辦公檔案數字化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇辦公檔案數字化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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引 言

隨著科學技術的發展以及辦公自動化的應用，施工企業的文書檔案管理越來越便捷。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。

文書檔案管理是施工單位檔案存在的基礎和重要的資源發生地，它客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著改革形勢的不斷發展，文書檔案管理水平如何提高，以滿足各方面的需求，從而適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案管理的自動化在檔案工作中應用的新問題。

1 辦公自動化對施工企業文書檔案管理工作的促進作用

在施工企業日常的公文辦理過程中，相關工作人員辦理的文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。在傳統手段中，文件傳遞是靠郵政系統派發傳送，因而文件到達時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應用計算機網絡技術之后，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。下面就談談辦公自動化對施工企業文書檔案管理工作的促進作用。

1.1 工作效率和質量得到了前所未有的突破

施工企業所要登記在案的資料數據數量大，包括地質信息數據、人員設備等等。施工企業實現了辦公自動化后，相關的檔案信息經過數字化處理后，便可儲存在計算機中。如果需要計算或者整理，計算機也可以自動處理，其運行速度也很快，文件資料的收集與查詢等也變得十分便捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率和質量。特別是檔案信息的服務利用，這是辦公自動化的最大優勢。傳統的手工操作檔案管理方式，完全依賴于人工進行檔案資料的收集、儲存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務利用不能夠滿足人們的日常需求。辦公室自動化在施工企業文書檔案管理中的應用恰好解決了這一問題。

1.2 解決了檔案存儲的空間問題

文件文書檔案數量越來越多，尤其像是施工企業，需要記錄和儲存的文件數量和數據特別多，這也意味著其整理工作越來越繁瑣。但隨著辦公自動化設備的普及，大多數文書檔案已經變成了數字化的電子文件，再根據辦公目的和要求將所需的文書檔案印制成紙質文書進行保存。為了適應新形勢下的檔案管理和信息服務的需求，要求要將原有的紙質文件轉化為數字信息，這就大大節省了文書檔案的儲存空間，檔案信息的查詢也變得十分便捷。

1.3 實現了檔案信息的共享和在線服務

傳統的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書檔案管理轉化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個電子文件數據庫，利用計算機檢索功能進行信息查詢。施工企業可利用計算機技術，將施工信息輸入并建立與每個施工項目相關的數據庫，并進行精細化的管理，由案卷級擴展為文件級，從單一的途徑轉變為體系化，實現從管理檔案目錄的外部特征向內外部綜合特征的管理轉變。借助計算機網絡將檔案信息與載體分離，并利用信息系統進行鏈接，可以得到信息的歷史與現實、縱向與橫向的多方位記錄，實現檔案信息的共享與在線服務。

2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

2.1 電子文件的保密性受到了限制

電子文件的內容是沒有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當前已經有很多防治電子文件偽造和在原稿上進行刪改的計算機技術，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號等固定的模式，將電子文件印制成紙質文件后，無法辨認其作者，因為電子文件不具有特定的字跡。這些問題都對電子文件的保密性提出了挑戰。

2.2 檔案綜合管理人員培訓缺失，專業素養不足

當前，文書檔案管理在施工企業中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業的整體管理水平，也是當下社會發展的必然趨勢。調查顯示，由于文書檔案管理在我國發展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關專業的檔案管理工作培訓，專業素養缺失，對檔案管理工作的進展在一定程度上存在影響。況且對電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計算機技術或數據通信的管理人員所能勝任的。這就對管理人員在技術和素質水平上有了更高的要求。

3 辦公自動化在施工企業文書檔案管理應用中問題的解決方法

辦公自動化對施工企業的文書檔案管理有著重要意義，這也使文書檔案管理進入了一個快速發展的新時代。但需要注意的是，辦公室自動化的應用也引發了很多問題，如何有效地解決這些問題成為新形勢下施工企業文書檔案管理健康發展的關鍵。

3.1 加強硬件建設，改善硬件環境

文書檔案管理的現代化是依賴于計算機、互聯網等手段得以實現的，這也就要求施工企業必須搞好硬件建設，這也是實現文書檔案管理現代化的先決條件。只有不斷地加強網絡建設、計算機技術的更新等，實現技術設備和手段的現代化，使相關工作人員學會使用先進的科學技術進行文書檔案管理工作，才能提高施工企業整體的文書檔案管理水平。

