檔案管理方式匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理方式范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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一.相關內容研究

教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結。隨著科技的發展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結經驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農業社會向信息社會演變的動態過程。我國學術界對此進行了較長時間的研討。1997年，首屆全國信息化工作會議召開，將信息化定義為培育發展以職能化工具為代表的新生產力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發展起步較早，其檔案管理機構分為國家檔案館及各地分館組成的聯邦檔案管理機構和由各社會機構自行設立的檔案管理機構。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理，80年代中期，國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規范標準，推動了機讀目錄數據庫的建設發展。21世紀以來，電子政務發展迅猛，國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業全面展開。現代信息技術在國民經濟社會發展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進步不斷發展，傳統的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰。隨著信息化時代的發展，信息技術的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現代信息化檔案管理技術。將原本紙質檔案轉化為電子數據存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術發展,基于計算機處理數據功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術的發展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數據信息計算存放相關規章。要實現高校教學檔案的信息化管理，首先應構建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規范高效，其次要建立完善相關檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術建設,實現高校檔案信息化必須依靠技術支持。要加強對檔管人員的專業技能培訓，促進檔高校案管理信息化建設發展。

二.高校教學檔案信息化管理的意義

在高校教學檔案管理中運用現代信息技術使傳統教學檔案工作為現代管理手段代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統教學檔案管理模式。傳統的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質檔案查閱，高校各部門職能不同，會對教學檔案信息進行多次重復查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現教學檔案信息的儲存索引數字化管理，可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統的高校教學檔案管理重藏輕用，信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統的管理方式,相關管理部門以紙質檔案保管為主,部分高校實現了網絡化,但網絡上較少傳輸教學檔案信息資源，必須優化高校教學檔案管理手段，以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現代信息技術，使教學檔案工作管理環境發生巨大變化，高校管檔人員原有的專業知識技能已不能適應時展的需求。因此，高校檔管人員必須學習掌握運用現代信息技術進行檔案管理知識技能，提高檔案管理效率。

三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題

我國高校教學檔案信息化管理經多年探索發展，取得巨大進步提升，當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊，社會服務意識淡薄，管理技術手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現代信息技術的廣泛應用，人們開始加強重視檔案信息資源的利用，受傳統管理思想的影響，高校主管教學檔案領導對其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學檔案管理工作被動，管理人員較少積極主動收集相關教學檔案，優化檔案管理模式，阻礙了高校教學檔案信息化管理的發展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統的封閉管理方式，教學檔案僅供相關部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯系橋梁。傳統的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發教學檔案信息化管理生機活力，必須轉變封閉的教學檔案管理方式。3.經費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足，導致教學檔案管理辦公條件欠佳，設備陳舊，從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規范標準，制約了高校教學檔案管理的信息自動化發展。要從高校檔案管理的未來長遠發展考慮，加強高校教學檔案信息化管理的規范性。5.快速實現高校教學檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業素養。管理人員應掌握一定的現代信息技術，具備較高的專業知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現代技術的應用能力，對計算機系統程序數據管理等方面存在一定不足。

四.轉變高校教學檔案管理方式的策略

1.加強對信息化管理的重視信息時代的發展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高校改革發展需求，高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現代管理理念。運用現代化信息技術手段進行教學檔案管理。在轉變傳統的管理觀念時，要積極引進現代檔案管理理念，加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度，適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發展。2.優化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業系統中，發揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化，首先要統一檔案信息的輸入格式，代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關標準規范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統的管理，以便更好為高校教學及社會發展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關硬件標準建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發水平不同，不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷，高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中，從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統要匯集所需信息數據，通過網絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率，高校教學檔案信息化管理系統應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態管理，高校各相關部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質教學檔案原件存儲到服務器，提高了傳統的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統的檔案管理模式下，管理人員要對教學檔案基本情況進行統計，超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統存儲的數據進行統計，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業素質要實現高校檔案信息化管理，必須提高高校教學檔管人員的職業道德素養，造就適應教學檔案信息化管理需求的專業人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查，人員素質評估等工作，檔案材料關乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業道德修養及較高的責任心，按時統計分類歸檔，確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻，加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業的檔案信息化管理人才隊伍，影響了高校教學檔案管理的現代化發展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作，提升其信息素養與現代信息技術的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統，將檔案管理思想方法融入到系統設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統，關注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點，對歸檔后的數字化檔案實施有效管理。

篇（2）

民辦高職檔案管理是學校日常教學管理工作中的一個組成部分，但由于歷史的原因，檔案管理和一些公辦院校相比，還存在著一定的差距：

1.檔案管理起步晚，人員少，基礎薄弱。建院之初，“有無充足的生源？能否招到一定辦學規模的學生和教育、教學質量成了民辦高校的二條生命線”［1］。學校工作的重點當仁不讓地放在擴大招生和提高教育、教學質量之上。由于投入少、教職員工少而精，在當時能夠滿足日常的教學工作已屬不易，也就無暇顧及檔案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文書檔案、教學活動環節中形成的教學檔案（包括學籍檔案、新生錄檢表），以及一些工程建設過程中形成的工程檔案都分散保管在相關人員的手中。由于民辦院校人才流動比較頻繁，造成了需要保管的材料不齊，需存檔的資料時間流失，檔案管理基本無從談起。

2.檔案管理制度不規范，管理質量較差。由于建院之初人員少，管理人員一般要身兼幾職，也沒有專職的檔案管理人員。管理人員一般負責收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁鎖、檔案管理意識相對比較淡薄，對材料的收集和整理質量并不十分重視，經常造成已組卷的檔案沒有嚴格按檔案管理的要求規范操作，經常是眉毛胡子一把抓，把一些文件歸集在一起就算是學校的檔案了，從而出現了無章可循、無規范可言的局面，更談不上檔案管理的質量了。

