合同審批及管理流程匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇合同審批及管理流程范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1 實施背景及目標

合同作為經營管理的手段，是企業與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業生產經營保駕護航是本文研究的重點。

2 傳統合同管理中存在的問題

培養專業的法律人才隊伍，健全法律規章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：

2.1 合同履行監控情況難以掌控

傳統的合同管理模式更側重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環節，難以真正實現對合同全生命周期的管理。

2.2 風險管控能力有待提升

風險管控是合同管理的重要內容，如何確保合同文本內容的規范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。

2.3 查閱、統計不便利

金額、對方供應商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。

3 解決對策

基于以上現狀及問題，企業可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業務管控模式通過信息化系統進行固化。實現對合同規范、標準的統一管理。詳細功能模塊如下：

3.1 合同審批表模塊

合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業務審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內容進行突出展現，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內容。

合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業務大類、合同業務小類、合同主要內容、風險提示、審核規范、審核職責規范等；

合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。

對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。

簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。

3.2 合同審批流程模塊

合同審批流。主要是將合同審批業務流程固化在系統中，實現電子審批。主要流程包括：合同審批、授權、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。

3.3 合同統計查詢模塊

支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。

提供多維度報表查詢及統計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統計報表、結算合同報表等。用戶通過在系統中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統可快速、直觀、精準展示統計結果。

3.4 合同履行監控模塊

從相關財務系統中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關業務用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統定期向相關業務部門發送合同履行監控單，請業務部門主動報送各合同執行情況并通過電子流程流轉到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應措施，防患于未然。

3.5 合同檔案管理模塊

對于已經審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質合同歸檔規則，系統建立相應的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統會給申請人賦予查看相應借閱合同的權限。

3.6 多系統協作辦公模塊

通過打通與手機辦公、財務報賬平臺、文檔安全等系統接口，實現各系統基礎數據的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：

3.6.1 與短信平臺接口

當審核人收到待審批合同時，系統會促發短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業要求的處理時限后，系統會自動發送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。

3.6.2 與文檔外發系統接口

合同審批完成后，系統自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內部流程后，被對方主體惡意篡改。

3.6.3 與財務報賬系統接口

篇（2）

(一)預算申報流程

首先由申報預算科室向預算管理委員會提出申報，通過院辦公會議通過納入來年預算。由財務處預算管理員統一編制該項目的預算管理號，由申報科室項目經辦人就著預算管理員提供的預算管理號具體細化編制合同編號并報預算管理員備案。來年預算項目執行時，由項目經辦人執附有合同項目審批表的有關發票與合同到預算管理員處助登記審核。預算管理員此時要負責在審批表上登記預算號，預算總金額及該預算執行進度及已支付款項的金額和狀況。若發現該項目是非預算內或超預算的情況要退回材料并讓經辦科室人員重新申報預算。院領導和財務處長可通過該合同項目審批表的內容簽批項目資金是否予以執行。

(二)預算內項目合同審批流程

首先，申報科室要將預算內項目有關材料報備預算管理員編號，待編號完成后，由申報科室負責人簽字審批并轉交預算管理員填寫預算合同審批表，在這個過程中，我們可以實現細化管理以提高工作效率：預算管理員在填寫審批表時，可以按照資金總額的大小對合同進行分類，對于小于1000元的合同，可以直接交由財務處長進行審批，由出納部門出納；對于大于1000小于20000元的合同可以經過副院長審批之后交由財務處長完成出納過程；對于大于20000元的合同，就應該通過分管副院長、分管財務副院長、院長再到財務處長的完整程序完成審批，最后交由出納部門支付。

(三)預算支出審批流程

在建設好預算管理系統之后，預算支出審批流程如下：支出申請提出后，交由經辦人錄入支付事由存檔，經一線科室的經科主任護士長確認之后交由分管職能科審核，隨后，將原始單據提交財務可審核，由財務科對照預算管理系統匹配預算管理指標，再由系統匹配審批，待審批完成后打印審批單存根，然后付款，最后將預算管理系統中的預算內指標核減或追加預算外指標，完成支出審批。值得注意的是，預算外支出申請應先由預算管理系統審批完成之后，才能進入錄入支付事由的環節。

篇（3）

如果單就流程講流程，解決單個流程中的問題，永遠只能停留在操作層面，沒有挖掘潛在管理價值。因此。我們主張通過科學量化地分析流程，找出流程后蘊含的組織問題，績效問題，再結合內部高層討論(這時候高層參與流程討論才有價值)，對流程進行新設計，最后實現電網企業的內部自我推動，實現管理咨詢到流程管理的價值。

一　業務流程建模方法

要想科學量化分析目前管理流程，首先要搭建過程模型。過程建模用來描述組成流程過程的活動以及活動之間的連接，其主要目的是建立結構化模型元素及規范，使其能對復雜的流程結構與關系予以抽象表達，并通過所建模型對企業過程達成一致的理解，并為后續的實施步驟打下基礎。

事件過程鏈EPC(Event-Process Chains)模型借鑒了實體一關系(ER)模型和數據流圖(DFD)等模型方法，是唯一完全支持顧客的過程建模方法。每一個EPC模型構件可以描述為事件、過程，分支。等待。EEPC(Extended Event-Process Chains)是概念模型EPC的擴展，在EPC的基礎上考慮了與過程模型相關的動態因素，主要由5個基本元素組成：事件，過程。流。等待、分支。EEPC方法從顧客的角度，采用事件、過程、分支、等待4個元素來描述過程，能夠從時間上把握過程的特，性和進展情況，能夠清楚地對過程進行建模。EEPC支持以績效為基礎進行流程改造，同樣也是一種層次化的建模方法。EEPC方法不僅具有較強的模型化能力，而且還支持過程或等待發生劇變的能力，能夠表達不確定的信息，不僅能夠對過程進行靜態建模，而且還能夠進行動態建模，并且建立的模型可以方便地進行仿真分析。

目前比較成熟的其它可支持流程管理的建模工具主要還有：IDEF族方法(IDEFO、IDEF2、IDEF3)，RAD方法，Petri網，DFD方法等。幾種建模方法比較如表1。

結合電網企業的實際情況，我們選擇了EEPC建模方法。在構建模型之后，運用ARIS軟件進行分析。ARIS(Architecture of Integrated Information Systems)是德國薩爾(Saarbruken)大學企業管理研究所與IDS公司于1985年研發出來的一套軟件，其思路是從“整合”的概念出發，將企業內部所有流程做全方位的描述，并滿足流程分析、流程規劃與控制、工作流程控制和應用系統分析多層次的需要。

二　績效評價準則和優化思路

我們選用三個指標作為績效評價標準：崗位的利用率，任務延遲時間和周期時間。

崗位包括一個或多個執行同一任務的工作者，每個崗位的利用率取決于它的工作量和工作能力之比。崗位的工作能力與工作者的數量和工作時間成正比。流程優化中，利用率低的崗位將增加工作負荷或將其余能力轉移到過載的崗位。

