檔案管理的分類方法匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的分類方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營也提出了更高的要求,在新形勢下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長補(bǔ)短,不斷對自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

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一、檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。

（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。

二、檔案管理工作中的基本方法

提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。

1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應(yīng)對無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。

3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。

4、統(tǒng)一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

三、檔案管理工作中的主要措施

檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，

二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。

三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。

四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競爭機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

四是進(jìn)行科學(xué)分類。科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過科學(xué)分類，便于檔案查找利用

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1 企業(yè)合同檔案的概念及特征

企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：

企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。

③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。

2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施

企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點(diǎn)和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。

2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理

在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。

2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理

在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況

在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

篇（4）

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。

2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。

2.2 保證案卷整理的規(guī)范性

檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。

2.3 統(tǒng)一分類號

在整個(gè)檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。

2.4 規(guī)范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。

3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時(shí)間，提高效率。

檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

篇（5）

中圖分類號：TV743 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02

檔案管理指的是收集與統(tǒng)計(jì)原始檔案中的實(shí)體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項(xiàng)服務(wù)的總稱，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對建設(shè)單位工程檔案管理進(jìn)行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個(gè)部分進(jìn)行闡述。

一. 檔案管理必要性研究

檔案管理工作對建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機(jī)密。一般工資做重大決策之時(shí)都會(huì)參考相關(guān)檔案，檔案能夠?yàn)榻ㄔO(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會(huì)給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個(gè)相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊(duì)的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時(shí)代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)建設(shè)單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個(gè)更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進(jìn)建設(shè)單位的有效發(fā)展。

二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一） 檔案管理體制缺乏完善

建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時(shí)的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個(gè)非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個(gè)問題。

（二） 檔案管理方法明顯落后

部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時(shí)代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時(shí)代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，一定會(huì)逐漸失去市場競爭力，被時(shí)代淘汰。

（三） 檔案管理缺乏重視

企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個(gè)重要的位置，人為檔案的管理只是一項(xiàng)微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進(jìn)行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎(jiǎng)懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。

（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下

檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個(gè)公司的發(fā)展都會(huì)造成不良影響。

三. 促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施

（一） 充分應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制

公司應(yīng)該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點(diǎn)非常重要。科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可以帶動(dòng)員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個(gè)公司如果沒有科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，那么整個(gè)公司的管理工作都會(huì)亂套。另外，科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可一維護(hù)公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個(gè)人，不會(huì)出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進(jìn)公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時(shí)一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。

（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動(dòng)性

為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對檔案進(jìn)行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時(shí)應(yīng)該在對檔案進(jìn)行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個(gè)問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實(shí)際上，檔案的使用價(jià)值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時(shí)，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進(jìn)公司的順利發(fā)展。

（三） 以績效管理促檔案管理

績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績效管理制度，對員工工作績效評價(jià)系統(tǒng)進(jìn)行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應(yīng)對績效考核體系進(jìn)行審視，加強(qiáng)與員工的深入溝通交流，保證反饋時(shí)效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時(shí)做出調(diào)整，同時(shí)針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對員工工作進(jìn)行有效反饋。績效管理的一項(xiàng)重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報(bào)表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，做了真實(shí)有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎(chǔ)，對績效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。

檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計(jì)算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)阻止危險(xiǎn)病毒的入侵，從而確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長計(jì)算機(jī)的使用壽命。

四. 結(jié)束語

檔案管理對于我國建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進(jìn)我國建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。

參考文獻(xiàn)

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[2] 卜凡坤，侯仰增，陳凱.淺談項(xiàng)目建設(shè)單位如何做好工程檔案管理工作[J].水利建設(shè)與管理，2010，05（23）：8-9.

[3] 馮美芳.工程建設(shè)單位檔案管理工作的問題與思考[J].山西檔案，2012，S1（33）：37-38+46.

[4] 折巧玲.研究建設(shè)工程檔案管理的創(chuàng)新策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，15（15）：44+46.

[5] 陳燕.關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，03（56）：28-29.

