檔案知識管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案知識管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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近年來，醫院檔案管理廣泛引入信息化技術，邁入信息智能時代，知識管理也隨之出現，有力的提升了檔案的管理和運用。

1醫院檔案知識管理的內涵及優勢

（1）醫院檔案知識管理概念醫院檔案知識管理指的是對醫院檔案相關知識的管理。具體而言，就是對醫院檔案顯性知識和隱性知識的管理，包括對其進行獲取、采集、加工，進而創造和利用；以及實際利用中與醫院檔案知識關聯的知識資產、人員、設施、組織等資源的管理。

（2）醫院檔案知識管理的優點①加快醫院檔案信息共享現階段，我國各級各類醫院基本上建立起了內部信息網，利用內部信息網絡，實現了信息間的互聯互通。醫院檔案的知識管理就是借助于醫院內部的信息網絡強調檔案知識信息的儲備和共享，從而有助于醫院整體醫療水平的提升。②加速隱性知識顯性化轉化隱性知識貯存于人的大腦中，作為一種潛意識的知識，隱性知識難于用語義和邏輯工具來表達，因此也就很難與人實現共享。與之相反，顯性知識則能夠借助文字實現可編輯化，從而達到與人的交流和分享。醫院檔案知識的管理化能夠對隱性知識實施挖掘和組織，促進其向顯性知識轉化，達到知識的交流和分享。③促進知識運用和創新醫院檔案知識管理的終極目的在于促進檔案知識的運用和創新。檔案知識在管理的內化過程中通過知識的儲備和外溢，使個人激發創新能力，獲取新思想、新概念，在有效的時間內轉化為新知識、新能力，從而提高醫院醫療衛生水平的提高。

2醫院檔案知識管理的內涵與意義

檔案知識管理是針對醫院醫療診治、護理及其行政管理所產生的檔案給予統一集中地知識管理。它包括上述所有檔案的收錄、整理、貯存及其開發利用，醫院檔案知識管理意在通過建立一套科學、嚴謹的創新、分享制度，使醫院在醫療診治、護理及管理方面的知識應用得到整體提升。檔案知識管理把醫院檔案作為核心資源，充分體現出知識密集型組織的管理特性。

（1）保證醫院可持續性發展。21世紀是知識經濟時代，知識創新成為經濟發展的新亮點。醫院檔案作為醫院醫療診斷、護理、科研及管理的載體，是保證醫院可持續性發展的戰略資源，是科技知識集大成者，因此，充分發揮醫院檔案的知識作用，為醫院發展增添源源不斷的動力。

（2）促進知識創新。醫院檔案作為醫院醫療診斷、護理、科研及管理成果的載體，為醫院醫療診治、科研、管理提供豐富而詳實的資料，這些資料作為隱性知識，通過有效地整合、組織，被充分挖掘、再利用，從而使知識呈現出顯性化，有力的促進了知識創新。

（3）再造業務流程。隨著計算機技術的普及和廣泛運用，檔案管理也進入數字化信息時代。醫院檔案引進知識管理概念與技術，借助數字信息技術，重新梳理檔案實體的管理流程，實現紙質檔案的數字化，發揮檔案承載知識價值。

3醫院檔案知識管理體系建構

（1）建立專業管理。隊伍高素質的專業技術人才是實施醫院檔案知識管理的關鍵。再好的配置，再好的設施，如果沒有人的管理，一切都是空談。因此，醫院檔案知識管理需要一支高素質的專業技術隊伍。醫院管理者要從醫院長期發展出發，未雨綢繆，建立知識管理人才培養計劃以及行之有效的激勵制度，采取引進來走出去的戰略，從高等院校引進優秀的專業人才，同時對現有的管理人員實施外培計劃，把他們送入高等院校去進修；醫院領導也要以身作則，樹立對檔案知識管理理念，使全院上下形成檔案知識管理的氛圍。

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2用知識管理思想指導地質檔案服務

用知識管理思想指導地質檔案服務，主要體現在服務內容上以用戶為中心，為用戶提供解決問題方案的服務；在服務方式上是基于檔案內容的服務。除了常規的借閱、檔案檢索等顯性知識服務，還可提供的服務有：