任務延遲時間等于移動到崗位和等待處理的時間之和。如果工作任務是通過OAK等舒暢的網絡形式移交的，我們認為移動到崗位的時間和距離均為0。進行流程優化時，各崗位的延遲時間將盡可能極小化，因為它直接影響到總體工作效率。

周期時間是指任務通過整個工作流程所花費的時間總量，它是我們設計流程的主要依據。為提高工作效率，周期時間(而非處理時間)應當盡可能縮短。

過程中較少考慮到成本而側重評估風險防范，因為我們認為電網企業首先是一個風險規避型的企業，它的流程優化是建立在保證電網安全基礎上的工作效率的提高。

同時，我們提出一套與電網企業和特定的過程模型化技術相適應的流程優化準則：

(1)減少過程數量。較多的過程數量常常產生頻繁的等待時間，并增加任務的移動次數和總周期時間。因此，通過消除不必要的過程，減少過程數量將縮短周期時間。

(2)將過程轉換為事件。當過程不能消除時，下一個最好的減少周期時間的辦法是將其轉換為事件。這一準則的中心思想是要縮短任務的加工和處理時間，使過程和事件并行化。只要有可能，最好使過程和事件并行完成。使任務移動距離極小化。若任務往返運動多次，不僅容易增加出錯，而且易引起推卸責任等情況，也增加追究成本。

(3)避免過載。如果崗位的利用率過高，可能會影響任務的等待時間。但是崗位的利用率過低，也是資源的浪費，造成崗位忙閑不均。因此需要將過載或負荷不足的崗位的工作調整到合適的水平。

(4)信息系統可以據以上分析為改進依據，進而將手工操作信息化，將業務流程制度固化到信息系統中。責任清晰，誰簽字，誰負責。清楚定義流程經過的部門、崗位職責，績效，界限，以及客觀需要的時間。

三　在電網企業優化合同審批流程中的應用

某供電局所有合同審批都要經過OAK合同審批系統，2006年全局共處理市局合同審批3500份、區局合同審批2466份。

(一)合同審批流程現狀分析

通過廣泛深八的調研，搭建了EEPC流程圖(圖太大，省略)之后，我們將工作量、崗位人數。平均處理時間等參數輸入軟件，進行了運算。

表2為合同審批流程各環節的主要參與部門處理情況。

ARIS系統仿真模擬處理合同結果見表3。

表4為合同審批各環節時間。

從流程上，區局合同比市局合同要多走一個來回，因為它需要首先在區局內部審批完成，再到市局和市局合同一樣審批一圈。區局合同審批流程各環節的主要參考部門見表5。

通過對區局合同有效樣本的統計分析，我們得到區局合同審批各環節的平均時間(見表6)。

根據模擬運算的結果，我們發現存在的主要問題：

(1)等待時間過長。

其原因包括：

1)各個審批環節不能并行地同時進行審批處理，而是完成一個環節后才能開始下一個環節；由于OAK合同審批系統的原因，各個環節通過不能直接進入下一個環節，而必須在系統上重新點回到合同起草人，再由合同起草人點到下一個審批環節，額外增加的合同起草人環節造成了延誤；

2)由于OAK合同審批系統未針對各個環節設置有效的時限(雖然規定每個環節不超過2天)，也未能依據時限對合同審批人進行提醒，同時沒有相關的績效考核措施，也是造成合同審批時間較長的原因之一；

3)另外，由于局領導的出差時間較多，而且缺乏補位的機制，也造成合同在該環節的一些延誤。

(2)合同審批流程單一，進行分類處理不足。幾乎所有的市局合同審批流程都是統一的模式和環節，很少根據合同類型、合同金額等不同情況進行分級或授權處理。因此幾千元的合同與幾百萬元的合同，審批環節和時間差別很小(除了屬于局長審批權限的增加市局局長審批環節外)；有些類型的合同，如物流中心的招標采購買賣合同，雖然在制作合同之前，采購環節已經過多次審批流程，但合同審批環節仍是同樣的處理；同時，整個流程都是采用事前審批的方式，沒有采用事后知會或同時監控的方式。

(3)有些環節負擔過重。

1)物流中心作為合同承辦部門，2006年處理了43％、超過1500份合同，平均每個月超過120份，最忙月可超過240份，都必須經過物流中心主任(1人)處理，最忙月平均每天要處理超過20份合同；

2)生技部作為相關業務部門，2006年3位部門領導審批了52％、超過2200份的市局合同，最忙月平均每人每天處理超過6份市局合同：

3)主管局領導審批環節，某主管局領導要審批63％的市局合同，平均每天要審批12份合同。

(4)市局合同中的物流合同，相對其他合同會感覺時間更長(雖然在OAK的審批環節與其他合同沒有區別)。主要是因為：在制作合同之前要簽訂技術協議書，這個階段時間也比較長；增加了合同錄入環節；由于技術的原因，從V6物流系統與OAK合同審批系統之間的傳送存在一定的延時。

(5)區局合同要經過區局、市局共13個審批環節，并因各區局與市局服務器的技術原因不能直接系統傳輸合同，使審批時間更長。

(二)優化后的合同審批流程

根據分析的原因。我們提出一系列改進建議并再次做了模擬運算。

(1)相關業務部門、財務部，市場部3個審批環節并行處理；

(2)上一環節審批通過直接進入下一環節，不需經合同起草人轉交：

(3)一定金額內的物流合同，其中采購的物資型號、價格、數量等內容在物流合同制作前的物資采購結果環節中已確定，而采購結果已經過物流中心、相關業務主管部門、主管局領導和局長審批的，合同審批環節相關業務主管部門、主管局領導和局長不再審批。由財務部和法律主管部門管理部審核合同中的采購物資內容及金額與采購結果、預算審批結果是否一致，附件資料是否完整，如發現有超概算或其他問題時再交相關業務部門、局領導審批處理：

(4)如果廠家設備材料的技術標準不低于局技術標準，廠家的技術標準作為合同的一個組成部分，不另外簽訂技術協議書，只有低于局技術要求的才需要簽訂技術協議書；

（5)省公司集中采購的物資合同，物流中心審核物資內容，交財務部審核是否超資金預算，若預算內則交合同管理部門法律專責審核后直接簽訂；

(6)一定金額內的設計、施工、監理合同，以招標形式確定設計，施工。監理單位與實施費用等內容，并由相關業務部門和局領導對招標結果進行審批的，合同審批時不再經過相關業務部門與局領導環節。財務部、法律主管部門審核合同內容和事先的招標結果是否一致，附件資料是否完整等，如發現有超概算或其他問題時再交相關業務部門，局領導審批處理：

