檔案管理的分類匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的分類范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

當(dāng)我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當(dāng)前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識的簡化、細(xì)則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析，應(yīng)該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準(zhǔn)

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計文件的大類下，進(jìn)一步從子項的外部、內(nèi)部、會議，以及次子項等進(jìn)行一一的對應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對應(yīng)的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡化，在化繁為簡之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費(fèi)更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費(fèi)。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機(jī)密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。

參考文獻(xiàn)

[1]余紅葉.信息化環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新模式與改革[J].經(jīng)營管理者，2014（05）.

[2]章潔.淺談檔案管理的難點(diǎn)及對策[J].檔案與建設(shè)，2013（10）.

篇（2）

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟(jì)社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評標(biāo)報告、會議紀(jì)要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設(shè)項目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進(jìn)行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應(yīng)的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨(dú)立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點(diǎn)問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機(jī)電兵船檔案，2015（4）：40-43.

篇（3）

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45

0引言

檔案是組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢。[2]

1圖書館檔案存檔范圍和常見分類

當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實(shí)物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運(yùn)輸局圖書館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：

1.3 聲像實(shí)物檔案類。包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。具體分為：聲像、照片、實(shí)物（ 獎狀、獎牌、證書、獎杯等） 。

1.4 其他資料檔案類。包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。

2圖書館檔案雙軌制管理

通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、編號、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵

所謂雙軌制是指，在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。

2.2檔案管理雙軌制的必然性

在目前技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠(yuǎn)看，電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書館檔案可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。

3結(jié)束語

在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前我國檔案管理的實(shí)際狀況，在未來的一個時期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢。

參考文獻(xiàn)

篇（4）

科研院所隨著自身科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，對高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會不斷地購置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實(shí)力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點(diǎn)對其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。

在中國科學(xué)院昆明動物研究所（以下簡稱“動物所”）整理檔案的過程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫資產(chǎn)入庫單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項工作后，工作人員則會把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購置時間―設(shè)備名稱―型號”分類法進(jìn)行的，然后再根據(jù)《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對其進(jìn)行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測試儀器為02類，計量儀器為03類等。

在實(shí)際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購置設(shè)備的申請之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺設(shè)備的購置申請，而這些同一天通過審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對其進(jìn)行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動物所向國家財政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號記錄分析系統(tǒng)等多臺設(shè)備的購置申請，并于2013年7月25日收到了財政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復(fù)函。申請通過之后，動物所完成了設(shè)備購置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動物所則將這兩臺設(shè)備隨機(jī)編號為60號及61號，即動物所購置的第60臺及61臺設(shè)備，并按照此編號順序?qū)杀緳n案進(jìn)行排序。而事實(shí)上，這兩臺設(shè)備歸屬于動物所不同的兩個實(shí)驗室存放平臺，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點(diǎn)進(jìn)行分類。

2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問題及原因分析

設(shè)備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機(jī)構(gòu)中，而由于科研院所是進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進(jìn)和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購進(jìn)時的隨機(jī)材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機(jī)構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號的設(shè)備并不多，所以按“購置時間―設(shè)備名稱―型號”進(jìn)行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時，就會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯誤的。

正是由于科研院所中同類別同型號的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺上，這就形成了用功能對設(shè)備進(jìn)行分類的方法。這種按功能進(jìn)行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過設(shè)備名稱來進(jìn)行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動物所，設(shè)備的存放地點(diǎn)和使用地點(diǎn)僅僅在資產(chǎn)入庫單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時間―設(shè)備名稱―型號”這種分類法中沒有將設(shè)備的存放地點(diǎn)與實(shí)際管理操作中的分類結(jié)合起來。同時，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開始購置的時間來進(jìn)行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開始購置的時間先后來排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺存放的設(shè)備與其應(yīng)該對應(yīng)的檔案序號并不對應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個存放地點(diǎn)分別存放了多少臺相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購置申請時提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。

3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議

篇（5）

從個人信息保護(hù)的角度而言，與以傳統(tǒng)隱私權(quán)保護(hù)為基點(diǎn)的隱私權(quán)保護(hù)機(jī)制不同，現(xiàn)代隱私權(quán)在權(quán)利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進(jìn)行權(quán)利增設(shè)與重置，在保護(hù)機(jī)制上，要求建立個人信息保護(hù)所要求的公共監(jiān)管機(jī)制[4]。在目前，我國隱私權(quán)保護(hù)法制無法完成現(xiàn)代隱私權(quán)，特別是個人信息保護(hù)所需要的保護(hù)架構(gòu)。

