單位檔案管理基本情況匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇單位檔案管理基本情況范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

學生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學生的信息，也能反映學生在學校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學生的基本信息就是靜態的信息，根本不能反映學生受教育后的素質水平發生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學生檔案的信息，就會創新傳統檔案管理方式，使學生檔案里的內容更豐富。

2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統可以有效記載學生相關的靜態信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。

3.學生檔案信息服務應該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規定內容，實現檔案管理方式的不斷創新。既要有利于學生發展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。

二、中職學校學生檔案管理創新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環節。

2.創新檔案管理模式

當前我國就業形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態，真正加強中職學校學生檔案管理工作。

3.實現網絡化檔案管理

當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。

4.構建檔案管理反饋系統

及時準確地反映出畢業生的基本信息，根據已經畢業的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。

篇（2）

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等。客觀上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。

二、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規范社會保險檔案管理業務流程

多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。

（三）實現社會保險檔案管理的標準化

社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。

(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。

篇（3）

人事檔案管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理。管理方法上實行“檔隨人走”，主要表現在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。

（二）人事檔案法規不健全。

由于人事檔案法律建設上基本還處于探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對于人事檔案的認識還處于一種模糊的狀態，法律法規不夠完善等。

（三）人事檔案內容不完備，檔案整理不規范。

把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業的發展，各單位對學歷的要求越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由于學習渠道（如函授、短期培訓、研修班、進修班等）的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同（如有的學校沒有學歷批準書的相關材料，只有學位證書）等問題的存在，導致某些人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。

（四）人事檔案管理手段落后。

目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統紙質檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有實現信息化。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的地記錄干部所有經歷和資料，實現人事檔案信息化是一種必然趨勢。

二、干部人事檔案管理工作的完善措施

（一）理順人事檔案管理體制。

現行的人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，根據《干部檔案工作條例》有關規定，在強調按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業務指導，同時，具體負責所管領導干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業工作人員的檔案管理。

（二）健全人事檔案規章制度。

要建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實。

（三）豐富人事檔案材料內容。

要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，不斷豐富人事檔案材料內容，一是建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料。三是建立干部認可檔案，本著黨政干部群眾認可、技術人員學術認可、企業人才市場認可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術人員學術和技術推廣成果檔案、企業經營者利稅檔案。通過這些內容，把檔案建設成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。

篇（4）

中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A

1加強事業單位人事檔案管理的必要性分析

人事n案是個人履歷的記錄，是個人參加社會經歷的憑證，具有極高的社會價值。人事檔案管理工作是國家法律規定的一項基本而且重要的工作。事業單位的人事檔案管理工作具備多元化的特點，記載著單位員工的身份，資歷，工作表現等等基本情況，這些基本情況與員工的福利待遇，社會保證以及組織關系都有著密切的關系。因此管理好人事檔案對于提高事業單位行政效率，提高員工工作的積極性有著重要的作用。

2當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1傳統人事檔案管理已不適應新形勢發展的需求

隨著科技的快速發展，信息技術的全面覆蓋，傳統的保存人事檔案的方法已經越來越不適應新時代的要求。傳統的保存方式一直采用紙張保存，紙張質地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現代使用的是計算機管理，但是計算機記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

2.2當前人事檔案管理工作不適應改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業單位改革不斷推進實施，事業單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內容。

2.3人事檔案管理人員專業性不強難以適應現代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統的專業性知識，以應對管理過程中產生的各種問題。如今很多事業單位的檔案管理人員沒有經過正規的培訓，缺乏相關的專業技能，不能對檔案進行程序化和系統化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進行管理，只是在人動時抽調別的部門人員進行臨時的檔案管理，導致了單位人事檔案管理混亂，難以適應新時代管理的需要。

2.4信息技術的迅速發展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉?？墒窃谠S多單位仍舊習慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統，由于系統本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

2.5領導檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業單位管理工作開展的基礎是領導的認同，如果領導缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領導對人事檔案的管理意識淡薄，認為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應付的狀態，難以高效的發揮其作用。

3人事檔案工作應如何適應新形勢的需要

3.1加強領導意識更新思想觀念創新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發展和提高，單位領導應增強檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，正確認識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

3.2不斷完善補充人事檔案內容適應事業單位改革需要

隨著事業單位機構改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發展的需要，不斷豐富人事檔案的內容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、進修情況、繼續教育情況、各項專業技術資格等也應在人事檔案中有所體現。隨著事業單位機構改革的推進，要不斷完善、補充人事檔案相關內容，使人事檔案工作符合機構改革的需要。

