檔案局與檔案館的關系匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案局與檔案館的關系范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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檔案是醫院的寶貴資源，它涵蓋了財務、基建、人事、醫療、病歷等在內的各個環節的資料，檔案管理在醫院的整個管理工作中發揮著關鍵作用。而在新時期，實現醫院檔案管理的現代化建設，提高醫院檔案管理的整體水平，促進醫院檔案管理工作與時俱進，既是實現現代醫療衛生事業發展的需要，也是完善醫院社會功能的必然要求。檔案管理工作對于醫院其他工作的開展具有非常重要的作用，要做好醫院檔案管理工作必須要充分了解當前醫院檔案管理工作的現狀及存在的問題，并采取針對性的解決對策，實現醫院檔案管理工作的現代化建設，進而充分發揮醫院檔案的作用和價值，使其更好地為我國醫療衛生事業的發展服務。

一、醫院檔案管理工作的現狀及存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

目前，我國很多醫院雖然已經建立了檔案管理部門，而且也制定了檔案管理相關的工作規范，但是這些制度還不夠完善和全面。有的只是為了應付檢查，制度存在形式化的現象；有的個別小型醫院甚至沒有專門的檔案管理部門，更不要說完善的檔案管理制度了；還有一些醫院在制定檔案管理工作制度時，沒有聯系醫院的實際情況，只是一味地照搬其他醫療機構的檔案管理制度，缺乏實用性和針對性。醫院檔案管理制度不完善，自然也就影響了檔案資料的科學性、完整性和真實性，大大降低了醫院檔案管理工作的水平和質量，不利于滿足時展的要求。

（二）醫院相關人員責任心不足，綜合素質不高

首先，醫院領導和管理人員對檔案管理工作重視不夠，檔案管理意識薄弱，導致醫院檔案管理工作存在很多薄弱環節。主要表現在醫院相關工作人員責任心不足，在醫院檔案管理工作中檔案資料信息填寫不完整，交接手續不嚴格，同時也缺乏必要的審批和監督，容易造成由于工作人員工作不認真帶來的失誤，而造成檔案管理中的資料錯誤，影響后期醫療衛生部門、醫務工作者以及患者對檔案資料的使用。比如在出現一些醫患糾紛的時候，醫院由于拿不到相應的檔案資料作為證據而敗訴，這都說明了不重視檔案管理工作對于醫院的穩定發展有很大的負面影響；其次，近年來，很多醫院開始進行檔案信息化建設，但是相關工作人員缺乏相應的素質，信息技術水平不高，現代化檔案管理專業知識不足，不能勝任現代醫院檔案信息化管理工作，不能做到與時俱進，大大降低了檔案管理工作的效率。

（三）檔案信息化管理建設不完善

目前，我國很多醫院之所以不能與時俱進，最主要的一個原因就是還沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性，檔案信息化管理設施還不完善。主要表現在沒有安裝檔案信息化管理必要的軟硬件設備，局域網建設不夠完善、檔案管理人員運用計算機對數據信息進行處理的水平不高等。這主要是由于醫院的檔案管理體制和觀念比較落后，相關構建機制不健全，不能很好的適應時展的趨勢，因而也就不能很好的進行檔案管理的信息化建設；另外，在大部分醫院的檔案管理部門中管理人員普遍年齡較大，缺乏檔案信息化意識，現代化的檔案管理人才嚴重不足，這就給醫院檔案管理工作的進一步發展帶來了障礙。

二、醫院檔案管理工作的重要性

（一）醫院檔案是醫院開展各項工作的重要基礎

高效的檔案管理工作在一定程度上是醫院日常管理工作得以有效展開的必要保障。醫院的檔案包括人事、病例、醫療、財務等在內的各種信息資料，是記錄醫院日常事務的證據和資料，是醫院開展各項工作的重要基礎。比如醫院的人事檔案是醫院組織人事工作的信息庫，記錄著醫院所有人員的工作信息狀況，它是醫院培養人才、合理配置人力資源的重要依據，對于提高醫院的人力資源管理水平發揮著關鍵作用；另外，由于醫療行業的特殊性，經常由于各種原因造成醫患糾紛，這時醫院如果能夠充分利用病例、醫療記錄等檔案資料來作為證據，表明自己沒有醫療過錯，明確醫患雙方的責任，進而有效解決醫患糾紛，醫院的合法權益也得以維護。由此可見，檔案是醫院開展各項工作的重要基礎和保障。

（二）醫院檔案能真實而全面地反映醫院歷史

醫院檔案是醫院在長期發展過程中發生的各項活動的歷史記錄，包括有關醫療、科研、財務、基建、人事、管理等諸多方面的發展情況。一套完整、真實的檔案資料，能夠清晰的反映醫院的建設和發展的歷史進程，使我們更好的認識醫院、了解醫院，進而明確醫院在新時期的發展方向。

（三）檔案資料是醫院制定發展規劃的科學依據

如前文所述，醫院的檔案記載著醫院整個發展歷史，記錄著發展過程中面臨的困境和取得的成果，是我們了解醫院經營發展狀況的重要資料，在醫院的日常經營管理和輔助領導決策方面發揮著關鍵的作用。醫院的領導和管理人員可以充分利用檔案資料，總結前人的經驗和教訓，根據醫院發展的現狀，制定合理、科學的發展規劃，促進醫院能夠與時俱進，實現可持續發展。

三、促進醫院檔案管理工作與時俱進的對策

（一）轉變管理理念，提高檔案意識

目前，醫院檔案管理工作開展效率不高的一個主要原因就是相關工作人員檔案意識薄弱，受傳統管理模式的影響，檔案管理理念落后，不能適應新時期發展的要求。因此，在社會主義新時期，醫院要想取得發展，必須改進管理模式，更新檔案管理理念，不斷滿足新時期檔案使用者的個性化需求。檔案管理的最終目的就是為檔案使用者提供信息服務，這就需要檔案管理人員提高檔案意識，還要樹立服務意識和責任意識，在檔案形成和管理的過程中要嚴格按照程序和制度來進行，保證檔案資料的真實性和完整性，進而使檔案管理工作更好地為醫院的臨床醫療、人事管理、科研工作等服務，從而提高醫院檔案資料的利用率，充分發揮社會效益；另外，在信息化背景下，人們對信息的需求愈加多樣化和個性化，這就需要醫院的檔案管理工作人員做到與時俱進，提高信息化意識，樹立先進的檔案管理理念，以適應新時期檔案管理的發展要求。

（二）加強檔案管理信息化建設，提高工作人員的綜合素質

要想實現醫院檔案管理的與時俱進，必須提高檔案管理工作人員的綜合素質，才能更好的適應新時期的檔案管理工作。首先，相關工作人員除了要掌握檔案管理必要的專業知識之外，還要熟練掌握檔案信息化管理所必須的計算機信息技術，以滿足醫院日常各項檔案管理工作的需要；其次，醫院要加強對檔案管理工作人員的培訓，不斷鞏固和豐富其檔案管理專業知識和技能，更重要的是加強現代化信息處理技術和計算機技術的培訓，是他們能夠勝任醫院檔案信息化管理工作，從而推動醫院檔案管理工作能夠與時俱進，實現信息化和現代化；最后，醫院相關部門應該做好檔案管理的宣傳工作，讓醫院的工作人員認識到檔案管理對于醫院本身以及我國醫療衛生事業發展的重要性，提高檔案管理工作人員的責任感，按照相關工作流程和規范認真填寫、整理檔案，使醫院檔案部門人員全身心都投入到檔案管理工作中去，從而保證醫療檔案的完整性和真實性，最大限度的發揮檔案的價值。

