采購管理系統匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇采購管理系統范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 14-0000-02

The Design and Realization of the Purchasing Management System

Zhang Lin

(InBev Jinlongquan Brewing(Hubei)Co.,Ltd.Jingmen448000,China)

Abstract:The paper introduces the design thought and the realization process of the purchasing management system and describes the demand analysis,the system design and the system implementation in detail,based on which the business procedure,the business module and the data structure were established and the system development was carried out with the using of the C/S(Client/Server)as the system structure,Sybase as the background database and PowerBuilder9.0 as the development tool.

Keywords:Purchasing management;Term of the account payable;Account receivable age

一、引言

采購是供應鏈當中的一個重要環節，它對企業管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產企業而言，將正確的原材料和半成品以正確的價格，正確的質量在正確的時間送到正確的地點，是至關重要的。隨著市場競爭的日趨激烈，采購管理的作用也顯得日趨重要，如何通過提升采購管理來加強采購流程控制，降低采購成本和采購風險，提高資金利用率，是每個企業必須面對的問題。隨著信息技術的迅猛發展，通過實施先進的計算機采購管理系統來提升企業的采購管理水平，進而提升企業的核心競爭力成為可能。

二、需求分析

（一）系統目標

本系統要求界面友好、操作簡便、安全、實用，能對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤；在采購計劃審批、質量檢驗、采購價格審核、采購付款等關鍵業務點通過先進的身份認證技術對操作人員的身份進行認證，增強系統的安全性能，降低采購風險；通過采購付款帳期控制避免提前付款，增加企業的流動資金，提高資金利用率；通過提供及時的數據查詢功能和詳細的統計分析報表，為企業的采購管理提供必要的數據支持，提高企業的采購管理水平。

（二）業務流程

采購管理的流程比較復雜，為了保證采購管理系統能夠滿足整個采購流程的控制需要，我們通過詳細的調研，確定了本系統按以下的流程進行設計：

采購計劃申報采購計劃審批采購計劃分解生成供貨通知單采購實物收貨質量報檢質量檢驗采購價格審核驗收入庫采購付款。

三、系統設計

（一）系統功能模塊設計

根據本系統的需求分析，按照數據聯系的緊密程度和業務功能，將系統劃分為基礎數據管理、采購過程管理、統計查詢與報表三個子系統。各子系統又包括不同的模塊，以完成不同的系統功能。整個系統的功能是基于權限管理的，操作人員按照自己的權限進入相應的功能模塊進行操作，各子系統下的模塊的主要功能如下：

1.基礎數據管理

（1）操作權限管理：按各部門操作人員的職責在系統中設置對應的模塊權限，只有經過授權的用戶才能進入系統操作設定的模塊。

（2）采購員管理：對采購部門的員工的信息進行管理，設定每位采購員負責購進物資的類別。

（3）供應商管理：對采購供應商的資料進行管理，包括供應商名稱、地址、郵政編碼、聯系人、聯系電話、傳真、銀行賬戶等重要信息。

（4）質量檢驗標準管理：用于設定各種采購物資的質量檢驗標準，包括檢驗項目、評判標準等信息。

（5）Ikey身份認證管理：Ikey身份認證是本系統為了加強安全控制而引用的一項加密技術，Ikey內存儲的是用戶設置的一個密碼，用來對用戶進行身份認證，該密碼與采購管理系統定的操作員相關聯，在需要使用Ikey的模塊上，系統首先檢查Ikey與系統登錄用戶是否一致，如果不一致Ikey將起不到身份認證的作用，如果一致系統將檢查用戶輸入的密碼是否與Ikey上記載的密碼相同，只有密碼相同才能通過身份認證。在本系統中對影響整個采購品種與數量的“采購計劃審批”、對采購物資進行評級的“質量檢驗”、核定實際結算金額的“采購價格審核”、最終進行財務付款的“采購付款”等關鍵業務點都用Ikey對操作員的身份進行了認證。通過Ikey身份認證技術的應用，有效的加強了采購系統的安全性能，降低了采購分析。

（6）采購應付款帳期設置：用于按供應商或購進物資設置采購付款最短天數，購進物資收貨后，如果沒有達到系統設定的最短付款天數，系統不能進行付款操作。通過采購應付款帳期的控制，有效的避免提前付款，增加企業的流動資金，提高資金利用率。

2.采購管理

（1）采購計劃申報：采購計劃申報部門計劃員按倉庫的實際庫存和當前的需求量申報物資采購計劃。

（2）采購計劃審批：公司分管領導按實際情況對采購計劃進行審批。

（3）采購計劃分解：物資采購部計劃員將采購計劃中的各種物資分解給具體的采購員進行采購，生成采購分解單。

（4）生成供貨通知單：物資采購部采購員在供應商將物資送到公司后，按實際到貨情況給倉庫開電子供貨通知單。

（5）采購實物收貨：倉庫保管員為將貨物送到倉庫的供應商辦理實物收貨業務。

（6）質量報檢：倉庫保管員對收貨物資按批次生成質量報檢單。

（7）質量檢驗：質量檢驗員根據物資檢驗實際結果，生成電子質量檢驗單。

篇（2）

中圖分類號：G642 文獻標識碼： A 文章編號：1672-1578（2013）03-0082-01

1 引言

在會計電算化中采購管理系統最主要的工作就是在采購管理系統中處理采購的發票和入庫單據，通過采購的發票對存貨的成本進行確認。采購管理系統還可以跟“應付款管理系統”進行合理的集成，這樣就能夠更好地掌握各種采購的付款情況；跟“庫存管理系統”進行合理的集成，就能夠把各種存貨的數量信息進行很好的把握，能夠避免盲目的采購，防止不必要的庫存積壓；跟“存貨核算系統”進行合理的集成，就能夠為財務部門提供及時的存貨采購成本信息。

2 采購管理系統的業務流程

采購管理系統向庫存管理系統傳遞采購入庫單，追蹤存貨的入庫情況，抉擇存貨的暢滯信息，減少盲目采購，避免庫存積壓；向應付款管理系統傳遞采購發票，形成企業的應付賬款；應付款管理系統為采購管理系統提供采購發票的核銷情況。

3 采購管理初始設置

3.1系統業務參數設置

第一次進入采購管理系統時，應進行采購管理系統的參數設置，系統參數的設置將決定企業使用系統的業務模式、業務流程、數據流向，企業應結合實際業務需要進行設置。系統業務參數設置主要包括：業務及權限控制和公共及參照控制。

3.2基礎信息設置

購銷存各系統的基礎信息大致相同，既可以統一設置，也可以在各系統中設置，只要在任何一處設置后，各系統可以共享，不必重復設置。另外，有些基礎信息可能在前面財務各系統中已經設置過了，這些基礎信息在購銷存管理系統中也可以直接使用，無須再重復設置。

采購管理系統的基礎信息基本上可以分為三類：分類信息、基礎檔案和其他信息。其中有編碼級長要求的，其編碼級次及長度應符合所設置的編碼級次方案，如地區分類、供應商分類、部門檔案等。

3.3期初數據錄入

為保持業務的連續性，在啟用采購管理系統時，應該將手工方式下與尚未結算的采購業務相關的入庫單和發票錄入到系統中，以便日后進行采購結算。

采購管理系統的期初數據包括期初暫估入庫和期初在途存貨資料。期初暫估入庫是將啟用采購管理系統前未取得供貨單位采購發票、不能進行采購結算的入庫單輸入系統，以便日后取得發票后進行采購結算。

