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對于現代企業來說,合同的建立與履行是其經營活動的最直觀體現,企業經濟效益的取得,也必須得到合同保障功能的支持。在企業的合同管理中,合同管理涉及的內容往往較為廣泛,包含的人與機構也較為復雜,這就使企業在合同管理中很容易出現各類風險,而為了盡可能避免企業因合同風險遭受損失,本文就企業合同管理中風險控制措施展開具體研究。
1企業合同管理風險控制的必要性
風險本身具有不確定性、不受人意志控制、必然性、偶然性等多方面的特點,而這些特點的存在,使風險的出現往往與企業初衷背道而馳。隨著經濟發展正式步入新常態的階段,我國也真正進入了產業轉型的關鍵時期,這一社會經濟大變革,雖然為很多企業帶來了進一步發展的契機,但企業所面臨的合同風險的復雜程度也將進一步增加,結合路偉國際律師事務所《中國五百強企業法律風險管理需求調查報告》,不難發現,合同風險控制的排位僅次于公司治理,位于企業風險管理需求的第二位。由此能夠看出,合同管理風險控制對企業的重要性,且企業要想實現可持續發展,也必須得到高質量的合同管理風險控制的支持。
2企業合同管理風險的主要形式
結合相關文獻資料與自身實際調查,本文將企業合同管理風險的主要形式概括為合同主體風險、合同程序風險、合同內容風險、合同履行過程風險4個方面。
2.1合同主體風險
對于企業合同管理風險中合同主體風險來說,這一風險的出現主要是由于我國現行法律對不同行業企業主體資格的要求不同。在我國當下大部分行業中,其主體資格只需要擁有營業執照便能夠獲得,但由于藥品、房地產開發、建筑施工和航空航天等行業,對主體資格的批準較為嚴格,這就使相關企業只有擁有相應的資質證書或是批準證書,才能在允許的范圍內進行經營活動。這雖然使很多行業的規范性由此得到了約束,但一些不具備相應主體資格的企業在簽訂合同后,往往會因自身主體不合格的影響,導致所簽訂的合同被撤銷甚至無效化,企業由此就很容易遭受經濟上的損失。
2.2合同程序風險
除了合同主體風險,合同程序風險也必須引起企業重視。合同程序風險的出現主要是由于我國法律在一些種類合同中,存在較為嚴格的審批程序,這就使很多合同因難以通過審核而被無效化,合同的法律效力由此得不到保障,合同相關的風險自然就很容易大量增加。對于我國當下的中外合資企業來說,其合同簽訂必須得到相關部門的批準方可生效;如果是建筑工程類的合同,則需要得到規劃審批與規劃許可證,這樣才能保證企業運營過程中不會突然出現合同無效、被撤銷的問題,因合同遭受相關部門處罰的問題也能夠得到較好的避免。
2.3合同內容風險
合同本身由合同條款與附屬文件組成,這里的合同條款主要包含數量、質量、違約責任和合同當事人名稱等內容,而附屬文件為雙方約定的各種圖、表、文字資料,這些內容共同組成了合同的主要內容。如果合同內容出現不完整的問題,合同簽訂的雙方就很容易因合同條款不明確等問題引發分歧,合同的執行也會因此受到負面影響,由此可見,合同內容對于合同正常履行的重要性,因此,企業也必須保證各項條款相互之間不存在矛盾與邏輯錯誤。
2.4合同履行過程風險
除了上述幾方面,合同履行過程風險也屬于企業合同管理風險的重要組成。在我國法律規定中,雙方簽訂的合同一旦生效,簽訂合同的雙方當事人就必須遵循誠實守信的原則,嚴格履行合同的要求,這樣才能保證相關合同真正服務于簽訂合同的雙方。但在具體的合同履行過程中,很多意外因素會直接影響合同的正常履行,這時,簽訂合同的雙方就必須通過溝通、協調為合同的履行提供支持,但在實際情況中,很多企業往往會私自修改合同內容,導致合同簽訂的目的往往難以實現,相關企業也很容易遭受經濟損失。
3企業合同管理風險的控制措施
為了能夠盡可能消除企業合同管理所面臨的諸多風險,筆者將結合相關文獻資料與自身實際工作經驗,對企業合同管理風險的控制措施進行詳細論述,這一論述主要圍繞深入研究法律、考慮對方當事人資信情況、防范合同簽訂過程風險、防范合同履行過程風險、實現合同管理信息化等。
3.1深入研究法律
雖然我國《合同法》相較于一些發達國家還存在不少疏漏之處,但《合同法》所規定的合同訂立原則、形式、生效、無效以及合同相關內容,已經能夠滿足我國大多數企業合同管理的需要。為此,相關企業必須深入了解《合同法》及相關法律,對合同做出的各項詳細規定,這樣企業在具體的合同簽訂過程中,才能規避可能造成合同撤銷、無效的風險,很多對企業不利的條款也能夠在法律武器的支持下,最大程度地降低風險。可以說,深入研究法律對降低企業合同管理風險、實現自身長期可持續發展,具有重要的意義。
3.2考慮對方當事人資信情況
為了能夠最大程度降低企業合同管理風險,考慮對方當事人資信情況這一風險控制措施,也必須得到相關企業的高度重視。具體來說,企業必須在合同簽約前,充分了解對方的當事人及企業,一般情況下,企業需要要求對方提供當年年檢的《企業法人營業執照》、生產許可證、授權委托書等證件的原件和復印件,而如果簽訂合同的對象為設計類企業,企業還需要要求這類企業提供資質等級證書等。在完成對合同簽約對象各項資質證書的檢查后,企業還必須對各類證書的復印件進行留存,這樣才能進一步避免企業合同管理風險。值得注意的是,如果企業將要簽訂合同涉及的金額較大、或是過于重要,企業還必須派專人到當事人企業所在地進行實地調查,以通過調查深入了解相關企業的商譽、技術設備、管理水平、財務狀況以及人員構成等信息。只有充分了解這些信息,相關大型合同管理的風險,才能實現最大程度的降低,企業的長期可持續發展,才能獲得更有力的支持。
3.3防范合同簽訂過程風險
在合同簽訂的過程中,企業首先需要對合同中的各項條款擬定與審查予以高度重視,這一環節在某種程度上可以視作企業合同管理風險控制的關鍵環節,為此,筆者建議企業結合合同的擬定實際進行風險防范。在我國實際交易活動的合同簽訂中,合同大多不會出現一起協商、共同起草的情況,乙方提供文本后、甲方進行審核補充,是合同擬定過程的常態,而結合合同擬定的實際情況。企業需要在合同審定過程中,做到用詞準確、約定明確、表達清楚、不存在歧義,由此避免含混不清和模棱兩可的問題,保證合同簽訂過程風險降到最低。
3.4防范合同履行過程風險
除了合同簽訂過程風險的防范,合同履行過程風險的防范同樣屬于企業合同管理風險控制的關鍵環節,在這一環節中,企業必須樹立良好的證據意識、及時簽訂變更協議,保證合同履行過程風險防范真正得以高質量實現。在樹立良好的證據意識中,企業合同管理部門必須在合同簽訂前及履行過程中,做好相關資料的收集與整理。這樣企業才能實時掌握合同履行情況,在合同糾紛發生時,有充足的證據支持,最大程度上保證企業利益不受損害。變更協議多出現于合同出現變更與疑問的情況,而為了保證這一協議的簽訂能夠真正發揮自身效用,變更協議同樣需要采用書面的形式。
3.5實現合同管理信息化
企業還可以通過實現自身合同管理信息化,更好地進行合同管理風險的控制,筆者建議相關企業要建立完善的合同管理系統,以此淘汰傳統的人工合同管理方式,這樣,企業合同管理將實現規范化與流程化,相關風險也將由此實現最大程度的降低。
4結語
本文在企業合同管理中風險控制措施展開的研究中,詳細論述企業合同管理風險控制的必要性、企業合同管理風險的主要形式、企業合同管理風險的控制措施等內容,希望這一系列內容能夠為相關企業合同管理更高質量地開展帶來一定啟發。
主要參考文獻
[1]劉瑋瑋.企業合同管理中風險控制措施探究[J].財會學習,2017(10).
