檔案管理的成果匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的成果范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、科技成果檔案管理工作的意義：

在新興科技飛速發展的特殊時期，科技檔案工作者面臨著新的形勢，肩負著新的任務，科技檔案工作也具有新的特點。目前，一個重要的新情況是企業管理部門對情報（新技術、新工藝、新材料）的需求聚增，為科學管理的調研，日益受到人們的重視，被看成是前進的向導、發展的階梯、競爭的工具、突破的鑰匙，隨著經濟改革的深入，企業部門迫于產品競爭，要依靠先進技術，著眼新產品開發，他們急于得到新技術、新工藝、新樣本、專利等適合于本企業的科技資料。各級管理機構隨著由簡單的行政管理轉向科學管理，越來越依靠技術資料提供科學依據。

科技成果檔案資料也是科技檔案工作的基本建設中的一個項目，在工廠企業中科研成果資料的收集是科技檔案工作收集的主要對象，對發展生產具有一定的經濟價值。

我國是個發展中的大國，在實現科技現代化的進程中迫切需要開發利用科研成果這個“第二資源”。

這是一門學問，它的影響將是很大的，它關系到我國社會主義物質文明和社會主義精神文明建設。

科技檔案工作決不只是對檔案資料進行保管的管理水平上，應在提高科技檔案資料的目的上，積極地在進行收集先進的科技資料上下功夫。尤其是對科研成果的收集，管理就更具有一定的意義。從現代化科學技術發展的特點來看，由于科研組織、規模和隊伍不斷擴大，科研成果日益增多。因此各級檔案管理部門，對科研成果必須加強收集和管理，科學技術彼此滲透，科研成果互相交叉，科研成果必須集中集中管理，才可以互相參照使用。此外，知識更新的速度加快，科研成果利用的周期縮短，要求我們自覺地加強對科研成果的宣傳、交流，采取各種必要措施促進科研成果盡早的在生產上推廣應用，變為直接生產力。

二、科研成果的分類

這個問題要從科研的體系說起，目前，多數科技人員認為：把科研體系分為基礎研究、應用研究和開放研究三大環節較為恰當。

基礎研究又分純基礎理論研究與應用基礎理論研究，純基礎理論研究屬于基礎科學的范疇。它的任務是探索自然界各種物質運動的基本規律，揭示各種自然現象之間的關系，以便發現新原理，提出新方向。

應用基礎理論研究屬于技術科學的范疇。它的任務是針對生產中提出的科學技術問題進行理論探索，目的在于為解決實際問題提供理論依據。

應用研究也分兩類：一類是應用技術研究，一類是產品試制研究。目的都是為了直接解決生產中的實際問題，在基礎研究與開放研究之間起橋梁作用。以便把理論成果轉化為技術與生產力。又將生產中提出的問題反饋給科學，從而推動科學理論的發展。

開發研究同樣可以分為兩類：一類是試生產研究。一類是推廣應用研究，目的都是為使科研成果在實際生產中得到應用。

三、科研成果檔案管理方法：

綜上所述，各類科研雖然任務目的不同，要求也不一樣，但是如同接力賽跑一樣，哪一環節也不可缺少。作為科研成果，有它的共性，就是都必須有創造性、科學性和價值（包括學術價值、使用價值和經濟價值）。這幾類成果由于各有不同特點，管理方法也各有不同，可采用三種分類管理方法。

1、按成果所屬的科學行業分類管理

主要用于成果的鑒定，獎勵等項目管理與成果資料的檢索。它的分類原則是由部門的專業管理范圍或分類法確定的。其特點是符合實際與使用習慣，便于成果的管理與資料的查找。

2、按成果的科學技術水平與重要意義分類管理。主要劃分為重要成果與大量的一般性成果二類。所謂重要成果是指成果的技術在國內有首創性，屬于國內先進水平。在全國有推廣應用價值，這類成果主要是由國家集中管理的，也是各部門、各地區管理的重點。至于大量的一般性成果，是指達到國內較先進水平或本地區先進水平，具有行業和地方特色，在本行業或本地區有推廣應用價值的項目，這類成果檔案應由各地方、各部門集中管理，詳細成果檔案可由成果完成單位集中管理。

3、按成果的應用推廣意義分類管理。可分為理論性成果和應用性成果。理論性成果的表現形式主要為論文，主要由各專門學會對其進行評價和交流。應用性成果包括應用研究與開發研究兩類成果。其特點是強調成果的經濟價值或使用價值。這類成果在管理上還可以根據其是否已在生產上實際應用和推廣的情況分為兩類，一般地說，開發研究成果屬于已在一定范圍內應用和推廣的；而應用研究成果通常只具備了應用和推廣的條件，還要再做些研究工作，才能在生產上推廣應用。對于前者，管理工作的重點是加強宣傳和交流，使其在更大的范圍內應用和推廣。對于后者，重點則在于創造條件，使其進一步完善化，盡快地在生產上得到應用和推廣。

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中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

【正文】工程檔案資料是指工程項目竣工時形成的反映施工過程和項目真實面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工圖和監理文件組成。工程檔案資料管理是工程管理的一部分，工程檔案資料管理的過程控制是非常重要的，在檔案管理中起著重要的基礎作用。

工程項目檔案資料的概念和熱點

工程項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設項目檔案主要包括基建文件、監理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建設單位在上述項目建設全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監理文件主要是監理單位在工程建設監理過程中形成的監理管理資料、施工監理資料、竣工驗收監理資料等向建設單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術文件、施工物資資料、施工測量監測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質量評定資料、竣工圖等向建設單位移交的檔案?？⒐の募üこ桃巹濖炇?、消防驗收、人防驗收、環保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。

工程項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：

（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業內容銜接，構成項目完整的成套性整體；

（2）專業性。不論是生產性建設項目檔案，還是國防性建設項目檔案還是民用工程，它都是專業技術活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成使用的全過程；

（3）現實性。它具有較強的現實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環節，是竣工驗收的依據，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現實性依據。

二、工程項目檔案資料管理的過程控制的三部曲

1. 工程檔案資料管理的事前控制

事前控制，是指工程檔案資料的質量管理關口前移，建立工程檔案資料質量控制機制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源即檔案資料的質量關。把好檔案資料材料的質量關，其關鍵是建立健全質量控制機制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進行。

加強工程檔案資料的前期管理控制

（1）首先要做好工程項目編碼的劃分和編碼系統編制，確定本合同工程項目中單位工程、分部工程、單元工程的劃分。

（2）編制統一的工程質量驗收及評定有關信息記錄表格，工程信息記錄表格格式一經確定，就不要輕易更改，以免給工作造成不必要的麻煩。

（3）編制工程項目檔案資料歸檔范圍、要求、以及檔案資料的收集與整理辦法。

建立檔案管理機構和工作制度

（1）建立檔案管理機構，即檔案管理工作領導小組，制定檔案管理工作制度，加強對工程檔案業務工作的統一領導和管理。

（2）建立檔案管理網絡。明確專兼職檔案管理人員，并將工程文件材料、檔案資料質量管理納入相關人員的崗位職責，明確工程檔案管理工作程序和各部門在檔案資料收集、整理、立卷、審核、歸檔、移交過程中的工作職責，并建立考核獎罰制度。