3.2 實現檔案工作人員專業化和現代化的有機結合

檔案管理工作人員是實現辦公自動化的基礎，傳統管理模式的長期侵襲，使得相關工作人員變得麻木和落后，其意識和思想沒有得到更新，導致現代化的計算機技術和設備沒有被完全和合理地應用。所以，檔案工作人員必須認清當下的發展形勢，及時學習和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。

3.3 采取措施提高文書檔案的安全性

首先，通過掃描技術，將帶有印章、個人字跡等文書檔案轉化為圖像性質的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內容，還可以大大減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；其次，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；然后，采取備份和驗證措施，防止電子文件的丟失及失真，對永久保存的電子文件要制成紙質文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。

3.4 提高檔案人員的綜合素質

①以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高自身素質的根本途徑，同時，相關管理部門對文書檔案管理人員的培訓也是相當必要的，他們可以從中得到交流與學習的機會，不斷積累檔案專業知識及管理經驗，進而運用到檔案管理工作中；②加強檔案部門間、區域間系統合作的力度，不斷擴大自己的交際面，通過互動交流與學習，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，以及運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維的能力，從而為建設一支高質量的檔案隊伍打下堅實的基礎。

4 結 語

綜上所述，辦公室自動化有助于施工企業文書檔案管理工作，這也是當今社會經濟發展的必然趨勢，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，實行全面科學化的文書檔案管理是衡量施工企業管理水平的一個重要標準，這就要求相關部門必須切實對檔案管理者進行素質培養與提高，重視文書檔案管理工作，強化文書檔案管理水平，加強部門間的協調合作與交流，實現文書檔案管理的安全化、規范化、標準化，確保我國施工企業文書檔案管理工作走向正規化、健康化的發展軌道，為最終實現經濟效益和社會效益提供可靠保障。

參考文獻

[1]張會華.文書檔案管理的辦公自動化[J].科技資訊，2012（26）：67～68.

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1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題

1.1 電子文件的保密性受到削弱

與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網絡電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高

電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術性和專業性結合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養，還要熟練掌握數據通訊技術或計算機技術的應用，并且熟悉傳統檔案管理的原則、理論、技術和方法，從而以高水平的業務素質和專業技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。

2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施

辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。

2.1 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善

文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。

2.2 加強對系統自動化外網和內網的合理布局

辦公自動化內外網的有效隔離是保證網絡安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網絡。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網絡中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網絡攻擊的相關檢測和告警；對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄；封堵一些被禁止的業務；對進、出網絡的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠對文檔信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。

2.3 促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合

檔案管理人員的現代化是促使檔案管理辦公自動化實現的重要保證。傳統文檔管理模式的長期沿用使得當前的檔案管理存在著工作人員的現代技術水平較低或者是技術文盲的現象，這就使得進行檔案管理的一些現代化設備并不能得到良好的應用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學技術快速發展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時展的形式，通過培訓或學習來積極掌握傳統檔案管理的原則、理論，技術和方法等專業技能，同時還要不斷提高對數據通訊技術和計算機技術等的掌握能力，以實現自身現代化和專業化的有機結合。

2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性

篇（3）

文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。

一、醫院文書檔案管理現狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性

（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。

三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。

（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。

四、實現辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。

五、Y語

綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。

【參考文獻】

[1]趙艷.淺談加快檔案管理工作的現代化進程[J].黑龍江科技信息，2009（24）.

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[4]李麗芳.現代醫院檔案建設與管理的發展趨勢和方向.管理科學，2011（100）.