（三）實行醫院檔案手工管理與信息管理一體化

隨著高科技時代的快速發展，實現醫院檔案手工管理與信息管理的一體化是促進檔案管理工作與時俱進的重要途徑。首先，檔案管理部門要充分掌握醫院各部門和科室的具體情況，然后對相關檔案進行分類，建立完整的醫院檔案管理資源庫；其次，進行檔案管理信息化建設，完善電子檔案和電子文件的建設和管理；最后，建立電子檔案生成、傳遞、處理、存儲、查閱等相關規章制度，協調好紙質檔案和電子檔案之間的關系，實現醫院檔案手工管理與信息管理的一體化，從而保證醫院檔案管理工作的高效運行。

（四）積極開發檔案資源，提高檔案的利用率

醫院進行檔案管理的最終目的就是為醫院各項工作的開展提供必要的資源支持。因此，醫院的檔案管理人員必須提供工作能力，提高檔案管理的整體水平，積極開發檔案資源，充分利用檔案信息管理系統使醫院的檔案資源更好的為相關工作人員提供服務；充分學習先進醫院的發展經驗，做好檔案館藏建設和檔案資料的分類整理工作，滿足不同檔案信息使用者的個性化需求，進而提高檔案的利用率，充分發揮醫院檔案的價值，以此來實現醫院檔案管理的跨越式發展。

檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，在醫院的經營發展過程中發揮著重要作用。但是目前部分醫院在檔案管理工作中還存在一些問題，需要醫院的領導和管理者提起重視，充分認識到檔案管理工作對于醫院發展的重要性；并且采取積極有效的措施進行改善，努力提高檔案管理工作人員的檔案意識和綜合素質，實現檔案管理工作的信息化建設，提高檔案資源的利用率，使醫院檔案管理工作真正做到與時俱進，為醫院在新時期實現可持續發展提供支持。

參考文獻：

[1] 張h.淺析醫院檔案管理工作的重要性[J].行政事業資產與財務，2011（6）：157+154.

[2] 史艷英.淺析當今形勢下的醫院檔案管理工作弊端及其應對措施[J].辦公室業務，2012（11）：109.

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關鍵詞：檔案管理；水平；科學化；分析

檔案管理是事業單位在工作中以各種形式保存有價值歷史記的管理性工作，對于組織決策和工作考查都發揮著相當重要的作用。現階段，我國的檔案管理水平還較為落后，受體制改革和社會發展速度過快的影響，其中存在較多的漏洞，嚴重的影響到了檔案管理的發展，同時也影響到了各單位的經濟效益，所以我們有必要系統的分析檔案管理問題，并完善檔案管理體系，促進檔案管理的創新，以使得事業單位在多變的經濟浪潮中得到長足的進步和穩定發展。本文從提升檔案管理科學化水平的意義出發，論述了新時期下檔案管理存在的主要問題，并詳細的分析了提升檔案管理科學化水平的有效對策和創新點。

一、提升檔案管理科學化水平的意義

一是提升文化軟實力。檔案管理的意義在于對事業單位乃至國家的發展和建設都能夠進行相應的記錄，這不僅可以體現單位與國家的文明程度和發展歷史，還可以體現出相應的精神文化和體系建設，因此說檔案管理科學化水平的提高具有非常重要的意義和作用。我國的檔案管理工作具備真實性和可靠性，可以促進國家文化軟實力的提升。

二是促進檔案工作開展。檔案管理工作是事業單位發展的重要組成部分，其隨著科學技術和管理體制改革而轉變，從現階段來看我國的檔案管理工作水平得到了極大的提高，這與計算機技術、事業單位改革、市場經濟發展有著緊密的聯系，筆者認為理清檔案管理的發展趨勢，優化檔案管理體系，提升檔案管理科學化水平，是檔案管理工作發展的方向和目標，所以要把握時代脈搏，積極的促進檔案事業的良性化發展。

三是科學發展檔案管理。檔案管理集中的反映出我國多樣化的文化形態、經濟策略、政治體制、思想認識等因素，其具有較強的說服力、權威性、吸引力，既證明了事物的發展過程，也對未來的發展方向進行了科學化的指引，因此只有提升檔案管理的科學化水平，才能夠真正的發揮檔案的價值，鞏固我國社會主義的意識形態，促進我國社會的科學化發展。

二、新時期下檔案管理存在的主要問題

1.重視程度不足。受經濟發展和事業單位性質本身的影響，我國的事業單位往往把經濟效益、人事管理、財務管理等工作任務放到重要位置，而忽視了檔案管理工作，有的事業單位甚至不知道檔案管理的作用，造成檔案管理工作開展滯后。新時期下領導者普遍認為，檔案管理與經濟發展不存在聯系，并且檔案管理只是人事管理的一部分，因此對檔案管理不加重視。有些事業單位雖然建立檔案管理，但管理中缺乏人才和資金的支持，管理設備陳舊，管理內容單一，也使得檔案管理工作陷入困境。

2.人員素質差。檔案管理工作是一項專業性和技術性較強的工作，需要管理人員通過學習和總結來提高檔案管理的水平和技能，同時事業單位缺乏具備高素質和實踐經驗的管理人員，引發了管理人員素質低下的現象。事業單位檔案管理人員專業素質不高，工作積極性差、流動性強、思想落后，造成事業單位檔案工作開展不利，歸檔工作難，數據統計和人事檔案管理滯后，這對檔案管理的快速發展形成了障礙。

3.缺少服務性。事業單位的檔案管理工作不僅要做到管理內容上的提升，同時也應該注意到服務質量的提升。現階段，我國事業單位的檔案管理與服務職能嚴重脫節，有相當一部事業單位的檔案管理工作趨于形勢，沒有發揮出檔案服務的職能作用，工作中僅僅是對人員信息、工作成績、單位項目、財務檔案進行記錄和整理，沒有涉及到數據信息的整合與利用，不能為事業單位的發展提出指引，這極大的削弱檔案服務的作用。

三、提升檔案管理科學化水平的有效對策

1.人員隊伍建設。事業單位要想做好檔案管理工作，就必須要組織相應的管理人員，而高素質的檔案管理隊伍可以極大的提高事業單位檔案管理的水平。筆者認為事業單位在檔案管理人員隊伍建設上應遵循以下幾點：首先應強化“以人為本”的培訓理念，通過積極和科學的培訓，讓管理人員能夠主動的參與到檔案管理工作中去，轉變管理人員的工作態度，激發管理人員的工作熱情；其次，擴充培訓內容，在檔案管理培訓中要讓管理人員學習檔案專業知識，掌握管理技能，強化計算機與網絡管理軟件的使用，使管理人員的綜合素質得到全面的提升。

2.強化檔案管理服務的作用。事業單位的檔案管理從職能作用出發，應分為管理與服務兩個方面，管理是對檔案進行整合的過程，而服務則是利用檔案的過程，兩者相輔相成，事業單位應采取以下措施進行管理與服務的開展：首先建立健全檔案信息化管理制度，完善檔案的信息化管理模式，從收集、分類、歸檔、保存等方面入手，全面實現檔案的數字化和信息化管理，并規范業務流程，使檔案保管與利用達到規范化、標準化、數字化；其次，建立檔案管理人員的獎懲機制，對于有突出成績的管理人員應進行獎勵，對有違反檔案管理制度的人員視應給予懲罰或處分。

四、結語

新時期下，提升事業單位檔案管理的科學化水平是我國社會發展和進步的必然結果，同時推動檔案管理的現代化建設，理清其中產生的問題，對事業單位的科學化發展有著積極的促進作用，所以我們應完善檔案管理的現代化手段，利用網絡技術把檔案資源進行共享，使檔案管理更好的服務于事業單位，促進事業單位在新時期下和諧穩定的發展。

參考文獻

[1]李國蘭，提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011（1）.

