無法全面詳實地體現個人情況；此外，在具體的檔案管理、整合工作中，字跡模糊、以訛傳訛等情況也時有發生，這些都影響了檔案的準確性和憑證價值。例如，在個人的年度考核資料中，加蓋公章不清楚、有關的個人簽字和評價空缺；許多時間較長的資料字跡退化模糊，難以辨認；有些檔案資料殘缺不全，連續性不夠等，這些問題都是目前流動人員人事檔案管理中存在的問題。

（二）檔案管理人員缺乏專業素養，檔案利用程度不高

許多用人單位往往只注重檔案的管理和保密工作，卻忽略了人事檔案的功能使用。個人的檔案在許多單位看來是個人私密的象征，因而進行嚴格的保密。但是，由于只注重保密而不注重根據情況變化及時更新、補充和完善，加之嚴格的檔案信息采集制度，使流動人員的人事檔案利用程度不足。

（三）流動人員人事檔案受地區發展差異影響

受到地區發展程度影響，各地對流動人員人事檔案的重視程度參差不齊。在東部沿海和經濟較發達的地區，信息流通渠道通暢多元，對流動人員人事檔案管理工作重視，更有關于檔案管理的完善制度。但在諸如我們陽泉這樣的一些欠發達的內陸地區，經濟基礎薄弱，信息較為閉塞，對人才的吸引力不足，人員流動本身較少，對流動人員人事檔案管理工作不重視，缺乏科學管理流動人員人事檔案的意識。

（四）流動人員檔案管理配置薄弱

檔案管理配置的薄弱也是影響流動人員人事檔案管理工作的一個重要因素。首先，體現在管理隊伍素質不高、能力不強。對檔案管理人員的錄用上標準過低，使得流動人員人事檔案管理隊伍缺乏專業知識，科學的檔案管理便無從談起。另外，檔案管理器材和制度的陳舊、落后也是普遍存在的現象和問題。許多單位的檔案管理設施過于陳舊，有的甚至已經不能達到使用標準，致使流動人員人事檔案存在安全隱患。管理制度不夠健全，容易出現管理漏洞和盲區。

二、如何做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作

流動人員人事檔案管理工作關系到勞動者的切身利益，關系到人事檔案工作體系的完整。我們必須高度重視起來，積極做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作。

（一）從思想和制度上重視流動人員人事檔案管理工作

面對傳媒單位人員、部門較多，人員流動頻繁的基本特點，要從思想上和行動上重視流動人員人事檔案管理工作。要成立流動人員人事檔案管理的職能科室，對流動人員檔案進行統一、集中、高效管理。對流動人員的人事檔案要按照其社會經歷進行分類管理。例如，可以分為本科畢業、研究生畢業、博士研究生畢業、部隊轉業、地方借調等等。并劃分相應的區域，建立健全分類目錄，進行嚴格管理。要注重流動人員人事檔案信息的準確性，檔案管理人員要增強責任心，把好收集關，出現差錯及時更改，并加強與人事部門的聯系、溝通，及時補充完善流動人員檔案管理信息。同時要根據上級檔案管理的要求建立健全流動人員檔案管理的收集、整理、鑒定等制度。

（二）加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理利用率

在檔案管理工作中，檔案管理員的素質直接影響了流動人員人事檔案管理的質量水平。對于參與到檔案管理的人員，首先，要嚴格把關，挑選具有相關專業知識、有責任心、品德良好的檔案管理人員。其次，要加強有關人員的業務培訓，將傳媒單位流動人員檔案管理工作與其他單位的區別和特殊性講清楚，提高管理隊伍對流動人員人事檔案的認識水平。最后，單位領導要進行不定時抽查，督促工作人員將工作做細做好。