篇（4）

只有提高了文書檔案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用時間。隨著當今社會的發展，文書檔案的管理得到了一定程度的進步，然而辦公自動化的應用卻加快了這一進程，更好的使社會各方面都能得到提升。因此推廣以及應用自動化文書檔案管理是必然的趨勢。

1 應用辦公自動化文書檔案管理的好處

1.1 提高了工作效率

傳統的檔案管理工作費時費力，專業性很強，人員在操作過程中不小心就會出現錯誤。傳統的文書管理工作有三難：遺失立卷難，費腦費心，操作難度大，工作程序枯燥繁瑣，工序多而繁雜，干起來枯燥乏味，掌握起來也難：二是管理工作難，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查準率并不高。如果因為文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬標題不能準確提示卷內文件的內容，查找起來就很困難。

而在計算機信息技術高度發達的今天，應用信息技術來簡化工作，節約時間和減緩壓力是很普遍的事情，通過這種計算機信息技術我們可以獲得媒體多種多樣的信息源，加強了對各行各業的聯系，使工作變得更加輕松合理。

1.2 獲取信息更為方便

計算機的出現促使檔案管理走向一個新的方向。無論從信息的錄入來看還是從查找信息來看都更加方便而且節約時間，更重要的是減少了很多繁瑣不必要的操作。我們可以利用計算機直接建立一個檔案管理系統，對檔案系統進行規范和日常維護，更多的人可以通過資源共享來瀏覽系統化的檔案，也有助于人們了解什么才是檔案管理工作。從總的來看，檔案管理工作比以前要更加的簡約，效率更高。

1.3 提高了安全性和穩定性

傳統的檔案管理和現今的管理方式進行比較，可以明顯看出傳統方式的繁雜之處，首先錄入檔案的工作就很繁重，長期保存檔案的成本也很高，一旦保存時間長了，尋找就會很麻煩，而且有可能出現遺失或者蟲蛀等損壞現象。而且傳統的檔案和文件如果要長途運輸的話，一半會采用運郵的方式，這種方式相當危險，很可能會造成信息的泄露或者遺失，對于企事業單位的安全性產生威脅。反觀現代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隱蔽性，就算距離再遠，也能快速準確的傳輸。

1.4 減少了辦公難度

就我們所知，有些特殊工作的難度主要在于信息量巨大，比較復雜，分類也麻煩，因此人工操作的時候工作難度高，工作壓力也大，比如氣象的文書管理工作正是如此。而文書檔案的自動化完全解決了這些難題，正是因為計算機擁有存儲空間，可以錄入信息并且保存，在有需要的時候只需要查詢即可，因此氣象文書檔案在管理方面自然也變的容易，工作人員的壓力隨之減輕，辦公的效率要比以前更高，更快捷。

2 應用辦公自動化文書檔案管理的缺點

2.1 對工作人員的要求較高

雖然應用計算機管理文書檔案會更加便捷，但是與之相反的是想要熟練的操作電子信息技術卻存在著一定的難度，這絕不僅僅是數字管理，作為一名文書檔案管理員應用計算機管理檔案的時候必須掌握相應的計算機技術，擁有專業的計算機水平。辦公自動化文書管理要求工作人員要熟悉掌握理論知識，管理方法，管理技術和管理流程，它不同于手工操作，只是一些簡單紙質檔案，較為簡單。但是，目前來看，計算機水平較高的人才少之又少，所以這種高科技的文書檔案管理技術，不能快速的有效發揮。

2.2 對文件的保密程度差

文書檔案的辦公自動化有優勢但也有劣勢。眾所周知，文書檔案是記載處理問題和采用措施的載體，因此在日常的工作當中，管理人員就需要經常的修改或者在有需要的時候瀏覽、傳送，并且修改之后不留痕跡，然而在這些操作過程中如果不夠細致，可能會造成原文件出錯或者丟失，這使得工作不能順利進行。更加嚴重的問題是隨著計算機技術的發展和完善，還是會有偽文件夾雜在檔案內，這些偽文件沒法認出，文件的保密性自然令人擔憂。但在這一方面傳統的檔案管理方式要稍微好一些。傳統的檔案需要手寫錄入，每個工作人員的字體也不一樣，一旦文件修改就必然會留下痕跡。一般紙質的檔案上面會有管理層的簽字或者公司的印章之類的，那么假的文件就容易被識別出來。但電子文件是不能蓋章的，所以從這一點看電子檔案管理是存在相當大的弊端的。

3 彌補文書檔案管理自動化弊端的方法

文書檔案的自動化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重點問題就是趨利避害，找到正確的處理方法，進行整頓，提高自動化管理的效率。

