檔案工作精細化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案工作精細化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

企業檔案作為企業發展歷程的記錄，是企業可持續發展和進行創新的重要信息資源。對于企業檔案的管理，不能說是影響企業經濟效益的關鍵因素，但是也在其中對企業的經濟效益起著潛移默化的影響。因此，對企業的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細化、系統化，從業務工作、服務利用等方面推進檔案工作流程化、規范化發展，才能跟上企業發展步伐，適應企業發展需要。

1．企業的檔案管理

企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業檔案工作則是在企業研發、企業生產、企業經營等管理活動中的基礎性管理工作。隨著現代企業高速發展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業務工作提出更高要求。對于一個成熟的企業來說，不僅要有完善的企業管理體制和沒有漏洞的經濟經營制度，企業經營者還要不斷完善的就是企業檔案的精細化管理。企業檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質量、高穩定，特別是信息化建設速度加快、網絡辦公的普遍應用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細地管理，做到落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，每一個管理者都要到位、盡職。工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理。這樣，企業檔案工作才能提升工作質量，才能體現企業管理的水平。

2.檔案精細化管理的機構和隊伍建設

要適應精細化管理的需要，首先要加強機構和隊伍的建設。

(1)面對企業檔案的多樣化，企業檔案管理應進行合理的規劃和明細。企業要配備專門領導分管檔案的工作。

(2)檔案的機構設置。企業應該根據自身的規模和本身的管理模式對檔案管理進行分析，從而設置專門的檔案機構。對于大型企業，應該成立和設置適合企業本身的檔案館。一個企業的檔案管理模式，并不適用于所有企業，面對不同的模式，企業管理者應該認真進行研究，制定出適用于自身的企業檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。

(3)企業檔案管理人員的配備問題是很多企業值得思考的一個問題。企業的檔案管理是企業發展和進步的一個至關重要的環節，所以對企業檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對于企業的研發、經營和管理以及企業的重大項目，應配備與其相關的專職的檔案管理人員，并保持其穩定性。

3.檔案精細化管理的制度建設

企業的檔案管理部門，必須貫徹落實國家有關檔案工作的相關法規和方針政策，建立健全的檔案管理規章制度，完善相應的檔案管理規定，制定詳細具體的、可操作性強的管理措施，將檔案管理納入相應的企業發展規劃和工作計劃之中，為檔案工作的持續穩步發展提供相應的保障。

(1)加強制度建設，構建“制度健全、管理規范、利用方便”的檔案管理長效機制。

(2)建立檔案管理責任制。根據檔案管理要求，對檔案管理進行定崗定責，建立“領導主抓、部門分管、專人負責、全員配合”的多層次檔案管理體系。

(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項細化檔案收集、整理、保管、利用等各個環節的操作要求。

(4)細化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關責任人。以此要求全體員工在經營管理活動中積極介入檔案工作的日常工作，移交應歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規范、有序。

(5)將歸檔工作納入企業的績效考核指標。

4.檔案精細化管理的重點建設

企業檔案工作應該滿足企業各項活動在信息和責任等方面的需求，為企業的管理提供有效和便利的服務。因此必須確保檔案的完整性、準確性和安全性。

(1)必須要采取相應的手段和措施，確保企業檔案不受到任何威脅和破壞。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案庫房建設符合國家標準。

(2)在科技日益進步和發展的今天，計算機和網絡技術成為了便利和快捷的代表，已普遍應用到在企業檔案管理中。但因網絡黑客的攻擊或因計算機的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補的損失。所以，對計算機系統中的檔案信息必須用光盤或移動硬盤定期備份；企業網絡應與互聯網實施物理隔離或實行局域網管理。作為重要的憑證，紙質檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業保存檔案途徑的不二選擇。

5.檔案精細化管理的日常工作

企業檔案工作的日常管理業務，其內容主要包括兩個方面,即檔案實體管理和檔案信息管理。應加強日常管理，不斷改進檔案工作。

5.1檔案實體管理

檔案實體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和移交等六個環節來完成;對于企業的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現一個企業檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應將收集到的文件資料進行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點點滴滴做好，才會在以后慢慢累積的過程中不會感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對檔案更好的整理。

檔案管理人員在進行檔案整理的時候，要認真核對，杜絕遺漏現象的發生；檢查的時侯，要核實檔案數目和種類，要認真清點，杜絕任何錯誤的發生。

一個企業的檔案相當于一個企業的歷史，企業成立時間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應該小心謹慎，防火防潮，定期進行對檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對于因時間久遠而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應該進行定期的修復和抄寫，以確保檔案系統的完整。當檔案保管人員進行職位調整和交接的時候，雙方要認真進行手續交接，填寫交接表，清點檔案數量，確保檔案數目不會因為人員調度而出現混淆。

5.2檔案信息管理

檔案信息管理是以檔案所蘊含的內容信息為對象的管理工作,是對檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發檔案信息資源,充分發揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發利用等三個環節來實現。

6.檔案精細化管理的改進

企業檔案業務部門作為企業的一個管理部門和基層單位，除了按其職責，做好日常工作，組織學習檔案法律法規，提高員工的檔案法制意識，宣傳普及檔案知識外，還應更細致地開展工作并加以進一步改進。

(1)關注公司重大業務，提前了解歸檔材料有關情況，提出檔案收集和相應的文控管理建議。

(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發送詳細、具體、可操作性強的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個工作步驟的質量要求。

(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個工作步驟的質量要求。

(4)主動溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進度等情況，針對具體問題給出指導意見。

(5)完善各項檔案規章制度。

(6)提供優質的檔案利用服務，跟蹤統計利用效果，征求完善意見。

企業檔案管理作為企業的一項基礎管理工作，作為企業精細化管理的重要組成部分，就一定要從企業對精細化工作的管理要求入手，結合企業自身特點，落實、推進、持續完善精細化的制度、流程，使得企業檔案管理水平得到提高，為公司的生產、經營打下穩步前進的基石。

【參考文獻】

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［2］覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范.企業檔案究竟該怎樣分類和管理,2012:77-79.

