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施工階段工程造價審計的前置條件是指:項目前期工作正在進行,施工招標、合同簽定已經結束,近期將正式進入開工建設階段。
一造價咨詢單位的主要工作
造價咨詢單位的主要工作包括以下內容:
1、對業主、施工單位、監理單位的各項內控制度提出合理化建議和意見,完善建設項目現場管理制度,如工程簽證管理、材料設備采購、價格控制、驗收、領用、清點,設計變更管理制度等。
2、檢查該項目相關單位和部門的合同履行情況,檢查有無違法轉包、分包現象,重點檢查:①工程進度。②合同實質條款內容發生變更時有無及時簽訂補充合同。③有無違法轉包、分包現象,檢查施工單位是否與合同單位一致。
3、檢查項目概算執行情況。
4、積極配合業主,控制、優化工程變更,根據工程用途及市場行情,提出建設性的優化方案。經常深入施工現場,掌握工程進展及變更的落實情況,為準確計量掌握真實資料。檢查工程設計變更、施工現場簽證手續是否合理、及時、完整、真實。參與工程造價控制的有關會議,參加工地監理例會,提出合理化建議,并收集整理相關會議記錄。適時對施工現場進行查勘,核實有關設計變更及簽證,及時了解工程情況并進行必要的拍照、攝像,留取證據,確保計量準確和審核完整真實。
5、做好隱蔽工程的查看和驗收,涉及造價增減的,要做到圖片、文字資料齊全,及時辦理確認手續并存檔。
6、參與特殊材料、設備的定價工作,并提出合理化建議。
7、負責對施工單位上報的已完成工作量月報進行審核,并提供當月付款建議書;嚴格控制管理工程進度款支付審核,堅決杜絕工程款超付現象。
8、按照合同約定,對索賠項目進行審核,合理合法的確認工程投資。各種確認資料及時辦理,防止索賠事件的發生。現場資料日清月結,為工程月報的編制及工程現場動態成本控制分析提供準確數據。
9、負責向業主單位、施工單位、監理單位宣傳跟蹤審計的程序、內容及要求,最大限度地達到控制工程投資的目的。
10、及時核定分階段完工的分部工程結算,提供完整結算報告。
二造價咨詢單位的主要措施
工程實施階段是整個項目建設過程中時間跨度最長、變化最多的階段。為此跟蹤審計單位將從以下幾個方面進行審計與控制:
(一)、參與施工圖紙會審了解施工圖紙變更情況,做到心中有數,并對圖紙會審內容進行造價評估,對于其中不合理的內容提出參考意見。
(二)、對施工組織設計進行評估對其中的主要施工方案進行經濟分析,查看有無因施工組織問題而增加工程造價的內容,并對一些施工進度、工藝、方案提出合理化建議,進一步優化施工組織設計。
(三)、工程進度款支付控制根據工程進度進行工程計量,參與工程進度款支付控制,協助業主審核工程進度款并進行簽證,及時向業主報告項目的資金使用情況。
(四)、工程設計變更的審計與控制
1、對擬進行的工程設計變更進行計量與評估,分析擬進行的設計變更對造價的影響,從多方案變更中優選出實際可行、最經濟合理的變更方案,并測算出設計變更可能造成的費用上的增減。主要有以下幾種情況:
1. A.對于確屬原設計不能保證質量、設計遺漏和錯誤以及與現場不符、無法施工非改不可的,應按設計變更程序進行。
1.B.對于變更要求可能在技術經濟上是合理的,也應進行全面評估,將變更以后產生的效益與現場變更引起施工單位的索賠所產生的損失加以比較,提出合理化建議。
1.C.分析工程變更引起的造價增減幅度是否在控制范圍之內,若確需變更而有可能超出控制范圍時,提醒業主注意。
2、和業主以及監理單位密切合作,盡量減少設計變更的發生,確需在施工中發生變更的,也要在施工之前變更,以避免索賠事件的發生。
3、對設計變更進行現場監督和重大事項記錄,并簡要載明變更產生的原因、背景、變更產生的時間,參與人、工程部位、提出單位等。為竣工結算提供詳實可靠的資料。
4、對設計變更實施過程進行跟蹤,主要跟蹤以下三點:
①、設計變更是否已全部實施,若在設計圖已實施后,才發生變更,則計算因牽扯到按原圖施工的人工費、材料費及拆除費等。若原設計圖沒有實施,則要扣除變更前部分內容的費用。
②、若發生拆除,已拆除的材料、設備或已加工好但未安裝的成品、半成品則要提請業主注意回收。
③、特別要提請業主注意,對于調減或取消項目也要簽署設計變更,以便在結算時扣除。
5、對設計變更進行分析,以便追究責任方的責任。使隨意變更減少到最低。可能的情況有以下幾種:
①、若由于設計部門的錯誤或缺陷造成的變更費用以及采取的補救措施,如返修、加固、拆除等費用,由造價工程師協同業主與設計單位協商是否索賠。
②、若由于監理單位的失職或錯誤指揮造成設計變更應由監理單位承擔一定費用。
③、由于設備、材料供應單位供應的材料質量不合格造成的費用應由設備供應單位負責。
④、由于施工單位的原因、施工不當或施工錯誤,此變更費用不予處理,由施工單位自負,若對工期、質量、造價造成影響的,還應進行反索賠。
(五)、對工程簽證單進行計量與評估。為保證隱蔽工程的及時簽證、及時計量、及時評估、及時提請業主注意,在工程的施工過程中,跟蹤審計單位將派出專門人員深入工地,全面掌握工程實況,檢查隱蔽圖、隱蔽驗收記錄。檢查隱蔽工程簽證是否由設計單位、監理單位、建設單位等有關人員到現場驗收簽字,直到手續完整、工程量與竣工圖一致方可列入結算。做到簽證在施工的同時就計算相應工作量,以有效避免事后糾紛。在跟蹤審計過程中,跟蹤審計人員還將從以下幾點進行控制:
1、應在合同中約定的,不能以簽證形式出現。例如:人工浮動工資、議價項目、材料價格等,合同中沒約定的,跟蹤審計人員將提請業主注意以補充協議的形式約定。
2、對工程簽證單進行備份,以避免添加涂改等現象。并且要求施工單位編號報審,避免重復簽證。
3、評估簽證對工程造價的影響。分析簽證有無涉及工程整體造價的上升,并及時提請業主注意。
4、審查簽證的內容有無重復計列在投標報價時已含的內容中。
5、做好原始資料的積累,為做好補充定額及正確處理可能發生的糾紛、索賠提供原始數據。真實合理地編制可能發生的補充定額,維護各方應得利益。
(六)、為重大材料采購提供詢價服務
近幾年來,政府出臺了財政投資建設項目一系列管理政策、措施、制度,成效顯著,但隨著新一輪城市基礎建設的實施,項目前期準備不充分、論證不到位、規劃不完善、設計不周密、程序不完備、制度不健全等問題逐漸顯現,而實行跟蹤審計管理,能較好地解決上述存在的矛盾。