二“、迎評”工作為檔案工作帶來良機

高職院校的教學評估，不僅衡量一個學校的辦學水平和教學質量，而且也是學校教職員工增強檔案意識，推動檔案規范化、制度化管理的一個良好契機。從評估的實際情況看，專家通過查閱與評估指標密切相關的各項工作的原始檔案來獲取學校在教學、專業建設等方面的信息，了解學校各方面發展的情況，籍此對學校辦學水平及教學質量做出綜合評價。而全面系統完整的評估材料是學校教學評估的依據和基礎，是專家做出客觀、公正評價必不可少的支撐。為此各校在迎評過程中，都集中了大量的人力、物力和時間，對已有材料進行梳理、整合，同時按評分指標要求編寫相關材料。其間不僅調用了大量的原始檔案資料，同時也產生了一批評估材料。通過這次評估，教職工對檔案管理的重要性有了一個更全面和深入地了解。在迎評工作展開過程中，發現了以前檔案管理工作中的存在的一些薄弱環節，例如學院在品牌專業、特色專業建設中形成的教師的優秀論文、獲得的各類榮譽，教師編纂著作、編寫的實訓材料等這些評估工作中強有力的佐證材料，由于以前沒有足夠重視，有部分沒有歸檔。因而在材料組織過程中，常常需要問當事人借用復印，部分材料由于人員調離而缺少，從而給迎評工作增添了一定的工作量。通過迎評工作，使領導對檔案工作的重要性引起了足夠的重視，從而專門制定了相應的規章制度及措施；同樣也使各部門管理人員領略到檔案管理的重要性，各部門對照考核指標和學院檔案歸檔范圍的要求，對本部門檔案歸檔的范圍重新作了規范和明確，為學院檔案規范化、制度化管理鋪平了道路。

三、加強民辦高職院校檔案管理工作的措施

“學校檔案反映和記錄了學院建設、發展、教學、科研和管理等方面的歷史過程，是學校的寶貴財富，學校檔案館作為學校長期保存和提供利用檔案史料的部門，在學校事業發展中起著舉足輕重的作用”②。學校的檔案不僅記載著學院的昨天、反映發展的今天，而且為學院的明天的利用提供有力保障，做好民辦高職院校的檔案管理刻不容緩。

1.加強宣傳，提高認識，明確職責，規范管理

檔案管理工作是一項長期性和基礎性的工作，檔案管理部門要加強對檔案工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案工作的內容、性質及檔案利用產生的效用，提高對檔案工作的認識，在工作過程中自覺增強檔案管理的意識。要認真做好檔案管理工作，領導重視是不可缺少的前提。我院在院長的重視和支持下，建立了綜合檔案室，把檔案管理工作納入了學校的日常管理工作之中。建立并健全了檔案管理網絡，即由主管副院長擔任總負責人，專職檔案員負責學院檔案管理，各處、室兼職檔案員負責本部門日常檔案管理工作，明確各級檔案管理人員的職責分工，把檔案管理和學院的日常管理工作緊密結合起來。同時制定了檔案管理的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循。各級檔案管理人員按章辦事，認真做好檔案的收集、整理、檢查、歸檔工作，檔案工作的規范化、制度化得以貫徹執行。

2.加強軟、硬件建設，提高檔案管理工作的水平

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【關鍵詞】信息化管理；國土檔案管理；應用；方式

【Keywords】 information management； land archive management； application； mode

【中圖分類號】G270.7 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0189-02

1 引言

國土檔案是我國重要的國家資源，其對于我國領土的合理利用具有重大影響，同時也關系到我國經濟計劃的制定。傳統的檔案管理模式，需要耗費大量的時間，對檔案進行處理，并且出現錯誤的概率較高，加大了我國國土檔案的管理難度。而利用信息化管理，能夠通過計算機對檔案進行記錄、分類、歸檔，加強了國土檔案的保密性，提高了國土檔案的管理效率。

2 信息化與國土檔案管理

國土檔案對我國經濟的發展至關重要，利用信息化技術對其進行管理，能夠提高管理效率。社會的發展，科學技術的進步，信息化時代的到恚使得計算機成為人們日常工作生活的主要工具。信息化主要是操控電子設備，利用信息技術，來進行社會的各項活動，從而去滿足需求。將信息化管理，應用到國土檔案管理當中，能夠提高工作效率，節省工作時間，降低錯誤的發生率，有利于我國對國土資源的合理分配與利用。從20世紀開始，信息化開始發展，并且逐漸被應用到各個領域，帶動了經濟的發展[1]。而國土檔案信息化管理，也越來越受到國家的重視。信息化國土檔案管理，主要是對檔案進行保管、整理、分類、利用以及開發。信息化管理，在國土檔案管理中的使用，降低了管理成本，節省人力財力，有利于國土資源的開發。傳統的國土檔案管理方式，需要大量的人力資源，管理成本較高，并且在分類統計的環節容易發生錯誤，檔案資料查找起來比較困難。采用信息化管理方式，能夠幫助解決以上問題，符合信息網絡化時代的發展需求。