筆者認(rèn)為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導(dǎo)原則（匯集限制原則、資料內(nèi)容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護(hù)原則、公開原則、個人參與原則、責(zé)任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實(shí)踐中關(guān)于人事檔案管理侵權(quán)的判決文書為基礎(chǔ)，結(jié)合上述指導(dǎo)原則，以類型化的方式，分析我國司法實(shí)踐的現(xiàn)狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實(shí)證基礎(chǔ)。

二、經(jīng)驗材料

在我國有關(guān)人事檔案管理侵權(quán)糾紛的司法實(shí)踐中，可以將有關(guān)的糾紛歸納為以下幾個類型：

（一）人事檔案因記載不完全導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)責(zé)任，主要發(fā)生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現(xiàn)為應(yīng)當(dāng)記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。

在“某制藥廠與李某財產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認(rèn)為：“本案中,李某的《企業(yè)職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區(qū)商運(yùn)司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調(diào)動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認(rèn)定,故制藥廠應(yīng)對其記載檔案不全承擔(dān)一定的民事責(zé)任”。在該案中，法院是把該類侵權(quán)糾紛作為財產(chǎn)損害賠償糾紛，而非作為人格權(quán)侵權(quán)糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質(zhì)性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔(dān)補(bǔ)建相應(yīng)的人事檔案的責(zé)任。

在“韓某與某公司財產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認(rèn)為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應(yīng)對韓某的相關(guān)人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業(yè)職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認(rèn)可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。

在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業(yè)集團(tuán)公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認(rèn)：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關(guān)情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經(jīng)歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費(fèi)26年1個月年限的養(yǎng)老待遇，并因此無法享受視同養(yǎng)老保險繳費(fèi)年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫(yī)療保險費(fèi)，責(zé)任在于廣州市穗光食品廠”。

本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害（工資損失、過渡性基本醫(yī)療保險費(fèi)損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關(guān)系人以精神損害賠償。

（二）人事檔案因保管不善遺失導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)案件，可能發(fā)生在公共性檔案保管機(jī)構(gòu)（國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等所屬的檔案部門）與檔案關(guān)系人之間，也可能發(fā)生在商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)（企業(yè)、職業(yè)介紹服務(wù)中心、職業(yè)介紹所等）與檔案關(guān)系人之間，是一種比較多發(fā)的人事檔案侵權(quán)糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機(jī)關(guān)對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業(yè)、事業(yè)單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實(shí)踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。

值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復(fù)雜，主要是被作為侵權(quán)案件予以處理的，且主要賠償?shù)氖钱?dāng)事人的經(jīng)濟(jì)損失，但在少數(shù)案件中對當(dāng)事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當(dāng)事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。

在“劉巖與北京市朝陽區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認(rèn)為：“職業(yè)介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務(wù)將劉巖檔案丟失，職業(yè)介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業(yè)及享受相關(guān)待遇，因此，應(yīng)對其違約行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，賠償劉巖相應(yīng)的損失，對于損失數(shù)額，本院依據(jù)劉巖提供的證據(jù)結(jié)合日常生活經(jīng)驗，酌定為30000元”。在該案中，在當(dāng)事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協(xié)議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。

在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯(lián)合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認(rèn)為：“在原告達(dá)到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯(lián)應(yīng)負(fù)保管不善的責(zé)任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養(yǎng)老退休手續(xù)，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應(yīng)予賠償”。

在“安陽市北關(guān)區(qū)彰北街道辦事處與陳建設(shè)勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點(diǎn)：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關(guān)待遇，給其取得相關(guān)利益造成了可預(yù)見的損失，故原審判決根據(jù)安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當(dāng)，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權(quán)之訴與勞動關(guān)系糾紛之訴的相互獨(dú)立性問題，即“關(guān)于陳建設(shè)的身份及雙方是否形成勞動關(guān)系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權(quán)之訴不屬同一法律關(guān)系，本院不予審查，應(yīng)另行處理”。

在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認(rèn)為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續(xù)的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養(yǎng)老金100元的調(diào)整，該損失應(yīng)由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔(dān)責(zé)任。鋼管廠應(yīng)按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當(dāng)月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續(xù)的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創(chuàng)新，令人耳目一新。

在上述案件的損害救濟(jì)上，對人事檔案關(guān)系人主要是給予了損害賠償?shù)木葷?jì)，但是并未言明是對物質(zhì)利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權(quán)責(zé)任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質(zhì)損害而做出的，均未對檔案關(guān)系人的精神損害予以救濟(jì)。