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中圖分類號：R194 文獻標識碼：A 文章編號：2055-5200（2014）02-009-03

醫院檔案包括醫院診斷、治療、護理等醫療活動中形成的文字、圖表、影像等諸多材料，是醫院醫療業務信息的主要載體。經過系統歸納整理后可以為醫院醫療、教學、科研提供豐富基礎資料，通過病案分析和統計處理可以為醫院管理提供一手的詳實資料。

隨著信息技術的發展，圍繞著醫院信息系統（Hospital Information System， HIS）及配套接入開發的諸多系統，醫院的管理模式實現了由經驗管理向信息管理的轉變。HIS系統以病人醫療信息、醫院經濟信息和醫院管理信息3條信息主線來提供技術支持平臺，使大量的醫院日常醫療、經濟和管理事務電子化，實現了高效的數據錄入、查詢、統計等功能，對提高醫院工作效率、質量和服務水平等方面起到重要作用[1]。檔案管理的信息化也在逐步完善，但是病案資料積累越多，信息化后的內容越豐富，信息流的作用越強，反饋出來的數據處理要求就越高，如果沒有一定的技術手段方法是實現不了這些要求的。

面對醫院信息數據量的迅速膨脹，傳統數據庫陷入“數據爆炸，知識貧乏”的境地。數據倉庫（Data Warehouse，DW）的出現有效地彌補了傳統數據庫在分析型應用上的缺陷。利用數據倉庫技術將傳統病案系統中所積累的海量數據背后隱藏的有價值的信息挖掘出來，從而獲取二次相關信息為醫院的決策管理、醫療、科研和教學服務提供了一種科學的解決方案[2]。本研究以患者疾病轉歸統計分析相關信息為數據源，建立了醫院醫療質量分析的多維數據模型及多維數據集的數據倉庫，通過聯機分析處理對疾病轉歸進行數據挖掘從而提供醫療決策的相關信息，將對醫院的管理產生積極作用。下文將對疾病轉歸統計分析決策支持系統的構建進行闡述。

1 數據倉庫的構建

1.1 疾病轉歸統計分析數據倉庫的設計

以住院病人療效為倉庫主題，建立星型倉庫模型，以一個事實表和4個維表為主要內容，其中維表分別為科室維，時間維，病種維和病人基本情況維，如圖所示。事實表包含聯機分析處理（OLAP）多維數據集中所有的度量值，包括住院天數、各項費用；維度表中的不同屬性應用文字，離散值等表示，如年齡段分為5段（0～20歲、21～30歲、30～50歲、50～60歲、60歲以上）；疾病名稱以ICD-10主類、ICD-10亞類、ICD-10子類表示，維度關鍵字是與事實表關聯的橋梁，是用于查詢事實表數據的唯一標識符[3]。通過這種構架，可進行多維度查詢。

圖1 疾病轉歸統計分析數據倉庫星型模型

1.2 數據預處理

HIS系統中大量的數據信息中有一部分為空缺數據、不一致數據或包含有錯誤或存在偏倚的噪聲數據，在進行數據挖掘前必須對數據進行預處理，清洗后的數據才能保證數據的一致性和有效性。數據預處理主要包括數據集成和數據清理兩部分，其中數據集成是將所有的病人的基本信息和醫療信息數據進行整合，將從病人主索引表中抽取的所有信息集成到統一的數據表中，對不一致的字段長度，不一致的賦值等進行數據轉換，整合為統一的格式，如日期形式2012-04-10轉換為時間為上定義的年，月，日格式：2012，4，10；數據清理是將缺陷數據且無法進行轉換的數據屏蔽，如篩查2012年的數據資料，經信息提取后發現存在部分2011年的數據資料時，可通過定義語句進行清洗。

1.3 數據倉庫的加載和轉換

在SQL Server 2000中使用Transact―SQL、數據轉換服務（DTS）和BSP將數據加載到數據倉庫中。DTS是以OLE DB或ODBC等接口技術連接數據源與數據目的[4]，其驅動數據進行導入、導出等轉換操作，實現數據源與數據目的間的交換。轉換結構圖見圖2。通過上述操作過程，醫院數據倉庫建立完成，為后續多維數據的分析和數據挖掘進行了鋪墊。

圖2 DTS數據轉換流程圖

2 基于數據倉庫的疾病轉歸統計分析OLAP建模分析

多維數據集的構建完成后可進行以病人、疾病和費用等多個主題開展的OLAP分析。如通過醫療付款方式維度進行住院費用構成分析；通過月份或年份來分析總住院患者的變化趨勢，或在展現層上定義一些附加度量值，如“增減率”，以反映科室病種的變化趨勢。在進行OLAP分析中，可以運用切片、切塊，旋轉，鉆過和鉆透等操作程序，或通過編寫多維查詢語言MDX（Multi-Dimensional Expressions， 多維表達式）程序進行查詢，可以獲得不同匯總結果上的觀察數據，也可以獲得住院患者相關因素間的關系，我們也可以選擇2個以上的維度的數據實現多維數據集的分析[5-6]，如以“科室”和“費用類型”類型為關鍵詞。查詢各科室醫療費用占比的MDX代碼及結果如下圖3：

圖3 查詢結果示意圖

3 分析決策支持的實現

數據挖掘（Data Mining，DM）技術是決策分析的重要工具，目前應用比較廣泛的DM算法主要有基于規則系統的決策樹、聚類分析、神經網絡、支持向量機方法等[7]。在實際應用中，數據挖掘可為醫院管理決策提供多層面幫助。例如利用決策樹方法提取數據庫中的患者信息，包括性別、年齡、入院情況、藥品費用等各個屬性，構建相關性網絡，應用相應的運算方法分析患者信息，得到總醫療費用的強關聯項住院天數與藥品費，最終得到醫療費用的層決策樹，如圖4所示。決策樹由“Generate decision tree”給定的訓練數據產生，訓練樣本有表示住院費用的每個屬性以離散值的形式表示，運算過程中產生的各個節點為不同的分支點，顯示費用的不同影響屬性，而每一個節點內的所有樣本均為同一類別。從數據挖掘的最終結果看，藥品費用和住院天數是醫療費用的強影響點，與醫療費用呈正相關，住院天數越長，藥品費用越高則患者的總住院費越高。在模型判斷的基礎上進行有針對性的費用控制決策將是一種目的明確、針對性強，高效的決策支持方法[8-9]。

4 結論

針對醫院檔案利用效率低，海量數據對信息管理系統決策支持不足的現狀，嘗試應用數據倉庫和基于多維數據集的OLAP技術及數據挖掘技術，對醫學信息數據進行分析，挖掘出更多深層次的、有價值的信息，為醫院管理者提供了輔助決策的依據。同時，隨著醫院信息技術的不斷發展，還可以開發預算警示模塊等多個實用的，有針對性的模塊，建立面向醫院各級管理層的決策支持系統，切實地、真正地實現醫院的精細化、循證化管理[10]。系統的開發使用為提高醫院管理水平提供了高效、可行的技術手段。

參 考 文 獻

[1] 馬剛， 劉天時，程國建. 基于數據倉庫技術的醫院信息系統應用研究[J]. 西安石油大學學報（自然科學版）， 2010，25（4）：99-102.

[2] 葉明全，宋念東.基于HIS的醫院數據倉庫設計與實現[J].計算機工程與設計，2008，29（3）：779-781.

[3] 李慧宗，張學森. 面向主題的醫療費用分析數據倉庫建模[J]. 中小企業管理與科技， 2009（31）：274.

[4] 周治宇，鄭昊. 基于醫院信息系統數據倉庫的設計[J]. 中國數字醫學， 2010，05（9）：81-83.

[5] 鄭丹青. 基于OLAP技術的醫療信息多維數據集設計與分析[J]. 吉林師范大學學報：自然科學版， 2011，32（3）：56-58.