（三）不同地區根據具體情況區別對待

不同地區的經濟、政治、文化發展狀況不一，對待流動人員檔案管理的認識及措施也就不同。為此，傳媒單位內部人事檔案管理尤其是流動人員的人事檔案管理要根據當地的不同實況區別對待和發展。具體說來，像我們陽泉這樣的欠發達的內陸地區，一定要從思想上高度重視起來，在本地區本單位內部形成重視檔案管理的良好氛圍，而對于信息渠道較為暢通的經濟發達地區，則要進一步思考流動人員檔案管理中存在的問題，并根據當地實際情況查找解決對策。

（四）建立電子檔案，促進流動人員檔案管理的電子化進程

隨著信息社會的發展，電子檔案越來越成為檔案管理的一個未來趨勢。其具有突出的便捷性和實用性。要建立專門的電子檔案室，并且尋求用人單位、社會機構等多個網絡平臺的共享，提高流動人員人事檔案的利用率。就拿我們傳媒單位來說吧，我們單位的流動工作人員，有記者，也有主持人，還有很多從事其他工作的人員，為了避免部分流動人員在此鍛煉幾年后就跳槽的現象，可以將每位流動人員進入我臺后的成長路程記錄下來，制作成電子檔案，增強流動人員的歸屬感，還可建立獎勵機制，對認真負責的好的流動人員進行轉正待遇，留住人才。

篇（2）

外事檔案是事業單位對外交流與合作中各項活動的詳實記錄，是珍貴的信息資源，應該盡可能地保證其完整性。然而在實際工作中，由于外事檔案管理人員缺乏管理意識，對外事檔案管理的重要性認識不足，以致經常把注意力集中在外事活動的最終結果上，而對于外事檔案材料的收集只是走一個過程而已，造成外事檔案材料收集出現不完整的現象。事業單位對外事檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，工作效率低，因而不能充分發揮外事檔案的作用。同時，事業單位人員的綜合素質與工作態度也決定著事業單位的發展高度。若工作人員在外事檔案管理過程中缺乏積極性和責任心，延后更新檔案內容，不能做好外事檔案工作，必將給事業單位的檔案管理工作帶來消極影響。

2.不重視外事檔案管理工作，沒有健全的外事檔案管理制度

許多事業單位的領導對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設施，也忽視對外事檔案工作人員的培養。檔案管理人員沒有經過定期系統的培訓，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質，無法滿足現階段的社會需要。在信息化飛速發展的當今社會，事業單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩定發展和進步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計算機檢索和手工檢索。計算機檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業單位對硬件設施投入資金不夠，使得大部分事業單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。

3.外事檔案管理工作和事業單位改革未能同步進行

外事檔案既是外事活動的歷史記錄，更屬于信息資源。隨著市場經濟體制的進一步發展完善，單位的各項體制、機制、機構都出現了一定的變革。在整個變革的過程中，由于薄弱的檔案管理意識，單位只對最為直接的經濟效益給予關注，對生產經營直接相關的部門或機構的工作進行重點落實，往往忽視文件收集、歸檔及利用工作，隨著變革中的人員流動，一些技術資料及文件資料流失的現象也會發生。

4.外事檔案利用水平較低

外事檔案的作用還沒有得到充分發揮，對于外事檔案管理人員來說，其服務意識淡薄，還沒有完全意識到對外事檔案材料的收集、整理、保管和鑒別目的都是為了外事檔案利用。外事檔案內容包括所有外事活動中產生的全部數據、材料及信息資源，應用應該極其廣泛。可現階段的外事檔案管理普遍存在輕利用的現象，外事檔案管理只是處于進行檔案材料的收集、整理以及保管的簡單模式上，工作上是“你調我查”，呈現一種消極、被動的狀態，就算是利用外事檔案，也是在有限的范圍內利用，只有當需要的時候，才找上門利用檔案，外事檔案利用工作一直處于被動狀態，降低了外事檔案的利用價值。