1、前言
風險是任何工程項目中都存在的,現代建設工程項目的特點是規模大、技術新穎、持續時間長、參加單位多、與環境接口復雜,可以用危機四伏來形容。此外,構成風險的因素是多方面的,有實質風險因素、道德風險因素和心理風險因素。它們分別由不可抗力、故意行為和意外過失造成。一旦風險發生,就意味著釀成了風險事故,也必然要承擔相應的風險損失。
2、建設工程合同風險的管理
2.1 合同的定義和特征
隨著市場經濟的發展和法律法規的不斷完善,工程建設市場主體間的關系逐漸變成了合同關系,而工程建設市場各主體之間的行為也主要依據合同來加以約束。合同是市場經濟的必然產物,也是市場經濟的紐帶。工程合同訂立的基本目的就是為了在合同當事人之間有效和合理的分配風險。
整體上說,合同是指具有平等民事主體資格的當事人,為了達到一定目的,經過自愿、平等、協商一致設立、變更、終止民事權利義務關系達成的協議。我國于 1999 年 10 月 1 日起實施《中華人民共和國合同法》,迄今已經有 12 個年頭。它作為一種當事人雙方的法律行為,時刻制約著活動雙方的違法違約行為,使雙方當事人在合同中具有平等的地位。
具體說,建設工程合同又包含廣義和狹義兩種概念:狹義的建設工程合同是指承包人進行工程建設,發包人支付價款的合同,它包括工程勘察、設計和施工合同;而廣義的建設工程合同包含了與建設工程項目相關的所有合同,除勘察、設計和施工合同外,還包括工程咨詢合同、工程監理合同、工程招投標合同、材料和設備采購合同、設備租賃合同以及各種技術合同等。
2.2 建設工程合同風險管理
建設工程合同風險管理是整個項目管理的核心部分,其目的是保證工程項目總目標的實現。因而,從項目時間、質量和成本目標來看,風險管理與項目管理的目標是一致的。究竟何為建設工程合同風險?我們可以這樣定義:指建設活動中一切與建設工程合同有關的損失發生的可能性。它不僅包含合同履行過程中合同當事人損失發生的可能性,還包括合同制定過程中和制定前后合同當事人損失發生的可能性。其次,項目建設作為高風險行業,在整個施工活動進行過程中有很多復雜的風險因素,但這里的建設工程合同風險不是指建設活動中一切風險,而是其中所涉及的與建設工程合同相關的風險。
3、建設工程合同風險的防范和控制
建設工程合同風險的防范,既要在合同訂立時預防,還要在合同履行過程中進行。我們應清楚認識建設工程合同風險所造成的嚴重后果,防患于未然。
3.1 成立專門的合同管理機構
合同管理機構的職能是具有服務性和監督性的雙重屬性。即進行工程合同談判前,承包人應設立專門的合同管理機構負責合同的訂閱,并實施監督、管理、控制。這個專門的機構應包含各方人員,如項目管理人員、施工管理人員、工程技術人員以及法律顧問在內的專業團隊,他們負責管理、監督整個工程活動的進行。例如,在合同簽訂前,對合作對象進行仔細審核,深入了解。此外,我們主張,一切合同都應當采取書面的形式訂立。因此,訂立合同時,要力爭做到用詞準確,表達清楚,約定明確,避免產生歧義。
3.2簽訂完善的施工合同
合同是發包人和承包人雙方履行法律責任的依據,為了減少和避免合同風險,在施工前進行合同洽談是關鍵,雙方要在平等自主,透明公平的環境下進行商議,共同對合同中的各項條款進行拾遺補缺,保證合同的完整性,防止不必要的風險,讓雙方利益能得到平衡,并顯示公平。合同洽商時,承包人應從風險分析與風險管理的角度研究每一個條款,要善于在合同中限制自身承擔過多的風險和盡可能轉移風險,對合同中所規定的條款也要認真研究,做到心中有數,達到風險在雙方中合理分配。例如某工程,發包人在擬簽合同條款中設置了“所有地下障礙物的清理費用包含在地基工程措施費中” 的條款,承包人對于此條款提出發包人把過多的及不可預見的風險轉嫁到了承包人導致此部分出現顯失公平現象,經雙方洽商修改為了“地下2米以內障礙物的清理費用包含在地基工程措施費中”。
3.3 建立合同管理的微機信息系統
合同風險管理在工程建設項目管理中具有十分重要的作用。隨著工程建設項目規模擴大,合同標的日趨龐大,涉及合同的內容、條款日益增多,國內采用的傳統合同管理方法和手段已經無法適應現代化的大型建設項目的動態管理要求,而微機信息系統既方便又快捷,不但節省了時間,也減少了人力物力。所以說,建立合同管理的微機信息系統是時代的需要,是提高管理水平的必經之路。
3.4 提高建設工程合同人員的綜合素質
定期對合同管理人員進行業務培訓,普及合同法制教育,增強合同概念和合同管理知識,使他們能更好地履行自己的職責,在關鍵時刻,能及時應對和處理突發狀況。這對于風險的防范是及其有力的。
3.5做好合同的交底工作
施工合同簽訂后,承包人合同管理部門要對項目部的相關人員做好針對性的合同交底,以便項目管理人員能及時對合同進行全面、完善的解釋,明確合同條款的不利因素和有利因素,尤其是合同中的潛在風險,管理人員應首先做好預測分析,對合同中工期、質量、造價三要素的控制要求及相應違約責任心中有數,為合同的履行創造有利的條件。
3.6慎重處理索賠、糾紛風險
由于業主無法按照規定提供應有的施工條件,常常造成承包商的索賠,甚至發生糾紛。關于索賠,在合同中應作出明確的規定,同時在實際操作中適時啟動反索賠程序,這樣可以有效減少索賠的發生,減少索賠損失。當糾紛發生后,合同雙方也要按照合同的流程處理糾紛,尤其是涉及訴訟的,應選擇有利于業主的有管轄權的法院受理。
3.7轉移或分擔不可抗力風險
一旦發生不可抗力時間,合同的雙方都有會遭受損失。在合同中應明確不可抗力發生時工程本身、雙方人員及自有設備的損失責任,而業主也可以選擇投保對不可抗力事件帶來的影響風險轉移。
3.8嚴格執行合同,通過合同手段管理風險
在施工前,合同雙方要對合同進行確認,并通過特定的合同條款予以約定,或規避,或轉移,或分擔,或自留。在合同履行過程中,為了避免更多的風險發生,業主應嚴格執行合同,通過合同手段降低風險。簽訂合同時建立業主合同的評審和審計制度,在法律的框架內將業主風險管理預案在合同中約定。在項目實施時,按照全面合同管理的要求定期總結合同的履行情況。
4、結論
綜上所述,建設工程合同的訂立和履行是一個復雜的過程,它牽涉到工程活動的方方面面,它以法律的形式規范著合同雙方的行為。面對建設工程合同風險,我們應該通過加強理論學習,總結經驗教訓的方法,提高企業的合同風險管理水平和防范能力,切實有效地預防風險事故的發生。
參考文獻:
[1]成虎.工程項目管理[M].北京:中國建筑工業出版社,1997.