[6] 孔琳. 基于HIS的數據倉庫構建及多維分析[J]. 醫學信息學雜志， 2011，32（11）：6-9.

[7] 胡志東. 數據挖掘及數據倉庫綜述[J].黑龍江科技信息， 2010（26）：100.

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醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是各項醫療活動中所產生的數據總稱，包括醫院各部門的物流、財流、人流等各種數據信息。隨著信息時代的來臨，迫切要求醫院加快檔案信息自動化系統建設，從而提高醫院整體工作效率，降低人力物力成本。

一、 當前醫院檔案管理的現狀

（一）檔案管理制度不健全，管理范圍不明確。當前我院檔案管理尚沒有一整套科學統一的管理制度，各部門各科室檔案管理較為隨意，缺乏及時歸檔的自覺性，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性，造成檔案收集率和利用率不高。

（二） 檔案管理人員業務素質不一。檔案管理人員往往被認為不同于臨床醫技科室，需要具備專業醫療知識，因而往往是由非管理專業人員組成。隨著現代管理理念和檔案信息化的發展，對人員素質要求也隨之提高，且當下對檔案管理人員的繼續教育和進修學習等重視度不足，使檔案管理人員的管理思路和管理水平停滯不前。

（三）檔案管理的硬件投入不足。部分科室檔案管理場所狹小、設備陳舊等也制約了檔案管理的發展，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在本院醫療活動中得到廣泛應用，而一些檔案管理確還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和管理。

二、信息化檔案數據庫的優點

（一）檔案查詢的準確率得到提高。傳統檔案管理常存在各科室分散管理，檔號或標題不規范甚至沒有案卷標題，或者部分案卷缺少卷內目錄等等問題。數據庫建設后對醫院所有檔案集中在一個平臺統一管理，建立規范的、科學的檔案工作制度，對檔案的編排效率、檢索速度和查準率都有明顯提升，可支持關鍵詞的模糊查詢，并能在檢索結果中直接查看各標題對應的內容概要，方便日常檔案查詢工作。

（二）方便檔案的日常管理和維護。檔案注重原始稿件和原始資料，隨著檔案的利用次數增多其破損速度也在加快。檔案數據庫將檔案的原本進行數字化保存，便于借閱和利用，也方便文檔的復制、保存、打印，解決了檔案保存與利用之間的矛盾。

（三）提高檔案管理人員業務素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，借助檔案信息化建設的契機，同步提高檔案管理人員的業務素質：一是引進專業技術人員，不斷調整網絡管理人員的結構，同時通過專業培訓，掌握現代化的網絡技術和知識。二是深入臨床和醫技科室一線調查醫療、教學和科研對檔案工作的要求，不斷探索和總結檔案管理技術的優劣，推動檔案管理水平的提高。

（四） 便于建立三級網絡管理模式。檔案信息數據庫完善后，由一名副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，科主任負責，各科室專職檔案管理員為核心的檔案三級網絡管理模式。實現檔案管理的統一領導、統一制度、統一操作，發揮檔案網絡整體性優勢，實現檔案管理的自動化、現代化。

三、檔案信息數據庫建設中的若干問題

（一）對檔案信息數據庫的認識問題。檔案數據庫是檔案信息資源建設的主流組織形式。它是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將傳統的檔案實體信息、管理信息按照特定數據模型進行組織的數據集合。傳統的紙質環境下各類檔案資源的保存和利用不滿足于現代化醫院的發展要求，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳模式，它將整個檔案管理領域看成是一系列信息單元的組合，并將信息單元組成具有一定結構的整體。通過網絡在線實現對各種檔案數據的整合查詢、編輯修改、上傳下載等功能，簡化檔案管理流程。

（二）對檔案信息數據庫的設計要求。檔案信息數據庫最終目的是可以更好地提高檔案管理的服務質量和工作效率，因此需要具備以下幾個設計要求。首先是可操作性，打開信息數據庫查詢界面時方便找到查詢窗口，根據醫院各科室不同查詢要求設置多條查詢路徑，比如可以選擇不同科室，不同日期，不同人員所保存的文檔進行搜索。其次是可維護性，信息檔案數據庫的升級、數據條目的更新便于操作，可根據醫院各科室的管理需求變化更新數據庫系統。第三個要求是安全性，信息數據庫端口不可與外界相連，對密級不同檔案資料應當分別建立相應密級的數據庫，設置不同級別人員的登錄權限和可查詢范圍，同時設置防火墻和安裝防病毒軟件維護系統的安全性。

（三）對數據庫管理人員的要求。醫院信息數據庫的建設離不開人才建設，雖然檔案信息化、現代化帶來便利，但容易受外界各種因素比如機房停電、系統升級障礙、終端計算機硬件損壞等等影響，進而影響整個醫院檔案的正常管理運營。這就要求數據庫管理人員具備專業計算機理論知識和豐富的基礎數據設計經驗，具備維護設備正常運營，并抵御病毒攻擊、抵御黑客攻擊等能力。

四、小結

研究設計適合本院自身需要的個體化、特色化信息數據庫是一項復雜系統工程，是一個需要多部門協作，多專業配合，運用多學科知識不斷完善的過程，要求上至醫院領導、下至后勤保障部門定期總結和分析存在的問題，探討和尋求解決途徑，為建設更加完善的現代化信息數據庫共同努力。

【參考文獻】

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居民電子健康檔案在國外更多地被稱為居民電子健康記錄（residental electronic health record，REHR），是關于醫療保健對象健康狀況的信息資源庫，涵蓋整個生命過程，多方面收集健康相關的所有因素，為廣大居民防治疾病、促進和保護人體健康提供依據，為實現居民的自我健康管理和醫療健康服務管理提供有用的信息資源，具有較強的科學性和規范性[1]。居民電子健康檔案具有全面完整而具體的健康內容，檢索使用非常方便快捷，檔案及病歷資料的保存期更長，不受外界環境的影響，為多發病、突發病及急性傳染病的診療提供詳盡的參考資料，具有重要的實用價值。另外，建立居民電子健康檔案所需要的信息科技含量較高，能夠大力促進醫療衛生工作的電子信息化，促進各類衛生服務機構之間信息和資源的共享，為醫療衛生工作的信息共享及管理統一提供有力的支撐，為廣大居民提供了優質、快捷的健康服務，具有信息無縫連接、共享協同作業、個性化診療等優點。

國家“十二五”規劃綱要在第八篇第三十四章“完善基本醫療衛生制度”里提出，目前亟待加強建設的公共衛生服務體系中，居民電子健康檔案的覆蓋率必須要達到70%以上，這表明了國家非常重視并樂于促進居民電子健康檔案的建設工作[2]。自2010年1月開始，我市將全體常住居民、流動人口（居住半年以上）都納入了個人及家庭健康檔案的建檔人群并將檔案電子化，對居民的健康檔案實行了信息化的統一管理，逐步實現居民健康檔案從紙質到電子化的過程，并在將來把區縣、機構之間的健康檔案實行聯網，做到小病、慢病社區內解決，急病、大病醫院中治療。這將為合理調配醫療資源，緩解醫院就診壓力具有重要的實用價值。到目前為止，本市的居民電子健康檔案的建檔率為79.16%。

居民電子健康檔案普及之后帶給大家的好處是顯而易見的。當居民電子健康檔案和對應的信息化平臺建立并對接成功后，一方面，從臨床醫生的角度來講，在患者就診時，臨床醫生在調閱個人健康檔案時，能夠全方位地了解到就診者的既往病和健康狀況，為下一步治療方案的選擇以及臨床決策的制定提供精準的原始信息，大大降低誤診率和漏診率，有效增強醫療服務的能效性[3]。另一方面，從就診患者的角度來講，個人健康檔案及相應的診療記錄的建立使不同醫療機構的醫生都能隨時調取病史資料進行參考，避免了重復檢查，實現了個性化疾病治療、個體化健康管理，節約了就診費用，緩解了“看病貴”的問題。

