銀行檔案管理匯總十篇
時間：2023-07-03 16:08:54
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇銀行檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
篇（1）
隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統，但檔案管理系統單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統，極大地提高了知識資源的開發利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統建設方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統的升級問題對提升知識資源的開發利用水平具有重要意義。通過文獻研究發現，對中小銀行檔案管理系統研究的文獻不僅數量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統的設計與應用方面，并沒有關于檔案管理系統升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統的升級缺乏理論支撐。基于此，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統集成原理對組織現有系統進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。
一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性
（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析
中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。
（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析
1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。
2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段?！凹惺健笔垢鳂I務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。
3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。
二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則
（一）堅持集成化的設計原則
銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]
（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托
流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。
（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向
檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。
（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔
銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。
（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔
隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。
（六）堅持開放性與安全性并重
銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。
三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術
中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]
（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：
1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。
2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。
3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。
（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。
（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。
四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略
（一）普及知識管理理念
檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。
（二）盤點知識，評估現狀
知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。
（三）統籌規劃，協同推進
中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。
（四）突出重點，全面推進
中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。
（五）增強系統柔性
檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。
（六）選擇適合的升級技術
技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。
五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢
檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。
注釋及參考文獻：
[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.
[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.
[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.
篇（2）
檔案分類情況。轄區13家銀行的檔案分類均不相同，有的分類比較精細，主要分為文書、會計、人事、信貸、基建、聲像、設備、實物等類；有的分類相對簡單，主要分為文書、會計、人事三大類。從機構類別上看，國有商業銀行的檔案分類相對規范，而其他銀行檔案分類則過于簡單。
機構設置、人員配備情況。轄區13家銀行中，僅有2家設有獨立的檔案機構、3家設有獨立的檔案鑒定機構，其余各家均把檔案管理工作掛靠在辦公室或人事部門，也未成立獨立的檔案機構和獨立的檔案鑒定機構。13家銀行共有檔案員99名，其中專職檔案員11名，兼職88名。
