檔案管理的內容匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的內容范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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中圖分類號: C29文獻標識碼：A

1、前言

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。檔案管理盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。

2、企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。

3、電火企業檔案管理存在的問題

3.1 歸檔不齊全，管理不規范由于一些電火職工對《檔案法》不甚了解，對電火檔案也不夠重視，存在重安全生產，輕管理的現象，所以電火檔案管理的檔案工作仍存在有法不依、有章不循管理不規范現象。 近年來，在企業資產重組、單位轉制、項目招投標、質量體系認證、產權登記過戶等工作中產生了各種門類的新型帳外檔案資料，而檔案人員對新型檔案資料不了解以及收集的滯后性使這些檔案在收集過程中容易遺漏，從而導致檔案資料收集不完整。

3.2 檔案管理人員素質不高由于大部分檔案員不是檔案專業畢業的， 對檔案管理比較陌生，部分檔案員由于年齡大或身體欠佳由其他部門照顧到檔案部門，致使造成知識結構不合理，年齡結構也趨于老化。 當前，電火部門實行垂直管理，工作環境較以前都已有很大的改變，在舒適的環境里工作，圖安逸，因循守舊、不思進取現象較為普遍。

3.3檔案意識不強。 在電火企業的生產經營過程中，一部分企業對檔案工作的重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在電火企業管理中的重要性和必要性。 應該打破“輕檔案”的傳統思維模式，將檔案工作完成情況與全員績效考核掛鉤，從而強化全員的歸檔意識和責任意識， 確保公司在生產經營和管理活動中形成的，對企業具有保存價值的各種形式的文件材料及實物及時歸檔。

4、加強電火檔案管理對策

4.1提高檔案工作者的業務素質

檔案工作是一項專業性很強的企業基礎工作， 檔案人員政治、業務素質的提高，是保證檔案工作順利進行的根本保障，也是檔案管理水平得以提高的重要條件。 所以檔案人員應具有較高的、相應的專業知識，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術。 對電火企業的檔案工作人員，企業應該經常把他們送出去培訓專業知識，同時也培訓相關的計算機以及企業管理知識，讓他們既懂檔案業務知識，又知道企業管理知識，更明白如何運用計算機去管理檔案。 當然，電火企業檔案工作者也應主動努力提高自身的業務素質和休養，積極主動去學習專業知識。 同時也要利用業余時間去學習相關的專業知識，完善自己的知識結構體系， 切實提高自身的整體素質和綜合能力，做到電火企業檔案分類，歸檔準確，規范、標準，同時對于檔案信息的開發和編研起到促進和推波助瀾的作用。

4.2加強檔案的信息開發利用，為企業發展決策提供可靠依據。

電火企業檔案管理的目的就是開發利用檔案信息資源，為企業經濟建設服務。 企業檔案工作的服務由過去的封閉型轉換為開放型，改變了以往重視管理，忽視開發利用工作的弊端。 增強了信息的開發意識，積極開發檔案信息資源，真正體現檔案的實際價值，為企業發展和建設提供及時、準確、系統、全面的服務。 企業檔案打破傳統服務方式，更新觀念、轉變作風、主動出擊，把握市場動態、預測企業要求，了解捕捉市場經濟和企業所需的檔案，從而主動地、有針對性地做好服務工作。 企業檔案部門要及時了解企業各階段中心工作和重點工作開展情況，擴大充實檔案資料的信息量，為企業發展決策提供可靠依據，以增加企業的經濟效益。

4.3規范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

數字化技術的應用和普及，推動了檔案工作的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。 在工程建設過程中，施工單位對紙質檔案要按照規定統一載體、統一格式，在歸檔的同時，也需將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現在企業各部門之間實現資源共享，對檔案編研工作也起到整合作用。 一份真實、完整的工程檔案是一個電力建設工程全過程的反映， 而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須從一點一滴做起，以求真務實的工作作風，加強電火企業施工工程技術檔案管理工作，有效利用好檔案資源。

5、檔案案卷質量的控制

從檔案形成到檔案移交，積極、主動地尋找改進機會進行質量改進，檔案人員除了參加工程質量監督檢查、竣工驗收外，還要組織檔案案卷質量的檢查，做到“三查三整改一驗收”。

5.1在單項工程進入時，由檔案工作小組組織對各單位形成的文件、記錄、圖紙資料的格式、簽名、蓋章等是否符合規定進行全面檢查。

5.2在檔案立卷前，對照分類大綱查檔案的分類是否科學，初擬的案卷標題是否準確，卷內目錄編制是否便于日后查找，以及文件資料是否用正本、原件歸檔。

5.3檔案立卷完成準備移交前，再次抽查檔案整理立卷的案卷質量，如裝訂是否牢固，有無去釘等。每次檢查發現的問題都用檔案整改通知單發送相關單位進行整改；在下次檢查時同時檢查前次發現問題的整改情況。最后在工程竣工驗收后一個半月中，立卷全部完成并具備驗收條件時，對照案卷目錄和卷內目錄組織驗收并辦理移交手續。通過不斷循環的改進，使案卷達到高質量，從而創建出精品工程檔案。

6、火電企業工程檔案管理的突破及其實施效果

5.1工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。

5.2工程項目文件的整理方法

編制火電施工工程檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有火電施工建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。

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1.1 檔案收集整理工作

傳統的檔案多為紙質檔案加以整理和保存，并且工作人員一般簡單負責檔案的收集工作，并且對于檔案的整理和歸檔工作也略有涉及。然而在整個檔案整理過程中，一般工作人員缺乏對整個工作流程的深入了解。然而在現代化的網絡信息時代，工作人員可以使用高新技術來記錄整個檔案收集和整理過程中，并且在這一階段檔案資料并不僅僅集中在紙質檔案，更多的是以電子檔案的方式呈現。