3 國土檔案信息化管理的內容與管理機制

3.1 國土檔案信息化管理的內容

國土檔案信息化管理，主要是對網絡、應用軟件、檔案資源、工作流程進行管理。信息化管理在國土檔案管理中的應用，主要是利用計算機技術，對檔案資料進行整理、分類、存儲等，并通過對應的程序進行快速的查找。其能夠體現出，信息網絡技術強大的資源整合能力，快速地實現智能分類處理。信息化管理在國土資源中的應用，利用了計算機技術、通訊技術、網絡技術等，將現代化社會先進的科學技術，進行整合使用，從而去提高國土資源管理的效率。信息化管理是現代網絡計算機技術的體現，隨著電子技術的發展，信息化技術會不斷地進行完善升級，使用效率也會不斷提高。計算機網絡的出現，為國土資源檔案管理提供較大便利，降低之前國土檔案管理的難度。國土檔案的信息化管理，通過計算機能夠實現檔案信息的共享，以及快速準確的進行查找。注重信息化管理應用軟件的開發，能夠減輕工作人員的工作壓力，幫助解決檔案管理中更多的難題。配套應用軟件的使用，提高了計算的準確率，有利于檔案信息的整合。

3.2 國土檔案信息化管理的機制

對于信息化管理在國土檔案管理中的應用，應該重視工作人員工作機制的改革。樹立檔案管理人員新的思想觀念，從被動的機械化操作，轉變為積極的正面競爭，從而去改變員工的工作態度，提高檔案管理工作的效率。國土檔案信息化管理機制，主要是建立合理的獎懲制度，對員工進行合理的激勵，從而去調動員工的積極性，提高整體的執行能力，確保國土檔案管理工作的有效性。競爭機制是新的管理模式，對國土檔案管理具有較大的影響，其與責任制相關聯，從而加強對工作人員的制約。競爭機制，能夠激發員工的潛力，引進優秀的人才。國土檔案管理部門，需要建立綜合素質較高的團隊，具有專業的國土資源管理知識，以及豐富的實際操作經驗，能夠進行高度的分析，精準的概括，具有創新性精神的多功能人才。與傳統管理方式的工作人員相比，高素質的檔案管理團隊，具有新時代的思想，懂得計算機信息技術的使用，具有創新開拓性思維，能夠充分利用信息化技術解決問題[2]。國土檔案管理工作，人力資源并不缺乏，而是缺乏積極性的信息化人才。國土檔案信息化管理的機制調整，能夠促進員工之間公平的競爭，提高人員的綜合素質，滿足新時代下國土檔案信息化管理的要求。 4 信息化管理方式在國土檔案管理中的應用

4.1 檔案的收集整理歸類

我國是領土大國，國土檔案資源信息量較大，檔案的收集整理歸類需要更加的嚴謹。信息化管理在國土檔案管理中的應用，對于檔案的收集、分類、整理，是其最基本的工作內容。對于國土檔案的管理，工作人員需要注意最新資料的收集，并且及時進行電腦記錄，通過計算機技術進行處理，初步進行合理分析。國土資源檔案的收集，一定會存在無效的信息，需要反復的進行篩選核對，將無效的信息進行清理。需要注意的是，對信息的遺漏，及時的進行檢查，對于漏記的信息進行補充，從而確保國土檔案的完整性，再進行分類存儲。信息化管理，能夠簡化檔案收集整理分類的流程，利用計算機代替人工進行操作，從而去提高工作效率。

4.2 掃描美化處理

利用信息化技術，對檔案進行掃描美化處理，主要是對檔案資料進行分揀、歸類、拆分、裝封、校驗等，再M行解封、裝訂、編目，美化修整等操作。檔案的分揀，需要將其進行掃描錄入案卷；對封裝案卷進行拆封，對其進行檢查，填寫對應的單據，將檔案資料分頁裝入塑料封袋中，在將其移到掃描流水線；利用高速掃描儀對檔案資料進行整體的掃描錄入，并通過計算機對其圖像進行控制；觀察核對檔案資料與填寫的表單是否對應，檢查資料的圖像是否完整；將檔案資料從塑料封袋中取出，再進行裝封，并將資料中的表單遞交給檔案管理員；管理員進行檔案的計算機錄入，建立對應的編目，以及數據庫；依據檔案管理標準，對檔案的圖像進行去污、結構調整等操作，利用信息技術，提高檔案管理的質量。

4.3 數字簽名加密

信息化管理在國土檔案管理中的應用，主要體現在數字的簽名加密。對于國土檔案資料的信息化處理，需要按照相關準則進行加密，滿足國土資源部“金土工程”對檔案的要求。信息化管理，能夠使得國土檔案管理具有標準性與規范性。國土檔案的數字簽名加密，主要是在國土檔案電子文檔中加入數字簽名認證，從而去對國土檔案進行保密，防止其被竊取查看，保證國土檔案的安全。數字簽名加密，可以采用上百種加密算法，安全系數較高，工作人員需要對檔案進行最高級別的數字加密，從而去保證其不被其它技術破譯，使得資源被盜。我國對于國土檔案的加密，主要是進行兩個層次加密。一層是檔案文件只能在專門的應用軟件中打開，并且需要權限才能進行復制下載。另一層是檔案的原始文件，只能在固定的服務器上打開，若是其它服務器，即使采用專門的軟件，也無法打開檔案。通過信息化管理，實現對國土檔案的數字簽名加密，為檔案的安全性提供保障，捍衛了我國的主權。

5 結語

綜上所述，利用信息化管理方式，對國土檔案進行管理，主要是利用計算機技術，對檔案進行收集、整理、歸類等。信息化技術的應用，代替人工進行操作，降低了工作的錯誤概率，提高國土檔案管理的有效性。信息化管理方式在國土檔案管理中的應用，主要包括對檔案進行數字簽名加密，掃描美化處理，以及檔案的收集整理歸類。