(7)區局已經過財務分部、市場分部法律專責環節審批的合同，減少市局財務部、法律主管部門審批環節；

(8)金額小于或等于人民幣20萬元的合同(除涉及房屋、土地、重大資產變更等的特殊合同外)，在區局層面完成合同審批流程而不再經過市局；

(9)金額超過人民幣20萬元的合同以及特殊合同，則在區局相關業務部門、財務分部、市場分部并行審批通過后，經區局局領導審批后進入市局業務主管部門審批流程。

篇（4）

【關鍵詞】電子采購 企業 B/S體系結構 設計與實現

1 引言

伴隨著互聯網技術和信息技術的迅猛發展，全球經濟運轉方式和流通方式產生了巨大變化，企業的采購模式也從傳統的不透明模式逐漸向著電子商務模式不斷發展。就我國企業而言，電子商務已經被越來越多的企業所運用，并且以其反應迅速、協同方便的特點也逐漸被企業所認可。下面我們嘗試對電子采購系統的實現方法做以探討和論述。

2 需求分析

通常，企業的采購管理流程都要經過供應商準入、采購實施、合同執行、合作評價等四個階段，供應商準入階段對供應商進行初始核查，確定潛在的合作對象，合同實施階段匯總采購需求，并開展相關招標采購工作，確定最終合作廠家，合同執行階段按合同條款及時發貨驗貨，合作評價階段對供應商合作情況進行全方位評估，確定供應商等級，篩除不合格供應商。這四個階段形成對供應商的閉環管理，每實施一次采購流程都會對供應商名錄進行一次優化，使得采購工作質量呈現螺旋式上升，從而實現采購效益和效率的持續優化。

供應商準入階段：分析潛在合作供應商，并對供應商進行初步調查，分析廠家實力，將合格供應商列入準入供應商名錄。

采購實施階段：包括采購申請、招投標、采購評審、合同審批等環節。其中采購申請環節由公司內各部門提交采購需求，通過審核的需求提交到采購實施部門，實施部門匯總需求，并根據情況確定采購方式，之后開展相關招投標工作，確定合作對象后，需要將相關評標結果總結上報。最后中標通知書，確定合同條款，開展各項簽約工作。

合同執行階段：供應商發貨，公司收貨人員收貨，并對貨物進行驗收。

合作評價階段：在合作過程中，對供應商進行全方位評估，既有合作過程中的實時客觀評價，也有合作后的主觀評價，從而得出供應商的準確評分，確定供應商的合作等級，便于以后采購工作的持續改進。

3 系統實現方案

基于以上需求分析，我們設計了一套電子采購系統，包括供應商門戶系統和采購管理平臺兩個子系統，具體又可以劃分為供應商管理、采購申請、電子招投標、采購評審、合同審批、合同履行監控、供應商評估等幾個子模塊。系統采取B/S架構，網絡結構大致如圖1所示。

其中供應商門戶系統服務器提供供應商門戶網站服務，是供應商與企業之間進行溝通的橋梁；采購管理平臺服務器提供企業內部的采購管理網站服務，是一個規范采購工作的強有力工具，各服務器可以進行橫向擴展。

3.1 供應商管理

系統具備供應商管理功能。系統建立供應商檔案庫，在供應商門戶網站提供調查問卷，搜集供應商企業信息、產品等信息，審核通過后進入供應商名錄，這些信息也是供應商的身份信息，將貫穿與系統的各個功能模塊。

3.2 采購申請

系統具備采購申請功能。采購申請是采購實施工作的起始流程，從這里開始，將會為采購事務分配唯一的采購事務ID，其后緊跟的招投標、采購評審、合同審批、合同履行監控等流程，和采購申請一起通過采購事務ID關聯為一個大的采購事務，通過該事務ID可以查詢到整個采購事務的處理狀況，例如處理到哪個階段，進展如何。

系統提供采購方式確定功能。采購申請流程結束后會流轉到采購部門確定采購方式，例如比選、招投標等采購方式，考慮到這些操作和采購申請流程的關系比較緊密，可與采購申請流程合并為一個流程執行。

系統從采購申請開始將涉及到大量的電子審批流程，為了提升審批流程的可維護性，審批模塊可以應用工作流引擎。工作流引擎可提供流程邏輯的定義方法，以及根據流程邏輯來調度業務對象的功能。這能使我們避免在代碼中硬編碼，因為硬編碼難于理解和復用，并且非常容易受到需求變化的影響，維護起來極其困難。

工作流引擎負責在各環節中傳遞流程信息，并在信息到達某個環節后，給相關責任人分配任務（比如“審批”任務）。工作流引擎的應用步驟：

3.2.1 定義流程

應用流程定義語言定義流程規則，得到流程定義（ProcessDefinition）文件（例如，把媒體審批流程定義出來）

3.2.2 部署流程

將流程定義文件部署到工作流引擎服務器中，引擎會分析定義文件并記錄到數據庫中。

3.2.3 執行流程

根據流程定義的規則，針對具體業務對象進行調度。例如：張三創建了一個媒體審批流程，現在就把這個審批單對象交給引擎來進行調度（在各審批人之間進行調度）。引擎將會啟動一個流程實例（ProcessInstance）來調度每個具體的業務對象。

3.2.4 電子招投標

系統提供電子招投標功能。招標管理人員可以針對采購需求信息發起電子招投標流程，通過系統將招標文件發放到供應商門戶系統中，供應商在線購買標書，編制好標書后在門戶系統上傳標書及報價，開標后，評標人員在系統中即可查看各家標書情況，方便開展各項評標工作。

3.2.5 采購評審

系統提供采購評審功能。系統提供采購評審電子流程，采購主管可以針對招標信息發起采購評審流程，填寫評審單，提交評審總結資料，并按照指定流程提交到各位評審人員以及領導處進行審批，審批結束后可以開始合同審批流程。

3.2.6 合同審批

系統提供合同審批功能。系統提供合同審批電子流程，采購主管可以針對采購評審單發起采購評審流程，填寫合同審批單，提交電子合同，并按照指定流程提交到各位評審人員以及領導處進行審批，審批結束后即會進入合同履行流程。

3.2.7 合同履行監控

系統提供合同履行監控功能。系統針對合同類型提供不同的合同監控流程，對貨物到貨情況、驗貨情況進行實時記錄，例如實物類合同，將交由收貨人填寫到貨時間、到貨質量、貨物包裝情況，而對于服務類合同，則需要填寫施工準備情況、施工現場情況、組織協調情況等等，為了方便評分統計，將這些信息組織成選擇題方式，按比例分配分值。每當提交完成一份收貨單或驗收單，系統即會自動統計評分作為客觀評分記錄入供應商檔案庫中。

3.2.8 供應商評估

系統提供供應商評估功能。系統提供供應商360°評分功能，采購人員、財務人員、收驗貨人員、實施人員、使用維護人員等會對合作供應商進行評價，從而得出主觀評價。匯總供應商的客觀評分以及主觀評分可以得出供應商的總評分，基于此對供應商進行評級，從而控制供應商的準入資格。

4 結束語

無論是在電子采購技術的成熟度上，還是在企業采購管理模式的改造方面，電子采購在企業中的應用都是一個全新的課題。它不僅僅完成采購行為，而且利用信息和網絡技術對采購流程的各個環節進行管理，有效的整合企業資源，幫助供求雙方降低成本，提高了企業的核心競爭力。