例如在醫療衛生系統的急診工作中，常常因為患者昏迷等情況無法正常詢問病情及發病史，延誤了救治生命的黃金六小時，如果能夠調取患者實時的居民電子健康檔案，可迅速了解患者的系統情況，針對不同疾病進行個性化的診斷治療準備，徹底把握“黃金時間”，貫通救治生命的“綠色通道”。在建立居民健康檔案及相應配套信息化平臺的基礎上，在患者或家屬撥打急救電話時，120中心可以通過調取患者的地理位置信息、體檢信息和發病史選擇就近的急救車輛通知其前往救助。與此同時，院內的“綠色通道”平臺同時啟動，根據患者的具體疾病情況準備所需的醫療設備及救護人員，做到“一呼百應，有呼必應”。在醫療衛生系統的會診、轉診工作中，通過居民電子健康檔案，可迅速有效地實現各級醫院與基層醫療機構之間開展全面合作，大大促進完善分級醫療制度、雙向轉診制度和遠程醫療制度，試行社區首診制，促進各級各類醫療衛生服務機構的優勢互補，實現小病在社區、大病去醫院、康復回社區的疾病診治連續化管理格局，整合醫療資源，促進本地區醫療衛生資源的合理使用[4]。另外，當重大的傳染病疫情、食物中毒、職業性中毒、病因不明的群體性疾病等突發公共衛生事件來臨時，通過調取患者已建立的居民電子健康檔案，針對患者個體狀況選擇個性化治療方案，防止出現“千人一面，同病同治”的現象，做到“因人而異，同病異治”，為突發公共衛生事件的正確處理提供依據和支持。

在不久的將來，全國范圍內建立統一的居民電子健康檔案，與身份證等個人信息聯動，則流動人群的健康信息隨時可被掌控，人群離開戶口檔案所在地而異地工作、居住時，仍然可以到包括城市社區衛生服務中心、鄉鎮衛生院以及村衛生室在內的各級各類醫療服務機構接受公共醫療服務，包括嬰幼兒免疫接種、婦幼保健、精神疾病管理治療和勞動職業衛生等。

從政府衛生監督管理的角度而言，居民電子健康檔案系統的普及和完善，能夠實現從傳統的、靜態的紙質工作模式到現代的、動態的電子信息化管理模式的轉變，提高工作效率，規范執法行為，使廣大人民群眾都享受到高效、便捷、安全的公共衛生服務。在居民電子健康檔案的建設過程中，行政管理部門和醫療衛生機構之間必須做到信息互聯、系統互通，這可以通過政府的衛生信息平臺和各級醫療服務機構內部的信息系統之間對接而實現，具體要按照衛生部制定的檔案架構和數據源標準，進行健康檔案數據共享、調閱，實現橫跨部門、地區和專業的健康檔案檢索；在搭建公共衛生信息平臺的基礎上，形成并完善電子健康檔案的基本資料庫，并通過數據互換來整合臨床醫療信息等外部資源，對居民電子健康檔案實現不間斷、無死角的動態管理[5]。

居民電子健康檔案具有信息來源廣泛、時效性強及數據龐大的特點，居民的健康狀況、疾病問題通常在就診、保健和康復過程中被主動記錄，因此健康檔案的信息來源主要為衛生信息平臺提供的公共衛生資料數據和各級各類醫療衛生服務機構的記錄，因此電子檔案信息的采集要在醫療衛生服務的日常工作中伴隨進行，不能搞突擊檢查式采集、推送，并主動向多方共享，動態利用健康檔案與醫療衛生服務記錄，減輕基層的衛生所、衛生站等醫療人員的負擔。

居民電子健康檔案包括個人基本信息、醫院的就診治療及康復信息、兒童計劃免疫信息、孕產婦幼保健信息、重大的傳染性疾病信息等，以個人檔案為基礎，整合入家庭、社區、區域檔案中，形成完備的居民電子健康檔案管理及應用系統；公共衛生數據包括各級疾病預防控制機構的業務系統以及婦幼信息管理系統等的與居民電子健康檔案直接相關的數據。若要居民健康檔案數據處理中心真正實現共享、共用的目的，必須在基礎數據錄入、提交同級或上級電子健康檔案管理中心時就遵循健康檔案的格式標準及存儲模式。只有數據共享、同步安全傳輸的三級醫療衛生信息平臺才能滿足居民電子健康檔案的應用及日常管理需求[6]。電子病歷是由各級各類醫療機構在門診及住院患者的診療過程中創建、保存和使用的規范電子方式臨床診療信息記錄，它是居民電子健康檔案的主要數據來源之一，在提取、整合門診及住院病歷的摘要及住院病案、各類生化、影像學檢驗檢查的原始信息及診療信息的基礎上，形成基礎檔案資源庫，與醫療機構的體檢數據、基層衛生院和社區衛生中心系統中的疾病診療記錄一起進行數據標準化處理后，發送到上級衛生信息數據平臺，完善健康檔案數據基礎資源庫。

建立居民電子健康檔案系統后，管理和完善至關重要。依據相關的行業標準及工作規范，各級各類醫院要逐步建立完備的醫院信息管理平臺、模式化電子病歷系統及醫療服務信息系統，將醫生工作站作為系統內的標準配備，實現跨地區、跨專業、跨機構的電子病歷共享系統，建立綜合性的業務服務模式，探索預約就診、遠程及協同會診、轉診、檢診互認的新模式。確保健康檔案管理平臺的安全性和可靠性，嚴格各種資料的生成和調閱制度，保護患者的隱私。

總之，在國家大力推進衛生信息化建設的背景下，居民電子健康檔案及配套的公共信息管理平臺的普及與完善是關系到廣大人民群眾身體健康的重要課題，需要多方合作，共同著手，才能真正發揮健康檔案電子化帶來的巨大能力，更好地為醫療衛生事業服務。

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在信息化發展的今天，圖書館，特別是大學圖書館不僅要對信息進行簡單的數字轉換和管理，更要對新興事物網絡進行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠程會議等。所以網絡檔案化管理，成為當今圖書管理的必然趨勢，這就必須對檔案化管理的技術和法律相關問題進行深入闡述和探討。

所謂數據挖掘(Data Mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些數據可以是結構化的，如關系數據庫中的數據，也可以是半結構化的，如文本，圖形，圖像數據，甚至是分布在網絡上的異構型數據。發現知識的方法可以是數學的，也可以是非數學的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發現了的知識可以被用于信息管理、查詢優化、決策支持、過程控制等，還可以進行數據自身的維護。數據挖掘借助了多年來數理統計技術和人工智能以及知識工程等領域的研究成果構建自己的理論體系，是涉及數據庫、人工智能、數理統計、機械學、人工神經網絡、可視化、并行計算等的交叉學科，是目前國際上數據庫和決策支持領域的最前沿的研究方向之一。

一、數據挖掘的功能

數據挖掘通過預測未來趨勢及行為，做出預測性的、基于知識的決策。數據挖掘的目標是從數據庫中發現隱含的、有意義的知識，按其功能可分為以下幾類。

1、關聯分析

關聯分析能尋找到數據庫中大量數據的相關聯系，常用的一種技術為關聯規則和序列模式。關聯規則是發現一個事物與其他事物間的相互關聯性或相互依賴性。

2、聚類

輸入的數據并無任何類型標記，聚類就是按一定的規則將數據劃分為合理的集合，即將對象分組為多個類或簇，使得在同一個簇中的對象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對象差別很大。聚類增強了人們對客觀現實的認識，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類技術主要包括傳統的模式識別方法和數學分類學。