期初記賬是將采購管理系統期初數據記入有關采購賬，并將系統從初始化狀態切換到日常處理狀態。期初記賬后，期初數據不能增加、修改。采購管理系統期初數據必須執行記賬功能。

4 采購管理日常業務處理

4.1普通采購業務

（1）單貨同行采購業務。單貨同行采購業務是指企業已收到發票、賬單等結算憑證且存貨已運到并驗收入庫的采購業務。此時可以進行采購結算，確認采購成本。

①填制采購訂單。當與供貨單位簽訂采購協議時，可將采購協議以訂單形式錄入系統，即在采購管理系統中填制采購訂單，并由采購主管審核簽字。

②填制采購到貨單。填制采購到貨單是采購訂貨和采購入庫的中間環節，一般由采購業務員根據供貨方通知或送貨單填寫，確認對方所送貨物、數量、價格等信息，以入庫單的形式傳遞到庫存管理系統。

③填制采購發票。從供貨單位取得采購增值稅專用發票、普通發票和運費發票時，在采購管理系統中填制采購發票。采購發票是必有單據。

（2）在途存貨采購業務。在途存貨采購業務是指已收到采購發票但貨物尚未驗收入庫的采購業務。對于該類業務在計算機方式下有兩種處理方式：一種是壓單處理即收到的發票暫不錄入系統，待貨物驗收入庫后再錄入到系統中與采購入庫單進行采購結算；另一種是收到發票后便錄入到系統中去，這樣可以實現實時統計在途貨物情況，當貨物驗收入庫后再進行采購結算。

（3）暫估入庫采購業務。暫估入庫采購業務是指本月存貨已運至企業并驗收入庫，但尚未收到采購發票，因而不能確定存貨的入庫成本。為了核算存貨的入庫成本，在手工方式下，一般是在月末將這些存貨暫估入賬，到下月初再用紅字沖回。在計算機方式下，暫估可以在月末進行，也可以在錄入入庫單后馬上暫估。而暫估的處理有三種方式：月初沖回、單到回沖、單到補差。

4.2采購退貨業務

采購退貨業務是指因為貨物質量等原因，企業會發生采購退貨。如果剛收到貨物還未辦理入庫手續，只要把貨物退回供應商，在系統內不進行任何處理；如果在采購管理系統中已辦理手續但還未完全處理完畢，可通過一系列逆操作和刪除操作完成退貨處理；如果在采購管理系統中已處理完畢，應通過錄入退貨單和紅字發票來處理。

5 應付賬款處理

采購業務形成的應付賬款信息在采購管理系統中錄入采購發票時會自動傳遞到應付款管理系統進行審核、登記應付賬款明細賬、制單并傳遞到總賬系統。

6 賬表輸出

采購管理系統中賬表管理可以為企業提供各種有用的采購相關信息，主要包括：各種原始單據、采購明細表、采購統計表、采購賬簿和采購分析表等。用戶可以根據需要進行查詢統計。

7 結語

會計電算化中的采購管理系統是一個非常好的工具，它的使用可以更好的為公司運作提供準確信息，對各種業務的開展提供便利。在使用過程中會有非常多的數據進行處理，相信在細致、認真的操作下一定可以為公司的發展做出貢獻。

參考文獻：

篇（3）

中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2007)15-30598-02

Design and Implementation of an Enterprise Purchase Management Information System

XUE Xiao-feng

(Jiangsu Teachers University of Technology，Changzhou 213001, China)

Abstract:This paper introduces an enterprise procurement of materials management system. Focusing on the system architecture, business process, database design and main modules of the system, introduces the system design and implementation process. This system chooses SQL server 2000 as the development platform and VB 6.0 as the development tool.

Key words:purchase; inventory; VB

1 引言

采購是企業向供應商購買商品的一種商業行為，企業經營活動所需要的物資大部分是通過采購獲得的。隨著市場競爭越來越激勵，采購管理在“供、產、銷”這一物流管理中的重要作用也逐步突出出來。如何降低采購成本、提高企業資金利用率、降低采購風險，是每個企業必須面對的問題。只有使用先進的計算機管理系統，才能有效進行企業的采購管理，提高企業的核心競爭力

2 采購系統的總體設計

2.1 系統設計目標

通過使用采購管理系統，可以方便地為企業內部管理采購貨物信息。為此，本采購系統主要分為采購管理、到貨管理、庫存管理和退貨管理4部分。

2.2 系統功能

2.2.1 系統設置

系統設置中可以增加操作員、修改操作員的密碼和刪除操作員。在增加完操作員信息之后，可以給該操作員分配操作權限。可以備份和恢復數據，保證系統的安全。

2.2.2 采購管理

對采購員信息、供應商信息和采購材料信息進行管理；錄入采購訂單和查詢采購訂單信息，完成從供應商處購進貨物并且簽訂訂單的過程。在查詢采購訂單的時候可以根據各種基本信息查詢或根據日期查詢。

(1)到貨管理

管理簽訂采購訂單后的到貨信息。對同一張訂單可以分批次地到貨，并且可以隨時查詢到任何一張訂單的任何一筆到貨信息記錄。

(2)庫存管理

貨物到貨以后，就應該對貨物進行盤點入庫。入庫是對到貨而言的，每一張到貨單對應一張入庫單。

(3)退貨管理

維護退貨信息和查詢退貨信息。可以分批退貨和一次性退貨。

2.3 系統結構圖

采購管理系統功能結構如圖1所示。

2.4 業務流程

在采購管理系統中，主要按著采購到貨入庫退貨的流程對采購的貨物進行管理，其業務流程如圖2所示。

2.5 采購系統的數據庫設計

圖1 系統結構圖

圖2 系統業務流程圖

在采購管理系統當中，共設計了8張數據表。其中采購定單表Table_cgdd和庫存信息表Table_kcb是系統中最重要的數據表。這兩張表的邏輯結構如下：

采購訂單表Table_cgdd

庫存信息表Table_kcb

3 系統主要功能模塊設計

3.1 采購定單管理模塊

企業依據采購合同進行商業采購活動。在采購定單管理中，單擊[添加]按鈕，單號自動生成，然后在“貨物名稱”文本框中按下鍵選擇訂貨信息，選擇完畢后按下鍵。訂單管理窗體中除了數量、批號、金額和備注信息之外，其他信息全部自動錄入到相應文本框中，最后輸入數量，系統自動核算金額。

圖3 采購訂單管理窗體

3.2 到貨信息維護模塊

到貨管理是對采購訂單中所涉及貨物的接收管理。到貨管理模塊主要實現對訂單到貨信息的管理。對于同一個訂單，可以進行多次到貨并且每一次到貨后，訂單數量都能夠相應的減少。

圖4 到貨信息維護窗體

3.3 庫存信息維護模塊

庫存管理是針對到貨信息進行的管理。單擊[增加]按鈕之后，只需在“單號”旁邊的文本框中直接按下鍵，即可彈出需要入庫的到貨信息窗口，在窗口中選擇所要入庫的到貨信息，然后單擊[保存]按鈕將所錄入的信息保存到數據庫當中。

圖5 庫存信息維護窗體

4 結束語

該采購管理系統數據高度共享，減少了數據冗余度，能縮短企業資金周轉周期，人機界面友好，安全可靠，適用于中小物資企業，有利于推動企業信息化建設，具有較好的推廣價值。

參考文獻：

[1] 東樂工作室. Visual Basic 6.0 應用與提高[Z]. 1999.