作者簡介

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中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）33-0094-02

隨著計算機技術的發展，及人們對生活質量需求的提高，許多辦公軟件應運而生，由于不同的公司工作流程的差異，出現了定制軟件。產業系統是根據特定企業的合同審批流程專門定制的一款辦公軟件，軟件的許多功能的操作流程模擬了真實工作中用戶的管理模式，節省了操作培訓流程，提高了工作效率。

1 系統需求分析

為了滿足生產經營管理相關工作人員的工作要求，提高在生產經營管理工作中的工作效率，系統主要實現如下幾個功能如圖表1所示：

1.1 系統管理

系統管理的功能是提供基礎配置功能，包括權限管理、角色管理、組織部門管理、用戶管理

1）權限管理：以一個基本的業務操作為權限單位，提供對權限的增、刪、改操作界面。

2）角色管理：每個角色由一組權限組成，根據不同職能部門的工作的內容，分別配置角色，方便對用戶進行權限的分配。系統主要有如下幾類角色：系統管理員、部門合同管理員、部門項目管理員、部門一般人員、部門領導、產業處合同管理員、產業處生產管理員、辦公室領導、所領導。

3）組織部門管理：因為不同的組織部門的業務操作不同，系統展示給不同部門用戶的數據是不同的，主要是數據范圍和數據類型的不同。

4）用戶管理：配置用戶的基本信息，明確用戶的組織部門，為用戶分配角色和權限。

1.2 工作臺

將生a經營活動中最主要的操作流程抽取出來，簡化工作人員的操作流程，幫助用戶快速的處理待辦事情。這個模塊由統計模塊、合同審批模塊、項目審批模塊、經費管理模塊組成。

1）統計模塊：統計從年初到當前時間，各個部門在生產經營活動過程中的收支情況，方便用戶快捷、直觀的了解當年工作指標的完成情況。

2）合同審批模塊：提示亟待用戶解決的合同相關事件，以及快速查詢和用戶相關的合同的處理狀態。

3）項目審批模塊：提示亟待用戶解決的項目相關事件，方便用戶快速的了解相關項目處理的狀態。

4）經營管理模塊：為用戶提供一個快速的收支申請入口，查看收支申請狀態。

1.3 合同管理

在生產經營活動中，合同從新增到審批通過會經過多個狀態的變化，狀態分別為：新增、結束、變更、草稿、待提交、待分發、待審批、審批中、審核退改、審批通過、審批未通過、執行中、已完結這幾個狀態。系統應能以列表的方式展現各個狀態的合同情況，同時預示用戶接下來要做哪些操作或者提示用戶有哪些事情亟待解決。

1.4 項目管理

根據項目審批流程中各個操作環節的不同，系統應分別實現各個操作環節。環節包括：新增、結束、調整、待提交、待分發、待審批、審批中、審核退改、審批通過、審批未通過、執行中、已完工。通過系統界面中的標示，提示待解決事件和項目狀態。

1.5 經營簡報管理

將財務部門所提供的數據按月錄入系統中。自動計算出經營簡報所需要的數據，并生成月度和季度經營簡報。

1.6 績效考核管理

提供年度、季度工作指標管理功能，系統根據各部門在規定的時間內任務的完成情況及年度完成指標，計算出各部門的生產利潤和績效完成情況，并生成績效報表。

1.7 報表統計

根據部門、合同類型和合同狀態統計出銷售合同個數、采購合同個數、合同金額、生效合同額、匯款金額等，并以圖表的方式展示統計結果。

2 系統設計

基于Web的產業管理信息系統主要采用B/S的三層架構如圖2，即表現層、業務邏輯層、數據訪問層。JAVA語言編寫，Tomcat作為服務器，MySql作為數據庫存儲。

3 系統實現及技術

系統采用jquery，JsViews和JsRender模板框架實現展現層，采用Hibernate做為數據庫的基本框架實現應用層與數據層的交互。

3.1 jquery

jQuery是一個快速、簡潔的JavaScript框架，它封裝JavaScript常用的功能代碼，提供一種簡便的JavaScript設計模式，優化HTML文檔操作、事件處理、動畫設計和Ajax交互。

3.2 JsViews

JsViews是基于JsRender并具有動態綁定功能的模板，兼具MVVM的特性和JavaScript的特性，使JsRender模板更加快捷和簡單。

3.3 JsRender

JsRender是一款基于jQuery的JavaScript模版引擎，為高性能的、純粹基于字符串的呈現做了優化，并且不依賴于DOM或jQuery。在JsRender中，是通過調用方法render（）來渲染模板的，實現在Html文件中使用java script來輸出html模板的內容。

3.4 Hibernate

Hibernate是一個開放源代碼的對象關系映射框架，它對JDBC進行了非常輕量級的對象封裝，使得Java程序員可以隨心所欲的使用對象編程思維來操縱數據庫。 Hibernate可以應用在任何使用JDBC的場合，既可以在Java的客戶端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web應用中使用，最具革命意義的是，Hibernate可以在應用EJB的J2EE架構中取代CMP，完成數據持久化的重任。

3.6 系統功能界面

系統界面操作簡便，一目了然，視圖簡潔大方等特點如圖3。并且采用菜單界面驅動方式，給操作用戶帶來了極大的便利，對用戶友好。對鼠標和鍵盤單獨支持。

4 結束語

產業管理信息系統實現了生產經營工作電子化，為用戶提供了一個操作簡潔、動態交互、界面簡潔大方的產業管理網站，在實際的應用中，很大程度上的提高了用戶的工作效率，得到了用戶的一致好評。

篇（6）

1.1系統運行模式

在局域網內提供一臺數據庫服務器和一臺Web服務器。為了確保數據安全，兩臺服務器互為備份，在發生故障時候進行切換，確保系統正常運行。客戶端連接到服務器上進行操作，外網用戶通過VPN連接訪問。

1.2系統主要功能

(1)項目承攬信息錄入

根據項目來源不同，由經營人員填寫《工程項目承攬申請表》或《集團公司參加合作投標項目審批表》(二選一)，包括項目名稱、委托單位、主要內容等基本信息，系統自動生成編號，編號格式為:年度－流水號。承攬信息錄入時，為避免重復錄入信息，提供根據委托單位和項目名稱進行模糊匹配的功能，對于近似的信息進行提示，并由用戶判斷是否重復。項目承攬信息錄入完畢后，按照規定的流程進行審批，各環節處理人可以填寫處理意見，提交下一步或退回。同時提供項目承攬信息的瀏覽和查詢界面，可以把項目承攬信息導出為Word格式文檔，方便打印和歸檔。

