辦公室檔案管理分類(lèi)匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公室檔案管理分類(lèi)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類(lèi)與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書(shū)工作細(xì)致

檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書(shū)工作，在收集過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過(guò)程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無(wú)章可依的現(xiàn)象。

（二）現(xiàn)代化管理軟件不足

隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類(lèi)等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范

醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門(mén)及與外單位的相關(guān)文書(shū)。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書(shū)寫(xiě)過(guò)程中存在這樣那樣的問(wèn)題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見(jiàn)證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。

（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升

辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。

（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過(guò)程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書(shū)及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無(wú)患。

（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高

檔案是具有法律意義的文書(shū)，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專(zhuān)人進(jìn)行檔案管理。

（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開(kāi)發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類(lèi)檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類(lèi)”“繼續(xù)再教育類(lèi)”及“職稱(chēng)晉升類(lèi)”。這三類(lèi)檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過(guò)信息化手段，定期對(duì)這三類(lèi)檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。

（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)

檔案以文書(shū)類(lèi)居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國(guó)家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長(zhǎng)時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來(lái)的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱(chēng)，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬(wàn)元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書(shū)自行設(shè)立分類(lèi)要求，明確細(xì)致地填寫(xiě)相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。

篇（2）

關(guān)鍵詞 單位；信息收集；檔案

單位辦公室作為單位內(nèi)部的中心樞紐部門(mén)，在整個(gè)單位運(yùn)作中占有十分重要的位置，是單位對(duì)外的窗口，并起到了上情下達(dá)、下情上報(bào)的連接作用。單位信息的收集和檔案作為單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，對(duì)促進(jìn)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，為此，在新時(shí)期，現(xiàn)代單位必須充分認(rèn)識(shí)到信息檔案在單位發(fā)展中的重要作用，積極做好辦公室的信息收集和檔案應(yīng)用工作，以不斷提升辦公室的工作水平和工作效率。

一、單位辦公室信息收集以及檔案管理工作的特點(diǎn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，單位辦公室的信息管理工作已經(jīng)開(kāi)始以計(jì)算機(jī)為中心，并通過(guò)各類(lèi)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行快速的收集、整理、儲(chǔ)存與使用。單位辦公室信息收集工作的具體特點(diǎn)可以從以下幾方面分析。首先，信息的來(lái)源廣，數(shù)量多，傳播速度快。單位在其日常的運(yùn)營(yíng)工作中，必須進(jìn)一步增強(qiáng)信息收集工作的敏銳性，對(duì)于單位內(nèi)外部的重要信息進(jìn)行及時(shí)地報(bào)送，以確保單位管理層能夠及時(shí)掌握情況，作出反應(yīng)。其次，單位辦公室的信息收集工作具有很強(qiáng)的參謀性。單位辦公室對(duì)真實(shí)可靠信息的收集，可以及時(shí)反映單位問(wèn)題，幫助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)快速掌握單位發(fā)展?fàn)顩r，并有針對(duì)性地制定解決問(wèn)題的對(duì)策。但是，單位辦公室還必須主動(dòng)對(duì)信息的深度進(jìn)行開(kāi)發(fā)，不斷挖掘信息的深度和廣度，并及時(shí)做好檔案存儲(chǔ)工作，為單位的發(fā)展提供真實(shí)的信息記錄。最后，單位辦公室的信息收集工作和檔案管理工作逐漸向著信息化方向發(fā)展，單位需要制定完善的檔案利用信息收集標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)對(duì)檔案的利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，以便為單位的未來(lái)發(fā)展提供更加真實(shí)可靠的信息依據(jù)。

二、新時(shí)期加強(qiáng)單位辦公室信息收集與檔案管理的對(duì)策

加強(qiáng)單位辦公室的信息收集和檔案應(yīng)用管理工作可以有效提升單位管理效率，打破單位封閉的信息收集局面，在單位內(nèi)部形成全方位、多視角的信息檔案系統(tǒng)，提高單位內(nèi)部的信息傳遞效率。為此，筆者從以下幾方面分析加強(qiáng)單位辦公室信息收集與檔案管理的對(duì)策。

（一）現(xiàn)代單位必須創(chuàng)新單位發(fā)展理念，高度重視信息收集和單位檔案應(yīng)用工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該始終將信息的收集和檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來(lái)抓，并在單位內(nèi)部形成共同做好檔案管理工作的良好氛圍，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為單位檔案工作的有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。為此，單位辦公室的檔案室必須制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息收集和檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步改進(jìn)辦公室的檔案管理?xiàng)l件，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)單位信息的電子化處理，提高單位檔案的查全率和查準(zhǔn)率。比如，為了提高檔案應(yīng)用的有效性，辦公室可以將信息的收集進(jìn)行分類(lèi)歸納，將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)加以有效整合，充分發(fā)揮單位檔案的作用和功能。

（二）單位辦公室要注意提高信息檔案的利用效率。辦公室可以通過(guò)豐富單位辦公室的檔案門(mén)類(lèi)以及內(nèi)容等，不斷完善單位內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。除此之外，單位還必須加強(qiáng)信息檔案的安全管理工作，提高單位信息數(shù)據(jù)的安全意識(shí)，比如，單位可以依照檔案工作規(guī)范，在辦公室開(kāi)展檔案分類(lèi)大綱的編修工作，確保各類(lèi)信息檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性和系統(tǒng)性。