一、建筑施工企業合同管理的相關含義分析
所謂合同管理是指對包括合同的審批與簽訂、履行、變更、終止、違約處理等在內的合同全過程的計劃、組織、控制、調節、訴訟和監督檢查等管理活動的總稱。企業合同管理的全過程都存在著法律風險,建筑施工企業也不例外,因此,建筑施工企業在建設工程施工合同管理過程中應當高度重視并有效識別施工合同管理中的法律風險,采取有效措施對法律風險進行防控,以最大程度地減少法律風險的發生,維護施工企業自身的合法權益。[1]
二、建筑施工企業合同管理過程中不同階段所涉及到的法律風險分析
第一,在合同簽訂階段建筑施工企業所面臨的法律風險。在這個階段,建筑施工企業合同管理所面臨的風險主要有以下幾方面:一是建筑施工合同主體存在不恰當的問題。對于建筑施工企業來講,合格的合同主體應當是具有相應民事權利能力以及相應民事行為能力的合同當事人;然而在實踐過程中卻經常出現簽訂合同的雙方盡管有以上兩種法律規定的能力,但卻不是合同的當事人,存在合同當事人主體錯位的現象,一旦發生合同糾紛,很難厘定主體;二是在合同簽訂過程中經常出現合同文本行文不嚴謹的問題。這里所提到的不嚴謹,即文章不規范、不準確,極容易引起誤解和歧義。三是在涉及到的合同條款上海存在不全面、不完整的問題,一旦發生違約事故,如果合同中沒有對此予以事先約束,那么就會產生重大的法律風險。四是往往對從合同的重視程度高于主合同的重視程度。五是雙方主體在違反國家相關法律、法規以及當地規定簽訂的合同,一旦合同發生糾紛,雙方主體不但不會得到法律的保護,反而還會收到相應法律法規的處罰。
第二,在合同履行階段建筑施工企業所面臨的法律風險。在這個階段,對于建筑施工企業來講,可能會涉及到的法律風險主要體現在以下幾方面:一是對于實踐中遇到需要變更的事項而沒有及時在合同中予以變更。在建筑施工實踐過程中,受主客觀條件的影響出現變更是很經常出現的事情。但是對于在實踐操作過程中出現的變更沒有體現到合同中,未進行及時變更,由此很容易導致建筑施工企業加大風險損失。涉及到的合同變更主要包含合同內容變更以及合同主體的變更。對于承包方的建筑施工企業而言,更重要是為了維護自己的合法權益,關鍵在于變更要及時。二是對合同欠缺必要的動態化管理。例如應當對合同辦理簽證確認的卻沒有辦理簽證確認;應當發出書函的,卻沒有發等等。在合同履行階段實施動態化管理是建筑施工企業進行自我有效保護的重要途徑和主要方式,但是這一點往往被忽視,造成相應的法律風險。三是合同當事人并沒有對合同規定權利義務予以有效行駛。按照《合同法》相關規定,對于合同當事人是具有抗辯權的,然而很多建筑施工企業對于合同法賦予的這項權利卻不知道如何行使,最后很容易使建筑施工企業單方面墊資施工,不利于發包方欠款問題的解決。
第三,在合同終止階段建筑施工企業所面臨的法律風險。合同法律風險對于建筑施工企業來講,是貫穿始終的,從合同準備階段、合同簽訂階段、合同履行階段和合同終止階段都是存在的。然而很多建筑施工企業往往認為合同風險在合同終止階段就不復存在了,其實這種觀點也是具有一定的片面性。即使再合同終止之后,合同管理過程中依然存在一定的法律風險。對于合同終止之后,如果施工企業違反合同規定中的保密條約、保密協議以及相關通知等合同后期義務,那么施工企業依然是要負相應法律責任的。從這層意義上講,盡管在合同終止階段,合同風險依然是存在的。再比如,如果建筑施工企業在施工之后,沒有將事先合同規定中對各種資料予以有效的保管和存檔,一旦發生糾紛,建筑施工企業若是拿不出相應的卷宗,就會在糾紛過程中處于非常被動的地位。
三、建筑施工企業合同管理過程中進行法律風險防控的具體措施分析
第一,對于建筑施工企業來講一定從自身做起不斷提高對合同管理風險的思想意識。從某種程度上講,之所現實中有很多的建筑施工企業面對諸多的法律風險,其最重要的原因之一就在于平時沒有對合同管理的風險予以高度的重視,從思想意識上沒有認識到合同管理存在的法律風險會對企業造成的重大損害。因此,建筑施工企業必須在平時高度重視合同管理過程中的風險,主動轉變觀念,不斷提高法律風險意識,對合同管理中存在的諸多風險予以高度重視。從思想意識上重視,需要建筑施工企業在平時做好相關方面的培訓和教育工作,組織企業管理層和企業領導者對該方面的學習,研究現實案例、開展經驗交流等,以更好的提高企業所有人員對合同管理中存在的法律風險防控意識、以及提高會對企業產生的重要負面影響的潛在法律風險。
第二,建筑施工企業要逐步建立健全合同風險管理的有效組織體系。對于建筑施工企業來講,建立健全合同風險管理組織體系異常重要,只有建立健全了合同風險管理體系,才能更好的對合同風險的防控、管理、應急等各個環節開展更加具有統一性的指揮負責體系,有助于在對合同風險防控管理中形成一種組織有力、分工負責、相互協調的機制;同時,建立健全合同風險組織體系能夠加強對合同管理過程中出現的風險加強調查和研究,在平時重點針對合同管理過程中存在的風險以及潛在的風險進行有效分析,提高應對合同管理風險的應急性和針對性,有效的減少因為合同管理風險而對企業造成的損失。建筑施工企業可以建立由企業法人任主管,法律、業務部門主要負責人牽頭負責的機制,明確各合同管理部門及人員的合同管理職責,實現合同工作層層有人管,事事有人抓的工作局面。建立健全施工企業合同管理的組織體系,可以為防控施工合同管理中的法律風險提供一定的組織保障。
第三,建筑施工企業有必要對合同當事人的資信情況等進行深入的核查,以避免在后期合作中出現的合同管理風險。在進行合同談判之前,建筑施工企業很有必要對當事人的資質進行全面的審核,對當事人在存在的合法性、法人的行為能力方面、合同簽約資格、合同以后的履行能力等各個方面的資質都要予以審核。建筑施工企業對合同當事人的資信進行的審核,還需要重點做好以下幾方面的工作:一是當事人在營業執照方面是否合法,是否具備相關資質;二是對當事人的授權委托書狀況進行審核,看看是否具有資質進行合作;三是對當事人的相關經驗業績和信譽、榮譽方面進行審核;四是對上級部門頒發的質量體系認證書情況、金融機構頒發的信用證書等情況進行審核。對于建筑施工來講,對當事人進行審核是非常有必要的,盡管在前期可能需要花費一定的時間,但是從長遠來看,能夠有效比避免因為當事人資質或信譽問題而為建筑施工企業造成相應的損失。
參考文獻
[1]曹紅程;許恩信;李丹,論建筑施工企業合同管理法律風險及防控措施[J]. 重慶城市管理職業學院學報,2009/03.
一份正常正規合同的簽訂,需要經過一些特定步驟的審核才能順利簽訂,才能使得合同的順利的執行,然而某些企業在合同審核的過程中沒有嚴格按照規定的步驟進行審核,這就可能給合同的順利簽訂和執行帶來一定的風險。另外,企業如果缺乏健全的成本核算機制,不能有效的對企業的預算成本進行評估,也可能給企業帶來生產經營的風險。企業支付結算制度的不完善,不按合同辦事,項目結算不嚴謹,項目資金用途不明朗等現象,對企業帶來的經濟損失更是不可預料的。
2.項目人員職業素養缺乏
合同管理風險中人是帶來該風險的一個重要因素,其中包括項目人員的文化知識水平、職業素養、職業道德等等都是影響項目合同管理風險的因素。
3.企業風險防范意識薄弱
風險防范意識一直是大部分企業所欠缺的,在經營的過程中,企業只注重眼前的經濟效益而忽略了經營過程中潛藏的風險可能給企業帶來的長遠破壞。在合同簽訂時由于部分工作人員缺乏對現有法律法規的認知和合同簽訂程序的不規范性,使得合同在簽訂和履行的過程中問題多多,不能有效的提高工作效率,為工程項目合同的管理帶來阻礙,提高了企業項目合同管理的風險。
4.企業外部環境的變化
外部經濟局勢、社會環境對企業合同的管理也有一定程度的影響。當國際環境發生大范圍的變化、經濟局勢產生變更、未來經濟發展走勢發生明顯變化,而企業對這些變化如果不能及時的監測和預測,并做好相應的應對措施,就可能在使得合同的簽訂隱藏某些風險,對于某些不能預期的變化,更是會給企業帶來猝不及防的風險。
二、工程項目合同管理風險的防范與控制
1.強化項目人員的素質
提高企業人員素質需要從招聘之初就開始進行,項目合同管理的專業人員,需要他們對于相關的法律法規有一定程度的了解和熟悉,對于合同中和法律法規有沖突或者有漏洞的地方,能夠有較強的敏感度和糾錯能力,具備專業的知識技能運用現代化的管理手段對合同進行科學的管理,減少項目合同管理中存在的潛在的風險。對于在職的員工,則需要加強對他們專業技能的培訓和考核,加強對企業的責任意識的培養,不斷的提高個人的職業素養和風險防范意識。