(2)承攬合同簽訂及管理

項目承攬信息審批通過后，如果進行到簽訂合同環節，可以進行合同錄入和審批的操作。由經營人員填寫合同相關信息，然后根據預定義的流程進行審批。首先填寫相關內容，并發起蓋章申請，需要上傳《與產品有關要求評審記錄表》，形成掃描件上傳，作為蓋章申請表的附件(不強制上傳，未上傳的顯示為紅色進行標識)。完成此表的手續后，進行合同簽訂，對簽訂后的合同進行合同登記、合同編號等后續工作。并且可以對合同信息進行瀏覽、查詢、導出、打印等功能。

(3)合同收款管理

合同審批完成后，即建立合同臺帳信息，可以進行合同的收款信息錄入和統計功能。經營人員可以根據合同條款預錄入計劃收款的時間和金額，可用做收款提醒和與實際收款對比。當收到合同款之后，需要填寫收入分成簽認單，用來明確本次收款金額、預留金額、分成比率等內容，然后進行審批。在合同收款的時候，可以預留部分資金用作委外使用，在年底進行清算，若有剩余，可轉為當年的產值重新分配，或進入預留資金庫，供后繼的委外使用。

(4)委外合同簽訂及管理

委外合同管理用來對合同的委外部分進行錄入和審批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金額的限制下進行。申請委外合同之前，需要先填寫委外申請表，一般要先有承攬合同，再進行委外，但有時也可以先開展工作。根據項目性質不同，分為《公司管理項目委外申請表》和《分公司自攬項目委外申請表》。同時需要填寫《推薦受托方意見表》(分為工程勘察設計項目和資產管理、物業管理等其他項目兩種)，若選擇新的受托單位，則需要填寫《新增受托方審批表》。對受托方進行單獨的管理，提供新增、修改、刪除、模糊查找等功能，并與委外申請表關聯起來，可以直接選擇受托方信息或將新增加的受托方添加進去。委外申請通過后，就可以進行委外合同蓋章審批，根據項目類型不同也分為兩種(工程勘察設計項目和資產管理、物業管理等其他項目)，審批通過后即形成委外合同臺帳信息，能夠進行后繼的付款等操作。在需要進行付款的時候，需要填寫《委外撥款通知書》內容，首先選擇對應的委外合同，自動獲取委外合同相關信息以及承攬合同的信息，并填寫本次付款金額。付款來源于預留資金庫，一般情況下應該從本項目的預留資金中支出，但可以根據實際情況從其他項目未使用的預留資金中支出，并將支出明細體現在委外撥款通知書中。

2安全要求

為確保系統的數據可靠和應用正常運行，需要從三方面提供安全機制。

2.1服務器安全

系統通過兩臺服務器提供數據庫服務和Web服務，兩臺服務器互為備份，包括數據備份和應用備份。系統正常運行時，服務器A提供Web服務，作為用戶訪問的入口，服務器B提供數據庫服務，進行數據存儲并提供數據訪問操作。當其中一臺服務器出現故障的時候，可以切換到另一臺服務器上，同時提供兩種服務，確保系統能夠正常運行，并在服務器故障排除后進行恢復。

2.2防止非法進入

為防止未經授權的用戶登錄和訪問數據，需要在系統中提供完備的加密手段，對數據庫和數據包進行加密，并通過在訪問地址中加入防注入代碼、強制用戶修改原始密碼等措施提升系統的安全性。需要嚴格控制不同用戶的操作權限，防止進行超出權限的操作，系統內對權限進行細粒度的劃分，能夠按照不同的審批流程和環節分配給不同的人來操作，同時提供查看和編輯權限的控制。

篇（7）

一、行政事業單位合同管理概述利并承擔民事義務的法人單位，其在履行社會合同，又稱為契約、協議、是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同作為一種民事法律行為，是當事人協商一致的產物。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。

隨著國家經濟體制改革及依法行政的深入推進，行政事業單位作為能夠獨立享有民事權管理職責，提供公共服務或從事民事法律行為時簽訂的經濟合同正在逐年增加，單位面臨的合同風險也日趨加大，合同管理已經成為單位經濟管理活動中的一項重要內容。合同管理指單位為實現合同目的，依據相關法律法規及本單位的內部控制制度，在合同從立項、談判、起草、審批、生效、履行、變更、糾紛解決以及合同歸檔的整個工作流程中所進行的一系列行為的統稱。從工作實踐角度來看，合同管理包括合同立項、合同談判、合同起草、合同審批、合同簽約、合同文件、合同執行、合同結算、合同變更等一系列環節和內容。

行政事業單位合同管理內部控制是指由單位決策層、執行層、監督層共同實施的、旨在合理保證實現單位合同目標、有效維護單位合法權益、降低合同風險、有效提升單位公共服務的效率效果、防范合同舞弊、預防腐敗的過程。

二、行政事業單位合同管理內部控制的目標

1．確保合同立項民主科學，合同訂立事項須經過決策層的集體科學決策并履行授權審批程序，防止遺漏應訂立合同的經濟事項，防止以口頭法律行政法規的規定以單位名義對外簽訂擔保、代替書面合同辦理經濟事項，防止未經授權擅自以單位名義簽訂合同，或者違反投資及借貸合同

2．確保合同訂立周密嚴謹，合同訂立前經過公平有效的談判或協商，確保起草的合內容完整，合法有效，無法律漏洞或權利義務瑕疵；合同文本措辭嚴謹，邏輯周密；正式合同訂立前應經過相關部門的審核，防止因合同文本失當而導致單位利益受到損害。

3．確保合同履行有效監控，時刻關注合同履行情況，遇有特殊情況造成履約困難，

或發生合同糾紛、變更、解除等情況時，確保能及時采取應對措施，維護單位合法權益。

4．確保合同檔案安全完整，確保與合同訂立、履行、變更、解除等事項相關的檔案能夠及時整理留存，確保合同檔案安全完整，保密，防止以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或者商業秘密。

三、行政事業單位合同管理內部控制的內容

1．職責分工控制。明確劃分各職能部門在合同管理方面職責分工，確保單位部門

職責明確，合理分工，各司其職，順暢溝通。

2．決策機制控制。建立科學、民主、高效的合同訂立決策制度，確保合同立項合

理合法能夠有效滿足單位的管理要求，并最大限度地降低合同風險。

3．訂立審批控制。建立合同文本訂立審批流程，將與合同管理相關的職能部門均

納入審簽流程，確保合同文本周密嚴禁，無重大法律或專業疏漏。

4．履行監管控制。重視合同履約監控，在合同訂立后及時關注合同履約進展，發

現隱患及時處理，防止簽訂后因缺乏監管而失控。

5．考核追蹤控制。與合同崗位責任制結合，健全合同管理考核追蹤制度，定期考

核合同管理情況及合同履行效果，切實實現合同風險防范問責。

四、行政事業單位合同管理內部業務流程

(一)合同管理牽涉的部門及崗位

行政事業單位的合同管理同時牽涉單位內部外部的多個部門及崗位，外部包括：合同對方當事人、技術及法律領域專家等。內部包括：合同事項發起部門(合同執行部門)、合同歸口管理部門、審計、紀檢及財務部門，單位決策層及各部門內部的相關崗位工作人員。