篇（6）

為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理方式也在不斷的改變，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫(yī)院檔案分類存放，根據(jù)研究目標(biāo)的不同和醫(yī)療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫(yī)生和患者服務(wù)。現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理更加具有專業(yè)性，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理大多是由非專業(yè)人士管理，對醫(yī)學(xué)的具體分類不夠明確，現(xiàn)階段的醫(yī)學(xué)種類繁多，各領(lǐng)域相互影響相互交錯(cuò)讓傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理者不能及時(shí)的有效的把檔案及時(shí)存放，因此現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理要有專業(yè)性人才的加入，做好各個(gè)醫(yī)學(xué)科目的細(xì)化工作，保障醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，更好的為患者服務(wù)。同時(shí)在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中最重要的就是檔案的連續(xù)性，醫(yī)學(xué)的研究過程和研究成果是一個(gè)相對緩慢的進(jìn)程，其周期性較長，醫(yī)院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時(shí)保存好每個(gè)階段向?qū)?yīng)的成果和結(jié)論，做好醫(yī)學(xué)研究的配合工作，讓醫(yī)院檔案可以更好的服務(wù)醫(yī)學(xué)研究。發(fā)揮醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)有的作用。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段所存在的問題

2.1、醫(yī)院檔案管理的分類問題

醫(yī)院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫(yī)院的等級、經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)良等，它是醫(yī)院精神財(cái)富的具體體現(xiàn)，而確保各個(gè)檔案整齊有序的排放的關(guān)鍵就是醫(yī)院檔案的分類排放等問題。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案的原始積累來源于醫(yī)院的各個(gè)部門的資料歸納，并沒有積極主動(dòng)的去收集資料、文件等，其被動(dòng)、來源渠道單一的特點(diǎn)較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的、規(guī)范的管理分類的有效手段。但是在現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展過程中，大多的醫(yī)院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學(xué)的、規(guī)范的方式去分類管理檔案，而且多數(shù)原因在于醫(yī)院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，甚至導(dǎo)致醫(yī)院檔案的發(fā)霉、老化等問題，給資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy。

2.2、醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

在大多數(shù)的醫(yī)院中，醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理的工作并不是很重視，醫(yī)院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，更新?lián)Q代的水平跟不上醫(yī)學(xué)發(fā)展的步伐，導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的水平嚴(yán)重的影響著醫(yī)院的發(fā)展節(jié)奏。而醫(yī)院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認(rèn)識現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，嚴(yán)重的缺乏與管理相關(guān)的專業(yè)知識和法律意識，想當(dāng)然的以為醫(yī)院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負(fù)責(zé)任的想法充斥著大多數(shù)醫(yī)院檔案管理者的思維中，受到其專業(yè)素質(zhì)和文化水平的限制，導(dǎo)致現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作大多都處在一個(gè)相對混亂、分類不均、亂裝錯(cuò)裝的階段，使得醫(yī)院正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)受到了很大程度的阻礙，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的需求。

2.3、現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理制度不夠規(guī)范

醫(yī)院從開始出現(xiàn)以來，經(jīng)過不斷的發(fā)展變遷和自我完善，都形成了一套適應(yīng)自己的醫(yī)療管理體制，各個(gè)部門之間、各個(gè)個(gè)體之間都有一定的行為規(guī)范和行事準(zhǔn)則，而醫(yī)院在檔案管理方面卻缺少相應(yīng)的制度規(guī)范，使得醫(yī)院的檔案管理工作沒有明確的形式準(zhǔn)則，檔案管理部門之間沒有相對應(yīng)的科學(xué)規(guī)范的流程，缺少對檔案的監(jiān)督和審查，不成形的醫(yī)院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫(yī)院的正常管理。

三、規(guī)范現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理

篇（7）

當(dāng)我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當(dāng)前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識的簡化、細(xì)則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項(xiàng)

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對應(yīng)的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時(shí)間、職能、級別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡化，在化繁為簡之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個(gè)方面沒有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。

參考文獻(xiàn)

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篇（8）

    1 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識

    現(xiàn)代檔案管理,應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想,應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識:檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向,就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò),這是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確,就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ),應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂,系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn),這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施,才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求,減少相關(guān)資源的投入,以達(dá)到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識,是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

    (1)對于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案,應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理;(2)對于不同形式的的文字以及音像材料,應(yīng)實(shí)行按形式、時(shí)間來具體分類,針對不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔;(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容,制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn),便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。