（三）單位辦公室必須注重對(duì)單位內(nèi)部各類(lèi)日常信息資源的收集工作，為檔案存儲(chǔ)奠定基礎(chǔ)。單位要想提高檔案應(yīng)用的效率，就必須確保信息資源的完整性，對(duì)收集到的信息資源進(jìn)行及時(shí)的存儲(chǔ)保存，并做好相關(guān)的移交工作；對(duì)于委托人的文件內(nèi)容，必須按照國(guó)家的相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行保存，不能隨意公開(kāi)或者泄露單位內(nèi)部的工作機(jī)密；除此之外，單位辦公室的檔案服務(wù)部門(mén)對(duì)檔案的整理工作也應(yīng)該符合國(guó)家規(guī)定的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。比如，在單位信息的日常收集工作中，相關(guān)工作人員必須要有積極的參與意識(shí)，深入了解單位各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容，了解單位各個(gè)部門(mén)的工作進(jìn)展和具體安排，以更加快速地為單位發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。

（四）單位辦公室應(yīng)該創(chuàng)新信息收集和檔案管理理念，注重信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用?，F(xiàn)階段很多單位辦公室的信息資源存在信息收集不全面，部門(mén)之間缺乏有效溝通的問(wèn)題，為此，單位辦公室的主管部門(mén)可以通過(guò)采用相關(guān)信息技術(shù)，在單位內(nèi)部實(shí)行信息收集、管理、鑒定、檢索的信息化建設(shè)，對(duì)于工作中存在的信息數(shù)量過(guò)大、內(nèi)容籠統(tǒng)等問(wèn)題，借助信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)，優(yōu)化檔案的種類(lèi)，以更方便相關(guān)工作人員快速查找所需要的信息資源。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張思盈. 初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2015(05) .

篇（3）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

為了更加全面地對(duì)辦公室檔案收集和整理進(jìn)行分別，因此本文分別對(duì)學(xué)校辦公室檔案收集和整理的內(nèi)容、特點(diǎn)、改進(jìn)措施以及實(shí)現(xiàn)信息化管理的必要性、策略進(jìn)行了詳細(xì)的分析。特別是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案收集和管理是朝著信息化方向發(fā)展的，因此學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案信息化的研究。

一、 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容以及特點(diǎn)

1、 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容

辦公室檔案的收集和管理主要包括四個(gè)工作內(nèi)容，分別是對(duì)檔案資料的搜集、對(duì)檔案資料的整理、對(duì)檔案資料的審核以及對(duì)檔案資料的保存。這四個(gè)內(nèi)容也是辦公室檔案收集管理的步驟，都需要按照一定的順序進(jìn)行，如果漏掉其中一個(gè)工作內(nèi)容，將無(wú)法開(kāi)展檔案的收集和整理。比如，在開(kāi)展辦公室檔案收集和整理的第一個(gè)步驟就是對(duì)檔案資料的搜集，如果漏掉這個(gè)步驟，那么之后的工作也就無(wú)法開(kāi)展。對(duì)檔案的搜集，顧名思義就是搜集檔案內(nèi)的各種資料，然后將搜集到的檔案存放在檔案盒中。對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，搜集完檔案后，工作人員就要對(duì)檔案盒內(nèi)的檔案資料進(jìn)行整理，按照相關(guān)的目錄進(jìn)行整理，從而保證檔案資料的整齊性。對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，檔案必須要求真實(shí)性，因此要用來(lái)存檔的檔案就一定要保證真實(shí)性，要不將會(huì)影響到之后的工作，因此工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行審核。最后，檔案資料的保存就是對(duì)審核通過(guò)的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)歸檔，方便之后的查詢(xún)。

2、 辦公室檔案收集整理的特點(diǎn)

辦公室檔案的收集和整理主要具備有三個(gè)特點(diǎn)，分別是綜合性、邏輯性以及創(chuàng)新性。首先，辦公室是與學(xué)校各個(gè)部門(mén)溝通的部門(mén)，因此辦公室所收集到的檔案資料應(yīng)該具備一定的綜合性，這樣才方便各個(gè)部門(mén)對(duì)于檔案的查詢(xún)。其次，檔案資料在收集和整理的過(guò)程中是嚴(yán)格按照學(xué)校相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行收集的，因此是具備一定的邏輯性的。最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發(fā)揮出檔案的作用，在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的發(fā)展而調(diào)整收集管理的方法。

二、 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

1、 加強(qiáng)對(duì)檔案分類(lèi)大綱的編制

由于辦公室是學(xué)校與其他部門(mén)溝通最多的部門(mén)，因此辦公室檔案資料的來(lái)源眾多，而且數(shù)量也多，因此辦公室檔案在收集和管理上是存在一定的復(fù)雜性的。因此，在進(jìn)行檔案資料的收集和存放的時(shí)候，就應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，因此首先要對(duì)檔案的分類(lèi)大綱進(jìn)行編制，這樣才能方便之后的檔案分類(lèi)管理和存放。一般情況下，檔案的分類(lèi)大綱有以下幾種：第一，是上級(jí)下達(dá)的公文，第二是辦公室材料文件；第三是各種參考資料。首先，上級(jí)下達(dá)的公文，可以根據(jù)不同的上級(jí)進(jìn)行分類(lèi)，如省下達(dá)的公文、市下達(dá)的公文。其次，辦公室材料文件包括的內(nèi)容比較多，比如一些平級(jí)單位送過(guò)來(lái)的相關(guān)文件，還有其他部門(mén)所送來(lái)的各種請(qǐng)示以及報(bào)告等等。最后，各種參考資料，比如學(xué)校內(nèi)部的宣傳資料等等。