（三）人事檔案在勞動關(guān)系終止時未及時移轉(zhuǎn)導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)責(zé)任，體現(xiàn)為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉(zhuǎn)勞動者的人事檔案而產(chǎn)生，主要產(chǎn)生于勞動爭議糾紛領(lǐng)域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。

在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進(jìn)一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關(guān)系后至今未給其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的事實(shí)清楚，故原審法院依據(jù)勞動合同法的有關(guān)規(guī)定，判令晶華玻璃公司為王政智轉(zhuǎn)移檔案正確，本院予以確認(rèn)”。在該案中，盡管被告用人單位在相當(dāng)長的時間內(nèi)沒有給勞動者轉(zhuǎn)移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償?shù)木葷?jì)，而僅僅是判決用人單位繼續(xù)履行相應(yīng)的移轉(zhuǎn)義務(wù)。

在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認(rèn)定了用人單位未為及時移轉(zhuǎn)勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關(guān)系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉(zhuǎn)移檔案資料，不符合相關(guān)規(guī)定”，而且還進(jìn)一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉(zhuǎn)人事檔案的權(quán)利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務(wù)（后合同義務(wù)）且不適用訴訟時效的規(guī)定，即“由于原告該訴請系勞動關(guān)系解除后用人單位的附隨義務(wù)，該請求不適用訴訟時效期間的規(guī)定”。以此保護(hù)勞動者對自己人事檔案的合法利益。

（四）人事檔案去向信息告知義務(wù)不履行而造成的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)案件，體現(xiàn)為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關(guān)系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實(shí)踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。

在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認(rèn)：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經(jīng)歷等，用人單位應(yīng)當(dāng)妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續(xù)且告知檔案的去處以便職工享受其應(yīng)得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當(dāng)之處。原審法院據(jù)此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養(yǎng)老退休金損失15,000元亦無不當(dāng)”。

在該案中，法院不僅確認(rèn)了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務(wù)，即在勞動關(guān)系存續(xù)期間的妥善保管義務(wù)和在勞動關(guān)系終止后的及時移轉(zhuǎn)義務(wù)，而且還確認(rèn)了用人單位在勞動關(guān)系終止時及時履行檔案移轉(zhuǎn)義務(wù)后及時告知檔案去向的義務(wù)，以此保護(hù)勞動者的權(quán)益。誠為司法能動主義的一大進(jìn)步。

三、對司法實(shí)踐的反思

與對人事檔案制度改革的思考

從對上述人事檔案管理侵權(quán)糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結(jié)論：

首先，在糾紛的性質(zhì)定位上，有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的歸類，較為復(fù)雜，且多種多樣。既有作為財產(chǎn)損害糾紛，也有作為違約責(zé)任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實(shí)踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權(quán)之訴的獨(dú)立性問題。這一點(diǎn)主要是跟目前我國立法上關(guān)于人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益是否權(quán)利化以及如何權(quán)利化的規(guī)范之闕失有極大的關(guān)聯(lián)。

其次，在損害賠償?shù)男再|(zhì)和范圍上，在我國有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的案件中，司法機(jī)關(guān)普遍傾向于而且也實(shí)踐了對給予當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害應(yīng)當(dāng)給予救濟(jì)的主張，而對前述各類型侵權(quán)行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟(jì)中，還普遍使用了非損害賠償?shù)木葷?jì)方式，如繼續(xù)履行（及時移轉(zhuǎn)）、恢復(fù)原狀（補(bǔ)充建檔）等措施。這是因為在我國司法實(shí)踐中，被司法機(jī)關(guān)所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉(zhuǎn)遞以及去向不明等情形中給人事檔案關(guān)系人在就業(yè)待遇、繳納社會保險、辦理養(yǎng)老退休等方面造成的經(jīng)濟(jì)損失，忽略了人事檔案管理中的侵權(quán)行為對人事檔案關(guān)系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴(yán)重的將人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益財產(chǎn)權(quán)化的傾向。這一點(diǎn)與法學(xué)理論界將人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益人格權(quán)化（隱私權(quán)化）的基本觀點(diǎn)大相徑庭。

最后，在損害賠償?shù)臄?shù)額與方式上，法官的自由裁量權(quán)起到了主要作用，法官通常會根據(jù)當(dāng)事人提供的證據(jù)和日常生活經(jīng)驗相結(jié)合予以認(rèn)定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。

綜上可以說，從OECD的指導(dǎo)原則而言，人事檔案管理中的侵權(quán)行為主要體現(xiàn)為對資料內(nèi)容正確性原則、安全保護(hù)原則和個人參與原則等三大原則的違反。