（3）建立崗前培訓制度，將工程檔案資料管理技能培訓作為檔案人員上崗前的必修課。

2．工程檔案資料管理的事中控制

事中控制，是指對工程正在進行過程中的檔案資料的形成進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的全過程跟蹤管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設過程中，依據前期制定的各項檔案管理標準對相關單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監督指導。

施工檔案資料是施工過程的記錄，是每一工序、單元工程、分部工程的實體質量合格的檔案資料。事中控制就是要根據工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經常檢查。

所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等等，檢查工程原始資料是否真實、齊全、完整、準確、系統，質量是否規范，滿足業主要求。

所謂經常檢查就是工程檔案資料質量檢查要進行經常性檢查。每周或每月檢查一次，能夠及時發現問題，進行及時糾正。

3．工程檔案資料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建設完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的最終管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設結束后，依據前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監督指導。

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在我國的檔案管理工作過程中，需要各方面的權利配合和幫助。在管理過程中需要每個環節的相關管理部門對于檔案管理工作的重要性充分認識。在檔案管理的日常工作過程重要不斷的強化檔案管理的工作力度，充分研究檔案管理過程中出現的主要問題，面對問題要在各個方面給予大力支持。作為信息資源的重要載體，檔案對于企業以及事業單位來講都非常的重要，因此我國相關部門或者相關企業要對檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實的落實好，這樣對于信息資源的利用以及在開發有著非常深遠的影響。但是在我國目前的檔案管理工作過程中，由于我國檔案管理工作的起步較晚，難免會存在很多不足之處。出現問題我們要及時給予分析和改正。我國現在的管理已經是系統管理，科學管理以及民主管理三位一體，這樣就要求我國的檔案管理工作更加的細致以及到位，檔案管理工作的好壞直接影響著單位或者企業的發展以及運行，因此我國在檔案管理工作過程中要充分重視。文章主要闡述檔案管理工作過程中出現的主要問題，通過闡述來找出相應的處理辦法，進一步完善我國的檔案管理工作。

1 我國檔案管理工作過程中出現的主要問題

關于我國檔案管理工作過程中出現的問題，文章主要從三個角度來具體分析。第一個是在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視。第二個是在檔案管理工作過程中相關的管理力量較為薄弱。第三個是在檔案管理工作過程中存在檔案室環境設施以及硬件不全的問題。下面進行詳細的分析和闡述。

1.1 在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視

在我國檔案管理工作過程中，有相當大的一部分管理工作人員以及相關領導沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，認識存在一定的誤區。檔案管理工作并不是抄抄寫寫或者單純的進行檔案的保管。很多單位沒有認識到檔案管理工作的重要性，同時也沒有意識到檔案管理工作能夠直接的到來客觀的經濟效益，因此很多的單位要求檔案管理不要丟失檔案，不要將檔案資料外泄，能夠應付上級相關部門的檢查即可。這樣的態度主要的原因就是對于檔案管理工作沒有充分的認識，對工作重要性沒有深刻的了解，忽視了檔案管理工作對于企業管理以及發展的作用。

1.2 在檔案管理工作過程中相關的管理力量較為薄弱

現階段我國很多的檔案管理工作人員并沒有專業的檔案管理知識儲備，管理的方法過于落后。很多的工作人員對于檔案管理工作的工作流程沒有詳細的了解和認識，檔案管理工作的要求很多時候滿足不了。管理工作的業務不熟練是一個問題，對于檔案資料信息的有效收集力度不足也是一個問題。在很多的企事業單位中，并沒有專門的檔案管理工作人員，兼職人員占了大多數，這樣就導致了工作人員的工作投入力度不足。很多的檔案管理就是將檔案信息放置到固定的位置，并沒有對檔案信息進行及時的整理和歸類，這樣就嚴重的影響了檔案管理的工作水平提升。需要注意的是很多檔案的信息正確與否工作人員并沒有嚴格的落實和求證。

1.3 在檔案管理工作過程中存在檔案室環境設施以及硬件不全的問題

我國的檔案管理工作需要一定的工作配置來輔助檔案的管理工作順利進行。但是我國很多企事業單位并沒有很好的對檔案管理工作的環境設施以及硬件設施進行落實。很多的單位并沒有專門的檔案室來進行檔案信息的保管。同時即使單位專門設立的檔案室，檔案室的環境也沒有達到相應的標準，由于檔案管理工作的特殊性，六防設備一定的配置齊全，這樣才能夠有效的保障檔案不發生霉變或者蟲蛀。但是很多單位并沒有嚴格的落實六防設備，這樣就嚴重的影響了檔案管理工作的美觀度以及完整度。硬件設施以及辦公環境的不具備，會直接影響檔案管理工作的順利進行。

2 改善我國檔案管理工作過程中出現問題的相應對策

2.1 在檔案管理的過程中要不斷的提升相關工作人員的綜合素質

在檔案管理工作過程中，我們要有意識的強化管理工作的梯隊建設，在管理人員的選擇過程重要優先選擇政治可靠，責任心較強，作風較正的人員來進行檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進行相關的業務培訓，強化檔案管理工作人員的工作素質。同時還要對工作人員的生活以及工作給予關系，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。

2.2 在檔案管理的過程中要不斷的建立健全檔案管理的規章制度

管理工作必須有一套管理規章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應的管理制度和規章。但是需要指出的是規章的建立要遵循四個原則。第一個是要保障規章制度的科學性以及合理性。第二個是保障規章制度的簡明實用，有現實可操作性；第三個是要保障規章制度的雙向約束性；第四個是要保障規章制度在領導層面以及工作人員層面有嚴格的落實和執行。

2.3 在檔案管理的過程中要不斷的完善并且改進檔案的實際功能

檔案管理工作的最終目的是要充分的發揮檔案的實際功能，為企事業單位爭取利益。在檔案管理過程中要進行全面，動態以及客觀的檔案記錄，對檔案管理的實際功能重新定位，對于需要保留的優質功能要進一步的發揮；對于檔案的功能要不斷的進行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業單位不斷發展的需求。

2.4 在檔案管理的過程中要對檔案工作的服務服務意識以及服務水平進行針對性提升

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

2.5 在檔案管理的過程中要不斷提升信息化的管理水平

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）.

[2]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業家，2009（22）.

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檔案展覽作為傳統的檔案利用服務方式，以其獨特的優勢——易于操作，受眾面廣，方式新穎，社會效應好——贏得了檔案部門的青睞。特別是在全國各檔案館爭建“五位一體”檔案館——融檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的檔案館——的今天，檔案展覽已成為各檔案館提供利用服務的主流方式之一。然而，在檔案展覽過程中，由于保護意思淡薄、管理不當、條件設備落后等原因而造成的檔案損壞、丟失、壽命縮短等情況仍然大量存在。檔案作為原始的信息記錄和珍貴的歷史記憶，是國家和社會的寶貴財富，檔案部門作為檔案的管理機構，理應做好檔案的保護工作，捍衛國家的利益。