1.2 保存檔案工作的過程

傳統進行檔案保存的工作，一般需要工作人員投入大量的時間加以整理，并且需要大量的財力投入，因為在檔案的數量方面以及檔案的管理過程都十分的繁復，所以在傳統的檔案管理工作之中，不僅需要大量的資金，還需要對整個檔案管理過程加以管理。隨著互聯網的發展，檔案也越來越受到人們的高度關注和重視，對于檔案的使用也越來越頻繁，傳統的檔案管理方式已經開始阻礙檔案正常使用，不利于整個檔案的發展。所以，只有對于檔案管理工作進行新的建設，才能適應當前社會發展的需要。因為檔案管理工作十分的復雜，在傳統的檔案管理工作中經常性的出現大量檔案丟失的現象。所以，只有通過高新技術對于檔案加以管理和保護，才能保證檔案的安全性和穩定性。

1.3 檔案管理工作呈現出新趨勢

傳統檔案管理主要以實體檔案管理工作為主，然而在現代檔案管理工作之中，對于檔案管理的設備有了一定的要求，因為任何電子設備都有一定的壽命，所以一旦電子設備出現任何問題，都會對于檔案管理工作產生十分巨大的影響，甚至會出現檔案信息全部丟失的情況。所以，這就要求在日常檔案管理工作之中，及時做好檔案信息內容備份的工作，完善管理系統的更新系統。在傳統的檔案管理工作致中，一般是利用人力進行傳統的管理，所以不會出現非法訪問和信息內容隨便篡改的情況。但是在電子信息時代，這兩種問題是十分常見，所以這要求我們在日常工作之中一定要做好檔案資料信息的訪問身份限制工作。如果整個檔案管理系統一旦遭受到病毒侵入，將會對整個管理系統受到極大的破壞，病毒會對整個檔案管理工作產生不可預計的影響和損失，所以我們在日常工作之中一定要做好整個數據庫的日常維護工作。

2 檔案管理工作模式具體轉變方式

在傳統的檔案管理工作之中，一般是根據檔案的私密程度選擇管理和保護的手段和措施。只要是對于紙質檔案展開十分合理的管理，就一定能夠確保管理檔案的安全性和穩定性。而在信息化的管理之中，需要我們加強保護整個電子檔案的私密性和安全性。在傳統檔案館力過程中，要想進行檔案的借閱，需要提前辦理相關的借閱手續。如果檔案十分重要，可以在必要的時候將檔案帶走，這就會出現檔案管理和檔案實體之間出現分離的情況。而在現代化的管理過程中，電子信息檔案使用高新電子管理系統加以管理，不僅提高管理工作的效率，還能減少人力資源的投入，更能夠優化整個管理流程，從而避免出現檔案管理和檔案實體之間出現分離的情況。而電子檔案管理過程中速度和效率都有較為明顯的改變。更高檔案利用率更強，而管理工作的效率也進一步加強。現階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內容進行優化，還需要有效提升檔案自身利用率而對檔案的充分利用，則是新時期檔案管理的創新和突破新時期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個檔案內容，整個過程不僅所需時間短，而且不需要進行人工分類，通過信息技術手段就能完成。

在信息技術時代，檔案管理工作的內容由于時代變化和發展而發生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調整、改革、完善和創新、優化結構，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案資料發揮應有的作用，體現應有價值而檔案管理工作模式的具體轉變也是現階段檔案管理工作的客觀要求。

3 檔案管理工作內容及模式轉變下的具體措施分析

3.1 緊密結合發展機遇，推動電子化、信息化管理模式

隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動，各單位在推動發展檔案管理工作進程中，要結合具體需求和信息化發展要求，改變傳統檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

3.2 變革管理理念，改變傳統檔案管理工作思路

隨著信息化程度的不斷提升.檔案管理工作的要求不斷提升，內容也逐漸復雜，而想要對這一系列檔案資料進行高效管理，就需要轉變傳統檔案管理理念由于檔案管理工作長期以來，內容復雜，且管理方法單調枯燥，因此，大多數檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個檔案管理工作思維多傾向于被動思維這實質上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學化開展檔案管理工作就需要培養管理者創新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。

3.3 積極完善檔案管理機制，不斷改革創新，檔案管理與發展相適應

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隨著信息技術的飛速發展，檔案管理mf"F的內容與模式發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時展的腳步，及時改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。

一、工作內容的轉變

1.檔案的收集

傳統的檔案以紙質檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結果，缺少中間出現的有意義的創意和方法，也難以體現整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統的檔案管理者更具主動性，他們會在專業人員的指導下主動學習專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進行有效收集和管理。

2.檔案的保存

傳統的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數量繁多，查閱起來相當費時費力，已經不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設置，在設計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新換代的趨勢。現代化的檔案觀，不但應該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應有能力將紙質文檔轉換成電子文檔。以提高整體檢索速度。

計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，信息丟失或失真現象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進行數據備份，保證即使計算機出現問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進行恢復即可。

3.工作新內容

（1）設備故障安全防范。網絡計算機硬件等系統一旦出現故障，一般會導致計算機存儲的數據完全丟失或者無法保持原有數據的存儲狀態。這就要求檔案管理者在設計檔案管理系統之初就充分考慮到這個問題，積極設置系統安全應急措施，進行數據的異地備份。當計算機發生故障時，積極采取應急措施，或采用操作簡單、比較節約但容易造成最新數據丟失的冷備份機制，保護大部分數據，或采用保證系統應用程序和數據相對安全的雙機熱備份機制，這樣，當一臺服務器出現故障時，另一臺服務器可以及時代替其工作，不至于因為系統維修耽誤工作。

（2）權限控制。權限控制主要是防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進行了一定的限定，并且對能執行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網絡中的黑客。

（3）訪問控制。訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。

（4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉變

傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。

傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。

傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。

總之，檔案管理工作要根據時展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用。

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技工院校學籍檔案一般是指的是學籍表、成績表以及學生的各種在校表現等具有保存價值的東西，與學生的一生也都著密切的關系，因此，學籍檔案管理直觀重要。當前，鑒于技工院校的特點，其學生流動性很強，而且很多企業可能會想了解學生的學籍檔案等與學生的平時表現有密切關系的信息，這時，紙質檔案就會出現各種不方便，因此，電子學籍檔案管理迫在眉睫。隨著信息技術以及認證技術與管理技術的發展，電子化的學籍檔案越來越成為可能，本文主要從內容技術管理在技工院校學籍檔案管理中的應用進行了分析。