篇（4）

系統需求分析

1系統邊界

采購管理系統是根據廠家對采購信息的管理需要來設計開發的，目標是提高廠家管理采購信息的工作效率，為廠家提供強大的管理支持和查詢服務。因為不同廠家對采購信息的要求未必相同，所以系統重點不僅是要具體顯示采購的哪些確定信息，而且要增加相應的功能模塊，使用戶更加方便，快捷，安全的使用本系統。系統主要包括廠家對功能的需求。

（1）采購計劃管理

根據生產計劃、庫存情況及采購規則形成采購計劃。

（2）采購過程管理

根據采購計劃、供應商選擇規則形成采購訂單并執行訂單。

（3）供應商管理

完成供應商的增、刪、改、查等基本功能。

（4）生成報表

根據上述需求可以將采購管理系統劃分為以下幾個模塊，劃分結果如下。

1）采購計劃管理模塊：從生產部門拿來生產情況表單，根據倉庫部門庫存情況表，經計算自動生成采購計劃。

2）訂單管理模塊：采購計劃經過審核生成訂單后可以對其進行查詢、若原料還需采購可以繼續審核后生成訂單，若訂單生成以后不合理則采購主管可以對其修改或者刪除訂單信息。

3）采購合同管理模塊：合同的增刪改查及其狀態，從而體現采購流程。

4）供應商管理模塊：當收到采購單以后，需確定能夠滿足此需求的供應商。在這個模塊里，先查詢數據庫中相關供應商，如果數據庫中沒有合意的供應商，則根據現實信息添加供應商信息，若供應商的某些信息有改動還需對其進行修改，某供應商無法提供合格原料時刪除該供應商。

5）入庫驗收模塊：當供應商收到訂單并發貨時，就進行入庫作業。向系統中輸入采購后的原料信息生成入庫單給倉庫部門。

6）生成報表模塊：生成訂單表，入庫表給財務部和倉庫部門。

采購管理系統的工作重心：根據生產部門和倉庫部門提供的信息和供應商及時聯系，適時通知供應商供貨，使庫房貨源充足。

2.系統執行者和用例

采購管理系統只負責供應商管理，訂單管理，原料采購等一系列功能，對于企業商品的生產和原料的庫存以及使用功能不包括在內。

經上述系統需求可知，采購管理系統有3個執行者，即計劃人員，采購人員，供應商客戶，采購主管。

1）計劃人員：制定采購計劃。

2）采購人員：與客戶簽訂采購合同負責監督合同的正常執行，合同執行完畢，設置履約標志。

3）供應商客戶：與采購人員簽訂采購合同，并發送原料。

4）采購主管：參與制定采購計劃，審核采購訂單。

根據需求分析中客戶對系統功能提出的要求，可以找出系統用例。采購是企業主要業務活動之一。為了保證企業采購到合適原料，必須認識了解采購過程，做好采購業務決策，加強對采購過程的監督，確保采購工作的圓滿完成。

3.系統開發的必要性

隨著企業的擴大，供應商的增加，傳統的手工記錄或者已有的舊系統已不能滿足企業日常需求，而計算機技術的日趨成熟也為開發新系統提供支持，競爭對手給的壓力，供應商的需求也會迫使企業進行系統更新，所以系統的開發相互的更替是無法避免也是必需要進行的。

4.管理可行性

采購管理是企業為了達成生產或者銷售計劃，從適當的供應商，在確保適當品質下于適當的時期，以適當的價格，購入必須數量的物品或者勞務所采取的一切管理活動。采購管理信息系統在取得物品與勞務的過程中統籌兼顧事前的規劃，事中的執行以及事后的控制，以達到維持正常的產銷活動，降低產銷成本的目的。

5.經濟可行性

采購系統帶來的經濟效益是明顯的，其最主要的表現就是減少了企業管理費用和人力開支，不僅節省了大量的時間，還為企業的采購決策提供了寶貴的資料，同時可以提高企業的采購效率，從良莠不齊的供應商中挑選出性價比最高的，降低成本并且提高原材料質量，即提高了企業的經濟效益。所以說在經濟方面，采購系統是完全可行的。

6.技術可行性

該采購系統擁有有好的人機互操作界面，操作人員只需要進行少量的培訓，采購系統的功能基本上就能順利實現。所以在技術上采購系統也是可行的。

7.系統分析

7.1系統層次結構圖

8.性能需求分析

根據用戶對本系統的要求，確定系統在響應時間、可靠性、安全性等方面的性能要求。

8.1界面需求

1）頁面內容：主題突出，站點定義、術語和行文格式統一、規范、明確，欄目、菜單設置和布局合理，傳遞信息準確、及時。

2）導航結構：頁面具有明確的導航指示，且便于理解，方便用戶使用。

8.2響應時間需求

無論是客戶端還是管理端，當用戶登錄進行任何操作時，系統應該及時地進行反應，反應的時間在5秒內。

8.3可靠性需求

系統保證在多人同時使用時不死機，用戶能正常使用

8.4開放性需求

篇（5）

企業要實施ERP項目計劃，首先要進行業務流程重組（Business Process Reengineering，簡稱BPR），優化采購業務流程，使企業的采購供應活動在企業的生產計劃指導下更好的服務企業活動，盡可能在每一個采購環節活動上實現利益最大化，減少無效的或是不增值的采購活動，從整體采購流程全局上實現企業目標最大化。下文首先分析采購管理系統中業務流程重組的含義，進一步闡述在采購管理系統中重組業務流程的必要性，采取有效措施優化采購管理系統中業務重組流程。

一、采購管理系統中業務流程重組的含義

業務流程重組（Business Process Reengineering，簡稱BPR），最先在90年代初由美國MIT的哈默教授正式提出，根據哈默和錢辟的定義認為：“BPR就是對企業的業務流程進行根本性地再思考和徹底性地再設計，從而獲得在成本、質量、服務和速度等方面業績的戲劇性地改善”。采購管理系統中的業務流程重組主要是對企業采購業務流程環節進行優化，運用現代化的管理手段、先進的制造技術和信息技術，健全過程型組織機構，從根本上進行徹底的再設計，從而在質量、成本以及速度等方面進行完善，實現企業業績的最優化，使得企業采購活動更加科學合理。

二、在采購管理系統中重組業務流程的必要性

(一)保證采購管理系統的柔性化

在采購管理系統中，由于采購業務中不確定性因素較多、不同組織結構采購變化大等現象，在采購系統中運用業務流程重組，利用工藝流程技術有效地實現了過程邏輯和應用邏輯的分離，將人、應用工具以及信息合理地進行組織，對采購的全過程進行部分或是全部的集成管理，保證了采購管理系統的柔性化，提高企業的市場應變能力。

(二)有利于降低成本，提高企業利潤

采購業務是企業和公司必不可少的環節，采購成本在整個企業成本中占很大比例，因而在采購管理系統中重組業務流程對于降低企業成本、提高企業利潤有著重要意義。采購業務流程重組的主要目標是對成本、質量、服務以及速度等方面進行完善，以最低的成本保障供應，同時實現庫存量的最低，在保障品質的基礎上尋求最低價格的供應商，關注市場變化，以顧客的需求作為供應采購的依據。柔性化的采購管理系統，更有利于實現企業成本核算，提高企業競爭力。

(三)順應知識時展要求，促進企業的可持續發展

在當前信息技術迅速發展、全球經濟一體化進程加快的形勢下，企業所面臨的競爭環境和時代背景都發生了重要變化，人類已經步入到了知識經濟時代。采購管理在企業中的作用更加重要，在采購管理系統中運用業務重組，對采購業務進行重新定位、重新設計以及重新組織等，在知識時代的背景下，追求產品的個性化，擴大競爭空間，不斷進行創新，促進企業的可持續發展。