跟蹤審計管理是概(預)算審核的一種拓寬延伸的新模式,就是對工程項目從設計到竣工全過程的評審管理,實行全過程造價管理,是造價管理的一種重要手段,目的是強化財政監管職能,規范評審行為,提高工作效率,保證評審質量,提高政府投資建設資金的使用效益,保障建設項目的順利進行。
現階段實施跟蹤審計管理的必要性
1.是彌補政府投資建設項目實施過程中監管缺位的有效措施。眾所周知,越是在項目建設的前期,審計監督的缺位現象越明顯。投資項目傳統審計范圍僅僅涵蓋了建設項目全過程后期施工及竣工結算兩個階段,由于未能對建設前期各階段進行有效監督,近年來建設項目決策不夠科學、建設前期準備不夠充分、論證不到位、設計不周密、程序不完善等現象時有發生,造成項目資金損失浪費、項目建設效果性不佳,大大降低了政府建設項目投資績效。而跟蹤審計實行審計關口前移,成為項目建設全過程不可缺少的重要參與者,能夠隨時就發現的問題提供審計意見,及時對管理漏洞進行修正完善,從而促進建設項目科學決策和管理,從源頭上提高項目投資績效。
2.是進一步規范政府投資建設項目管理的重要手段。建設項目管理與控制是一個動態的過程。政府投資建設項目周期較長,影響的因素較多,項目實施過程中面臨著許多不確定性,使得項目始終處于變化的狀態,需要及時進行調整、修補和完善。實行跟蹤審計,將審計監督貫穿于建設全過程,能盡可能早地發現設計、招投標、合同、變更、質量、安全等“十大”關鍵環節常見的、苗頭性問題,及時提出合理化審計建議,督促建設單位加強內控管理,幫助建設單位提高項目管理水平。
二、實施跟蹤審計管理取得的良好效果
1.提出合理化建議,節約建設資金。跟蹤審計管理人員可以利用自身的專業優勢,在充分了解財政投資項目建設和工程做法的基礎上,提出自己的合理化建議,供建設單位參考。比如在某市政管網工程中,需鋪設一條臨時性的排水管,設計的意見是采用HDPE纏繞管。跟蹤評審人員經研究,認為按照該排水管的性質、作用及所處位置,可以不必采用纏繞管,因而建議采用UPVC雙壁波紋排水管,與HDPE纏繞管相比,不影響使用效果,但單價上要便宜181元/米。最后建設單位、設計單位采納了這一建議,此項造價節約了近一半。
2.審減不合理的現場簽證。簽證是對施工過程的記錄,也是最終工程價款結算、索賠的依據。現場簽證往往會由于這樣那樣的原因出現不規范、不合理的現象,這就需要跟蹤評審人員嚴格把關,堅決拒絕不合理的簽證。如在某市政廣場工程中,施工單位對土方外運的距離增加提出索賠,簽證單上有建設單位和監理單位簽署“同意”的意見。但是跟蹤評審人員發現,建設單位和監理單位的意見中未注明外運土方的方量及運距,而且施工單位報送的變更預算中在直接工程費的基礎上計取了施工組織措施費、綜合費用等所有費用和稅金,存在多取費的現象,明顯違背了招標文件和施工合同中相關條款精神。于是跟蹤評審人員將此變更退回,要求重新計價、簽證后再報審,節約資金95.4877萬元。
3.合理確定暫定價。暫定價的確定由于材質、規格、市場、時間甚至主觀上等因素都帶有很大的不確定性,極易導致建設資金的浪費,也是對工程投標時其他未中標的投標人的不公平,所以必須謹慎對待。如在某宿舍工程中,投標時塑鋼窗為暫定價,在施工過程中,需確定此價格。跟蹤評審人員參與了建設單位組織、監理單位參加的市場調查,并對調查的廠商家名稱、材料型號規格等作了詳實的記錄。參加了建設單位組織召開的價格論證會,對會議的流程、各建設主體的職責履行作了監督,并對會議形成的紀要作了備案留存。通過這樣公開、公正的方式確定暫定價,既有效地控制了工程造價,又維護了各方的合法、合理權益。
三、實行跟蹤審計管理應處理好幾個關系
開展跟蹤審計管理工作,涉及方方面面,必須要準確定位職能,俗話說“名不正則言不順,言不順則事不成”,只有職能定位清晰了、明確了,才能更有作為。跟蹤審計管理的職能應是:參與建設項目工程造價形成的每一個環節的相關主要活動,了解工程造價形成的來龍去脈,發現其中的不規范、不合理、不合法的行為,向相關單位指出和披露,并在可能時盡量提供合理化建議,以此促進投資效益的提高。
基于此定位,在跟蹤審計過程中應著重處理好以下幾個方面的關系:
1.處理好監督與服務的關系。從建設服務性政府的要求出發,政府投資評審機構是財政管理的一個技術支撐部門,要充分發揮專業優勢,立足監督,著眼于服務,把服務寓于監督之中,通過監督搞好服務,在服務中監督,在監督中服務。牢牢把握“用心去執法,用情去感化”這一現代工作理念,加強干部隊伍建設,不斷開拓評審工作新思路。在跟蹤評審過程中,既不以監督者的身份代替管理者,也不以評審者的服務代替監理方,實現評審單位與被評審單位的和諧共處。
2.處理好協作與獨立的關系。跟蹤審計工作的開展離不開相關責任單位尤其是建設單位的配合,互相之間要有充分的溝通和協作。成功的跟蹤審計不僅是技術才干的成果,往往也是與有關各方面溝通與協調、集思廣益、互相尊重、共同合作的結果。在目前我國的法規框架下,采用“建議型”的跟蹤審計工作方式比較恰當。同時,建設項目跟蹤審計要以服務工程建設為己任,逐步建立起審計單位與被審計單位相互間的一種溝通機制。確保審計的獨立性。在任何情況下,審計監督都不能替代項目管理。目標和重點要明確。跟蹤審計是一項頗費人力和時間的審計模式,如果目標不明確,必然是“出力不討好”,導致“重點不突出缺點突出,成果不大風險大”的不良后果。善于溝通協商、充分調動各方的積極性。敢于發表審計意見,履行監督職能,不能隨大流。
3.處理好責任與作為的關系。在建設過程中,項目建設相關責任主體都應該認真履行各自的職責,跟蹤審計既不越俎代庖,又不放松監督,審核與被審核單位既明確責任,又都有所作為。對于有些建設單位和監理單位的管理人員存在“買保險,甩包袱”、“少簽字,少負責”的思想,要從流程標準、規章制度的規范上來進行約束。業主代表、監理單位代表跟蹤監督在各個施工環節,各負其責,嚴格把關,即時控制,相互制約,對每項工程變更認真審核,仔細計量,按規定計價。所有變更簽證聯系單應做到內容描述清楚、真實準確,各責任單位的意見表述明確,簽字蓋章手續齊全,報批流程規范、有效。這樣才能防止施工單位巧立名目、以少報多,杜絕結算時靠回憶搞突擊簽證等現象,減少因變更而產生的不必要的損失。