從法律規(guī)范的創(chuàng)制而言，對人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益的保護(hù)，應(yīng)當(dāng)將該合法利益規(guī)定為法律上的人格權(quán)位階，特別是隱私權(quán)的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權(quán)利與傳統(tǒng)隱私權(quán)的差異，可以稱之為個人信息自決權(quán)。從司法實(shí)踐的改善而言，應(yīng)當(dāng)注意人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益中的人格權(quán)因素，在司法救濟(jì)上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權(quán)行為導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失的救濟(jì)，而且也要給予受害人因該侵權(quán)行為而導(dǎo)致的精神損害的救濟(jì)。

注釋：

[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護(hù)法總論,北京:北京大學(xué)出版社,2009年版,第81頁.

[2]王秀哲.隱私權(quán)的憲法保護(hù),北京:社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社,2007年版,第243頁.

[3]張建文.論人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2009年第10期,第19頁.

[4]張建文.基因隱私權(quán)的民法保護(hù),河北法學(xué).2010年第6期,第11頁.

[5]劉怡君.資訊化社會隱私權(quán)之研究――以日本個人資訊保護(hù)為中心，淡江大學(xué)日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.

[6]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.

[7]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.

[8]廣東省廣州市天河區(qū)人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.

[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認(rèn)為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機(jī)關(guān)及有關(guān)部門反映解決.

[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2011年第7期,第17頁.

[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.

[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.

[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.

[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.

[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.

[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.

[17]重慶市渝中區(qū)人民法院（2009）中區(qū)民初字第6132號民事判決書.

篇（6）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理水平的重要指標(biāo)，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的、有效的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對檔案的頁碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性 。檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會對檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問題分析

當(dāng)前我國檔案館以數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費(fèi)時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點(diǎn)和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。

四、案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。”作為生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經(jīng)濟(jì)的各個方面。在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計、標(biāo)題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內(nèi)的基礎(chǔ)工作具有重要作用。檔案基礎(chǔ)工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理”，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。

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2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對數(shù)字化項目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理效率低下。

3、檔案管理水平有待提高。現(xiàn)階段的數(shù)字化項目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數(shù)字化項目的檔案管理工作認(rèn)識不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。

4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒有進(jìn)行有效配合，沒能將數(shù)字化項目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。

二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理建議

1、加強(qiáng)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案的分類整合。通過先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。

2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍。科學(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項目檔案管理過程中，完善的項目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。

3、加強(qiáng)對先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項目檔案管理。

4、加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對出現(xiàn)的數(shù)字化項目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。

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中圖分類號：TN91-4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)08-0088-01

伴隨著社會化大生產(chǎn)時代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化和程序化提出了現(xiàn)實(shí)需要和必要挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)可以在檔案管理過程中發(fā)揮其智能化、迅速化、科技化的優(yōu)勢，使檔案管理節(jié)省大量的人力、物力和財力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲、利用、分享等方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。

1、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)

第一，信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化。與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實(shí)現(xiàn)了檔案管理儲存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實(shí)物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)的全程操控，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時間和空間約束的限制。信息技術(shù)時代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標(biāo)形式取代了紙質(zhì)檔案的設(shè)計、存儲，在檔案管理載體上使一次革命化。

第二，信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化。在傳統(tǒng)模式下的檔案管理關(guān)于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性變化，逐步演變成根據(jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)形成的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要依托計算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動、隨時的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。各單位可以根據(jù)自己實(shí)際情況設(shè)定檔案管理的相關(guān)分類，例如，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、管理、人事、組織等方面的詳細(xì)狀況進(jìn)行更加具有針對性、規(guī)范性的分類管理。

2、電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

首先，要從思想觀念上充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義。

檔案管理的信息化是信息時代背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的一個重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復(fù)雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍和對象卻在逐步擴(kuò)大。面對檔案管理新形勢下呈現(xiàn)出來的新特點(diǎn)，必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中出現(xiàn)這些挑戰(zhàn)和現(xiàn)實(shí)的重要性，高度重視信息技術(shù)在解決當(dāng)今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。

其次，根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。

檔案管理的信息化，使檔案管理的內(nèi)容逐步豐富，是傳統(tǒng)檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就必須要對本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。例如，要對單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實(shí)物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對原有檔案資料的實(shí)際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等信息設(shè)備的應(yīng)用。由于檔案信息化過程中一個主要的特點(diǎn)是數(shù)字化，但是要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個漫長的過程，應(yīng)從保證原有檔案真實(shí)性基礎(chǔ)上再去按照“突出重點(diǎn)、照顧特殊、分步推進(jìn)：的原則對原有檔案的重點(diǎn)項目和利用頻次高的項目首先進(jìn)行數(shù)字化；對于特殊性的檔案資料要區(qū)別對待。