檔案展覽是一項長期而系統的工作，包含著若干個環節，而且各環節相互影響、相互制約，具有密切的聯系。以往我們在展覽過程中考慮檔案的保護問題，往往只注重了其中的幾個環節，如檔案運輸、展覽中的保護，或其中幾項重要的工作，如防光、防潮、防盜、防有害氣體等，而缺乏通盤考慮，將保護工作看成一個系統性的活動，將之貫穿于展覽過程的始終。所以，筆者提出在檔案的展覽過程中要融入全程管理的思想，實行全程保護。要從展覽工作的全局考慮，將展覽工作看成一個動態性的過程，注重過程中的各個環節及其各環節間的銜結，系統而全面地把握整個展覽過程，建立一個完善的保護體系，即展覽前做到統籌規劃、防范未然;展覽時做到實時保護、全程監控;展覽后做到檢測修復、及時補救。

一、展覽前——統籌規劃、防范未然

從全程保護的角度出發，首先，在展覽前，要統籌規劃，做到防范于未然。從以往的情況來看，人們往往只注重展覽過程中的保護措施，而在展覽前卻缺乏保護意識和統籌規劃。其實，保護工作在檔案展覽的前期就要意識到，并有序地展開，這樣才能做到防范于未然。總體來講，展覽前主要有如下幾點值得考慮:

第一，有必要在展覽的前期規劃中設立一個單獨的檔案保護模塊，將展覽過程中可能會出現的、導致檔案損壞的因素羅列出來，并通過合理分析和借鑒前人經驗，擬出合理的解決方案，以備不時之需。這樣的檔案保護模塊應包括展品的選用，展品的進、出館管理，展品的安全檢測以及展區的布置等各方面的規劃，以為檔案展覽提供全方位的保護。它對于整個展覽過程中的保護工作而言具有極其重要的指導意義，是以后檔案保護工作開展的依據。

第二，檔案館要對檔案展品自身狀況做好檢驗，要對展出品的現狀有一個清晰而全面的認識，對那些易損、脆弱的檔案實施重點防護，提前擬好保護方案，要確保展品在展出前就處于良好的狀態，無損壞、遺失，并及時做好登記，以備查考。同時，要提前對展區的環境進行考察，了解展區的環境情況，并根據展品的具體情況提前對展區進行調整、布置，必要的時候對其進行改裝，以滿足保護檔案展品的需要。

第三，檔案館要對展出檔案進行價值評估，并根據評估結果對不同的檔案進行分級保護。將那些珍貴、稀有的孤本檔案作為重點，采取最高級的保護，盡可能地使用復制品或是仿真品而不使用原件。如不能使用復制品，在展出過程中就要對其進行重點保護，并單獨擬好防護方案，在有條件的情況下，可采取一些特殊方式對其進行保護，如對珍品檔案進行投保，借助商業手段對珍品檔案進行保護，這種方式，不僅能夠集合社會上廣泛的資源，而且能夠引進商業合作，促進檔案和社會的更多接觸，擴大檔案的影響力。①同時，對于那些次重要的檔案展品，可以采取較低等級的保護措施。采取這種評估再分級的保護模式，不僅可以利用檔案館有限的資源更大程度地保護展品，而且可以在分級的過程中對檔案展品進行再認識，為其他的展覽工作——如展館的布置、展品主題的選定等做好鋪墊，使整個展覽做到有重點、有層次，突顯專業特色。

第四，要對相關展覽作好制度上的規范，在制度上保障檔案展品的安全。所謂制度的規范，是指對檔案在展覽過程中的各種保護條款進行明確化、制度化，以規范展覽過程中的保護工作。這些保護條款包括檔案展品的直接負責制、檔案損毀的處罰制度、展覽館的安全細則、參觀者的行為規范制度等。此外，除了這些對檔案本身或是檔案館實體進行保護的制度規范外，還需要對檔案展品內容進行保護，以真正做到制度保障。這些制度包括展區拍照許可相關規定、展品內容利用細則等，其中最重要的是關于檔案內容知識產權所屬問題的相關制度規定，要注意對檔案展品內容進行保護，以杜絕他人在未經許可的情況下擅自剽竊檔案內容從事謀利甚至不法行為。

二、展覽時——實時保護、全程監控

檔案展覽最關鍵也是最重要的環節在于展覽之時，這個階段是外界與檔案展品接觸最廣泛，也可能是事態變化最急速，造成損失最大的時候，所以，此階段檔案展品的保護工作一直受到人們的關注，引起了人們的重視。同樣，從全程保護的角度來看，此時的保護工作也是至關重要的。筆者認為，應該做到實時保護、全程監控，以達到檔案保護的目的。所謂實時保護、全程監控，就是指在展覽的過程中要注重展品的動態變化，密切關注其在展覽過程中的狀況，并根據其自身狀況對其進行無間斷保護，以控制其健康狀況，達到保護的最終目的。具體來說，在展覽之時，應重點注意以下幾方面的保護工作:

第一，要特別注意做好展覽過程中的防光工作。從傳統的檔案保護技術學的角度來看，光照是對檔案造成損壞最大的因素之一，而在檔案展覽過程中，由于展覽的需要，往往需要一些特殊的照明支持，才能達到展覽的效果，所以，光照幾乎不可避免。這就形成了一大矛盾。因此我們應采取一些相應的措施來弱化光照對檔案展品的破壞。首先，在光源的選擇上，我們可以對展區的照明設備做特殊處理，盡量采用那些不含或少含紫外線的、對檔案損壞較小的光源，或是在燈具上涂上特殊的防護性材料，以減少光照損壞的影響;其次，在光照強度的控制上，我們可以采用一些相應的措施，對其進行弱化，如采用感應燈具，當有游客參觀時就亮燈，其余時間閉燈，這樣會減少光照強度，減輕光照對檔案的破壞。最后是光的照射角度，相對而言，直射光比折射或反射光對檔案有更大的殺傷力，所以，在照明設備的布局上要多加考慮，盡量避免光照直射展品，以減弱光照的破壞。

第二，要注意在展覽過程中的溫、濕度變化，做好溫、濕度的調節工作。眾所周知，溫、濕度對于檔案載體的健康壽命有著重大的影響，不適宜的溫、濕度環境不僅能夠單獨作用于檔案本身，引起檔案載體的損壞，而且還可能與其他因素相結合，加速檔案載體的老化、損壞。但是展區的溫、濕度變化受到展區所處地理位置、展區的物理構造、展覽所處的季節、觀展者的人數等各方面因素的影響。所以，相比于其他因素而言，溫、濕度是變化最快、調節難度系數最大、可控性最差的因素之一。因此，做好溫、濕度的調度工作顯得尤為重要，特別是要做到實時保護。所以，要對展區的溫、濕度狀況進行實時監控，將之控制在適宜的范圍之內，一旦出現異常狀況，要及時采取措施進行調節。

第三，要做好展覽過程中對有害氣體的防治工作。一般來說，有害氣體主要是指空氣中的微生物、粉塵以及含量較多的二氧化硫、硫化氫、臭氧、氮氧化物等， 它們都是嚴重威脅檔案安全的不利因素。特別是一些酸性氣體，它們能夠導致紙制檔案的酸度增大，從而加速其損壞。②因此，做好有害氣體的防治工作至關重要。從這一點出發，首先，在展區選址時，我們就要考慮到，盡量選擇那些遠離高污染的地區，避免空氣中的有害氣體對檔案本身造成損壞。其次，在展覽的過程中，我們應該注意做好展柜的密閉工作，以防止有害氣體的侵入。同時，我們也要做好對展區環境的監測，特別是對展區空氣質量的監測，當展區空氣質量不達標時，應該及時采取措施，如開啟展區空調設備、添加空氣清新劑等，做好展區的空氣流通工作，以保證展區空氣質量。