2、 加強(qiáng)對(duì)檔案的分類(lèi)存放和處理

編制好辦公室檔案的分類(lèi)大綱后，檔案管理人員就結(jié)合檔案分類(lèi)大綱來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，從而方便之后的檔案查閱。首先，工作人員需要對(duì)檔案盒進(jìn)行說(shuō)明，比如該檔案盒是存放市上級(jí)下達(dá)的公文，就要在檔案盒側(cè)面表明“市上級(jí)下達(dá)公文”。其次，工作人員應(yīng)該對(duì)每一份檔案都進(jìn)行編號(hào)，從而更好地方便之后的查閱，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上級(jí)所下達(dá)的公文。在進(jìn)行檔案的存放的時(shí)候，工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照編號(hào)來(lái)進(jìn)行存放，并且做好相應(yīng)的登記，這樣在查詢(xún)檔案的時(shí)候才能更好根據(jù)登記內(nèi)容來(lái)查找檔案，提高檔案查找的效率。隨著檔案的增多，工作人員需要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，從而更好地保證辦公室檔案的條理性。

3、 加強(qiáng)與其他部門(mén)之間的關(guān)系處理

由于辦公室是與其他部門(mén)溝通最多的部門(mén)，因此要提高辦公室檔案資料的收集和整理效率，辦公室部門(mén)就要加強(qiáng)與其他部門(mén)之間的關(guān)系處理，特別是職責(zé)關(guān)系。處理好與其他各部門(mén)的職責(zé)關(guān)系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現(xiàn)，才有利于員工之間的相互合作和溝通，提高檔案資料的收集效率。

4、 完善檔案收集的方法和途徑

為了更好地提高辦公室檔案的收集和整理效率，工作人員就應(yīng)該積極地完善檔案收集的方法和途徑。傳統(tǒng)的辦公室檔案資料收集是直接到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行紙質(zhì)版的檔案收集，隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，工作人員可以通過(guò)網(wǎng)上來(lái)收集信息，比如關(guān)于上級(jí)下達(dá)的文件，工作人員可以先接收電子文件，然后再打印出來(lái)進(jìn)行歸檔。除此之外，學(xué)校也應(yīng)該完善對(duì)檔案的查詢(xún)途徑，比如學(xué)校員工可以通過(guò)網(wǎng)上來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行查閱，從而大大地節(jié)約了員工查詢(xún)檔案的時(shí)間，也就大大地提高了辦公室檔案的收集和整理效率。

三、 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的必要性及策略

1、 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的必要性

實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化，首先是可以提高檔案收集整理的效率，通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化可以大大地壓縮了檔案的收集時(shí)間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化是有利于檔案信息的交流和分享。通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息化，檔案可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上分享，員工可以根據(jù)自己需求來(lái)查詢(xún)自己所需的檔案資料，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的交流和分享。最后，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化可以大大地提高檔案保存的安全性，如果是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，如果一旦出現(xiàn)火災(zāi)，檔案就很容易全部被燒毀，而且在潮濕的天氣下，紙張也容易出現(xiàn)發(fā)霉的情況，從而大大地影響到檔案資料的完整性。而實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化，可以將檔案資料上傳到云端或者是存放在移動(dòng)硬盤(pán)中，而網(wǎng)上云端以及移動(dòng)硬盤(pán)的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)要高于紙張的存放。

2、 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的策略

實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的策略主要有以下三個(gè)，分別是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)、加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)以及完善檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)。首先，要保證辦公室檔案信息化的水平，就要提高檔案管理人員的信息化水平，因此學(xué)校應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，確保檔案管理人員的信息化水平，從而更好地提高檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)用、文件分類(lèi)和查找的運(yùn)用，從而更好地實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化。其次，在實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的過(guò)程中，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，由于大部分的檔案資料都是僅供內(nèi)部查閱，因此一旦檔案管理的計(jì)算機(jī)被病毒入侵，就很容易導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料外漏，對(duì)學(xué)校以及員工都會(huì)造成很大的影響，因此學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)防火墻技術(shù)的開(kāi)發(fā)，提高檔案管理計(jì)算機(jī)的安全性。最后，辦公室檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息化有著非常重要的作用。檔案信息化管理系統(tǒng)主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)加工以及進(jìn)行查閱檢索，因此檔案信息化管理對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性要求也是比較高的。

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)辦公室檔案收集和管理比我們想象中要復(fù)雜許多，因此辦公室檔案收集管理人員應(yīng)該時(shí)刻都保持著學(xué)習(xí)的心態(tài)，不斷地提高自身的專(zhuān)業(yè)技能，從而更好地提高辦公室檔案資料收集和管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

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篇（4）

2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問(wèn)題。與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見(jiàn)等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來(lái)越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬(wàn)象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來(lái)學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無(wú)紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問(wèn)題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱(chēng)為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過(guò)程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類(lèi)型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問(wèn)題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類(lèi)的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過(guò)程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來(lái)，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專(zhuān)家團(tuán)來(lái)院檢查，其中翻閱近年來(lái)學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過(guò)程中，由于沒(méi)有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類(lèi)不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和意識(shí)