保管方式及評級情況。目前，轄區4家銀行檔案采取由市分行集中統一保管的方式，其余各家均實行支行分散保管。8家銀行的檔案工作先后通過市檔案局或上級行的檔案評級。
電子檔案歸檔及檔案數字化情況。目前，僅2家銀行的檔案全部實現了數字化并對電子文件相關數據和信息進行了歸檔；6家銀行的檔案管理使用了檔案管理系統軟件，檔案目錄實現了數字化，但僅限于查詢使用，并沒有對檔案實物進行掃描歸檔。
存在問題
基礎設施不達標。絕大部分單位沒有對檔案庫房進行系統規劃，現有的庫房普遍存在面積偏小,防火、防蟲、防潮、防盜設施不全，庫房、閱檔室和辦公室不分等問題,部分單位甚至沒有專門的檔案庫房。
管理機制不健全。目前，只有4家銀行真正實現了檔案的大集中管理。大部分銀行檔案管理仍處于各自為政、支行分散管理的狀態，沒有獨立的檔案工作機構和獨立的檔案銷毀鑒定機構，缺乏統一標準、統一制度。這樣的管理方式既不利于監督管理，也不利于統一規范，更不能充分發揮檔案信息資源整體優勢，對檔案的安全保障也有一定的難度。
制度建設嚴重滯后。一是檔案類別沒有統一的分類標準。全市金融機構檔案分類各不相同，處于各自為政的狀態，部分國有商業銀行檔案是參照上級行的分類標準進行分類，而其他銀行檔案的分類大都參照地方檔案局文書檔案的分類標準進行分類。分類不夠準確，也不夠精細,難以體現銀行檔案的特殊性。二是檔案保管期限表沒有統一標準。針對銀行會計、信貸等業務檔案的特殊性，缺少統一的保管期限表，給檔案保管及銷毀工作帶來了一定的難度。
檔案管理不平衡。特別是地方性銀行業金融機構“重文書檔案、輕業務檔案”的現象比較普遍。為了通過檔案局或上級行的檔案評級工作，部分銀行在文書檔案的庫房建設、設備配置、電子化管理等方面投入了大量物力、財力，文書檔案管理已接近或達到了檔案局的相關要求，但對業務檔案的管理重視程度不夠。在調研中我們發現某農村金融機構的文書檔案管理已達到市檔案局二級標準，配備了密集架、空調等設備，但其業務檔案庫房簡陋，保管條件較差，會計憑證亂堆亂放，管理非?；靵y。
電子化進程緩慢。目前，只有兩家國有商業銀行的檔案全部實現電子化管理，并對新時期產生的電子檔案進行了歸檔，部分銀行的文書檔案目錄已實現了電子化管理。但絕大部分銀行檔案還處于原始的手工登記歸檔保管狀態，對歷史檔案的掃描及電子化管理進程緩慢，也沒有對新時期產生的電子檔案進行歸檔，一定程度上影響了檔案的使用效率。
管理人員素質不高。目前，全轄13家銀行兼職的檔案人員占比達89%，專職的檔案管理人員占比僅為11%。兼職檔案管理人員一般缺乏專業的檔案知識，往往一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對檔案進行科學有效的管理，也無法對檔案進行系統的編研、收集和開發利用，檔案管理只能滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調的階段。兼職檔案人員已很難適應新時期銀行檔案管理要求。
對策建議
進一步建立健全檔案工作機制。各商業銀行要將檔案管理作為商業銀行經營管理體系的組成部分，高度重視檔案管理，將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同計劃、同布置、同檢查、同落實。建立與現代商業銀行發展相適應的銀行檔案管理體制,從實際出發,因地制宜,建立獨立的檔案工作機構和檔案鑒定機構。進一步建立健全銀行檔案工作規章制度，逐步由現在的多頭分散管理過渡為大集中統一管理。
加強對業務檔案的管理力度。隨著銀行管理體制改革與銀行業務的不斷拓展，銀行檔案的類型、載體形態更加復雜多樣，銀行檔案部門要高度重視新型業務、新型載體的檔案形成情況，及時將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的范疇，實現從注重文書檔案管理到文書檔案和業務檔案管理并重的轉變，不僅要重視銀行傳統的文書、會計、人事檔案，而且要重視銀行負債業務、資產業務、中間業務、國際業務、內部控制與稽核，風險等各種業務檔案的管理,還應加強電子文件相關數據和信息的收集歸檔工作。
加強基礎設施建設，改善檔案保管條件。加大對檔案基礎設施的投入，做好規劃，分步、分批建立符合銀行檔案保管要求的庫房，同時配置必要的設施設備，不斷改善現有檔案保管條件，滿足一定時期內檔案數量增長的需要，確保檔案實體絕對安全。
加快檔案信息化建設步伐。一方面要加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作；另一方面要嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準，統一本行系統檔案數據庫的建設，統一檔案信息的存儲格式，確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。
加強檔案信息資源的開發利用，提高服務質量。強化科學編研，在開發利用的深度和廣度上下工夫，從而挖掘出檔案信息資源潛在功能。強化服務意識，提高信息服務工作質量，在服務內容上圍繞商業銀行經營需要，優化檔案結構，豐富資料種類，開發檔案信息資源。
篇（3）
當前，有關基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關會計檔案的調閱及銷毀工作以及將達到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據有關規定對會計檔案進行管理；事后監督部門，主要是按照會計制度的規定，由各分層行領導進行審批。
一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。
當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。
對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式
當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。
與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用
(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續?！边@一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善，有關會計檔案監督不到位
在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。
會計檔案制度制定不完善，主要表現在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管?！庇捎谏鲜鲋贫?、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象，造成會計監管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議
(一)嚴格會計檔案統一管理，明確管理部門責任劃分