二、加強外事檔案管理的措施

1.提高外事檔案管理意識，健全外事檔案管理

制度(1)選準、用好外事檔案管理人員。將那些細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到外事檔案管理員的崗位上來，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持外事檔案管理人員隊伍穩定的重要性，確保該隊伍的專業性。(2)與單位外事工作實際相結合，建立完善的外事檔案管理制度。外事檔案來源比較復雜，種類也不少，要根據外事工作的特點，結合檔案管理的規章制度，制定完善的《外事檔案管理辦法及歸檔范圍》，并嚴格執行，讓外事檔案管理工作能夠有章可循，這是外事檔案工作規范化管理的核心所在。(3)強化外事檔案業務培訓。要積極選派外事檔案管理員參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學外事檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高外事檔案管理員的實際操作技能和業務指導能力。(4)強化外事檔案保密制度。外事檔案有它的特殊性，保密性比其他類檔案要求更高，因此在執行一般檔案的保密制度時還必須對外事檔案的保密制度進行強化。對密級的外事檔案要進行單獨保管，明確開放利用范圍，嚴格把關查閱審批，使保密工作萬無一失。

2.制定外事檔案材料收集程序，確保材料收集完整

檔案管理部門應該根據各項外事活動的特點，制定相應的外事檔案材料收集程序，并嚴格監督其執行過程。比如要舉辦一場國際間的學術交流會，邀請大批各國學術專家，那么外事檔案文件材料的收集就可以先進行會議現場的視頻錄像，以記錄整個會場的真實原貌，此外收集會議現場發放的各項文稿、圖表等有關資料，最后對參與會議的各國專家進行專訪，以建立完整的外事檔案資料體系。

3.重視聲像檔案的收集

外事檔案材料中占重要部分的是聲像檔案，主要包括照片、錄音及錄像等。外事聲像檔案由于其固有的特性，在進行收集管理上需要注意以下幾點：一是建立合理的聲像檔案管理制度，明確歸檔范圍，并落實責任。將聲像檔案需具備的六要素制成表格，讓攝錄像人員完成時進行填寫，避免聲像檔案殘缺不全。對現行的報銷制度進行修改，使歸檔管理能夠前置，即攝錄像工作人員在進行照片沖洗后要向檔案部門登記歸檔，合格后才能夠報銷，杜絕收集上出現的遺漏。二是為有外事活動的部門配備必要的數碼攝錄像設備和儲存設備，以保證外事聲像檔案的質量。

4.創造性地開展外事檔案管理工作

日益活躍的外事工作對外事檔案的管理提出了更高的要求。在進行外事檔案管理時，一方面應當認真、切實做好原有的工作；另一方面還應該發揮創新能力，開拓進取，在工作中融入創造性思維。對于相關的檔案材料，應當有計劃、有目的、有針對性地對其進行有效的整理，以提高檔案的時效性以及檔案的質量。除此之外，還要不斷深化延伸服務，創新服務形式，促進外事檔案管理工作的新發展。對于外事檔案來說，與普通檔案既存在著相似之處，又具備自己的個性特征。外事活動內容廣泛、形式多樣，會形成如外事文件、計劃安排、總結匯報、會議紀要、合作協議、來往信件、照片錄像及紀念品等材料。對于這些檔案材料，應當定期對其進行有效的整理，并裝訂成冊，然后對其進行有效的分類與保管。5.運用現代計算機信息管理平臺外事檔案材料的收集與管理屬于信息資源的處理，現代計算機信息處理技術的發展給外事檔案管理帶來了很大便利，尤其是計算機網絡技術，可以迅速地將一個單位收集的有關檔案文件材料傳遞到另一個單位，也可以迅速地從海量的檔案中找到所需的資料。可見運用現代計算機信息處理技術，對打造信息時代的外事檔案管理平臺有著很大的優勢。