2.1為用戶提供個性化數據處理與分析服務平臺

標準化檔案管理信息服務通常是根據關鍵字進行查找所需資料，側重于顯性知識的挖掘，信息查找范圍往往局限于報告名稱和關鍵字，對地質工作覆蓋范圍、工作程度、工作方法等信息無法直觀的了解，導致信息查找效率低下、信息遺漏等問題。在知識管理的理念下，地質檔案館員可針對用戶需求，利用信息系統檢索庫中資料與信息，抽取相關的報告、圖件、表格等，按照標準格式生成電子報告供用戶利用。該服務所提供知識產品質量的優劣取決于地質檔案知識庫是否有效。檔案知識庫的建立要經過“知識積累—創造—應用—形成知識平臺—再積累—再創造—再應用—形成新的知識平臺”的循環過程后逐漸成長，逐漸成為信息查找更可靠的來源。

2.2逐步開展地質檔案數字化和數據挖掘工作為知識創新服務

知識管理強調的是知識的創新,而有價值的情報產品是通過有能力、有經驗的檔案管理者才能綜合提取和歸納出來，這種提取和歸納從某種意義上來說屬于數據挖掘工作。我國信息技術普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地質檔案的數字化程度并不令人滿意，尤其是原始地質資料，數字化和共享程度都很低，數據挖掘工作更受此限制。地質檔案管理應平衡多方訴求，合理制定計劃，逐步開展檔案數字化和數據挖掘工作。一方面，地質單位面臨激烈的市場競爭，可通過需求分析將更多的資源投入到見效速度快的情報資料以及其他即時研究得出的信息。這里就需要分析檔案使用者的需求，可采用分析借閱數據或建立在線交流等開放式的交流方式，根據業務需求，優先開展該類情報收集和數據挖掘工作。另一方面，地質單位還承擔著基礎科研的任務，應分主題、分階段，由有經驗的地質檔案管理員和技術工作者選取有價值的檔案進行數字化和關鍵信息提取，使地質檔案充分發揮應有的作用。

3顯性知識和隱性知識的有效轉化是地質檔案知識服務的關鍵

地質檔案知識服務的質量取決于知識庫的有效性，目標為最大程度將組織成員的隱性知識和顯性知識都積累到知識庫中，滿足地質技術人員的知識創新需要。需要強調的是，隱性知識只有通過顯性化才能被更多的人員應用，真正發揮它的最大價值；顯性知識只有變為檔案管理員自身的隱性知識才能在工作中得以應用。因此，在知識管理流程中，它們之間的相互轉化尤為重要。依據SCEI模型，顯性知識和隱性知識的轉化過程為經過社會化、外部化、綜合化、內部化4個過程來實現個人之間、個人與組織之間知識的傳遞，并形成一個不斷成長的知識螺旋。下面分別就地質資料知識管理在每個過程應注意的問題闡述如下：社會化過程是指個人將自己的隱性知識交流和分享給他人的過程。這里的個人，既包括地質檔案管理員，還包括一切與地質檔案有關的人員。一方面，地質檔案管理員應通過各種方式向檔案使用者共享和傳遞隱性知識，如特殊資料的查找、系統使用辦法培訓等；另一方面，年代較久遠的地質資料由于技術人員的更新換代逐步被遺忘，新的技術人員往往因不了解歷史資料，或查找資料困難，費時多而難以找到有用的信息而不去查找。珍貴的歷史地質基礎資料漸漸被塵封在庫房中失去利用價值。如果地勘單位不能很好地管理其所獲得的知識，將有失去其知識基礎的風險；檔案管理員應及時與經驗豐富的老地質工作者交流，鼓勵他們用書寫、討論、演講、輔導等形式來共享和傳遞隱性知識，并通過對地質檔案進行加工，如檔案數字化、檔案標引、數據庫建設、資源整合等方式，分期分批的進行館藏資源數字化加工和專題建設，提高信息保障水平和供給能力，使用戶獲取信息和知識的需求得到滿足。外部化過程是指地質檔案管理員在工作中將自己的隱性知識沉淀和轉化為顯性知識的過程；地質檔案管理員可通過OA系統中規章制度、文檔工作流、地質檔案知識庫建設、技術論壇、搜索引擎、數據倉庫和在線分析、數據挖掘和知識挖掘等進行知識的轉化和積累。其中，地質檔案知識庫的建立是地質單位知識積累和再積累的關鍵，是促進知識再創造的基礎。綜合化過程是將轉化得到的零碎的顯性知識轉化和組合、系統化的過程，是個體成員在接受顯性知識以后進行理解消化，并用專業的語言表述出來的一個過程。只有經過深刻理解和消化，個體才能形成自己新的顯性知識。接受新的顯性知識的個體成員通過技術論壇等平臺交流，可促進檔案管理者和使用者之間的知識交流，建立尊重知識的內部環境，并最終形成組織的一般顯性知識，為組織的工作提供支持。知識綜合化的有效手段有知識庫管理、文檔管理、數據庫搜索等。內部化過程是指地質檔案管理員通過學習和交流形成自己的隱性知識的過程。地質檔案具有較強的專業性，覆蓋面廣，對檔案管理員的知識、技能等綜合素質提出了更高的要求，檔案管理員應重新認識自己的角色，從單一角色向多元化角色轉變，改變以往人們印象中的檔案管理人員素質低的局面。隨著計算機和互聯網技術的普及，地質檔案的用戶對檔案信息的加工、存儲、查詢、利用等有了新的要求，在知識管理理念下的地質檔案管理員需具備的素質有：熟悉本單位地質業務專業知識和業務流程，如地質環境調查、工程物探勘查、遙感與信息技術等；掌握主流專業軟件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各種信息技術，如智能搜索、推送技術、知識發現、數據融合，為實現構建知識服務窗口，信息、知識的有效共享與服務提供可能性。