針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上，對檔案管理部門的職責進行明確的劃分，依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進行復制，由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習，在掌握基本規定要求的基礎上，嚴格按照規章制度操作，嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際，不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂，明確自身職責，積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度
為切實的強化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應積極的強化自身的制度建設。首先，針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，這一管理弊端，應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理，以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善，不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應加強與司法部門之間的溝通與聯系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責
為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應根據《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》的規定，結合本系統實際情況制訂科學、合理、規范、操作性強的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應應在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。
切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴防毀損、散失和泄密。針對磁介質會計檔案的調閱可能受到特定應用環境的限制，可通過積極的改進磁介質、光介質等措施，以及強化有關會計檔案管理資料的調閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。
參考文獻：
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篇（4）
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展,對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式
當前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督,盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理,這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下,就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風險;二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制;四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化,結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,那么在實施磁介質的調閱中,就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。
(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案管理存在風險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突,這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時,就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管,內部管理制度執行的不嚴格,就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善,有關會計檔案監督不到位
在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確,但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定:“事后監督產生的文檔資料,由事后監督中心按照檔案管理規定保管?！庇捎谏鲜鲋贫取⒁幊虒κ潞蟊O督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定,基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象,造成會計監管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責的側重點不同,管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同,涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議
(一)嚴格會計檔案統一管理,明確管理部門責任劃分
針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上,對檔案管理部門的職責進行明確的劃分,依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進行復制,由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔,不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習,在掌握基本規定要求的基礎上,嚴格按照規章制度操作,嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規范會計檔案交接、歸檔操作,嚴格會計檔案查閱手續,庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際,不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂,明確自身職責,積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度
篇（5）
當前，銀行卡犯罪持續高發，呈現出復雜性、流動性、隱蔽性、團伙性等四大主要特點。
1.1 銀行卡犯罪表現形式多樣，呈現出復雜性。目前，銀行卡犯罪既有竊取、買賣銀行卡信息犯罪，又有偽造銀行卡、盜刷銀行卡犯罪；既有非法套現、惡意透支犯罪，又有短信詐騙犯罪，滲透到銀行卡產業從申領、使用到發卡、管理的各個環節，涉及罪名也涵蓋了偽造金融票證罪，信用卡詐騙罪，妨害信用卡管理罪，竊取、收買、非法提供信用卡信息罪和非法經營罪等多項罪名。
