檔案電子化的重要性匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案電子化的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。

4、法制問題

我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。

篇（2）

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使醫療機構檔案的生成方式發生很大變化，文件的起草、簽發、催辦、歸檔等過程，以及化驗結果、病理報告、手術安排、療程控制等過程均可以在計算機和通訊線路中進行。這樣一來，檔案的前身就以機讀文件為主要形態，那么檔案自然也以機讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質載體檔案具有很大差異。這種變化預示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發展的必然趨勢。

（一）電子化管理節省存儲空間

紙質檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據極小的存儲空間。例如，一張光盤的容量可達600MB―4000MB，它可以存儲35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當于把一個文件柜里的檔案內容壓縮到一張光盤上，對于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節省大量的空間。

（二）電子檔案復制的精確度較高

紙質檔案復制或縮微品拷貝時經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制是通過數字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實現復制件內容與原件內容完全相同，有效避免信息丟失。

（三）電子化管理的操作簡捷，工作效率高

電子檔案的形成和歸檔都可以借助計算機及相關的軟件系統，減少了人工操作步驟，簡化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時，還可以借助計算機對電子檔案進行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結果。即使在檔案存儲量很大、查詢條件模糊的情況下，計算機也可以較快地顯示查詢結果，使得檔案查詢工作方便快捷。

（四）電子化管理的傳遞更加快捷

電子檔案是在一定的計算機和網絡環境下產生的，其傳遞既可以使用移動存儲設備來進行，也可以通過網絡來進行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質檔案相比，電子檔案可以同時傳遞給多個利用者，不受存儲載體的限制，簡化了檔案的逐個傳遞過程，節省了傳遞時間，提高了工作效率。

（五）電子化管理可以促進檔案的新分類

實行檔案電子化管理后，醫療機構檔案傳統的分類方法將被打破，取而代之的是醫療信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分布在幾個管理模塊中，計算機按照規定指令，根據工作目標隨時設立和調整類目，檔案的分類更能貼近醫療工作各方面的實際情況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

二、醫療機構檔案管理現存的問題

（一）對檔案管理工作缺乏足夠重視

檔案是醫療機構的重要資源，但不少醫療機構都存在“重醫療、輕檔案”的思想，認為檔案工作不能給單位帶來經濟效益，對檔案工作的重要性認識不足，致使醫療機構檔案信息資源開發不足，制約了檔案管理工作的發展。

（二）設施不完善，電子設施的投入力度不夠

重視不夠導致了對檔案工作的投入不足，管理設施不完善。當前許多醫療機構都存在檔案庫房面積狹小、安全保管不到位、辦公設施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計算機、網絡、多媒體技術廣泛應用于醫療機構的日常工作之中，但檔案工作未能完全實現管理手段現代化的及時轉變，有些單位對實現檔案電子化管理所必需的計算機、掃描儀、管理軟件等相關電子設施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現代化水平偏低。

（三）標準化和規范化工作有待加強

檔案電子化管理的前提是基礎工作的標準化和規范化，但目前許多醫療機構的庫藏檔案業務基礎相對薄弱，案卷質量不高導致電子化轉換工作任務繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現行的檔案整理、分類方法及有關規定已不能完全適應;各單位檔案管理系統和網絡建設各行其是、層次不一，其規范性、開放性、服務性、共享性較低，無法適應檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標準化和規范化水平，成為亟待解決的問題。

（四）管理人員的業務素質有待提高

實現檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術層次、完善的知識結構和熟練的操作技能。目前，很多醫療機構都缺乏具備現代高技術水平的高層次、復合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業素質和文化程度偏低，缺少系統的專業培訓，難以適應檔案管理現代化發展的趨勢。

三、醫療機構檔案電子化管理的實施途徑

（一）提高對檔案工作及其電子化管理重要性的認識

檔案管理是醫療機構日常管理工作的重要內容，是一項基礎性管理工作。醫療機構檔案是各級各類醫療機構建設和發展過程的原始記錄和真實寫照，能為其當前的經營和管理提供研究依據和決策參考，所以應該提高對檔案工作重要性的認識。醫療機構實施檔案電子化管理，既符合新時期檔案事業發展的新趨勢，又是提升醫療機構整體管理水平的要求，各級衛生行政主管部門及其管轄單位對此項工作都應高度重視，加快推進。