篇（3）

二、農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路

1.農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循

的主要原則為了保證整個農業科研單位的正常秩序，保證農業科研單位的市場競爭能力，必須要遵循一些基本的農業科研單位人事管理制度原則，并在整個過程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進行農業科研單位人事管理制度設計的時候，要遵循以下幾個方面的設計原則。第一個要考慮的原則是對農業科研單位工作人員的物質性人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在基本職位相差無幾的情況下，所獲得的基本工資數目也是相差無幾的，那么農業科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農業科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進農業科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進行考慮的首要原則是農業科研單位工作人員的物質性人事管理原則。第二個要考慮的是對農業科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質性收益，還可以收獲來自各方的尊敬，這也是促進農業科研單位工作人員積極工作的源動力之一。但是，由于農業科研單位的管理職位畢竟有限，沒有物質性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農業科研單位工作人員的地位性人事管理原則。第三個要考慮的是對農業科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在農業科研單位之中，因為種種原因，總是難以得到自己應有的人事管理。除此之外，在競爭之中，農業科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競爭行為的出現。例如在家族性農業科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農業科研單位人事管理機制的運行，農業科研單位的人事管理機制也難以激發出農業科研單位工作人員的積極性。因此，在進行農業科研單位人事管理制度設計的時候，要注重對農業科研單位工作人員公平性的人事管理原則。

2.農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路

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人事檔案改革工作中人事檔案內容較廣泛主要包括人員的經歷、社會關系、個人學歷、工作經驗、思想道德以及獎勵過失處罰等，對于檔案人員之后的工作學習等的未來發展起到非常重要的作用。人事檔案管理的改革工作是一項持續性較強的工作，現階段法制化程度較低，在實際工作中存在較多問題，應該在現代化經濟體系改革的基礎上，逐漸實現人事檔案管理的法制化，從而確保其具有法律效益。此外，隨著現代化智能化信息網絡技術的發展，人事檔案的管理改革工作要不斷借助信息網絡技術，強化管理。但是，目前我國企事業的人事檔案管理改革工作沒有建立信息化管理體系。在評選優秀工作者的過程中，需要人為的將個人之前的工作經歷、學歷以及獎勵情況等進行分類歸檔，對比分析，在這個查詢過程中，耗費的人力物力相對較大。若建立信息化檔案管理模式，可以將人員的各種信息資料直接導入電子系統中，查閱過程中方便快捷，與紙質版的人事檔案資料的查詢整理相比，具有絕對優勢。可以在一定程度上填補目前人事檔案管理工作的不足，影響著檔案管理的未來發展趨勢。

二、人事檔案管理改革工作的管理措施

1.強化人事檔案管理改革工作的隊伍建設。在人事檔案管理改革工作過程中，需要加強人事檔案改革管理人員的綜合素質，樹立良好的管理工作榜樣，充分調動整個人事檔案管理改革工作隊伍的積極性與主動性。提高人事檔案管理改革相關工作人員的工作熱情，正確對待在人事檔案改革工作中所擔任的責任角色，及時分析工作期間出現的突發性難點問題，制定出科學合理的解決方案，從而提高人事檔案改革工作的工作效率。在實際工作中，人事檔案改革管理的相關管理人員要定期組織培訓學習，在人事檔案工作人員的技能水平以及職業道德素質上進行教育培訓，可以通過聘請專家開展專題講座的形式提高人員綜合素質。人事檔案管理的相關負責人要與時俱進，不斷轉變落后的管理理念，更新檔案管理技術，促進人事檔案管理制度體系的改革創新。熟悉掌握先進的計算機網絡技術以及信息化管理技術，將這些先進技術廣泛應用于日常檔案管理工作中，提高人事檔案管理質量水平。2.增強人事檔案管理改革工作的管理意識。為了保證人事檔案改革工作綜合管理水平的提高，要在思想意識上，增強管理人員的管理意識以及轉變檔案管理工作人員的傳統觀念。首先，人事檔案管理工作的管理單位需要重視檔案管理工作，加大管理資金的供應力度，科學安排人事檔案工作人員。改革人事檔案管理制度，在滿足檔案管理物質需求的基礎上，確保人事檔案管理改革工作的順利開展。其次，增強人事檔案管理人員對于工作的管理意識，認識到改革工作的重要性，從而提高檔案管理改革工作的效率，形成系統化的人事檔案管理平臺，方便人員信息檔案的查詢使用。最后，轉變人事檔案管理改革工作人員的錯誤理念，使其認識到人事檔案工作的管理專業性、系統性、全面性以及細致性特點。增強對管理工作的認知能力，使其更好的勝任人事檔案管理工作，熟練掌握必要的人事檔案管理辦公軟件，學習新知識新方法。3.人事檔案管理改革工作提高信息化管理水平。隨著人事檔案管理要求的不斷提高，紙質版的人事檔案逐漸出現諸多問題和弊端。因此，要在人事檔案改革工作中，增強檔案管理的信息化水平，在專業化人事檔案管理理論知識以及豐富實踐經驗的基礎上，運用科學的管理方法，實現人事檔案管理工作的信息化與規范化。第一，在原有的紙質版人事檔案前提下，建立人事電子檔案，將不同地區的以及不同載體的檔案通過數字化的形式進行存儲管理。第二，按照已經建立好的人事電子檔案，形成企事業各單位的人員檔案數據庫，滿足單位以及個人查閱信息資料的個性化需求。將單位的人事檔案軟件進行統一管理，查閱軟件與管理軟件相結合，定期更新人員檔案信息。