1.2 點多、線長、跨區域流竄作案，具有很強的流動性。為逃避打擊，犯罪分子往往利用現代化的交通工具、通訊手段和資金支付結算方式等，跨區域流竄作案，使受害人很難及時發現自己被侵害，也給公安機關的打擊帶來很大困難。不少犯罪分子在甲地盜取銀行卡信息，在乙地制作偽卡，在丙地等數地盜提資金，一些犯罪分子甚至在境外遙控指揮境內人員作案，手法多樣，手段隱蔽，使人不易察覺。
1.3 犯罪手法狡猾多變，具有隱蔽性。從公安機關已破的銀行卡犯罪案件看，既有通過傳統的刷卡類交易實施犯罪的，也有通過網絡購物、電子機票訂購等新興的無卡類交易進行犯罪的；既有通過偷窺、在ATM機上加裝盜碼器等手法盜取銀行卡信息的，也有在網上設置木馬程序等手段竊取銀行卡信息的。
1.4 犯罪專業化、團伙化程度高。此類犯罪熟知銀行卡設計上的缺陷，并具有一定的電腦專業知識，作案以3至4名成員的小團伙犯罪為主，團伙成員分工明確，有專人負責電腦操作和假卡制作，有專人負責放哨望風，有專人負責ATM機上安裝讀卡器和針孔攝像頭竊取持卡人相關信息，有專人負責在ATM機上取錢或持卡刷卡購物。
2 銀行卡犯罪的類型
目前，全國至少有數以萬計的人參與銀行卡的偽造、盜刷、非法套現等違法犯罪活動，主要圍繞著真卡、偽卡和機具展開，這三者環環相套。真卡是指騙取真銀行卡、洗錢、惡意透支等，偽卡就是偽造銀行卡，機具主要指利用POS機和ATM機竊取卡信息、變現、套現等。目前，利用POS機和ATM機作案約占銀行卡犯罪涉案金額的90%。
具體來說，常見的銀行卡犯罪有以下幾種類型：
一是惡意透支犯罪。利用信用卡可以透支的功能進行惡意透支，然后潛逃、隱瞞身份以逃避催收、還款責任。
二是騙領信用卡犯罪。冒用他人身份證明申領信用卡，或者使用偽造、變造的身份證明申領信用卡，提供虛假的財產狀況、收入、職務等資信證明材料，向銀行騙領信用卡，實施妨害信用卡管理犯罪活動。
三是偽造信用卡犯罪。竊取、收買、非法提供他人信用卡信息資料偽造信用卡，進行刷卡透支、消費、套現等信用卡詐騙活動。
四是利用ATM機犯罪。在銀行ATM機插卡口上安裝讀卡器和儲存器，同時，在輸密碼鍵盤上方擋板安裝針孔探頭和MP3、MP5小盒子，竊取他人銀行卡信息資料，之后，“克隆”銀行卡進行盜取。
五是非法套現犯罪。使用銷售點終端機具（POS機）、網上交易、電話支付等方法，以虛構交易、虛開價格、現金退貨等方式，向信用卡持有人直接支付現金，或者職業從事信用卡套現中介業務，實施信用卡套現非法經營犯罪活動。
3 銀行卡犯罪的防控
針對日益復雜的銀行卡風險管理形勢，中國人民銀行、銀監會、公安部和國家工商總局聯合下發了《關于加強銀行卡安全管理 預防和打擊銀行卡犯罪的通知》。金融機構要全面落實四部委文件要求，嚴格和規范金融檔案管理工作，防范、監測、打擊多管齊下，對銀行卡違法犯罪行為進行防控。
3.1 銀行卡犯罪的預防
3.1.1 切實規范銀行卡發卡行為。認真落實銀行卡賬戶實名制，充分利用聯網核查公民身份信息系統，驗證客戶身份信息，確保申請人開戶資料真實、完整、合規。控制信用卡發卡風險，根據申請人的資信狀況，合理確定授信額度。對申請首張信用卡的客戶，采取親訪親簽制度，不允許采取全程自助發卡方式。申領信用卡必須由本人持身份證原件親自辦理，不允許其他個人代辦；個人他人辦理借記卡的，必須同時留存人和被人的身份資料；單位員工集體開立的借記卡賬戶，須員工本人持身份證原件到網點辦理激活并當場修改密碼后方能正常使用。
3.1.2 強化對受理市場的風險控管。嚴把特約商戶準入關，落實特約商戶實名制，充分利用聯網核查身份信息系統、人民銀行征信系統、中國銀聯銀行卡風險信息共享系統等核查方式，核實商戶法定代表人或負責人的個人身份，了解商戶的經營背景、經營范圍、資信等。認真做好特約商戶信息登記工作，建立健全對特約商戶的現場檢查和非現場監控制度，對有受理偽卡、盜錄信息、套現、欺詐行為的商戶，暫停或終止其銀行卡交易。
3.1.3 加大宣傳教育力度，提高持卡人的防范意識。金融機構要廣泛利用公眾喜聞樂見的方式大力宣傳銀行卡犯罪的防范常識。例如，提醒公眾妥善保管好自己的銀行卡和身份證，避免被人冒用身份證申領信用卡。對可疑的語音電話、手機短信或電子郵件不要回應。在ATM機上取款或刷卡消費時，要注意觀察機器上是否有多余的裝置或攝像頭；輸入密碼時應注意遮擋，并保持銀行卡時刻在自己的視線范圍內；發現機具可疑情況和“吞卡”等異常情況要及時報警，切勿相信機具上張貼的“故障電話”，不給不法分子任何可乘之機。樹立合法使用信用卡意識，切勿參與非法套現活動，珍愛信用記錄；配合公安機關偵查取證。
3.2 加強銀行卡交易監測和使用管理。錢學森曾經說過：“管理問題歸根結底是技術問題。”發卡機構應積極采用新的技術手段，研究、建立有效的信息安全防護系統，保護持卡人信息安全；建立和完善銀行卡交易監測系統，建立持卡人主體交易信息數據庫，實現對持卡人信息的風險防控。對同一持卡人大量辦卡、頻繁開戶銷戶、短期內資金分散匯入集中轉出等異常情況，要及時發現并進行反洗錢報送。對有疑似套現、欺詐行為的持卡人，發卡機構可采取臨時鎖定交易等措施，并及時向公安機關報案。對確認存在套現、欺詐行為的持卡人，發卡機構應采取止付卡片、追索欠款等措施。發卡機構要將相關銀行卡風險信息及時報送人民銀行征信系統，并積極報送中國銀聯銀行卡風險信息共享系統，充分利用共享機制進行風險防控。
3.3 依法嚴厲打擊，震懾銀行卡犯罪行為
3.3.1 加強銀行卡相關法律建設。依據發達國家信用卡業務發展的經驗，加強有關金融交易的立法，利用法律明確持卡人及銀行的權利與義務，明確利用信用卡犯罪、違約的概念及范疇，明確違約的責任與處罰等，是保護銀行利益、防范個人信用風險的根本保證。以信用卡業務較為發達的美國為例，關于消費信貸和信用卡的相關法律有：《高利貸法》、《貸款實情法》、《公正信用記賬法》、《信貸機會均等法》、《公正資信報告法令》、《公正索回債款行為法》等，這些法規對信用卡業務的規范發展具有舉足輕重的作用。我國在信用卡立法方面還存在很大的空白區域，因此，要進一步完善銀行卡相關法律法規，為打擊銀行卡犯罪行為提供法律保障。
篇（6）
在實行銀行檔案集約化之前，為了加強內控防范風險，銀行需要將主要業務的檔案都建立相關制度規范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向專人管理專庫分設檔案室的模式發展。各個業務部門不僅要管理好相關檔案，還要對對應業務線的檔案管理負責指導和檢查。通過對管理機制及其流程來看，可以發現存在各條業務線多頭指導、各自為政的情況，綜合檔案室沒有充分發揮其統籌管理的作用。從管理的成本角度進行分析，以條線實施小集中進行檔案管理會在一定程度上浪費或重復配置資源，這種做法明顯不夠經濟。因此，要實現真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門對流程整合和機構、人員配置方面的問題給予一定幫助，還有財務管理部門應該確保集約化所需庫房等硬件設施的經費支持，以上所述都是銀行檔案實現集約化管理的基本要求，下文將對銀行如何實現檔案集約化管理的目標提出幾點建議：
一、對如何實現銀行檔案集約化管理進行相關分析
（一）因地制宜，從實際出發
為了豐富檔案集約化管理的內涵，在不斷深化對集約化管理的認識和實踐下，逐步地將集約化管理發展成一項系統性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業務檔案在內的各類檔案全部實施集中保管的方案，在制定了相應的規避風險制度的同時，對庫房安保人員的管理也制定了相關策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統一的管理模式，只能夠自上而下地進行分類規劃并指導，注重因地制宜，從實際出發[1]。積極倡導各行不斷探索、大膽實踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。