1　內容技術管理概述

1.1　內容管理技術的內涵

內容管理，其英文為Content　Management，簡稱CM，指的是對某一機構組織內部的各種類型以及多種格式的信息資源進行分類、組織以及管理的一種有序化的管理過程，內容管理技術的基本理念是將信息資源的內容進行設計與管理，使得頁面美化的設計放置在模板里，將信息的內容存儲在獨立的文件或者是統一的數據庫中，從而保證信息資源的合理化管理與應用。

內容管理系統主要包括四個子系統：

1.1.1　內容收集系統。該系統主要是包括對信息的內容進行獲取、收集并且進行編輯以及整合進而將其轉化然后分發的整個過程，并且在此過程中可以加入元數據從而對內容組件進行定義。

1.1.2　管理系統。管理系統主要負責的是對組件、信息的內容以及模板進行的存儲管理，在存儲的過程中可以對內容的版本、工作流程以及設定權限方面進行更新處理。

1.1.3　工作流系統。該系統是負責對信息資源的內容進行收集、存儲以及，一般說來，學籍檔案管理屬于資源性的網站，因其結構比價復雜，而且內容多是文檔資源類的資源的等。

1.1.4　系統。系統主要是負責將信息資源的內容自動而且迅速的按照所建立的模板到瀏覽器。

1.2　內容管理技術整合信息資源的優勢

內容管理技術在資源整合方面具有很大的優勢。首先，內容管理技術將管理的標準進行統一，將數據庫內的內容進行格式處理以及實現標準化的管理，這樣不僅統一了頁面的風格，而且增強了數據庫的擴展能力。其次，該技術與傳統的數據庫相比，負載能力更強，而且利用XMI將訪問接口進行統一，而且利用內容管理技術可以描述不規則的數據，因此，可以利用半結構化的文檔數據將其送到客戶端，這樣大大節省了效率。再次，網頁呈現與內核技術、日常以及系統維護相互分離，從而不僅使得操作簡便，而且內容管理技術為信息管理提供了開發平臺，大大降低了開發的難度以及維護的成本。

2　當前技工院校學籍檔案管理的現狀

技工院校學籍檔案管理具有很重要的意義，學籍檔案不僅可以反映技工院校的辦學水平以及學生的素質，而且還是技工院校進行技術能力以及學校進行科研的教學評價的重要參考，更是將來技工院校畢業生走向社會的重要依據，因此，建立完善的學籍檔案具有很重要的意義。近年來，隨著技工院校的進一步發展，學籍檔案管理也引起了關注，但是，很多的技工院校在學籍檔案管理中還存在很多的問題，比如對學籍檔案的重視不足，管理水平以及手段落后等，下面將就這些問題進行具體的介紹。

隨著經濟的發展以及國家政策的支持，技工院校的規模也在不斷的擴大與發展，因此，這也就給學籍檔案管理提出了更高的要求，但是，有些院校領導卻仍然對學籍檔案管理不夠重視，甚至有些人認為技工院校的學籍檔案管理僅僅是單純的保管性的工作，僅僅將檔案管理好即可，不需要利用先進的技術與管理方式進行管理。這種思想認識對學籍檔案管理的不管是軟件還是硬件上都缺乏必要的更新，這就對技工院校的學籍檔案管理帶來了很大的弊端。

2.2　技工院校學籍檔案管理的手段比較落后

當前，很多的技工院校的電子信息管理僅僅是起到檢索以及備份的作用，并沒有真正的應用信息技術將其應用到信息檔案管理中，而且對于很多的管理人員來說，習慣于采用傳統的紙質管理，沒有利用先進的管理手段來發揮出學籍檔案管理在數字化管理方面的優勢。而且，技工院校因其自身的特點學生的流動性比較強，因此，對其的學籍檔案管理也就提出了更高的要求，隨著信息技術的發展與普及應用，內容技術管理已經被廣泛的應用到信息管理中，而且很快的發揮出了自身的優越性。

3　內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的應用分析

內容管理技術中的內容形式是多樣的，可以分為備忘錄、信件、報告、白皮書、檔案以及調研報告等的多種方式，而且不同的格式的內容具有不同的表現形式，對于結構化的信息，內容在本質上是非結構化的信息，因此，盡管形式多樣，但是基本的模型課可以描述為：內容﹦元數據＋數據。

3.1　對學籍檔案管理的內容建模

在內容管理技術中，對學籍檔案的內容建模包括對數據管理的要求以及元數據的結構化，對內容主要是設定對管理對象的元數據信息，當然，還包括內容與對象之間的關系，下面就成績表的檔案信息進行舉例，如表1，成績表檔案的數據信息是學生的基本情況，如姓名、學號、注冊時間以及專業與班級等，建模后如下表：

3.2　原型系統的應用

技工院校學籍檔案管理也包括對電子試卷的存檔管理，這個系統可以根據之前提高的原理進行開發，但是，為了更好地提高使用效率可以利用現有的內容管理技術，下面就使用較為廣泛的Content　Manager　v8.3進行簡要的介紹。

3.2.1　內容元數據建模。根據Content　Manager　v8.3的設計，可以利用該技術的可視化的建模工具，這樣可以對成績進行元數據的建模，而且對于內容建模，還包括設定訪問控制、日志管理以及版本控制等的內容。

3.2.2　學籍檔案導入。對學籍檔案進行導入可以利用接口來實現，這樣可以通過內容技術管理的界面實現手工的接入，從而可以將批量的數據實行導入。

3.3　內容技術管理與學校現有系統的整合

學籍檔案管理可以將在線的學籍信息進行有機的整合，比如，可以在當前使用的系統中單獨增加學籍檔案生成模塊，這樣可以利用關系型的管理系統將學籍檔案信息自動的生成元數據以及電子檔案，然后這時可以利用內容管理系統的編程接口將信息存儲到資源服務器中，這樣可以提高學籍檔案的自動化處理，從而有效地節約了成本。

參考文獻：

[1]董平軍，王東明，王寧.內容管理技術在高校學籍檔案管理中的應用[J].現代圖書情報技術，2007（03）.