三、采取有效措施優化采購管理系統中業務重組流程

(一)樹立采購管理系統中業務流程重組思想

做好采購管理系統中業務流程重組工作，首先要樹立正確的業務流程重組思想。業務流程重組是一種思想，作為一種革新理論，正確認識其內在機理和本質規律，完善相應的方法體系，制定相應的采購業務流程重組策略，使采購業務流程重組為企業帶來新的活力，促進企業發展。由于業務重組必然會帶來人的思維方式以及企業模式的變革，發生權利和利益的轉移，因而要求高層領導要積極參與和支持采購業務重組工作，保障采購業務重組工作的開展。

(二)建設健全企業內部采購業務重組體系

加強企業內部采購業務重組體系建設，完善方法體系和相應的分析工具，是采購業務重組真正落實到企業實踐活動中。明確相關負責人員的責任和義務，保證事事有人做，出現問題有人承擔責任。落實獎懲制度，充分調動員工的積極性，鼓勵大膽創新，合理應用相關的信息技術，加大資金投入，做好對執行者的培訓工作，完善基礎設施建設，支持保障采購業務重組流程的順利進行。 轉貼于

(三)加強企業采購業務重組執行者隊伍建設

在整個采購管理系統中，執行者對業務重組工作良好開展起著主導作用，因而加強采購業務重組執行者的隊伍建設至關重要。科學合理組織采購業務流程重組工作人員隊伍，加強其職業道德和素質水平培養，充分了解業務重組相關方面的知識，具有大膽創新的精神，定期進行培訓，促進自身的長期發展，不斷學習新的知識。賦予執行者所需的決策權，保障信息的及時傳遞，調動執行者的積極性。

四、總結

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企業要實施ERP項目計劃，首先要進行業務流程重組（Business Process Reengineering,簡稱BPR），優化采購業務流程，使企業的采購供應活動在企業的生產計劃指導下更好的服務企業活動，盡可能在每一個采購環節活動上實現利益最大化，減少無效的或是不增值的采購活動，從整體采購流程全局上實現企業目標最大化。下文首先分析采購管理系統中業務流程重組的含義，進一步闡述在采購管理系統中重組業務流程的必要性，采取有效措施優化采購管理系統中業務重組流程。

一、采購管理系統中業務流程重組的含義

業務流程重組（Business Process Reengineering,簡稱BPR），最先在90年代初由美國MIT的哈默教授正式提出，根據哈默和錢辟的定義認為：“BPR就是對企業的業務流程進行根本性地再思考和徹底性地再設計，從而獲得在成本、質量、服務和速度等方面業績的戲劇性地改善”。采購管理系統中的業務流程重組主要是對企業采購業務流程環節進行優化，運用現代化的管理手段、先進的制造技術和信息技術，健全過程型組織機構，從根本上進行徹底的再設計，從而在質量、成本以及速度等方面進行完善，實現企業業績的最優化，使得企業采購活動更加科學合理。

二、在采購管理系統中重組業務流程的必要性

(一)保證采購管理系統的柔性化

在采購管理系統中，由于采購業務中不確定性因素較多、不同組織結構采購變化大等現象，在采購系統中運用業務流程重組，利用工藝流程技術有效地實現了過程邏輯和應用邏輯的分離，將人、應用工具以及信息合理地進行組織，對采購的全過程進行部分或是全部的集成管理，保證了采購管理系統的柔性化，提高企業的市場應變能力。

(二)有利于降低成本，提高企業利潤

采購業務是企業和公司必不可少的環節，采購成本在整個企業成本中占很大比例，因而在采購管理系統中重組業務流程對于降低企業成本、提高企業利潤有著重要意義。采購業務流程重組的主要目標是對成本、質量、服務以及速度等方面進行完善，以最低的成本保障供應，同時實現庫存量的最低，在保障品質的基礎上尋求最低價格的供應商，關注市場變化，以顧客的需求作為供應采購的依據。柔性化的采購管理系統，更有利于實現企業成本核算，提高企業競爭力。

(三)順應知識時展要求，促進企業的可持續發展

在當前信息技術迅速發展、全球經濟一體化進程加快的形勢下，企業所面臨的競爭環境和時代背景都發生了重要變化，人類已經步入到了知識經濟時代。采購管理在企業中的作用更加重要，在采購管理系統中運用業務重組，對采購業務進行重新定位、重新設計以及重新組織等，在知識時代的背景下，追求產品的個性化，擴大競爭空間，不斷進行創新，促進企業的可持續發展。

三、采取有效措施優化采購管理系統中業務重組流程

(一)樹立采購管理系統中業務流程重組思想

做好采購管理系統中業務流程重組工作，首先要樹立正確的業務流程重組思想。業務流程重組是一種思想，作為一種革新理論，正確認識其內在機理和本質規律，完善相應的方法體系，制定相應的采購業務流程重組策略，使采購業務流程重組為企業帶來新的活力，促進企業發展。由于業務重組必然會帶來人的思維方式以及企業模式的變革，發生權利和利益的轉移，因而要求高層領導要積極參與和支持采購業務重組工作，保障采購業務重組工作的開展。

(二)建設健全企業內部采購業務重組體系

加強企業內部采購業務重組體系建設，完善方法體系和相應的分析工具，是采購業務重組真正落實到企業實踐活動中。明確相關負責人員的責任和義務，保證事事有人做，出現問題有人承擔責任。落實獎懲制度，充分調動員工的積極性，鼓勵大膽創新，合理應用相關的信息技術，加大資金投入，做好對執行者的培訓工作，完善基礎設施建設，支持保障采購業務重組流程的順利進行。

(三)加強企業采購業務重組執行者隊伍建設

在整個采購管理系統中，執行者對業務重組工作良好開展起著主導作用，因而加強采購業務重組執行者的隊伍建設至關重要。科學合理組織采購業務流程重組工作人員隊伍，加強其職業道德和素質水平培養，充分了解業務重組相關方面的知識，具有大膽創新的精神，定期進行培訓，促進自身的長期發展，不斷學習新的知識。賦予執行者所需的決策權，保障信息的及時傳遞，調動執行者的積極性。

四、總結

綜上所述，正確認識采購管理系統中業務流程重組的重要性，保證采購管理系統的柔性化，降低企業成本，提高企業利潤，順應知識時代的發展要求，推進企業的可持續發展。樹立采購管理系統中業務流程重組思想，健全企業內部采購業務重組體系，健全企業內部采購業務重組體系，更好的促進采購管理系統中業務重組流程工作的優化。

參考文獻：

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〔分類號〕G250.7

Library's Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements

Han Xinyue

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Zheng Jiancheng

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080

〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.

〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision

在數字資源采購業務中，為保證真正有效、合理地滿足用戶需要，首要工作是全面評估數字資源，建立數字資源調研分析機制和分析評價指標體系，較全面地反映資源與本館需求的關聯。資源購買是數字資源采購管理的核心業務，主要活動有:購買方案設計，與供應商談判，實施采購，合同管理等。數字資源的管理和維護也是整個采購流程中不容忽視的一部分基礎工作，具體工作內容包括:使用數據統計，備份管理，組織機構管理，其它日常事務處理等等。

因此，基于采購工作的實際，設計采購管理系統的主要功能模塊及關系（見圖2）。

該系統以數字資源采購流程為主線，由基礎管理、采購管理、供應商管理、合同管理和決策支持系統5個子系統組成。各子系統既能獨立運行，又能集成到一個大系統協同運行，要求子系統之間實現數據高度共享。

4主要功能需求分析

4.1基礎管理

4.1.1系統設置和維護為保證用戶正確使用，系統應該提供進行初始化工作所必需的各項信息的設定和維護功能，如各項代碼的定義、用戶組織機構的定義、各終端用戶操作權限的定義等。由系統管理員根據業務重點對系統各模塊、各參數進行設置，通過靈活多樣的自定義選擇，滿足不同圖書館的業務應用需求和個性化需求。

在系統的使用過程中，常常會遇到因網絡、數據、服務器以及用戶終端等各個環節引發的訪問問題，所以系統必須能夠有效處理數據安全管理、數據備份與恢復、日志管理等日常事務。

4.1.2用戶管理對執行采購任務的人員進行角色和權限劃分，通過角色和權限的可定制功能實現對內部用戶群的分級分組管理，工作人員根據其職責被賦予不同的訪問權限，從而保證不同級別和組別的人只能夠瀏覽和操作相應的項目。同時，系統必須適應組織機構運作變化的要求，實現角色、權限與用戶的動態管理。

4.1.3組織機構管理系統不但要具備基本的組織機構管理功能，而且要求實現集團化結構管理[3]，即打破地域和組織限制，對下屬子單位和部門進行相應權限內的管理。在組織機構管理模塊中，必須突出人員任務管理和工作績效管理功能。另外，可以設置系統信息個人訂閱、系統提示、公告板、內部電子郵件、日程安排、聯系人信息管理、BBS社區等功能，通過系統功能的完善加強信息共享，使組織溝通順暢。

為確保安全性，系統采用多種安全控制策略，因此，基礎管理功能的操作權限只賦予系統管理員以及特定的管理人員。

4.2采購管理

采購管理作為系統的核心模塊，涉及的問題最多、最復雜，在設計和實現過程中必須給予足夠重視。

4.2.1采購計劃該項功能幫助圖書館編制和管理采購計劃，根據實際需要制定年度、半年度、季度、月度采購計劃，允許隨時調整采購計劃，同時相關管理人員也能夠方便地對采購計劃進行審核和監管。除了對經常性訂購產品形成訂購模板外，對額外采購情況也需要實現規范化管理。

圖書館制定數字資源采購計劃的主要內容包括數字資源的續訂、增訂、停訂(調整)計劃、問題分析和措施建議。制定采購計劃的主要依據有:①用戶需求分析與評估;②規劃制訂的資源建設目標和分步實施進度安排;③年度經費預算安排。這些依據來源于相應的統計分析，不一定在采購計劃模塊中完成，但是要求系統能夠在此模塊方便地調用相關統計數據。

4.2.2資源評估資源評估是采購過程中至關重要的一個環節。在系統中，這個模塊主要完成評估方法和評估標準體系的規范化，分別建立資源分析數據庫、用戶需求分析與評價(含用戶推薦、使用統計數據)數據庫和專家意見數據庫[4]。應該允許圖書館自定義評估模型，并且通過強大的統計計算能力為評估的準確性和客觀性提供保證，使采購人員能夠對資源進行綜合評價，對本單位是否需要訂購某種資源提出合理建議。

4.2.3采購方案及談判方案管理一般說來，圖書館制定采購方案都遵循以需求為主導和追求服務效果、成本效益最優化的原則，因而需要參考大量的數據和信息，包括本館采購原則和策略、在資源評估中得到的分析和評價結論、供應商的銷售方案、數字資源行業發展狀況和貨幣匯率(針對外文數字資源)等等[5]，系統應該設計恰當的功能體現和關聯這些因素。此外，來自于相關主管機構的指示和審核貫穿于采購方案設計的各個階段，系統必須及時反映這部分內容。

與資源供應商的談判是最終形成資源采購執行方案的重要過程。在談判中雙方提供的重要數據、信息、答復、建議和決策意見等必須存檔備查，并向有關人員及時通報，結合談判情況對采購方案進行調整、優化和完善。

由于采購方案和談判方案管理涉及多方面因素，用戶希望從各個視圖切入系統，綜合分析問題，這就對系統的開放接口和數據交換能力提出了很高的要求。

4.2.4工作進度工作進度安排、進展情況以及人員責權機制應該在系統中有明確而清晰的說明，系統可以借鑒管理工程類軟件(例如Microsoft Project)的設計方法和實現機制，形成科學高效的工作進度安排，并能夠實時跟蹤工作進展情況，及時更新，理想的狀態是系統能夠實現相關信息的全面鏈接。

4.3供應商管理

供應商管理模塊需要以數據庫的形式對供應商的基本信息和商業信息進行管理，建立供應商檔案，將同采購相關的數據量化，提供供應商資信查詢、產品價格查詢等功能，為決策支持系統和采購成本管理系統的有效運作提供準確的依據。設計這項管理功能的目的既要提高采購質量和效率，又要改善圖書館與供應商的關系，使圖書館對供應商的管理由原來的交易管理轉向關系管理，為圖書館的可持續發展戰略提供有力的支持[6]。

4.3.1供應商基本信息供應商的基本信息包括供應商名稱、概況描述、聯系方式、與本館的業務往來記錄等，其詳細描述項目可以包括交易的貨幣種類、折扣、聯絡周期等輔助信息。這些信息由圖書館負責建設和維護。

4.3.2供應商登錄系統設計這樣一個子系統的目的是整合供應商平臺，在圖書館設定的權限范圍內由供應商動態維護其基本信息和產品信息，包括新增產品種類、更新產品基本信息描述、更新產品價格等。供應商不但能夠在此展示其產品，而且可以說明其供應方案，尤其是針對該圖書館的特別銷售政策。

供應商管理模塊需要具備實用的統計分析功能，例如使圖書館能夠對供應商在一段時間內的提供資源的價格和服務等各方面進行綜合全面的統計和評估，進而監測數字資源市場和行業前景，據此調整采購策略，同時也可以實現對合作伙伴的動態管理。

4.4合同管理

合同管理模塊主要處理合同執行情況跟蹤、合同維護與變更等任務，它的目標是建立一個支持在線合同簽定、合同管理、合同執行狀態跟蹤和電子支付的平臺，不僅靈活可靠，而且具備一定的與銀行互聯的能力[7]。具體包括以下功能:①自定義在線合同簽訂管理流程，分類分狀態管理合同，監控合同執行過程;②進行合同基本信息管理，針對資源目錄或經常性采購資源制作合同模板，關聯不同合同模板;③實現電子支付，建立適合自身業務情況的支付流程，包括支付額度、審批權限、發票管理等;④在系統安全保障機制下，提供強大的異常處理機制、數字證書強認證機制和操作日志機制。

4.5決策支持子系統

決策支持子系統實際上是一個綜合分析系統，它的部分功能在系統的各個模塊已經有所體現，不必重復建設，只需以適當的方式調用和整合，融入計算機輔助決策的技術環境中即可。例如，根據業務需要自行設計多種統計查詢模板，相關權限人員可以使用相應的統計查詢模板。

4.5.1資源評估和用戶需求分析如前所述，資源評估和用戶需求分析是圖書館進行資源采購決策的重要依據，在后臺開放的數據接口和較高的數據交換能力的支持下，決策支持子系統可以任意調用資源評估模塊和用戶需求分析模塊的數據，并根據需要設定調用模板，重新分析數據。