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知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內部和外部的各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并通過促進知識和知識共享，鼓勵知識創新、實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創造能力。

知識資源管理不但要對信息和人進行管理，還要將信息和人連接起來進行管理，要將信息處理能力和人的創新能力相互結合，增強企業組織對環境的適應能力。知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用。

知識和管理缺一不可，抓不住知識的管理只能是眉毛胡子一把抓；而沒有管理技能，則企業就可能像沒有記憶的人一樣。從現在來看，檔案是過去積累下來的和今后將產生的，顯然在管理上應是不同的。要開展大中型企業檔案知識管理，就必須搞清楚企業檔案知識資源的內容、形式、特點，才能找到檔案知識管理方式和過程。

二、知識管理的意義

首先，作為一種新的管理思想和方法，知識管理對企業戰略、管理模式、人力資源管理、信息管理等方面都有不同程度的影響。隨著企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發生相應的轉變，主要體現在：從對檔案實體的管理轉向對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。檔案人員必須轉變觀念，將檔案管理真正看成是企業知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能，職能的轉變賦予企業檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變。

其次，傳統企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層次的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，即使進行大量的編研，但是受檔案人員能力的影響，編研材料的廣度、深度不夠，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。而知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層次的信息。知識服務最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注促進檔案資源的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。

三、目前企業檔案資源管理存在的問題

1.觀念問題。在相當長一段時間里，企業檔案管理局限于收集、保管以及被動利用，檔案部門采取你查我調，你索取我提供的方式，不善于主動服務，弱化了檔案信息資源的開發與利用。收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業人才，也需要耗費大量的時間。

2.方式陳舊。大多數企業檔案部門，在檔案的收集、整理、編目、統計和利用等方面都是靠手工處理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影響信息資源的開發利用，傳統的從人、財、物、力管理模式和方式已經無法適應現代企業的要求。

3.檔案知識產品開發利用不及時。就知識類的檔案而言，知識是隨實踐變化的，需要在實踐中應用、檢驗、優化、提高、創新。但在目前的檔案管理中，只是收集相關的信息，沒有真正地將其加工、開發成為知識庫的產品。

四、企業檔案管理的趨勢和目標

以信息技術為代表的新科技革命日新月異，改變著我們的工作方式和習慣。檔案是企業生產經營活動有價值的歷史記錄，是企業的知識財富。應用計算機技術，有助于深層次挖掘檔案潛在的價值，減少繁瑣的手工操作程序，提高檔案管理的利用效率，更好地為企業生產管理工作提供利用。