篇（2）

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）02-0-02

會計檔案是機關、企業、事業單位或其他經濟組織在經濟管理活動產生的會計憑證、會計賬簿和財務報表等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業材料。[1]它記錄和反映了一個單位的經濟活動，是經濟業務的重要史料和證據。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈，把握公司成立以來的經營情況，為單位制定經營決策提供參考；真實記錄財務會計管理的各個重要環節，是加強企業內控管理的保證及體現。會計檔案按照保管年限可以分為永久保存會計檔案和定期保存會計檔案等；按照文件類型分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類等；按照電算化進程可以分為傳統手工會計檔案和電算化會計檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。

近年來，隨著煙草系統母子公司體制的建立，全面實施財務資產“一體化”管理，會計信息系統核算廣泛運用，財務管理在企業管理中核心作用逐步顯現，對會計檔案管理工作也提出了更高的要求。但會計檔案管理工作在實際操作過程中還存在以下的問題：

一、會計歸檔資料收集不全面。《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）《浙江省煙草專賣、商業系統企業會計基礎工作管理辦法》（浙煙財〔2005〕41號）（以下簡稱兩個辦法）等對會計檔案規定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報表及其他，具體表述中用“其他應當保存的會計核算專業資料”涵蓋了沒有列舉的項目，在實際工作中需要很強的職業判斷。僅僅一個“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會計資料的收集，如：預算執行情況表及分析報告，上級部門批復的預算相關文件、稅務審計等相關部門的檢查資料、資產處置資料等。

二、會計檔案打印、整理、編號等工作不規范。檔案管理是會計基礎工作的最終體現。很多財務人員工作認真，但是在會計檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時沒有考慮實際需要，如：打印銀行明細賬時沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細賬，沒有打印客商三欄輔助明細賬等；整理時沒有考慮各項資料的邏輯性；編號時沒有按總賬、現金、銀行存款日記賬、各科目明細賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。

三、財務新員工對會計檔案管理缺乏理論知識和實際操作能力。近年來，我市系統財務人員隊伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經驗不斷加強會計檔案管理，沒有留下系統的指導文字。部分新員工對會計檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業管理的要求。

四、企業內控管理對加強會計檔案管理提出新要求。檔案管理是企業內部控制管理的有機組成部分。2008年5月財政部會同五部委出臺了《企業內部控制基本規范》后，2010年4月又出臺了《企業內部控制配套指引》，企業內控管理日益顯示其重要性，并在企業發展中發揮積極作用。資金、采購業務、資產管理、銷售業務、財務報告等等一系列企業內部控制手段都涉及到財務部門，最終需要轉化在會計檔案中。系統內審計、外部審計、稅務檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務的真實性、合規性，還加入了風險防控等方面的檢查，要求會計檔案管理更加全面、規范、系統和精細化。

針對以上會計檔案管理現狀及存在的問題，經過實際工作的摸索實踐，筆者認為全面做好會計檔案管理工作，實現粗放式管理轉為精細化管理目標，可以從以下工作思路和實施方案入手。

一、加強培訓，將會計檔案管理理論與實際工作相結合。針對會計檔案管理的薄弱環節，應組織財會人員系統學習兩個辦法、制度及其他要求，對會計檔案管理工作進行理論上的認識。擯棄會計檔案管理是會計檔案管理員個人責任的錯誤思想，在全員中樹立會計檔案重要性理念。可以聘請專業老師結合實際工作情況，對會計資料收集、整理、裝訂、編號到歸檔的一系列流程進行講解，將理論轉化為實際應用。

二、制定規范，將需收集保管的會計檔案項目進行細化。會計資料的收集是檔案的起點，只有收集及時、完整才能為檔案的科學管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會計檔案整理操作規范》，對麗水市煙草商業系統會計需要歸檔的材料進行了統一，共4大類27小項。包括：憑證、會計賬簿、會計報表及其他。會計賬簿類有10個具體項目，其他類有11個具體項目，包括：各項稅費納稅申報表及相關資料、固定資產盤點表及報告、資產處置資料、稅務、審計等相關部門的檢查資料等。涵蓋了會計整體工作中的每個關鍵點，避免重要資料的遺漏，對會計檔案管理人員具有切實的指導意義。

三、確定統一標準，對全市會計檔案管理工作統籌安排。為了使會計檔案管理更加規范，我們對打印、裝訂等進行了標準的統一。

（一）統一打印格式。新的財務系統上線后，關鍵用戶進行了統一的賬簿打印模版設置，使打印效果盡量合乎理想。對需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時，要求選擇輔助明細表設置“會計科目、賬戶”為表頭選擇模板【現金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產明細賬時，要求先整理一份匯總的固定資產情況表等，對每項內容均進行了最細環節的確定。

（二）統一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個辦法的要求，記賬憑證規格統一規定為114*217mm，用紙標準為不小于80g/m的書寫紙；會計憑證封皮規格統一規定為125*232mm*2，用紙標準為不小于120g/m的牛皮紙；會計憑證檔案盒規格為135*231*30mm等等。市公司嚴格按標準對會計檔案裝訂材料進行了統一采購，給會計檔案穿上了全市統一的工作服。

另外對會計檔案的編號規則、歸檔要求及處置流程等都進行了詳盡的規定。

四、完善電子檔案管理，全面提升會計檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，除了紙質會計檔案的管理外，還要重視會計電子檔案的收集及管理。應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統升級后，計算機、服務器和數據庫等軟硬件實物均應與相應的數據備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統透明度和可操作性。[2]電子檔案應每年跟隨紙質檔案一起歸檔，與紙質檔案形成雙保險，以及適應不同使用目的。

五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會計檔案管理工作的全過程。我們將會計檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標準；（三）案卷卷內目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊、移交清冊等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動展現了會計檔案整理標準及全過程，為加強會計檔案管理提供后續保證。

六、梳理工作流程，將會計檔案精細化管理進行固化。結合企業管理體系的《會計檔案管理工作流程》，對檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細節作了具體的規定，全面地進行會計檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據可依，即使沒有足夠指導的情況下，也能迅速掌握該項工作。

會計檔案管理在實際工作中容易被忽視，而事實證明其實際上是一項繁雜深奧的工作并且對企業的發展意義重大。需要每個會計檔案管理員統觀全局，進行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進一步加強精細化管理。

參考文獻：

篇（3）

隨著時代的發展與現代化的建設，信息化已經成為主要的發展趨勢之一，加強信息化的建設已經涵蓋在了我國的各個行業中，文書檔案的管理工作也不例外，在新時期的發展環境下，文書檔案的管理工作應該朝著信息化的方向發展，這樣才能實現資源共享的效果。因此本文主要從信息時代下的文書檔案管理問題展開了論述，探究其是如何實現的，并且提出了開展信息化的文書檔案管理所具有的優勢及其存在的問題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發展過程中，文書檔案的管理水平可以得到進一步的提升，更好的為發展我國的現代化建設做出積極的貢獻。

1 信息化背景下文書檔案管理的現實要求

在信息時展的過程中，計算機已經深入應用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現代化的發展要求，在這種情形下，就需要進一步將文書檔案管理與信息化有機結合在一起，這樣才可以促進文書檔案管理朝著更加先進的水平發展。與此同時，文書檔案管理還要在工作流程上加以進一步的優化，不斷提高人員素質，實現人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現代化發展的必然要求，也是實現文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機關以及事業單位等工作的重要內容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應該進一步認識到當前的發展趨勢，并且實現電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質管理團隊的建立應該是由內至外的，并且是從上而下的，這是現代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現代化和信息化進程，需要充足的資金保障，以及相應的信息化設備和技術軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續教育培訓等開支，又要考慮館藏基礎設備的完善和館藏空間的擴建等資金的花費。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個文書檔案管理人員都應該進行相應的培訓，確保文書檔案轉化成信息檔案的準確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點思考