跟蹤審計是新的嘗試,作為加強財政資金管理、控制工程造價的一種新手段,任重而道遠,工作的方式方法需要總結、完善和提高。我們要通過一系列的實踐,抓住重點,處理好相關關系,不斷學習提高,不斷積累經驗,科學發展,創新克難,不斷提高財政投資審計工作水平和審計質量,實現跟蹤審核的目的,為財政項目預算管理的科學化、精細化服務。
【參考文獻】
1. 時現,《關于建設項目投資績效審計的思考》,《審計與經濟研究》2003年
2. 武旭華,《做好跟蹤評審 提高評審效率》,《財政評審》2008年第6期。
真正意義上的施工階段全過程造價控制的要求是很高的,它需要咨詢單位配備業務能力強、思想品德好、有敬業精神的咨詢人員,才能為建設方把好造價關、為建設方解決造價控制方面的問題,才能按照全過程造價控制的要求完成咨詢工作、才能做出合格的咨詢成果。而現在大多數建設單位由于種種原因,走低價中標的老路,使咨詢單位進行惡性競爭、拼命壓價,有的將施工階段全過程造價控制的咨詢費用降到30%左右,在這樣低的收費下,咨詢單位不可能把造價師這樣業務骨干派到現場,只能派一般的人員進駐現場,這樣有的在技術上,不能給建設方解決問題,在造價控制、規范操作上也不能滿足要求,所以,這些只是形式上的全過程造價控制,而不是真正意議上的全過程造價控制。
【關鍵詞】全過程造價控制;咨詢費用
近幾年隨著我國經濟建設的飛速發展,國家基本建設、城市基礎建設、商品房開發等建設項目不斷增加,城市化建設在快速發展,在項目建設過程中的造價控制也正在被越來越多的建設單位所采用,如何做好項目建設過程中的造價控制,既為建設方節約投資,也能使造價咨詢單位有一定的經濟效益,使建設單位和造價咨詢單位達到雙贏的目的,這是我們下面所要討論的問題。
1.全過程造價控制的意義
由于在項目的投資決策和設計階段,影響建設項目造價的可能性為25~50%,而在建設施工階段影響項目造價的可能性僅為5~25%。由此可見,工程造價管理的關鍵就在于項目實施前的項目決策和設計階段。然而,在招投標、預算編制、工程施工、結算審計等階段也對工程造價的控制顯示出了巨大的潛力。因此,工程造價管理不僅僅是防止投資突破限額,更積極的意義是促進建設、設計、施工單位加強管理,使人力、物力、財力有限的資源得到充分的利用,取得最佳的經濟效益和社會效益。
2.施工階段全過程造價控制的范圍
建設項目開發需經過三個階段:決策階段、設計階段;實施階段(招標階段、施工階段、竣工驗收階段),施工階段是項目實施的最關鍵階段。施工階段全過程造價控制之目標,是指在工程開工至竣工的整個施工期間,造價咨詢業的注冊造價工程師,根據現行的法律、法規和有關規定等,運用科學的計算方法和切合實際的計價依據,合理地確定和有效地控制項目的施工圖預算價、承包合同價、工程結算價等。
傳統的工程審價,通常是辦理工程竣工結算時一次性投入進行。盡管工程審價形式上核減了部分費用降低了工程造價,但實際作用僅僅是核定最終的工程價款。而施工階段全過程造價控制,無論在服務范圍、咨詢內容、工作性質等方面,均異于傳統的工程審價模式。施工階段全過程造價控制的特征是:造價工程師在整個施工階段,對工程造價整體實施動態的、事先的、主動的造價控制。工程造價的監控性能已由粗獷型轉變為細膩型,由滯后性轉變為超前性,更能適應市場經濟變化和業主委托需求。根據委托內容,注冊造價工程師可以相應提供綜合性的造價咨詢跟蹤服務。目前,我國施工階段全過程造價控制范圍主要包括:審查各類建設工程施工合同(協議),提供有關造價控制和降低造價的合理化建議,編制工程用款計劃書及現金流量圖表,進駐工地參加施工例會提供現場服務,審核月工作量報表及工程預付(進度)款,編制及審核施工圖預算,全面(重點)審查鋼材、砼等主要材料的總量,調整工程預算控制目標,編制工程造價動態分析,審查設計變更、簽證或其它工程費用,提供工程索賠和反索賠咨詢、材料(含甲供料等)、設備及綠化等價格咨詢,分階段審核工程預(結)算,有關工程造價信息及法規等咨詢,提供全套工程造價控制檔案材料,撰寫整體工程造價咨詢報告等。
由于造價咨詢的及時性,整個施工階段,造價工程師事先解決了涉及造價和有關費用等系列問題,尤其是有關造價控制和降低造價的合理化建議,對降低項目建設成本,以及對施工的工期、質量控制等都能起到保證和促進作用。
根據蘇價服(2004)483號文,施工階段全過程造價控制的工作內容如下:
(1)制定造價控制的實施細則。確定控制目標;
(2)根據施工承包合同價、進度計劃、編制承包合同的明細工程款現金流動量表,根據工程進度編制工程用款計劃書;
(3)參與工程造價控制有關的工作會議;
(4)負責對施工單位上報的每月完成工作量月報進行審核。并提供當月付款建議書,經業主認可后作為支付當月進度款的依據;
(5)承發包雙方提出索賠時,為委托方提供咨詢意見;
(6)協助業主及時審核變更、現場簽證等發生的費用,相應調整造價控制目標;并向業主提供造價控制動態分析報告;
(7)及時核定分階段完成的分部工程結算;提供整套結算報告及各項費用匯總表交業主歸檔;
(8)提供涉及委托咨詢工作項目的人工、材料、設備等造價信息和與造價控制相關的其他咨詢服務。
在實際操作中,有的建設方還要增加一些造價咨詢的內容,如:
1)施工圖出圖前的設計指標控制:在施工圖設計過程中要求咨詢單位根據建設單位的項目投資情況,項目的建設檔次,提供該項目各分部分項工程選用不同材料的一些造價參數,供建設單位控制投資選擇設計用材做參考。
2)施工圖招標階段的招標控制價的審核:在招標過程中,對機構編制的招標文件、工程量清單進行審核,提出審核意見。同時對中標單位的投標文件進行分析,找出不平衡報價及不合理的報價部分,供建設方合同談判參考。
3)在整個咨詢工作結束后:對整個工程項目有一個完整的成本分析和后評估報告。
4)在設計階段提供合理化建議:對設計方案的經濟性合理性進行分析,比較不同設計方案所帶來的品質、效果、成本、效益等方面的差異,向業主提出設計方案的優化建議。
5)工程量清單及標底編制過程中的合理化建議:在工程量清單或標底編制過程中分析、發現設計中存在的不足或不合理地方,及時把信息反饋給業主并提出合理化的建議,以便業主及時會同設計部門對圖紙進行會審,作出相應調整。
6)簽訂合同時的合理化建議:在簽訂施工(或采購)合同時對合同中的某些可能引起爭議或索賠的條款,尤其是對業主不利的因素,要提前將這些信息反饋給業主并提出合理的有利于業主的解釋,降低業主方的風險。