篇（4）

醫學科技檔案作為醫學研究工作中的重要內容，對其信息進行有效利用能夠促進我國醫學研究的發展。隨著科學技術、臨床工作與醫學科研的不斷發展與進步，現有的醫學科技檔案管理模式已（以及）無法滿足用戶的需求[1]。因此在現代醫學科技檔案管理工作中，必須要以滿足用戶使用需求為基礎，積極開展科技檔案的整理收集、存儲與使用等工作，創新管理方式，促進現代醫學科技檔案管理質量與水平的提升，實現現代醫學的長遠發展。

一、現代醫學科技檔案管理特征分析

現代醫學科技檔案管理的特征主要表現在四個方面：一是系列性強。相較于其他的學科而言，醫學研究的對象主要是采用特定的專題，并從不同的層次和角度進行完整性和系列性研究。這樣會保證科技文件資料的成套化和完整化，使檔案資料之間形成緊密的聯系以及分明的層次，從而進行系列化使用。二是專業性強。對于現代醫學而言，具有廣泛的交叉領域以及繁多的學科門類，因此在對醫學科研課題進行分配時，應以不同專業門類加以分配。如在基礎醫學的研究中，可從研究對象對其進行劃分，分為藥理、病理和生化等專業;而在臨床醫學的研究中，可分為兒科、婦科、外科和內科等科目。醫學科研活動的開展需以專業科目為基礎，細化科目分類，對醫學科研內容的專業性具有較強的要求，因此使得醫學科技檔案具有較強的專業性。三是連續性強。醫學科研從立項到結題等具有較長的周期性，并且其在形式和內容等方面的連續性較強，這在一定程度上使得醫學科技檔案的連續性強。四是保密性強。醫學科研成果是醫學檔案記錄的重要對象，其具有知識產權，受到法律的保護[2]。如（果）臨床文獻與資料、醫學報告等檔案資料具有特殊的價值，必須要以國家保密法為依據，對其進行保密等級設置，從而使檔案資料具有一定的保密性，有效發揮其最大化的使用價值。

二、現代醫學科技檔案管理方式的創新路徑

1.強化檔案意識

在對現代醫學科技檔案管理方式進行創新，應強化檔案管理人員的檔案意識，使其能夠明確認知到檔案的利用價值，并對檔案的管理和保存工作加以重視。檔案管理部門應對醫學科技檔案管理服務模式加以更新，并積極開發檔案資源，建立相應的網站和數據庫，為檔案利用者的查閱提供便利條件。同時應積極向外宣傳檔案室的館藏信息，有效吸引檔案利用者，讓檔案資源得到更好地利用，有效發揮出檔案的利用價值。

2.加大檔案室基礎建設的力度

在對檔案室進行建設時，可以從以下四個方面加以考慮：一是對檔案室環境加以優化。只有保證檔案室環境的整潔與安靜，才能使檔案利用者對相關信息和資料加以專注研究，同時在恰當的地方提供復印與打印等服務，從而為用戶提供更為優質的服務。二是對現有科技加以充分利用。對于現代醫學科技檔案而言，其發展趨勢為資源的信息化與數字化，因此應將檔案管理與信息技術進行有機融合，從而縮短檔案信息查詢時間，為檔案利用者提供簡便的服務。此外，建立檔案資源網，利用網絡遠程檢索對檔案室資源進行有效利用，提高資源的利用率。三是對館藏資源儲量進行增加。目前醫學科技檔案資源已經難以滿足醫療實踐的應用，因此檔案室應對資源共享加以重視，積極引進先進的檔案資料，便于研究人員的使用。四是科學合理分類檔案。檔案室應對各種檔案內容加以了解，并對其進行多角度分類，確保用戶能夠快速準確檢索[3]。在對醫學科技檔案進行分類時，可結合學科和專業的差異性，建立具有全面功能的檢索系統，這樣便于檔案利用者對檔案信息進行準確定位，節省查閱時間，促進現代醫學科技檔案利用效率的提高。

3.健全管理體制

管理體制的健全作為現代醫學科技檔案利用效率和管理水平的重要保證，能夠充分發揮出檔案的利用價值，促進檔案管理水平的提高。在健全管理體制時，必須要以檔案利用者的實際需求為依據，對檔案服務機制進行完善，有效豐富檔案服務的方法與手段，保證檔案服務的個性化與多樣化。目前我國檔案室提供的服務主要包括檔案信息的加工、借閱和查詢等，其服務功能過于簡便和單一。基于這種現狀，必須要在檔案利用服務中合理利用信息技術，從而便于利用和查詢檔案信息，有效吸引更多的醫務工作人員與科研人員，促進檔案服務質量和利用效率的提升。

4.完善檔案編研體系

要想促進醫學科技檔案管理工作效率的提升，必須要對檔案的編研工作加以重視，不斷健全和完善檔案編研體系[4]。信息技術和網絡技術的發展迎來了信息時代，這使得醫學科技檔案編研工作面臨著新要求與新問題。因此醫學檔案管理者必須要從醫學研究的實際發展情況出發，對檔案的價值和信息資源進行有效挖掘，保證編研研究課題的實用性和科學性，有效指導醫學實踐和醫學科研活動。

結束語

綜上所述，現代醫學科技檔案具有較強的系列性、專業性、連續性以及保密性，因此在創新現代醫學科技檔案管理時，必須要強化檔案意識，加大檔案室基礎建設的力度，健全管理體制，完善檔案編研體系。這樣才能有效提高醫學科技檔案管理的水平，有效指導醫學科研活動，充分發揮出檔案的利用價值，實現檔案資源的共享。隨著社會信息化的快速發展，醫學科技檔案利用可能在未來的發展過程中出現新情況、新問題，因此必須要不斷探索和創新檔案管理的方式，促進現代醫學的可持續發展。