在信息化的時代背景下，加強對文書檔案管理，首先就應該進一步提高管理理念，因為活動的開展需要正確的理念作為指導，文書檔案要想實現信息化的管理就必須要符合現代化的管理理念，這樣才能滿足計算機網絡下的需要，為實際的工作帶來一定的便利，這是相關檔案管理單位領導必須要意識到的，只有在思想上具備了深刻的認識，才能進一步的指導實際工作，創新意識是令工作得以進一步發展的首要前提，傳統的管理觀念顯然已經不能滿足當前工作的要求了，所以就必須要開展創新管理，意識上的創新可以指導行為上的創新，文書檔案管理應該有計劃的、循序漸進的開展，相關部門應該在人力、物力以及基礎設施方面加大投入力度，采用機械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規程中加以進一步的簡化，使數字化逐漸代替傳統的管理方式，這樣才能真正的實現信息化的管理。

其次，還應該繼續搭建一個有關文書檔案管理的平臺，這一平臺的建立主要是為了滿足文書檔案的現代化發展進程，在傳統的文書檔案管理中，主要是以紙質檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復雜的工作內容，在信息化的發展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計算機等手段可以進一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺的同時，也是文書檔案管理改革的一個過程，在搭建這一平臺的過程中，主要包含以下幾方面的子系統。一是文書檔案的加工系統，這一系統是對文書檔案進行初步加工的系統，可以降低管理時間，實現自動化的發展。二是文書檔案的存儲系統，在這一系統中，運用計算機的方式可以將初步加工之后的檔案進行更加規范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實現資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統，這一系統的重要性在于可以實現對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實現不同方式的保密，在個人對檔案進行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權限，這樣才能實現文書檔案保密性的實現，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質的文書檔案管理人才隊伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進行，對于管理人才而言，應該具備專業化的知識，采用科學化的手段對文書檔案進行管理，能夠熟練的使用計算機的相關技能，并且具備較高的信息化意識，這樣才可以滿足現代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內容。一是要對檔案管理隊伍進行科學化的規劃，在隊伍中不但需要具備管理方面的專業人才，還需要具備信息方面的專業人才，因此復合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現代化的發展需要。二是應該重視起對檔案管理隊伍的培訓工作，只有不斷掌握新的知識，新的技能，才可以隨時滿足現代化的管理需要，建設起一支高素質的人才隊伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應該朝著這一目標而努力。

結束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優勢的，不但可以促進檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現代化的發展過程中，應該更進一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業、事業單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關人士的重視，并且進一步完善管理工作，以實現我國檔案管理事業信息化的發展。

篇（4）

所謂的檔案信息化，就是指必須在國家檔案行政管理部門的的組織和管理下，應用現代信息技術，對檔案信息資源做出一定的處理，使之可以為社會服務。檔案信息化是加快國家信息化實現的必須手段。符合“十二五”規劃中所提出來的：建設資源節約型、環境友好型社會，發展循環經濟，加快轉變經濟增長的方式。這對于檔案管理的發展起引導性作用。檔案信息化的工作方式是信息化建設的總體目標之一，是完成現代化管理的重要組成部分。是實現“科學發展”的必經之路。

1.當前我國檔案信息化管理發展狀況

1.1檔案信息化發展基礎與背景

我國檔案信息化發展整體呈現出發展較早，但發展水平落后的趨勢。對于這種狀況，各學界人士都在積極尋找解決方法。很多人認為，信息化發展不盡人意的原因在于缺少專業性人才，大家的重視不夠，但主要是缺少資金和經驗。對此，筆者也有自己的看法。檔案信息化的實現所需要的資金主要來源于財政預算，對于后期資源的補充不足。這的確是個很難解決的問題，但是這并不是主要原因。事實上，對于檔案信息化發展，各級財政都非常的重視。據統計：2003年全國省級以上檔案館用于檔案信息化建設方面所投入的經費就高達5000多萬元。根據幾年的數據顯示，國家的總投入量并不少。預算規劃都在百萬左右，在浙江省數字檔案館計劃中預算高達1500萬元。盡管如此重視檔案信息化管理的建設，投入如此多的基金相對于檔案信息化發展依然覺得缺乏，這說明資金沒有合理的規劃。“好鋼用在刀刃上”資金預算并不能決定后期的發展，而是我們在于怎樣做好做到細水長流的長期規劃。

1.2檔案信息化發展的特點

首先，構建起高度統一的檔案管理網絡。按照政府規定的“整體規劃、統一管理”的要求，檔案信息化的建設實現了各省各部門之間的檔案公用化，并且與圖書、媒體、等結合起來，形成了一個完整的一體化系統。實現了各數字檔案管理網絡，并適應不同部門的專業化需求，實現了檔案之間的無縫銜接。

其次，構建起全面、及時與嚴謹的檔案采集系統。檔案管理系統選擇了多級審批的檔案采集流程，確保企業檔案在采集過程中需要的完整性、真實性與準確性特征。

其三，構建起數字化、網絡化的檔案信息服務模式。以實用、快捷、高效為發展目標，實現了自身檔案信息資源采集、存儲、管理、利用等工作的網絡化，促進整個檔案信息服務的多元化管理，讓檔案管理工作與生產運營結合地更加緊密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我國檔案信息化管理成績顯著。各地方，各部門的檔案信息化程度顯著提高，檔案工作正經歷著翻天覆地改革。不僅擴大了檔案利用的范圍，實現了各省各部門之間的檔案公用化，是檔案從一張陳舊的紙轉化成了飛揚在服務界的信息。達成了全國檔案之間的資源共享，自此之后，檔案不僅僅只是為國家機構服務，還可以為全社會提供資料。通過檔案信息化管理工作的實施，實現了檔案資源的遠程共享，為利用者提供了各種形式，各種題材的數據，圖片，文章。但是檔案信息化并不等于通俗化、網絡化，它具有更為廣泛的含義，包括了有序的整理檔案資源、建設檔案信息數據庫、并建設檔案信息網絡、開發并利用檔案信息資源、同時建設檔案信息化人才隊伍，還有促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準制定等，可以說這是一項長期而復雜的系統工程，需要全社會的共同努力。