[2]陶改蘭.淺談技術學校學籍檔案管理[J].數字與縮微影像，2008（01）.

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科技館在自身的發展中形成了檔案，它是歷史和工作活動的真實記錄，是提高工作效率和工作質量的必要條件，是工作查考的憑證和制定政策的參考，是彌足珍貴的無形資產。結合在市科技館工作的實踐，我發現科技館檔案管理工作是基礎性工作，完整收集、科學管理、充分利用是科技館檔案工作最主要的內容，在具體實踐中又是一個鏈條的各個環節，這就要求辦公室及各業務部門負責人務必相互配合，提高整體檔案意識。科技館管理人員更須經常主動向領導匯報工作，配合中心工作，充分利用檔案，發揮檔案的特殊功能和作用。

一、 科技館檔案管理與利用工作最主要的內容

在實踐中，目前檔案管理最主要的內容有：

完整收集：檔案工作人員要經常地、主動地向各部門、各承辦人了解各項工作的資料情況，做到心中有數，并進行跟蹤、把關、收集，以確保檔案的完整性、準確性、系統性。

科學管理：合理組卷、立卷，將來在利用、查找時才方便、快捷，為利用服務。要制定管理制度并貫徹執行，形成規范化管理。

充分利用：以查考、匯編、統計、研究、復印等形式，為領導制定政策提供參考，為全館及各部門總結工作積累數據，為對外宣傳、舉辦專題展覽提供素材，在與外部出現糾紛時提供訴諸法律的憑證，與各館交流時提供管理制度，辦法經驗等。

1、收集、存放――做到底數清、收集齊、分類明。文件在整理立卷前，還不是檔案，平時由辦公室專人負責收集。因為辦公室是文件的樞紐部門，各部室向館級、館級對部室，向館上級請示、上級批復、館對外文件都要經過辦公室，應收集原始件，館發文件至少要一式三份暫存（為入卷、匯編用）。各部室都要注意積累，有條件的單位各部室配計算機，行文一律要求用計算機打印則更便于統一格式、紙型，如建有局域網實現網上傳送更方便。若是手寫稿，一定要用鋼筆，不可用圓珠筆、鉛筆。如上級領導批示有用圓珠筆的則復印一份存檔。其別要注意的是：有關公安消防、勞動法規、工程合同、承展合約等文件，主辦人為工作方便，常常自己保管，但檔案管理人員一定要底數清，先復印一份備查，原件一經用完，馬上保存原件，給主辦人復印件，不能含糊。當年正在運行中的文件平時應分類存放，如上級黨政機關來文，本單位報字、辦字文、黨字文、簡報、會議紀要、年度工作計劃總結、勞資人事、各部門請示和報告、接待記錄、重大活動安排、經濟合同、工程合同、宣傳廣告協議、學術交流、展覽協議等，可以按發文部門、文件種類、承辦責任人幾種類別分放，在整理立卷時就容易多了。要特別注意收集那些上級領導、機關部門對我館請示和報告的批復，我館申報、參評各種獎項、榮譽稱號，上級批準頒發獲獎的文件、決定，要從上級發文中提取出來，將原件收入館檔案相應案卷，與我館相應報出的文件放在一起。

2、立卷――每年第一季度對上一年文件進行整理立卷。按照檔案專業要求，應是誰發生，誰使用，誰立卷，這在大型企業、黨政機關是行之有效的辦法。在科技館，如果以辦公室為文件的集散地、總樞紐，最好是辦公室整理立卷，與部室結合，在最后錄卷、訂卷之前，請有關部門負責人過目，檢查有無遺漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用――為領導、內外提供服務也可使用條碼技術，迎接流通管理質的飛躍。科技館檔案管理實踐中經常看到，檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準確、有無相關文號、檔案經誰手調出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經誰的手歸還等。借出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時，甚至有時一兩天才有可能找到這條記錄。解決這些問題，用識別器及計算機處理系統通過核實，存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經手人各自的條碼內容即可完成檔案借出和歸還的交接手續，交接內容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認可后存查。這樣完成的檔案借由出到歸還的管理和統計， 方便、快捷、準確，極大提供效率和管理水平。

二、新時期做好科技館檔案管理與利用工作的若干思考和建議

1、不斷改善科技館檔案資料結構

科技館檔案管理與利用工作要結合新時期經濟社會發展的特點，注重對檔案資源中豐富的經濟、科技等檔案信息資源的整合與利用，為領導決策、地方經濟發展和知識創新提供參考；不斷整合與利用文化、教育等方面的檔案信息資源，更好地促進先進文化建設；充分開發檔案信息資源中與人民群眾息息相關的檔案信息資源，維護廣大人民群眾根本利益。同時，不斷開闊視野，拓展科技館檔案工作領域，加強對新建領域建檔工作的監管力度。此外，科技館檔案資源建設的重心要放在圍繞中心服務大局的需要上。比如：政府職能正在轉向經濟轉型升級、市場監管、社會管理和公共事務上。科技館檔案管理就要以此為中心做好相應館、室、藏檔案存量檔案資源建設，而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設工程檔案、重要科研項目檔案、單位信用檔案、共建單位檔案等增量檔案資源的建設。唯有如此，科技館檔案資源結構才會得到不斷改善，才會充分體現地方特色和時代特征。

2、建立健全科技館檔案管理制度

建立健全科技館檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合科技館的特點和檔案管理實際，以適應科技館檔案管理與利用的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既要能約束領導又要能約束職工。領導的形象和行為直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度執行過程中，要做到有功必賞，有過必罰，充分體現制度的權威性。

3、切實加強科技館檔案信息化建設

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美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一，美國國家檔案與文件管理署（以下簡稱NARA）績效管理值得我國檔案部門借鑒。

一、NARA績效管理的主要內容

績效（performance）一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義，本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序，對政府機關的業績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價，在此基礎上對政府績效進行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結果法》要求，NARA通過制定并實施戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。