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一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作的認識不足。受傳統理念的影響，當前我國事業單位領導者對檔案管理工作的內涵與重要性認識不足，將檔案管理工作簡單看作一個儲存性質的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關設備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過分依賴信息技術，無法正確處理人工管理與信息化管理之間的關系，從而導致事業單位檔案管理效率低下。（二）相關管理人員素質較低。隨著社會的不斷發展，事業單位檔案管理逐漸向著規范化、科學性和信息化的方向發展，對相關管理人員的要求越來越高。但是，我國當前事業單位檔案管理人員的專業知識與業務素質較差，缺乏檔案意識，服務意識較低，責任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無法滿足當前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規范化程度較低。據了解，雖然我國當前已經建立了檔案管理制度，但是相關制度還不夠完善健全，未對檔案管理程序等進行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準確，檔案的考核與鑒定無法反映相關人員的真實情況，檔案管理的規范化程度較低。此外，電子檔案的出現為傳統的檔案管理工作帶來了一定的挑戰，但是我國當前現代化設施還較為落后，現代化管理手段的應用水平較低。

二、提高事業單位檔案規范化管理的對策與措施

（一）加強對檔案規范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領導者應當注意提高自身的思想認識，加強對檔案規范化管理的重視，充分認識檔案規范化管理在事業單位發展中的重要作用，加大對檔案規范化管理的宣傳力度，營造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強督導與檢查，提高相關負責人員的檔案意識與責任感，更新相關管理人員對檔案管理工作的定位與認識，提高事業單位檔案管理的效率。相關單位應當注意加大投資力度，按照檔案管理規范化的標準來進行基礎設施建設，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機室以及電腦、打印機裝訂機等相關設備，添置滅火器、防潮箱、除濕機等相關設備，盡可能地改善事業單位檔案管理的工作條件，加強檔案的開發與研究，真正解決檔案管理中存在的問題，促進我國事業單位檔案規范化管理。（二）創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制。相關管理人員應當注意創新檔案規范化管理方法，建立科學完善的檔案管理網絡，嚴格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責、權，科學制定檔案管理計劃，做好檔案分類工作，嚴格檔案整理工作，充分運用現代化的管理手段，認真分析當前檔案管理工作中存在的問題，采用更加科學的管理方式，提高檔案管理的質量。相關單位應當注意完善事業單位檔案規范化管理體制，從管理機制規范化、工作程序規范化和工作交接規范化三個方面入手，加強規章制度建設，建立科學合理的檔案管理制度，統一檔案工作標準，堅持檔案管理的基本原則，有計劃地開展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關管理人員在離崗和離職時應當注意最后按照企業的相應程序做好移交準備工作，明確相關責任。（三）提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式。事業單位檔案管理工作具有一定的保密性，對相關工作人員的要求較高。因此，相關企業應當注意加強培訓工作，通過開展學習與培訓工作來提高相關管理人員的專業知識與業務技能，增強相關工作人員對檔案管理規范重要性的認識；相關管理人員應當注意樹立終身學習的理念，不斷優化自身的知識結構，改變自身的工作方式，提高自身的責任感，以滿足新時期事業單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案發展迅速，傳統的紙質檔案已經無法滿足當前社會發展的需要，事業單位檔案管理工作的內容與范圍發生了很大的改變。因此，相關管理人員應當注意依據當前實際情況調整檔案管理的工作重心與管理模式，樹立服務意識，開發多種服務渠道和服務方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進我國事業單位檔案管理的規范化。