3.1 建立獨立的網絡系統

在工作的過程中，要將平常的辦公網絡系統和文書檔案管理的網路系統劃分開，這是保護文書檔案安全的關鍵，也是最有效的措施之一。用現代的隔離裝置，對不同的網絡系統進行隔離，并設置上防盜裝置，例如，密碼識別，這樣可以使得文件在一個安全的系統內流通。還可以用防火墻進行保護，大多數的防火墻都是必須通過認證的，對不同的網頁的訪問都要經過嚴格的確認，對于無關的消息來源快速隔絕，防止對系統造成損害，所以防火墻能有效的封鎖消息。

3.2 加強對檔案管理人才的培養

檔案管理人員的技術水平不夠高，會嚴重影響到工作的質量和速度的。所以，要加強人才的培養，首先，要大量的引進高端的技術產品和硬件設施，要使得檔案管理人員，對這些設備有新的了解和認識，只有熟悉了產品的性能，才能進行下一步的深入學習，和對技術的熟練應用，提高管理水平。要帶動員工學習和管理的積極性，個人的主動性影響著學習效果，如何調動管理人員的積極性呢？這是一個關鍵問題，例如，可以以考試的形式對人員進行分段的考核，文書檔案管理部門要加大管理力度，可以強強合作，加強和外界的交流，借鑒成果，增大自己的交際面，時刻關注科技的進步情況，引進最先進的技術，提高工作效率。

結束語

雖然文書檔案的自動化管理存在一定的風險，但總的來說對各個企事業單位的幫助還是利大于弊。社會在發展，現代的信息技術也在發展，各單位的工作職責也在增大，提高檔案管理的能力和專業性，更多的推廣和使用自動化文案管理是時展的趨勢。這有利于新時代的檔案管理人才的成長也有利于工作效率的步步提升，人員的壓力減輕了，就從沒有意義的勞動中解脫出來從而更好的工作。

參考文獻

[1]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技，2006（3）.

篇（5）

在實踐研究中發現我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環境下的文檔管理中存在的三方面優勢進行詳細的論述。

第一，目前在我國社會上各個企業中實行的文檔管理大多數是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統的紙質檔案管理進行比較，發現在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業在實施檔案管理上的工作效率。

第二，在對現在企業內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環境下，相應的檔案管理人員可以將企業自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環境的影響，也就是說在任何環節下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發現這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發現采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。

第三，在企業發展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業得到更好的發展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現我國企業內部檔案的全面化和規范化都起到不可忽視的作用。

2 辦公自動化環境下文檔管理的問題

2.1 網絡辦公環境存在安全風險

在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；此外，檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

2.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。

3 辦公自動化環境下文檔管理的有效手段

3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，企事業單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。

3.2 以培養高素質的檔案管理人員為基礎

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1辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上,將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現代的辦公自動化技術,可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗,從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎.但是,電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數,才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環境下文書檔案管理的優點

2．1提高工作效率

由于計算機擁有強大的信息處理技術,近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現了全方面的自動化.在以往傳統技術手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復雜.現如今計算機和先進技術的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實現信息資源的共享

在檔案進行管理工作的過程中,結合計算機技術所形成的管理體系,可以使其在利用時的效率和質量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應,并且還可以對其進行脫機處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率.其次,可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態.

2．3提高穩定性和使用周期

在以往傳統的紙質管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導致發生遺失和損壞等現象.但是,辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現這種問題,隨著文件儲存、取讀等工具設備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲時間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環境因素的影響,不容易損壞,具有較強的穩定性.

3文書檔案管理中辦公自動化的具體應用

3．1規范管理體制

按照目前的發展狀況來講,很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進行,對它的管理體制進行完善和規劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應該要歸屬于檔案管理部門,并對其實施統一的監督管理.

3．2操作的統一化

辦公自動化件不僅具有要較強的兼容性,并且還要具備良好的應用性能.所以,在它應用的過程中除了要有強大的功能系統外,還將需要規范一些標準.比如,確保數據的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環境下安全穩定的運行.