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過(guò)程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放

日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒(méi)有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無(wú)論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類(lèi)匯總，對(duì)過(guò)去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過(guò)對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開(kāi)展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開(kāi)辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開(kāi)展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開(kāi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開(kāi)，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開(kāi)討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開(kāi)展落實(shí)，不定期地召開(kāi)檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問(wèn)題。

5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰

進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過(guò)去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類(lèi)方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過(guò)制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢(xún)速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過(guò)程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過(guò)精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過(guò)程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過(guò)辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過(guò)檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠簡(jiǎn)化信息查詢(xún)流程，節(jié)約辦公成本。通過(guò)掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長(zhǎng)信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

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篇（5）

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類(lèi)，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書(shū)檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類(lèi)別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專(zhuān)業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類(lèi)、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類(lèi)型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門(mén)中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類(lèi)與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類(lèi)、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀(guān)念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。

（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類(lèi)別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。

（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類(lèi)、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿(mǎn)足不同種類(lèi)的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。

篇（6）

中圖分類(lèi)號(hào)： G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2011）03-0070-02

高校二級(jí)學(xué)院是指沒(méi)有獨(dú)立法人身份、在行政上直接隸屬學(xué)校的教學(xué)科研機(jī)構(gòu)（或稱(chēng)二級(jí)單位）。二級(jí)學(xué)院檔案是指二級(jí)學(xué)院在履行其教學(xué)科研職責(zé)工作中形成的、具有保存價(jià)值的檔案。二級(jí)學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的一部分，同時(shí)，它的專(zhuān)業(yè)性、特指性更為突出。二級(jí)學(xué)院檔案工作是全校檔案工作的基礎(chǔ)。本文對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室檔案工作的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。

一、充分認(rèn)識(shí)辦公室檔案的地位和作用是做好檔案工作的前提

辦公室檔案是直接記錄和反映辦公活動(dòng)并歸檔保存的辦公文件材料。辦公室檔案工作的意義在于：

1．辦公室檔案是辦公室工作的歷史記錄，是行政工作者智慧和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶

任何一項(xiàng)行政工作都會(huì)形成一系列的文字、數(shù)據(jù)材料等紙質(zhì)載體，有時(shí)甚至還有相片、計(jì)算機(jī)軟件等非紙質(zhì)載體。凡按照歸檔制度保存下來(lái)的這些材料即所謂檔案。一項(xiàng)行政工作結(jié)束后，是否留下了檔案，這是衡量是否圓滿(mǎn)完成行政工作，取得工作成績(jī)的重要標(biāo)志之一。

2．辦公室檔案是行政工作的歷史記錄，具有憑證作用

隨著時(shí)間的流逝、人員的更替，如果沒(méi)有檔案，前任的工作就沒(méi)有了憑證，事業(yè)的發(fā)展就缺少了繼承，也不利于后人的工作創(chuàng)新。辦公室的工作也是在繼承前人工作成果的基礎(chǔ)上不斷發(fā)展的，需要借鑒他人的成果。一項(xiàng)完整的辦公檔案蘊(yùn)涵著豐富的信息，記載了人們當(dāng)時(shí)的工作思路、方法和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)后人有重要的啟發(fā)和參考作用。而且時(shí)間越久，憑證作用越大。

3．辦公室檔案內(nèi)涵大量的信息

（1）是進(jìn)行工作交流的工具與手段。辦公檔案的價(jià)值在交流中得到體現(xiàn)，在應(yīng)用中得到升值；

（2）從辦公檔案的數(shù)量上能反映行政工作的內(nèi)容和繁重程度；

（3）檔案的質(zhì)量能透視出行政人員的素質(zhì)、水平和工作作風(fēng)。

如果行政人員都能充分認(rèn)識(shí)到開(kāi)展這項(xiàng)工作的意義與重要性，就會(huì)以十分負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極地去完成這項(xiàng)工作。

二、掌握檔案知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好辦公室檔案工作的基礎(chǔ)

檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)，同時(shí)也是一項(xiàng)帶有“鋪路架橋”性質(zhì)的服務(wù)工作。目前，高校的檔案館在校內(nèi)各行政部門(mén)都設(shè)有兼職檔案員，專(zhuān)門(mén)協(xié)助檔案館做好本部門(mén)檔案的收集、整理和歸檔工作。這無(wú)疑是做好高校檔案工作的重要舉措。而兼職檔案員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)，掌握行政檔案工作規(guī)范，熟悉行政檔案工作的流程。另外，還要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神和積極主動(dòng)、嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)。只有這樣，才能成為一名稱(chēng)職的和高素質(zhì)的兼職檔案工作者。通過(guò)學(xué)習(xí)有關(guān)辦公檔案管理的知識(shí)和多年的工作體會(huì)，筆者對(duì)辦公室檔案有了較深入的認(rèn)識(shí)與了解：

1. 辦公室檔案的特點(diǎn)

（1）具有一般檔案的特點(diǎn)。

（2）成套性。指一個(gè)行政工作從發(fā)生到結(jié)束是一個(gè)完整的過(guò)程，必然要形成一個(gè)成套、完整的檔案。它主要體現(xiàn)在檔案的形成與內(nèi)容兩個(gè)方面。