2.當前我國檔案信息化管理工作呈現的問題分析

現今社會，各行各業都缺乏專業人才。檔案信息化建設也一樣。如果管理人員不懂得專業知識，就會形成專業和管理分離的現象。導致管理工作難度增大，效率不高。信息化管理是創新型的一種工作，具有跨時代的意義、鮮明的時代特征。但是現實中，許多工作者具有思維定式，習慣于傳統的工作模式真。在觀念上和思想中難以適應這一跨時代的變化。很多工作者對于檔案信息化管理不甚了解，甚至帶有消極情緒。所以很多時候當單位購買了信息化管理所必需的設備，卻沒有人會操作，或依然延續傳統做法，最終使信息化變成空想，造成了金錢和資源浪費。也使得檔案信息化建設不全面，使得一些信息網不能鏈接以來，造成利用者的困擾。甚至有時會出現總說紛紜的情況，即沒有一致的說法，原因在于各部門交流不便，和各自為政的社會制度。嚴重影響了檔案信息化管理工作的進程。

3.新時期檔案信息化管理工作思路探索

3.1轉變傳統觀念，提高創新意識

在檔案信息化管理實現的過程中，每個人都要從傳統觀念轉變為現念。即要樹立信息化管理和創新意識，把檔案工作從藏館中轉向電腦前。各部門人員都要意識到檔案信息化管理的優點，認識到發展檔案信息化管理的重要性和必要性。切實把檔案信息化管理提升到戰略高度來看待。檔案工作者們應看到前方的機遇與挑戰，了解現代化管理思想，增加工作責任感，積極主動的用現代化技術管理檔案信息。做到因地制宜，適應時展。

3.2構建檔案信息管理中心，推行優質服務

檔案工作是服務性工作，其目的就是為了國家，社會，經濟的發展提供所需的信息。

通過現代化的信息網絡， 檔案的信息資源從一定程度上得到共享， 使得檔案管理走向現代化。國家推崇建立龐大快捷的檔案管理信息網，即把檔案，信息，圖書，等組合成一個信息管理中心。為管理者提供了更加全面的信息，充分發揮了信息化時代的快捷和高速。

3.3加強管理人才培養力度，優化管理隊伍

檔案信息化管理，需要管理與專業一體化的復合型人才，涉及到信息管理和網絡建設等多領域專業知識。因此應摒棄傳統的兼職模式，建立專門的組織機構人員機制，并設立完整的人員專業化培訓，來提高工作質量和工作能力。只有加強人才培養的力度，提高管理者的水平，優化管理隊伍質量，才是實現檔案信息化管理工作的前提。

3.4構建信息網絡，實現資源共享

實現信息化管理，就必須終止檔案部門各自為政的政治體系。建立一個具有同一規格的體系，實現資源共享。使利用者可以清楚明了的獲得所需要的信息。同時通過資源共享，使地方檔案部門走上具有自我特色的檔案信息化管理的道路，從而實現資源互補，相得益彰的效果。形成整體化，完整化的管理體系。

3.5走滾動發展戰略，踏上中國特色化檔案信息建設道路

信息化管理的實現是一個過程，不可能在短期內實現目標，就必須走滾動發展戰略。現代信息技術發展迅猛，導致了檔案管理需要不斷更新，我們不是要求設備的先進，而是要求思想的進步性。無論是文字檔案一體化，還是信息資源的整合化，都會是一個滾動發展的過程。通過滾動發展戰略，形成不斷更新的檔案信息化發展，最終走出一條具有中國特色的檔案信息化之路

4.結語

本文對檔案信息化的發展狀況與出現的問題做出分析與討論，并對未來的發展提出了自己的看法。筆者認為：檔案信息化建設是現代化發展的總趨勢，信息化建設必須以局域網建設為前提，計算機管理為基礎，校園網建設為依托。大力發展檔案信息系統化，實現資源共享，提高工作效率，避免人工管理的錯誤，對我國社會發展和科技探究都有一定的影響。運用實踐、總結、理論相互交替相互結合的理念；在原有的基礎上，探索新的管理方法；有問題及時探討，積極改正；這樣才能加快檔案信息化的發展，將會使檔案的信息化管理工作變得更加輕松，更加高效！

參考文獻：

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[3]錢毅.中國電子文件管理標準體系現狀與實施戰略[J].檔案學通訊，2009（6）

篇（5）

一、檔案管理信息化的必要性

第一，檔案管理信息化是必然趨勢。

檔案工作信息化可以把大量家庭檔案、社會檔案等納入資源體系，極大豐富了檔案資源的內容和形式，特別是數字檔案館庫的建設及電子文件的形式的網上，夯實了檔案事業發展的物質基礎，并促進我國經濟社會科技的發展。另一方面，隨著數字化信息化檔案工作的建設與實施，檔案信息化建設可以有效實現網上文件歸檔，可以實現優化檔案管理模式。

第二，拓展檔案工作的服務領域。

檔案工作的時代背景正發生著深刻變化，隨著數據庫技術和搜索引擎不斷發展，檔案工作的領域日益延伸，檔案部門的潛在功能不斷得到發揮，這大大拓展了檔案工作的社會職能。信息化檔案工作建設的步伐加快，有利于完善檔案的依附載體，加強多形式、多層次共享平臺建設，并拓展檔案工作的服務領域，推進內部服務機制創新，促使我國檔案信息資源的公開、利用、共享，使檔案使用者查閱資料方便、快捷，完善檔案信息服務功能。

第三，增加信息存儲量。

當今檔案工作的數字化技術，包括檔案目錄信息的數字化、載體檔案的數字化、如縮微技術、照片檔案及錄像檔案，這些大大增加信息的存儲量，存儲密度比傳統紙質檔案文獻高出成千上萬倍。比如一張光盤的容量可以達到600―4000MB，能存儲40萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形組合的信息。過去紙質載體的檔案文獻一般只能記錄文字、圖形、圖表信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等多媒體信息，信息存儲量成指數倍的增大。

二、檔案管理工作中存在的問題

首先，檔案信息化的服務觀念滯后，由于過去檔案機構工作的檔案人員年齡較大、學歷層次普遍不高，面對檔案信息化發展的趨勢，還不能適應信息化的要求，并沿襲傳統的方式來進行檔案工作。一些檔案人員對檔案信息化的服務方式理解不準確，他們認為只要購置和使用了現代化的計算機設備，就代表我們已經實現檔案信息化了。

其次，傳統的檔案工作人員對過去紙質檔案的管理模式、原則、方式和技術已輕車熟路，但不懂電子文件形成的過程、信息的存儲、檢索和利用等新的科學技術；新一代的檔案管理人員只懂得電子計算機技術或者數據通信技術，卻對檔案工作的基礎知識、管理模式和管理方式卻知道的太少，這已成為檔案工作中不可避免的問題。

最后，檔案信息化建設的標準滯后。許多檔案部門在管理信息化過程中重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，但忽視了檔案工作信息標準規范化建設，導致有路難行，即便國家投入巨額資金建成的檔案信息系統，也無法轉化為經濟和科學發展的需要。