1.檔案管理技術需要快速提升。隨著企業信息化程度的提高，企業的生產、經營方式正逐步走向自動化、智能化，信息技術在企業生產、管理中的大量應用又為企業的檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促進企業檔案管理從傳統的實體管理向信息技術發展，向積極開發檔案信息資源，挖掘檔案中知識的方向轉變。所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動企業知識管理水平的提高。

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檔案信息管理工作是非常重要的一項工作，隨著現代化水平的不斷提高，很多新的技術和新的理念在檔案信息管理的工作中都應該得到一定的應用，知識管理是檔案信息管理的一個重要趨勢，它能夠避免以往管理工作中存在的不足，同時對檔案信息管理人員提出了更高的要求。

1.檔案信息管理與知識管理融合的必要性

我國的經濟和科技都得到了非常大的進步和發展，在經濟活動變化當中，知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢，所以只是管理是社會發展和經濟變革的必然要求，這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率，而且對工作質量也有非常大的改進和提升，檔案信息能夠更加全面，檔案信息的作用也可以得到盡情的發揮。在以往的檔案信息管理工作中要經過很多的工作流程，管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的，在對實際的檔案進行管理的過程中還存在著諸多的問題，要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進行充分的融合，只有這樣，檔案信息管理工作才能真正與時代的發展相協調。

2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析

檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性，這些知識都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識的一個載體，是人們對事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識管理的對象是一直的，檔案信息管理當中主要的工作內容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。

2.2從知識管理的現有研究成果分析

知識管理在發展過程中已經形成了獨具特色的理論和方法，雖然在某些環節當中還存在著一些問題，但是已經有了很好的發展和進步。要建設一套比較系統的、科學的管理體系，首先要保證實踐具有可行性，其次是要選定恰當的研究對象，最后是在有明確的研究對象以后根據自身的條件和具體情況選擇適當的研究方法。在知識管理當中基本上已經具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識管理的相互融合有相應的理論保障和技術保障。

3.知識管理對檔案信息管理的創新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能

知識管理在檔案信息管理當中算是一種變革和創新，知識管理對檔案管理的所有流程都產生積極的影響，只是影響方式和影響程度不同。知識管理在檔案信息管理當中發揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后，檔案信息管理在工作內容和工作方式上都有著非常明顯的轉變，這種轉變主要表現在以下幾個方面：首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內容，強調了對檔案信息的開發和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關內容。

3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

不斷提高檔案信息管理工作的工作質量是知識使用管理的一個重要目的，同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發展與進步為檔案信息管理的發展與進步提供了一個重要的前提和基礎，網絡的發展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉變，知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關的服務質量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網絡信息技術在內的各項現代化技術的應用，只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化，提高服務質量。

5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質

現代管理飛速發展，在許多管理職位，從業人員的素質都在不斷提升，而檔案管理人員的素質一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須掌握管理學和現代管理知識，熟悉業務流程，提高自身素質。從這個角度來講，檔案信息管理與知識管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質。這是檔案信息知識管理的前提，也是結果。從時間角度講，知識管理有助于完善檔案人員的知識結構，提高檔案人員掌握現代信息技術的能力；有助于檔案管理人員發揮自身的創造力和潛能；還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供知識服務。因此檔案信息管理工作創新離不開知識管理，知識管理使檔案信息資源優勢不僅止于歷史研究之用，檔案人員的目光將投入到廣泛的社會需求中去，檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領域服務，不斷對檔案信息去粗取精，創造社會服務價值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識主管。

6.結語

知識經濟在當代社會得到了非常迅猛的發展，檔案信息管理也應該更好地順應知識經濟的發展，在檔案管理的過程中一定要對傳統的理念和模式進行大膽的變革，只有變革才能有創新，只有不斷地進行創新才能更好地發展，檔案管理也是一樣，只有對其進行不斷創新，在管理的過程中與知識管理相結合才能更好地保證檔案管理工作的長久發展。 [科]

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1.1知識管理的含義

知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱[1]。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。

1.2知識管理與檔案管理的聯系

1.2.1管理對象重疊檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。1.2.2管理目的相同檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍[2]。1.2.3管理流程相似當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。1.2.4管理手段相近檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理[3]。

1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義

基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。

2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用

知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑[4]。

2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端

我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎[5]。

2.2改善當前知識管理工作當中的不足

我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。

2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展

傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮[6]。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用[7]。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。