7)設計變更階段合理化的建議:發生設計變更時,事前對不同的變更方案進行造價測算,并提出合理化的建議,供業主選擇。
3.施工階段全過程造價控制的實施
造價工程師在具體實施過程中,應做到誠實信用、優質高效、開拓創新,不斷研究操作方法和技巧,以求事半功倍之效率。由于項目的差異性,造價控制的側重點略有不同,以下介紹若干實用的造價控制操作方法和技巧。
3.1編制施工階段全過程造價控制實施方案
實施方案是進行造價控制的綱領性文件。根據委托合同的要求,結合項目的特點,編制施工階段全過程造價控制實施方案,主要內容有工程概況;造價控制組織機構;造價控制流程;各階段咨詢內容;可行的工作計劃等。合理有序地安排造價工程師進駐現場咨詢服務。
3.2有關造價控制及降低造價的合理化建議
根據現行的有關規定和工程合同的精神,注冊造價工程師運用造價咨詢的科學理論和豐富的實踐經驗,針對項目的具體特點,為業主及時提供有關造價控制及降低造價的合理化建議。
3.3縱觀全局、把握重點
1)審查工程合同(協議)。首先,審查合同(協議)的合法性。合同(協議)的精神和文本格式,是否符合現行的有關法律、法規、政策和項目招投標的精神等。其次,審查合同(協議)的合理性。語言文字是否簡煉、規范、嚴謹,重點避免日后索賠的伏筆;有關條款的描述是否清晰;費用和計算數據有否誤差;有關合同附表、附錄和簽章手續是否齊全等。
2)審查設計變更及簽證費用。首先定性審查。是否有合法的手續和依據;是否符合現行的有關規定、施工合同和項目招投標精神;內容反映是否準確,是否有變相的重復計取等。其次定量審查。文字表述是否明了,防止產生新的矛盾和分歧;費用計算方法和結果是否正確;相應的附件是否齊全等。
3.4審查計劃及步驟
1)首先須吃透工程合同及項目招投標精神,熟悉和了解項目的特點、取費標準和優惠條件等;其次再審查工程預(結)算。
2)審查工程預(結)算。先審查定額(換算)、材料價格(補差)、取費標準等;再審查設計變更及經濟簽證等費用,最后計算工程量審查工程圖紙部分的費用。
跟蹤審計,是指審計機構和審計人員依據國家有關法律法規和制度,按照一定的程序和方法,對在建工程項目從立項到竣工驗收的全過程進行監督、控制、評價、服務,及時發現并糾正工程中存在的問題,規范管理行為,保證建設資金合規、合法、有效使用的一種管理活動。
與常規審計相比,跟蹤審計具有審計內容更全面、審計實施更為及時等特點。表現在:一是系統性,跟蹤審計的內容涵蓋了設計、招標、合同、設備材料采購、施工過程、變更簽證到竣工等工程建設實施階段的各個環節;二是時效性,跟蹤審計涉及建設過程的各個環節,始終伴隨著工程進展同步進行,隨著工程建設的不同階段,根據不同的建設任務,有傾向性地確定相應審計對象和重點,達到對工程建設實時監督的目的;三是預防性,跟蹤審計的提前介入,由原來的事后審計變成事前、事中、事后審計相結合的有機整體,跟蹤審計實時監控,主動尋找問題苗頭,發現隱患及時糾正,突出了預先防范作用;四是效益性,通過跟蹤審計的預警和監督作用,督促工程建設有關人員廉潔自律,降低工程建設成本,實現投資效益。
二、跟蹤審計對工程造價控制的內容
工程項目跟蹤審計一般包括決策階段、設計階段、招投標階段、施工階段和竣工結算階段幾個方面審計,這些階段既相對獨立,又存在內在的聯系。
(一)決策階段
審計的重點是設計項目規模是否充分考慮市場、技術及環境因素;選用的建設標準是否與項目相匹配,選擇的地址是否考慮國民經濟發展戰略規劃,是否考慮節約用地,確定的工程技術方案是否先進合理,選用主要設備是否考慮進口與國產設備的配套等因素,投資估算是否合理,是否進行財務及國民經濟評價。
(二)設計階段
審計的重點是設計概算編制依據的正確性、內容的準確性、控制措施的可操作性和目標的準確性,通過審計提出節省費用的合理化建議。
(三)招投標階段
招投標階段審計的內容主要有:工程立項的合理性審核,招投標文件及合同的詳細條款的審核。(1)立項審計,先審核項目是否列入年度基本建設計劃,資金來源是否落實,前期審計的重點應放在招投標上。(2)招投標階段是工程投資控制的關鍵環節,審計的重點是程序的合法性、合理性,招投標文件和合同條款中是否有大的漏洞和隱含的風險,是否有合理的最低價中標等。(3)合同審計,重點是看合同主體是否合法,內容是否完整,表達是否準確,格式是否規范,合同形式是否明確,相關條款是否與招投標文件一致,尤其要關注與工程造價有關的條款,如工程預付款及工程進度款的支付時間及比例,工程量清單項目及新增工程量項目的結算辦法,工程質保金的約定、違約的索賠等。
(四)施工階段
審計重點是工程設計變更與現場簽證審計、隱蔽工程審計及進度款支付的審核等。(1)工程設計變更及現場簽證是容易造成超額投資的重要因素,必須嚴格審核,主要包括變更與簽證理由是否合理、資料是否齊全、內容是否真實、手續是否完備,特別要關注涉及造價比較高的設計變更與簽證。(2)對隱蔽工程質量與造價的控制是跟蹤審計的重中之重,要及時跟蹤隱蔽工程的每一個工序,做好記錄,必要時還應進行拍攝影像記錄,為工程竣工決算積累資料。(3)對工程進度款,要審查是否按合同約定遞交已完工程量報告及相關的證明文件,審查所遞交的材料是否真實、完整。(4)工程施工過程中,審計人員應經常深入施工現場,掌握第一手資料,掌握工程進展、變更等真實情況,了解工程內容的來龍去脈,了解工程建設中涉及的有關技術問題,熟悉工程計量規則及有關費用的測算辦法,并且做好相關記錄,對監理和施工單位提出的設計變更進行經濟技術分析,提出合理化建議。
(五)竣工階段
重點把握四個方面:(1)審查清單報價的真實性、合理性,防止施工單位在投標過程中通過提高施工中變更較大的分項工程的單價,從而降低其他成本利潤率低的分項工程的單價以套取利潤。(2)要認真核實工程量,特別是變更較大的分項工程的工程量。(3)對原設計中沒有而增加的項目的真實性、計價的合理合規性、工程量計算的準確性,要認真審核。(4)竣工財務決算審計,要審查是否將不該攤入工程成本的費用攤入了工程成本,竣工決算報表的真實、合規和完整情況,未完工程及預留資金是否真實合法,交付使用資產是否真實、完整等。
三、實施全過程跟蹤審計應注意的問題
(一)保持審計獨立性,處理好監督與服務的關系