三、管理信息化背景下的檔案工作的對策

第一，標準規范化及完善法規。

標準規范化是在管理信息化背景下檔案工作的重要基礎，它有效衡量著檔案工作。檔案工作的規范化包括：一是著錄必須統一規范；二是統一的存儲載體；三是時刻更新原有的檔案信息管理系統。另一方面，有關檔案方面的政策法規還不完善，建設的管理組織者對已有的政策法律要及時的根據信息化發展的方向需要進行增補、修訂。

第二，提高檔案工作人員的的素質。

業務素質問題是到檔案工作數字化的關鍵，檔案工作者必須具備較強的鑒定評估能力，對網絡環境下大宗的信息量進行判斷、鑒選、分析，對特定利用者有用的部分能加工、提煉。思想素質方面，檔案工作人員應該樹立正確的政治信念，擁有熱情的工作態度，檔案工作中嚴格遵守黨和國家的各項法規、政策、方針，樹立政治信念。

第三，實現檔案工作的數字化管理。

檔案數字化與傳統的實體檔案管理相比，有著無可比擬的優越性、時效性和先進性。數字化檔案建立在現代信息技術基礎之上，它運用不同的載體、不同的信息資源以數字化的格式存儲，可以提高檔案工作的效率，使檔案信息可以得到及時利用，擴大網上數據庫的容量，實現遠程的信息資源共享。

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1.1 有效節省資源

就傳統的衛生檔案管理而言，往往采用的是保存紙質材料的方式，而在具體的管理過程當中需要把這些紙質檔案信息進行歸類、裝訂、裝盒等，這些復雜的工序不僅僅會耗費大量的時間以及人力，而且在一段時間之后檔案資料就會積累到較大的數量，在存儲過程當中更是需要極大的空間，后期管理特別是信息的調用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，衛生檔案管理工作可以通過信息技術的應用而實現信息化從紙質管理變成電子管理，無論是錄入還是管理保存都有著極大的優越性，節約存儲空間的同時，極大節省了資源，讓檔案調用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

衛生檔案管理工作以往會選用手動歸檔的方法，而在這其中需要耗費大量的人力物力，同時也需要在其中投入較多的管理資金，特別是在手動歸檔當中出現錯誤的可能性較大，工作效率明顯較低。如今，隨著人們健康意識的增強，衛生檔案的信息數據逐步增多，如果仍然選用手動歸零和管理的方法難度會越來越大，而且在這其中如果出現錯誤的話，會出現難以，會出現難以。在信息化的衛生檔案管理當中，則能夠確保工作效率，而且出現錯誤的可能性會極大降低，也減輕管理人員的負擔。

1.3 優化醫療資源

在面對突發性醫療事件發生的過程當中，衛生檔案管理的信息化顯得更加的關鍵。這些危害深遠的醫療事件有著突發性的特點，而且一旦發生會以迅猛的速度迅速擴展，如果是傳統的檔案管理模式的話，數據的處理以及準確性都不能夠得到保障，很容易錯過最佳處理時機。在衛生檔案的信息化管理實現之后，可以讓相關部門及時迅速的掌握第一手資料，相關研究機構也可以抓住有利時機來總結疾病規律，并且提出控制和解決辦法，使得醫療資源得以優化和有效利用。

1.4 促進整合共享

社會在向前推進，科技而是以人類難以想象的速度向前發展，那么信息量也在逐步擴大，無論是哪一個部門都無法把全部信息進行有效收集管理和應用，那么打破傳統管理模式，有效構建信息化的衛生檔案管理系統，成為當前的工作重點以及必經之路，只有這樣才能夠使得檔案資源可以進行有效的整合和共享，進一步凸顯出信息管理的整體性優勢。除此以外，衛生檔案的信息化管理是讓我國能夠迅速與國際接軌的一個有力舉措，有效推進全球公共衛生事業的發展[2]。

2 信息化背景下衛生檔案管理工作實施策略

2.1 加強衛生檔案信息化管理隊伍建設

信息化背景下的衛生檔案管理工作需要加強對信息技術的應用，而在先進技術的推廣實施當中不單單要求檔案管理人員具有豐富的檔案管理知識，更為主要的是要掌握先進的信息管理技術，并且能夠把檔案管理和信息技術管理進行有效的整合，這樣才能夠讓信息化的檔案管理得以實現，檔案管理的質量才可以得到切實保障。在這樣的情況下，衛生檔案的管理工作隊伍必須要進行有效的培訓，強調檔案管理者除了要掌握先進以及完善衛生檔案的管理專業知識之外，還需要對信息技術等相關技術進行熟練應用。由此可見，人才建設是衛生檔案信息化管理的重點以及關鍵資源。因此，要對檔案管理工作人員進行全方位的教育培訓，使得他們的專業技能和信息技術得到綜合發展。與此同時，還需要注重外部人才的引進，使得他們能夠逐步充實到信息化的檔案管理隊伍當中，為衛生檔案的信息化管理注入活力。

2.2 加大檔案信息化管理基礎設施投入

如果說人才建設是衛生檔案信息化管理工作實施的軟件的話，那么與之相配套的基礎設施則是不可或缺的硬件條件，所以需要加大對信息化管理基礎設施的投入，有效完善衛生檔案管理的硬件系統，更好的是用信息化的背景。基礎設施是衛生檔案信息化的保障以及基礎，但是當前檔案基礎設施落后和不完善的問題是十分突出的，特別是基層機構設施更是缺乏，與檔案信息化管理工作還存在著很大的差距。對此，衛生單位必須要對基礎設施建設提起較高的重視程度，并且結合單位檔案管理的實際需求和切實能力來配備完善的基礎設施，如果單位條件允許的話，可以結合衛生檔案的信息化管理需求來開發研究專門的管理軟件，優化信息化檔案管理的技術，使得衛生檔案信息化管理可以逐步走向正軌[3]。

2.3 構建標準規范檔案信息化管理系統

就目前而言，有關于衛生檔案管理的規范和規定還有待健全，這使得衛生檔案管理工作的難度大大增加，并且得不到完善的制度和規范作為支持與保障。另外，在檔案管理的信息化工作推進當中，會涉及多個環節以及部門，要想讓這些工作有條不紊地進行，強化部門之間的協調運轉，需要通過制度建設和規范性的管理體系來發揮約束作用。因此，構建標準規范的檔案信息化管理系統成為目前的重中之重，只有這樣才能夠明確各方的責任，使得各個部門以及工作人員可以做到各司其職，把每一個管理環節緊緊聯系起來。另外，為了滿足信息檢索交換等多個方面的需求，需要構建有著很強兼容性和通用性的信息交換以及存儲的標準，并將其在制度當中進行體現，提高管理系統的規范性和完整。