4辦公自動化的環境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環境影響下,管理人員在技術和素質方面都需要進一步的提高和加強,雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動,但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗,在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術和扎實的素質水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關專業知識的同時,還將要具備計算機網絡技術或者是其他技術,要緊跟時代的發展步伐不斷地提高自身的素質.比如,采用先進的信息安全技術,要定期的對存檔的電子文件進行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結束語

綜上所述,辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發展前景和應用空間.實現檔案管理信息化、系統化是檔案工作的首要任務,它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結合辦公自動化的技術下進行文書檔案管理工作的時候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統一的流程標準,只有這樣才能充分的發揮出辦公自動化的優越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財經學院

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（一）能夠提高辦公效率。隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化辦公的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統的管理工作，工作人員的勞動負荷很大，純手工的管理工作，使檔案管理工作復雜化。從紙質形式轉變為電子形式。現代網絡系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量。

（二）能夠有效的提高文書檔案管理的運行和使用效率。傳統醫院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環節都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。當前，隨著社會主義市場經濟的深入發展及目前正在進行的醫療衛生體制改革，醫院檔案管理工作也步入了一個新的階段。如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足醫院各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，是醫院文書檔案工作的新課題。

（三）能夠實現信息資源的共享。醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。隨著我國經濟的不斷發展，電子信息科學地不斷進步，醫院文書管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫院文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現了同其它醫療機構檔案信息的互聯互通，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。

二、提升醫院文書檔案自動化管理與利用效果

（一）規范文書檔案管理與利用的基本體系。加強和規范文書檔案信息資源，是適應醫院發展和社會信息化建設的必然勢趨。過去我們沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對隨時產生各種門類和載體的檔案資料，比如醫療、護理、科研、財務、榮譽、聲像等，認為存放在檔案室就完成歷史使命，其實不然，正是那些被束之高擱、無人問津的檔案資料，對醫院各部門及醫院的可持性發展都有著非常積極的借簽作用。因此，醫院要采用文書檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內聯網和互聯網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制一體化管理。

（二）做好文書檔案是收集和整理。在當今電子文件中，文件的形式特征和內容特征均已發生了變化，電子文件通過計算機系統進行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理，不同的用戶根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由的組合與分類。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，收集質量決定文書檔案管理的質量。因此，文書檔案的收集和整理要按照及時、齊全、完整的原則，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏。建立歸檔資料目錄，便于檢索使用。隨著信息化建設步伐的加快，更需要配備專業的電腦科技人才，及時收錄歸檔資料，實現無紙化辦公，充分做好檔案信息電子化的技術處理、保存、發展、演變和提取利用工作。

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在機關事業單位檔案的整體工作中，文書檔案占據了十分重要的地位，它明確記載著機關事業單位的歷史發展過程，對處理問題、領導決策、研究開發、基本建設等方面的內容有一個客觀的反映。隨著信息網絡的快速發展，怎樣應用辦公自動化管理文書檔案以提高機關事業單位的檔案管理水平顯得尤為重

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.提高工作效率

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高濕、高溫、酸、堿、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通^網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.檔案管理人員無法適應現代技術要求

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、應對措施

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備、設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

四、結語

文書電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。

在當代信息化迅速發展的今天，在加強文書電子檔案管理工作時，要根據文書電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代文書檔案管理的層次和工作效率。

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“歸檔”，雖然作為檔案專業術語，無論是在教科書，還是在檔案學詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

1 應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.1 辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

1.3 電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.2 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 針對在實踐應用過程中遇到的一些問題提出了幾點方法

3.1 辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

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隨著經濟的快速發展，科學技術的日益提升，許多辦公自動化的系統也得到了不斷的完善。就文書檔案管理，目前許多單位仍然沿用傳統的紙質文件存儲的方式。紙質文件存儲雖然也有很多的優點，但是給資料的查找、讀閱帶來了時間上和空間上的限制，而且過多的文件柜的使用也帶來了資金和時間上的浪費。而在文書檔案管理中，運用辦公自動化，不僅能夠有效的提高文書檔案管理的運行和使用效率，同時還能夠提高工作人員的辦公效率，得到資源的共享，由此可見在文書檔案管理中運用辦公自動化有著十分深遠的意義。

一、辦公自動化在文書檔案管理中的利弊

（一）能夠有效的提高辦公效率

傳統的文書檔案管理工作主要的還是依賴于人工操作，工作人員需要準確無誤的書寫、分類、統計，投入大量的時間。而實際上這項工作不僅耗費了大量的人力，還往往還容易出現差錯，造成大量的損失。采用辦公自動化系統后，由于計算機對于文字信息的處理能力十分強大，文書檔案管理工作在計算機的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統計也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高。

