時間:2022-11-21 09:55:45
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十和中央八項規定以來,財政資金的使用問題越來越受到重視。隨著財政資金的使用越來越被關注,審計部門對財政資金的審計力度也越來越大,事業單位以往發票審核工作管理寬松,基礎工作不規范等財務問題開始逐漸暴露出來,一些事業單位甚至頻頻被曝出違規使用資金,資金使用效益不高,甚至流失的問題。這些問題很多都與發票有關,人們開始利用發票做文章,發票已經成為違規占用資金的一種手段,并形成了越演越烈的發票腐敗現象。于是形成一種倒逼機制,使得我們不得不開始重視起發票審核工作。本文打算從事業單位發票的特點及其審核困難,事業單位發票審核的現狀及其存在的問題,影響事業單位發票審核的因素分析,改善事業單位發票審核的對策等方面對事業單位發票審核工作進行探討。通過本文研究,能夠引起人們對發票審核工作的重視,對發票報銷中暗藏的玄機予以警惕,同時掌握一些發票審核的方法和技巧,通過這些逐漸增強單位基礎工作質量,從而規避單位業務風險,降低資金被違規使用的幾率。
一、發票審核存在問題及表現形式
(一)對虛假發票問題關注的不夠
虛假發票主要包括三種,第一種是發票本身就是假的,是私自印制、偽造、變造的;第二種是發票是真的,但是發票上所記載的經濟業務內容是假的,例如發票開具的是無中生有的業務,虛增發票金額,未據實開具銷售內容,實際銷售A但發票開具B;第三種是發票本身是真的,但不是開票人從稅務機關領用的,而是其他開票人轉讓、轉借的。單位財務人員在日常發票審核工作中,如果沒能夠區分辨別出發票存在的這些問題,就會造成單位財務賬目中出現虛假發票的現象。
(二)發票票面不規范現象
這個現象比較普遍,主要包括:購貨單位名稱不準確,進行簡寫或縮寫;項目空著不填,尤其是規格型號和物品單位等空的比較多;發票物品內容名稱籠統且未附發票明細,比如發票僅開具辦公用品、材料款等;發票開票人不是真實名字,使用“開票人”等代號代替;發票過期,報銷跨年發票;發票票面有手工涂改;發票專用章未加蓋或模糊不清等。
(三)報銷手續不規范的現象
從狹義上講,發票審核單指的就是審核一張發票。但是我們這里講的發票審核,是廣義上的發票審核。審核時,除了對發票進行審核,還應具備能夠證明這筆經濟業務的真實性、準確性、規范性等連帶的報銷單據,比如說要有支出計劃、發票明細、物品驗收單等。目前,附件資料不規范的現象比較普遍,主要有兩種:第一,不齊全,該有的沒有。比如事業單位報銷培訓費支出,按照文件規定還要有培訓通知、簽到表等,實際工作中,有些單位并沒有做到;第二,各項附件資料細節內容不一致,邏輯關系混亂。比如,固定資產采購支出,發票與物品驗收單的型號填寫不統一;會議費支出報銷手續中會議費明細、會議簽到表等資料中記載的參會人員或人數前后不統一等。
(四)不關注支出的審批及報批程序,內控要求得不到落實,有的事業單位甚至通過業務報銷滋生腐敗
從業務報銷手續、支出計劃或發票等審批簽字,可以推斷出一個單位的資金支出管理要求和資金審批支付程序是否規范。事業單位資金支出管理要求和資金審批支付程序不規范的情況很多,例如,未經事前批準就支出;支出計劃不按要求審批,審批不全或越權審批;經辦人和審核人是同一個人,違背內控管理制度三分開原則。內控要求不能得到嚴格落實,有的單位領導利用職權向下屬施壓或與下屬勾結,虛列開支,報銷無中生有的業務,或者變更報銷名目,侵占國家資金,滋生腐敗。
(五)對政策執行方面的審核關注不夠
事業單位在支出方面的政策有很多,比如培訓費管理辦法、會議費管理方法、招待費、出國費等管理辦法,政府采購管理辦法。支出是否嚴格按照文件要求執行,是否超標準支出、超范圍支出,是否按要求進行了政府采購,做到應采盡采。這些在審核環節做的還很欠缺。
二、發票審核存在問題的原因
(一)對發票審核工作重視程度不夠