2.4 推進實現衛生檔案信息電子網絡化

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一、基于信息化環境下文書檔案管理工作的意義

（一）有利于文書檔案管理效能的提高

在社會快速發展的新形勢下，文書業務無論是數量還是種類都開始向多樣化的趨勢發展，這也使文書檔案的重要性日益顯現出來。在當前信息化環境下，傳統文書檔案管理模式發生了較大的變化，文書檔案管理效率有了大幅度的進步。這就更需要充分的利用信息化技術的優勢，加快推進文書檔案信息化建設的步伐，使文書檔案管理工作更具便捷性，確保文書檔案管理效能的提高。

（二）有利于文書檔案現代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過加強文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設質量的全面提升。在當前信息化環境下，文書檔案工作應充分的利用信息化技術的優勢，加快現代化管理目標的實現。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進行創新，進一步對信息化管理流程進行規范和優化，確保工作效率的大幅度提升。

（三）加快了文書檔案開發效益的實現

文書檔案信息化管理的實現，不僅有利于檔案資料原開發利用，而且加快促進了文書檔案信息化管理平臺的建設，為文書檔案資源共享的實現奠定了良好的基礎。而且在文書檔案管理信息化推進過程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉變及更好的提供服務工作奠定了良好的基礎。

二、信息化環境下文書檔案管理的現狀

（一）文書檔案信息化管理工作有待于進一步規范

近年來，辦公自動化已開始全面普及，這也有效的提升了文書檔案管理工作的水平。但由于信息化辦公平臺處于不斷更新和升級過程中，極有可能會對電子文件查詢及信息數據安全帶來一定的難度。同時要工作中也需要對各類文件梳理，以電子檔案的要求做好文書檔案的移交保管工作。但在實際工作，文書檔案具有分散性，不僅統一管理難度大，而且數據容易丟失。特別是在當前無紙化辦公的新形勢下，更對電子文件的使用、保管及存檔提出了更高的要求。

（二）文書檔案信息化管理水平有待于進一步提高

搞好文書檔案信息化管理工作，要有一支高素質的熟悉信息化知識技能的專業文書檔案管理隊伍。文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉文書業務知識，又要掌握計算機操作技術、熟悉網絡數據維護知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當前，加強辦公人員信息技術培訓，加快推進信息化工作進程，是提高文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實，并抓出成效，以適應時展需求。

（三）文書檔案管理人員素質及資金有有待進一步加強

長期以來文書檔案在管理工作中受傳統思想影響較深，這也導致文書檔案在收集、整理、歸檔及查閱等各處環節缺乏健全的規章制度作為約束，在檔案管理一些環節工作中還采用手工操作的模式，嚴重影響了檔案工作的效率。目前文書檔案管理人員多是由辦公室人員兼任，管理人員多沒有經過系統的檔案管理專業知識學習，業務能力不高，再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對新技術和新知識接受能力較差，無法有效地滿足現代文書檔案信息化建設的要求，由于受制于人員素質的影響，文書檔案管理工作無法與時展要求相適應。另外，在文書檔案信息化管理推動過程中，由于其涉及的范圍較廣，在日常工作中還需要做好設備、軟件及網站的日常維護工作和開發工作，這都需要大量的資金支持，但在實際工作中，不僅對文書檔案信息化建設缺乏重視，而且經費嚴重不足，這在一定程度上制約了文書檔案信息化管理工作的步伐。

三、加強信息化條件下文書檔案管理的措施

（一）提高信息化條件下文書檔案管理的認識

由于文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質檔案和實物檔案普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件，電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視。因此必須要進一步提高信息化條件下文書檔案管理的認識，制定科學的工作流程和工作制度，確保文書信息化管理落到實處。

（二）加強文書檔案信息化標準體系建設

由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標準規范也變得比較復雜且較難統一，造成現在文書檔案信息管理上標準不一，導致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構建科學的文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標準，進一步規范文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網系統建立文書檔案管理信息化平臺，加大文書檔案信息化建設投入，推進文書檔案管理信息化建設進程，進一步打牢文書檔案管理基礎。

（三）加大文書檔案信息化建設力度

在當前文書檔案信息化建設過程中，要以現代化辦公自動化系統作為依托，并對其功能進行擴展，利用文書處理、文件管理及檔案管理三個模塊來將文書檔案管理工作流程涵蓋其中，并能夠對收文發文進行預歸檔，對著錄的文件和案卷進行整理，對歸檔的檔案進行重新編目，做好文書檔案的輔助管理工作，這不僅有利于文書檔案信息化管理質量的提升，而且對推進文書檔案信息化建設工作也具有極其重要的意義。

四、結束語

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隨著網絡應用人群的逐步增加及通過網絡獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務，更為便利的、系統的為社會發展提供便利，在這一過程中相關的檔案管理部門及工作人員應拋棄傳統的檔案實體管理模式，發展傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的檔案管理模式，在發展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內部檔案管理機構為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統、不同行業。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。

一、社會信息化背景下傳統檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統的檔案信息管理是檔案歸屬于當地所在檔案館或相關檔案管理機構內，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發揮檔案信息服務社會的作用，另外也很難為群眾服務。根據國家的相關規定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構的檔案和有代表性的二、三級機構的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網絡技術快速發展的背景下，以數字化的傳播手段，結合檔案館、系統內、企業、社會等多方的檔案信息資源，以數字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備構成的數理化檔案管理實現檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構應在履行傳統的檔案管理工作的基礎上，利用便利的互聯網技術，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網絡檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數據庫，拓寬服務渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統的安全性。

二、信息化背景下傳統檔案管理工作改革的原因

（一）適應社會信息化發展的需求

進入新世紀以來伴隨我國經濟的快速發展，我國大力建設網絡及通信等基礎設施，目前我國網絡普及率達到50.3%，過半數中國人已經接入互聯網。網絡基礎設施逐漸完善，移動網絡的速度也在提高，截至2015年12月，手機網民中通過手機無線上網的比例高達90%。因此公眾通過網絡所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習慣。

（二）擴大檔案信息利用范圍的需要

傳統的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關資料管理部門查詢，在實際的應用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術手段不斷實現檔案信息的便利化、數字化，同時檔案資料在進行數字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數字信息平臺所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進行的，通過網絡傳輸技術將分散在各個檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進行的就是檔案信息的數字化、信息化建設，在檔案信息數字化建設的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時規范檔案資料的分類、效益等。在進行檔案資料數字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應在保證資料信息的真實性的前提下逐步將檔案資料信息化、數字化。傳統的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機構的檔案管理部門按照自己的管理方式進行檔案管理，從而造成各個部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據社會及公眾的需要采用以數字化、網絡化等形式對各級、各部門的內部檔案管理機構的檔案信息進行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會信息化背景下傳統檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術應用與檔案資料資源整合相協調