審計過程中應注意與各方的合作與協作,正確處理好與基建、財務等相關部門的協調配合,明確各自的職責和權限,保持審計的客觀性、獨立性、公正性,避免審計風險的發生。在了解情況時,注意與各方密切配合協作,取得各方的信任,要融入到工程項目管理中。
(二)要以法律法規及國家相關文件為依據
全過程審計要對委托方負責,必須做到一切以事實為依據,以國家法律法規為準繩,不主觀臆斷。這就要求審計人員平時工作多積累,多學習,不斷更新專業知識,合理提出審計建議和意見。
(三)制定切實可行的審計方案
該同志為**項目部預算員,遵紀守法,遵守公司規章制度及勞動紀律,不怕苦不怕累,堅守在崗位第一線。
項目部2019年在建工程有:***工程,工程較多,比較復雜。該同志能合理安排好時間,對每個工地、每個工程提前做好成本測算,有圖紙的加班加點提前計算工程量,沒有圖紙的到工地實測實量,為工程后期施工及公司招投標做了堅實的基礎。在責任狀簽訂后,該同志能認真做好施工成本的二次分解,嚴格管控成本,為項目部節約成本提出了合理化建議。施工完成后,該同志對分包方上報的工程量認真審核,并對分包結算中的疑難雜癥進行梳理,積極與項目部成員及科室人員溝通,確保分包結算的合理性及準確性。積極與各業務口溝通,配合現場從現場管理中,節約項目成本累計約**萬元。
對外工作,在工程進度款審批中,該同志積極與監理及業主溝通協調,本著能多批就多批的原則,為項目部及公司提前將資金收回,做到“顆粒歸倉”。在竣工結算中,該同志能認真做好簽證變更資料的收集與概算,積極組織相關人員討論變更簽證內容是否可以優化,積極與業主及審計單位對接,涉及到公司利益,據理力爭,分毫不讓,在供熱管網工程結算中,配合項目經理為公司額外爭取到約***萬的結算效益,預計于年底出具審計報告。
在完成自己份內工作的同時,該同志能積極完成領導安排的其他工作,又能認真學習,不斷提高自己業務水平。
二、內審理論研究與內審實踐脫節,內審資源不能有效共享
內部審計理論來源于內部審計實踐并為內部審計實踐服務。但是,目前審計理論與審計實踐聯系不夠緊密,表現出各自為政、借鑒不夠的問題,內部審計即使在實踐當中取得了一些好的經驗和好的做法,人員的合理流動也受到了一定的限制,影響了內部審計向更高層次發展,也制約了內部審計工作發揮更大作用的可能。內部審計方法單一、模式陳舊,領域有待進一步拓寬目前,許多高校內部審計工作大多數仍停留在以傳統的手工查賬、手工記錄為主的賬簿審計,現代化的審計信息軟件沒有被充分利用起來,一些先進的審計手段和方法也沒有被有效采納和實施,審計手段不新穎,審計領域都是一些常規傳統的財務收支審計。審計方法單一,對重大事項審計、大額貨物采購審計、招投標審計、科研經費審計、績效審計等專項審計涉及甚少或不涉及,影響了審計工作開展和工作效率的提高,更談不上事前預防、事中控制及后續審計,不適應高速、復雜、多變的經濟發展形勢。
三、解決高校內部審計工作存在問題的建議
(一)完善高校內部審計機構設置及人員配備
1.高校內部審計機構的設置及人員的配備應當按照《企業內部控制體系建設基本規范》的要求,加強內部審計,保證內部審計機構設置、人員配備和工作的獨立性。機構設置上,紀委、監察、審計不能合署辦公,而應遵循內部控制職務不相容原則、成本效益原則,明確權責分配,正確行使職權,充分發揮紀委、監察、審計各自的職能作用。從根本上完善體制建設,使一些不相容的職務相互分離。應當授予內部審計部門適當的權利以確保其獨立地履行審計職責。對內部審計負責人及成員的任免應當慎重。應當采用述績、答辯等方式競爭上崗。應當賦予內部審計部門追查異常情況的能力和提出處理處罰建議的權利。內部審計負責人及人員配備必須具備相應的獨立性、良好的職業操守和專業勝任能力。
2.隨著高等學校多渠道辦學模式及招生自逐步放大,高校內部審計所面臨的挑戰也迅速在增多。高校管理層應當明確界定內部審計機構在高校中的地位與權限,分清紀委、監察處、內部審計機構各自承擔的職責和權限。高校應當借鑒《企業內部控制體系建設基本規范》提供的治理模式,在高校黨委會下設審計委員會。審計委員會直接對高校黨委會負責,高校內部審計機構應作為獨立辦公部門,隸屬審計委員會,從工作業務上可直接對高校法人負責。審計委員會應審查高校內部控制的設置是否合理,監督內部控制是否有效實施,其主要職責包括內審人員配備、內審人員選拔與考核、后續教育等。內部審計部門的職責主要包括是否制訂了高校內審工作計劃、計劃的審批、審計的內容及范圍、審計工作底稿的編制及審計報告的撰寫、有針對性地提出合理化建議等具體審計工作。內部審計部門從業務、行政上分別隸屬于不同的主體,應分清內部審計部門的職責和權限,從而保證內部審計機構設置、人員配備和工作的獨立性。
(二)重視高校內部審計,發揮其獨立性和權威性
1.提高高校內部審計的地位,使其能夠獨立行使對高校內部控制系統建立與運行過程及結果進行監督的權利,高效地發揮內部審計作用的獨立性和權威性。高校領導要轉變觀念,對審計工作要給予重視和支持,授予內部審計部門適當的權利以確保其獨立地履行審計職責,賦予內部審計部門追查異常情況的能力和提出處理處罰建議的權利。只有保證內部審計機構設置的合理性和運行的高效性,才會使審計人員在工作中放下包袱,大顯身手,保證審計工作的獨立性,提高審計效率,有效防范審計風險,才能更好地發揮高校內部審計職能的作用,保證內部審計評價工作的順利開展。
2.合理配置審計資源,加強內審理論與實踐結合。高校內部審計人員除了要具備審計人員職業道德外,還要不斷加強業務技能的訓練,了解、熟悉和掌握本院校的一切教學模式、教學研究、經營活動、現代化信息技術等多方面的管理知識,具有良好的職業操守和專業勝任能力,不斷通過后續教育,互相學習、溝通、交流,增強業務能力。
中圖分類號:F239 文獻標識碼:A 文章編號:1006-4311(2012)19-0101-02
1 序語
隨著近年來政府建設項目投資規模的不斷增大,對工程項目領域內的決算審計越來越受到各級政府和百姓的關注,很多地方都將所有政府投資項目的竣工決算審計列入國家審計范圍內,有些地方甚至將竣工決算審計作為辦理竣工驗收的條件之一。但隨著時間的推移,單純的事后決算審計所暴露出的各種弊端已經慢慢顯現,例如審計取證難,處理難度大等,這些都大大增加了審計的風險和不確定性。為了進一步加強對政府投資項目的管理,提高財政資金的使用效益,規避審計風險,提升跟蹤審計水平,更好地發揮審計免疫系統的作用,在這種情況下,跟蹤審計逐步進入了人們的視野。