3、自動預測趨勢和行為

數據挖掘自動在大型數據庫中進行分類和預測，尋找預測性信息，自動地提出描述重要數據類的模型或預測未來的數據趨勢，這樣以往需要進行大量手工分析的問題如今可以迅速直接由數據本身得出結論。

4、概念描述

對于數據庫中龐雜的數據，人們期望以簡潔的描述形式來描述匯集的數據集。概念描述就是對某類對象的內涵進行描述并概括出這類對象的有關特征。概念描述分為特征性描述和區別性描述，前者描述某類對象的共同特征，后者描述不同類對象之間的區別。生成一個類的特征性只涉及該類對象中所有對象的共性。生成區別性描述的方法很多，如決策樹方法、遺傳算法等。

5、偏差檢測

數據庫中的數據常有一些異常記錄，從數據庫中檢測這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識，如分類中的反常實例、不滿足規則的特例、觀測結果與模型預測值的偏差、量值隨時間的變化等。偏差檢測的基本方法是尋找觀測結果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業中檢測欺詐行為，或市場分析中分析特殊消費者的消費習慣。

二、數據挖掘在建設現代化高校檔案館中的應用

1、資源類數據包括館藏檔案經過數字化加工而產生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網建設和維護信息。我們從研究大學檔案用戶的信息需求出發，數據挖掘為大學檔案館全面掌握和準確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。

(1) 利用Web訪問信息挖掘技術發現其中的關聯模式、序列模式和Web訪問趨勢等，構建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務受歡迎的程度，發現用戶訪問模式和用戶需求的趨勢，從不同側面來研究用戶的信息需求，為優化檔案館的檔案信息資源建設提供了科學依據。

(2) 收集大學檔案網web服務器保留的用戶注冊信息、訪問記錄，以及有關用戶與系統交互的信息等原始數據，經過清洗、濃縮和轉換形成便于統計分析的用戶查閱數據庫、日志數據庫、用戶定制信息庫、用戶反饋信息等各種數據集合。

2、從建設大學檔案館館藏信息資源出發，數據挖掘為大學檔案館提供了選擇一條科學發展道路的重要依據。

(1) 利用檔案網和檔案管理軟件訪問信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統載體檔案優先數字化。例如：通過對檔案信息的訪問記錄、檢索請求中用戶請求失敗的數據進行分析，按類統計檔案拒用集和頻繁利用集，結合聚集算法發現館藏資源的缺漏，有針對性地補充和豐富檔案信息資源。

(2) 在大學檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運用關聯、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關專題進行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。

3、從做好大學檔案館信息管理工作的角度出發，數據挖掘為優化館藏信息和對未來工作的預測發揮重要作用。

(1) 在提供利用環節中，對用戶每次借閱的信息進行關聯分析，發現各類檔案信息之間的關聯規則或比例關系，這樣可以進一步優化館藏信息。

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[23]胡哈力， 方俊嵐， 關世延等.社區衛生服務計算機三級網絡化建設的體會[J].中國初級衛生保健，2003，17（6）：42

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0129-02

隨著計算機及互聯網的持續快速發展，以云計算、物聯網、智能城市、智慧校園為代表的各種新技術、新應用如雨后春筍般涌現出來，正在影響和改變著我們每一個人，無論你是否愿意被影響和改變。隨著應用軟件的增多和普及，產生了大量的數據，而且，這些數據以指數級的速度增長，人類已邁入大數據時代。檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。隨著學校的快速發展，不同類別、不同形式的檔案快速增加，檔案管理工作變得更加復雜，傳統的檔案管理方式和方法已不能m應互聯網環境下數據量大和高安全性等要求。因此，研究和設計一款符合學校實際需求的檔案管理系統迫在眉睫。

1 專科院校檔案工作的現狀

1.1 檔案管理工作部門和人員情況

專科院校一般沒有專門的檔案室或檔案館等獨立的檔案管理機構。以筆者所在的漯河醫學高等專科學校為例，檔案室是學校行政辦公室的下屬機構，不是獨立設置的檔案室，隸屬于學校行政辦。筆者學校檔案室僅有兩名專職檔案管理人員，缺乏專業的計算機網絡信息技術人員，每年疲于應對學校各類檔案的收集、分類、整理、上架、日常查詢、借閱和印章使用等工作，沒有更多的時間和精力去研究和學習檔案信息化方面的知識。

1.2 檔案管理工作硬件投入情況

筆者學校檔案室設有辦公室和檔案庫房，分別用于辦公和存放檔案。其中，檔案庫房約200m2，內有打印復印一體機、掃描儀、計算機、刻錄機、照相機、空調等電子設備和滅火器、鐵門、鐵窗等防火防盜設備，但沒有配備去濕機、磁盤陣列、溫濕度和防火防盜自動報警器等設備。計算機和打印復印一體機等辦公設備較為老舊，經常出現各種各樣問題，嚴重影響檔案管理人員和檔案借閱人員的工作效率。

1.3 檔案管理工作信息化使用情況

目前，該校還沒有專門的檔案管理系統，都是以自建Excel電子表格形式進行管理，且僅保存基本的文件名、文件類型、時間等信息，只能進行簡單的信息查詢和搜索，不能提供詳細的信息檢索；館藏檔案以傳統的紙質檔案為主，當前流行的多媒體電子檔案如圖像、音頻、視頻、掃描件等較少，無法大規模地實時、在線提供檔案，與當前檔案管理信息化發展潮流不符，檔案管理工作信息化水平總體不高。

2 檔案管理系統的需求和功能設計

我國大部分本科高校都有自己的檔案管理軟件，各高校檔案管理軟件的功能大同小異。作為專科學校，由于歷史原因，大部分都沒有自己的檔案管理軟件，隨著時代的進步，特別是在互聯網和大數據時代，也急需要有自己的檔案管理軟件。該文在總結高校檔案管理需求的基礎上，調查和收集該校檔案管理工作的實際需求，并進行相關功能設計，為下一步的實現打下堅實的基礎。根據學校各類用戶需求，確定檔案管理系統的功能模塊，各類需求如圖1所示：主要分為用戶登錄模塊、檔案管理模塊、檔案查詢模塊、檔案借閱模塊、系統管理模塊和印章使用模塊。

用戶登錄模塊：登陸系統是各類用戶安全進入系統的第一步，系統只允許特定的用戶，即用自己的工號或學號登錄系統，登錄后可以自行修改密碼。

檔案管理模塊：檔案管理模塊功能如圖2所示，包括檔案錄入功能、檔案審核功能、檔案鑒定功能、檔案歸檔功能、檔案修改功能和檔案刪除功能。由檔案提供者把檔案的基本信息錄入到系統中，同時將電子稿導入，做到檔案基本信息、紙質稿完整信息、電子稿完整信息一一對應。檔案管理員對檔案提供者錄入的信息進行審核，如果有必要保存，則審核通過；如果沒有必要保存，則不通過。如果通過，則對檔案的密級和保存的時間進行鑒定，密級程度分為公開、保密、機密、絕密4種，根據檔案的性質鑒定為不同的密級和保存時間。最后由系統管理員對需要歸檔的檔案的所有信息進行審核，查看是否滿足檔案信息化建設的各種標準，對通過審核的檔案進行立卷、編目和保存。對不符合檔案信息化建設標準的檔案退回，給出不符合標準的條目，并限期重填。此外，系統管理員可以對檔案的個別屬性進行修改，若某些檔案沒有保存的必要或保存時間到期時，系統管理員將檔案刪除。

檔案查詢模塊包括檔案查詢和查詢統計兩個功能，查詢者在查詢框中輸入文件的關鍵字、文件號、文件名等關鍵字信息進行查詢，系統會根據查詢者的權限快速地反應查詢到檔案的詳細信息。查詢統計主要是對各類檔案信息查詢次數、查詢者部門、查詢內容等進行統計。