在信息技術背景下，通過網絡信息技術將各個檔案館的檔案資料進行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統一管理，也有利于加強各檔案館及管理機構之間的聯系，建立相關的查詢平臺，便于公眾查詢。隨著網絡技術的快速發展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關檔案管理部門應首先對目前各自的檔案保管情況的相關信息進行相互交流，并對如何構建合理的資源平臺進行探討，對各自的檔案信息化平臺進行統一的規劃建設，并使各系統平臺之間能夠順暢的進行信息交流，最終達到以點帶面，逐漸形成一個檔案館群，形成一個互利共贏的公眾服務機構。

（二）擇優分類與循序漸進并重

在對檔案信息信息化、數字化的分類過程中，檔案信息的分類應按照保密程度、公眾需求程度、社會反響等方面進行有針對性的分類，對于公眾與社會需求較大的檔案信息資料，應優先對這部分資料進行信息化、數字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進行數字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應該對所有檔案資料進行預測，對將來一段時間可能需求量較大的檔案信息進行優先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質檔案的信息類型，由于檔案都是原始數據或信息的最真實憑證，在提供利用時要保障其完整性和真實性。

（三）區分緩急與先易后難兼顧

檔案數字化最大的優點之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進行數字化檔案的初期，就應該先對珍貴的資料進行數字化。對于原來就是數字化的檔案資料，在經過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數字化信息資料可通過網絡上傳到相應的查詢平臺供用戶查詢、使用。而對于紙質、膠片、聲像等檔案就需要先進性數字化轉換。在轉換的過程中就需要各級根據檔案信息轉換的難易程度分別進行上傳，對于較為容易上傳的資料，應優先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據其類別逐步實現數字化、信息化。

四、信息化背景下傳統檔案管理改革策略

（一）正確運用與檔案管理相關的法律法規，可以有效地促進各檔案管理部門間的協調發展

就目前來看，各級部門、各系統內的檔案管理部門分別屬于不同的系統、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點，在工作中正確、靈活地運用相關法律法規可以有效的協調各部門、系統間的檔案交流工作，并可以及時調節他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統一的檔案信息化、網絡化管理制度及執行標準

在檔案資料數字化、信息化的發展初期，難免會出現諸多的問題，究其根源就是大家在數字化、信息化建設的過程中沒有統一的建設標準。據相關數據統計，目前已經建成使用的檔案網站中竟然有將近30%的網站無鏈接。因此，制定統一的檔案信息化建設標準是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關的規章制度及執行標準，但制定的各類制度與標準都是其系統內自己的標準，就執行標準來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標準之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續存在，檔案數字化信息的統一管理就無從談起了。因此，制定統一的、規范的管理制度及執行標準不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構建數字檔案信息服務平臺

數字檔案信息服務平臺包含高速的網絡傳輸功能、健全的安全保障體系、先進的軟硬件設施等，利用各網絡站點的信息互聯技術將各個站點的檔案信息資料進行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內的檔案資料進行匯總，用戶即可以通過該平臺進行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術應用水平

隨著科學技術的快速發展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統的檔案管理專業知識外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術、信息管理技術等相關信息化知識。如在對電子文件進行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數據庫及網絡知識等，在進行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應用技術技能，利用信息化技術提升檔案管理水平。隨著科學技術的迅猛發展，檔案作為社會信息資源的重要組成部門，必然要融入到數字化新媒體當中，檔案目前也以多種載體形式呈現在大眾的面前，無線傳輸技術、快速掃描技術對檔案網絡管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強學習，不斷地提高自身的信息化素質，在工作中要敢于創新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業素養，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會經歷一個漫長發展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發展中充分認識信息化檔案管理改革的必要性，積極推動檔案工作的信息化建設。

作者:許長春 單位:山東省體育訓練結算中心

參考文獻：

[1]張銳.檔案信息資源管理社會化建設模式,作用績效與措施對策[J].山西檔案2007．

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一、信息化背景下事業單位文書檔案管理的優勢

在信息技術快速發展的今天，人們越來越重視信息技術的運用。信息技術的應用給傳統的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統的管理工作比較，信息技術的應用顯然更具有很多優勢。

1.完整性

信息化技術因為便捷智能，所以能夠對文件和檔案統一進行管理。另外，因為信息技術具有很強的記憶性，所有檔案的修改都會存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統事業單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費的時間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應如今時代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數量，因為自動化的管理還減少了時間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時拿來在如今的網絡環境下運用。傳統的單位文書檔案管理工作因為管理有局限，所以當需要檔案資料運用時查找十分的不方便，從而不能實現資源共享。新時期檔案綜合管理系統很好地解決了這一問題，因為系統對所有檔案資料進行了整合，在查找相關檔案時也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題

1.對于信息化管理認識不足

在事業單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業單位對信息化的檔案管理工作認識不足。造成這個原因大多是因為管理者的管理理念過于陳舊，還依賴于傳統的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統的管理模式進行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對信息化管理工作認識不足，所以對信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發展進程。

2.管理人員信息素養比較低

雖然目前事業單位的文書檔案管理部門都配備了計算機等設備，但是因為管理人員信息素養比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因為很多管理人員受到了傳統觀念的影響，對信息設備了解不足，導致在使用設備時存在許多的問題。特別是在將紙質檔案資料轉換為電子文檔時，很多管理人員覺得比較困難，導致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因為電子文本資料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風險。同時，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業單位加強文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對社會和國家來說都是十分重要的，它是一個社會性和服務性比較強的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項，因此，如何在信息化背景下加強文書檔案管理工作是當前的重要問題。要想在信息化背景下加強文書檔案管理工作，需要從這幾點開始入手。

1.創新管理理念

事業單位文書檔案信息化管理工作，首先要創新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據時代的變化而進行的，因此，事業單位必須跟上時代的步伐，針對信息化管理創新管理理念。首先，應該對文書檔案管理進行正確的認識，此外，還應該深刻認識到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識到信息化管理對文書管理的重要性。其次，事業單位應該加大對文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎。

2.制定科學的管理制度

因為事業單位的自身性質，導致文書檔案管理工作方面與企業文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對這種情況，事業單位對文書檔案管理工作必須制定科學的管理制度。只有制定了科學的管理制度，管理人員在工作中才會規范地遵守制度，提高工作效率。此外，對文書檔案管理工作的安全性問題也應該引起重視，減少安全風險。

3.提高管理人員的綜合素質

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關鍵詞： 信息化背景；勘察設計單位；檔案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）13-0154-02

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作者簡介：梁江華（1969-），男，山東寧陽人，本科學歷，從事黨務人事行政后勤管理工作，研究方向為檔案管理。