    2 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

    科技以人為本,時(shí)代的振興和社會(huì)的進(jìn)步,包括各行業(yè)的發(fā)展,人才的作用是十分重要的,但是現(xiàn)階段中,我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)管理知識,僅能利用現(xiàn)有軟件程序進(jìn)行簡單的重復(fù)操作,一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整,需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)就束手無策。因此,如何做好新時(shí)期檔案管理工作人才,各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識,能根據(jù)檔案管理工作的自身需要,對相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強(qiáng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才,要做到以下幾點(diǎn):(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要,對相關(guān)的管理人員進(jìn)行有針對性、實(shí)用性的專業(yè)培訓(xùn),通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用;(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn),要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實(shí)干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養(yǎng)新時(shí)期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還培養(yǎng)其開拓進(jìn)取的意識,掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識水平和操作技能,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

    3 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識

    總的來說,實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作,學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)質(zhì)量,增強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容;(2)敢于大膽實(shí)踐,利用現(xiàn)有條件,探索出符合實(shí)際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑;(3)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識的學(xué)習(xí),完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系,提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平;(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識,改變只提供上門查閱的被動(dòng)服務(wù)方式;(5)及時(shí)總結(jié)探索檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律,找出快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和為社會(huì)服務(wù)的新途徑。

    4 制定檔案管理一體化體系

篇（9）

石油勘探開發(fā)的檔案管理是石油行業(yè)檔案管理中的一個(gè)重要分支，并且它具有一定的專業(yè)性。其主要是對油田勘探開發(fā)過程中，形成的附屬圖表、勘探開發(fā)的一系列文件和資料進(jìn)行有效整合，形成一種信息化資源。在進(jìn)行石油勘探開發(fā)檔案管理的過程中，相關(guān)檔案管理人員需要將石油勘探開發(fā)的檔案進(jìn)行合理的歸檔，以使石油勘探開發(fā)的檔案管理工作更加規(guī)范化、明確化以及合理化。本文將對油田勘探開發(fā)檔案管理的主要內(nèi)容以及管理的各項(xiàng)措施進(jìn)行研究。

1我國油田勘探開發(fā)檔案管理現(xiàn)狀

1.1缺乏對油田勘探開發(fā)檔案管理的重視

油田勘探開發(fā)檔案管理是油田勘探開發(fā)過程中的重要內(nèi)容，同時(shí)也是勘探開發(fā)的基本材料的信息依據(jù)。然而，有些工作人員甚至一些領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理不能夠進(jìn)行充分的認(rèn)識，在這些人眼里，油田勘探開發(fā)的檔案管理只是對平時(shí)勘探開發(fā)所形成的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行簡單記錄，并且只需對這些記錄進(jìn)行保管，一般涉及不使用。還有一些工作人員認(rèn)為，油田勘探開發(fā)最多也只不過是輔助工作而已，絕非主要工作，因此，只要把主要工作做好就可以。由此可見，這些工作人員以及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，對油田勘探開發(fā)檔案的管理工作還缺乏相應(yīng)的認(rèn)識，而由于檔案管理工作被忽視，所以檔案管理的效率非常低，無法滿足目前油田企業(yè)對檔案管理的要求。

1.2油田勘探開發(fā)檔案管理的深度和廣度不夠

當(dāng)前油田企業(yè)對油田勘探開發(fā)的檔案記錄，僅僅停留在對油田勘探開發(fā)過程中，產(chǎn)生的資料、數(shù)據(jù)文件以及圖表進(jìn)行整理和管理，而針對一些與油田勘探開發(fā)存在密切聯(lián)系的資料卻收集的不夠，最終導(dǎo)致檔案管理在深度上達(dá)不到具體的要求。在油田勘探開發(fā)檔案管理的過程中，油田企業(yè)缺乏檔案管理專用的工具和硬件設(shè)施，致使增加了檔案的科學(xué)化管理難度。可見，油田勘探開發(fā)的檔案管理從廣度上也存在缺陷。

1.3油田勘探開發(fā)檔案管理的水平和方法不足

油田勘探開發(fā)的檔案管理工作離不開相應(yīng)的管理人才和管理方法。而從目前的狀況來看，我國的油田勘探開發(fā)檔案管理人員仍不夠?qū)I(yè)，很多檔案管理工作者并沒有相關(guān)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，并且未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)部門的嚴(yán)格培訓(xùn)就直接進(jìn)入崗位工作。這導(dǎo)致一部分工作人員對檔案資料的收集、整理、歸類、分檔以及保管等業(yè)務(wù)不熟悉，對檔案管理工作的意識非常淡薄，檔案管理的水平不高，導(dǎo)致檔案管理工作不能有效進(jìn)行。由于檔案管理工作人員的水平較低，沒有掌握檔案管理工作的方法，從而引發(fā)了一連串的問題。