2.加強合同流程管理的水平
加強合同流程管理是降低合同管理風險的重要措施,企業必須對合同流程中的每個環節的進行有效的監督和管理,確保每個環節都可以標準化、規范化、制度化的進行,使得合同管理中的風險降低到最低。只有一步一步的將風險扼殺在萌芽階段,才能使得項目合同能夠正常的簽訂和順利的旅行,確保項目能夠在合同期限內完成,從而有效的保證企業的經濟效益。
3.加強企業合同風險預警機制
建立健全企業的合同風險預警機制,對于即將到來的風險以及隱藏的風險能夠進行有效的預測和評估。從中發現可能出現的問題,對其進行跟蹤分析,并針對這些問題提出有效的解決措施,在風險可能造成更大的危害之前將其解決。更重要的是,在風險形成之前就要將其扼殺,在合同簽訂和審核的過程中,合同管理人員就要對合同的每個細節進行嚴格的審查,爭取每個環節都能夠正常的進行。4.加強合同文本的標準化水平合同管理的風險同樣也可由不規范、不合法的合同文本引起的,這是由企業的合同制度不完善的造成的。由于缺乏完善的合同管理制度,沒有指定規范的合同格式問題以供參考,造成工作人員在擬定合同時出現不規范文本格式,這是關系到企業專業性的問題,企業必須加強對合同文本標準化的管理,對出現的問題及時作出糾正,并制定完善的企業機制將這一現象規范化、系統化。
隨著我國經濟體制改革的逐步深入, 水利施工市場逐步走向規范與完善,國家逐漸出臺了《合同法》、《招投標法》、《建筑法》等以合同為主要內容的法律。合同成為聯系各合同主體的紐帶,任何一方違反合同,必然要受法律的制裁。目前水利施工市場競爭激烈,施工企業利潤減少,合同的風險加大。只有重視合同,重視合同管理,才能有效的降低工程風險,增加企業利潤。
下面就以施工企業為例,淺析工程分包合同管理的風險及防范措施。
一、施工企業合同管理的現狀
就目前國內施工企業合同管理的現狀而言,主要存在以下幾點問題:
1、施工企業對合同管理工作重視不夠,分包合同簽訂不符合相關規定和程序。合同簽訂前沒有審查對方當事人是否取得相應的建筑施工資質證書,是否由法律部門進行審核把關,是否按規定進行了評審,甚至有的施工企業還存在先干活后簽合同的情況。
2、合同管理流于形式。通常情況下,施工企業對合同簽訂階段的工作比較重視,但是對分包合同的執行情況如分包項目進展是否順利,是否滿足合同約定的進度要求,結算、支付情況是否正常,合同約定的質量、安全管理是否滿足要求等缺乏有效的監督管理措施。
3、合同管理機制不健全。部分施工企業合同管理機構不健全,管理制度不完善,沒有單獨的計劃合同部門,有時整個項目只有一名負責辦理結算的經營人員,無法履行合同管理的相關職能。合同管理是一項系統性、全方位、全過程、全員性的工作。項目部要成立以項目經理牽頭,以總經濟師和各部門負責人組成的合同管理組織機構,同時,做好合同管理人員的引進、培養、任用工作,切實加強合同管理人才隊伍建設。
二、合同管理中應注重防范的風險
常見的施工合同風險因素主要存在于經濟方面、工程方面和管理方面:
1、經濟方面的風險:資金供應,即項目的資金支付能力情況;要素市場價格的波動;工程量清單存在失誤等。
2、工程方面的風險:技術規范是否合理,技術說明是否明確;分包方提供材料設備的供應不及時或發生質量問題導致工程延誤,施工準備和施工組織是否存在不足。
3、管理方面的風險:雙方簽定的合同條款不完善,文字不細致嚴密,存在漏洞;項目管理不到位,前期項目部管理人員是否到位,對合同條款是否心中有數。
近年來,在建筑施工行業發生多起因合同管理不規范而引發一系列的問題,輕則使企業面臨經濟糾紛、拖延施工進度;重則發生重大質量安全事故、造成重大經濟損失和惡劣的社會影響。施工企業必須規范合同管理,提高企業的履約能力和抗風險能力。
三、合同風險的防范措施
施工合同中的問題和風險總是存在的。項目的工程技術人員和合同管理人員在合同實施時,首先要發現合同中的風險,然后是根據工程實際情況進行分析,并采取行之有效的措施,盡可能控制風險、避免風險發生,降低風險損失。主要措施有:
1、建立健全合同管理制度。充分了解《合同法》及相關法律、法規。企業在對外簽訂合同過程中一旦違反了法律、法規的強制性規定,就會導致合同的無效,造成巨大的損失。企業應制訂完善的《合同管理制度》等配套制度,使企業合同管理的各個環節規范化、程序化。
2、在簽約前應充分了解、調查并評估對方當事人資信狀況。對引進新的分包方,必須要求對方當事人提供相應的資質等級證書。對標的額巨大的合同,項目部應組織對分包方進行實地考察,做好考察評價記錄。在經過充分了解后,再根據專業工程性質,進行公開招標,選擇專業資質強、市場信譽好的施工單位簽訂施工合同。
3、使用合同規范文本,明確約定合同條款。簽訂合同時應當盡可能使用國家推行的合同示范文本,以保證合同條款的完備。同時,合同管理部門應認真填寫合同中所列明的每個條款,尤其應當明確約定標的物及其數量條款、質量和包裝條款、付款方式和時間條款、交貨方式和時間條款、違約責任等條款,注意用詞嚴謹,避免語意模糊。
4、做好合同評審工作,規范合同簽訂程序和分包程序。施工企業應結合工程實際情況,起草工程分包合同或勞務分包合同。分包合同起草后,應組織相關職能部門進行評審,審查合同條款是否齊全、完備、嚴謹,以保證所簽訂的合同合法有效、切實可行。合同經過評審后,按照合同會簽程序,組織項目部相關領導和職能部門進行會簽,并根據不同的審批權限報批。項目部按規定履行了審批手續并且獲得批準后,才能以項目部的名義與分包方正式簽訂合同。
四、實行合同全方位的動態管理,做好合同履行的監督檢查
1、落實分包合同交底工作。分包合同生效,分包方進場后,應組織有關人員對分包方進行分包合同交底,主要內容有:分包合同施工范圍,及其與其他分包施工單位工程范圍的界限、協助關系;分包合同的進度要求、關鍵線路、工期節點;有關技術標準、規范要求和重大的技術方案,關鍵工序工藝的技術要求等;分包工程的質量目標、環境保護、安全生產、文明施工目標,重要環境因素和重大危險源以及控制要求;項目部相關管理制度等。
通過分包合同的交底,明確了分包工程項目的施工范圍,明確了項目部與施工分包單位在分包合同管理中的職責,解析了合同雙方的權利和義務,確保了分包合同的嚴格履行。
2、加強分包工程技術管理。項目部施工員嚴格要求施工分包單位按設計圖紙施工。施工分包單位在實際施工時遇到與圖紙不一致或有疑問,向項目部總工程師提出,不允許自行改動。
3、加強分包工程進度管理。項目部不定期抽查施工分包單位投入資源的情況,檢查施工分包單位在現場的施工設備、技術力量、勞務人員等是否符合分包合同的規定。項目部工程管理部隨時監控施工分包單位的施工進度,對出現有進度滯后的現象時,及時查找原因并制訂解決方案。對分包方施工進度,嚴格按分包合同規定執行獎懲。
4、加強分包工程質量管理。分包單位要建立質量管理體系,簽訂質量責任書,編制并實施質量計劃。在施工過程中對施工項目進行質量自檢、互檢,確認合格后由項目部組織驗收。同時項目部的質檢人員應不定期地對現場施工的質量狀況進行監控和抽檢。分包合同條款中明確構成工程實體的主要材料由項目部負責供應,防止施工分包單位使用質量低劣的材料而造成工程質量問題。對施工分包單位采購的其他材料進行檢驗,不合格的材料不得存放在施工現場,更不得用于施工。
5、加強分包工程安全、文明施工和環保管理。分包單位應做到配備專職安全、環保管理人員,加強對作業人員的安全培訓教育,保證作業人員具備相應的安全知識和技能;特種作業人員必須持證上崗;施工分包單位應認真進行危險源及環境因素的辨識和評價,找出重大危險源和重要環境因素,認真制定和落實控制措施。項目部定期對各施工部位進行安全、文明施工和環保檢查,并將檢查的結果予以通報,給予獎懲。
企業經營管理涉及許多方面,但主要是圍繞產、供、銷三個環節,而這三個環節都是由合同來連接的。在這些環節中會簽定大量的合同,也往往容易發生糾紛,所以企業必須對合同的法律風險給予足夠的重視。合同管理混亂,勢必直接影響企業的經濟效益。可以說,沒有規范有序的合同行為,企業就沒有效益可言。特別是隨著社會主義市場經濟體制和社會主義法制的目益完善,加強合同管理防范法律風險已經成為企業各級經營管理者的共識。結合工作實際,本文就企業在合同管理方面應注意的法律風險點,以及防范措施談一些認識。
一 合同簽訂階段應當注意的法律風險點
1.合同當事人資格不當