（二）能夠確保相關文件的穩定性

相對于紙質檔案而言，電子文件檔案材料能夠保存的時間更長。紙張的壽命都是相對的，而且還受到外部客觀環境的影響，一旦紙張受損，紙質檔案相關文字信息丟失，將帶來不可挽回的損失。但是電子文件檔案材料則不同，可以選用的載體豐富多樣，包括VCD、DVD、U盤、移動硬盤等等。而這些載體的優越性顯著，使得保存資料不僅不易損壞，而且方便閱讀，查看，穩定性顯著。

（三）有利于信息資源共享與交流

在原始文書檔案管理中，大量的文書檔案都被手工操作者置入文件柜中，不僅不方便查閱，造成查找困難，使得資源共享與交流困難，而大量的文件儲存柜存放文件，也一定程度上造成了資金的浪費。運動辦公自動化系統后，文書檔案管理也變得更加體系化，不再受到空間的限制，而且通過便捷的互聯網，文書檔案的查詢也變得簡單、快捷，大大的提高了資源的利用率，有利于資源的共享與交流。

但是，辦公自動化在文書檔案管理中也存在以下問題：

1.電子文件保密性變弱

電子文化和紙質文件最大的區別在于，電子文件沒有了固定的形式，易于變化，即便是被修改后，也可以不留下痕跡。而紙質文件則是一旦被修改，痕跡十分明顯。因此在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質文件，電子文件還使得一些需要被高度保密的文件保密性變弱，這樣不利于文件信息的安全管理。目前雖然有一些相關的技術能夠防止他人在“原稿”上增、刪、改，對原文進行偽造等，但是沒法有效地鑒定文件的原稿。它不像紙質稿可以通過印章或署名進行判斷。這些都是電子文化在保密性方面遭受的嚴峻的考驗，電子文化的保密性存在隱患。

2.對文書檔案管理人員的要求高

辦公自動化系統在文書檔案管理中的運用，就需要加強文書檔案管理工作人員的素質要求。僅僅懂得相關檔案管理的理論、方法和技術是不夠的，還需要有過硬的電子計算機技術水平。因此文書檔案管理工作人員不僅需要達到一定的知識層次，還需要掌握一定的現代高技術，擁有處理相關問題的綜合能力。當前大部分檔案管理人員的技術水平不夠，相關理論知識跟不上，在辦公自動化設備的使用上缺乏一定的主動性，不利于檔案信息管理的電子化。

二、辦公自動化在文書檔案管理中的具體運用

（一）規范文書檔案的管理體制

當前，許多單位依舊對文書和檔案實行分部門管理，這種分部門管理的現狀使得部門間的交流與合作難以實施，不利于文書檔案管理的統一化。因此，規范文書檔案的管理體制勢在必行，只有實行單位內部的文書和檔案管理的統一規劃，才能促進二者同步發展。文書的管理不管是前期的工作，還是后期的歸檔處理等，都隸屬于檔案管理部門統一監督管理。

（二）制定業務流程標準

對于文書檔案管理的具體要求需要有統一的標準和流程。在文件的處理、歸檔、電子文件格式等方面要有具體的程序規定和規范，使得相關部門職員在處理文書檔案工作時能夠有章可依。

（三）統一技術操作標準

采用的辦公自動化軟件不僅需要兼容性強而且還要有良好的應用性能，唯有如此方能確保文字信息處理的能力。除了選用功能強大的系統，還需要規范一些技術參數，包括數據安全標準、數據轉化標準以及數據接口標準等。保證電子文書檔案在辦公自動化系統的管理下安全穩定。

三、結語

辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著十分明顯的優勢，不論是時間上還是物質上，它都能夠極大地改善文書檔案管理工作，提高工作效率，節省相關開支，提高資金的有效利用率。因此在文書檔案管理中具體地運用辦公自動化系統，注重規范管理體制，統一相關流程和標準，就能充分的體現辦公自動化的優越性，真正地提高文書檔案管理的質量。目前雖然辦公自動化系統也存在著一些缺點，但是通過不斷的技術創新，也必定能夠得到完善，將文書檔案管理工作做得更好。

【參考文獻】