參考文獻

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石油企業榮譽實物檔案是以其歷史的真實性、原始性、直觀性和生動形象性等特點，充分展現出我公司各項活動的歷史記錄，反映著公司的發展史、榮譽史。通過實施系統化的整理后，進行電子文件管理，實現了實物檔案的電子化管理。

石油企業榮譽實物檔案的種類很多，不同性質的單位形成的實物檔案種類不盡相同，但它們有一個共同的特點――載體形態各異。正是由于這一特點，造成實物檔案管理的不便。這是本人在整理歷年來所獲得的榮譽實物檔案時的經驗之談。目前還沒有一個統一規范的實物檔案整理標準。為了珍藏歷史，留住記憶，本人通過工作實踐中對實物檔案規范化管理做了一些嘗試，在此做一交流。

1 榮譽實物檔案的特點與整理規范

石油企業榮譽檔案是社會團體和個人在社會實踐中獲得的具有保存價值的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎章、獎匾、獎杯、錦旗等的總稱。它是集體與個人事業成功的有力見證和自身實力的象征，體現著一種社會精神；也是團體和個人政績、業績的真實記錄，是榮譽擁有者汗水與智慧的結晶。同時，榮譽檔案實行統一集中管理是我公司檔案工作基本原則的核心，這樣既完善了實物檔案的收集整理，又便于開展利用工作，使檔案資源充分發揮其信息作用。

1.1 實物檔案規范化管理的原則

在整理油田企業榮譽實檔案的過程中，應遵循以下原則：一是外觀整齊一致；二是檔號編制要與實物一一對應，這樣便于整理、保管和利用；三是榮譽實物檔案一定要有照片，照片編號要與實物檔號相一致。以便在上傳電子文檔時不容易出錯。

1.2 榮譽檔案的整理

榮譽實物檔案的整理，一方面和其他門類檔案整理工作一樣，要遵循彼此間的歷史聯系，通過系統化、專業化整理，使檔案管理條理化，能夠全面反映歷史活動的真實面貌，并便于保管和利用。另一方面榮譽檔案又有其自身的特點，它是集文書與物品為一體的檔案，在整理過程中只有從榮譽檔案載體的形式、保管和利用等特點出發研究其規律，才能達到對榮譽檔案的優化管理。其實物檔案整理應以物品為一個自然保管單位，所以要以件為單位逐個編制歸檔號，分類可采取按年度順序、載體形式進行實體編號整理，其檔號可根據《中國石油天然氣集團公司檔案分類標準》分類，實物檔案也可根據獎品的載體、形狀不同分為：牌匾類、獎杯類、證書類、錦旗類等幾個類目。其主要的目的是為存貯保管和利用方便。實施對榮譽檔案不同類別進行分別歸檔、保管與管理，同時要適應檔案信息現代化發展的需要，其檔案目錄的編制應與檔案系統管理同步進行，編制好榮譽檔案實物分類目錄和相應內容的實物標簽，置于實物明顯部位標記，以便查找利用，這既是檔案整理的重要環節，也是提供利用查找的關鍵，這一步工作的質量直接影響到日后檔案檢索利用的工作效率。

1.3 榮譽實物檔案的保管與利用

油田企業中榮譽實物檔案的保管與利用，首先應考慮它的特殊性，它是一件件物品組合而成，其載體及形態各異，既有紙質類、金屬類、玻璃類，又有布質類，更有大有小，有高有矮，也有硬有軟，其保管的柜架也需區別于文書檔案，它應陳列置直觀易見，便于放取，并要放置于又能防塵、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。其檔案上架的排列可按檔案的目錄號、分類號和載體形式分門別類進行，獎杯一般以豎放為宜，錦旗盡可能的折疊成基本相同的尺寸放入柜內，并將粘貼標簽的一頭折疊成同一個方向顯示出來，以便查找和利用，獎狀、獎章、證書等可豎放在柜架上，也可平放于柜架中。總之，既要立足于保管，又便于利用；要直觀感強，能讓利用者一目了然，讓所有的榮譽檔案的實物部分直接展現在利用者的眼簾，展示出該門類檔案的特殊風采。

2 加強榮譽實物檔案電子化的管理

隨著社會的現代化發展。檔案信息電子化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來油田企業檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。日前，我公司在檔案信息管理系統方面已經逐步走向正軌。在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。但如何加強榮譽實物檔案信息電子化建設卻是做好檔案管理工作的關鍵。對那些載體各異的榮譽實物檔案，最好使用數碼相機進行拍照存檔，建立電子文檔，形成一套完整的電子照片檔案。一方面，可以提供快捷的利用方式，圖形并貌增加感染力，另一方面，建立了不同的榮譽實物檔案的電子文檔也保護了檔案原件。

3 實物檔案電子化管理的意義

3.1 實物電子化管理可以充分提高其利用價值

我們知道，任何一件檔案的資料，包括實物檔案，要讓其作用充分地發揮，只有對其信息進行最大程度地共享。而實物檔案是以圖片、照片的形式呈現在人們面前的面前，通過這些圖片和照片，我們就可以清楚地了解到這個實物所代表的所有信息。通過將這些信息錄入到計算機當中，在檔案系統中進行，其利用價值得以充分地體現。

3.2 實物檔案電子化管理可以方便管理

所謂的實物檔案，都是一些實實在在存在的物體，而這些物體的外形多種多樣，千變萬化，加上目前公司檔案室內存放的實物檔案數量也達到了一定的規模，每當需要利用的時候，我們檔案管理人員就要辛苦一番，增加人員的勞動強度不說，對需要利用的人員也極不方便。