合同是具有法律效力的法律文件,合同當事人雙方主體是否合格,是判定合同能否有效成立的必要前提條件,因此簽訂合同的雙方都必須具有合法的簽約資格。否則,可能導致合同無效。在簽約時,法律人員必須要審查當事人是否具備相應的民事權利能力和民事行為能力,要調查對方的資信情況,必須要求當事人相互提供有關法律文件,證明其資格。重要的談判、簽約人應是法定代表人。
2.合同內容不規范
合同文本必須能準確表達雙方談判確定的意思,堅決做到文字表達嚴謹,杜絕使用含混不清、模棱兩可的語句。應盡可能選用我國頒發的通用、規范的合同文本,具體按照實際項目的特點和招標文件以及雙方談判的真實結果來起草。否則會發生理解上的錯誤和歧義,導致合同難以順利履行或引發爭議。比如有些單位的合同簡單地用“合作協議書”、“合作意向書”等命名,按照我國現行法律有關條文規定,這些形式實際內容的意思是不同的,所表達的法律效力也有差別。
3.合同條款有漏洞
有些簽訂的合同顧及面子不把丑話說在前面,只講好聽話;不講可能引發爭議的,只講正常存在的,在所簽訂的合同中根本看不到違約如何處理的條款,甚至連對出現糾紛時的仲裁機關所在地的約定等都沒有明確的指定,這樣一旦發生違約行為,將會導致難以預料的風險。實際案例中也有些合同雖然是按照法律顧問提供的范本來起草的,條款設計了“其他約定事項”等項目,按理說實際沒有涉及其他約定,在此欄就應該注明“此項空白”或“無其他約定”等字樣,但恰恰是忽略了這樣的細節,造成了欺詐行為有機可趁。
4.合同屬于無主合同
雙方僅簽訂了從合同而并沒有主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同,如建設工程總體承包合同等。從合同是指有主合同存在才能夠得以成立的合同,如建設工程分承包合同、質保合同、風險抵押合同等。如果沒有主合同,從合同是不能夠單獨存在的,是無根據的合同,也就成了“無源之水”,不合乎常理。
5.合同屬于無效合同
一些企業為了規避稅費故意簽訂虛假合同,實際上也是用“合法”形式去刻意掩蓋非法目的的,其實質就是無效合同。《合同法》第52條明確規定:凡違反法律和行政法規的以及強制性規定的所簽訂的合同都屬于無效合同,所有的無效合同都不受法律保護。
二 合同履約階段應當注意的法律風險點
1.書函沒有得到及時發出
合同在執行過程中如果發現問題和障礙必須要及時地發出法律書函和對方進行溝通、協商,這是合同管理的需要,是督促順利履約的一種有效手段,也是企業自我保護避免風險的一種措施。
2.合同沒有得到及時變更
合同變更主要有合同主體變更和合同內容變更等。在合同執行過程中發生一些變更事宜是經常的,這都屬于合法的,合同變更的主要目的就是通過對原簽訂合同的修改、補充、完善,使合同更能夠順利履行和特定目的的實現。但往往有些負責督促履約的管理人員,缺乏關注及時變更的意識和法律常識,結果錯過了變更的有利時機,導致企業遭受經濟損失。
3.證據沒有得到足夠重視
有效的證據,必須是原件的、與案件有關的、有公章和親筆簽名的、有明確內容的、沒有超過法律時效期限的。并不是所有書面證據都具有法律效力。不具備法律效力的書面證據資料起不到應有的證明作用,有時候甚至會起到反面證明作用。
4.權利沒有得到有效行使
《合同法》賦予了合同當事人的抗辯權。但大多數企業沒有有效行使。如工程合同發包方不按合同約定支付進度款,建筑公司可以行使抗辯權停工,但卻沒有行使,怕單方面停工要承擔違約責任,結果客觀上造成了墊資施工,發包方的欠款數額愈來愈大,問題更難解決。
5.違約沒有得到及時訴訟
法律規定如果超過了訴訟的時效,就是放棄債權主張,也等于權利人放棄了勝訴權。如物資管理單位拖欠貸款較多的情況下,有些拖欠沒有訴諸法律,但當時才發現已超過了法律規定的訴訟時效,無法挽回損失。
存在上述合同法律風險,其原因是多方面的,有認識上的原因,也有法律觀念淡薄的原因,還有人員素質不高和制度不完善等方面的原因。在思想上存在重簽訂輕履行、重實體輕程序、重業務輕法律等認識傾向,沒有認識到“法律是一種管理資源”,以至于使法律在企業生產經營中沒有起到應有的保駕護航作用。
三 合同管理法律風險防范對策和措施
1.建立健全合同管理制度
一是從完善制度入手,建立健全切實可行的合同管理制度,做到管理層次清楚、職責明確、程序規范、科學,使合同管理工作有章可循、有法可依。從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有序的控制狀態;二是從規范管理著眼,合同實行歸口統一管理,合同管理部門積極參與企業重大合同的談判、資信調查、起草、會簽、登記、備案,管理合同文本檔案,建立合同管理臺帳,總結交流合同管理經驗。
2.提高合同管理人員的素質
合同管理人員業務素質的高低,直接影響著合同管理的質量。提高合同管理人員素質是企業合同管理的首要任務,又是當前的迫切需要。通過加強學習培訓,使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧,堅持持證上崗和年檢考核制度,這不但增強了合同管理人員的責任感,也提高了合同法律意識。同時,要建立崗位責任制。對合同管理人員必須實行崗位責任制,明確他們的責、權、利,建立競爭機制,對有貢獻的企業領域和合同管理人員給予獎勵,不斷激勵和促進合同管理人員的素質提高。
3.加強重大合同審查管理
企業重大合同主要有:涉外合同、土地使用權轉讓、企業重組并購合同、聯營合同,獨家協議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產開發與交易合同等。把影響企業經濟效益和生產經營活動大的合同,作為日常重點跟蹤管理對象,從合同的項目論證、對方當事人資格調查、合同談判、文本起草、簽訂、執行變更解除、糾紛處理的全過程,都要制度性的安排法律管理人員參與,嚴格管理和控制,預防合同糾紛的發生,維護企業合法權益。
4.強化動態監督和履約結算
簽訂合同的目的主要是保障合同主體的雙方約定及時有效履行,避免違約行為的發生,所以企業法律人員必須對同的履行進行全程的監督和動態跟蹤。通過監督和動態跟蹤可以知道企業所簽訂合同的履行情況,能夠及時有效發現影響履行的原因和存在的問題,以便隨時向合同所涉及的各部門反饋,有針對的排除苗頭和隱患,杜絕違約行為的發生。同時,法律事務部門強化同合同內容所涉及的財務部門積極配合,把好履行合同的結算關,這既是對合同簽訂的審查,也是對合同履行的全程動態監督。
5.依法及時處理合同違約糾紛
簽訂合同后,合同主體雙方關系是一種法律關系,如果發生違約行為,按照合同約定要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律事務部門審查同時要選擇與之相適應的違約條款和糾紛處理條款顯得非常重要,一旦發生違約情形,法律人員要根據不同情況,及時采取溝通協商,仲裁或訴訟等方式,全力維護企業的合法權益,降低企業的經濟損失。同時,要進一步加強對合同的清理和清算管理工作,避免“后遺癥”。
通過上述多種措施,不斷加強和完善企業合同管理,就能將企業法律風險控制在一定范圍內,實現企業經營目標和任務,保障企業健康有序發展。
參考文獻
中圖分類號:X734文獻標識碼: A
一、簡介公路工程合同風險
風險是指在從事某項特定活動中因不確定性而產生的經濟損失、自然破壞或損傷的可能性。合同的簽訂、變更、轉移、履行和終止都存在合同管理的風險,產生合同管理風險的因素可分為客觀因素和主觀因素。客觀因素是包含由國家法律政策的調整、市場經濟環境的變化和自然災害等外界環境因素,風險防范和控制意識薄弱是產生合同管理風險的主觀因素。此外,合同管理人員的職業素質不高以及合同風險管理體制不健全是產生合同管理風險的主要因素。按合同風險的表現形式和產生原因,可將其分成技術風險、經濟風險、自然風險、業主資信風險、合同條款風險、工程管理風險。
二、公路工程合同風險管理的重要意義
1.對工程項目實施過程中可能出現的各類風險進行預測和分析
隨著市場經濟的快速發展,現今的工程項目主要有以下幾個顯著的特點:工程投資額較大、施工時間較長、項目實施內容細致且繁雜、項目涉及范圍廣、市場競爭慘烈。簡單的說,工程項目是一個系統、復雜的工程。從而決定了,在項目具體實施過程中,由于政治、經濟、技術、市場等因素的改變,工程項目將出現不同種類和程度的風險。這需要工作人員對風險進行正確的預測和分析,從而合理的管理風險,規避風險。風險的預測和分析主要有三個方面的內容:根據過往的項目實施中風險發生的可能性應急發生的時間、階段來分析風險發生的規律;分析風險發生對項目施工、工程成本及施工時間等方面造成的影響;依據以往的工程項目風險的案例,分析并找出各類風險間的內部關系和發生條件。