1.4檔案管理的信息化程度不高

雖然有些單位已將電子檔案管理手段投入使用，但仍有一些單位停留在檔案的紙質(zhì)化管理上。紙質(zhì)化檔案在保存的過程中，如果保存的方法不夠得當(dāng)，會(huì)造成紙質(zhì)檔案的嚴(yán)重?fù)p毀，且目前正處于科技信息時(shí)代的新時(shí)期，紙質(zhì)化檔案管理的方式注定要被電子檔案所取代。

2油田勘探開發(fā)檔案管理的主要內(nèi)容

2.1檔案資料的收集

在油田勘探開發(fā)的過程中，必定會(huì)產(chǎn)生大量的石油勘探信息資料、各種圖表附件以及重要的文件，且這些重要信息資料需要專業(yè)人員對其進(jìn)行全面收集，使油田勘探開發(fā)的檔案資料得以全面保存。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該收集和油田勘探開發(fā)相關(guān)的一些資料，使檔案資料向深層次發(fā)展。

2.2檔案資料的整理

將所有的檔案進(jìn)行收集后，檔案管理人員還需要對所有的資料進(jìn)行整理，在整理的過程中要堅(jiān)持“去粗取精、去偽存真”的原則進(jìn)行整理，將一些粗略的、無用的、冗余的以及無科學(xué)依據(jù)的資料進(jìn)行剔除，以保證油田勘探開發(fā)檔案資料的準(zhǔn)確性和精煉性，為下一步分類歸檔做準(zhǔn)備。

2.3檔案資料的分類歸檔

一般來講，油田勘探開發(fā)檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學(xué)勘探類等。在分類歸檔的過程中，檔案管理人員必須要根據(jù)實(shí)際的工作情況，以及各部門工作的具體流程，制定相應(yīng)的歸檔范圍，并且還需要建立歸檔范圍的備案制和確認(rèn)制。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該使各類檔案在分類過程中明細(xì)化、清晰化，若檔案內(nèi)容存在兩類檔案或者兩類檔案以上重復(fù)的情況，其應(yīng)將重復(fù)的內(nèi)容做好標(biāo)注，且歸檔的方向也要進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，以便于以后查找。

2.4檔案資料的保管工作

檔案資料的保管工作是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，也是最為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作內(nèi)容。在對檔案資料進(jìn)行保管的過程中，檔案管理人員應(yīng)做好檔案資料的備份，在對紙質(zhì)檔案管理的過程中，應(yīng)該注意保持檔案資料的平整性和完整性，還需要對其進(jìn)行防蟲、防潮、防霉變、防污以及防火等，并且還需要增強(qiáng)其保密性。對于電子檔案的管理，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)配備較好的設(shè)備和硬件，并對電子檔案備份至移動(dòng)設(shè)備。除此之外，相關(guān)檔案管理人員還需要對電子檔案進(jìn)行加密處理，防止各種檔案資料泄漏。

3加強(qiáng)油田勘探開發(fā)的檔案管理的措施

3.1規(guī)范油田勘探開發(fā)檔案管理工作的流程

目前，根據(jù)國家對檔案管理方面的具體要求，油田勘探開發(fā)的檔案管理流程應(yīng)該規(guī)范化，油田企業(yè)必須使勘探開發(fā)檔案的內(nèi)容包含，從石油勘探開發(fā)的形成到收集的整體過程，對檔案的移交和接收工作必須形成規(guī)范的流程，并建立相應(yīng)的機(jī)制。在整個(gè)油田勘探開發(fā)檔案管理工作的流程中，油田企業(yè)需要對兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理把握。其一，在對油田勘探開發(fā)相關(guān)資料進(jìn)行著錄的過程中，相關(guān)人員需要保證著錄的準(zhǔn)確性、完整性，并且要對此環(huán)節(jié)進(jìn)行高度重視，使其能夠發(fā)揮正常的作用，這也是后期進(jìn)行油田勘探開發(fā)的重要基礎(chǔ)。其二，相關(guān)人員需要對實(shí)體檔案（紙質(zhì)檔案）的整個(gè)移交流程進(jìn)行規(guī)范化管理，且必須要謹(jǐn)慎地進(jìn)行，使其能夠準(zhǔn)確、完整地移交到接收者的手中。與此同時(shí)，檔案管理的相關(guān)部門一定要對檔案源頭進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，使檔案的準(zhǔn)確性得到保證。