3.3充分運用信息化辦公手段提高工作效率

隨著計算機技術的飛速發展，信息化辦公手段越來越多的應用于人事檔案管理過程中，通過建立良好的信息化處理系統不僅可以快速方便的查閱人事檔案中的各類所需要的材料，還可以大大提高工作效率。人事檔案信息化管理是發展的必然，必須引入計算機輔助系統，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

篇（5）

一、街道檔案管理工作存在的問題

1.基礎設施條件建設較差

目前街道辦事處很少有單獨的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設施簡陋，基本環境條件差，沒有專人負責安全防護工作，難以達到檔案保管的要求。

2.檔案管理人員專業素質差，流動性強

街道辦事處工作瑣碎，工作人員數量較少，工作人員流動性強[3]，并沒有專職檔案管理人員，導致檔案部門的業務培訓難以起到一定的作用，形成一種年年培訓但很少起到檔案管理水平的促進作用，管理人員總體素質不高，管理質量達不到要求。

3.檔案規范化管理程度不夠

街道辦事處的檔案管理工作渙散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責不明確，任務交接不落實，很多檔案借出后不知去向，沒有專門的檔案管理小組進行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領導小組，但由于執行力度不夠，不能夠開展有效的檔案管理工作。

二、案例分析

針對目前街道檔案管理存在的問題，部分城市的街道已經開始提出針對性的?n案管理措施，目的在于加強街道的檔案規范化管理，使檔案在工作和服務中起到其最基本的作用。

1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作

（1）加強領導，完善管理機制。鼓樓街道針對基層檔案工作基本情況，專門制定了相適應的工作管理制度，細化檔案管理工作基本機制，使檔案工作做到按規章制度嚴格執行，實現檔案管理工作精細化。

（2）提高檔案管理意識，責任制管理。鼓樓街道多次為管理人員提供檔案管理的專業培訓，提高工作人員對于檔案管理工作意識的認識水平。同時，將檔案管理工作中的責任，細化分解，責任到人，明確獎懲，全面提升檔案工作的自覺性、主動性和創造性。

（3）細化檔案工作，精細管理。為加強檔案管理工作，鼓樓街道堅持以“收集為基礎、安全保管為重要、合理化利用檔案為目的”的原則，進行檔案的細致化管理。在相應辦公制配備專門檔案柜，檔案就地保存，提高檔案利用率和辦事效率。同時，積極創新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實現從單一紙質載體，向數字化多媒體載體轉變。

（4）用“活”檔案，服務群眾。鼓樓街道堅持檔案“貴在利用”，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執法”，與實地走訪相結合，建立檔案動態補充完善機制，從被動補充到主動完善，從而更好地服務轄區內群眾生活。

2.人民街道檔案管理的提升措施

（1）提高認識，切實加強檔案管理工作的領導

領導重視是做好工作的前提，為加強辦事處檔案管理工作的領導，人民街道成立檔案管理工作領導小組，做到了領導負責制，經辦人員將工作做實在，并將檔案工作列入年度計劃和長期規劃中，與街道中心工作同部署、同落實。

（2）加強制度建設，規范檔案管理

辦事處先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項制度。同時，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行標準化、規范化、電子化管理。分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實現了檔案管理數字化，既保護了紙質檔案，又提高了工作效率。

（3）強化檔案安全工作，做好事前防范

定期進行安全檢查，對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發生各種危害檔案的安全事故。及時清查霉變蛀蟲等現象的檔案袋，并做好記錄，進行及時修補。

三、提高街道檔案管理工作要點

針對街道辦事處檔案管理存在的問題以及部分先進街道提出的檔案管理整改措施，提出以下幾項檔案管理工作的要點：

1.提升領導重視，增強檔案管理意識

首先要加強領導對檔案管理工作的支持和重視，調查發現在領導重視的地區，該單位的檔案管理工作質量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應及時向領導匯報檔案管理存在的問題和有待提升的地方。另外，管理者應從各個方面增強檔案管理人員對檔案重要性認識的意識，在工作中能夠認識到自己工作角色的重要性，認識到檔案的重要性和潛在價值，認真對待檔案管理工作。

2.加強提升檔案管理人員的專業素養，吸引復合型人才

篇（6）

二、當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）傳統人事檔案管理已不適應新形勢發展的需求

隨著科技的快速發展，信息技術的全面覆蓋，傳統的保存人事檔案的方法已經越來越不適應新時代的要求。傳統的保存方式一直采用紙張保存，紙張質地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現代使用的是計算機管理，但是計算機記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