最后，要加強展覽過程中的安保工作。展覽是面向公眾開放的，面臨的人群混亂而復雜。由于個人素質的差異，可能會出現參觀者有意或無意中對展品檔案的損害，甚至是竊取。因此，要加強展覽過程中的安保工作。而在安保工作中，首先要注重制度保障，要有明確成文的規章制度加以規定;其次，要在展區設置足夠的安保人員和安保設備;最后要做好定期檢查工作，時刻關注展品的狀況，確保展品的安全。③

三、展覽后——檢測修復、及時補救

展覽的結束并不意味著保護工作的結束，相反，由于其容易被檔案管理人員忽視，這時的保護工作就顯得更為重要。一般而言，經過一次展覽之后，展品由于從庫房的適宜環境轉移到一個相對不適宜的環境，或多或少都會受到一些不同程度上的損壞，而這種損傷有些是顯而易見的，而有些卻是隱性的，是不容易被注意到的。因此，用全程保護的思想來看，這時候的檔案保護工作的重點在于對展品檔案進行全面檢測，并對有所損壞的檔案采取及時的修復，以及時搶救檔案財富。

首先，對于展覽結束后的展品，應對其進行全面檢測，并對照展覽前所作的檢測登記中的各項指標，找出損傷較為嚴重的檔案，并隨之做好展覽后的檢測登記。

其次，應對損傷的檔案進行修復，盡可能地使其恢復到展出前的狀態，并撰寫修復檔案以記錄損傷檔案的修復情況。對于那些實在不能修復的檔案或是丟失的檔案，要做好登記，并根據之前制定的責任制度追究個人及單位的責任，并作出相應處罰。

最后，要對此次展覽的保護工作進行總結，找出工作中的經驗與教訓，為以后的展覽提供借鑒。

展覽后的檢測修復是保護工作的最后一環，但也是下一次展覽保護工作的起點，起到承前啟后的作用。我們應該把展覽工作看成一個系統性的工作，而不是孤立地看作單一的一次性活動。因此，展覽后的檢測工作，不是檔案保護工作的終結，而是新一輪保護工作的開始。將全程保護的思想運用于展覽中，最重要的一點是不僅要注重展覽中各環節及其環節間的銜結，而且還要注重各展覽之間的聯系，將整個展覽活動看成一個動態的、聯系的、相互影響的過程，然后融入系統論的思想，全盤考慮，綜合布署，切實做好展覽過程中的安保工作。

隨著檔案展覽過程中的保護工作日益受到業界的關注，業界人士也開始著手解決這一問題。但是研究大多集中在檔案保護技術方面，而沒有從理念上做出相應的研究。筆者用文件與檔案管理中的全程管理思想來思考檔案保護問題，也是一種新的嘗試。展覽過程中的檔案全程保護思想，旨在用全程保護的理念去指導展覽過程中的保護工作，以系統、動態、全面的觀點去看待展覽中的檔案保護，以建立相對完整的保護體系，以求達到標本兼治，切實保護檔案的目的。

注 釋:

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檔案是黨和國家的寶貴財富, 也是信息資源的重要組成部分。開發檔案信息資源是檔案工作為現代化建設服務的重要途徑, 是檔案工作自我完善的重要內容。隨著科學技術的進步和社會經濟的發展, 以計算機技術為核心的現代化信息處理技術正在逐漸深入到城建檔案管理之中。怎樣有效開發檔案信息資源、以怎樣的方式實現工作管理的創新,運用現代化的管理技術最大限度地服務于社會等,已經成為各級城建檔案管理部門面臨的問題。

一、城建檔案管理面臨的新形勢

（一）世界經濟一體化下與國際慣例接軌的要求

世界經濟一體化的形勢在不斷地變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求，一是要求檔案管理工作要更加規范，要盡可能縮短與世界發達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求。二是要求檔案管理要發揮為社會經濟發展提供支撐和依據作用，隨時為城市規劃與建設、招商引資等提供“全、新、準”的信息。

（二）我國加快現代化與城市化進程的形勢

對于城鎮特別是大城市來說，加快現代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發展。老城由于空間有限，更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和信息更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我國加快法制建設和公民法律意識加強的形勢

隨著我國市場經濟體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進一步加強。

二、城建檔案管理的特點

（一）復雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。

（二）動態性

城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的城建信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息。

（三）準確性

大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。

三、城建檔案管理問題的具體對策分析

（一）以創新的工作管理模式逐步實現現代化管理

創新是一個民族進步的靈魂, 是一個國家興旺發達的不竭動力,也是一個政黨永葆生機的源泉。當前，我國經濟迅猛發展，改革開放深入進行，城市化步伐加快， 城市建設日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統的檔案觀念和老的做法已經難以適應新的形勢。所以，如何創新性地開展城建檔案工作，逐步實現工作的現代化是城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現代化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案數字化收集、存儲、轉送等轉變, 以信息化形式為社會提供服務。因此，只有創新工作管理模式才能逐步實現現代化管理。

第一，檔案載體不斷發展導致管理載體方式的創新。檔案載體是檔案信息存儲的介質, 它與社會發展階段相適應，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發展到現在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術載體。尤其是隨著計算機技術應用的不斷深入，計算機系統所需的信息載體越來越成為現代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術和利用手段，這些都是傳統檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進的技術手段進行搶救。檔案載體的現代化必然導致檔案管理現代化。

第二，現代化城市建設發展是實現創新管理的主體。城建檔案是城市規劃、建設和管理工作的真實記錄，是城市建設發展的重要依據和城市管理科學化的窗口。與一般檔案相比，城建檔案有其獨特性：真實性、廣泛性、系統性和依據性。隨著我國城建開發事業的蒸蒸日上，城建檔案數量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經不適應現代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現代化技術手段過渡，由實體化管理向信息化管理發展。

（二）以創新的服務理念逐步實現管理現代化

為經濟建設服務、為城市建設服務是城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。必須關注社會變化、跟蹤經濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應經濟建設、城市建設和社會各項事業的潛在需求，注重服務觀念、方式、手段的不斷創新, 實現傳統型服務向新型服務的轉變，實現城建檔案事業的可持續發展。

（三）在創新工作中隨時發現和關注現代化建設中出現的問題信息化發展參差不齊

目前，我國各地城建檔案信息化水平發展參差不齊，經濟發達地區和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規范，而中小城市由于經濟發展水平和業務發展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規范，有些就遠遠不夠。因此制定全國統一的、科學的檔案管理規范和技術規則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網絡化的需要，也是我國城建檔案管理事業發展的需要。檔案管理模式的規范化，便于以計算機為核心的信息技術在城建檔案管理中的應用，沒有規范化的模式就沒有檔案管理的現代化。只有實現檔案管理現代化，提高檔案管理的質量和效率, 才能更好地為城市建設和經濟發展服務。