（一）制定戰略規劃

戰略規劃是執行績效法案各項規定的基礎，以結果為導向。NARA最新的戰略規劃是《2006～2016年戰略規劃》（以下簡稱《戰略規劃》），為適應新形勢，該規劃每3年修訂一次。其主要內容包含：NARA的工作職責，6大戰略目標，戰略目標的細化及實施方法等。

1.《戰略規劃》確定了NARA的工作職責

NARA的工作職責是：用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。

2.《戰略規劃》提出了6大戰略目標

戰略目標是《戰略規劃》的重點。戰略目標之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續提高管理能力和服務水平，有效地管理政府檔案。戰略目標之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執行，確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰略目標之三是管理電子文檔：應對電子文檔的挑戰，成功地履行NARA在電子時代的責任；滿足聯邦政府和用戶希望繼續利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。

戰略目標之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統載體檔案制成數字化副本，推進檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復查閱檔案的書面請求。戰略目標之五是提高城市文明：通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學生的教育；與其他行業合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰略目標之六是加強各項基礎建設：提高職工素質、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環境；招錄不同類型的員工，更好地服務于不同類型的公眾；大力加強信息建設，服務于NARA的用戶。

3.《戰略規劃》中將戰略目標細化為長期績效目標，并明確了實施辦法

《戰略規劃》將6大戰略目標分解為25項長期績效目標。戰略目標只是大方向，需要長期績效目標加以細化。例如，在戰略目標之四提供檔案利用部分，細化為4個長期績效目標：截止到2012年，網站達到或者超過聯邦政府網站標準；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用；截止到2016年，NARA的服務能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。

每個長期績效目標后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標，實現它的方法是：增加閱覽室設備和人員，調整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網絡利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網絡利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。

（二）制定年度績效計劃

NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標來自于戰略規劃的六大戰略目標，年度績效計劃是實現戰略規劃的重要步驟。

年度績效計劃的內容包括：闡明本年度績效目標；預測本年度績效指標，績效指標是績效目標的細化；說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。

例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用”。其年度預測績效指標有3項：1%館藏傳統檔案實現在線利用；對公眾公開1940年的統計檔案；為保存和利用檔案改善數字政策。

提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經存在的傳統檔案材料數字化副本并使它們實現在線利用；與其他組織合作，選擇傳統檔案材料并將其數字化；制作原生數字文件，提供網上利用。

（三）制定年度績效與責任報告

在每一個財政年度末向總統和議會提交年度績效與責任報告，包括以下幾方面內容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對；二是如果沒有達到績效指標，要說明原因，以及將來完成績效目標的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標是不實際或不可行的，要予以改進或終止。

例如，在NARA《2012年的績效與責任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內答復，預期目標是10日內回復率達到85%，實際10日內回復率只有73%。

由于沒有達到預期績效指標，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰到朝鮮戰爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經常花費幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現預期績效指標。

二、NARA績效管理的特點

在《政府績效與結果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現如下特點：

第一，長期規劃、短期目標實現有機結合，戰略規劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據戰略目標確定長期績效目標，進而設定年度績效目標，再明確預期績效指標，這種確定指標的方式層層遞進、相關性高，具有一定的科學性。《戰略規劃》中確定了六大戰略目標、25項長期績效目標，《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現與預期績效指標進行對比即可得出，方法簡便，容易操作。

戰略規劃具有至高無上地位。《戰略規劃》制定出來后，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰略規劃制定；年度績效與責任報告緊緊圍繞戰略規劃總結；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰略規劃為綱。

第二，績效管理以用戶滿意為導向。績效取決于用戶滿意度，《戰略規劃》的6大戰略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。

第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統”，利用網絡設備從超過70個組織單元收集績效數據，該系統利用數據庫存儲數據對數據進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進行調查，實現NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調查并評估。

三、NARA績效管理的啟示

由于法制環境、文化環境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。

（一）實現戰略規劃、年度計劃、年度總結的有機銜接

2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中期評估工作，發現問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中規定的區縣檔案館數字化率達到50%的目標較遠，有九個區縣檔案館館藏檔案數字化率未達到25%以上，其中，五個區縣檔案館館藏檔案數字化率還未達到10%，極個別區縣檔案館館藏檔案數字化率只有0.21%。②

為落實《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》，北京市檔案局將區縣檔案局（館）和市屬單位的任務分解為53個指標，對內部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門，但是沒有將任務分解到每個年度。

今后，要進一步提高戰略規劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》開展。應進一步加強規劃與年度計劃的銜接，明確每年的進度，加強指導、檢查，保證規劃實施的連續性和可控性；年度總結要更加緊密地圍繞戰略規劃來闡述，并說明沒有完成的理由。

（二）加強用戶導向理念

強化績效管理用戶滿意導向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網絡服務質量。盡快建成基于“云計算”的區域性數字檔案館，實現檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網站，把網站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現一站式檢索，改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務，建立“決策參考”專題庫，為領導和有關專業管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。

（三）改進績效評估形式

我國檔案部門實行五年規劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內容，可縮短評估周期，及時發現問題，保障戰略規劃的完成。

目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案，其內容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務，及時了解用戶情況，促進與用戶之間的信息交流；可以根據用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。

注釋：

①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內容及實施情況》.http：//.

②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃中期評估報告》[Z].2013.7.

③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃任務分解表（區縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.

參考文獻：

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[8]丁連普.美國聯邦教育部2007-2012年戰略規劃述評[J].世界教育信息，2008（6）.