2 現場跟蹤審核程序
①收集并熟悉設計施工圖、招標文件、投標文件、工程施工合同等相關工程造價的有關資料;
②參加工程施工圖紙會審和設計交底,審核施工組織設計,提出合理化建議;
③了解施工工藝和施工程序,了解投標方式、設備材料定價、結算辦法等;掌握及核實施工用設備材料的進場價格;
④深入工地現場、參加工程例會、溝通業主與監理單位,了解工程進展的總體情況和施工計劃,制定分階段的跟蹤審核計劃;
⑤根據工程進度對設計施工圖和清單范圍內工程量由跟蹤審核工程師計量復核和現場抽樣復核,做好跟蹤日記及工作底稿,作為工程結算的依據;
⑥參與工程施工階段的隱蔽工程驗收,收集現場資料和依據,有必要需拍照或攝像取證;配合業主、監理對隱蔽工程進行核實、確認;必要時可獨立進行取證;
⑦對工程施工過程中發生的設計變更和現場簽證進行核實,對工程量進行確認。掌握工程變更情況,核實工程量,并對可能影響工程造價的事項提出審核意見和說明,為業主決策提供依據和參考意見;
⑧對施工單位上報的施工月報在監理單位對工程質量、數量認可的情況下同時進行核實。
3 現場跟蹤審核主要內容
工程實施階段,工作重點在于建設過程的有效控制,使工程造價及早得到有效的掌控;跟蹤審核工程師作為中介方,工作重點在于協助業主利用自己的專業知識對變更、簽證、索賠進行有效的審核。
3.1 收集和熟悉相關資料 ①項目建設地點的自然條件和施工條件資料。②勘察、設計、施工圖及相關文件,包括圖紙及說明。③有關項目的招標文件(含澄清文件)和投標文件。④有關項目的所有合同及其有效附件材料。⑤與有關各方簽訂的與工程建設有關的協議及會議紀要;⑥圖紙會審及交底記錄,圖紙變更文件。⑦該項目適用的技術經濟標準、規范和規程。⑧其他有關工程造價的文件。⑨業主組織召開的例會紀要及例會決議執行情況的相關資料。⑩施工過程中發生的變更相關資料。{11}發生質量、安全事故(事件)的責任認定、處理方案、處理結果及費用的處置方法等相關資料。{12}記錄每月的工程形象進度及主要分部工程的完成時間。{13}主要材料的訂貨合同、實際到貨時間及材料價格簽證單。
3.2 隱蔽工程跟蹤審核內容 ①對隱蔽工程,要隨工程的進度及時跟蹤,以檢查綜合單價中的項目特征、工作內容是否發生改變,實際施工是否與圖紙或變更相一致,作為計算實際工程量,調整綜合單價的依據,例如,基礎開挖時候土石比例與設計預算是否一致,直接影響到土方工程的造價;②對跟蹤審核過程中發現的重大問題,提醒和協助業主及時辦理相應的簽證,以免日后產生糾紛;③施工方在通知工程監理公司實施正常監理隱蔽工程驗收時,應提前告知跟蹤審核工程師會同相關專業工程師共同參與驗收,并提供驗收的部位及內容;④跟蹤審核工程師應采用多種手段對隱蔽工程及其他工程實際施工進行跟蹤,包括現場進行測量,使用數碼相機對現場情況直觀記錄,必要時使用儀器對相關部位進行復核等;⑤跟蹤審核工程師對現場實際所使用的材料在必要時進行取樣;⑥跟蹤審核工程師對隱蔽工程應結合隱蔽工程審核與管理內容詳細記錄,并填制“隱蔽工程跟蹤審核記錄表”;⑦跟蹤審核工程師應建立項目跟蹤審核日志,對施工中的實際情況如實記錄。
事業單位內部審計作為一種經濟活動由來已久,隨著社會化在生產的開展和管理要求的不斷提高,內部審計也經歷了一個由淺入深、由簡單到復雜、由初級到高級的發展歷程。現代西方內部審計已不再僅僅局限于單位的財務和會計問題,其工作范圍已經延伸到經濟管理領域的各個方面。近年來,隨著內部審計活動廣泛深入地發展,現代內部審計的職能范圍等一直處在演變之中,它推動了內部審計實務科學理性地向前發展。但在目前內部審計工作實踐中,內部審計的作用沒有得到應有的發揮。特別是事業單位的內部審計工作顯得相對滯后,亟待我們尋找存在的問題,探索解決的對策。
1 目前事業單位內部審計工作中存在的問題
(1)事業單位審計規范體系不完善,事業單位現行內部審計制度的立、改、廢滯后于事業單位形勢發展。建立健全內部審計制度,用制度規范審計行為,是內部審計業內追求的重要目標。目前,事業單位內部審計工作主要執行依據是國家審計法規制定的規章制度和審計協會制定的內部審計準則等,各事業單位內部審計部門在實踐中探索出許多有益的經驗,在此基礎上應形成規章制度。另外,審計制度要有前瞻性、保持穩定性,但也要適應形勢發展的需要及時予以修訂或補充,因其針對建設期間的項目管理帶有局限性,已不適應現在及未來的工程相關審計實務的需要,所以,有必要對此類審計制度進行梳理、修訂,保留成功經驗部分、去除不適用內容、增加審計管理新理念。及時對現行內部審計制度進行修訂、增補的工作應引起內部審計部門的重視。
(2)事業單位內審機構設置隨意性較大,審計業務管理無統一規范。內部審計規范是內部審計工作中應當遵守的行為規則,也是內部審計質量的衡量標準。事業單位應制定并實施統一的審計業務規范,并按照規范的規定標準評價和判斷審計人員的審計行為,實現審計目標;事業單位內部審計部門和審計人員應當遵循內部審計規范的要求開展工作。從各事業單位內部審計機構設置情況來看,與國家法規的規定差距較大,內審在單位內部的地位也普遍不高,權威性不大,加上內審只有建議權,無處置權,在領導不是十分重視和支持的情況下,內部審計只能流于形式。
(3)內審機構隸屬關系不明確。調查發現,在內部審計的領導體制上,大部分事業單位主管內部審計工作的領導不是單位的法人或最高領導機構,這也從一定程度上影響了內部審計的深度和客觀性。按照《國際注冊內部審計職責規范》要求,內部審計機構分別要從業務上職責權限、行政上職責權限分別隸屬于不同委托主體。從委托理論角度分析,事業單位內部審計機構作為獨立辦公部門,直接對事業單位法人負責。而目前國家審計機關和上級主管部門內部審計機構的指導和檢查力度也相對不足,不利于內部審計工作的開展和發展。
2 規范及完善事業單位內部審計工作的合理化建議
(1)加強制度建設,充分發揮審計職能作用,促進內審規范化建設。內部審計機構在制定本單位的內部審計項目質量控制制度時,可以參照國家審計署所制定的《審計機關審計項目質量控制辦法(試行)》,結合本單位的具體實際情況,制定出切合實際的內部審計項目質量控制制度,為運用制度控制方法提高內部審計質量做好基礎工作。