不斷加強檔案人員隊伍建設。實現城建檔案管理現代化離不開高素質、多元化的復合型檔案管理人才。城建檔案的內涵十分廣泛，涉及城市規劃、城市勘測、城市建設、土地管理、建筑管理等多個專業部門的檔案，具有涉及面廣、環節眾多、內容復雜、綜合性和整理性強的特點。因此，城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業知識，同時又要熟練掌握計算機系統管理、計算機數據庫、硬件管理、程序管理和信息系統管理技術等現代化管理技術手段，以適應信息化建設時代的發展要求，最大程度地發揮好城建檔案作用。新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學習帶來方便、快捷的同時，也帶來了一定的麻煩和不安全因素。它與傳統的紙質文件相比，有著本質的不同：如電子文件的數字化信息形態、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點，存在嚴重不安全性。因此，檔案管理系統必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統的安全性，保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，確保檔案信息的安全。

參考文獻

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創新管理方法。注重可操作性。落實項目檔案管理體系全過程管理

在固定資產投資項目檔案管理工作中，僅靠制度和計劃是遠遠不夠的，再完美的制度和周密的計劃也必須能夠執行下去才能體現其完美和周密，才能發揮他們的作用。必須通過具有實際操作性的方法和手段，才能將制度和計劃真正落到實處。經過不斷的摸索和嘗試，總結經驗教訓，工廠創新了多種管理方法和措施，初步實現了項目的全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。具體管理流程見圖。

方法一：工廠在進行新項目報告申報、編寫等工作時，檔案部門要協助進行相關報告的準備工作，借此檔案部門在項目立項之初就能及時掌握項目整體情況，做到提前介入。

方法二：在固定資產投資項目(含項目可研、初設，安全、環保、職業病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等技改及自籌項目)進行招標方案評審必須通知檔案部門人員參加；如不開會，采取招標文件(方案)評審表會簽形式，則必須送交檔案部門會簽，否則該文件(方案)項目主管部門不予通過。檔案部門在進行招標文件評審或會簽時，從項目檔案管理角度對招標方案提出意見和建議，確保招投標文件符合歸檔要求。

方法三：在進行固定資產投資項目工程及設備儀器開標日寸，檔案部門人員必須到現場參與，在知悉開標過程和結果的同時'及時收集、整理、登記相關招投標文俄

方法四：在固定資產投資項目(含項目可研、初設，安全、環保、職業病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等)合同審查會簽過程中，必須送交檔案部門審查會簽，否則財務部門不予支付首款。通過參與合同審查，檔案部門的文件歸檔要求在合同條款中得到了合理的體現，使文件資料的歸檔具有了法律效力，為后續文件資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎。如在與施工方、設備供應商、監理方簽訂的合同條款中明確要求文件資料移交歸檔完畢后才能支付尾款(該項費用比例一般占總款的10％～20％)。

方法五：在進行工程技術交底時，檔案部門參與并將文件歸檔要求和歸檔范圍對施工方進行交底，使施工方能夠從一開始就對工廠的文件歸檔要求有一個詳細的了解和掌握，確保施工文件資料歸檔的完整、準確、系統、有效。

方法六：項目工程中施工方向工廠提供的施工圖統一交檔案部門，檔案部門對施工圖進行建賬、登記和更換，并通知相關部門進行簽字領用，避免了因管理不統一而造成的各部門使用施工圖不一致，進而影響施工工程決策的問題。

方法七：項目工程的基礎、主體及竣工驗收，檔案部門均參與其中，―方面及時掌握工程進度，另―方面對施工方文件資料的收集、整理工作及時進行指導、檢查。

方法八：工廠要求工程監理方除履行正常的工程監理外，還必須對施工方的文件資料進行監督檢查，工程完工后，除了監理總結報告外，還需撰寫工程文件資料評估報告，促使施工過程中監理方擔負起對施工方文件資料的監督、檢查工作，在提高施工方文件資料質量的同時減少檔案部門工作量。

方法九：設備儀器到廠開箱驗收時，檔案部門必須到場參與，清理并記錄隨機文件數量和種類，做到心中有數。

方法十：在進行包括基建工程和設備儀器在內的所有固定資產投資項目尾款支付時，移交歸檔的文件資料必須經檔案部門檢查認可合格并簽字后，工廠財務部門才能支付尾款，這一管理措施的執行，將檔案部門追檔案轉變為施工方及設備儀器供應商主動歸檔的良好局面。

通過以上在項目檔案管理工作中逐步摸索、積累、總結出來的、行之有效的方法和措施，工廠項目檔案管理制度和計劃在項目實施過程中得到了有效落實，實現了從項目立項到結束的項副當案全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。

加強工作協調，充分重視溝通，為

項目檔案管理體系提供有效補充

制度、計劃和方法都是相對固定的，而實際工作中面對的情況千變萬化，制度、計劃和方法不可能做到包治百病，解決實際工作中的一切問題，且制度、計劃和方法在某些情況下顯得過于剛性，不利于工作的長期開展。針對實際問題，及時溝通、耐心協調是制度、計劃和方法的必不可少的重要補充和。

對規章制度中未明確、未涉及的內容輔以各種協調紀要、會議紀要加以明確規定，作為規章制度和工作計劃的有效補充。為保證文件資料的及時歸檔，及時解決文件歸檔過程中的各種具體問題，檔案部門采取開會集中協調，面對面交流，電話溝通等多種方式與各相關部門進行及時的溝通協調，齊心協力，共同努力，確保文件資料歸檔的完整、準確、及H寸、有效。

為保證文件資料的及時歸檔，檔案部門定期與規劃部門進行溝通，確保文件資料歸檔計劃的及時準確列入工廠固定資產投資項目執行計劃和落實考核；檔案人員經常到相關業務部門協調、指導工作；檔案部門、基建管理部門、設備采購部門和宣傳部相關人員全程參加項目竣工驗收和設備儀器開箱，確保了材料的完整性；檔案部門與環境安全管理部門、保衛部門共同努力，開展項目“三同時”文件辦理；檔案部門與財務審計，監察等部門共同參與，認真進行項目財務決算和審計。

溝通、協調作為制度、計劃和方法的有效補充和強力，進一步充實、完善了固定資產投資項目檔案管理體系。

以員工為根本，培訓自學相結合，提升項目檔案管理體系執行人員能力和素養

人是固定資產投資項目檔案管理體系的執行主體，再好的制度、計劃、方法和協調溝通工作也必須要人來執行，執行人的工作能力和水平直接制約著固定資產投資項目檔案管理體系的執行效果。因此，員工職業能力和素養的提升就十分重要，為此，工廠采取派出去、請進來和組織自學相結合的方法，努力提升員工能力和素養。

一方面，工廠積極派員參加固定資產投資項目檔案及固定資產投資項目相關內容的業務培訓，提升專業知識；同時定期引導、組織員工學習基建工程、設備儀器、安全、環保、職業病等國家地方政府相關法律法規，不放松相關專業知識的掌握。

另一方面，積極聯系、組織員工到固定資產投資項目檔案工作水平較高的其他企事業單位進行實地考察，與他們進行面對面的討論和交流，學習他們的先進工作方法和經驗；此外還直接邀請固定資產投資項目檔案工作方面的專家對員工進行有針對性的專門講座。

執行人員的能力和水平的不斷提升，從根本上確保了固定資產投資項目檔案管理體系的良性運轉。

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部隊的基礎在士兵，士兵的基礎在新兵。為此，做好預定新兵的檔案管理工作，既關系士兵切身利益，也是在軍隊新時期建設過程中堅持以人為本的實際舉措，具有很強的現實意義。