（二）加強電子化管理設施建設

一整套現代化的軟件、硬件設施，是實現檔案電子化管理的物質基礎。在硬件方面，應購置計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等;在軟件方面，應購置和開發檔案管理軟件，建設檔案信息管理網絡，并使檔案管理系統與本單位的其他各項工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩、有序進行。

（三）建立健全電子化管理的標準化和規范化體系

為避免在檔案管理中出現無法可依、無章可循的混亂情況，醫療機構必須建立健全檔案管理的規范化和標準化體系。通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作具有統一科學的準則和依據，將檔案各項工作有機聯系起來，保證檔案管理工作的有序、規范、高效運行，實現經濟效益和社會效益的優化。各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標準和規范，從而形成檔案管理標準化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個環節之中。

（四）加強電子化管理人才隊伍建設

1.加強檔案基礎理論和業務技能培訓

為使檔案管理者具備扎實的檔案（下轉第73頁）（上接第76頁）學基礎理論和業務知識，應有計劃地組織檔案管理人員認真學習檔案工作的法律法規、規章制度、管理標準和理論知識，并在實際工作中考察他們的應用能力和實踐能力，不斷提高他們的業務技能。

2.加強檔案電子信息技術培訓

建立檔案電子化管理系統，要求檔案工作者必須熟悉計算機操作知識和電子信息管理系統的各種功能，以確保系統的平穩有序運行。對于計算機基礎薄弱的人員，應從基礎知識和基本操作入手，結合管理系統的基礎功能進行培訓;對于具有一定計算機應用基礎的人員，培訓的重點可以放在信息的規范采集、系統的全程運用和網絡知識的應用方面。為鞏固培訓成果，還應將檔案電子信息技術的理論水平和操作能力作為重要指標，納入對檔案管理人員的考核范疇中去。

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2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性

在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理

3．1信息管理系統的開發以及應用

隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

3．2科研檔案的電子化分析

（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。

硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。

（2）規范科研檔案電子化。

結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。

（3）歸檔。

由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。

（4）宣傳。

加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

篇（4）

現在的檔案管理處于傳統文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機構或單位一般都采用電子檔案的管理，因為電子檔案有著快速直觀的特點，但是有些重要部門或者以前的機構，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實現電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨勢，電子化檔案有著諸多優點，但是也有著缺點，然而這些缺點是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發展的趨勢

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術的發展，定制類軟件誕生，辦公質量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發展的必然性。因為電子檔案有著以下的幾個優點：第一，電子檔案對辦公的場地要求小，在儲存大量的檔案時不需要檔案室，不需要房屋和場地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統及檔案室設計，電子檔案只需要簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要可以查找到相應信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復制速度快，有些檔案要需要共享時，電子檔案可以快速完成資料復制，但是傳統檔案管理速度慢，而且會經常出現錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，能夠很好的識別。但是有些傳統檔案有人書寫，內容有時很難辨認。

2電子檔案存在的缺點

2.1電子文件的安全性和長期保存性問題

電子數據的保存憑借的是計算機存儲硬件或者互聯網云技術。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對利用計算機數據存儲檔案，因為看不到數據的具體存在始終對檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長期保存中受到計算機硬件的影響，如果存儲的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術可以擺脫數據對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺點，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統文件檔案管理也可能面臨火災，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾能力差，同時數據修復能力較低，但這些是逐漸能被修復和改善的。