（二）調解矛盾，統籌規劃
在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業務檔案先后被歸入全行規范管理的范圍，形成了一個部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導，而是多個業務部門共同管理的復雜局面。在實現集約化的目標指引下，科學合理對各部門進行分工是十分必要的，還應該健全溝通協調機制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統籌規劃、并且將時效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。
（三）集約高效，簡約高能
允許分行采取不同的實施模式，這就要求在集約的管理基礎上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據各行具體情況進行集約化管理。例如，可以建立不同區域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規劃，同城集中；還可以選擇專租賃業化庫房或是外包整個檔案管理服務；還可以根據檔案的種類對庫房和裝具的類型進行合理安排，比如說預先做好數字化處理、調閱次數相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標，為持續提高檔案集約化管理的水平而努力。
二、集約化管理的具體內容與實施重點
（一）以中國銀行為榜樣，做到“應歸盡歸”
檔案管理的覆蓋面積應該包括銀行各項業務一切有保存價值的文件資料，保證重要檔案的“應歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項經營活動和業務發展所產生的信息。
（二）完善檔案集約化管理模式和構架
明確集約化管理的職能，健全相關機構，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構架?，F階段二級分行以下已經開始不設檔案管理單位，這是檔案管理構架逐漸扁平化的結果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實現全部集中管理檔案實體的目標給予鼓勵，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業務分檔案室的職能和相關人員進行整合，并設置檔案管理中心，對于所有檔案進行集中、專業、規范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠對風險進行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。
結束語z6
在推進檔案集約化管理的進程中，要充分發揮其專業、集中、仔細的管理優勢，在優化資源配置的同時，爭取降低成本，從而實現提高管理效能的目的。所以，推進檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實“科學發展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續發展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻。
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篇（7）
1.1檔案意識不強,音像檔案難以及時完整歸檔
一是多科室拍攝,收集上難以控制。拍攝多為業務部門,隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點點,很不完整。在收集上,檔案人員常常叫苦連天,工作往往處于被動。調查中還發現攝錄人員中存放著音像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報社、電臺和某個領導就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。更有甚者隨著人員變動和機構調整,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,還說這屬于個人知識產權。造成了音像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴重影響了音像檔案的長久保護和開發利用。
二是目前由于音像檔案載體材料成本較高,而且,屬于“賬外”檔案,不易控制。許多科技音像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個人實際工作需要出發,對音像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。其次是音像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現,有近80%的單位有積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的音像檔案,雖管理不規范,但當檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強,對音像檔案管理缺乏重視。
1.2音像檔案管理混亂,問題復雜
1.2.1管理制度不健全音像檔案沒有集中統一管理
調查中有4個單位制定了相應的音像檔案管理制度,占50%,有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查,音像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理,隨時形成隨時移交,僅占15%;二是各科室一年一次移交檔案室,占25%;三是由科室分散保管或個人保存,占40%。四是科室、個人都沒有保存,占20%。由此表明有五分之三的單位音像檔案沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。
1.2.2管理狀況“喜”“憂”懸殊,發展不平衡
調查單位中設備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規范的有1個單位,占12.5%;有設備無音像檔案管理制度,有音像檔案收集不齊全的有3個單位,占37.5%,而有設備無音像檔案、有音像檔案沒集中統一管理的4個單位,競占50%,兩極所占比例懸殊。從照片數量看:最多的一個檔案室存有1000余張,其余7個單位1000多張,平均150張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項看,音像檔案的管理水平就很懸殊。
1.2.3保管條件差,音像檔案難以長久保存
音像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現,沒有一個單位設置了音像檔案室,只有4個單位配備了音像檔案專柜,其余各單位都將音像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于音像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!