4.5.2采購成本管理采購成本管理貫穿業務的全過程，決策支持子系統中的這項功能為規范財務用款提供了強有力的技術支持[8]。系統提供對所有采購經費的年度管理，允許圖書館根據實際情況，將經費分割成細項進行管理，系統自動為每一項經費建立一個預算清單，工作人員可以隨時查閱每一項資源的詳細付款情況以及財務費用發生明細，包括項目交易成本，采購過程發生成本，如人力投入、報銷費用等。

4.5.3采購效果分析評估數字資源的采購效果，包括采購活動質量和最終成本、供應商資信和合同履行質量以及采購人員績效等等[9]。系統允許自定義評估流程和模型，評估使用的數據可以是業務流程中的基本數據、交易過程中的反饋數據或者采購管理成本數據。

4.5.4異常事件處理記錄異常事件日志，不斷探索處理應急事件的人力資源配置和解決方法，形成靈活可靠的工作機制，在對整個系統有全面的把握和控制之后，決策者就有了更大的活動空間。

5 結語

本文對圖書館數字資源采購管理系統的目標、系統結構和主要功能需求進行了初步分析描述，重點說明了基于工作流程的采購管理系統需求。然而，正確識別目標和功能需求只是成功設計和實現應用系統的第一步，還需要進行數據結構設計、系統操作模式設計以及大量的編碼工作才能夠最終真正實現系統的功能。隨著數字環境的深入發展，數字資源的采購將會給圖書館業務工作帶來全面的影響。因此，應該加強圖書館與系統供應商之間的聯系，不斷推出科學、完善、實用的圖書館采購管理系統，提高圖書館的工作效率，促進圖書館事業的發展。

參考文獻:

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[4]史衛國,饒艷.論圖書館采訪信息系統的建立.高校圖書館工作,2003(1):35-39.

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[6]肖紅.客戶關系管理――圖書館管理的新模式.情報探索,2006(6):19-21.

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中圖分類號：TP393

近幾年來，電子、電腦行業迅速發展，網絡計算功能的發展也越來越快，現階段，云計算的出現是網絡計算功能發展具有代表性的標志，云計算使計算的數據集中存儲，使事件能快速的反應從而使計算變得越來越快越來越方便，然而對于企業來講，企業經營的重要環節就是采購與付款，做好了這兩項工作對企業的經濟效益有著很大的影響。在云計算的模式下可以對企業內部的采購制度進行完善，確保財務會計信息準確無誤的運行。

1 云計算概述

當今這個時代，internet的發展進行著大飛躍，原來人們印象中的云計算技術已經更多的應用到實踐中去了，很多企業通過利用云計算技術給企業帶來了客觀的效益。

從不同的角度看云計算的標準并不一樣，若從用戶角度看待，使用云計算的用戶只要按需分配，把所有的計算資料虛擬化成一片云，并不需要對具體的資源情況做深層次的理解。從高角度看待，目前與云服務最貼切的要屬主流云計算，我們可以把它看成是對先前服務器的租用服務進行的拓展。我們先前租用的都是實體服務器，現在轉化成為虛擬機的租用，更甚者可能是軟件平臺和應用程序的租用。

2 企業電子采購信息管理系統研究

電子采購是一種不見面的但又能及時的進行信息交流與在線交易的購買活動，它是以計算機技術、網絡技術為核心，以電子商務為根據，以Internet為紐帶，以電子商務安全系統和EDI電子商務支付工具為保障的。其內涵為“企業以電子技術為手段，改善經營模式，提升企業運營效率，從而增加企業收入。它將在很大層度上降低了企業的成本并能幫助企業與客戶以及合作伙伴之間建立更為密切的合作關系。”

相較于傳統采購模式，電子采購可以更多的應用到現代科學技術，是適應時展潮流的，具有極強的優越性和很大的發展前景。首先在操作上減少文書工作，減少人力，從而控制成本；然后是電子采購中的貨幣流通更直接，減少中間環節無形中造成的貨幣流失；最后是電子采購本身具有的優越性――快捷、方便。

目前，我國的采購業還是以傳統模式為主，成本大、效率低，中間環節多，且報價方案無法及時適應價格變化，這在一方面是電子采購市場大規模發展的機會，另一方面也表明了我國現階段整體電子采購發展的基礎十分薄弱。

要想實現電子采購市場的大規模發展，電子采購系統的全面升級是關鍵，結合采購流程來看，首先要在物資供應站完成采購計劃的制定，還要根據庫存確定最終采購量，然后是經過物資供應公司來執行最終確定的采購計劃，此時又要分兩種情況，根據是否調撥或有價格依據來決定是由供應商直接執行送貨還是執行招標方式來確定供應商，最后再是執行送貨。在改善電子采購系統的同時還要在減低成本、提高效率、減少不必要的中間環節、在選擇供應商的渠道等方面更開拓更廣泛。

3 基于云計算的電子采購系統研究

就拿一個中型企業來講，其需要采購的物品數量大、種類多，這就必然要有更高的標準來要求采購系統，不僅要提高企業對信息資源的更新速度，還要對不斷變化的市場要求作出及時有效的應對反應。

本系統采用目前較流行的一種Web應用程序集成框架：SSH（struts+spring+hibernate）。該框架的系統從職責上可分為四個層面：表示層、業務邏輯層、數據持久層和域模塊層。此系統的基本流程為：（1）在表示層中，首先通過JPS頁面來實現請求傳送（Request）和回應接收（Response）的交互界面，然后Struts根據配置文件（struts-config.xml）將ActionServlet接收到的請求進行流程控制。（2）在業務邏輯層中，spring采用IOC（控制反轉）和AOP（面向方面）負責向Action提供業務Model（模型）組件和該組件的協作DAO（數據訪問對象）處理組件完成業務流轉，并提供事務處理、緩沖池等容器組件以提升項目的松耦合以及系統性能和保證數據的完整性。最后，在數據持久層中，則依賴Hibernate（對象持久化框架）進行數據庫操作的封裝，處理DAO組件請求的數據，并返回處理結果。Hibernate的特點就是使實體類和數據庫表建立關系，操作類就會觸發相應的sql語句，可以不用寫任何sql語句，完成數據庫編程

采用以上SSH開發框架，不僅實現了視圖、控制器與模型的徹底分離，而且還實現了業務邏輯層與數據持久層的分離，并且SSH已經把底層實現封裝好了，這樣無論前面的層次如何變化，模型層都不需要做大的改動，數據庫的變化也不會對前面的層次有所影響，大大提升了系統的可復用性。這樣的話開發人員只要專注于業務的處理就可以了。而且由于不同層之間耦合度小，層次清晰，易于維護及擴展等特點，使得團隊成員并行工作，大大提高了開發效率。

此基于云計算的電子采購系統從其自身特點看，在強大的信息資源面和采購效率高成本低方面具有很大的優勢。從瀏覽器和客戶端工具到業務層就可以分為四個單元：供應商工作單元、招標中心工作單元、物資公司工作單元、超級管理員工作單元。

供應商工作單元包括：供應商信息系統模塊、投標績效模塊、合同查詢結果模塊、修改登錄模塊口令模塊。招標中心工作單元包括：供應商信息庫模塊、采購目錄選擇模塊、招投標管理模塊、招標結果查詢模塊、修改注冊信息模塊。物資公司工作單元包括：供應商驗證模塊、招標項目信息模塊、物資模塊維護模塊、管理制度文件模塊、修改注冊信息模塊。超級管理員工作單元包括：集團內部用戶模塊、通訊錄維護模塊、修改注冊信息模塊。

這四個單元生成數據根據不同要求各單元作出相應反應然后經過持久化層到達數據存儲空間，經過系統分析最后到達Web服務器-VM。Web服務器-VM根據數據類型做出反應再將結果傳輸到客戶端和瀏覽器頁面。整個的云計算電子采購系統虛擬操作模式就如此進行，實際運行中還要考慮到當訪問量過大和數據備份問題。

本文從云計算入手，結合采購業務中電子采購系統的特殊性進行具體分析，研究了云計算模式下電子采購業務的可行性以及由此帶來的低成本高效率的行業性能。對比于傳統采購模式，電子采購系統有其顯著的優越性，而現階段國內電子采購系統建設局勢不太明朗，目前要實現電子采購業務大范圍的覆蓋，首要問題是對云計算模式下電子采購系統的完善。如今很多企業對云計算模式的重視和對云計算技術的研究探索推進了云計算從理論層面轉到實踐層面的進程。本次探索通過對電子采購實際操作過程中的特點和問題的研究，初步摸索出云計算模式下的電子采購業務系統運營規律。

參考文獻：

[1]李建卓.云計算及其發展綜述[J].寶雞文理學院學報（自然科學版），2010（03）.