2.2紙質和電子檔案并存的問題

對于我國而言，傳統的紙質檔案應用時間較長，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區并未大規模的普及電子檔案，其紙質檔案依然占有大部分的檔案工作內容。此時，紙質和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現在以下幾個方面：第一，紙質檔案往往會因為對環境要求較高，因此在長久的保存后，字體會模糊、頁面會發黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現問題的時候，并不能第一時間找到紙質檔案來對比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統檔案優良的特性，但是也有著缺點，有著對于安全性上人們的擔憂。為了彌補電子檔案存在的缺點，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應的防火墻，同時對于極重要的檔案建立相應的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時主體文件保護安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統，也不會造成什么影響，只要再復制一個新鏡像就可以把被篡改的數據替換。檔案管理的日常工作時，應該做好相關人員的培養工作，減少失誤操作，同時做好相應的備份。同時做好云設備的應用，把檔案建立在云上，保護在硬件出現問題時，檔案的安全性。另外要對檔案進行經常性的審查，排除病毒以及做好相應的數據整理。電子數據如果把安全性問題解決了就逐漸代替傳統檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優異，但在實際的操作中，并不一定會獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應積極采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理，即對原始文件開展大量的保護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面出發。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行相應的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術部門、法律部門等專業部門進行密切的配合，以此來保證信息化管理的標準化和自動化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應設定一定的密保措施，防止出現惡性事件；同時，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應保證檔案在調取過程中，可以清晰的展現出每一次的更新時間、更新內容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應對其采用最新的技術來完成，并且要經過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會進一步提升。

4結論

在檔案的管理上懂得結合新的技術，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應用中建立相應的機制，認識到電子檔案的優點和缺點。發揮電子檔案的優點，對于缺點方面要結合相應的技術改善相應的安全性上的問題。對于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進行方式，然后漸漸的電子檔案會占據檔案管理的主流地位。

參考文獻

[1]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施[J].辦公室業務，2015(24).

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01

一、前言

隨著計算機在企業辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲存。傳統的企業檔案主要以歸檔立卷方法進行整理，通常比較繁瑣和復雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統的紙質檔案管理來說，有很多優勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過分析我國目前企業檔案電子化的管理現狀，發現了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。

二、企業電子檔案管理的概念和目前存在的問題

企業電子檔案主要包括在企業正常運行的過程中，產生的與公司業務有關系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統的檔案來說，只是一種存在形式的區別，一般是指以字節、比特方式儲存于磁盤、光盤、磁帶等介質中，然后通過閱讀解碼的軟件將數據，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。①

當前我國的企業檔案管理電子化存在以下幾個主要問題：

(一)企業檔案管理電子化普及程度不高

電子辦公在很多國內企業中都有普遍的運用，大多企業單位都在使用計算機進行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會議通知等事務性工作。但是電子檔案管理是屬于企業電子化辦公的更深層更系統化的運用，國內企業中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實。

(二)企業人員對于檔案電子化管理認識不足

目前，在很多企業中，利用電腦進行文書的書寫，圖表的制作已經是很普遍的了。但是對于已經制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會被人忽視。長此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態，對于這種檔案往往就沒有整理管理的價值了。②除了不同企業工作人員對檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個正確的認識，他們認為檔案電子化管理就是在管理中應用一定數量的計算機、復機印、掃描機、刻錄盤。

(三)電子化管理自身的難題

首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復雜性，不穩定性，和儲存方式的互換性。當儲存介質性質發生變化時，儲存的信息就很容易造成丟失缺損、覆蓋、刪除，不利于完整重現信息。③

其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個統一的標準和規定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對于傳統的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導致檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。

另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業和單位使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。

三、企業電子檔案管理的有效措施

(一)制定標準，完善企業檔案信息化規范體系

在以及實行辦公電子化的企業中，領導應當高度重視企業檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關制度。應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。在檔案信息化建設中，必須嚴格執行檔案部門有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準；結合企業的實際情況，制定系統標準化的企業檔案信息化管理標準、業務規范、技術規范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個角落。④

(二)提高企業檔案工作者的信息素質

要改掉傳統對于檔案管理人員的看法，在信息時代，為了適應電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術、信息網絡技術。除了普通的管理人員，還要有一批負責企業電子檔案的開發利用的精通信息管理應用技術的專業人才。