（3）現(xiàn)實(shí)性。這是指辦公室檔案同當(dāng)前的行政工作密切相關(guān)，具有現(xiàn)實(shí)性。大多數(shù)辦公室檔案對(duì)現(xiàn)階段乃至今后的行政工作都有借鑒和參考作用。

（4）多樣性。這是由辦公室的工作性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校行政部門(mén)的事物越來(lái)越多，必將產(chǎn)生大量的種類(lèi)繁多的檔案。

（5）立卷單位多而且分散。高校的行政部門(mén)很多，工作劃分越來(lái)越細(xì)。立卷單位多而且分散是客觀(guān)和必然的。

2．辦公室檔案工作的主要內(nèi)容和工作原則

辦公室檔案工作是指以行政管理工作而產(chǎn)生的檔案為管理對(duì)象的業(yè)務(wù)工作。對(duì)于行政部門(mén)辦公室的兼職檔案員而言，檔案管理包括：

（1）檔案形成的管理。主要指將辦公文件材料轉(zhuǎn)化為符合歸檔要求的材料，包括有保存價(jià)值的辦公文件的積累、收集、整理、立卷和歸檔。

（2）檔案實(shí)體的管理。即分類(lèi)、鑒定、移交校檔案館保存等。

（3）檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。如挖掘檔案淺在價(jià)值、提供檔案信息服務(wù)等。

檔案工作原則性很強(qiáng)。堅(jiān)持檔案工作的基本原則是做好辦公室檔案工作的保證。作為兼職檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家、教育部以及高校關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案管理工作。同時(shí)，在具體的工作中還應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：

a.凡在辦公室行政工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等紙質(zhì)載體材料和計(jì)算機(jī)軟件、相片以及聲像等非紙質(zhì)載體材料，均屬檔案，應(yīng)認(rèn)真收集和保管。保存價(jià)值不明確的要及時(shí)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)，不能擅自決定。

b.辦公室檔案工作必須納入辦公室工作體系，形成制度化，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

三、辦公室工作人員的積極配合是做好辦公室檔案工作的關(guān)鍵

辦公室工作人員是產(chǎn)生、形成辦公室檔案的主體，只有他們充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才會(huì)積極、主動(dòng)、有意識(shí)地積累檔案，并配合兼職檔案員的工作。所以，要采取各種辦法和措施，進(jìn)一步提高辦公室工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，自覺(jué)地做好檔案的積累工作，并積極協(xié)助和配合兼職檔案員做好檔案的管理工作。其主要措施包括：

1. 加大宣傳力度，讓大家充分認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的重要性和必要性，強(qiáng)化檔案意識(shí)；

2. 加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)。建立規(guī)范的檔案管理制度，從材料的收集、立卷、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)程序化，規(guī)范管理行為；

3. 擴(kuò)大兼職檔案員隊(duì)伍，形成統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織；

4. 將辦公室檔案的管理工作與個(gè)人的工作業(yè)績(jī)掛鉤，形成激勵(lì)機(jī)制。

四、把握特點(diǎn)，建立機(jī)制，是做好辦公室檔案工作的保障

目前，各大學(xué)的檔案工作機(jī)制已經(jīng)普遍健全，相關(guān)工作有章可依。二級(jí)學(xué)院在進(jìn)行檔案工作時(shí)，當(dāng)然可以直接執(zhí)行學(xué)校的規(guī)定。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院也應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，制定二級(jí)學(xué)院檔案工作的實(shí)施細(xì)則。

1．二級(jí)學(xué)院檔案的特點(diǎn)

日常的行政工作具有輔、服務(wù)性、綜合性、協(xié)調(diào)性和隨機(jī)性等特點(diǎn)。從二級(jí)學(xué)院行政辦公室的工作情況分析表明，大部分工作人員的工作均相應(yīng)地具有任務(wù)重、頭緒多的特性，其中，兼職工作在辦公室的工作中也占有相當(dāng)?shù)谋壤?，隨著工作內(nèi)容的增加或管理機(jī)制的變化等因素，基本形成了一定的一人多種角色的管理形態(tài)，顯而易見(jiàn)，檔案材料的收集、分類(lèi)同樣是多重身份的，以數(shù)學(xué)學(xué)科檔案管理為例，按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)；按學(xué)術(shù)信息分類(lèi)、按成果與獎(jiǎng)勵(lì)分類(lèi)；按教學(xué)分類(lèi)；按學(xué)生資料分類(lèi)；按行政工作分類(lèi)等，由此，可初步建立一套有效地檔案管理系統(tǒng)，它體現(xiàn)了在類(lèi)別上突出特色、形成亮點(diǎn)。為學(xué)院教學(xué)、科研與學(xué)科建設(shè)等方面提供有參考價(jià)值的原始信息，使之更為有效地利用或派上用場(chǎng)，對(duì)提高工作效率，促進(jìn)學(xué)院可持續(xù)建設(shè)與發(fā)展都起著不可估量的重要的推動(dòng)作用。

2．建立二級(jí)學(xué)院檔案工作機(jī)制

全體員工提高自覺(jué)性，尤其在學(xué)院辦公室工作中要有群體意識(shí)，并且，每個(gè)工作人員都要以熱心工作、積極參與、協(xié)調(diào)配合的工作態(tài)度，從檔案生成之初就按檔案的基本要求保存材料，如有關(guān)學(xué)院建設(shè)的照片、實(shí)物、紙質(zhì)和電子版有存檔價(jià)值的材料等，設(shè)立存檔關(guān)鍵字，揭示檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系，工作結(jié)束1個(gè)月內(nèi)即進(jìn)行整理、歸納與分類(lèi)完成歸檔，對(duì)于不完整或缺項(xiàng)的內(nèi)容材料進(jìn)行追索歸檔，與主動(dòng)歸檔并舉，做到檔案材料完整無(wú)缺。