在人們的認識當中,發票審核工作是先由出納在辦理結算時完成的,既然出納就能完成的工作肯定也是簡單的,再加上事業單位業務性質相對單一,業務內容相對簡單。所以,第一,在人員力量的配備上,從一開始就沒有安排精兵強將來做這方面的工作;第二,在后期的管理上和要求上,對出納人員也是比較寬松,認為只要是人品沒問題,能看得住錢就萬事大吉了。第三,發票審核工作看似簡單,實則學問很深,必須有充足的時間保證,去充分發掘知識點。
(二)對發票審核的認識存在片面性,缺少責任意識
目前,有些人一提到發票審核,還停留在簡單的票面審核層面,認為發票審核就是這些,單位開展的業務和財務人員沒有關系,對發票審核的目的沒有深刻理解,特別是一些新入職的財務工作人員。我們說這種認識是不對的,一個單位的財務是這個單位所有經濟行為的歸口,所有的經濟要素最終都歸集在財務。財務就是要通過對單據手續的分析,找出內在聯系,邏輯關系,在這個過程中運用專業知識和職業敏感發現問題,及時糾正問題,最終確保財務行為規范。
(三)專業素質欠缺,經驗有限
對于發票審核的要素和標準不掌握,比如,大小寫金額要一致,票面不能涂改;對于發票真偽辨別的方法不掌握,比如鑒別發票的真偽可以通過網上查詢、可以通過12366進行電話查詢;不關注一些基本的稅務局的相關政策,比如國家什么時候開始實行票據的改革和改版等,導致在接到一些發票有廢票的情況不知道等;缺少對工作的鉆研,單位財務人員在票據審核的時候,沒有索要附件資料的意識,或是也不知道應該索要什么單據,經辦人給什么單據就拿什么單據,導致財務賬目中出現業務附件資料不齊全的現象,甚至出現即使是同一筆業務,前后報銷時的附件資料也不統一。
(四)單位內控制度相對不完善
事業單位內控制度普遍都相對不完善,所以首先財務人員這方便的意識欠缺;其次,就是缺少完整的內容做審核依據。
(五)政策水平較欠缺
隨著國家對財政資金使用越來越重視,這兩年各種政策出臺呈現一種集中井噴似的,文件數量比較多。再加上部分人員對發票審核應該越來越關注政策性審核這種認識不足,學習的動力不足,掌握的不深。
三、解決問題的對策
(一)加強宣傳,強調發票審核的重要性
發票審核第一關沒有把控好,財務基礎工作的真實性、完整性、合規性將大打折扣,很多問題不能通過發票審核環節排查出來,財務風險就不能有效避免,財務管理工作勢必薄弱。對發票上每一個經辦人、審批人和審核人,包括業務經辦人、部門負責人、單位領導以及財務人員都加強宣傳,通過宣傳提高相關人員對發票審核工作的重視程度。業務經辦人在第一時間收到發票時就有意識辨別發票是否合規;經辦人找部門負責人簽字時,部門負責人也應對發票進行審核,查看業務單價是否合理、是否按計劃執行等;最后,由財務人員進行最終審核把關。單位各級領導高度重視,同時對經辦人嚴要求,從各個環節保證發票規范。
(二)加強責任心和崗位專業教育管理
很多時候,財務人員不是不明白要做什么,就是睜一只眼閉一只眼,工作懈怠和老好人的思想在作怪。如果工作用心、認真,很多破綻是可以從發票審核階段就排查到的。不然,就會有很多漏網之魚混到了單位的賬目中。
(三)明確發票審核工作內容和標準
改變發票審核僅是簡單對票面進行審核的觀念,而是對相關經濟業務手續、經濟關系的審核,深化對發票審核的認識,強化工作職責。發票審核工作內容和標準包括:第一,發票票面審核。發票應當清晰,開票日期、購貨單位名稱、金額大小寫等填寫規范;第二,報銷手續審核,防止滋生腐敗風險。財務人員應當審核是否嚴格執行審批手續,審核報銷單據齊全,包括發票、支出事前審批單、物品驗收單,同時辨認審批字體是否是本人簽字等,針對事業單位會議費、培訓費、差旅費等特殊業務,還應按照文件規定增加對應的單據;支出事前審批符合財務制度規定的審批程序和審批權限,部分支出是否按規定履行事后審核;第三,經濟關系審核。實務工作中,存在非法代開發票的情況,例如單位向A企業采購甲產品,但甲產品不在A企業經營范圍內,因此A企業無法開具銷售甲產品的發票,A企業便找B企業非法代開發票。發票由B企業開具,但支票存在了A企業的銀行賬戶,該筆業務的經濟關系不合規。因此,還應當關注經濟關系審核。