(三)用先進的的電子、數碼設備硬件來輔助檔案管理電子化發展

檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進設備。企業要在設備方面加大投入，除了一些必須的設備，如計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件等之外，還需要進一步建立檔案電子化的載體和數據庫，實施內部局域網絡，整合內部OA和ERP系統資源，為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案，創造有利的硬件條件。

(四)建立安全，共享性強的檔案管理的電子數據庫

在符合國家規定的標準下，選擇使用范圍最廣的統一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉換成電子檔案，建立一個完整的檔案數據庫。在建立檔案數據庫的基礎上，還要保證數據庫的安全，這就要求在檔案數據庫之外設置安全防護墻，防止偷竊信息和黑客的攻擊，對于可以接觸到數據庫的人員要進行嚴格的審查。

四、結論

總之，企業要想真正實現電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個非常重要的部分。而要想實現檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，從而實現電子檔案管理的標準化和規范化，提高檔案人員的個人專業素質，要適應信息技術發展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫，做好企業的電子檔案管理工作。

注釋：

①劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).

②李莉.企業電子檔案歸檔與管理研究[J].蘭臺世界,2008(07).

③秦艷梅,周玉英.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議[J].黑龍江史志,2009(15).

④蔣艷霞.企業檔案管理與電子信息技術[J].河北農業科技,2008(23).

參考文獻：

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術的發展及其在各領域的發展和應用，檔案管理也隨著傳統的紙質管理發展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優化管理方法，促進檔案的科學管理。尤其在教育行業，檔案電子的管理顯示出明顯的優勢，是未來發展的趨勢之一。本文主要探討學校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統的紙質材料變為電子形式，以此方便使用者對材料進行查閱、修改、復制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯網進行檔案文件的查閱、修改、復制、傳送等工作，摒棄了傳統的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質文件的繁瑣，只需要網絡傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現共享。電子文件不再是傳統的紙質文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數據的人可以利用，其它數據信息可以共享，在單位內部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數據，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學校擁有數據庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數據對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數據僅編輯一次便可多次重復使用，降低傳統的紙質檔案文件出版經費成本。傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。②而今管理人員只需要將數據整理好，便可作為藍本多次重復使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學校人事檔案管理的現狀

學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。

學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。

檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜取;數據可能丟失和無法復原;數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。③紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理中的運用

針對以上幾點現狀，分析不足，加強檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要;同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發展的新里程碑，未來還有很大的發展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設備和軟件的投入，以及專業人才隊伍建設，科學管理和考核，提高檔案專業人員知識水平和操作技術，創新發展和研發新的應用功能和領域，通過檔案科學管理發展質量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發展。在電子信息化時代的學校教育中，加快學校檔案信息化管理工作，促進檔案科學管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學校管理的規范化，進而創造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業務，2013（1）：108-109.

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高職院校畢業生檔案管理電子化的必要性

科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：

1.易于保存，便于查詢

傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。

2.具有更大的服務價值

與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。

高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題

1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍

由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。

2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性

由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性;而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。

3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足

很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。

高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策

1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準

在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。

2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性

在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險;在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性;在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。

3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識

應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。

結 語

高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。

參考文獻：

[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實施與注意事項》，《企業管理資訊》2009年。

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一、檔案管理

近年來的社會發展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現，傳統的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發展和經濟建設要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現代化社會發展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統的靜態檔案為動態檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發展的一種新型、現代化管理模式。截至目前的社會發展中，檔案管理事業和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創新、用于探索和實踐的現代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發展中越來越發揮出其重要性作用，是社會各行業在發展中都不可缺少和忽略的工作環節，也是目前社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統化、全面化和合理化的發展流程和發展體系，更是實現了以適應時展和社會經濟要求為一體的綜合性發展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發展模式和發展趨勢，成為目前社會發展中人們關注的重點話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規范性原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案，包括最優化的工作流程、最合理的技術模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發展進程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當前社會發展中最為關鍵和重要的環節，其不僅在企業經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發展中最為關鍵和重要的環節。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發現，其主要問題表現在以下方面：一是檔案管理缺乏系統的管理，并且在工作之中對管理人員專業知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業工作方式的轉變，檔案作為企業工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統化的工作模式和方法。二是管理人T的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應對和研究措施