0 引言

隨著近些年來我國工程的發展，勘察設計單位也得到了長足的發展，作為勘察設計單位工作的重要組成部分——檔案管理工作有著重要的作用，勘察設計單位的檔案內容包括科技檔案以及人事檔案兩部分，科技檔案是勘察單位在勘測、規劃、設計等活動過程中形成的需要歸檔保存的圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的科技材料，科技檔案是勘察設計單位的歷史記錄，是珍貴的知識資源和信息資源，科技檔案是勘察設計單位發展的重要依據，在規劃設計以及生產建設過程中都有著重要的作用。人事檔案則是人事管理活動中形成，用以記錄和反應人才品德和經歷的表現，用以考察的資料和文件，是勘察設計單位人才的學歷、個人經歷、社會關系、業務能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況的原始記錄。目前，我國的大多數的工程勘察設計單位已經開始適應社會主義改革的體制要求逐漸開始由事業單位轉變為科技型企業，在改革完成后，勘察設計單位的工作也設計著員工的安置、所有者權益處理以及債務處理等各種問題，這就導致勘察設計單位的檔案管理工作也發生了一些變化，加上信息化環境的發展，檔案管理工作也面臨著巨大的變革，如何在信息化背景下做好勘察設計單位的檔案管理工作已經成為相關管理人員研究的熱點問題。

1 信息化環境對檔案管理工作的影響

1.1 檔案的經濟化 隨著信息化技術的發展，勘察設計單位的工作模式發生了較大的改變，這也在一定程度上改變了傳統檔案管理的理念和模式，與傳統檔案管理最大的不同之處在于，信息化環境下的檔案管理工作已經不再與單位的發展向脫離，而是成為勘察設計經營經營管理的重要組成部分，檔案成為具有具有經濟學意義的重要資源。近些年來，勘察設計單位對檔案的利用程度越來越高，也只有充分的利用其各類檔案，才能掌握設備、工程、項目、人才管理的具體情況，確定相關的革新方向，有目標的制定技術創新目標。

1.2 檔案的專業化 在市場經濟社會之中，信息的流通速度十分迅速，這就促使勘察設計單位的檔案信息管理工作朝著專業化和規范化的趨勢發展，檔案是在長期的經營和管理活動中形成的，內容繁多、種類繁雜，在信息化環境下，各個地區的勘察設計單位已經基本普及了計算機，這就為檔案管理工作提供了較好的平臺，檔案管理工作逐漸走向專業化發展階段。

1.3 檔案的數字化 隨著計算機的廣泛應用以及信息技術的發展，辦公自動化已經成為現代企業發展的理念，檔案管理也由傳統模式下的紙質檔案管理轉變為現階段的數字檔案管理，檔案的數字化也使得檔案管理工作的重心逐漸的由實體轉移至信息。早在2005年，國家檔案局就頒布了《關于加強企業檔案信息建設的意見》，《意見》中明確指出，企業應該將檔案的信息化建設列入未來發展的規劃中，實現企業信息化的同步進行，在《意見》提出之后，我國各個勘察設計單位也積極的貫徹這一理念，檔案數字化的雛形基本形成。

2 信息化環境下檔案管理工作存在的問題

由于我國大部分勘察設計單位尚處于轉型的關鍵性階段，因此，在信息化環境中檔案管理工作也出現了各種各樣的不足，部分部門只注重眼前工作，沒有對本部門的資料進行長遠和系統的收集，也沒有向檔案管理部門進行移交，這就導致很多電子檔案處于分散、無序的管理狀態，難以實現電子檔案的科學化利用。加上部分檔案工作人員的管理觀念仍然處于“重管理、輕應用”的思想觀念上，導致檔案的內容和數量雖然得以改善，但是實際的利用率卻很小，沒有發揮出檔案的真正作用，因此，必須對勘察設計單位的檔案管理工作進行創新。

3 信息化環境下提高勘察設計單位檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理人員的專業水平 檔案管理人員的專業素質水平在很大程度上影響著勘察設計單位檔案管理工作的質量，檔案的管理歸根到底是人對于檔案的管理，檔案的收集工作、整理工作以及歸類工作都需要人來完成，勘察設計單位的檔案包括人事檔案和科技檔案，與人事檔案相比較，科技檔案的專業性很強，很多內容都有專業綜合的特性，且檔案的來源較多，不僅有電子版，也有很多的紙質資料，這就要求檔案工作人員必須具有相關的勘察設計知識以及扎實的檔案管理知識。因此，勘察設計單位要嚴格檔案工作人員的準入制度，篩查一些專業知識過硬、服務意識優良的復合型人才。對于現有的檔案工作人員，單位也要定期組織培訓，為他們多創造一些進修條件，保證現有的工作人員可以掌握相關的計算機知識、文秘知識、勘察設計知識以及檔案學知識，可以高質量的完成各項檔案管理工作。

3.2 全面落實現代化管理方法

3.2.1 保證管理機制的順暢性 管理機制的順暢性是實現檔案管理現代化的基礎，因此，各個勘察設計單位必須嚴格的按照《檔案法》以及《關于加強企業檔案信息建設的意見》，保證相關的條款和制度可以順利的實施，為此，在單位內部必須建立完善的檔案管理領導責任制，將責任落實到人，保證檔案管理部門與其他部門工作的協調性。

3.2.2 使用現代化管理設備 檔案設備的現代化是促進檔案管理工作現代化的物質基礎，沒有完善的設備，再好的制度、再專業的管理人員也是“巧婦難為無米之炊”。隨著信息化環境的發展以及電子信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案保管工作也必須要緊貼時代步伐。在傳統的檔案管理模式下，對于檔案的保護主要局限于檔案庫房、檔案設備的防曬、防塵、防雨、防輻射的保護上，隨著信息化環境的推進，在現階段的檔案管理工作中出現了聲像檔案、機讀檔案、電子檔案等新型的檔案類型，新型檔案與傳統檔案相比，新型檔案的利用方式、形成介質、存儲方式都有著較大的不同，因此，必須根據新型檔案的特點完善現代化的檔案管理設備，全面推進檔案管理工作的信息化。

3.3 推進檔案的信息化，建立完善的電子檔案管理系統 檔案信息化是信息技術在檔案管理工作內的創新性實踐，可以保證各類檔案資源通過系統加工可以實現資源的合理配置，進而實現信息資源的共享。

4 結語

檔案是勘察設計單位資產的重要組成部分，屬于典型的無形資產，在勘察設計單位的轉型時期，檔案已經成為單位內部核心競爭力的重要體現，信息化環境的發展為檔案管理工作帶來了良好的發展契機，促使檔案朝著專業化、數字化以及經濟化的方向發展，但是，在實際的操作過程中，由于各種因素的影響，勘察單位檔案信息化進程還不難滿足社會經濟的發展，因此，提高檔案管理的水平，是我們現階段下必須要解決的一個重要問題，為此，必須從管理制度、設備改革、人員培養等各個方面入手，分析檔案的特點，有針對性的制定措施，全面提高檔案信息化水平。

參考文獻：