1.2.4重大活動檔案失控,音像檔案流失嚴重
眾所周知,每次縣局組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的音像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個單位同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,音像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
2加強音像檔案管理工作的對策及建議
2.1加強宣傳、提高意識,爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門、各個科室的大力支持,引起全體職工干部的廣泛關注,從而提高全體職工干部,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇服務中心工作。檔案主管部門、各立檔科室要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,通過室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
2.2加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變音像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的音像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的音像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保音像檔案歸檔質量。
2.3加強監督,分類指導,注重業務培訓
針對音像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對音像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理的重點內容。同時,針對不同科室現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎。
2.4結合實際,創造條件,力求妥善保管
從長久保護和利用考慮,音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,音像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長音像檔案的壽命。
2.5全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道
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隱性知識的概念最早由Polanyi于1958年在其代表作《個體知識》（The Study of Man）中首次提出。[2]之后許多學者從心理學、哲學角度對其產生、獲得、傳播和所發揮的作用進行了分析和闡述。隱性知識被認為是一種難以直接物化、難以機械復制的知識。同顯性知識相比，主體性、個體性是隱性知識的顯著特點。[3]
檔案館為了更好地提供檔案社會服務，在開發檔案館的隱性知識的時候應該不僅關注檔案館內人員或團體的隱性知識，而且也要關注館外檔案利用者或利用群體的隱性知識的開發與利用。筆者認為，檔案館的隱性知識主要包括檔案館館員工作中隱含的隱性知識、檔案館組織機構中隱含的隱性知識、檔案利用者的隱性知識、檔案利用群體的隱性知識等四個方面：
（1）檔案館館員工作中的隱性知識。主要是指檔案館中每個館員在長期學習實踐工作中積累的技能、知識與經驗，這些技能、知識與經驗是每個館員的潛在素質，不易傳播給其他人。
（2）檔案館組織的隱性知識。是指在每個檔案館在工作過程和對外形象構建中的經驗等。主要包含兩個方面：一是在日常工作中館員間的隱性知識的傳遞與學習，形成本館特色的工作經驗或工作思想；二是檔案館在對外建設中，本館自身形成的建設經驗。
（3）檔案利用者的隱性知識。主要是指檔案利用者在利用方面上的習慣偏好，獲取資源的策略與途徑等利用者自身個人獲取檔案顯性知識的模式習慣。
（4）檔案利用社會群體的隱性知識。是指檔案利用各個群體的利用重點及偏好的內在經驗。比如科技人員對科技檔案的需求，歷史學者對偏記錄歷史的檔案的利用需求等等。
2 隱性知識在檔案館開發與利用的模式
隱性知識的開發利用其實質是隱性知識顯性化和隱性知識的貢獻與創新。隱性知識的顯性化是實現知識共享和知識創造的開始和源泉。日本著名知識管理專家野中郁次郎認為知識創造過程可以分為四個階段，即社會化、外化、整合和內化，這四個階段可以呈螺旋型不斷循環上升。[4]根據野中郁次郎的模型，檔案館的隱性知識主要側重于以下兩個模式進行開發與利用：
（1）隱性知識到隱性知識的轉化。隱性知識間的轉化是個體在社會共同活動中交流共享隱性知識的過程。檔案館館員之間進行業務交流，使對方的隱性知識化為已用。檔案館與檔案館之間進行業務學習與指導，通過館間的學習與借鑒，并與自身館情相結合，形成更符合自身檔案館的建設模式。通過檔案利用者及利用群體進行反饋信息調查與研究，挖掘檔案利用者及利用群體利用過程中的隱性知識，提供講座或其他社會活動形式，引導檔案利用者間的交流利用經驗，通過對這種隱性知識的挖掘，檔案館可以提供更有效率的知識服務。