2 新兵檔案管理的重要意義

士兵檔案是新兵入伍后個人經歷的記錄，是部隊對新兵考察和培養的一種重要的參考依據，更是士兵在服役結束后安置的憑證。而要對士兵檔案進行有效的管理，首先要做好新兵檔案的管理工作。新兵檔案是士兵檔案的基礎，主要包括入伍材料及新訓材料等內容。對新兵檔案的有效管理是十分重要，其意義主要體現在以下幾點：

（1）新兵檔案管理工作是士兵權益的保障。新兵檔案管理工作如果不到位將會影響士兵在部隊的發展、晉升以及退伍后的安置等問題，為士兵帶來巨大的精神損失和經濟損失。例如，士兵檔案中的名字與真實名字不符，政審表中的年齡和學歷有涂改等等，這些都會反映出新兵檔案管理工作存在問題，如果士兵要參加全軍統考，則會因此而被取消考試資格，這為士兵帶來巨大的損失。如果在新兵入伍時，對新兵檔案管理過程中重視檔案的審核，那么將會避免此類問題的發生。

（2）新兵檔案管理為部隊管理工作提供支持。在對部隊的管理過程中，新兵檔案也起到一定的支持作用。例如，在對士兵的提干過程中，部隊會審閱士兵在入伍后的表現，作為提拔士兵的依據。如果檔案管理工作不到位，會為部隊的管理帶來許多負面影響。

3 新兵檔案管理存在的問題

目前，各級征兵主管部門對預定新兵的檔案管理工作都非常重視，管理工作比起以往有了較大的改善和提高，但是仍然存在一些問題，總結來看，主要有以下幾點：思想重視程度不高、入伍前材料填寫不規范、審核材料不細致及方案保管不正規。

3.1 思想重視程度不高

預定新兵的檔案材料主要由縣區征兵辦公室負責整理歸檔，主要來自于三個部門：一是醫院，二是派出所，三是學校。由于部分檔案管理干部的事業心和責任感不強，對新兵檔案的認識程度不高，認為檔案材料作用不大，只要在退役之后能夠找到一份好工作即可，因此在填寫材料時不夠認真、規范。同時由于標準不統一，檔案材料在收集過程中容易經常出現填寫不規范、信息不全面等現象，對新兵檔案管理工作造成非常大的阻礙。相關單位之間的溝通不到位，對檔案材料的思想重視程度不高，出現問題各單位之間互相推諉，為后期的檔案管理工作以及士兵退伍后的退伍安置埋下隱患。

3.2 入伍前材料填寫不規范

新兵在入伍前需要準備的檔案材料有以下內容：《應征公民體格檢查表》、《應征公民政治考核表》、《應征公民入伍批準書》、黨團材料以及學生檔案等。由于新兵入伍時間比較緊張，且需要準備的材料比較多，這樣便導致入伍前的新兵需要在各個部門之間奔波。在材料準備過程中，由于涉及到的部門比較多，一些部門如果不按照國家規定的程序進行，會導致士兵在入伍檔案中的個人信息與士兵的實際情況不相符的現象，或者出現各材料之間相關信息不一致的?F象。入伍前材料填寫不規范會為后續新兵檔案管理工作帶來許多麻煩和挑戰，也會為部隊的管理工作和士兵自身帶來不便。

3.3 審核材料不細致

新兵入伍材料上交之后，部隊接兵干部需要對每一個新兵的檔案材料進行認真細致的審核。由于材料比較多，接兵干部在資料審核過程中一旦發生懈怠，沒有按照要求對新兵檔案材料進行認真的審核，很容易出現材料所填寫的內容，例如：姓名、出生日期、入黨入團時間發生錯誤或涂改問題以及檔案缺件問題。因此，要求檔案材料審核人員對待工作要認真負責，把好材料審核關。

3.4 檔案整理不規范

檔案管理人員應當對新兵檔案材料的真實性進行鑒定，使新兵檔案能夠真實地反映出士兵的真實情況。新兵檔案材料不能什么資料都存，要將那些有保存價值的真實資料進行保存?，F在由于檔案管理人員對新兵檔案缺乏鑒定意識，造成新兵檔案出現真、假資料同時存在的現象。對新兵檔案進行鑒定之后，需要對檔案進行整理。有的部門沒有嚴格遵循《士兵檔案管理規定》去做，導致新兵檔案的收集、書寫 、編目等工作不規范。

3.5 檔案保管不正規

在新兵訓練期間，一些單位為了更加方便地使用新兵檔案，將新兵檔案留在訓練中隊中，而沒有將新兵檔案上交到部隊檔案管理部門進行新兵檔案的統一管理。這種新兵檔案管理方法很容易造成新兵檔案材料的遺失，或者出現檔案隨意查閱、私自裝入檔案材料等問題。檔案的保管應由上級單位進行統一保管，防止出現新兵檔案材料的遺失或者篡改等問題，為新兵檔案管理工作帶來不便。

4 加強新兵檔案管理對策

加強新兵檔案管理工作需要各方的共同努力。針對目前新兵檔案管理中所存在的一些問題，從以下幾個角度提出相應的改善建議及對策。

一是把好培訓選拔關。將富有工作責任心并且具有一定經驗的人員安排到征兵辦公室，并加強對工作人員的培訓工作。各地征兵辦公室工作人員組織學習與軍隊檔案管理、兵役等相關的法律法規，提高對檔案管理工作的認識，增強自身的責任高和使命感。并通過對檔案管理的培訓學習，提高業務水平和業務能力，確保新兵檔案管理的工作質量。

二是嚴格建檔程序。要想提高檔案管理工作的質量，必須從源頭上把好關，嚴格建檔程序。（1）在征兵工作之初，保證對每一個士兵都進行登記建檔，使每一個應征對象都在管理范圍之中。（2）對體檢應征對象重點建檔，全程跟蹤，保證檔案的連續性和完整性。（3）對于體檢和政審都合格的人員，及時收集好他們的資料，并且整理注冊之后錄入數據庫。（4）對檔案材料的真實性進行嚴格審核，確保檔案材料全部真實有效。

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信息技術融入到社會企業檔案管理系統中，是顯示時展與進步的一個重要指標。但是互聯網本身作為一個網絡用戶交流體驗平臺，是開放式的交流系統，本身的安全防護系統很薄弱，對現有的互聯網威脅很難起到根除的作用，所以需要社會企業檔案管理方面進行網絡防護與監督?；ヂ摼W的網絡協議在設計時的目的只是為了進行更方便的用戶體驗，而對互聯網本身的安全方面考慮不全面。隨著網絡技術的快速發展，網絡協議的漏洞也隨之顯現出來，互聯網的用戶急劇增加，導致對互聯網用戶本身的身份難以確定，逐漸暴露的漏洞使得一些黑客與不法分子對網絡信息進行竊取與攻擊，導致互聯網的信息丟失，嚴重的還造成了經濟損失。