篇（7）

(一)理解和掌握刑事立案4各督的宗旨。刑事訴訟法之所以明確規定刑事立案監督,其宗旨就是為了從根本上解決有案不立、有罪不究、以罰代刑等問題,解決人民群眾告狀無門的問題,保護當事人的合法權益,保證國家法律的統一正確實施。因此,檢察機關在立案監督中,不僅要主動挖掘案源,從審查批捕、審查工作、貪污賄賂檢察工作、監所檢察工作中發現案件線索,而目要認真接待被害人的申訴,維護申訴 的合法權益。

(二)區分“未立案”和‘ :立案”的界限。“未立案’’是指公安機關沒有發現或雖已發現,但正在審查,還沒有做出是否立案決定的案件。“不立案”是指公安機關已經決定不立案的案件。根據我國刑事訴訟涅 規定,沒立案的案件不屬于刑事立案 釜督的范圍。其中,如果是公安機關還沒有發現的案件,檢察機關發現后,應當按照刑事訴訟法第8絳的規定,移送到有管涪權的機關辦理。只有公安 關已經決定不立案的案件,才能按照立案監督程序辦理,在當前的司法實踐中,公安機關對于有犯罪行為應當追究犯罪嫌疑人刑事責任的案件而不立案的情況主要有:(1)放縱不理任其逍遙法外而不立案;(2)作罰款處理而不立案;(3)以勞動教養或治安處罰而不立案;(4)因當事人私下了結而不立案,因說隋,或干涉而不立案;(5)因犯罪事實沒有完全查清而不立案;(6)犯罪嫌疑人下落不明而不立案;(7)對于共同犯罪中—些應當追究刑事責任的犯罪成員因取證難而不立案等。

(三)理清立案監督與偵查監督的關系。立案監督是針對公安機關應當立案而不立案的案件,是解決符合刑事訴訟法規定的立案條件的案f牛骨皂否進入刑事訴訟程序的問題。偵查監督是針對已經進^刑事訴訟程序的案件,解決其偵查活動是否合法的問題。因此,對于已經進^刑事訴訟程序的案件,檢察機關經審查認為需要追捕、追訴的,一般不宜通過立案監督程序辦理,而應當建議公安機關移送審查批捕、審查。對于經建議仍不移送批捕,而又符合逮捕條件的,可以直接做出批準逮捕決定,送公安機關執行。而不宜直接通過立案監督程序,通知公安機關立案。

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關鍵詞：知識管理理念；高校檔案；信息服務；創新研究

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）21-0029-02

現階段我國各高校在檔案管理的過程中，都會不斷地更新管理方式，一般情況下，檔案的管理內容包括：圖片信息、視頻影像信息、文字信息以及圖表信息等資料。高校在對學校進行管理的過程中，越發地關注到檔案管理工作以及經營的重要性，檔案管理與經營是高校的基A管理內容，將高校檔案管理落實到實踐過程中，可以使學校管理效率得到很大程度的發揮，還會對學校的發展和進步起到重要的促進作用。所以，要想發揮高校管理模式的優勢，就要將高校檔案的管理內容落實到實踐中，這樣才能科學、合理地完成檔案管理工作，而且也能對學校日后的各類檔案應用工作提供準確的資料參考。那么高校在檔案管理的過程中究竟怎樣才能將知識信息時代的要求落實到實踐中，并促進高校檔案管理工作的效率呢？筆者針對這一問題首先概述了檔案知識管理的含義，而后提出了提升檔案管理工作效率的切實建議。

一、對于知識管理理念下的檔案管理的含義概述

1.關于知識管理的闡述。知識管理的相關理念最早可追溯到20世紀80年代，它提出了新型的管理方式以及戰略性的人力資源管理的理念，而且在這一理念問世后，很多的專業學者以及企業的領導者都認同這一管理方式。知識管理與一般的管理內容不同，將它落實的過程中，更多的是以知識的管理模式為基礎實施管理的，在應用知識和組織知識信息的過程中更加強調創造性的思維，由此可見，這樣的管理更具策略性和科學性。[1]

2.對于檔案知識管理的含義分析。現階段，高校在進行檔案管理的過程中，更多的是將管理活動以及經營理念落實到實踐過程中，并且已經逐漸地更新了舊式的管理模式。而在舊時的檔案管理過程中，更多的是將檔案管理重心落實到知識系統的構建上，逐漸的落實服務內容并架構起服務體系。所以，現階段檔案管理的過程中，要加強檔案管理人員的管理力度，在管理重點轉向檔案知識管理過程中，逐漸建設一個系統的檔案知識庫，最終將傳統的管理模式過渡到知識的管理層面中。[2]

二、對于高校檔案知識管理創新研究的具體建議

（一）檔案流程的策略管理建議

在當前知識管理理念下進行高校檔案管理的過程中，要想將知識的管理模式有效地融入，就要逐漸地將現階段的管理模式更新，并在檔案管理的過程中注重檔案知識管理的導向性，注重檔案管理工作人員的知識管理效率，在這一管理基礎上，逐步完成檔案管理制度的更新和調整，最終將檔案內容的收集和管理科學化和細致化。在檔案管理的過程中，很多高校檔案管理員不僅僅要注重檔案文件的搜集，還要逐漸地轉移管理重心，將舊時的管理模式轉移到知識管理的模式，豐富學校學生以及教師的檔案管理內容。另外，在進行高校檔案管理時，還要將檔案的文件信息明確并熟練的掌握，而后再由檔案的使用者將其反饋落實，力求將檔案管理工作科學化，逐步地構建起一體化的管理系統。除此之外，在組織高校檔案知識管理時，還要切實地將檔案知識的管理落實到組織實踐中，提升主題管理法的應用，與此同時，還要盡可能地降低分類法的應用，提高檔案管理的科學性。[3]

（二）健全并完善高校檔案的管理制度

高校在進行檔案管理的過程中，應當在構建知識管理的基礎上，充分遵循國家的法律法規內容，并將此作為檔案管理的基礎和前提，相關的高校領導也要重視檔案管理的作用，提升檔案管理人員的工作效率，督促他們科學地、合理地完成開發、收集以及獲取檔案等工作內容，促使檔案管理人員的工作內容做到有章可循。當前，我國為了將高校的檔案管理工作更加規范化，逐漸地依據實踐管理經驗頒發了《高校檔案管理辦法》以及《檔案法》，在此基礎上，很多學校的相關管理人員在進行檔案管理時，應當遵循檔案管理的相關法律規定，逐漸的將檔案管理內容趨向于合理、真實以及合法，相關的領導在進行檔案管理的過程中也要履行自身的職責，對檔案管理的內容和范疇明確的規劃，使檔案管理有法可依，避免檔案管理過程中存在違法行為，杜絕檔案管理的數據信息泄露現象。[4]