(二)合同管理業務流程

1．合同管理業務流程圖

2．流程節點簡要說明

五、行政事業單位合同管理的主要風險

狹義的合同風險是指在合同訂立、履行、變更、終止的過程中因行為不當給合同當事人造成的利益損失，如合同對象選擇不當造成履約困難，合同文本不嚴謹造成單位合法權益損失，合同內容不符合法律法規相關規定造成合同無效等等。合同風險種類多樣，形成原因錯綜復雜，總體來看，行政事業單位的合同風險主要存在于合同調查、談判、起草、審批、簽訂、履行、變更及合同保管等環節。

1. 合同調查立項環節。合同調查立項環節，單位面臨的主要風險包括：前期未對合

同事項作出恰當的可行性評估，未對合同事項做出科學決策，立項重復或者不合

理，無法滿足單位管理要求；或者是在對合同對象進行背景調查時，·對被調查對象的履約能力和商業信譽未給予恰當評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，將具有履約能力的對象排除在準合同之外，無形中加大合同違約風險。

2. 合同協商談判環節。協商談判環節的風險主要包括：忽略合同關鍵條款、對合同

中的關鍵、重大問題做出不當讓步；泄露與合同談判相關的單位機密。比如：對合同標的物的數、質量、技術標準。價款、酬金支付方式、履約期限、地點、違約責任、爭議的解決方法等涉及合同雙方權利義務的核心條款做出了不當的讓步或遺漏。最終損害單位利益。

3. 合同起草審批環節。在合同文本起草及審批環節，行政事業單位面臨的主要風險

包括：合同文本內容存在的不合理、不嚴密、不完整、不明確、表述不當或者可能引起重大誤

解的條款；合同文本內容違反國家法律法規導致合同無效；在合同審核過或國家產業政策導致合同無效；在合同審核過程中沒有發現并糾正合同不當內容和條款。

4. 合同簽署生效環節。合同簽署生效環節的風險包括：空白法人授權書管理不當，

超越法人授權期限或事項簽訂合同；合同印章管理不當，為未經過審批流程的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改；已簽署合同未妥善保管，發生合同糾紛時無法舉證等。

5. 合同履行環節。合同履行過程匯總的風險主要包括:本單位或對方沒有恰當地履行

合同中約定的義務；發生合同糾紛處理不當損害單位利息；危機時發現對方的違約行為并采取補救措施；對方違約時未及時追究其違約責任。

6. 合同變更、終止環節風險。此環節包括：應當變更合同內容或條款但未及時給予

變更；合同變更未履行內部審批手續至合同變更不當或無效；未達到終止條件的合同終止；合同終止未及時辦理相關的手續等。

六、合同管理內部控制的主要措施

1．建立健全內控制度，明確職責分工。行政事業單位應當建立健全合同管理內控制

度，明確設置經濟合同歸口管理部門，并根據需要設置合同審核部門，同時應明確歸口管理部門以及其他相關職能部門在合同管理各個環節的職責。合同歸口管理部門應負責組織合同訂立會審、合同檔案管理等工作，配合合同執行部門監控合同履行，在發生合同糾紛時協調相關部門介入處理；合同訂立事項的發起部門(執行部門)應負責開展合同項目可行性研究、

合同履約對象背景調查，經濟事項談判、合同文本起草、對重大合同提出會審申請等工作，同時也應對部門牽頭訂立的合同履行情況進行監控，并在合同發生糾紛時介入處理；合同審核部門負責對擬定的經濟合同進行審核，重點關注合同的合法性、可行性、經濟學和嚴密性。

2. 建立科學民族的合同決策機制。行政事業單位應建立科學、民主、高效的合同訂

立決策制度，合同訂立事項立項前應充分論證項目的必要性，避免重復建設和資源浪費。合訂立決策應堅持民主、回避原則、對于部門影響重大或者涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應組織技術、法律、財會等領域的專家參與討論決策，必要時可聘請外部專家參與相關工作，以確保合同訂立周密嚴謹，最大限度地保障單位單位的合法權益。

3. 完善合同訂立審批制度。行政事業單位應當建立經濟合同訂立審批制度，明確合

同在訂立。簽署、變更、解除等環節的授權審批權限，將單位的審計、紀檢、財務等職能部門納入合同訂立審批流程中，與合同事項發起部門(執行部門)及合同歸口管理部門一并作為合同審簽的環節；明確合同的簽署權限；妥善保管印章和空白法人授權書，明確法人授權的期限和事項，防止未經授權擅自以單位名義簽

訂合同或者是無權越權情況出現。

4. 加強合同履行監控，有效防范違約風險。單位應建立經濟合同履行監管制度，明

篇（8）

公司領導：

現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優化方案。

一、紙質檔案管理現狀

目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。

（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業務量壓力

二、電子檔案進展情況

2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限于四個方面：

（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；

（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；

三、業務檔案管理優化建議

（一）盡快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；

（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；

（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；

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2研究內容

（1）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程

梳理公司商務合同相關程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關部門的職責和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業務職責，健全的管理程序是建立合同管理系統的基礎。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談，并組織相關部門召開專題研討會，從而明確相關部門的管理職責，細化實施細則，提高管理程序的可執行性。例如明確各個合同承辦部門的業務范圍；各合同審批部門的職責；細化合同類型分類標準，完善合同類型分類實施細則，確保合同分類準確等等。通過訪談和研討，同步完成相關管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內容及標準。例如將合同執行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內容納入合同制度，并優化合同簽約及審批授權制度等；統一合同管理業務表單格式，提高標準表單的使用率；統一合同評審會簽表、合同付款申請表等業務單據格式；建立標準合同模板庫，提高標準合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商務合同管理平臺

以信息化手段搭建商務合同管理平臺旨在根據合同管理流程和程序以及實際業務特點建立開發合同管理系統。在對業務需求進行詳盡調研，認真組織討論的基礎上提出平臺建設思路，配合技術人員完成需求分析、軟件選型、項目開發等工作，達到信息化管理目標：實現合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準備、合同訂立、合同執行及合同關閉各個環節工作；規范固化合同管理業務流程，加強合同執行監控防控風險；實現合同數據多維度快捷查詢、統計與分析，為領導決策提供有效支持；實現與公司相關信息系統如財務系統、采購系統、門戶系統、文控系統、各成員單位合同相關業務系統等的有效銜接，確保信息共享、數據同源；統一規范管理合同數據，一次管理重復使用。

（3）明確商務合同平臺的使用責任，加大培訓宣傳力度

培訓的成功與否是合同管理系統能否成功上線的關鍵因素。培訓工作首先將系統用戶進行細分，然后針對不同層級的用戶進行深度培訓，從而最大程度確保各層級的系統用戶都可以有針對性的了解系統設計理念并熟練操作系統。通過定期組織培訓，在公司及項目部營造了學習和使用商務合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。