三、結語

當前我國事業單位檔案管理中還存在對檔案管理工作的認識不足、相關管理人員素質較低以及檔案管理的規范化程度較低等問題。因此，相關單位應當注意加強對事業單位檔案規范化管理重要性的認識，加大投資力度，創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制，提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式，提高我國事業單位檔案規范化管理水平。

作者:王秋菊 單位:黑龍江省農業機械試驗鑒定站

【參考文獻】

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前言：

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

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2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

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（一）規范與靈活相統一的原則。在事業單位檔案管理中，需要嚴格按照相關規定來實施，以達到制度的規范化和標準化。由于不同的單位有著不同的規模，工作特點也不盡相同。因此，其管理制度與制度規范沒有統一要求。各個事業行政單位的檔案管理部門要按照相關部門的特點進行不斷的總結。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實際情況的制度管理體系。

（二）權益與職責兼容的原則。在事業單位檔案管理制定時，要分工明確且規定工作范圍及權限。如事業行政單位檔案管理部門的領導可根據目標的制定、檔案管理工作任務對其進行不定期檢查和相關指導等。另一方面，如果忽略工作人員相關權益就會極大的影響工作人員的工作熱情，進而影響整個事業單位的發展。建立行政事業單位檔案管理制度時需要在明確相關責任的同時，也要注重保護相關工作人員的合法權益。因此，在建設事業單位檔案管理的職責與權益，做到兩者兼顧。

（三）制定與執行相互并重原則。按照有關部門自身特點進行不斷探索、總結，形成一套科學、合理、系統的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗檔案管理制度是否符合本單位發展需求，是否能夠高效的調動工作人員積極性等，最關鍵的就是考察制度執行情況。因此，在事業行政單位進行管理時，在實踐的基礎上不斷改進，使制度更加合理化、人性化、規范化。

（四）動靜結合原則。現如今，隨著社會改革不斷深入，事業行政單位的各項管理制度也應該順應時代潮流，學習先進管理經驗，結合自身情況不斷完善改進現行檔案管理制度，使我國各項事業逐步與世界接軌的同時，行政化事業也逐步走上國際化道路。

二、當前事業單位檔案管理時存在的相關問題及其原因

（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業單位對于檔案管理制度的相關法律法規貫徹力度不足，存在認識缺陷，使單位對檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態。

（二）檔案管理的基礎業務相對薄弱。目前，相關事業單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監督不到位、管理不規范、組卷不符合要求等問題，造成了嚴重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒有開展檔案建立工作或著沒有按照法律程序就擅自銷毀應該分類、歸檔、保存的文件資料。

（三）設備落后。由于單位對相關管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門設備落后、辦公條件較差、檔案管理現代化落實不到位。例如，個別單位存在檔案室和庫房簡陋，辦公條件差，未實現檔案室、接待室和辦公室的三分開，很多單位的檔案保護設備配置嚴重缺乏等問題。

（四）管理人員不穩定業務素質不夠。很多單位對于檔案管理的重要性和專業性認識不到位，使人員變動頻繁，難以形成真正的專業能手。例如，有些檔案管理部門，搞月月培訓，而相關檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進行管理。