（三）提升檔案管理工作人員的專業素養，創新管理工作

將高校檔案管理的工作內容落實到實踐程中，最根本的目的就是更好地對檔案管理系統進行整合和規劃，從而滿足用戶的使用需求，提升用戶的工作效率。所以，要想提升高校的檔案管理質量，還要重視提升管理人員的專業素養和綜合素質，因為從某種程度上來講，檔案管理工作人員的綜合素質和專業素養決定了檔案管理的效率和質量。所以除了對檔案管理人員定期培訓外，還要在日常的工作實踐過程中，不斷地滲透檔案知識管理的重要作用，并定時安排切實的任務給檔案管理部門，通過任務的落實和完成，逐漸提升檔案管理工作人員的工作質量和工作效率。

除了重視提升檔案管理工作人員的專業素養和綜合素質，還要制定完善的制度，約束檔案管理工作人員的管理行為，提升管理人員工作效率，防止出現工作懈怠、懶惰的情況，這樣不僅會營造出良好的檔案管理工作氛圍，還會使相關的檔案管理人員，在工作中逐漸意識到檔案知識管理的重要性，逐漸轉變管理方式，提升檔案管理工作的科學性。另外，在進行檔案管理的過程中，相關的領導還要注重檔案管理工作人員的配置和協調，這樣不僅可以將檔案知識管理內容逐漸的更新，還可以轉變老員工的管理模式和管理思維，為現階段的高校檔案管理注入新的動力，除此之外，還可以為新員工提供加薪和升職的機會，激發他們的工作熱情，更新檔案管理模式，為檔案管理注入活力。

（四）構建切實的評估制度，提升檔案管理的效率

從知識管理的角度來講，切實的落實評估機制是保障管理工作實施的基礎，也是重要的環節，所以，在高校檔案管理的過程中，一定要將評估的內容落實到管理工作中，并將評估作用和優勢最大程度的發揮，這樣才能為高校檔案知識管理的創新發展提供切實的監督保障，保證檔案知識管理真正的落實到實踐過程中。從另一角度來講，如果高校在檔案知識管理的過程中，不具備科學的評估機制的保障，將會致使高校的檔案管理無法完成信息反饋，最終使得檔案的知識管理無法體現實際的意義。

三、結束語

綜上所述，現階段的高校在進行檔案管理的過程中，更多的關注知識以及信息的理念的融入，當前的管理手段如果無法跟上時代的發展腳步以及社會的發展趨勢，將會使得檔案管理面臨遭受淘汰的威脅，所以，高校在管理檔案時，應當力求將知識、信息理念融入其中，并將管理模式創新化，不斷地創新管理手段和管理理念，摒棄舊的檔案管理糟粕內容和環節，并使現階段的檔案知識管理趨向于科學、系統、合理，這樣才能提升學校的檔案管理層次。高校要想將自身的發展與時代的發展相契合，就要充分地將知識的管理理念融入其中，在不斷發掘具有參考價值檔案資源的基礎上，整合更具價值的檔案資源，并對其實現創新管理，只有最大程度地提升高校的師生檔案應用效率，才能將高校的檔案知識管理豐富、創新以及體系化。

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[4]褚延紅.淺談高校檔案室（館）與圖書館的協同工作機制[J].山東檔案，2016，41（3）：13-15.

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一、醫院檔案管理的重要性

在醫院的日常管理工作中，檔案管理作為一項主要的工作內容，通過醫院的檔案管理工作，能夠更好的實現醫院管理的科學化水平，對于提升醫院的社會服務水平有著重要的意義。同時醫院的檔案管理工作有利于更好的處理醫生與患者之間的各種關系。因此，提升醫院的檔案管理水平，對于醫院日常工作的開展、提升患者與醫生的關系，發揮著重要的作用。

醫院的檔案建設與管理是在逐漸發展的過程中形成的。醫院的檔案作為醫院的財富之一，加大檔案管理工作的力度，對醫院的業務分析、經驗總結等關系巨大。同時，檔案作為醫院就診患者的文字記錄，關系到患者的健康與醫學的發展。并且醫院的檔案管理工作水平是衡量一個醫院整體管理質量的指標。所以加大對醫院的檔案管理，是醫院更好的發揮其功能的基本要求。以前傳統的檔案管理模式已經不能夠滿足醫院現代化管理的要求。因此，在醫院檔案管理工作中，適應時展的要求，需要加大對醫院檔案管理工作的認識。在認真收集檔案的基礎上，保證檔案的質量和管理水平，在提升醫院檔案管理的科學化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發的水平，實現檔案管理工作的現代化。

二、醫院檔案管理存在的問題

1.房產權檔案管理的抗風險能力需進一步提升

醫院檔案作為一項非常重要的材料，當前在我國的醫院檔案管理的過程中，其抗風險能力尚不能全面的應對各種風險。這主要是受經濟等因素的影響。當前我國的醫院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護手段的應用，但是在遇到一些不可抗災害的時候，醫院權檔案的保護抗風險能力不足，就即刻的凸顯出來。例如：各種原因的火災、地震等引起的檔案破壞問題，嚴重的影響了醫院檔案管理的安全性。

2.醫院檔案具有明顯的時代特征

因為我國醫院的檔案跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，醫院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經濟與社會快速的發展背景下，新時期的醫院檔案管理方法等出現了明顯的變化，醫院權檔案的數字化、信息化等時代烙印突出。但是，在醫院檔案管理的過程中，由于管理人員的專業能力參差不齊等因素。使得管理的過程中，不能夠及時的發現問題、解決工作中存在的問題、醫院檔案管理不規范等等，都會影響醫院檔案管理的效果。