檔案借閱模塊：包括檔案借閱和借閱統計兩個功能，用戶提交檔案借閱申請，包括借閱的檔案、借閱日期、歸還日期等，經檔案管理部門人員審核批準后，即可完成檔案借閱。借閱統計主要是對借閱檔案、借閱次數等進行統計，可以分析檔案利用率，進而為決策者提供決策支持。

系統管理模塊包括數據備份、數據恢復、日志查詢、用戶權限管理功能。

印章使用模塊：由于學校公章保存在檔案室，傳統印章使用手續繁瑣、費時費力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需網上提交申請，審核人網上審核，且審核人必須在規定時間內審核，保障印章使用手續正常、快速進行。

3 檔案管理系統的安全

安全性是擺在每一個應用系統面前的大問題，檔案管理系統也不例外。這里主要從數據信息安全、程序安全和網絡安全3個方面來討論系統的安全性。該系統對用戶密碼采用MD5算法進行加密，系統在保存密碼時將密碼信息用MD5算法加密后存入數據庫，數據庫中只保留加密后的信息，當用戶登錄后，輸入的密碼信息先用MD5算法加密，將加密后的信息與數據庫中的信息進行比對，若一致，則允許登錄，若不一致，則提示重新輸入用戶名和密碼。針對圖片信息采用基于混沌的圖像加密技術進行加密。程序測試主要是進行黑盒測試和白盒測試，以驗證程序的功能和邏輯正確性。由于服務器放到學校機房中，所以要確保機房網絡安全，防火墻，UPS和入侵檢測系統都是必不可少的。此外，系統還需具備數據備份和數據恢復功能，其主要作用是提高檔案管理系統的數據可靠性和安全性。該系統采用的備份策略是：每周進行一次完整備份，備份系統中所有的數據，優點是恢復時間短，操作最方便、可靠。每天進行一次增量備份，備份上一次備份以后更新的所有數據，優點是每次備份的數據量少，占用空間少，備份時間短。

4 結語

該文主要分析和設計了基于該校現狀的檔案管理系統，隨著高校信息化建設的逐步深入，會有更多的電子數據信息流入到檔案管理系統中，數據安全是一個必須重視和要解決的問題。一方面，隨著智能手機的快速普及，越來越多的工作可以在手機上完成，如何盡快實現基于智能手機的檔案管理系統；另一方面，大量的數據積累必然形成大數據，如何讓大數據通過數據分析、數據挖掘來發揮出其應有的作用，是今后需要努力的方向。

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大數據時代的到來，為社會各行業帶來良好的發展空間，但同時也帶來一定的挑戰。對于檔案管理工作而言，數據量將會更多、更龐雜，管理工作也會面臨全新難題，更急迫的想要加強數據的科學高效管理，因此，檔案管理工作要充分利用大數據時代所帶來的有利條件，全面了解目前工作價值提升的具體表現，站在檔案管理工作可持續發展的角度，采取有效措施，完善相關工作細節，滿足大數據時代基本需求，實現自身價值最大化。

一、大數據時代檔案管理工作的價值提升

（一）工作效率明顯提高

檔案管理工作在過去的管理形式上，通常都是運用紙質、圖片或是錄影的方式，但這種管理形式，在許多方面存在缺陷，導致管理不便、效率不高的不良情況出現。但在大數據時代環境中，在對大量檔案信息進行價值提取過程中，主要利用計算機技術進行有效信息處理，這種先進的數據發掘技術還包括對檔案信息數據庫進行分類、整合、收縮、重點、提要以及在處理中相關信息及重要知識等，有效減少了數據抽取范疇，同時也省了很多成本績勞動力，工作效率明顯提高。

（二）檔案搜集渠道增多

大數據時代中，檔案管理工作會逐漸向信息庫數值分析以及文本數據發掘方面發展，確保對檔案信息及時搜集、嚴格監察整個搜集過程，相關信息、資源庫、影片以及物品只要存在保存意義的都要加強搜集。因此，檔案管理工作人員沒有只從文本檔案庫中進行檔案的收集與儲存，而是進行有明確目的和指向性的信息收集，充分強調了檔案管理行業的廣闊渠道，重點突出了檔案管理工作發展過程中網站面、照片、視頻信息等方面全新形式內容，增添了檔案搜集渠道以及資源類別。

（三）檔案信息實時共享

由于大數據時代提供的先進技術，可以有效利用這一優勢隨時獲取各部門的相關檔案，任何時間都能進行查看，節省了過去檔案互相傳送的時間，為更多用戶提供了更好的信息服務，達到用戶的基本需求。此外，檔案管理工作中各部門一同創建檔案信息共享平臺，共同享用數據系統帶來的軟件設施，不用再去經常對具體硬件進行升級。通過有效運用大數據時代提供的先進網絡技術進行檔案管理工作，方便了檔案信息的保存與查看，直接通過互聯網實時共享，輕松便捷的同時，確保信息數據的準確性。

（四）檔案服務更加完善

大數據時代的到來，使過去檔案管理工作的服務目標得以實現，讓檔案管理的服務更具有針對性，充分體現了大數據時代的服務特色，不僅能及時滿足用戶信息需求，同時對用戶不同的要求展開詳細深入剖析，在多種類別的信息數據庫當中，為用戶提供更豐富、更細致的信息資源輸送。

二、大數據時代檔案管理工作的發展方式

（一）提升管理者綜合素養

檔案管理者的綜合素養，直接關系到未來的發展情況，因此，檔案管理者要提升自身專業水平以及網絡技術操作水平。在大數據時代，檔案管理者的工作形式與工作角色發生了巨大轉變，并不僅僅進行原有檔案信息調整、安裝以及區別等工作，同時檔案信息的輸送也不是管理者互相遞給，在這種轉變下，檔案管理工作人員要改變自身管理觀念，更快的適應全新的工作氛圍與工作任務。努力在最短的時間內將工作精神面貌調整到最佳狀態，重新建立檔案管理工作思想，確保全身心投入到工作當中。其次，在大數據時代背景下，檔案管理者作為信息化檔案管理系統的主要人員，必須要全面了解檔案數據的搜索、保存以及類別管理等內容的具體運用，同時還要具有一定的系統維護與軟件升級的技術知識，才能真正確保檔案服務的質量與工作效率。

（二）數據融合統一管理

目前，檔案管理工作均已使用大數據，但信息數據資源仍然過于零散，信息數據資源相互沒有連接，導致檔案管理工作并沒有真正實現現代化便捷系統管理。因此，在科技不斷發展、日益成熟的形勢下，在檔案管理系統中充分應用云端技術，把國內所有檔案信息進行科學融合，是改變檔案信息零散狀況的有效途徑，促進檔案信息數據實現共享，并且也提升了檔案使用效率，最大化發揮其積極作用。此外，在當前大數據時代中，缺少具體的管理機構，能同時兼具檔案數據資源，因此，要加強數據渠道之間的協作，檔案管理可以積極與展覽館、網絡公司等開展合作，促進檔案管理工作可持續發展。

（三）保障數據信息安全

運用網絡技術進行檔案管理，雖然方便有效，但同樣也存在一定安全隱患，若出現任何安全問題，將會對檔案管理整個信息數據系統造成不可挽回的損失。因此，要加強信息安全管理，提升系統安全性能，運用多種網絡防御檢測軟件，保障檔案管理的穩定運行，避免信息泄露或丟失等情況的發生。

（四）完善檔案管理體系

在大數據時代下，想要保障檔案管理工作有序發展，應完善檔案管理體系，相關人員才能按照具體規章制度規范自身的工作行為，明確自身的工作責任。因此，要加強對系統認證的建設，只有檔案管理專員才能進入具體系統中查看重要的信息資料，要通過身份驗證方可進入，另外，要明確檔案管理人員自身的工作內容以及各部門具體職能，充分發揮各自在檔案管理工作中的重要作用，保障檔案管理工作有序發展。