3.3 可以對實物檔案進行有效地保護

我公司目前存放的榮譽實物檔案有各種材質的，有的檔案由于年代較遠，已經不適合再隨意搬動和拿放，比如一些紙質的證件，經過多次的查閱與使用，已經出現破損，長期下去，對實物的保存非常不利，但實物檔案電子化管理就可以很好地解決這個問題。根據檔案信息化發展的要求，我們計劃在近幾年的時間里，通過各種技術手段，將公司目前所有的實物檔案通過掃描、拍照的方式全部進入到檔案系統中去，為公司的檔案綜合利用提供基礎數據。

4 結束語

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關鍵詞：大數據時代；檔案管理；變革

科學技術的進步給人們的的生活帶來了便利，同時這種科技上的變革也給社會的進一步發展帶來了新的機遇與挑戰，特別是計算機行業的興起和網絡技術發展加速了信息化時代的到來，使數據信息急速膨脹，現代社會的發展離不開電子產品，電子產品是存儲資料的最佳設備，使數據時代有了爆炸式增長。檔案管理要緊跟時代步伐，與數據相結合，這樣方便快捷省時省力的方式需要推崇并要不斷完善，尤其是現在檔案管理工作正在急速增多。那么管理方式的變革迫在眉睫。

1 大數據時代的到來對檔案管理有何要求

現在的檔案管理盡管已經步入了信息化，但是還是無法跟上時代的步伐，大數據的到來給檔案管理工作帶來的了新的發展機遇，現在很多商家都在掛板住著這一新興的科技，因此現在檔案管理工作盡管很落后但也在不啾涓鎩

1.1 改變檔案管理的觀念

現在我國的檔案管理還比較傳統，而大數據時代下的檔案管理有兩個特點，一個是把檔案信息的范圍擴大了，不只是單純的個人檔案，有一些需要保存的文件、資料和數據等都算到了檔案中，也就是說把這些文件都數據化與網絡信息相聯系，形成電子檔案的模式，這樣檔案的整體范圍就擴大了，另一種是服務的觀念在改變，要以人為本，牢牢地把握好大眾的服務需求，讓前來辦理檔案的人們滿意舒心是現在檔案管理服務的宗旨。

1.2 提高檔案管理的技術水平

大數據的檔案管理是以技術為依托的，只有技術得以提高，檔案管理才能跟得上時代的發展步伐。傳統的檔案管理是以紙質檔案的存儲為主，檔案管理人員不需要懂任何的網絡技術，但大數據下的管理就不同了，這樣的檔案管理是在云計算的基礎上進行的，將數據技術與信息相結合，建立完整的數據系統。大數據的管理對技術手段有以下幾種要求：

1.2.1 數據的存儲量

現代社會是信息化社會對數據的存儲容量有著一定的要求，因為存儲的容量是有限的，信息的數量卻是無限的，這樣就給存儲技術帶來了極大的挑戰。同時，現在的數據形式是多種多樣的，有很多的形式還在等待著人們的挖掘，數據結構的多樣性帶來了便利的同時，也給存儲技術帶來了新的挑戰，它加大了存儲的難度，給存儲材質的選擇分類帶了極大的難題。

1.2.2 存儲的數據要確保安全

科技的進步給人們帶來了便利的同時也帶來了很多的難題，加大了存儲的容量，卻也增加了信息資源的丟失率，經常有信息泄露的情況發生，讓人們產生了極大的困擾。還有就是計算機也不是萬能的，它也會死機，出現一系列的故障，這時，計算機中存儲的數據就可能存在著丟失的風險，這樣的情況在生活中是經常能夠見到的。設備上有些丟失的資源還能進行彌補，可以進行備份，而資料在存儲的過程中需要整理與查閱，這一過程也極有可能發生泄露，即使再小心也是不能避免的，這些細節都可能被人利用。

1.2.3 數據的查閱

數據資源的查閱需要在計算機上進行，要求計算機的檢索功能集全，本身的配置要好，信息的處理能力要強，還有及時的更新，是查閱的人能及時的獲得他們想要的信息，現在的電腦反應能力還達不到這個要求，存在等待時間過長的問題，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。

2 大數據時代下檔案管理方式的變革建議

2.1 要有明確的目標和標準

檔案管理在運用大數據時必須要弄清楚到底想從大數據中得到什么，否則就要花費大量的時間來分析數據。檔案資源太豐富，如果沒有明確的目標，就算沒有走入迷途至少也會覺得非常迷茫。因此，首先要定義使用大數據的目標和標準，之后再使用能夠解決特定問題的大數據工具。

2.2 規范檔案的管理制度

每一個國家的建設都離不開制度的約束，有科學合理的制度才能使這個社會穩健運行，同樣的檔案管理也離不開制度的約束，因此變革的第一要務就是要建立適合大數據時代下檔案管理的制度，規范管理中的操作行為，讓工作中的每個環節都能有條不紊的進行，從數據的采集、整理、上傳到計算機中每個環節都要嚴格的按制度進行，做到有章可循有法可依，讓社會的檔案管理更加的科學化合理化。

2.3 檔案管理要多方聯合發展

在大數據時代下，信息資源復雜，分類困難，檔案之間的流通存在困難，環節過多無法快速地進行資源-的傳輸，中間的環過于繁瑣，還可能使資源缺失，因此要采用計算機把檔案進行整合，這樣檔案信息在電腦上就可以完整的進行，只要進行搜索就可以得到我們想要的信息，形成一個完整的信息庫，這樣可以減少流程，節約了時間成本，讓各個機構的配合更加的默契，形成一種習慣，這樣就可以達到資源共享，促進我國檔案事業的整體發展。