3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念

知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施[8]。

3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式

知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。

3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系

以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值[9]。

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之所以說檔案管理與知識管理具有一定的相通性，主要表現在二者在管理的對象、目的、流程和技術等方面體現出來。

（一）管理對象的相通性

各類文件是檔案管理的主要對象，知識是知識管理的主要對象。知識的來源主要有兩個方面，一方面是通過自身的各種活動收集進而整理而得到的知識，另一方面是通過購買、贈送等各種方式獲得的文件、書籍等。從這個意義上來看，各類文件、書籍是屬于知識的范疇。由此可見，文件屬于知識，而文件又是檔案管理的主要對象，因此，文件也就成為了檔案管理與知識管理的共同管理對象。所以檔案管理與知識管理在管理對象上具有相通性。

（二）管理目的的相通性

檔案管理的目的是方便社會的利用，滿足用戶的需求。知識管理的目的在于讓知識實現價值，更好的為企業的發展服務，并把知識傳遞給其他人。從這一點上來看，檔案管理的目的和知識管理的目的在于讓人或者社會更好的利用，從而達到一定的目的。因此，檔案管理和知識管理的目的具有相通性。

（三）管理流程的相通性

檔案管理的流程一般主要為接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用等，知識管理的流程是對文件予以收集存儲、加工整理、鑒定評價、實現價值等。通過對比二者的管理流程，發現二者極具相似性，都是從文件的接收開始，到文件的利用實現價值結束，因此，檔案管理和知識管理在管理流程想具有相通性。

（四）管理技術的相通性

在信息化環境下，檔案管理工作依賴于信息技術的應用，對檔案進行有效收集、整理等。而知識管理也是如此，知識管理離不開現代技術條件的支撐，比如網絡技術、電子郵件、搜索引擎等，這些都是完成知識管理必不可少的重要條件。由此可見，檔案管理與知識管理都需要在信息化的條件下才能完成技術管理工作。因此，檔案管理和知識管理在管理技術上具有一定的相通性。

二、檔案管理與知識管理具有一定的差異性

之所以說檔案管理與知識管理具有一定的差異性，主要體現在管理層面、管理范圍、管理特點等幾個方面表現出來。

（一）管理層面的差異性

檔案管理僅是專業類型的活動，或者管理技術的相關辦法。而知識管理并非僅僅如此，還包括價值觀層面和管理理念層面上的內容，甚至還包括更高層次的管理體系或者管理的方法論等問題。因此，檔案管理與知識管理在管理層面具有一定的差異性。

（二）管理范圍的差異性

檔案管理的范圍主要是文件、檔案等，而知識管理涉及到的范圍就較為廣泛，知識管理不僅要管理到文件、檔案，還要管理到圖書情報、員工的綜合素質和基本要求等各方面。因此，檔案管理與知識管理在管理范圍方面具有一定的差異性。

（三）管理特點的差異性

檔案管理是對文件和檔案的管理，更側重于對文件、檔案的規范性、程序化等方面的管理。而知識管理則鼓勵運用知識進行較為寬松境遇的管理，二者的側重點與管理的特點因此也就不同。由此可見，檔案管理與知識管理在管理特點上有一定的差異性。

三、檔案管理與知識管理相輔相成

之所以說檔案管理與知識管理是相輔相成的，主要表現在以下幾個方面。

（一）知識管理可以有效提升檔案管理

知識管理對檔案管理有著一定的促進和提升作用，主要表現在以下兩個方面。

一是知識管理可以有效拓寬檔案管理的管理范圍和管理領域。傳統的檔案管理強調的是文件和檔案的管理，忽略了文件、檔案對圖書情報等的重大作用，因而限制了檔案管理的工作范圍。知識管理要求把所有的知識納入到自己的管轄范圍內，并將知識進行有效整合，因此，在知識管理的帶動下，檔案管理可以有效的參與到圖書情報管理或者知識管理中去，因而擴大了自身的管理范圍。

二是知識管理可以提升檔案管理的重要價值。傳統的檔案管理就是通過復印、傳真等各種形式的方式對檔案進行利用，而知識管理則要求運用現代技術進行人性化的運用。因此，在知識管理的帶動下，檔案管理可以向著更為人性化的方向發展，更好的去完成自身的工作使命，提升檔案管理的重要使用價值。