1.2社會企業本身的檔案管理系統存在不健全的問題

在我國社會企業的檔案管理體系中，檔案管理人員不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作只是抄寫信息的簡單工作，導致社會企業檔案的安全制度混亂，社會企業對于檔案管理人員的防護意識也沒有進行十足的培訓，管理人員對檔案安全意識的淡薄造成了在社會企業在檔案管理上出現了問題，進而引發一系列嚴重的問題。在我國社會企業中檔案管理出現制度方面的問題主要有兩點，一是檔案安全管理體系不健全，就算安全防護技術過硬，如果企業缺乏對檔案的防護制度，那樣的檔案管理依然是有問題的。二是對社會企業下屬檔案員工缺少安全意識的教育，每家社會企業的檔案庫都是珍貴的資料，要注意在員工工作的過程中，定期進行員工的檔案安全意識教育，保證社會企業的檔案安全性。

2.探究加強檔案管理及檔案使用過程中的保護手段

2.1要強化社會企業網絡檔案庫的安全防護技術與檔案人員的防護意識

現如今我國的社會企業基本上統一使用網絡檔案存儲系統，所以要求檔案管理人員的技術水平過硬，對信息的防護意識過硬。強化安全意識一直以來都是安全建設數據庫的重要手段與步驟，社會企業的檔案數據庫記錄著社會企業的經濟及人員記錄，以及各種各樣的檔案卷宗，強大有力的網絡安全防護技術是保護網絡社會企業檔案庫的重要手段，但是也需要檔案管理人員具有敏銳的安全意識來配合使用，所以社會企業應該對下屬的檔案管理人員進行定期的安全意識培訓工作，提高社會企業管理人員的安全意識，最大程度的保護社會企業的檔案系統健全。

2.2完善社會企業的檔案庫系統與檔案庫保護系統

社會企業利用信息技術進行檔案管理，是檔案管理工作的一大進步，大大減輕了檔案管理員的工作量，數據庫一旦成型，對社會企業來說是永久性的好處，所以保護數據庫信息的實時更新是很重要的，需要逐步完善檔案數據庫的檔案，并對其進行防護與加密，并利用網絡安全防護技術來進行檔案庫的安全防護。反毒防火墻技術，這是在網絡安全最常用的防護系統，社會企業要定時定期對檔案庫系統內部進行病毒掃描與查殺，安全管理人員對可能出現病毒的軟件進行清理與刪除，避免病毒對社會企業檔案庫系統內部的信息造成破壞，保證社會企業的數據庫長久安全。還有防火墻系統，這是真正將社會企業數據庫系統與外部互聯網分割的網關，是防范黑客攻擊的重要手段，能夠時刻監控越過防火墻的不法用戶，可以說反毒與防火墻技術是保護社會企業檔案核心系統的重要技術，安全管理人員要時刻注意其正常運轉情況，保證社會企業檔案庫系統的完好。

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（一）電子文件：電子文件又可以被稱之為數字文件，具體指的是由電子計算機計算和生成的一種電子信息，其主要用二進制的數位進行記錄和保存。電子文件與安全管理相關的特性主要具有以下幾點，首先，電子文件信息與保存的載體具有相分離性，這是影響電子文件安全管理的最基本的特性;其次，電子文件的信息是數據化的顯示形式;最后，電子文件對于電子設備有著嚴重的依賴性，離開了相應的設備，這些電子信息就會變得無法使用。

（二）電子檔案：電子檔案的定義方式有很多，但是業界對于其統一的認識基本達成一致，指的是那些保存在電子計算機內的用作檔案保管的電子文件的統稱。

二、影響電子檔案安全性的相關因素

（一）自然因素。各種自然的不可抗因素是影響電子檔案安全性主要自然因素。例如水災、地震、臺風等這些自然因素能夠直接的影響電子檔案的安全。而風、雪、雷雨等自然因素會影響電子檔案的濕度溫度的變化等，使得電子檔案的光盤或者是其他載體變質或者是消磁，進而使得電子檔案的安全性受到嚴重的影響甚至是遭到破壞。

（二）環境因素。電子檔案的安全管理離不開環境因素的穩定，這里所指的環境具體包括硬件的環境和軟件的環境。硬件的環境指的是保存電子檔案的載體、相應的網絡共享聯系等，而軟件環境則包括一個國家的政治、經濟、文化等方面的環境。只有當二者的環境達到穩定狀態，才能有效的保證電子檔案的安全性。

（三）人為因素。電子檔案安全管理的人為因素主要包括人為的蓄意破壞、人為的管理疏忽和人為的不當操作。這三類人為因素都能夠使得電子檔案的安全性受到影響甚至是遭到破壞。

三、電子檔案風險管理的必要性

（一）信息技術存在巨大的安全風險?，F如今，電子計算機的廣泛使用很大程度上改變了人們的生產生活方式。但是由于人們過分的依賴這些電子設備也使得人們的生活存在著很大的風險，這個對于電子檔案的安全管理也不例外。計算機系統的軟硬件系統的不斷更新升級，也在一定程度上加大了電子檔案安全管理的風險性。

（二）電子檔案的特性使得其容易產生風險。電子檔案與傳統的檔案相比具有很大的優勢，但是電子檔案其也存在著一些新型風險模式。例如，電子檔案具有真實性受損或者是具有不可讀取性的一些新型的風險，這種風險并不是傳統風險的疊加，而是風險的擴大化。因此，這充分說明電子檔案其實就是一把雙刃劍，在給檔案管理帶來便利的同時，也給檔案的安全管理帶來了不少的風險性。

四、電子檔案管理過程中的風險控制措施

（一）在電子檔案管理過程中進行有效的風險規避，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案管理的過程中，首先應該建立起一整套的風險規避制度來進行相應的風險防范。例如，管理人員可以制定一項要求所有的IT系統都必須使用密碼的一個制度來進行風險的規避;其次，在進行電子檔案管理的過程中，還應該對管理人員實施有效的培訓和教育，讓他們在以后的工作中有意識的進行風險的規避;再次，還應該加強對于技術的開發和應用。通過制定更新的技術規范來確保風險的減少;最后，要實施相應的安全控制防護，安全控制防護的有效使用，能夠有效的將系統漏洞或者是黑客的攻擊的可能性降到最低。

（二）在電子檔案管理過程中進行有效的風險轉移，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案安全管理過程中，進行有效的風險轉移也是一種極其有效的方式之一。風險轉移就是檔案安全管理過程中管理人員試圖使用一切的手段將各種威脅轉移到其他的方面或者其他的過程。這樣的風險轉移方式主要通過重新考慮提供服務、修改相應的裝配模式、為重要的電子檔案購買保險等，旨在通過這些方式有效的將風險進行轉移，保證電子檔案的安全，減少相應的風險。

（三）在電子檔案管理過程中進行有效的風險緩解，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案管理的過程中，風險可以采取規避或者轉移的方式，對于那些既不能規避也不能轉移的風險可以采取一定的風險緩解的方式。這種緩解方式主要是采取事前和事后措施。事前措施指的是在損失發生前采取一定的措施，減少損失的發生。事后措施指的是在損失發生后集中精力減輕緊急情況帶來的損失，以此降低風險帶來的各類損失。

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摘要：干部人事檔案是記錄干部成長的重要史料，確保干部檔案信息客觀、準確、齊整是干部檔案工作人員整理檔案工作的重點。而近年來，我們在整理干部檔案的過程中過分追求檔案的整齊、美觀，過多地進行“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”，從而導致對檔案的破壞性巨大。如何才能既保持檔案的美觀大方，又不傷害檔案材料的原始性，是值得我們思考的重點問題。