（2）隱性知識到顯性知識的轉化。它是將主觀知識變成客觀知識的過程，并將轉化的知識傳授給他人。通過檔案館內館員、檔案館整體的經驗的總結與提煉，使之顯性化。挖掘檔案利用者與利用群體的隱性知識，通過調查表或者其他形式，將其利用需求、利用模式等顯性化，便于檔案館為有針對性、高效的提供檔案服務提供行動指南。
3 隱性知識在檔案館開發與利用的途徑
開發與利用檔案館中的四類隱性知識的主要途徑，筆者認為可以從以下幾個方面為切入點實施：
（1）完善檔案館隱性知識管理機制。完善信任的心理機制和建立有效的激勵機制。知識作為一種重要的生產資源，不同于傳統的生產要素，知識交換是建立在人們相互信任的基礎上的自愿合作，隱性知識的交換與共享更是如此。將激勵機制引入檔案館的建設中，可以鼓勵和刺激館員、檔案館、檔案利用者和檔案利用群體參與到知識管理中，并將他們所持有的隱性知識顯性化，實現共享與創新。在隱性知識管理的開發利用過程中，各個檔案館應結合自身實際情況逐漸建立健全本館的有效激勵機制，要努力將激勵制度構筑在公開、公正和公平原則的基礎之上。
（2）積極展開業務交流與指導。重視館員的職業生涯規劃，積極組織館員參加職業培訓和進修學習，提高館員獲取新知識和創新知識的能力，積極開展館內業務交流，提高館員的綜合素質，同時加強檔案利用者與利用群體的調查與指導。檔案館開展各項服務，利用者都會留下利用資源的相關信息，包括檔案類別、資源查找習慣等。通過對這些零散信息的搜集、處理和分析，分析利用者類型，所需資料類型、利用者滿意度等，從宏觀上可以掌握檔案館的整體運作情況以改進檔案館的服務，從微觀上則可以為利用者開展個性化的服務，實現優質的檔案服務。
（3）建立虛擬平臺，提供便捷的交流空間。建立館員、檔案利用者等的交流平臺，實現知識尋求者、知識提供者與知識源之間的交流。促進檔案信息資源得到及時的傳送與利用達到知識的共享和創新。檔案館系統可構建一個大的交流平臺對檔案利用者進行館藏介紹與利用培訓，檔案館主頁設置專題討論區或者論壇之類，實現檔案利用者及檔案利用群體隱性知識的共享等。
（4）加強信息技術的應用。檔案利用者與檔案提供者隱性知識的開發與利用，信息技術應用的身影無處不在。如：因特網、內部網、數據庫管理系統、傳播技術、推送技術、數據挖掘與知識發現技術、知識共享技術等。從內部網的建立到全球知識的共享，從交流平臺的構建到利用者信息的采集和分析，從隱性知識的管理到知識庫的建立，隱性知識的有效開發和利用，都離不開信息技術的支持。在加強對檔案館隱性知識開發利用的理論的研究外，也要在重視信息技術在檔案館隱性知識開發利用中的應用。
4 隱性知識開發與利用過程中的條件支持
隱性知識的開發與利用，是將分散于檔案提供者和檔案利用者腦中的知識進行管理，是知識管理活動的關鍵 。它是建立在信息管理基礎上的更高級管理，強調的是如何設計有效的制度安排，使得信息與信息、信息與人、信息與過程之間聯系起來，在知識共享基礎上進行的大量的知識創新。在開發利用檔案館隱性知識時應該用聯系的觀點去看待這個問題，綜合考慮隱性知識的共享與創新，其開發利用還需要其他諸多方面的支持與配合。因此，筆者認為，對檔案館隱性知識開發利用的支持條件主要是：
（1）檔案館隱性知識共享利用的環境建設。營造檔案館的文化氛圍，提供館員隱性知識的學習與交流。檔案部門要營造尊重知識、尊重人才的部門文化，鼓勵人們共享知識。各級檔案部門要打破或者削弱各層次館員間等級界限，使管理更為扁平化，創造有利于隱性知識的快速傳播轉化、共享和創新的網絡式結構，增進館員間隱性知識的交流。同時也要完善相關的政策、法規及規章制度的支持。實行政策規定的最終目的是要培養館員養成自覺意識和團隊精神，使隱性知識開發利用在有序環境中進行。
篇（9）
電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應用應硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調用等，這對于檔案管理人員的專業素質也提出了較高地要求?？偟膩碚f，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內容，不斷地分析其特點，根據其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。
二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析
上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優勢，但是在管理過程中，以及管理技術層面有著新的要求。根據電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務發展，對于全市健康事業發展有著積極作用。
1、應用信息化平臺開展檔案管理
當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質量，積極應用信息技術，開展平臺化的檔案管理模式十分關鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據工作建立相應的系統，系統對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應的窗口，填寫相應的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調取，還可以不斷地引入新技術，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網絡接入的狀態下應用，并且通過技術手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統，更加規范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。