三、結語

綜上所述，基于大數據時代，檔案管理工作發生了巨大改變，使檔案管理工作價值得到明顯提升，為檔案管理提供了先進的大數據技術，創新了管理工作模式。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案管理；業務指導

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

《中華人民共和國檔案法》第六條規定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，

對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，同時規定“縣級以上

地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機

關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”這就明確界定了從中央

到地方我國各級人民政府的檔案行政管理部門（以下簡稱各級檔案局）對相應行政區劃內所

屬單位檔案工作的宏觀管理、監督和指導權，這是保證我國檔案工作管理體制得以正常運行

的法律依據，是各級檔案局代表相應行政區劃中的人民政府從宏觀上、整體上協調本行政區

劃內檔案事業內部各項關系的基礎。也正是這個法律依據，為檔案事業內部各項業務工作的

健康協調的發展提供了可靠的保障。可是，相當長一段時間以來，特別是我國檔案工作實施

達標升級工作以來，各級檔案局對有關單位檔案工作的業務指導進入了一定的誤區，那就是

因指導得太細太具體，不僅使檔案局的這種宏觀指導職能轉變為微觀指導職能從而使自己陷

入瑣碎的事務中而不能自拔，而且削弱了檔案館對檔案室與檔案館工作相聯的那部分業務技

術工作的指導權，影響了檔案館同檔案局、檔案室之間的關系，使檔案館接收檔案的工作陷

入到比較被動的局面。

《中華人民共和國檔案法》第八條規定，“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集

中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。

這就嚴格規定了各級各類檔案館對各分管范圍內應該移交檔案單位的檔案接收權，檔案館接

收檔案，是法律賦予檔案館的權力之一，從檔案館業務工作的流程來看，它是檔案館工作的

基礎和起點，對將來保證檔案的完整與安全、最大限度地提供檔案信息服務從而最終實現檔

案的社會意義與價值具有重要的作用。

從法律賦予檔案館接收檔案的權力的角度來看，對各單位檔案室應該移交進館檔案所必

須達到的業務技術標準與規范的日常業務指導與監督權，理應由檔案館的收集部門來行使，

因為這部分檔案最終要移交到檔案館來保管，其分類、整理的質量直接關系到保管與利用的

水平。過去，因為檔案館沒有充分有效地行使這種權力而使進館檔案不符合保密要求，從而

必須由檔案館重新整理使檔案館的工作陷入無可奈何的被動局面的事實，就很好地說明了這

一點。當然，檔案館對檔案室檔案的業務指導與監督權，只能嚴格限定在案卷的業務技術標

準與規范上，具體包括如下內容：①卷內材料是否符合構成案卷的一般標準；②各種檔號的

填寫是否符合國家規范；③案卷封皮是否達到了規定的要求；④有關目錄的編制是否完備；

⑤檔案載體的理化狀況是否符合進館要求。另外，檔案館對檔案室上述業務工作的指導權必

須以有關法規、政策、規范、標準為依據來行使才算真正有效。這是問題的關鍵所在，因為

制定法規、政策、標準與貫徹實施法規、政策、標準是兩種不同的職能，必須由不同的部門

來承擔，這樣才能構成一個有效工作系統。而我們檔案部門恰恰是在這個問題上犯了一個不

小的錯誤。在檔案事業系統內，各級檔案局是抓宏觀的，是制定政策、法規、標準的主體，

檔案室與檔案館則是實施檔案局所制定的各種政策和業務標準的具體單位，這兩種職能在我

國檔案工作的有關政策及檔案學理論界似乎并沒有太大的爭議，但由于我們的政策、法規沒

有嚴格區分它們的具體歸屬部門，所以在實踐中造成了檔案局業務指導權無限擴大的現象，

以致于檔案局在指導基層檔案室的工作時，甚至具體到了手把手傳授如何立卷技巧的地步，

類似于在業務指導過程中越權的現象，在我們檔案系統內檔案局對檔案室和檔案館以及其它

部門的業務關系中還普遍存在，這就難怪我們各級檔案局總是叫喊人手不夠、工作量太大，

而檔案館卻又抱怨無事可做耐不住寂寞了。

要走出檔案業務指導工作中的誤區，給檔案局業務指導工作的層面及內容進行準確的定

位，各級檔案局就必須認真對自己的業務指導、監督與檢查權進行研究，在調查研究的基礎

上嚴格界定自己的指導、監督與檢查的內容，因為《中華人民共和國檔案法》雖然規定了各

級檔案局對本行政區域內所有單位檔案工作的監督指導權，但對監督和指導的形式和內容沒

有具體的規定，《中華人民共和國檔案法實施辦法》對檔案局的監督指導權也沒有更詳細的

規定，這就要求各級檔案局從實際出發，根據檔案工作的內在規律制定出具體的、可操作的

監督與指導范圍與形式，以便檔案局、檔案館、檔案室各司其職，在科學合理的分工下協調

地開展工作。

根據國家檔案工作的有關法律、法規的規定，結合目前我國檔案業務指導工作越來越繁

重的客觀實際，我國各級檔案局對外業務指導的層面應該定位在立檔單位而不是立檔單位內

的檔案室上。對立檔單位檔案工作的指導包括下述內容：1、必須建立檔案工作，完善檔案

工作制度；2、設立檔案工作機構（一般是檔案室）并配備相應的人、財、物力保證單位檔

案工作的正常開展；3、確定分管檔案工作的領導。如果有關單位不按上述要求保證檔案工

作的開展，檔案局就有權依法提出整改措施。當某個單位按照要求建立了檔案室并配備了相

應的條件，對檔案內具體業務工作的開展，則由檔案室根據有關規定自行開展，考慮到檔案

室的重要檔案最終要移交到檔案館去的，檔案室的業務工作都是圍繞著形成合格的進館案卷

來開展的，因此，檔案室日常業務的指導工作可以交由檔案館的收集部門來承擔。這樣可以

密切檔案館同檔案室的業務聯系，使檔案室提前形成符合進館要求的案卷，從而避免因館室

業務脫節造成的移交進館的檔案不符合要求必須返工的巨大浪費。

立檔單位與立檔單位內檔案室，是兩個不同的概念，在機構的級別上處于不同的層次，

對立檔單位進行指導，是對整個單位而言，是宏觀的，是對單位領導以及這個單位關于檔案

工作所提供的條件的要求；對檔案室進行指導，是對一個單位的局部而言的，具體來說，是

對檔案室工作人員的業務要求，是微觀的。過去，對立檔單位與檔案室，我們在概念上是分

開的，但實際業務工作中則是混淆的，甚至是視為同一的。這在過去檔案業務指導量小的情

況下是看不出弊端的，但在達標升級工作廣泛開展、檔案業務指導工作量大面廣的現在就不

行了，它會嚴重影響到檔案行政管理部門宏觀指導職能的正常發揮。當然，我們說檔案局的

業務指導只定位在立檔單位而不是檔案室，絕對不是要否定檔案局對檔案室的業務進行宏觀

指導和監督檢查的權力，而只是想讓我們檔案工作者認識到，檔案館對檔案室屬于進館案卷

質量方面的業務指導權，同檔案局對各個立檔案單位檔案工作的宏觀指導權一樣，都是《中

華人民共和國檔案法》所賦予的權力，不得相互混淆，更不能由一方長期包辦而混然不覺。

檔案局管宏觀、管整體（這其中就包括對檔案館的宏觀指導），檔案館根據檔案局確定的原

則、技術標準與規范行使自己職能范圍內的職權，這兩個不同層次的職能的有效區分與實施，