3.醫院檔案形式有待于進一步的豐富

在一個完整的醫院檔案里面，處理包含文字說明、圖表等內容外，對于一些特殊的還要具備關于醫院的照片、音視頻等資料。但是在時代不斷發展的過程中，這些資料已經不能夠很好的滿足社會管理與人們的需求，加之醫院檔案管理工作的特殊性，如果這些內容載體受到損壞，將會帶來不可挽回的損失。因此，在醫院管理的過程中，對于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負責。而且要不斷完善醫院管理的制度，加大制度管理對醫院檔案管理的促進。

三、新時期醫院管理質量的有效策略

1.提升醫院檔案管理的基礎性工作質量

新時期醫院檔案管理的一個重要特征就是其數字化管理。因為醫院檔案管理作為一項專業性和技術性較強的工作，管理人員在工作的過程中，只有不斷的提升醫院的清理、鑒定與檢查的質量，才能夠保證醫院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構的醫院檔案材料要簡潔清晰，及時的將醫院檔案中不清晰的內容加以去除。再次，要保證醫院檔案材料中內容的順序與清晰度，保證數字化醫院檔案的質量。

2.做好醫院檔案的保存工作

數字化檔案管理工作過程中，醫院檔案的安全性，是醫院檔案管理的一個底線。在數字化醫院檔案信息歸納的過程中，數字化檔案的執行憑證、安全訪問與管理過程、數字化檔案的規范化等問題，需要通過針對性的措施，來提升醫院檔案管理的效果。在進行醫院檔案保存的時候，電子檔案保存是一個方面，同時也要做好醫院紙張檔案保存工作。這樣就會有效的提升醫院檔案管理工作的安全性。同時，在醫院檔案管理現代化工作中，一方面要通過逐步的構建醫院檔案信息管理平臺，給業主提供平臺的便捷效果。其次，在醫院檔案管理的過程中，要加大信息安全的建設力度，提升檔案管理的專業化與質量。

3.加強我國醫院檔案管理法律制度的建設

當前在醫院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國需要通過及時的立法、加大對醫院市場信息判斷等管理方法，對當前我國的醫院檔案管理、檔案材料使用、醫院檔案核對等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫院檔案的各項管理制度。通過不斷優化我國醫院的市場供求狀況，來提升對醫院市場的調控與管理，這樣的大環境創造，將能夠利于醫院檔案管理效果的不斷提升。由于醫院檔案管理制度的內容涉及的面非常的廣，例如醫院檔案的構建、歸檔、使用、保護等制度，都是制度制定的基本內容。同時因為醫院檔案工作的復雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業的檔案管理工作方法，來提升醫院檔案管理工作的質量。因此，應該建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格工作人員的隨意性，應該不斷的加以完善各個科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。

4.提升醫院檔案管理隊伍的整體素質

隨著社會發展對醫院檔案管理質量要求越來越高，在數字化與信息化的背景下，提升醫院檔案管理人員的綜合業務能力，需要通過在職培訓、人才招聘等過程中，實現對醫院檔案管理人員的專業水平與責任意識的雙向提升。以此來構建一支能力突出、業務熟練、責任心強等醫院管理人才隊伍。同時，在醫院檔案管理工作的過程中，要注重吸收與應用新的檔案管理方法與檔案管理基礎，進而不斷提升醫院檔案管理的水平，更好的實現醫院檔案管理為社會服務的目標。從醫院工作的系統角度分析，當前醫院的臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都多多少少的會產生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會對醫院的檔案收集工作產生一定的。在這種情況下，需要構建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統性。為保證醫院檔案管理的有效性，促進醫院檔案管理工作的高效開展，創造良好的基礎條件。

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檔案是人們在社會活動中?e累和保存下來的歷史記錄，由于社會活動的復雜性，歷史上存留下來的檔案不計其數，管理工作的本質就是進行較長期的管理。正是由于檔案管理的長期性、重要性，所以必須要針對檔案保管工作加以研究。但是在實際的檔案管理工作過程中，由于有著多個不同的工作層而，并且每個不同層而所呈現出的特性也有所差異，從某種程度上來說，檔案管理本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務社會，這就需要通過新的視角和高度重新審視當前檔案管理的熱點問題。

二、檔案管理現代化的背景以及必要性

檔案管理現代化就是指管理者秉承著現代管理理論科學，以現代的管理方式與手段為基礎，利用先進的科學設備與技術，管理員充分發揮自身的主動性、創造性、積極性，進而對檔案的管理以往的傳統管理方式進行改革，讓檔案管理完成到現代化、智能化、系統化的轉變。基于社會經濟不斷進步的基礎上，現代科學計算機技術也得到了長足的發展，尤其是網絡信息技術逐漸的應用于各行各業的各個領域中。

在當前社會飛速發展的過程中，通過檔案管理現代化管理工作的執行，實際上有著至關重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯網電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進行查閱，同時還能夠持續性的對檔案本身管理環境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存儲空間，這對于現代社會中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進作用。

三、檔案管理現代化

檔案管理現代化主要是管理人員基于現代化理論科學，通過有效管控方式，借助先進設備以及技術系統，全面激發管理人員主動積極性以及創新實踐能力，進而全面更新傳統檔案管理模式，令其向著現代化、系統性、智能化方向不斷發展。在社會經濟快速發展的同時，現代科技實現長足進步，特別是網絡信息手段更廣泛的滲透至各行業領域。伴隨現代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴峻的挑戰與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務量明顯增長，對調檔工作也提出了高標準要求。檔案管理現代化體現了重要的現實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內容，優化檔案管理工作環境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現了有效的影響作用。

四、檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用分析

（一）整分合原理

要想充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統化和合理化的規劃工作，并對檔案管理人員的工作內容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結合。從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統計及整理等方面的工作內容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內容。為了充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標是檔案管理人員希望能夠達到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責和工作任務，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。

（二）系統管理

系統管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內容的劃分和整合來實現對檔案管理工作內容的有效規劃，充分地發揮檔案管理過程中侮一個工作環節的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發展。

（三）反饋

反饋是實行檔案管理現代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價值。要將檔案信息所輸出的經濟效益、社會效益全方位的進行反饋，才能認識到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會的檢驗，一方面被社會所利用，實行統一化的管理，簡化反饋程序，有利于檔案管理的改進與完善。

（四）加強管理的重視程度