（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。

（2）增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。

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（一）有利于提高檔案管理工作效率

時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務

計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

2 檔案管理電子化的特點及優點

檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。

檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。

但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。

3 檔案管理電子化的現狀及主要問題

（一）對檔案管理電子化的重視程度不足

首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。

（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才

檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。

4 提高電子化檔案管理水平的途徑

（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識

新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。

（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現

實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。

（三）培養檔案管理電子化的創新型人才

檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。

（四）增強電子檔案信息和數據的安全性

電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。

5結語

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隨著辦公自動化(OA)和管理信息系統(MIS)在海事管理中的廣泛應用，海事檔案也必須實現數字化和網絡化，為檔案資源共享提供便捷服務。電子檔案以機讀形式存在，與紙質載體檔案的利用方式有很大差異，如何將電子技術與網絡系統有效地應用到海事檔案的歸檔和管理中，是新時期海事檔案管理工作人員的一項重要主要課題。

海事檔案信息電子化的特點

所謂海事檔案信息電子化，利用計算機及其它設備對海事工作中所產生的紙質檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等檔案文獻進行收集、發掘、篩選、整合和數字化加工處理，使之轉化成為計算機軟件形式的二次文獻信息，通過網絡傳輸實現資源共享，并對電子文件檔案進行安全、高效、快捷的管理，以提高海事檔案信息的利用效率，為行業管理和社會發展提供檔案信息服務。其特點有：

1、提高檔案信息的時效性和有效利用率

首先是在檔案信息收集、整理上或直接應用現存的電子文件，或借助于語音識別、文字掃描識別、超文本和超媒體信息處理等技術，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于網絡，運轉、傳遞及時，電子可多人同時閱覽，不受空間和時間限制并可在不同地點和不同時間進行復制、打印，為利用者提供極大的便利；再次是借助于檢索工具，可以提高查閱檔案的快速性和準確性。

2、擴展了檔案的種類、加大信息容量。

檔案信息電子化可以使檔案類型擴展到一切形式，文字、圖片、聲音、影像，一切動態的、靜態的檔案都可以及時而逼真地呈現，基本不受檔案本身的規格、樣式和館藏條件的限制，信息容量非常大。

3、節約物力和財力資源，降低檔案管理經費

首先是在檔案信息的收集、整理、編排、查閱方面，借助于轉用軟件和自動生成系統，在實現辦公自動化環境下，不少檔案可由計算機形成并輔助歸檔，文書部門文件整理與歸檔可一次完成并進行一體化管理，避免了大量重復勞動，提高了工作效率；其次，在檔案的保管上，運用電子化數字化技術可縮小占用儲存面積，解決館舍庫房不夠用的問題，重要成果可多份拷貝，并能長效保存，極大減少了檔案維護與消防安全方面的費用；第三，對使用者來說，網絡的快速傳輸，減少人員往來，極大地節約了時間和交通費用。

4、檔案管理更加靈活、方便

電子檔案管理的自動化和一體化，可以極其方便地實現前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況，檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統對檔案收集、傳遞工作及時進行指導和動態管理，從而實現檔案的超前性、預見性管理。密碼的設置也有利于確保了電子公文及時高效、安全保密地運行。對一些紙質、實物形式的原始檔案管理，在檔案統計、鑒定、銷毀、借閱、催還及參考資料編寫工作，標準化的檔案軟件，可以隨時隨地進行各種數據的統計、設計、打印各種報表，進行借閱登記、催還提醒等，使管理工作自動化和規范化。檔案數據庫的建立和鏈接，檔案管理更具靈活性、擴展性和控制性，才能充分挖掘出檔案信息資源的潛力，實現最大化的檔案信息數據聚集，滿足不同檔案類型的管理需要。