3.2對檔案歸檔的具體范圍進(jìn)行確定

前文已經(jīng)提到過，油田勘探開發(fā)檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學(xué)勘探類等。而在這些分類中還包含其他的一些子分類，具體分類見表1。由于油田勘探開發(fā)檔案分類較為復(fù)雜，所以在進(jìn)行歸檔的過程中，相關(guān)人員必須對歸檔的范圍進(jìn)行確認(rèn)，使每一種檔案都能各歸其檔。在對檔案歸檔的具體范圍進(jìn)行確定的過程中，相關(guān)人員必須要根據(jù)油田勘探開發(fā)單位的實(shí)際工作狀況，以及相關(guān)部門的詳細(xì)工作流程，對歸檔范圍進(jìn)行確定，從而使歸檔范圍具備實(shí)際性和真實(shí)性，確保相關(guān)工作能夠順利進(jìn)行。

3.3對歸檔范圍進(jìn)行確認(rèn)和備案

在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)檔案管理人員首先要對檔案資料進(jìn)行收集，還要保證檔案資料的全面性、完整性，只有這樣，才能使檔案資料的作用得到最大限度的發(fā)揮。所以，油田企業(yè)要了解歸檔范圍的具體內(nèi)容，并對這些內(nèi)容進(jìn)行備案，從而保障檔案資料的嚴(yán)密性以及完整性。

3.4推動(dòng)檔案的信息化管理

進(jìn)行檔案管理工作是為了檔案得到更好的利用，在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的年代，油田企業(yè)一方面需要通過科技信息技術(shù)，提高檔案管理工作的效率；另一方面要使檔案管理發(fā)揮其信息作用，以達(dá)到利用的目的。與此同時(shí)，油田企業(yè)還需要改變檔案管理的形式，使電子檔案得到充分運(yùn)用，并加大對硬件設(shè)施的投入，為檔案管理工作提供有利的條件。

4結(jié)語

油田勘探開發(fā)的檔案管理工作，在油田勘探開發(fā)的過程中發(fā)揮著重要的作用。它是石油勘探開發(fā)的導(dǎo)向，也是人們進(jìn)行勘察探索的“眼睛”，因此，油田企業(yè)需要對此項(xiàng)工作加以重視，并提供條件來完善檔案管理工作，還要通過采取相關(guān)的措施，對現(xiàn)實(shí)檔案管理存在的問題進(jìn)行解決，只有這樣，才能促進(jìn)油田開發(fā)事業(yè)快速發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］楊靜.淺析油氣田勘探開發(fā)檔案的接收管理與開發(fā)利用［J］.辦公室業(yè)務(wù),2016(23).

篇（10）

中圖分類號：F207 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

我國現(xiàn)代的人事檔案管理涉及到的信息不斷增多，信息的載體也日益多樣化，造成傳統(tǒng)管理模式越來越不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展需求，出現(xiàn)了諸多問題。

（一）管理理念落后。

企事業(yè)單位工作人員的人事檔案一般都是由企業(yè)或事業(yè)單位的有關(guān)部門直接進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的更改、補(bǔ)充，很少由當(dāng)事人參與。當(dāng)事人的人事檔案管理的知情權(quán)缺失，以致部分材料失實(shí)。其次在檔案的管理上，只有國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等才擁有人事檔案的管理權(quán)。私營、民營企業(yè)只能把人事檔案放在人才市場。使企業(yè)不能及時(shí)對人事檔案信息進(jìn)行變更，以致檔案管理落后。

（二）管理方法不健全。

人事檔案管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行“檔隨人走”的管理模式，但是現(xiàn)今社會(huì)中，企業(yè)間人才流動(dòng)現(xiàn)象普遍，檔案的管理變成“人檔分離”。 人事檔案多年來采用傳統(tǒng)的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，但也只是采用電腦進(jìn)行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質(zhì)的飛躍，造成人事檔案管理效率低。

二、信息化技術(shù)對檔案管理的作用

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新，在人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，就是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。檔案管理信息化是檔案管理專業(yè)化、職業(yè)化的必然之路，是提升自身競爭力的有效手段。因此，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化有著重要意義。

（一）保護(hù)重要原件。

通過計(jì)算機(jī)對檔案原件進(jìn)行數(shù)字掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件因多次使用而損壞，并降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）一體化運(yùn)作。