[2]董曉霞，呂廷杰.云計算研究綜述及未來發展[J].北京郵電大學學報（社會科學版），2010（05）.

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關鍵詞 ERP系統 ERP系統下的采購管理 傳統采購管理

Enterprise Resource Planning（企業資源計劃）是ERP的全稱，指在信息技術基礎上建立的，企業決策層作為系統化管理思想的，為員工提供決策運行手段的管理運營平臺。 ERP是在MRP（物料需求計劃）的基礎上發展形成的新一代集成化信息管理系統，ERP在一定程度上擴展了MRP的使用功能，它的供應鏈管理作為它的主要內容和核心思想。ERP系統主要包涵財務、物流、人力資源等核心內容模塊。

ERP系統具有如下特征：（1）各業務系統間數據的高度共享性，源數據在某一系統中單次輸入便可永久使用。（2）信息技術和先進管理思想的結合體，對企業業務流程進行了有力的完善與優化。現今90%的國有企業都在實施ERP系統管理，它的應用方面具體有：采購管理方面，利用ERP對信息強有力的處理能力，實現優化采購流程，降低運營成本的目的。

一、采購以ERP系統為基礎的管理方式

用大型國有上市公司的ERP系統進行舉例， 對以ERP系統為基礎的采購管理模式進行大致論述。管理采購模塊的內容有：管理需求計劃、管理詢/報價、管理合同、管理采購訂單、管理采購接收和驗收、管理采購付款、管理供應商評價等七個部分。采購管理業務流程的內容有：編制生產部門制定的物料需求計劃與物資采購與物料需求計劃綜合性達到平衡;物資庫存領用，無庫存物資編制采購的計劃申請單、編制詢價單，上傳至網上的報價平臺讓供應商網上報價并接收報價，編制報價單，確定供應商之后簽訂詳細的供貨合同，對采購訂單進行編制，確定物資的到貨驗收部分，若驗收不合格的予以辦理退貨手續，若驗收合格的訂單，倉庫應該辦理接收手續，對付款申請單進行準確的編制，包括發票接收單、物資驗收單、合同、付款申請單等送交財務處辦理結算手續，最后予以供應商評估管理。

ERP系統結合采購管理模式內容和周密的業務流程，可對該系統平臺下采購管理模式的特點進行歸納整理：

（一）以計算機系統為主體的管理系統，既定流程的嚴格遵循，保證系統的正常運行。按照設定的采購流程進行采購是采購人員執行工作時要掌握的要點，采購完成后要提交審批，審批合格后整個業務才能全部完成。

（二）ERP系統是以計算機為媒介的，物料采購數據的統計、匯總、對比分析、都可以通過它掌握其具體規律，以便對物料采購價格的趨勢進行全面的把握與趨勢， 更深層次的為中化采購，集約化管理奠定穩固的基礎。

（三）每一種物料在系統中都要限定最大的儲存量和最長的儲存期限。 當庫存超越最大值時，提示信號就會在系統中發出并提示，這樣就能讓采購人員及時的采取糾正措施，明確經濟訂貨量。

（四）采購時間在網上報價系統中有了明確的縮短，采購成本明顯降低，網絡評估機制完善的內置，便于收集與保存采購信息。

（五）訂立采購合同，制作完成采購訂單之后，查詢途徑在系統中方法多樣，便于跟蹤采購合同執行。

（六）物料的入網供應商在ERP系統內的都需經過準確的認證，建檔品質要審查合格，若條件不符，ERP系統將拒絕執行。

（七）付款程序的嚴格控制。系統將在付款前自動進行相關的對比，對物料規格、合格數量、交貨日期與采購單進行詳細對照。必須各個方面都符合后付款程序才能執行，對不良資金流出進行嚴格控制。

二、傳統采購管理的模式特點

傳統采購管理模式一般以人為主體，采購計劃的申請與執行過程都由采購人員負責全部完成。主要特點有：按需要的量采購。采購人員詢、報價一般用電話、 傳真等通訊方式與供應商進行溝通交流，有時進行上門采購。采購過程中，采購人員可任意選取物料供應商，較自由與隨意。采購信息和原始采購記錄信息保存較為困難，信息透明度低，人為操作業務因素影響較大。

三、ERP系統的采購管理模式與傳統采購管理模式的對比

ERP系統下采購管理模式和傳統采購管理模式對比后，ERP系統的采購管理模式更加完備，可以對現代化管理的要求進行滿足，主要表現在：管理流程的改進，標準化運作的實現

ERP系統是管理軟件中的先驅，也是現代化管理理念的體現。在控制庫存方面，傳統的采購行為要按量采購，在ERP系統平臺管理下，由于安全庫存量已經在系統內設定，采購人員按照系統提供的參考數據執行采購工作便能萬無一失。應用ERP系統，企業的整個采購過程都在不斷規范化和標準化。ERP系統下，基礎數據只需單次錄入便可全過程的實現共享，對保證數據的一致性、 及時性和真實性起到了很大影響。

結束語：

引進ERP管理系統，對現代企業管理來說是一個重大的變革，它對企業管理的理念進行了整合，再生了業務流程，對資源配置進行全面的優化，實現過程的規范化標準化與合理化。

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中圖分類號：TP311.5 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）29-0001-02

本次根據論文進行研發的采購預算管理系統，主隸屬于事業單位范疇。事業單位的預算是指事業單位根據事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃。

采購預算是指采購機關根據事業發展計劃和行政任務編制的、并經過規定程序批準的政府采購計劃。采購預算是事業單位財務預算的有機組成部分，集中反映了預算年度內用于采購支出計劃的部分，一定程度上反映了事業單位的收支規模、業務活動范圍和方向。

解決財政開支的規范問題最主要還是在于如何市場化的去運作采購行為。采購預算管理系統的更重要的意義是較強采購過程中的預算審批以及實際采購行為發生時的審批，從而達到規范預算支出管理。

通過本次采購預算管理系統的建設，希望能夠通過梳理，規范采購流程，解決目前采購中存在的各個部門采購預算沒有限制，各部門采購預算金額不受采購預算總金額限制，月度以及季度采購計劃無審批，采購過程缺乏有效的審批監督等問題。

1 采購預算管理系統的需求分析

軟件開發包括需求、設計、編碼和測試等階段，有時也包括維護階段。軟件開發模型能清晰、直觀地表達軟件開發全過程，明確規定了要完成的主要活動和任務，用來作為軟件項目工作的基礎。項目開發過程伊始，需要考慮項目的開發需要遵循哪一種軟件開發模型，最終決定選擇了瀑布模型。瀑布模型將軟件生命周期劃分為制定計劃、需求分析、軟件設計、程序編寫、軟件測試和運行維護等六個基本活動，并且規定了它們自上而下、相互銜接的固定次序，如同瀑布流水，逐級下落。瀑布模型圖見圖1所示：