2.有效預防和控制風險
風險具有不確定性,這也是它的本質屬性,但是人們可以采取有效地措施來管理風險。風險的管理有兩個階段。第一階段,在風險未發生時,對可能出現的風險進行有效預防,包括采取正確、合理的防范措施防止風險的出現,利用有效的方法降低風險對建設項目造成的不利影響,為可能出現的風險做預防和準備工作。第二階段,對已經發生的風險進行有效地控制,降低風險造成的損失。對于已經發生的風險,如果只由一方來承擔損失,這是不公平的,也不利于快速的解決風險。如果運用合理的方法對風險進行有效地轉移,讓專門機構或造成風險產生的多方(發包人、承包商等)來共同承擔損失,這將很大程度上降低風險的危害,減輕自身的損失。盡管工程施工已經發生風險,但是施工人員仍需采取措施來控制工程施工進度和質量,安全地進行工程建設。
3.化風險為機遇,創造更高的盈利
風險離不開盈利,承包商是因為想要獲得更高的利潤,才會承擔風險;盈利也離不開風險,風險越大,盈利越高。運用哲學的觀點來說,風險和盈利是矛盾和對立的統一體。如果承包商能在項目招投標以及施工過程中,勤于分析風險因素,合理分析可能出現風險的大小和危害,采取有效措施降低損失,學會化風險為機遇,將獲得更高的盈利。
三、當前我國公路合同管理存在哪些風險
目前,公路工程合同管理的現狀不容樂觀,還存在著許多有待解決的問題,這些問題主要表現在合同風險管理的意識淡薄、合同風險管理信息漏缺、合同風險管理人員的職業素質不高、合同風險管理的體制不健全四個方面,其具體內容如下:
1.合同風險管理的意識淡薄
公路合同管理存在的風險之一就是風險管理的意識淡薄。有始以來,我國的合同管理受到了傳統管理模式的束縛,在合同訂立的過程中忽視了風險管理的重要性,僅僅局限于質量的控制與施工進度等方面,沒有系統的、明確的風險管理目標以及具體的風險管理方案。
2.合同風險管理信息漏缺
合同風險管理信息漏洞是合同管理的瓶頸。由于公路合同管理的漏洞引起的糾紛,在合同管理的過程中比比皆是。而合同風險管理更是合同管理的薄弱環節,公路企業沒有給予合同管理足夠的重視,對于對方的違約行為后知后覺,缺乏索賠意識,從客觀上增加了公路企業自身的經營風險,有充分發揮合同在轉移風險和再分配風險方面的重要作用。
3.合同風險管理人員的職業素質不高
在進行合同管理的過程中管理人員自身職業素質是否良好是影響工作的基礎因素,所以強化合同管理人員的職業素質是當前的首要的問題。從事合同管理的相關工作人員是督察合同履行行為的主體,而現實工作過程中從建設單位到作業人員的風險意識都不高,沒有辦法及時地認識到合同管理內容的變化和新要求,從而很難及時的察覺到風險并給予足夠的重視。
4.合同風險管理體制不健全
合同管理體制不健全在一定程度上約束了合同管理。公路工程管理過程中,很多企業的風險管理并沒有建立系統化、制度化的風險管理體系。公路企業沒有重視風險管理,在風險管理的過程中主要依據少數有經驗的人員的個人經驗,具有盲目性,不能減少企業經營的風險。
四、如何降低風險
為了提高合同風險的整體管理水平,針對上述當前我國公路合同管理存在的風險問題,防范合同管理風險的對策,可以從以下幾個方面入手,闡述具體的降低風險的方法:
1.加強合同風險管理意識
加強合同風險管理意識是防范合同管理風險的關鍵。在合同訂立的過程中,系統的、明確的指明風險管理的目標,施工之前針對風險管理的目標制定明確的風險管理方案;在合同管理的過程中,防范合同風險,首先應樹立良好的轉移風險和再分配風險的意識。對于行政部門應當加大對合同風險管理的宣傳力度;對于企業來說,不僅提高作業人員和管理人員的質量意識和進度意識,更應該在強化人員的安全等方面的意識。
2.完善風險管理信息系統
隨著信息時代不斷深入,公路企業實施信息化的進程也在不斷深入,迫切地完善風險信息系統是至關重要的。對于合同管理而言,在投標決策的過程中,企業可以通過完善風險信息系統,對可能出現的風險進行預測和調查,通過調查找出對工程項目影響較大、引發較大損失的主要風險因素,針對每一類因素制定相應地措施和策略來應對。在項目建設的初期,通過合同以規范化的文字和條例的形式約束下來,達到風險轉移和風險再分配的目的,并建立系統的、明確的風險管理方案,降低風險。
3.提高風險管理人員的職業素質
當前的市場經濟是以人為本的市場經濟,我們應當清楚的認識到合同管理人員職業素質在工作中的重要性。為了解決這一問題,首先,作為企業管理人員應當嚴格的把握人才招聘第一關;其次,在后期在職人員的培訓過程中,根據個人的能力,挑選出具備職業素養和職業道德的管理人員進行合同管理工作;最后,在市場經濟的不斷發展下,為了順應潮流發展,應當定期的組織合同管理人員進行學習,加強道德建設。
4.健全合同管理機制
公路風險管理機制是降低風險的重要環節,做好監督和完善制度是風險管理的。監督易出現風險的施工環節:勞務使用管理、資金使用管理、材料設備采購管理,對著三大環節進行重點監督管理;建立完善的仲裁制度,它是適合解決爭議的唯一方法;建立完整的公路索賠制度,學會科學的索賠,達到轉移風險和風險再分配的動態管理目的。
五、結語
在市場經濟條件下,建設單位之間的競爭日益加劇,可持續發展、實現科學管理不斷被熱化,建設單位要想獲得最大化的利潤得以生存下去,必須應用先進的技術和管理方法來控制每個環節的收入和支出,從而降低風險,確保公路項目的順利進行。
參考文獻
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隨著我國經濟的快速發展,工程項目建設越來越多,在工程項目建設當中,因為施工建設會產生很多合同,合同的內容又比較復雜,因此,存在一定的風險,做好工程合同風險管理是工程管理的重要內容。但這不是一項簡單的工作,不僅需要專門的風險管理人員,還需要根據工程項目建設的特點,采取針對性的風險管理措施。
一、工程合同風險管理的概念及管理的重要性
(一)工程風險管理的概念
風險這一概念雖然經常提起,但是到底什么是風險在學術界沒有一個具備的概念,概括企業有關風險的概念主要有兩種觀點。第一,認為是指在給定條件下可能結果之外出現的差異性結果。第二,認為所謂的風險實際是指預期狀況與實際情況差異導致的損失的結果。從這一角度來講。從這一角度來講,工程合同風險是指在工程合同簽訂及執行過程中,可能產生的對合同當事人損失的某種預期結果與實際顯示之間的差異性。工程合同風險的產生,主要受合同的定義的準確性、完整性,以及合同風險分配、合同管理模式之間差異的影響,當然合同當中的計價方式也是影響合同風險的重要因素。總的來說,工程合同風險主要表現在以下幾個方面:工程合同管理模式確定風險、工程合同計價方式確定的風險、合同工程價款方面的風險、合同工期方面的風險、合同文件方面的風險和其它風險。
(二)工程合同風險管理的重要性
工程合同與工程建設可以說是息息相關,做好工程合同管理,對于工程建設具有重要意義,這主要表現在以下幾個方面:第一,做好合同風險管理,是保證工程順利進行的關鍵。在工程合同當中,對于工程的施工建設有著比較詳細的規定,其中包括施工的方式、施工技術保障措施等等,在風險管理當中需要對合同的內容進行詳細的審核,其中的一個重要的目的就是審核合同內容與合同目的的實現,包括其科學性、合理性,確保其達到工程施工建設的要求。通過這種風險管理活動,能夠達到降低施工風險,保證工程順利進行的目的。第二,減少施工單位的損失,工程合同的內容與施工成本有密切的關系,如果施工單位在合同當中一味的壓低單價,勢必導致合同單位與實際成本之間出現差異,這種差異性的結果就是施工單位遭受損失。從這一角度來講,通過工程合同管理,保證工程合同內容的合理性,能夠最大程度的保證合同單價與實際成本相符性,最大程度的保證施工單位遭受損失。
二、工程合同風險管理的措施建議
針對當前工程合同風險管理的現狀,以及自身在這一方面的管理經驗,筆者認為在工程風險管理方面應該注意以下幾點:
(一)成立專門的合同管理機構