(2)明確界定內部審計機構在事業中治理位置。確定紀委、監察處、內部審計機構的職責分配、工作隸屬部門。業務內容主要包括事業單位內審工作計劃審批、審計業務范圍、審計報告審核等具體審計工作事項;行政內容主要包括內審人員配備、內審人員選拔考核、內審人員后續教育等。業務、行政上職責分別由監察、紀委進行分管。通過將審計工作內容和審計人員自身利益分屬不同部門負責,盡可能保證審計工作獨立、客觀、公正,保障了內審人員切身利益。
(3)內部審計要獨立履行其職能,實現其目標,必須充分實現內部審計的獨立性。保持獨立性是國際內部審計行業的一貫要求,它對內部審計工作的正常開展,以及維護內部審計結論的公正性和客觀性有著舉足輕重的作用。內部審計的目標:一是查錯糾弊;二是幫助管理者更好地履行職責;三是增加價值和提高經濟效率,實現經營目標。內部審計的主要職能是經濟監督和經濟評價,通過監督和評價活動,在為經濟單位增加價值和提高經濟效率、實現組織目標的過程中,發揮著內部制約、防護、評價、參謀等建設性作用。內部審計要實現其目標和職能,發揮其作用,主要通過一系列的審計活動來體現。這就涉及內部審計獨立性的問題。因此,發揮內部審計作用,實現內部審計職能,離不開內部審計的獨立性。
(4)運用自查互查質量方法提高內部審計質量,防范審計風險。審計質量管理是指審計組織和審計人員為使審計過程、審計行為、審計結果達到規定的質量標準,而采取計劃、制約、檢查、分析和反饋等措施以提高工作質量的活動。不論是全面質量管理,還是項目的全過程質量控制,考核、檢查的都是審計準則和規范的落實。內部審計小組可以運用自查法、互查法、質量法提高內審質量。自查法,就是審計人員分別根據自己所擔負的審計任務,對自己所進行的審計工作進行追溯性檢查,以檢驗審計結果質量的方法;互查法,是指由審計組中擔負不同審計任務的審計人員相互之間對審計業務過程進行追溯性檢查,以檢驗審計結果質量的方法。在實際審計工作中,應努力避免使自查、互查審計質量的行為流于形式。特別需注意的是,在自查中審計人員對自己的工作進行復查,受習慣性思維和慣性的影響可能使自查流于形式。互查法雖有助于克服上述局限,但也可能存在審計人員礙于情面,使復查難以深入;或因審計人員不熟悉情況,影響工作效率等弊端。
(5)實現審計現代化,推行計算機輔助審計技術。計算機輔助審計是指審計人員利用計算機對被審計單位進行審查,以確定其處理和控制功能是否可行,該技術是實現計算機信息系統環境下審計的主要手段。計算機輔助審計技術的運用既提高了審計的正確性和準確性,也使審計人員從冗長乏味的計算工作中解放出來,有助于提高審計工作的效率,降低審計成本;計算機輔助審計技術的使用可幫助審計人員擴展審計的范圍,擴展至其他媒介;計算機輔助審計技術具有相當大的機動靈活性。可見,計算機在一位審計人員的控制下就能對會計事項進行全面、迅速、經濟、有效的分析。
一、堅持“三突出”,選準著力點深入開展內部控制審計
隨著社會主義市場經濟體制的建立和不斷完善,我院的管理機制和經營方式發生了巨大變化,由原來的政府管理,財政供養,變為了今天的政府宏觀指導,自主經營的市場化管理模式。為更好地適應這一變化,切實提升監督效能,我們內審人員通過反復學習和深刻思索,決定把工作定位在以管理和效益為核心,以事前和事中審計為重點的思路上來,突破傳統財務收支審計和事后監督的局限性,充分發揮在推動內部控制機制建設,促進經營管理,節能降耗和提高經濟效益方面的潛能作用。在實踐中,我們以“堵漏洞、糾違紀、促決策”為目標,把單位的內部控制從整體上劃分為內部控制制度、內部控制行為和內部控制決策三大塊,因“塊”制宜地確定工作著力點。
(一)內部控制制度審計突出在“堵”上下功夫,促進建立健全規章制度。內部控制制度是內部控制工作的基礎,醫院要健康快速發展,必須建立一套權責明晰、紀律嚴明、完整連貫的內部控制制度。為此我們發揮職能優勢,全面、深入地查找內部控制制度方面的薄弱環節,提出改進意見,促進建章立制,堵塞跑、冒、滴、漏。如在后勤物資和醫療器械采購審計中,我們按照采購順序,對采購的申請、審批、采購、驗證、入庫和出庫進行了全面審計。審計發現后勤物資采購存在兩個突出問題:一是供應商選擇不嚴格。由于負責采購和驗證的人員把關不嚴,造成采購物資均不同程度地存在質量參次不齊和性價比低的問題,其中被褥等物品竟然發現了部分黑心棉現象。二是物資管理不到位。有的物資因未指定專人管理和落實責任追究制度,冒領、損毀甚至被盜等問題時有發生。醫療器械采購發現的問題有:采購計劃不合理。總務科沒有根據實際的工作需求和庫存平衡制訂計劃,致使庫存過量,不僅占壓了大量資金,而且部分積壓嚴重的醫療器械因更新換代被淘汰浪費。違反規定選擇供應商,負責采購的工作人員,采取多級供應商供貨的手段將親屬設為供應商,極大地損害了醫院的利益。針對這些問題,我們剖析根源,先后查找出內部控制制度方面的失控點27個,提出整改建議19條。審計報告提交后,院領導采納審計建議,對有關責任人員進行了撤換,同時修訂完善有關制度11項,通過規范完善采購招標機制,醫院當年節約采購資金470多萬元,間接為患者減輕負擔380余萬元。三年來,我們先后查出內部控制制度失控點44個,提出合理化建議31條,促進建立健全有關制度22項,促進增收節支1442萬元。
(二)內部控制行為審計突出在“糾”上做文章,及時查處違紀違規問題。內部控制行為是內部控制運行的保證,在審計中,我們注重及時發現和糾正有關人員的不法行為,確保醫院內部控制機制規范、有效地運行。近年來,醫院為改善醫療環境,投入大量資金用于固定資產建設,包括新建病房大樓以及對原有三幢門診和病房大樓的裝修工程,項目總投資達1.5億元。為保證工程質量、提高建設資金的使用效益,院領導要求基建科對施工質量嚴格把關,審計科對施工及結算情況負責監督。我們采取“提前介入,全程監督,后期跟蹤”的方法,多層次、全方位地實施審計。在工程籌建前期,提前研究施工圖紙、施工方案,對使用材料、施工標準、結構布局等詳細把握。在施工階段,堅持長期工作在第一線,發現問題,立即督促整改。工程竣工后,全面搜集整理工程資料,狠抓結算審計,最大限度地節約建設資金。如我們到工地測量時,發現有的工作量施工方和我方工作人員說法不一致。對此建議院領導臨時建立了科室主任施工監督責任追究制度,設置了維修工程記事計時單,由審計科發給施工方,施工方將維修內容詳細記錄在記事單上,經科主任審簽后方能交審計科復核結算。這項措施實行后,僅科主任把關就削減高估冒算額158萬元。再如在對施工單位上報的基礎挖土簽證審核中,發現上報單價達到60元/立方米,這樣的單價運距應在十八公里以上。我們會同負責此項工作的基建科按照運土路線查找,結果發現施工單位采取移花接木的手段,在共同確認的地點只卸過一次土,其它的都在別處,僅此一項就核減工程造價260多萬元。三年來,我們先后制止和糾正內部控制違紀違規行為137人次,核減工程造價1200多萬元,避免損失浪費1243萬元,由于質量過硬,醫院新病房大樓獲得了省建筑工程質量最高獎--“泰山杯”獎。