五、經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)、問(wèn)題與建議

1．學(xué)校各行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)首先要高度重視檔案工作，對(duì)兼職檔案員的檔案管理工作要給予大力的支持。兼職檔案員要積極主動(dòng)地做好這項(xiàng)工作，不能敷衍了事。同時(shí)，要把完成這項(xiàng)工作看成是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作能力的信任，是學(xué)習(xí)新知識(shí)的一次良好的機(jī)會(huì)，是一專(zhuān)多能的一次嘗試。

2．兼職檔案員要充分利用一切工作機(jī)會(huì)，宣傳辦公室檔案的重要性，提出存檔具體要求。這包括：

（1）提醒部門(mén)行政領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作做出制度安排。各科室要實(shí)行“部門(mén)立卷”制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，以加強(qiáng)工作檔案材料的形成與管理，定期向校檔案館移交重要的檔案材料。

（2）在具體的工作中，兼職檔案員要向辦公室工作人員宣傳檔案的意義和及時(shí)歸檔的重要性，使他們認(rèn)識(shí)到檔案不只是檔案工作者的事，也是辦公室工作人員的職責(zé)，應(yīng)自覺(jué)地協(xié)助兼職檔案員做好歸檔工作，使歸檔工作在辦公室工作中相互配合，形成一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。

（3）堅(jiān)持辦公室立卷，部門(mén)統(tǒng)一匯總歸檔。每個(gè)部門(mén)的科室要分別立卷，最后，由部門(mén)的兼職檔案員負(fù)責(zé)鑒定、驗(yàn)收、歸檔、上交。各科室要實(shí)行辦公室負(fù)責(zé)制，部門(mén)要實(shí)行行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有安排、有落實(shí)、有保障。

3. 兼職檔案員要積極主動(dòng)工作，在管理服務(wù)上下功夫，熱心為辦公室工作人員的工作提供查詢(xún)服務(wù)，使他們切身感受到檔案的重要性。兼職檔案員要認(rèn)真做好歸檔材料記錄和文件資料數(shù)據(jù)庫(kù)，為大家的日常工作提供便利。

六、目前辦公室檔案工作中存在的問(wèn)題及建議

1．有的辦公室工作人員沒(méi)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)概念，把屬于學(xué)校的工作成果看成是個(gè)人的財(cái)產(chǎn)。如，在校內(nèi)進(jìn)行工作流動(dòng)時(shí)，有的工作人員未辦理辦公資料移交手續(xù)，造成接任者工作不順利；有的工作人員雖然辦理了移交手續(xù)，但由于沒(méi)有存檔意識(shí)，移交的資料有限，給今后的工作帶來(lái)?yè)p失。

2．有的辦公室工作人員沒(méi)有檔案意識(shí)，不注意辦公材料的收集、整理和歸檔。有的擅自決定材料是否歸檔。

上述現(xiàn)象的發(fā)生說(shuō)明了以下問(wèn)題：仍有不少辦公室工作人員沒(méi)有意識(shí)到依法存檔是他們的義務(wù)；知識(shí)產(chǎn)權(quán)觀(guān)念、檔案管理觀(guān)念淡薄，對(duì)檔案管理不重視。同時(shí)，也說(shuō)明在檔案管理上也存在欠缺。這些問(wèn)題不及時(shí)的解決，一方面會(huì)損害學(xué)校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，導(dǎo)致學(xué)校權(quán)益的流失；另一方面，對(duì)學(xué)校行政管理工作以及檔案工作的健康發(fā)展將產(chǎn)生負(fù)面的影響。對(duì)此，學(xué)校上下都應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)并盡快采取有效的措施，嚴(yán)格制度，加強(qiáng)管理，努力改進(jìn)檔案工作。

檔案工作是一項(xiàng)永恒的事業(yè)。隨著高校各項(xiàng)工作的深入，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延也在不斷拓展，這必將對(duì)高校檔案工作提出新的要求。我們廣大檔案工作者要主動(dòng)適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，堅(jiān)持服務(wù)第一，并積極地由管理型向信息服務(wù)型轉(zhuǎn)變，努力挖掘檔案的價(jià)值，積極利用檔案的價(jià)值，為學(xué)校的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展和改革，逐漸的在實(shí)踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對(duì)于提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對(duì)于醫(yī)院的綜合進(jìn)步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會(huì)科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行綜合整理，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進(jìn)，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類(lèi)繁雜，仍然存在很大的問(wèn)題，本文結(jié)合相關(guān)的問(wèn)題和應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)

1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對(duì)傳統(tǒng)的檔案形式進(jìn)行保留和整理的過(guò)程中，通過(guò)科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類(lèi)檔案，通過(guò)電子類(lèi)檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。由于醫(yī)院工作種類(lèi)繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類(lèi)型，根相關(guān)的調(diào)查和分析，我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類(lèi)型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過(guò)程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類(lèi)的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門(mén)和檔案管理部門(mén)之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時(shí)代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程匯中，對(duì)于新的制度要求、操作標(biāo)準(zhǔn)、都需要及時(shí)的補(bǔ)充和發(fā)展。