合同管理并不是一件簡單的事情,要求合同管理人員必須要熟悉合同法律、法規,具有一定的合同管理經驗,熟悉工程合同的內容和特點,但是最重要的是要在專業管理人員的基礎上,成立專門的合同管理機構。合同管理機構的只能是合同服務和監督,在工程合同談判之前,施工成本單位應該成立專門的合同管理機構,負責工程合同的訂閱、監督、管理和控制。當然,這一機構應該包括與工程相關的各個主體的工作人員,比如說項目管理人員、施工管理人員、工程技術管理人員以及項目工公司法律顧問,他們復雜整合工程從招標到竣工期間的所有工程合同的審查監督工作。比如說在工程合同簽訂之前,對合作對象既合同相對人的資質、實力等進行全面的分析與了解,確保合作方能夠達到工程實施的要求。當然,從專業性、規范性管理的角度來講,在此期間產生的所有合同都必須是書面合同,嚴禁使用口頭合同等容易出現爭議的形式。在定理合同的過程中,要仔細審查每一個用語,在用詞上要準確、清楚,意思明確、沒有歧義。在審核的時候采取專業化分工的方式進行,不同崗位的合同管理人員審核不同的合同內容,真正做到合同專門管理、審核專業進行。
(二)合理轉移合同風險
在工程合同的有效期之內,應該對可能發生的風險進行科學的預測,合同雙方應該明確各自應該承擔的風險和范圍。對于無法預知的風險,可以采取風險轉移的方式,最大程度的降低風險發生的幾率。在這其中,索賠制度是風險轉移的重要方法。在實際合同執行的過程中,索賠是雙向的,也就是說業主既可以向施工承包單位索賠,施工承包單位也可以向業主索賠,這一點在西方國家的工程風險管理當中已經非常普遍。但是受到傳統管理思想的影響,人們對于索賠的認識程度比較有限,加上在建筑工程實踐當中索賠成功的案例比較少,導致工程索賠制度還沒有普及開來。在這種情況下,不管是業主還是施工承包單位都要增強自身的法律意識、市場意識、合同意識和管理意識,認識到工程索賠的重要性及常見的索賠方法,并將其合理的運用到合同管理當中,實現合同風險的轉移。當然,在實踐當中還有很多風險轉移的方法,比如說購買工程合同保險等,這些要想普及還需要經過一段時間才行。
(三)建立工程合同信息化管理系統
隨著信息化的快速發展,傳統的以人力為主的合同風險管理方式,已經不適應工程項目快速發展的要求。這是因為在工程立項到竣工這一段時間當中,業主及施工單位可能與很多單位或個人簽訂合同,這些合同都屬于工程合同管理的范疇,少則幾十個合同,在一些大型的建設工程當中,甚至要簽訂數百到上千份合同,要想對這么多合同進行科學合理的風險管理,依靠傳統的人工管理的方式,很難達到理想的效果。在這種情況下,項目管理機構及施工單位必須建立和完善合同信息化管理系統,對工程施工建設過程中所涉及的各類合同進行數字化管理,比如說合同的數字化、數字合同的保存等等,這樣不僅能夠對合同進行有效的保存,還能減少工程合同風險管理當中的人力物力,達到更理想的風險管理效果。
(四)提高工程合同風險管理人員的管理能力
工程合同風險管理人員的素質能力,對于工程合同風險管理的實效性有直接的影響,甚至可以說合同風險管理人員的能力,直接決定著工程合同風險管理的水平。因此,確定工程合同風險管理人員以后,要想方設法的 提高他們的風險管理能力。一方面,引導他們在業余時間學習各種合同管理法律、法規知識,掌握最新的法律、法規變化,確保工程合同的內容符合法律法規的要求。另一方面,要定期對合同管理人員繼續業務培訓,使其能夠系統的掌握與風險管理的基本要求和手段,認識到風險管理的重要性,并能夠將自己所學的知識真正的用于工程合同風險管理實踐,提高工程風險管理水平。
總之,風險管理是工程合同管理的重要內容,做好工程合同風險管理,對于業主和施工單位都具有重要意義。在實踐當中,要建立完善的合同風險管理機構,不斷探索和完善風險管理手段,構建起完善的風險管理體系,最大程度的減少合同風險對工程建設目標的不利影響,提高工程建設的綜合效益。
參考文獻:
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中圖分類號:C93文獻標識碼: A
前言:EPC(Engineering,Procurement and Construction)是指總承包商按照與業主簽訂的合同,承擔整個工程設計、采購、施工直至交付使用全過程工作,并對工程質量、安全、工期和造價全面負責的建設模式。這種模式將工程各階段緊密結合,有利于項目綜合效益的提升。同時也將業主的一部分項目風險轉嫁給了總承包商。吉林省電力勘測設計院作為總承包商與業主單位國能生物發電有限公司簽訂了“國能望奎生物發電工程總承包合同。在執行合同前,吉林省電力勘測設計院對本項目風險進行了認真細致的分析研究,制定了具體的控制措施,取得了較好的效果。
風險管理的目標、組織和崗位職責
1、目標
項目實施的過程中,通過風險識別與風險分析,采取合理的管理方法與技術手段,對項目活動涉及的風險進行有效的控制,降低工程成本,提高投資效益,使工程成本在執行概算的基礎上降低5%。力爭總承包項目部的管理費用控制在院里下達限額指標范圍內。
2、組織和崗位職責
項目經理、副經理—風險管理工程師—總承包項目部各下設部門經理:
項目經理崗位職責:是本項目實施階段風險管理工作的主要責任人。
風險管理工程師職責:協助項目經理對項目風險管理工作進行組織與協調,對風險識別與風險措施的制定負責,負責風險的預控和預警工作,不斷地收集和分析各種信息和動態,捕捉風險的前奏信號,以便更好地準備和采取有效的風險對策,在風險發生時,及時采取措施以控制風險,降低損失。
總承包項目部下設各部門職責:是其職責范圍內的風險管理負責人。其中,設計部經理負責項目工藝設計與工程設計的風險管理,負責限額設計的風險管理;采購部經理負責項目設備與材料(總承包方負責采購的部分)的質量、采購價格、交貨期限、售后服務的風險管理;工程部經理負責項目施工風險管理、項目試運行服務風險管理;質量、環保、安全部經理負責工程質量、環境保護和施工安全的風險管理;綜合部經理負責項目部內部的風險管理;計劃財務部經理負責工程費用和項目財務的風險管理。
二、風險分析/評估的方法
按照定性風險分析(順序度量法)與定量風險分析(決策樹分析方法)相結合,以定量風險分析為主的原則,對風險識別的結果“風險來源清單”進行定性分析,利用風險影響評級的方法確定“風險優先次序清單”(可按風險等級高、中、低排序),對清單中高和中等級的風險因素進行定量風險分析,采用決策樹分析方法將風險概率,事件的每一條合理的路徑的費用或報酬,以及未來的決策綜合在一起。可以顯示哪些決策可以對決策者產生最大的期望價值。
三、風險項目
通過風險分析與評估確定項目的主要風險來自以下幾個方面:
1、設計方面
本項目為生物質發電項目,在國內還沒有已經建成投產的先例,設計人員經驗不足,設計選定的工藝系統方案和施工圖設計是否合理、技術是否適用能達到節約投資,是本項目第一個風險。因為總承包商與業主簽定總承包合同為固定總價合同,如果投資超限,將意味這總承包商虧損。
2、采購方面
采購的設備和材料的質量、價格、交貨期限、售后服務等,其中任何一項不滿足總承包合同的要求,均將直接影響整個工程的質量、進度、費用,影響總承包合同的履行,最終影響總承包商的經濟效益。
3、施工方面
施工方面的主要風險有:施工質量不合格、存在缺陷或發生質量事故;環境事故;施工進度超期;安全事故、職業衛生健康事故等都會造成施工費用超過限額指標。
四、風險管理措施
1、設計方面
設計部經理是設計方面風險管理的主要負責人。組織設計人員加強生物質發電技術的學習,借鑒國外的成功經驗;與鍋爐島生產廠家緊密配合,了解鍋爐島及秸稈上料系統的技術要求。按照項目經理下達的限額設計指標,組織好限額設計工作。
2、采購方面
采購部經理是設備、材料采購風險的主要負責人。通過供貨廠家資格預審建立合格供貨廠商名錄,通過評價選擇合格的供貨廠商,詢價后招標采購,簽訂設備、材料的采購合同,保證采購產品一次合格。
3、施工方面
工程部經理是施工質量、進度、投資風險的主要負責人,質環安全部經理是質量、環保、安全方面風險的主要負責人。①按照施工合同的約定對于施工質量不合格的分項、分部工程不予驗收、不予工程計量、不予支付工程款(包括施工單位返修或返工增加的任何費用);
②每個月末施工單位提報完成工程量報表后,計劃財務部負責對實際進度與計劃進度的對比分析,實際費用與計劃費用的對比分析,發現偏差后及時查找原因,并上報項目經理和各部門經理;
③加強施工單位施工方案及施工措施的審查,督促施工單位完善各種預防措施,落實各項考核制度。具體措施另行編制“安全、環保、健康管理計劃”。
五、風險管理的費用預算