關鍵詞 ：干部檔案；裁剪；目錄；整理時間；公開

DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063

中圖分類號：G962文獻標識碼：A文章編號：1671—1580（2015）02—0144—02

收稿日期：2014—09—25

作者簡介：張衛軍（1981— ），男，江蘇南通人。南京藝術學院人事處，助理研究員，博士研究生，研究方向：人事檔案管理。

干部檔案是組織人事等有關部門按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、任用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。因此，管理好人事檔案，確保檔案內容的客觀、準確、真實就起著至關重要的作用。

一、檔案該如何整理

近年來，不少組織人事部門按照上級的要求，紛紛將使用多年的檔案袋更新換代成檔案盒，所有檔案材料必須統一裁剪成固定尺寸。檔案統一尺寸有其自身的優點，所有材料標準統一，配以目錄和封面，宛如漂亮的書籍，排列整齊，美觀大方，賞心悅目。而為了追求整齊劃一的效果，必須對檔案進行“修飾”，主要包括“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”等五種做法。“裁”，檔案紙張超過規定尺寸的標準要裁切；“補”，紙張小于規定尺寸的，要補大；“拆”，原有裝訂好的要拆開；“托”，原有檔案紙張太薄的要附紙襯托；“折”，檔案紙張超過標準而又無法裁剪的只能折。不過，這些都是其外在的表現形式，萬物存在都有其自身的價值，檔案也不例外。檔案作為一種文件材料，有其自身的特殊性，它是歷史性、真實性、科學性的集合。保存好檔案是一件非常重要而有意義的事情，而近年來對檔案的整理提出了新的要求，所有檔案一律統一標準，統一尺寸、統一打孔、統一裝訂、統一裝盒，而檔案的整齊劃一往往是以犧牲檔案的原始性為前提的。所有檔案的大小是固定的，而“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”對檔案造成的損傷非常大，原始檔案的材料一經剪切、拆粘、補邊、襯紙、折疊，檔案材料的真實性和可靠性便大大降低，“原汁原味”沒了，檔案存在的價值就隨之消失了。檔案的整理是必須的，但是，為了片面追求檔案的美觀和整齊劃一而犧牲檔案的珍貴價值是不科學的，也是不可取的。

二、檔案中要不要加目錄

檔案是一系列珍貴史料的集合，將檔案材料統一排序、編排目錄后可以給人清楚明了的感覺，也為我們查閱資料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目錄存在的弊端也是很明顯的。做一份漂亮的檔案目錄所需耗費的時間相當長。正常情況下，一本干部的檔案材料從分類到編碼，再到錄入、裝訂，至少需要4個小時的時間，每所高校以新進50份檔案計算，每年人事部門光花在編排目錄上的時間就是200個小時，每天按6個小時計算，就是33天。而根據每兩年歸檔一次的要求，每兩年所有人員的檔案就得重新更新，以1000份檔案為例，每份檔案花費一個小時，平均一年就需要500個小時，每天按6個小時計算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在錄入目錄上，而按照一年大約250個工作日計算，約有46%的時間花在錄入使用效率不高的目錄上，而在高校，去除寒暑假，這一比例竟達到58%，接近6成?？上攵?，錄入目錄幾乎占據了檔案管理員絕大部分的工作時間，而由此產生的效率和價值卻微乎其微。

三、檔案的負重問題

隨著年代的遞增，干部檔案中的材料會逐年增加，干部檔案有時也會“不堪重負”。最明顯的就是人事干部的年度考核表以及工資變動審批表，年度考核表每年一份，每年3～4張紙，以工作30年計算，就是120頁左右；工資變動審批表每年至少一張，就有30張；再加上專業技術職務評審表，動輒20多頁，評3次就有60多頁，僅這3項加起來就差不多有200多頁，足有一本書的厚度。這還不算每年新添加的其他材料，這3項信息也僅僅是提供干部年度考核、工資和職稱變化的信息，而為了儲存這3項信息，卻要保存200多頁紙張一輩子，多少有點“不劃算”。檔案盒不是個儲物箱，對所有東西來者不拒，檔案管理人員首先要學會甄別，其次要學會變通。像年度考核表除了記錄年度考核結果外，還記錄了一個人一年的工作總結，有存儲的價值，那就應該精簡紙張內容，采用雙面印刷，這樣既可節省空間，又清楚明白。專業技術職務評審表也是一樣，能簡化就簡化。而工資表僅僅是記錄工資的變化，并無其他價值，像這一類材料，完全可以做一張登記表，把每年變化的信息登記在案即可，30年的變化一兩頁紙就可以記錄下來，這樣既保持了考核、工資變動表原有的本質含義，符合檔案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作變動情況，又節省了很大的人力、物力，大大減輕了檔案的負擔。

四、人事檔案能否對本人公開

在我國，人事檔案是個神秘的東西，人人都有，卻人人都見不著。至于為何如此神秘，卻沒人能解釋清楚，說得明白，唯一的解釋就是上級的規定、法律的規定。根據材料形成的主體，可以將材料分成如下幾類：第一類是來源于當事人；第二類是來源于當事人和材料形成的主管部門，這些材料是當事人填寫、主管部門審核鑒定的，主管部門有鑒定的結論或鑒定的結果；第三類是上級或組織部門直接形成的材料，這一類材料的形成往往是當事人不曾了解的，也是檔案中最神秘的部分。而要公開檔案，問題主要集中在第二類和第三類材料上。第一類材料是由當事人填寫的，本身沒有秘密可言。而針對第二類由個人填寫、主管部門鑒定的材料，早在20世紀七八十年代，國家就有明確的規定，凡是組織上鑒定的材料，組織在鑒定完給出明確結論后，必須交由當事人簽字確認，當事人審閱后簽字確認，再交組織存入個人檔案，當事人沒有簽字或拒絕簽字的材料，組織部門是不能私自存入本人檔案的。因此，對行為的結果是有預知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是當事人所不知情的，也就是第三類材料。比如，干部考察材料、政審材料，這一類材料往往都是組織部門形成的，具有一定的保密性和嚴肅性，一旦公開，有可能會給當事人或者組織造成不良的影響。但是，從另外一個角度來說，為了干部的長遠發展，組織考察干部的信息也應該向當事人予以通報，組織獲得綜合反映干部表現的材料，如能及時向當事人通報，將能起到很好的激勵和監督作用。群眾反映好的，可以繼續加強；群眾反映不好的，應該及時予以改正，而不是不聞不問，任其發展，這不是正確的組織原則。因此，從這個角度來說，這類信息不是不能公開，而是可以以適當的形式、適當的方式公開，這既有利于干部的成長，同時，也實現了組織考察干部的價值和意義。

人事檔案作為一個特殊的東西，有其自身的特殊性，其價值不在于本身包裝得有多么漂亮、多么美觀，而是其原始的真實性、可靠性，其存在的價值就在于此。如果片面地追求檔案的美觀性，加強包裝，而忽視對檔案材料本身的要求，則毫無意義可言。當然，我們也不能因噎廢食，對檔案“不修邊幅”，而應在保證檔案原始真實、準確、可靠的基礎上，及時對檔案的材料進行整理。總之，一切工作都要圍繞檔案本身來開展，一切以檔案的價值為中心，任何離開檔案本身價值的形式主義的事情都要及時予以制止，從而保證以有限的時間和精力創造出最大的價值。

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參考文獻］

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