1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大

醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，面向的是整個(gè)社會(huì)的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會(huì)綜合素質(zhì)水平的提升，社會(huì)群眾對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問(wèn)題都有了很大的提升，在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的過(guò)程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問(wèn)題和道德文化問(wèn)題，因此，針對(duì)這樣的問(wèn)題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問(wèn)題時(shí)，相關(guān)的調(diào)查問(wèn)題和解決處理都會(huì)從醫(yī)院辦公室的檔案管理進(jìn)行，成為處理問(wèn)題和糾紛的重要依據(jù)。

1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類(lèi)的檔案處理

醫(yī)院工作過(guò)程中，醫(yī)生會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問(wèn)題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強(qiáng)醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動(dòng)完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個(gè)方面的醫(yī)生方案問(wèn)題：首先，加強(qiáng)檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對(duì)比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作成熟度也是促進(jìn)檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行改革，逐級(jí)向著信息化和科技化的法相進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢(shì)也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費(fèi)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程中，由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對(duì)于管理層面的認(rèn)識(shí)，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問(wèn)題。檔案管理過(guò)程需要專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過(guò)程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時(shí)不嚴(yán)格等問(wèn)題出現(xiàn)，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題。

2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足

在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類(lèi)等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進(jìn)行錄入和編寫(xiě)在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的影響，因此，對(duì)于醫(yī)院辦公室檔案管理部門(mén)要積極投入資金，加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時(shí)、不規(guī)范

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場(chǎng)所，檔案數(shù)量相對(duì)于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個(gè)部門(mén)的相關(guān)資料，檔案管理相當(dāng)巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進(jìn)行及時(shí)、有效的整理，給后期的檔案處理帶來(lái)很大的問(wèn)題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

通過(guò)上面的醫(yī)院辦公室檔案特點(diǎn)和存在問(wèn)題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強(qiáng)檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的應(yīng)用。

3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對(duì)檔案進(jìn)行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力；在實(shí)際工作過(guò)程中，掌握檔案管理的行管細(xì)節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問(wèn)題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理給予足夠的重視，除了加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度外，要積極對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強(qiáng)度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進(jìn)醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。

3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進(jìn)檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時(shí)，要定期對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作進(jìn)行定點(diǎn)的抽查和監(jiān)督，從而確保整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量。對(duì)于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門(mén)要注重此類(lèi)檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)，仔細(xì)分析其內(nèi)部的利弊問(wèn)題和原因問(wèn)題，形成完整的分析報(bào)告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見(jiàn)。

總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重視，并不斷的在實(shí)際過(guò)程中推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

篇（8）

一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內(nèi)容

辦公室工作是交通管理單位所有工作的結(jié)合點(diǎn)，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎(chǔ)。國(guó)內(nèi)交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內(nèi)容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。

（1）檔案的收集工作

交通管理部門(mén)的辦公室檔案管理的收集工作非常復(fù)雜，涉及資料、數(shù)據(jù)非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提。隨著檔案管理的發(fā)展，數(shù)據(jù)的記錄形式出現(xiàn)了巨大的更新和變化，越來(lái)越多的檔案文獻(xiàn)不再使用紙質(zhì)的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，交通管理部門(mén)辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現(xiàn)了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業(yè)的難度。檔案文件以各種形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中以確保文件的完整性，這些都是交通部門(mén)辦公室檔案收集工作的內(nèi)容。

（2）檔案的整理工作

交通管理部門(mén)的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復(fù)雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類(lèi)型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門(mén)的檔案也需要根據(jù)不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，化零散為系統(tǒng)。目前，交通管理部門(mén)辦公室檔案的整理工作是借助計(jì)算機(jī)完成的，在科學(xué)的算法下，根據(jù)交通檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、形式等因素進(jìn)行整理。

（3）檔案的鑒定工作

交通管理單位的辦公室檔案資料內(nèi)容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門(mén)檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價(jià)值的大小有很大關(guān)系。對(duì)于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門(mén)檔案管理人員要分出工作內(nèi)容的主次，然后再開(kāi)展其他工作。

（4）檔案的保管工作

對(duì)于交通部門(mén)的檔案來(lái)說(shuō)，檔案的保管工作至關(guān)重要，很多無(wú)法預(yù)測(cè)的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門(mén)檔案的保管工作對(duì)保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門(mén)檔案的使用效率。

二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設(shè)

（一）檔案管理信息化建設(shè)的含義

信息化是檔案管理模式轉(zhuǎn)變的大趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點(diǎn)在與檔案實(shí)體的保管作業(yè)。而信息化建設(shè)使得檔案管理由實(shí)體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化建設(shè)需要把檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機(jī)制。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理工作者需要借助多種技術(shù)手段，比如，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。在這些技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構(gòu)成有序的檔案信息庫(kù)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學(xué)化檔案管理改革提供了契機(jī)。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分地區(qū)的交通檔案管理部門(mén)都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進(jìn)行信息化的操作。交通管理單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀(guān)的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗(yàn)。我國(guó)陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強(qiáng)了交通管理單位對(duì)檔案管理的重，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。

三、交通管理單位辦公室檔案管理的優(yōu)化路徑探究

交通管理單位的日常工作會(huì)產(chǎn)生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優(yōu)化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門(mén)辦公室人員有著較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在新的形勢(shì)下，交通管理單位的辦公室人員要轉(zhuǎn)變思路，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開(kāi)展。