總承包合同約定合同為固定總價合同,合同價格是在業主審定的概算基礎上扣減業主費用(概算的5%和基本預備費)作為總承包價格。本項目的風險管理費用只能從總承包的管理費和利潤中支付。本項目盡可能降低風險管理的費用。
企業作為以盈利為目的的經濟組織,其經營活動是通過一系列的合同的建立和履行來體現的。合同既是企業對外經營活動的聯系紐帶,也是企業獲取經濟效益的根本保證,因此,合同管理是企業整個經營管理工作的重點。企業的合同管理包括了從合同的簽訂、履行、變更、違約處理、爭議解決等全過程的管理活動,具有管理時間長、參與管理的機構和人員多、管理手段多樣等特征,合同管理的全過程都存在著風險。企業的合同風險分為客觀風險和主觀風險,客觀風險是指如自然災害等客觀原因導致的風險,主觀風險是指如因合同訂立有缺陷等主觀原因導致的風險。客觀風險通常是無法回避和控制的,但可以采取一定的方式進行風險分擔,主觀風險則一般可以通過采取一定的方法控制風險事故的發生,合同的風險管理就是針對主觀風險的管理。采取相應措施建立并完善合同風險管理機制,避免因合同風險而給企業造成損失,是企業合同管理的一項核心工作。
一、企業合同風險的表現形式
企業的合同風險主要表現在以下幾個方面:
1.合同主體風險。我國法律對不同行業的企業主體資格要求是不一樣的,對大部分行業的企業來說除了要求取得營業執照外,并無特殊規定。但對如藥品、房地產開發、建筑施工等行業的企業來說,則要求在取得營業執照前須取得相應批準證書或資質證書,并這些企業只能在其批準證書或資質證書允許的范圍內從事經營活動。合同主體合格是企業簽訂合同的前提條件,否則會導致合同無效或被撤銷,企業勢必會因此遭受一定的經濟損失。
2.合同程序風險。我國法律對某些類型的合同規定了較為嚴格的審批程序,未經批準或辦理審批手續的合同,同樣不具有法律效力,例如中外合資企業合同必須經主管部門批準方能生效;建筑工程合同必須辦理了規劃審批并取得規劃許可證等。如果沒有辦理批準或審批手續,將會導致合同無效或被撤銷,企業需要補辦相應手續才能使合同生效,有些合同還會因受到行政主管部門的處罰而額外發生一些費用。
3.合同內容風險。合同內容一般由合同條款和附屬文件兩部分構成,合同條款主要包括:合同當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等,附屬文件主要包括雙方約定的各種文字、圖、表等資料。合同內容首先應做到完備,如果不完備,會出現某些條款沒有約定或約定不明,導致雙方發生分歧而影響合同的正常履行。其次應做到合同條款之間彼此一致,如果合同中各個條款相互之間的存在矛盾和邏輯錯誤,會導致雙方對合同條款的認識發生爭議,影響合同的順利履行。
4.合同履行風險。合同生效后,雙方當事人應當遵循誠實信用的原則全面履行自己的義務,但合同在履行過程中會出現各種意想不到的因素影響合同的正常履行,有時也需要對合同進行修改或變更。修改或變更合同必須經過合同雙方協商一致,擅自對合同條款進行修改或變更,將影響合同目的的實現,給企業帶來一定經濟損失。
二、企業合同風險的成因分析
1.企業對合同風險的認識不足,合同風險管理的意識不強。我國合同制度自上世紀80年代開始建立,至90年代末合同制度已經發展的較為完備和健全。企業通過在市場經濟大潮中的磨煉,雖然對合同的認識和重視程度得到提高,但企業普遍存在重視合同文本、輕視合同管理的現象,對合同風險的認識仍然不足,缺乏合同風險管理的機制和手段,使合同難以有效發揮保護企業合法權益的作用。
2.合同管理人員缺乏專業知識,綜合素質不高。企業相互之間因在經營范圍、實力、發展理念、管理水平、人員素質等方面存在的差異,合同管理的水平也各不相同,一般來說,規模較大的企業人員素質和管理水平較高而規模較小的企業相對較低。從企業內部來看,管理人員多數集中在工程技術等領域,專業合同管理人員所占的比重較低,這些合同管理人員缺乏合同、管理及法律方面的專業知識及相應的實踐經驗,難以對合同風險進行有效的管理。
3.合同風險管理制度不完善。企業的合同風險管理工作環節多、參與的機構和人員廣,需要建立一個全面、完善、嚴謹的合同風險管理制度。合同風險管理制度不健全,管理人員之間的職責劃分不清,缺少相應激勵和約束機制,使得管理人員責任心不強,難以有效進行合同風險管理。
4.合同風險管理機制不健全,管理手段落后。企業內部普遍存在各個職能部門信息交流不夠,合同風險管理機制運轉不通暢,風險管理措施難以有效落實到位。在風險管理環節上往往側重于合同履行前和履行后的管理,缺乏對合同履行中的風險管理,管理手段上大多是靜態管理,缺少根據合同履行進展實時進行動態管理。
三、加強企業合同風險管理的舉措
合同風險管理的目標就是按照合同內容的約定,實時檢測合同完成的情況和糾正合同執行中的偏差,最終實現合同目的。為實現上述目標,企業除了要建立與完善合同管理的規章制度,設置合同管理機構并配備相應的管理人員,采取多種方式不斷提高合同管理人員的管理水平外,還應根據合同履行的進展分為事前管理、事中管理、事后管理三個環節,采用相應的措施對合同風險進行管理。
1.事前管理。是指企業在合同簽訂前,對合同進行策劃和對風險管理手段進行選擇。(1)合同策劃。合同策劃是企業根據項目的特點和要求,列出合同的重要條款和事項,并對這些重要條款和事項的可選方案進行分析,從中選出最適合、最安全的方案,從而確保能夠簽訂一個完備有利的合同。合同策劃需考慮的主要問題有:合同形式選擇、合同中一些重要條件的確定、合同相關條款之間的協調等。(2)各相關合同之間的協調。企業有時需要簽訂數個彼此之間存在聯系的合同,企業應對各個合同內容之間的相容性和一致性進行協調,防止各個合同在實際履行中出現失誤,確保各個合同的履行能夠有序、穩定、協調進行。(3)合同擔保方式的采用。合同擔保是指合同一方為確保合同的全面、完整履行,而要求合同對方提供的一種保證措施,我國《擔保法》規定了保證、抵押、質押、留置、定金等五種擔保方式。合同擔保有助于規范各方的合同行為,形成良好的合同履行機制,是避免合同風險的有效方式,企業在訂立合同時應根據合同性質選擇采用相應的擔保方式,可以有效預防合同風險。
2.事中風險管理。(1)設立合同管理專門人員,對合同履行進行跟蹤管理。企業設置專門的合同管理人員,對合同的履行進行跟蹤管理。合同管理人員的工作職責主要有:事先分析并掌握合同風險重點;發現合同履行中的漏洞、失誤并及時向上級反饋;制作合同履行中的信函、會談紀要等書面資料;及時地提供合同履行情況的報告并提出合理化建議或意見;做好與合同有關各方的溝通與協調,保證合同的順利履行。(2)建立合同管理的工作程序。企業應制定合同管理相應工作程序,使合同管理人員的行為能夠有章可循。這些工作程序包括:文件的審批、簽字程序;合同變更程序;付款的審查批準程序;合同有關問題的請示報告程序等。(3)充分運用合同所賦予的權力。企業應最大限度地利用合同賦予的權力,對合同一方的履約行為進行監督,如檢查權、知情權、批準權等。通過行使上述權利,企業可以控制合同履行的期限、成本和質量,有效防范合同履行中的風險。(4)積極行使合同權利,避免損失的進一步擴大。合同在實際履行中會受到各種因素的影響,可能使合同的實際履行無法達到預期的效果。一旦出現上述情況,企業應依照合同有關約定按期行使自己的權利,避免損失的進一步擴大,同時設法留存有關書面資料,為日后通過訴訟方式解決糾紛做好準備。
3.事后風險管理。合同履行完畢后,企業的合同風險管理有以下幾個方面:(1)索賠權的行使。索賠權有時在合同履行中就已經開始行使,此前沒有行使索賠權的要在合同履行完畢后及時行使,避免因超過法律規定的保護時限而導致更大的損失。已經行使索賠權的,則要時刻關注索賠進展,積極進行交涉,必要時要及時采取法律手段。(2)合同資料的整理和保管。合同履行完畢后,企業應及時對合同及其相關資料進行整理并妥善保管。合同資料在法律上不僅是重要的證據,而且也是具有一定價值的技術資料,如日后一旦出現法律或技術上的糾紛,將有助于企業避免損失或承擔不必要的責任。(3)合同的總結評價。合同履行后,企業應對合同進行評價,總結合同風險管理的經驗教訓。將合同簽訂和執行過程中的利弊得失、經驗教訓總結出來,提出分析報告,作為以后合同風險管理的借鑒。通過不斷總結經驗,才能逐步提高管理水平,并培養出高水平的合同風險管理者。
參考文獻:
[1]鄒杰華:我國合同管理的對策研究.長春大學學報,2003,4:40~41.