3研究成果

（一）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程

（1）合同管理平臺信息化總體需求分析

從問卷調查反饋的統計結果來看，各個合同承辦部門普遍認為，盡早實現合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業務增值貢獻最大，也較容易實現，同時也是上線需求最迫切的兩項業務，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。

（2）明確合同承辦部門職責，完善合同管理程序體系

經程序文件查閱及與相關部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應的項目部部門也有合同承辦的職責。經與各個合同承辦部門溝通，系統性的將合同管理相關程序、制度，從合規性、適應性、有效性等方面進行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商務合同管理平臺

（1）成立合同管理系統實施工作團隊

穩定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統得以成功開發的保障。在集團合同管理系統開發項目實施工作組的領導下，公司組建了合同管理系統實施工作團隊，團隊成員由相關部門領導指定，彼此相互配合，在項目經理的領導下，按照各自職責分工有計劃地實施系統開發。

（2）合同管理系統目標需求及建設內容

通過調研和討論，課題組總結出合同管理系統如下目標需求，并由此分析得出合同管理系統建設內容。

①合同全過程管理

通過合同準備、合同訂立、合同執行、合同關閉四大環節，實現了合同的全過程閉環管理。合同準備階段，通過與相關系統進行接口集成，確保合同相關數據同源，避免重復錄入；合同訂立，系統提供范本的管理，使得標準合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規范的審批流程，進一步防控法律風險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執行情況，確保合同信息的完整性；合同關閉，是合同的終點，最終實現了合同的閉環管理。

②合同范本管理

通過系統，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統對合同范本、相關制度文件進行管理，實現了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準確性，為合同創建提供便捷，促進并提高合同標準文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風險。

③合同對方管理

建立合同管理系統的合同對方庫，并通過與采購系統對接，可接收供應商信息，合同管理系統可自行錄入供應商及客戶信息，實現完整的合同對方管理，對合同對方的相關資質等進行管理，有利于確保合同管理系統信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統一和規范。

④項目信息維護

對項目進行基本信息的維護管理，實現項目信息與合同的關聯，并作為查詢統計分析的支持，滿足通過項目進行合同數據的匯總與分析的需求。

⑤合同監督檢查

集團及公司合同管理部門、監察審計部及相關領導具備相應權限對管理范圍內的合同進行監督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態，也可以對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。

⑥合同監控追蹤

集團及公司合同管理部門及領導，可以實時查看與監控權限范圍內的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數、異常情況及重點關注的事項，實現合同運行信息的及時反饋、異常監控與全面管理。

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黨的十將反腐倡廉提升到新的高度，并對完善懲治和預防腐敗體系作出了新的部署，如何健全不敢腐的懲戒機制、不能腐的防范機制和不易腐的保障機制，不僅是對黨政機關，也對作為國民經濟支柱的國有企業提出了更高的要求。

廣東移動作為中央大型國企成員之一，順應新形勢要求，緊緊圍繞企業生產經營管理活動的主要方面、關鍵環節和重點崗位，加強對企業投資決策、財務管理、物資采購、招標投標等過程中用權行為的廉潔風險防控，系統梳理崗位職權，全面排查廉潔風險，積極探索健全完善國有企業廉潔風險防控機制建設，促進權力規范透明運行，取得階段性成果，特別是國有企業中普遍存在的、容易涉及經濟腐敗案件的合同倒簽問題的治理取得了良好效果。在此希望通過廣東移動實踐案例的分享，給國有企業解決合同倒簽問題、提升國有企業防腐拒腐能力提供積極的借鑒。

一、廣東移動合同倒簽的現狀及原因分析

（一）合同倒簽的定義

所謂合同倒簽，是指在合同簽訂生效之前雙方已經開始實際履行合同，而在履行過程中或在合同履行完畢后補充簽署合同的現象。凡是合同履行起始日期早于合同實際簽署日期的，包括合同履行起始日期晚于項目決策日期但早于合同實際簽署日期的合同，均屬于合同倒簽（孫婷，2011）。

（二）合同倒簽治理前的狀況

合同倒簽情況比較嚴重。首先是倒簽率高，以廣東移動省本部為例，2012年各類合同共5 649份，倒簽合同3 193份，倒簽率高達56.52%，其中2012年交由采購管理部門執行的集中類采購合同2 589份，約占公司合同總數量的二分之一，其中倒簽合同1 467份，倒簽率為56.67%。其次是合同從需求提出到合同簽訂平均時間長，以廣東移動省本部為例，2012年從合同申請到合同簽訂所需平均時長為110天。

（三）合同倒簽的原因分析

1.主觀原因

（1）經辦人員沒有充分認識到合同工作的嚴肅性，不重視項目啟動前合同簽訂程序的執行等造成的不作為，導致合同倒簽。

（2）經辦人員合同業務不熟練，導致合同倒簽。

2.客觀原因

（1）因預算下達延遲導致合同倒簽。廣東移動實行“有預算不超支，無預算不開支”的預算管控機制，合同簽訂受預算控制，在未下達預算前不允許簽訂合同。但受制于集團企業存在的通病，即集團公司下達預算給子公司，再由子公司下達給各預算責任部門時，正式預算下達時間基本上要延遲2—3個月，因此大部分在年初需要簽訂的合同造成合同倒簽。

（2）因前置流程過長導致的合同倒簽。合同處于項目審批流程中的最后一環，此前需經過預算申請、立項、請購、采購流程等多個環節和步驟，且涉及部門多、材料要求高，任何一個環節的延誤，都可能導致合同審批被延誤從而引發倒簽。

（3）外部合作商造成合同倒簽。廣東移動良好的信譽和合同支付能力使外部合作商愿意在沒有合同保障的前提下提前提供合同約定的合同標的，是合同倒簽的另一客觀原因。

（四）合同倒簽存在的風險

1.腐敗風險

在未進行相關的決策程序之前，先讓合作商開展合同事宜后再簽訂合同，在選擇供應商環節可能存在權力隱形運作的可能，存在供應商對企業相關人員進行經濟賄賂的腐敗風險。

2.法律風險

合同補簽之前的“無紙合同”履行過程，存在較大的不確定因素，容易產生法律糾紛。公司一旦接受合同對方提供的產品或服務，往往會形成事實合同，此時，付款、退貨等問題就不是公司單方能夠決定的，雙方一旦發生爭議，處理起來就會缺乏依據，從而引發訴訟。

3.審計風險

公司在基本管理制度和內控管理流程中明確規定了項目管理流程以及合同的起草、審批、簽訂、履行等管理環節和流程，規定了合同管理相關部門的職責和管理權限。倒簽合同無論是否造成了實際的危害后果，都會導致內控制度的執行偏差。

4.會計信息失真的風險

按照權責發生制，倒簽合同應該確認成本，但因為合同尚未簽訂會造成成本列支滯后，如果進行特殊的預提處理，會造成會計信息失真的風險。對于公司來說，會對外部投資者和其他會計報告使用者帶來決策失誤的風險。