（五）檔案資源利用不完善。由于事業單位對于檔案管理的整理、收集、保管工作過于注重，忽略了檔案資源的開發利用。因此，相關部門應該充分的利用這一寶貴資源，使之發揮最大作用。

三、事業單位檔案管理創新之路與相關方法

（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學合理的建立檔案管理制度，使各種規章制度切實符合本單位檔案管理工作的實際需求；第二，建立檔案管理制度時，要求相關制度簡明扼要、具有良好的可操作性、簡單實用，才能更好的發揮規章制度的規范和指導作用；第三，要求制度約束時具有地位的平等性，建立的相關制度，要能約束各個層次的成員即包括職工、領導等，同時作為制度的主要執行者和制定者的職工和領導，堅持制度約束的平等性是制度順利實施的重要保證；第四，獎罰分明，檔案部門是各種規章制度的管理者和執行者，在規章制度執行時，要保障制度執行的公平性、合法性、嚴肅性，切實做到有過必糾、有功必獎、獎罰分明。

（二）深化改革提升管理水平。事業單位要定期組織學習檔案管理制度、加強宣傳、提高重視程度。相關領導應加強檢查與指導，建立一套切實可行的考核制度及質量評價標準，推動管理制度的規范化、科學化發展。

（三）加強信息化建設提高工作質量。檔案管理改革創新的首要目的是合理開發資源、提高工作效率、延長檔案使用壽命，為了滿足新時代下檔案管理的相關要求，使先進的科學技術手段運用于檔案管理建設中顯得尤為重要。第一，相關事業單位要加強信息化管理，及時準確的傳遞信息，保證檔案管理的時效性；第二，相關管理部門利用掃描儀、計算機等新型設備對相關檔案資料進行精確保存，進行相關技術處理，使相關資料轉化為數據資料，從而切實保證檔案的備份；第三，充分利用網絡技術進行管理創新，提供持續高效的檔案管理服務，以達到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質量，又方便了廣大民眾的需求。

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中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-0278(2012)04-179-01

一、引言

當前，社會信息化加速發展，企事業單位的科研、生產與管理活動也進入了信息化建設時期。網絡化和信息化已然成了社會發展的重要趨勢，也是企業事業單位實行現代化管理的方向。在這種形勢背景下，事業單位檔案管理信息化建設則成了順應時展的必然選擇。本文主要以此為主題展開探討，具有一定的參考意義和啟發意義。

二、事業單位檔案管理信息化建設的現狀

具體而言，事業單位檔案管理信息化建設存在的問題主要表現在以下幾點：

（一）對檔案管理信息化建設工作不夠重視

從目前來看，事業單位的領導層不夠重視檔案管理的信息化建設，沒有意識到它的重要性。于是出現了在實際工作中疏于管理和指導檔案管理的現象。人員缺乏和經費投入不足等問題也普遍存在。對于事業單位自身發展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，開發利用度不高，這些現狀都導致事業單位檔案管理信息化建設的進程。

（二）檔案管理信息化建設缺乏針對性

現階段，不少事業單位是聘請軟件公司來從事本單位內部的檔案管理信息化建設，但是這些軟件公司不熟悉事業單位的特點、管理特色和業務流程，所以他們采用拿來主義，照搬套用同一種模式來建設檔案管理信息化，這樣的現狀就導致軟件公司所設計的信息化系統缺乏實用性和針對性，使用效果不是非常理想，有礙于檔案管理信息化進程的順利推進。

（三）檔案管理人員跟不上信息化建設的進程

我們都知道檔案管理工作是一個專業性很強的工作，要求檔案工作人員要具備系統的檔案管理專業知識，還要了解本單位生產產品技術方面的知識。另外，隨著計算機的日益普及，這對事業單位檔案人員的業務素質也提出了很高的要求。然而，目前事業單位的檔案管理人員一般以兼居多，他們的檔案知識不夠全面，對計算機技能也不甚了解，這樣的情況使得他們遠遠跟不上檔案管理信息化建設的進程。