當前海事檔案信息化建設中存在的問題

從整體上說，相對其它行業管理機構，海事檔案信息化建設比較滯后，最突出的問題在以下兩個方面：

1、基礎條件薄弱，技術、資金不足,人才缺乏

由于管理體制的不斷調整，海事檔案管理工作本身都存在起步較晚，人員不足，絕大多數單位都是由辦公室人員兼任，多數檔案工作人員都沒有接受專業培訓，不要說缺少計算機操作技術，就是檔案收集、整理、保管和查閱的專業知識也比較欠缺，而檔案信息化建設需要的是集檔案、信息處理為一體的復合型人才，因此，以目前從事海事檔案管理人員的現有素質很難全面實現檔案信息電子化。在設備方面，地方海事部門組建時間短，單位規模小，投入有限，不要說缺少專用服務器，就是計算機、掃描儀、刻錄機、攝像機、照相機這些實現海事檔案信息化建設的基礎設備也未能全部配齊，而電子文件的生成環境是相當復雜的，且電子文件對設備依賴性極強，一些進行海事檔案信息化建設的試點單位受計算機病毒感染，造成數據損失的現象都時有發生。此外，海事部門的其它機構也沒有完全實現自動化辦公，這就更不能實現檔案信息與其他信息的無縫交接和有效管理。

2、缺少規范化標準，海事檔案信息電子化的應用和推廣受到極大制約

海事是一個行業性極強的部門，檔案信息電子化首先必須要有相應的規范標準：包括構建程序上的定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式；業務上的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準；技術規范上的軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這些規范都不同于錄在紙質等載體上的文件，而目前海事部門還沒有制定出相關規范標準，相應的有關海事檔案的應用軟件也難以開發，加之，各地海事檔案室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，數據結構兼容性差，就不能利用電腦實現通用的檔案信息管理，更無法信息資源共享，這些都直接制約了海事檔案信息電子化、數字化的進程。

建議

海事檔案信息化建設是一項系統而復雜的工程,不可一蹴而就,更不是本篇短文所能指明的，這里只就一些原則問題提出一孔之見。

1、提高對海事檔案信息化建設重要性的認識

領導重視和支持是加快海事檔案信息化建設步伐的關鍵因素。既要以發展的眼光認識海事檔案信息化建設的重要性、必要性和緊迫性，要明確看到電子化檔案的先進之處和優越性，認清檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢又要充分認識到這項系統工程的艱巨性和復雜性，只有認識提高了，才可能解決投入、設備、人才、管理等其它諸多困難和問題。

2、健全制度、統一標準

一個系統要全面推廣一項新工程，首先必須建立健全的管理制度和標準規范，尤其在海事電子檔案管理的推廣激勵機制、檢查審核制度、系統的設計和管理軟件的選擇、開發制度上要先完善。其次，要對海事電子檔案的收集、整合、控制歸檔、立卷和網上傳輸，制定一個統一規范化標準，至少先要在歸檔范圍、歸檔流程及方式、電子文件格式形成統一規定。第三要立足海事檔案管理特點盡快開發出專用檔案管理軟件，要與海事管理工作緊密結合，化繁為簡，將不同處理手段形成的數據結構、版式通過軟件自動轉化到統一的、標準的模式上，實現不同數據結構間的自動轉換功能。

3、在明確檔案信息電子化建設目標的前提下，循序漸進、逐步完善

海事檔案的信息化建設的目標是建立數字化、開放性、便于管理與查詢利用的互通互用專業電子檔案館。但這一目標不可能在短期內一下完成。目前首先要從電子文件的收集、積累入手，解決設備與技術問題，如適當增加一些必要的輸入、存儲和輸出設備，應用一些基礎的電子檔案管理系統軟件，先完成數據錄入、處理和存儲，然后通過數據的接口實現歸檔文件的自動流轉、歸檔。其次可逐步推廣應用電子文件接收、歸檔系統及網絡報送與應用平臺；第三，堅持安全第一，不但要建立防火墻和應用全天候自動升級的防病毒軟件，還要作好備份，如以一個季度將生成的電子文件刻錄到光盤等存儲載體上，重要檔案用兩臺電腦同時存儲等。

4、加快人才培養步伐