(三)內部控制決策審計突出在“促”上動腦筋,積極向院領導建言獻策。內部控制決策是內部控制成功的關鍵,事實證明,領導的科學決策都是在對相關情況準確、全面、深入了解的基礎上制訂的。鑒于此,我們在內控審計中強化對審計成果的分析研究,為院領導當好參謀助手。整骨醫院每年鍋爐用煤數量較大,加上煤炭的及時供應是單位正常運營的重要保障,因此多年來,院黨委一直主張采用寬松的采購和結算方式。這個決策是否合理,有沒有一些深層次的問題?帶著疑慮我們進行了三個方面的調查。一是堅持每天都到鍋爐房做實地監督用煤數量,歷時半個月取得了較準確的日耗用量,并根據不同的季節做了持續性的調查,確定出不同季節的日耗用數量;二是對煤炭價格進行了多方面的市場調查,從不同渠道進行了廣泛的詢價,取得了真實可靠的市場價格;三是對采購的燃煤在進單位前現場過磅和檢測。通過以上措施發現了煤炭從采購價格到質量、數量存在7個方面的突出問題,并向院領導提交了一份有理有據有可操作性建議的專題報告。院黨委采納建議對鍋爐用煤實行改革,建立了4項內控制度。實施后年節約資金70多萬元。2011我們通過多種渠道了解到,受國家宏觀調控政策及產能影響,在今后一段時期鋼材價格將出現大幅度上漲的趨勢,結合新病房大樓建設需要大量鋼材的實際,我們向院領導提出了提前囤積鋼材的建議,院領導經慎重研究,采納建議提前購買了3000多噸鋼材,事實證明,此舉為醫院節約資金600多萬元。三年來,我們提出的審計建議90%以上都進入了院黨委的決策,對加強醫院內部控制工作起到了積極的作用。
二、搞好“三結合”,努力提升內部控制審計工作水平
一、醫院建筑的設計階段
(一)醫院建筑設計必須具有超前的意識,設計方面應該滿足:人文化、現代化、生態化、家庭化,并且需要注意建筑的實用性和安全性。
1.人文化,所謂人文化就是一個醫院自身的文化建設、文化理念、文化內涵要在醫院建筑中體現出來。我院每年組織開展“萬、千、百”活動,即在萬名病人、千人員工中評選出一百條合理化建議,加以分解、落實。充分考慮以人為本的理念,一切以病人為中心,整個設計圍繞怎樣方便病人來進行。
2.生態化,就是建筑設計要同醫院的地理環境相互結合,要充分利用自然條件為建筑景觀服務,并盡量多考慮室內和室外環境的綠化和美化,在外科大樓第五、十六層布置屋頂花園,提高綠化率,使醫院成為病人的綠色家園。總之建筑、環境、室內室外要通盤考慮,統一設計,制造和諧統一的醫院環境,使建筑更具個性化特色。
3.現代化,就是該建筑所需要的各種設施設備要齊全。如綜合住院部就需要以下系統:中央空調、中心供氧、負壓、廣播系統、呼叫系統,樓宇自動控制系統、網絡系統、通訊系統、物流系統、手術室凈化系統等。即使有些系統現在不安裝,也要為以后安裝或者改造留下余地。
4.家庭化,就是使病房要象家庭一樣溫馨,有住賓館一樣的享受,每間病房設立衛生間、儲物柜、中央空調、電話、電視、計算機網絡接口、地坪選用靜音橡膠地毯等。
5.醫院建筑的實用性和安全性也是設計階段應該重視的,實用性就是滿足該建筑的功能定位,滿足日常的醫療需求。安全性主要是安全基礎設施的建立:消防設備及其相關的管路、線路要齊備;建筑安全防衛系統要完善。
6.醫院建筑的突發事件預案,設計階段也應該考慮。如水箱要考慮突然停水后能夠支持的時間,設備故障和檢修時要有備用設備等。供電一方面采用雙路電源且重要設備、醫療區(手術室、ICU等)還配有發電機及UPS。
7.在使用功能方面多征詢使用科室醫護人員相關職能部門及后勤維修班組的意見及建議,組織由設計人員向他們介紹設計方案、設計理念等的會議,采納合理化建議。
8. 提前招標的確定項目管理公司,在設計階段就讓項目管理公司加入設計方案的討論,這樣采納的建議面更廣,更有針對性的對圖紙進行優化設計,同時也利于監理人員熟悉設計意圖,為以后施工過程的監理工作打下基礎。
二、醫院建筑的施工階段
(一)建筑施工的質量控制
1.醫院建筑是公共建筑中最復雜的一種,醫院在新病房大樓(外科樓)建設中組織以基建部門為主、總務、信息、院感等相關部門共同參與,協同管理。明確任務,分工合作,責任到人,同時也是為建筑投入使用后的維保創造條件。要求項目管理公司中監理必須按施工進度和工作實際配備監理人員。
2.組織現場管理人員加強學習,提高自己的業務水平和管理技能,嚴格按照國家建筑施工規范、驗收規范和相關建筑法規等進行監督檢查。
3.加強和設計單位、質量監督部門等單位的協調配合,施工中出現的問題可以及時進行解決。
4.每周組織召開工程例會,對工程施工過程中的質量問題和技術問題及時解決。并負責檢查、整改、;落實到位。
(二)建筑工程的造價控制
1.工程造價的控制方面:經中標的項目管理公司派出工程造價跟蹤審計人員,對工程量變更、相關造價簽證及工程月進度報表等進行現場審核、控制。這樣也方便工程竣工的決算的審計工作。
2.建筑材料和設備價格的采購上,明確采用三種形式:甲供材、甲控乙供材、乙供材,并預先制定了每種采購形式的具體流程,其中甲供材全部由政府采購中心負責公開招投標。甲控乙供材則有甲方、乙方、紀委、政府采購中心共同參與招標,并有中標單位與乙方(施工方)簽訂供貨合同。
(三)醫院建筑的進度控制
1.嚴格按照工程進度計劃進行,制定出周進度計劃、日進度計劃,排出工程倒計時,用橫道圖、雙代號網絡計劃圖形式科學管理。
2.每周組織召開工程例會,落實工程進度落實情況及下周工程進度計劃,提出影響工程進度的因素,協商解決辦法。每天用書面形式匯報前一天的工程完成情況,延遲后制定趕工措施方案。
3.由于醫院建筑的復雜性,各個分部分項工程之間既交叉又需要相互配合,對整個過程要綜合考慮,哪個環節出現問題就要及時協調,否則對整個工程進度的影響極大。
(四)醫院建筑的安全控制