所謂一體化運(yùn)作，是指通過現(xiàn)代信息技術(shù)的計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)部門建立人事檔案管理平臺。只要一方進(jìn)行人事檔案的維護(hù)操作，其他各方都可以得到同步的數(shù)據(jù)更新，大大縮短了人事檔案調(diào)用的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的一體化運(yùn)作。

（三）快速檢索。

以往進(jìn)行人事檔案信息的查詢檢索，主要是通過手動(dòng)翻閱，經(jīng)常是花費(fèi)了大量時(shí)間，翻閱了大量檔案還是找不到所需資料。而信息技術(shù)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)對數(shù)字化的人事檔案進(jìn)行分類存儲與查詢可以在瞬間找到。

三、人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

時(shí)代是不斷運(yùn)動(dòng)和發(fā)展的，人事檔案管理工作也是這樣，不能恪守陳規(guī)，應(yīng)該主動(dòng)突破舊規(guī)則對檔案工作的限制，探索和分析更適合現(xiàn)如今人事檔案管理的新思路，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

（一）推進(jìn)檔案數(shù)字化，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

目前，檔案信息化管理的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重形象了系統(tǒng)整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案管理信息化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)當(dāng)面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）創(chuàng)新認(rèn)識檔案管理的理念。

作為人事檔案管理部門，必須要要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，在掌握檔案管理的基本知識的前提下，更要在管理的過程中引進(jìn)一下現(xiàn)代化的理念和管理方法，一方面對檔案管理硬件上提高，為人事檔案管理的安全、高效創(chuàng)造條件。另一方面應(yīng)該建立一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理體系，對檔案管理問題進(jìn)行系統(tǒng)處理。

（三）人事檔案內(nèi)容的創(chuàng)新發(fā)展。

針對人事檔案的內(nèi)容，也應(yīng)該進(jìn)行一定的創(chuàng)新，我國企事業(yè)單位的對人事檔案的管理，一般包括政治面貌、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱等，當(dāng)時(shí)卻很少會(huì)涉及人員的工作能力、特點(diǎn)、業(yè)績等，在對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新的過程中應(yīng)該注重對這方面進(jìn)行發(fā)展和完善。檔案是一個(gè)極具個(gè)性化的信息載體，在某些方面存在著很多共性，但更多的差異，這些差異主要體現(xiàn)在工作性質(zhì)、職業(yè)特點(diǎn)、社會(huì)評價(jià)等等，我們應(yīng)該在信息化的基礎(chǔ)上對人事檔案進(jìn)行分類，根據(jù)不同的人員屬性，對檔案進(jìn)行重新定位，提高檔案的價(jià)值，更大程度的滿足社會(huì)的需求。

（四）管理機(jī)制的創(chuàng)新。

人事檔案管理應(yīng)當(dāng)構(gòu)建以人為本的服務(wù)體制，圍繞這一中心規(guī)范相關(guān)管理制度，并將其作為強(qiáng)化人事檔案管理的重要手段。首先，定期檢查人事檔案管理制度的執(zhí)行情況，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案管理工作的嚴(yán)肅性；其次，建立檔案管理人員培訓(xùn)與考核機(jī)制，對人員檔案管理工作情況進(jìn)行定期考核，充分調(diào)動(dòng)起他們工作的積極性，確保人事檔案管理進(jìn)入良性發(fā)展階段。

四、結(jié)束語

人事檔案管理創(chuàng)新不只是管理技術(shù)上的創(chuàng)新，也要從制度上、思想上去創(chuàng)新。信息技術(shù)可以做到管理技術(shù)上的創(chuàng)新，但它也需要制度的維護(hù)，思想的重視。文章通過對檔案管理工作的現(xiàn)狀的分析，從而引出檔案管理工作與信息技術(shù)之間的聯(lián)系，并為檔案的創(chuàng)新和發(fā)展提出了看法和建議，相信在全社會(huì)的共同努力下，人事檔案管理工作一定能夠?qū)崿F(xiàn)跨越式的發(fā)展，為人們利用檔案提供方便。

（作者單位：河北省滄州開發(fā)區(qū)管委會(huì)）

參考文獻(xiàn)：

[1]尤曉敏，萬季芳.信息技術(shù)在機(jī)關(guān)人事檔案管理中的應(yīng)用[J].中國管理信息化，2011，（7）：35-35.

[2]周喜強(qiáng).推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].山東檔案，2011，（3）：13-14.