二、基于業務流程再造的合同倒簽治理機制

（一）業務流程再造核心思想

業務流程再造是為了在衡量績效的關鍵指標上取得顯著改善，從根本上重新思考、徹底改造企業流程（邁克爾·哈默，1993）。業務流程再造的核心思想是強調管理面向業務流程，將業務的審核與決策點定位于業務流程執行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度。它要求理順和優化業務流程，強調流程中每一個環節上的活動盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，并從整體流程全局最優（而不是局部最優）的目標來設計和優化流程中的各項活動，消除本位主義和利益分散主義（陳力，2008）。

（二）中國移動采用業務流程再造治理合同倒簽的機制

在分析合同倒簽主客觀原因的基礎上，對涉及主觀原因的通過培訓宣貫等加強改進，對于客觀原因筆者采用業務流程再造思想對合同簽訂的全流程進行全面梳理，對存在問題采取各個擊破原則進行提升。主要做法如下：

1.全面梳理合同管理的業務流程

結合廣東移動內部管理情況，梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大環節，即合同所需資源的申請流程（包含資源申請資源下達合同項目立項三個環節）合同采購簽訂流程（包括合同商務申請組織商務談判合同簽訂三個環節）合同執行及付款流程（包括合同業務執行合同成本預提合同付款三個環節），只有做好了合同簽訂之前的每個環節才最終能解決合同倒簽的問題，并且一旦先執行合同簽訂之后的任意一個環節（如合同業務執行），就意味著實質性合同倒簽。

2.明確各流程環節的責任部門

成立公司領導掛帥，以財務部、采購管理部門和合同管理部門聯合組建的專項治理領導小組，制定合同倒簽治理的階段性目標，明確各個環節對應的責任部門，采取對問題各個擊破、上下環節通力合作的方式進行業務流程再造。

3.定期通報和考核合同倒簽結果

按月度、季度對各單位的合同簽訂倒簽結果、各個環節原因導致合同倒簽的情況進行通報，并與各責任部門的績效考核掛鉤，促進各部門解決合同倒簽問題。

三、廣東移動合同倒簽治理具體措施

（一）資源申請流程方面的治理措施

1.區分合同類型分別下達預算

區分例行與非例行合同，將每年都必須開展且屬于公司生產運營不可間斷的業務合同視作例行合同，如網絡維護、計費平臺維護與支撐、客戶服務類合同；對例行合同的資源申請，每年10月份與采購管理部門聯合組織例行合同評審，并在11月提前下達專項資源，為下一年1月例行合同的簽訂提供資源保障。

2.提前預下達部門預算

每年11月前按照責任部門當年預算總額的50%進行下一年度預算的預下達，為非例行但重要緊急的合同配置資源。

3.例行合同批量呈批，提高呈批效率

對于例行合同的呈批將原來的逐個呈批方式優化為批量呈批方式，大幅降低呈批環節造成合同倒簽的問題。

4.實施動態資源回收機制

為了促進各責任部門盡早啟動合同，防止合同倒簽，對預算執行進度落后的部門，實行資源回收機制，將回收的資源作為臨時突發項目的儲備資源。

5.審批流程整合

為解決因審批流程涉及跨系統、跨部門的流程割裂、審批時間長導致合同倒簽問題，財務部聯合綜合部、信息系統部對涉及相關系統的立項流程進行了整合，開發短信、郵件提醒功能，避免項目負責人或審批人忘記提交審批，提高審批效率，為壓縮立項呈批審批時間做好信息化支撐。

（二）合同采購簽訂流程方面的治理措施

1.采購需求標準化、規范化

針對合同采購環節中采購需求確認時間長的問題，針對定向談判、公開比選、招投標等不同采購方式，設計相應的標準化、規范化的采購需求模板，滿足投資類和成本類合同采購需求信息的填寫，方便采購人員與業務部門進行溝通，縮短采購需求確認時間。

2.合同范本標準化、規范化

為提高合同起草的效率，減少合同審批的工作量，在保證公司利益的前提下，采用動態條款與靜態條款相結合的方式制定各種類型合同范本，并對合同范本使用進行規范，對符合條件的范本合同使用綠色通道快速審批流程，提高合同簽訂的效率。

3.優化合同簽訂模式

實行“采購合同三級管理模式”，即將傳統的采購合同一分為三，區分通用合作協議、標的合同和采購訂單，與每個供應商一次性簽訂一份長期有效的合作協議和廉政協議，具體采購發生時簽訂標的合同，簽訂標的合同時不再包含通用條款和廉政協議；對于多次下達訂單的框架標的合同，直接按照框架標的合同+訂單進行結算。通過合同簽訂模式優化，減少對相同條款的合同審核，提高合同起草與審批的效率。

4.合同起草資格認證

為了規范合同起草、提高合同文本質量，避免合同起草人不具備合同基本素質，引發不規范合同產生的法律風險，公司實行合同起草資格認證制度，通過合同起草人培訓、認證方式提高合同起草的質量，一方面規避風險；另一方面減少合同審批退回造成的審批時間過長問題。

（三）合同執行和付款流程方面治理措施

1.嚴控非合同成本預提

為強化合同倒簽管理，按照控制風險的原則，在年中業務部門進行成本預提時，只允許對已經簽訂的合同進行預提，對沒有簽訂合同但已經開展業務的倒簽合同不允許進行預提，并結合預算動態回收機制對合同倒簽的業務部門進行資源回收懲罰，以此強化業務部門合同倒簽管理的意識。

2.嚴控倒簽合同付款，防止供應商造成的合同 倒簽

合同付款作為業務財務審核的末端環節，既面臨合同報賬付款準確及時的業務訴求，又承擔著資金安全守護者的重要角色。倒簽合同的簽訂時間滯后于項目實際開展時間，既易引起審計關注，又易引發爭議和糾紛，針對此類合同在付款時要按照特殊的報賬情形設置嚴格的付款條件和付款障礙，延長供應商的收款時間，預防因合同供應方造成的合同倒簽。

四、廣東移動合同倒簽治理措施的實施成效

按照業務流程再造的思路，在全流程環節，實施了上述11項業務流程優化和再造措施之后，經過半年的運行，2013年廣東移動合同倒簽治理取得階段性成果，主要表現在：

第一，合同倒簽比例大幅下降。以廣東移動省本部來看，與去年同期相比，總體合同倒簽率從58.62%下降到18.98%，其中集采類合同倒簽從57.86%下降到20.8%。

第二，合同簽訂時長大幅縮短，從2012年平均110天下降到68天。

第三，合同管理意識不斷增強。通過合同治理過程中的宣貫、合同起草資格認證以及全流程的參與，增強了全體員工對合同管理的重要性與必要性認識。

第四，內部管理精益化水平提升。通過預算模式優化、合同簽訂模式優化、采購需求以及合同范本的標準化、規范化，并通過信息化手段將流程和功能進行固化，促進了公司內部管理精益化的進一步提升。

【參考文獻】