審核方法是發票收款單位與支票收款單位應當一致。實務工作中,業務經辦人在領取支票時,經常要求出納員開具的支票不填寫收款單位,這種行為給了非法代開發票企業可乘之機。因此,財務人員應當要求業務經辦人在采購前充分詢價并確定供應商,填寫支票的收款單位,審核與發票收款單位是否一致,避免收到非法代開發票。防范維權困難風險。當單位收到的發票是實際供應商委托其他企業非法代開時,實際供應商與發票開票人不一致。當采購產品或服務出現問題,單位需要通過法律渠道解決時,維權對象應當是實際供應商還是發票開票人給單位維權帶來了難題。因此,財務人員應加強審核非法代開發票。
(四)完善單位財務管理制度和內部控制制度,讓發票審核工作真正做到有據可依
完善收支業務管理制度,合理設置崗位,明確各相關崗位職責權限。事業單位支出應建立事前審批制度,細致規定審批程序與權限,明確業務經辦人、部門負責人、財務部門、單位各級領導等人員的崗位責任。對金額較大的業務、易產生風險的業務,加強相關責任人的事后審核。制度應嚴格確保不相容崗位相互分離,包括業務經辦人與審批人分離、業務經辦人與驗收人分離、業務經辦人與出納員分離等。定期檢查支出財務手續,是否按制度進行審核與審批,定期或不定期對未執行或已執行的支出組織市場調查和詢價等。在審核過程中,高度警惕經辦人中飽私囊,謀取私利這種現象,表現形式為單位支出業務中,經辦人可能與開票人勾結,抬高物品價格,或者報銷無中生有的業務,中飽私囊,謀取私利。財務人員在發票審核時,應當確保不相容崗位相互分離的原則貫徹執行,同時,輔以市場價格調查手段進行定期或突擊檢查。
(五)加強業務培訓,主要從以下幾方面
1. 掌握發票審核的意義。一定要在這方面多下功夫,通過我多年的工作經驗總結,發票不僅是單位支出的原始憑證,還擔負了單位維權等功能,只有確保取得的發票是規范的,才能充分發揮發票的功能作用。必須真正鉆研業務,舉一反三,只有真正理解了,才能夠發揮工作的主觀能動性,會工作。
2. 加強政策及財務制度培訓。工作中收到的發票是多種多樣的,發票審核需要很多財經政策作支撐。例如,收到集貿市場代開發票,發票開票人是集貿市場,收款人顯示個人或商戶名,財務人員在判斷這張發票開票人、收款人是否合時,則需要查找稅務局的相關規定,只有找到依據表明集貿市場可以給市場內的經營者代開發票時,財務人員才能確定這張發票合規。不斷學習財務制度,總結實務工作中出現的問題,定期交流,嚴格按照制度要求落實發票的審查事項。工作中,財務人員應加強對相關人員的培訓,培訓辨別假發票的技能,發票的票面要求,發票法規基本要求,單位財務管理制度和內部控制制度的相關規定等
3. 經驗的介紹。很多財務人員不知道發票審核的重點是什么,尤其是不知道除了一些基本要素的審核,還應該審核什么。有經驗的財務人員應向缺少經驗的財務人員介紹發票審核的重點,真正掌握發票的知識點。
四、結語
發票審核是財務工作的基礎與精神中樞,在財務管理工作中起到了重要作用,也是加強事業單位廉政建設的最基本、最有效手段。發票審核質量能夠影響一個單位的會計資料是否真實、合法、完整,能夠核查單位經濟行為是否真實,報銷手續是否齊全,是否貫徹了厲行節約原則,提高了資金的使用效益。要想真正發揮發票審核的作用,單位各級領導、財務人員在思想上應當高度重視,提高財務人員職業道德水平與專業素質,加強財務人員之間交流與學習,拓展、深化對發票審核的認識。同時,事業單位還應建立健全財務管理制度與內部控制制度,從制度層面確保支出審核、審批不相容崗位相分離,不存在鋪張浪費。
隨著國家審計部門對事業單位財務審計力度的不斷加大,發票審核這項工作的要求也在不斷提高。傳統發票審核的重點在發票真假、票面是否規范等方面上,但隨著工作要求逐漸提高、事業單位各項工作政策不斷,目前及以后的工作重點還包括健全內部控制制度、制度有效實施、各項政策嚴格執行等。內部控制制度執行審核、政策執行審核是財務人員將來發票審核工作重心。
參考文獻:
[1]何國玲.防范事業單位財務管理風險分析[J].中國農業會計,2015(06).