（二）檔案管理可以促進知識管理的科學化發展

檔案管理可以促進知識管理的科學化發展，主要從以下兩個方面表現出來。

一是檔案管理的沉淀可以豐富知識管理的內容。目前，傳統的檔案管理中的很多文件都存放時間較為長久，但是這些并不是古董，科學合理的利用反而會成為巨大價值是知識。因此，正是因為有了檔案管理，才有了更為合理的保管這些資料，也更可能為知識管理豐富內容。

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2.檔案管理以及知識管理關系

檔案管理以及知識管理其具體對象相同，且工作目標以及管理流程極為相似，擁有一樣的管理技術手段。企業內部文件資料、文獻等統稱做檔案，而其基礎則為知識，也就是說知識為組成文件資料內容的核心關鍵。因此，檔案管理工作中一部分從屬為知識范疇，其管理流程同樣是知識管理環節。企業從事檔案管理目標在于為令檔案管理工作面向經營活動服務，并可為員工提供所需的檔案資料。而檔案呈現出一定的知識形態，其工作目標在于為整體社會提供優質服務。知識管理則可確保自身價值的最終實現，促進組織核心競爭力的全面提升。因此，企業從事知識管理工作階段中，應在適合的層面應用有效工作模式，方能令人們獲取到真正所需的知識信息，便于他們在實踐工作中可獲取到更好的幫助并設定良好的工作措施。

企業檔案管理由傳統層面來講劃分為六個環節，即接收以及征集信息、進行檔案資料整理、分析鑒定、安全保管、細致統計分析以及最終的應用服務。還有人增加了有關檔案檢索、信息編目、研究編輯等內容。知識則涵蓋七部分內容，即知識產生、匯總、存儲、加工處理、整理分析、評估研究以及應用。從中不難看出，由管理流程來講，兩者極為相似，管理對象體現了一定的分散性，均為了令管理對象更加集中，通過有效搜集存儲，使管理對象更加有序，并做好鑒定評價，令其更為優化，通過服務經營活動，凸顯功能價值。

3.檔案管理以及知識管理互相交融

知識管理工作對于檔案管理形成了良好的促進影響，同傳統檔案工作對比分析，不論內容或是形式均形成了明顯變化，具體成因可追溯到吸納借鑒知識管理相關元素，在工作領域以及服務價值上實現了廣泛挖掘以及深入發展。知識管理工作理念明確各類載體形態內容均可整合構成不一樣的知識，創建更完整的系統化知識資源庫，并倡導社會組織以及個人在從事檔案管理或是文件管理工作中開創、共享應用豐富知識，凸顯其功能價值。基于知識管理應用現代化信息技術手段，積極為用戶提供更豐富、深層次的知識以及信息服務，更新了以往檔案管理模式之中的滯后手段。在一定層面推動檔案管理工作職能形成變化。該類變化為從外至內、從淺到深、從物理管控向智能化管控發展的階段，并在于確保現代社會記憶功能的全面完整性，為檔案管理的不斷創新提供了更優質的方式，并推動其實現持續發展。

檔案以及文件為各組織單位以及個人的核心知識資源，體現了極為重要的應用以及歷史價值。從組織層面來講，工作人員流動性會導致重要檔案信息的丟失，而員工個體之中包含的隱性知識內容則較難做好有效管控。為實現隱性知識轉化，需要利用文字、影像處理以及圖標方法進行并形成檔案。對于個人來講，從事各類社會活動以及研究學習階段中，重要成果以及情感訴求則會變化成為資料文件。組織單位以及個人在不斷的社會活動過程中形成經驗積累，這樣知識則會完成沉淀。而知識檔案資料之中包含的知識在應用階段中，還會形成新知識，產生更大價值。該類圖文信息利用檔案管理模式最終實現，為知識管理凝聚了更加豐富寶貴的知識資源。

4.檔案管理以及知識管理相輔相成

知識管理可令檔案工作職能全面完善，伴隨知識管理的不斷強化以及信息技術的廣泛應用，使檔案管理變成知識管理工作的核心構成內容，在知識管理規劃以及標準要求之下優化了檔案工作職能。令其從以往的實體管理轉變成知識管理，注重對檔案知識資源的研究開發以及實踐應用，完成檔案信息的智能化服務管理，令檔案知識實現全面共享。另外，也促進檔案員工角色的更新轉變，由以往的檔案保管員發展成為檔案知識的提供人、服務管理以及決策咨詢主體。