2.4 提高檔案管理人員的技術水平和服務意識

文中提到大數據時代對科技有很高的要求，因為檔案的管理已經智能化信息化，因此管理人員及開發人員的技術水平都要有所提升，不斷的學習，相關部門要時常組織進修，提升工作人員的整體素質，只有不斷學習，掌握現代先進的信息技術和數據分析技術提升專業素養，在為客戶服務時才能更好的為客戶解答疑問，讓客戶因為我們的服務心情愉悅，達到客戶滿意是我們的追求，有了這樣的信念，才能更好的滿足客戶需求，為檔案事業的發展貢獻自己的一份力量。

3 結論

大數據時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰，檔案行業需要努力抓住這個機遇，同時也要嚴肅對待挑戰，隨著大數據技術的發展和完善，大數據必有廣闊的應用前景，檔案管理在大數據時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發和利用。并且隨著信息技術與互聯網技術的不斷發展，社會組織的海量信息衍生了巨量的數據，大數據時代的到來，給檔案管理工作中檔案資源的收集、存儲、挖掘、編輯、檢索等環節帶來了巨大的發展機遇和挑戰。在此背景下，加深對大數據的認識和分析，加強對大數據技術的應用，是提升當下乃至未來檔案管理的重要應對策略。

參考文獻

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[3]陳靚.發展大數據離不開數據中心變革[N].中國電子報，2012.

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1.企業要從戰略發展的高度考慮檔案信息化向題

從歷史經驗來看，檔案絕不單單是企業運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業運行管理中很重要的一個環節。大多數企業領導已經充分認識到，開發利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不同企業應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業各部門對檔案利用需求，不但需要企業高層領導的高度重視并積極協調，更需要企業領導具備戰略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業信息化總體規劃之中，將檔案建設納人企業內部各部門的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。

2.企業檔案信息化管理的主要內容

企業檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。其主要內容包括:

(1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

(2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當地運用經濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現代化的核心。

(3)管理人員素質酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。

(4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現，檔案利用從用戶對象上正在發生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現跨地域、跨行業的局面，突破時空界限，真正實現資源共享。

3．抓住機遇，全面推進企業檔案信息化建設

企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾點:

(1)建立健全制度，規范檔案管理。企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度;建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。 轉貼于

(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。

要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料(數據、文字、圖表等)，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。

(3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境。社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。

要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。

(4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。

(5)積極推進，盡快實現檔案管理數字化。檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。

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這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

3利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

4人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

二、特點

1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段

市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。

這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理

由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。

流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。

3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢

即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

三、意義

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檔案原件的提供：根據利用者的需求，檔案員按照院里規定將檔案材料直接借閱給利用者。檔案復印件的提供：檔案員將檔案材料的內容進行部分復印，或將照片的復制品直接提供給利用者。檔案科研成果的提供利用：根據利用者的申請，依據檔案內容出具的書面證明材料進行提供。

圖1表示：根據行政科、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門提出申請，并出具書面證明、身份證明，檔案管理員對材料進行審查核實，并對借閱人申請的內容進行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進行提供利用。這種管理方式明顯存在著局限性。

1.從利用上看，檔案材料的利用存在一定的局限性，只能給行政、人事科工作的特殊需求者提供服務。不能滿足大多數利用者的需求，影響檔案的利用率。

2.從管理上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制。

3.從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發現利用者的需求，以至于無法主動地提供服務。

4.從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺[2]。

所以，傳統檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發揮。

二、改變服務理念，促進交流合作

昌平區婦幼保健院檔案管理人員用科學發展觀武裝頭腦，積極實踐，努力工作，增強了檔案主動服務理念，定位檔案的職能作用，成為醫院檔案管理的關鍵[1]。傳統檔案管理方式主要是為院領導、辦公室、財務科、基建科、設備科、婦保科、兒保科等提供查找、借閱、復印各種材料提供服務。有一些檔案僅僅作為醫務人員科技成果資料的憑證來進行倉儲和保管。這種方式不符合信息資源共享和開放應用的要求。而網絡信息技術的出現，使檔案室傳統的檔案管理方式、服務方式必然發生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫院內部交流、檔案職能和定位服務，改變服務理念，創新服務方式，進一步推動檔案利用管理工作上一個新臺階。

第一，在醫院內部以院刊等方式定期向職工公布檔案資料和近期的科技成果、有獎論文以加強各科室之間的溝通和交流。第二，加強科技信息的分類指導，把科技成果轉化成生產力，為科技創新提供信息支持平臺，從而更加有效地向同行提供信息資源。第三，在醫療、科研、科教、人事等方面為醫院領導提供可靠的參考資料，為醫院的科學發展提供決策依據。第四，將科技檔案、專業檔案、文書檔案等與醫院信息資源進行整合，使醫院檔案工作納入醫院整體的辦公自動化系統。實現檔案信息資源網上共享。

另外，昌平區婦幼保健院將一些非涉密的檔案信息公布在院內OA網上，在有效地整合信息資源的同時，對當前的檢索利用工作中的規章制度進行修改和完善，讓檔案信息為全體職工服務，以滿足開放式的檔案利用管理方式的需要。

三、網絡環境下的醫院檔案利用管理方式

我院的檔案利用在理念上進行了改變，放寬了服務范圍，面向廣大職工，在以往服務群體的基礎上增加了職工、門診科室、體檢科、醫保科、科教科、綜合辦公室等。而檔案利用也從以前的被動服務變為主動服務，并可以根據利用者的反饋意見，隨時提高檔案的服務水平。如圖2