三、如何推進事業單位檔案管理信息化建設

（一）事業單位領導層要充分重視檔案管理信息化建設

企業發展首先靠領導，所以事業單位的領導層首先就要從意識上重視檔案管理信息化建設。首先，要投入足夠的資金支持這項建設，為信息化建設保障物質基礎。其次，要樹立事業單位信息化的理念。雖然檔案信息化建設需要比較大的投入，從計算機、掃描儀、打印機到復印機以及網絡系統等設備都需要一一配備，但其能促進事業單位的可持續發展。所以，事業單位領導要放遠眼光，積極促進檔案管理信息化建設。

（二）加強各類檔案信息化設備的添置

檔案管理信息化建設工作是一項復雜的系統工程。所以事業單位的檔案裝備要齊全，不同載體、不同門類的檔案都要科學、有序的擺放。此外，還要積極推進檔案全文數據庫的建設，有條件的單位要對各種類型的檔案進行數字化錄入和管理，盡快實現檔案的電子化查詢，提高利用效率。

（三）完善電子檔案的有序管理

作為事業單位檔案管理信息化建設的核心要素，確保檔案信息的完整性和安全性必須引起檔案管理人員的重視。所以，事業單位要制定有關電子檔案的管理規范，要求所有員工嚴格遵循，保障檔案信息的安全性。對于有保存價值的電子檔案，還要保存相應的紙質文件。雙管齊下，確保檔案信息的保密性和安全性。

總之，事業單位檔案管理信息化建設是一項系統工程，檔案管理人員還要不斷提高自身的管理素質，一方面，要學習有關檔案管理的理論知識和技能，增強理論素養，另一方面，還要學習有關計算機、網絡等方面的知識，調整心態，與時俱進，并使事業單位的檔案信息得到最大的開發與利用價值，以滿足事業單位可持續發展的最大需求。

參考文獻：

[1]李華春.檔案信息化是檔案管理的發展趨勢[J].中國科技財富,2010(18) .

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企業檔案是企業發展的真實記錄，它承載了一個企業的興衰記憶和發展歷程，是一項維護企業歷史真實面貌的工作，是企業經濟效益的需要，同時也是社會效益的需要。企業檔案收集是企業檔案的基石，它直接影響著檔案的完整，并體現企業檔案的管理水平。企業如果沒有資料的收集，企業檔案部門也就無所謂檔案的整理、保管、鑒定、統計和開發利用工作。因此，檔案收集工作，是檔案部門開展一系列工作的前提。企業檔案有文書檔案、科技檔案、會計檔案和人事檔案等部分組成。在這里我淺說化工企業科技檔案方面的收集工作。一個企業如要更好完整、準確、系統地做好科技檔案的收集工作，本人認為要做好如下幾點：

一、積極開展各種形式的宣傳活動，提高全員、特別是管理層的檔案管理意識，取得管理層的高度重視和支持

為確保歸檔的順利，各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例，制定企業相應的科技檔案管理辦法，明確崗位職責及相應的歸檔流程，規范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件，科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄，歸檔保存的科技文件材料，是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強，難以計量，不能為企業代來直接效益，也難以立刻見到效益，容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識，增強檔案意識，使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作，是對企業歷史負責，為企業實現服務、替企業未來著想，才能更好的使企業得到發展，以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞，它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行，在于設備的維護與管理，設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理，對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收，并做好驗收和缺陷記錄，收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如：鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整（組）裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細，會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時，檔案人員不僅要認真、仔細的收集，還要了解這些設備的性能，了解它們的原理，了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時，根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門，供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下，才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門，平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管，要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料，造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料，這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄，這都是靠工程技術人員平時的收集來完成；還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后，自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》，強化部門和工程技術人員的檔案意識，使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能，掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍，避免了移交單位人的主觀移交，使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關