（1）提高交通管理部門(mén)辦公室人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發(fā)展，各種高科技的輔助工具出現(xiàn)在了交通部門(mén)的檔案管理工作中。計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)成為了交通部門(mén)最基礎(chǔ)的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來(lái)了非常大的便利，同時(shí)也引發(fā)了很多問(wèn)題。為了優(yōu)化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

對(duì)于交通單位的人力資源部門(mén)來(lái)說(shuō)，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，以保證工作效率。辦公室要加強(qiáng)對(duì)新入職員工的培訓(xùn)工作，此外，在日常工作中也要注重加強(qiáng)同事之間的檔案管理的交流與互動(dòng)。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)合作能力，進(jìn)而提高交通部門(mén)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（2）打造更加科學(xué)的交通部門(mén)檔案管理制度

交通行業(yè)的飛速發(fā)展對(duì)交通檔案管理工作提出了越來(lái)越嚴(yán)格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規(guī)范化、科學(xué)化，交通部門(mén)必須制定與檔案信息化管理相適應(yīng)的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，以確保交通信息檔案管理做現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化的推行。對(duì)于交通部門(mén)的辦公室來(lái)說(shuō)，進(jìn)行高效率的檔案管理工作，就必須認(rèn)真應(yīng)對(duì)自己工作中的不足，參考先進(jìn)的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評(píng)價(jià)制度，以?xún)?yōu)化交通部門(mén)檔案的管理制度。

（3）優(yōu)化交通部門(mén)檔案管理的硬件建設(shè)

篇（9）

（一）缺乏完善的制度。新時(shí)期，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導(dǎo)致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發(fā)揮。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作只是單一地對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔，沒(méi)有利用當(dāng)前最新的科技進(jìn)行管理、分類(lèi)，主要是由于管理制度不完善或是在執(zhí)行過(guò)程中辦公室人員不按規(guī)定進(jìn)行，使得管理制度成為一種擺設(shè)，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發(fā)揮。

（二）專(zhuān)業(yè)人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當(dāng)前的辦公室檔案管理工作中，很多的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視，導(dǎo)致了從事檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，對(duì)新知識(shí)和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（三）檔案管理設(shè)備落后。當(dāng)前，由于事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對(duì)于一些高科技和電子產(chǎn)品的引進(jìn)較慢，導(dǎo)致了辦公室設(shè)備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統(tǒng)的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導(dǎo)致檔案管理工作混亂的一個(gè)重要因素。

二、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施

（一）建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。制度建設(shè)是保障，只有建立了科學(xué)、合理的規(guī)章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進(jìn)行。新時(shí)期，辦公室檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)展的需求，在制定新的檔案管理制度的時(shí)候要摒棄原來(lái)規(guī)章制度的束縛，在制度的內(nèi)容和形式方面要做到創(chuàng)新，堅(jiān)決杜絕形式化現(xiàn)象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據(jù)可循。另外，在制定規(guī)章制度的時(shí)候要充分將現(xiàn)代化的手段結(jié)合進(jìn)去，使檔案管理制度更具安全性、科學(xué)性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷(xiāo)毀制度，對(duì)于一些保存到期的檔案，要按照規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)。其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時(shí)一定要嚴(yán)格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們時(shí)刻對(duì)知識(shí)進(jìn)行更新，尤其是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新，這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)辦公室檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代賦予我們的新要求。在新的形勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，電子檔案由兩種形態(tài)構(gòu)成，一種是直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案，另一種是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行再加工后形成的原件數(shù)字檔案。數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了辦公室檔案的發(fā)展。

三、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）檔案的規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的客觀(guān)要求。由于辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過(guò)規(guī)范檔案管理過(guò)程，能夠節(jié)省大量的勞動(dòng)力和時(shí)間，減少不必要的成本投入，同時(shí)還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理更要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，為其他部門(mén)提供最真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)，提高辦公室檔案管理的效率。

篇（10）

（一）加強(qiáng)部門(mén)人員自身學(xué)習(xí)。辦公室作為公司的綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，工作任務(wù)繁雜而艱巨，而辦公室人員的學(xué)識(shí)、潛力和閱歷與其任職都有必然的聯(lián)系，所以部門(mén)人員始終不敢掉以輕心，不斷在學(xué)習(xí)：向書(shū)本學(xué)習(xí)、向周?chē)念I(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向同事學(xué)習(xí)。在工作中加強(qiáng)與各部門(mén)的配合與聯(lián)系，用心提高部門(mén)各項(xiàng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，爭(zhēng)取工作的主動(dòng)性，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。以往公司采用的是傳統(tǒng)檔案管理模式，即將紙質(zhì)檔案分類(lèi)裝訂，存儲(chǔ)在檔案柜中。但分類(lèi)較為模糊，且文件、資料經(jīng)部門(mén)間傳閱較為分散，造成查找不便，極大降低了辦公室的工作效率。公司領(lǐng)導(dǎo)充分意識(shí)到了該檔案管理模式的弊端，批準(zhǔn)辦公室收集各科室的零散文件資料，統(tǒng)一實(shí)行電子檔案管理。這一舉措極大提高了檔案查詢(xún)的效率，使公司的檔案管理實(shí)現(xiàn)了跨越性的飛躍。