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一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。

企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。

企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。

二、知識管理與企業檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。

企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。

知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式

面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。

構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。

檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。

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一、檔案管理與知識管理相近相通

（一）管理對象重疊

如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。

（二）管理目的相近

檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。

（三）管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

（四）管理技術相同

受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。

二、檔案管理與知識管理相差相異

1、管理的對象不同

從管理的對象上來看，檔案工作的管理對象是對文本文檔、文獻資料等相關的可記錄與記載的信息進行管理，不論是在傳統的紙質管理模式中，還是在現代化技術下的檔案信息化管理模式中，其所要進行管理與工作的具體對象都是可見、可聞的信息或者數據；但是在知識管理中，它所管理的具體對象有可能是無法用文字或數據經記錄于記載的，比如企業員工在生活實踐中所領悟出的經驗之與知識管理的對象的范圍度進行比較，前者是應該被包涵于后者中的，即：信息包含于知識，知識包含信息。

2、管理的具體流程的不同

檔案管理工作的具體流程主要有信息資料的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯研究、提供利用等等，其管理流程中的每一個環節都是極其重要的，這主要是檔案信息化管理工作的具體流程，相對較復雜，傳統的檔案管理工作程序就簡單很多了，它只有其中信息資料的收集、整理、館藏與利用四大環節；而知識管理工作中，它所包括的具體工作主要有：建立知識庫；促進員工之間知識的交流；在企業內部建立起尊重知識的良好環境；將知識作為企業的資產進行管理，知識管理需要在企業內部構建一個完整的、量化與質化的知識系統，讓企業員工通過不同途徑獲得相關的知識，并將所獲取的知識轉化為工作績效，最后回饋給企業，促進企業的發展

三、檔案管理與知識管理相輔相成

（一）知識管理提升檔案管理

1.知識管理可以拓展檔案管理的領域

傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。

2.知識管理可以提升檔案管理的價值

傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。

（二）檔案管理促進知識管理

1.檔案管理有助于沉淀、積累知識

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。

2.檔案管理有助于傳播、交流知識

信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。

3.檔案管理有助于理解、挖掘知識

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知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關系，在檔案管理中知識管理發揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創新能力得到提升，從而在社會發展的過程中實現自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義。知識管理在當今的管理領域中屬于創新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網絡的定義為基礎，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內部建立學習型組織。(三)組織知識管理的核心。實現組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關的知識進行共享，促進知識創新，并且不斷實現知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創新能力。知識管理的核心就是建設有關知識運用和創造的組織，知識是組織重要的戰略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經營管理模式當中利用知識管理，創新組織管理。

二、檔案管理的現狀

(一)信息化環境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現檔案實體數字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質量提高，使檔案管理具備寬廣的發展空間。檔案管理不斷發展，需要建立信息化知識管理系統，創新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業技能方面的素質也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設備比較差，相關的設施也沒有配備齊全，需要改進庫房環境。

三、檔案管理中知識管理的應用

(一)細化檔案管理保管過程。在網絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎工作是檔案的保管，在傳統的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內容包含在內，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術不斷得到普及，開始廣泛的利用網絡信息存取技術，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術方法等各個單元。利用計算機和網絡通信實現知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發。(二)再造檔案管理業務流程。實現業務流程的再造就是再設計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業務流程，以文件生命周期設計為基礎，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現一體化，統一設計業務流程。這個流程當中包括文件的生產、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術，改變傳統的檔案管理方式，更多的利用網絡技術和數據庫技術，使其作為強大的支撐，引進各種現代化的工作方式，從而實現有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術，轉變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉變職能，首先需要實現知識的歸納，并且大力開發檔案知識，從而針對檔案管理實現智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規劃為基礎，將檔案管理職能進行完善。轉變職能的同時也要轉變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養。當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續教育，領導需要更多的利用鼓勵政策，創造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創造更多的經濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結合現代信息化技術和檔案管理知識。

當前我們正處于知識經濟的時代，檔案工作應該明確傳統管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現創新，結合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。

作者:郭璐 單位:呂梁教育學院

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