再次，信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。

檔案管理數(shù)字化管理是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必然體現(xiàn)。面對檔案浩如煙海的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。根據(jù)檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案高價值、高利用率的特征，更便捷的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作。例如，因為在對一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描過程中其掃描參數(shù)的設(shè)定會對圖像產(chǎn)生巨大的影響，參數(shù)不同，成像的質(zhì)量也就不同、效果區(qū)別很大。

3、信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

信息技術(shù)背景下，對檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術(shù)應(yīng)用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項既涉及到信息技術(shù)應(yīng)用、維護(hù)、管理等技術(shù)層面，又涉及到檔案管理的專業(yè)層面，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對檔案工作的需求狀況，擴(kuò)大檔案服務(wù)面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關(guān)檔案管理的日常工作的同時，還要加強(qiáng)研究如何建立起高效、科學(xué)、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務(wù)于實(shí)際工作。這的確給信息技術(shù)條件下的檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳峰.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷,2010(22):113-113.

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一、學(xué)校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項數(shù)據(jù)。同時，通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個學(xué)校管理當(dāng)中。所以說檔案管理不能簡單的說是學(xué)校管理的一部分。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的措施

（一）嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)

現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進(jìn)專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對引進(jìn)的人才進(jìn)行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎(chǔ)知識的考察，但是也要有相應(yīng)的對實(shí)際問題的分析。面試的考察重點(diǎn)即位才和德。一方面，引進(jìn)的人才要熟悉工作流程，必要時可現(xiàn)場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。

（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程

現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時甚至影響工作的正常進(jìn)行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會將圖書管理作為重點(diǎn)工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進(jìn)行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創(chuàng)新管理手段

1、加強(qiáng)知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴(kuò)大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競爭機(jī)制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01

社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平得到提升，且信息技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在社會檔案管理的實(shí)際需要，因此必須要有一種時效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術(shù)模式。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的價值分析

檔案記錄的內(nèi)容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質(zhì)與智慧。隨著信息技術(shù)以及計算機(jī)水平的提高，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，并促進(jìn)了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有重要的價值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實(shí)體是其價值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應(yīng)盡可能長時間的對檔案信息資源進(jìn)行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關(guān)信息會暴露，工作人員的隱私權(quán)等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術(shù)進(jìn)行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也能夠節(jié)省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內(nèi)容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經(jīng)驗進(jìn)行的，主觀性較強(qiáng)，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠?qū)崿F(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學(xué)、有依據(jù)。

2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對檔案進(jìn)行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠?qū)⒉煌N類以及性質(zhì)的檔案分開。在檔案分類中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠更好地對檔案進(jìn)行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘分類技術(shù)能夠在很短的時間內(nèi)、在復(fù)雜的用戶信息中找到所需的，并結(jié)合信息利用者的特點(diǎn)進(jìn)行分類。如使用者通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案館，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能自動保留使用者的訪問記錄，結(jié)合使用者的個人情況以及信息等進(jìn)行科學(xué)的分類。由于利用者的自身特點(diǎn)以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使用戶信息更加準(zhǔn)確的被使用，使信息的服務(wù)質(zhì)量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其實(shí)就是對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，并建立數(shù)據(jù)模型，對數(shù)據(jù)模型以及測試樣本之間的差異進(jìn)行對比，在測試時，如果測試模型與數(shù)據(jù)模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需要科學(xué)的分析數(shù)據(jù)庫中的信息，保證描述方案的科學(xué)合理，有效描述已知的數(shù)據(jù)和概念模型等，并進(jìn)行對比測試，如果多次測試后模型的準(zhǔn)確性比較高，就可以將模型作為標(biāo)準(zhǔn)，對不同的對象進(jìn)行科學(xué)的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎(chǔ)性的工作，要實(shí)現(xiàn)個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問卷，將問卷內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據(jù)庫中，程序可以結(jié)合檔案資料以及實(shí)際需要自動進(jìn)行分析，明確用戶類型，使服務(wù)更加針對性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學(xué)的手段對老員工的檔案進(jìn)行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學(xué)的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學(xué)的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進(jìn)而將檔案管理與人事管理相結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)人事管理。

3 結(jié) 語

信息技術(shù)的發(fā)展推動了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在很多方面都有廣泛的應(yīng)用，能夠更好地促進(jìn)信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學(xué)有效，因此需要提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)