1.根據不同需求者，把檔案利用者劃分為職工、門診科室和行政科室。這樣，就將以往檔案利用服務主要圍繞行政科室擴展到全院職工服務領域。

2.拓展醫院檔案利用管理方式，為加強檔案利用工作，檔案室增加了檔案推送服務和制定服務。推送服務是檔案員親自下到各科室，了解科室需求，主動提供檔案信息服務。制定服務是檔案員根據科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經過身份的認證，通過院里OA網絡傳遞給利用者。這兩種方式不僅擴大了利用者的范圍還提高了醫院檔案定向的利用率。

3.通過醫院OA網留言等方式把上級領導、職工、門診科室、行政科室等部門的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見收集整理，以便檔案管理人員及時改進服務方式和服務內容。

4.建立了嚴格的網絡信息保密審查機制，結合工作流程和特點，明確保密審查的責任，為醫院檔案利用管理方式有序運行創造了良好環境。

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人事檔案管理的效果如何，將在一定程度上影響檔案所屬人的發展。在社會經濟持續發展的過程中，人事檔案管理已經發展到了一定的階段，并且也已經取得了一定的成就。但是從人事檔案管理工作開展的實際效果來看，不同的地方工作態度與積極性不同，致使人事檔案的真實性、客觀性、流動性與完整性具有不同的發展水平。在社會經濟逐步發展的過程中，傳統的人事檔案管理體系弊端逐漸暴露出來。因此，有必要基于目前的人事檔案管理現狀實行創新改革。

一、人事檔案管理存在的問題

隨著社會的發展，我國的人事檔案管理工作從實際意義上說已經取得了一定的成就，但是即便如此，難以否認檔案管理工作中存在的問題。在經過系統的分析發現，人事檔案管理工作存在的問題主要體現在以下幾點。

（一）功能逐步弱化。

在經濟水平逐步上升，社會漸漸發展的過程中，人們的生活方式在一定程度上發生了很大的變化。在生活方式發生變化的過程中，人們的生活行為越來越自由，有的情況下根本沒有對檔案進行要求。檔案功能在生活中的作用逐漸弱化，而這種弱化的現象在年輕人身上表現得非常突出，甚至有的群體已經出現了“棄檔”的現象。

（二）“棄檔”現象嚴重。

隨著社會生活的日漸開放，越來越多的企業對檔案已經開始沒有太多的要求。但是在檔案轉移方面卻要花費比較長的時間。與此同時，隨著私營企業的增加，人們靠自己的生意生存，對檔案的要求更是沒有太大的關系，致使越來越多的人棄檔。據調查，我國各地均出現了不同程度的棄檔現象。棄檔問題的存在給人事檔案管理工作增加了一定的難度。

（三）檔案管理方式存在問題。

在檔案管理的過程中，檔案流轉出現了不同程度的問題，《流動人員人事檔案管理條例》中規定，檔案的轉移必須由專人送取。但是在實際中就會發現，檔案轉移的時候大部分人都是由自己攜帶檔案到單位，甚至有的人將檔案保存在自己的身邊，自己建檔。人事檔案采用這樣的管理方式很難在實際工作中獲得理想的效果。

（四）檔案存在造假現象。

工作人員在管理檔案的過程中會發現，工齡越來越長，年齡越來越小，學歷也越來越高的現象在檔案中表現得越來越嚴重。檔案造假現象的出現不僅不利于檔案管理工作的順利實施，同時也會給檔案所屬人產生一定的影響。

二、基于開放與實用的人事檔案管理改革措施

即便人事檔案比較小，但是關系社會各層面人的切身利益。就目前的人事檔案管理情況，人事檔案在育人、用人與選人方面具有重要的作用。而實行開放與實用的人事檔案管理屬于有效的管理方式。

（一）開放管理思路。

相較于過去，傳統封閉的人事檔案管理方式，開放的人事檔案管理內容比較多。而所謂的開放，從本質意義上來說就是個人開放與社會開放。在檔案管理工作實施的過程中，建立以人為本的理念，在檔案管理工作實施的過程中應當樹立以社會服務的觀念。唯有如此才能夠適應目前市場經濟體制下流動人口增多的實際情況，同時還應當以開放式的管理模式。而所謂實用，簡單來說就是要保證人事檔案本身能夠起到切實的作用。人事檔案要對個人起到實質性的作用，就必須具備生動豐富，符合時代內容的特點。在人事檔案管理工作的過程中，需要保證各行業多應用的檔案具有真實可靠的特點。在人事檔案管理改革的過程中將實用作為目標，更有益于社會對人才的調配與使用，可以有效強化個人對社會的服務。

（二）改革方式。

對人事檔案實行社會開放式的管理模式，主要涉及了人事事務所、人才交流中心以及人事檔案文件寄存中心這幾部分。在人事檔案管理的過程中需要建立一個相對集中的人事檔案保管機構，這樣就可以有效保證人事檔案的質量，保護人事檔案信息的安全。為了能夠更好地管理人事檔案，可以在人事檔案管理工作改革的過程中建立有限知情權與雙向審核制度。檔案所屬人有權知悉檔案內容是否真實可靠。根據檔案的性質與檔案保管的范圍可以適當地向本人公開。有限知情并不是將檔案信息全盤托出，可以對當事人開放。在開放、實用的管理理念下，人事檔案不僅要充分體現靜態價值，還需要展現出動態價值。這樣才能夠有效提高人事檔案管理工作效率。

三、結語

總而言之，在人事檔案管理工作實施的過程中，基于開放與實用對人事檔案管理工作進行改革，可以有效提高人事檔案管理的有效性，轉變當前人事檔案管理工作存在的不足，提高人事檔案的利用率。

【參考文獻】