系統角色設置如下：

系統管理員登陸系統，可對組織、角色、用戶進行配置維護，擁有最大操作權限，各大模塊的菜單均可見，可查詢，但是不建議進行業務操作。

預算、計劃申請人員：各個部門設立至少1個該角色人員，進行部門年度預算錄入，年度預算調整，提交審批，月底采購計劃錄入，月底采購計劃調整，提交審批操作。

部門經理：審批預算，計劃，查看預算報表數據、審批采購單、查看采購合同附件，查看采購報表數據。

采購部門主管：除大于設定金額的采購單外，其余采購單審批最終權簽人。

財務部門主管：審批預算，計劃，查看預算報表數據、審批采購單、查看采購合同附件，查看采購報表數據。

總經理：預算、計劃審批最終權簽人。大于設定金額的采購單的最終權簽人。

單點登陸認證在很多大型的企業中都有使用，其不僅僅降低了用戶使用的繁瑣程度，同時也有利于提升系統的安全控制。

單點鑒權是指用戶在登錄運營管理門戶時，統一進行用戶合法性校驗，并對校驗通過的請求生成令牌環并返回；

會話保持是指在用戶登錄成功后一直到用戶退出登錄前，系統會維持心跳，并保證用戶登錄的有效性。

系統管理模塊僅限系統管理員用戶使用，主要對系統中的非業務功能進行操作，包括組織管理、角色管理、用戶管理、模塊管理、數據字典模塊，為系統的正常運行提供基礎數據的配置支持。

組織管理主要是維護使用單位的部門組織機構信息。

角色管理主要是維護系統角色，由角色去關聯操作菜單達到不同角色用戶登陸系統顯示不同菜單的功能。

用戶管理主要是對使用該系統的用戶進行維護管理，由用戶關聯角色進行權限綁定。

模塊管理主要是動態配置系統模塊菜單入口，并且對系統功能模塊菜單進行維護管理。

數據字典主要是對常用數據項進行維護，例如預算科目，計劃科目等數據。

預算管理功能包括預算的錄入、審批、調整等功能，具體包括：

預算錄入：根據相關部門的預算計劃，參照財務制度，編制本部門年度采購預算；

預算的審批：根據預算審批流程完成預算的審批，只有審批完畢的預算才可以生效；

預算調整：審批后的預算，可以進行預算調整，調整后，需要進行再次的審批，審批完畢后的預算才可以生效。

預算查詢：查詢符合條件的預算信息。

本系統中各個部門錄入的年各自的年度預算，并設置對應年度預算各分支項總額為多少，提交進行審批。

采購計劃管理包括采購計劃的編制、審批、調整，具體包括：

計劃編制：編制年度滾動采購計劃；

計劃的審批：根據計劃審批流程完成計劃的審批，只有審批完畢的計劃才可以用于預算編制；

計劃的導入導出：根據指定的模板導入、導出采購計劃；

計劃的查詢：查詢采購計劃明細、列表等；

采購管理模塊是整個采購預算管理系統的核心，是采購預算管理系統的價值所在。

采購管理包括管理采購單、會退單等，具體包括：

采購錄入與提交審批：錄入采購單。錄入完成，采購單生成并處于“待審批”狀態；進入審批環節；

采購合同上傳：審批結束的采購單，可以上傳采購合同，供后續查看。

審批模塊是整個采購預算管理系統的核心功能之一，是采購預算管理系統的價值所在。

審批功能具體包括：

預算審批：審批各個部門提交的預算申請；

計劃審批：根據審批通過的部門年度預算，審批各個部門提交的月度采購計劃申請；

采購單審批：根據審批通過的月度采購計劃，申請每月發生的采購單。

統計分析功能包括系統相關數據的查詢、統計分析、報表展示等功能，具體包括：查看預算、計劃、采購單信息；查看歷史周期內的預算數據執行狀況；

2 采購預算管理系統的架構以及模塊設計

網絡管理系統是整個采購預算管理系統穩定運行的保障系統，任何大型軟件系統在設計之初都會充分考慮可靠性和穩定性等，但任何系統在運轉過程中都有可能發生意想不到的問題。所以從這方面考慮，通過對整個系統中各個網元的實時監控，可以提前或者及時感知到整個系統中的異常運轉狀態。

單點認證系統是避免用戶在頻繁切換軟件系統過程中輸入賬號、密碼信息，這是非常讓人厭煩的過程，雖然當前用戶可訪問的只有運營管理門戶，但考慮到系統眾多，后續采購系統還存在業務擴展的可能性，因此在設計之初確定采用單點登錄方式進行系統訪問管控。

外部系統接口網關主要考慮實現高度系統未來的擴展能力，采購預算的有效管理不是單單依靠系統本身就可以完成的，不可避免的需要與其它系統進行交互，接口網關可以對于外部系統隱藏內部系統實現，也可以增加安全性。

通常系統的可靠性、穩定性與系統的組網結構有著顯著的關系，本論文給出的物理組網結構只是一個指導，在實際的部署過程中可能會根據實際的資源情況做相應的調整。

B/S最大的優點就是不用安裝任何特定的客戶端軟件，在有網絡的情況下任何地方都可以進行操作，客戶端零安裝、零維護。

軟件架構優缺點：

①維護和升級方式簡單。使用過程中，軟件系統的隨著使用部門的需求的提出，存在不斷的改進和升級操作，B/S架構的產品的優勢更多的體現在升級的相對便利性。對于現在的軟件系統而言，隨著系統需求的不斷變化，系統的升級、問題修正等也相對于之前越加頻繁，B/S模式軟件系統在這方面有著C/S產品無法比擬的優勢。對于一個中型企業來說，通常服務器、用戶端不在百臺以下，如果需要系統的管理人員在幾百臺電腦――甚至更多之間來回往復，不僅僅浪費了資源，其工作量和工作效率也是不可想象的。

②成本降低，選擇更多。由于B/S架構的軟件客戶端不需要額外投入，瀏覽器基本都是免費試用。服務器端軟件的硬件環境根據業務試用的不同配置不同，但也沒有特別的要求。服務器的操作系統還可以使用免費并且開源的Linux系統軟件，安全性也不錯。目前Linux系列服務器在企業級應用市場上使用廣泛，當前大型的互聯網企業使用的后臺服務器操作系統基本上選擇的都是Linux。后臺的數據庫可以選擇MySQL等開源免費的軟件，都可以較大的降低開發成本。

③應用服務器的壓力較大，主要服務或者數據的升級維護都在服務器端，而客戶端不需要進行維護升級。

3 結 論

借力提升采購科學化、精細化管理水平指導采購預算管理系統的建成。從項目需求提出、采購預算核定、采購計劃審批、采購合同簽訂到采購資金支付等環節，全部納入到江蘇創業中心采購預算管理系統中。在本次采購預算管理系統的實現過程中，充分體會到，前期需求以及設計的投入越多，后期開發的過程中所走的彎路越少，對于軟件項目中，為什么在需求和設計以及最終的測試解決投入了接近75%的精力有了很直觀的認識，這也將對后續的工作中相關開發外包項目的管理以及投入有了很高的指導意義。

參考文獻：

[1] 趙長寶.政府采購預算管理存在問題及解決對策[J].中國政府采購， 2012，（1）.