2、建立檔案管理制度
音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統檔案有著較大的差別，為了適應今后大量電子檔案出現的趨勢，建立相應的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規范化的開展，對于實效性的提升十分關鍵，主要有著以下層面的體現。首先，建立適應于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關信息進行規定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應的歸檔制度，應當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統檔案管理有著較大的區別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關鍵的[4]。其一，應當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發現存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應的物理環境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關鍵的，因此應當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應的工作移交?？偟膩碚f，制度的建立，能夠有效地規范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規范化發展，應當引起我們的重視。
3、提升檔案管理人員的專業素質
篇（10）
每月按時完成工資的核算和編制，遇到節假日主動加班加點確保員工工資能夠準確、及時發放；
按時完成社保年審、年檢工作，在年審過程中實現順利通過， 經過近兩年的實踐操作，現對社會保險網絡申報、年審流程、社保法律條文及西安市高新社保局各類社保業務流程，從門外漢逐步掌握、熟悉待遇報銷、養老轉移等操作流程及規范。
及時辦理公積金的增減變動、轉移、員工公積金支取等相關手續。
為全體員工辦理團體意外傷害險，及時做好新增人員的參保、離職人員的變更、出險后的報案、理賠資料準備等工作，確保員工的合法權益，同時有效降低公司管理風險。
二、招聘、公司內部競聘、員工入職手續辦理方面：
在人員招聘方面，通過加強內部、外部招聘渠道建設，全方位及多渠道整合內外資源，最大化的拓展人才資源渠道，同時加強個人在人力資源招聘方法方面的學習和培訓，積累招聘面試經驗，使促公司招聘工作專業化、流程化、標準化。加強對應聘人員工作能力的把控確保公司新聘員工的質量。2014年全年共計招聘入職員工 86人、離職25人，最大化的保障公司正常的生產人力需要。
在干部選拔方面，完成了中層、班長競聘及考察工作，選拔了一批有能力、有想法、有干勁、有經驗的優秀干部、班長上崗。這次競聘動員充分，組織得力，給廣大員工提供展示自我的平臺，也為公司發現人才，儲備了人才。對新聘中層的考察中，著重考察了各中層的崗位職責履職情況、工作任務完成情況以及工作作風廉政建設等方面，此項工作使人力資源管理上了一個新臺階，也為公司日后干部選聘積累的寶貴的經驗。
員工入職管理方面，規范入職流程、完善人員內部檔案資料，強制入職體檢，使員工入職管理水平得到了有效提升。
三、教育培訓工作
2014年培訓工作主要堅持公司育人理念，培養公司復合型人才為己任，重點提高公司人員整體職業化素質及職業情操，掌握現代管理知識與能力，為工作開展注入活力。2014年培訓方面主要開展以下工作：
（1） 積極組織新員工入職培訓，提高入職人員對公司文化規章制度了解，融入公司集體及團隊生活。
（2）開展公司操作層技術培訓、新“ERP”系統操作培訓、交通事故預防、處理培訓、銷售人員能力提升培訓，激發員工掌握新知識、新思想，合理應用知識及針對性培訓，收到了良好的效果。
（3）規范試用期員工轉正管理工作。2014年施行員工轉正面談制，實現了對員工試用期工作能力的有效評估，也對我個人開展人力資源工作起到了良好作用。
四、勞動合同方面
配合內控部起草了勞動合同，所有條款都仔細推敲，避免漏洞，并經律師的嚴格審查，與員工簽訂了全員勞動合同430余份，即維護了員工的利益，也保護了企業的利益，達到雙贏。
五、印信管理方面
嚴格執行公司用印制度，把好公司用印關，杜絕公章濫用、不規范使用等現象，確保印信使用管理。全年未出現用印違規現象。
六、工會方面
在工會方面，組織了3·12扶貧村植樹活動；關心職工生活，慰問生病員工，為有紅白喜事的員工送去慰問金等；關愛員工身體健康，全年組織了兩次員工健康體檢；關注員工子女教育，為不滿14歲的員工子女發放六一兒童節書卡；積極組織參加集團羽毛球比賽及舉辦的“第九屆拔河比賽”，并在拔河比賽中取得第二名的好成績，體現了新達公司團結向上的精神風貌。
七、檔案管理