（二）當前人事檔案管理工作不適應改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業單位改革不斷推進實施，事業單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內容。

（三）人事檔案管理人員專業性不強難以適應現代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統的專業性知識，以應對管理過程中產生的各種問題。如今很多事業單位的檔案管理人員沒有經過正規的培訓，缺乏相關的專業技能，不能對檔案進行程序化和系統化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進行管理，只是在人動時抽調別的部門人員進行臨時的檔案管理，導致了單位人事檔案管理混亂，難以適應新時代管理的需要。

（四）信息技術的迅速發展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉?？墒窃谠S多單位仍舊習慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統，由于系統本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

（五）領導檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業單位管理工作開展的基礎是領導的認同，如果領導缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領導對人事檔案的管理意識淡薄，認為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應付的狀態，難以高效的發揮其作用。

三、人事檔案工作應如何適應新形勢的需要

（一）加強領導意識更新思想觀念創新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發展和提高，單位領導應增強檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，正確認識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）不斷完善補充人事檔案內容適應事業單位改革需要

隨著事業單位機構改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發展的需要，不斷豐富人事檔案的內容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、進修情況、繼續教育情況、各項專業技術資格等也應在人事檔案中有所體現。隨著事業單位機構改革的推進，要不斷完善、補充人事檔案相關內容，使人事檔案工作符合機構改革的需要。

（三）充分運用信息化辦公手段提高工作效率

篇（7）

學生檔案是指學校在培養學生的教育教學與管理活動中形成的，記錄和反映學生個人的基本經歷、德才能績、學習和工作表現、家庭基本信息的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學生檔案主要包括：學生的高中檔案、高考報考資料、高校入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記

錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等材料。

1. 高校學生檔案的重要性

學生檔案不僅對教育和培養、管理與服務在校學生有著重要作用，而且對學生能否順利就業，甚至對學生畢業后的長遠發展也關系重大。學生檔案既是個人人事檔案的重要基礎，又是個人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學生檔案是學生基本情況的記載和在校綜合表現的證明。學生檔案既是學生基本情況的記載，又是學生在校表現的證明，對于核查新生入學資格與確認獲取學籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學生個人歷史的有效窗口，又是加強學生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學生檔案是用人單位可信的依據與日后人事檔案的基礎。由于學生檔案材料真實地記載著學生的成長歷史、思想表現、個人素質、實踐能力、學業成績及家庭背景、社會關系等，因此，學生檔案是用人單位選擇畢業生或高校選拔新生的可信依據與重要參考，是學生就業后人事檔案的基礎材料，同時也是學校未來校友檔案的基礎信息。

2. 學生檔案工作的存在問題

2.1 各地檔案材料標準不一，差異明顯。教育部《關于高中建立學生檔案的暫行規定》（［84］教中字002號）明確了高中學生檔案材料的內容與構成，但各地依此規定而設立的建檔要求與標準卻差異明顯，有的建檔案標準系統全面、規范細致，有的卻簡單粗放。以致有的學生檔案內容全面、材料完整、填寫規范，有的學生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學生的高考電子檔案代替其中學紙質檔案。

2.2 部分人員不認真對待學生檔案。主要表現為制作檔案材料比較隨意，對學生的鑒定總結不全面、不完整，甚至只論學習不談其他，或只寫優點不寫缺點；甚至有的學生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認為學生學習成績好則萬事大吉，以致平時收集和審核檔案材料不及時不認真；有的學生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認；不及時向有關高校寄送大學新生的檔案。

2.3 學生對檔案不重視或太敏感。主要表現為不論學生在中學還是在大學期間，都馬虎大意不認真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學生對檔案太敏感，甚至不誠信對待檔案，填寫檔案時故意以偏概全或只寫優點與成績，以致檔案記錄與現實表現出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學生在大學新生入學時不按時向學校提交檔案，畢業生就業后又常常不及時查找檔案，以致急需檔案時，難以及時，甚至無法找到。

2.4 日常管理手段不科學、不先進。主要表現為在日常工作中基本沒有應用電腦和掃描儀等現代電子設備進行管理，依然停留在傳統的手工記錄狀態；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統手工為主，缺乏通過計算機網絡管理系統進行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規范、不完善。主要表現為不少地方教育行政部門，對于學生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統性、嚴密性與科學性，以致更多的學校缺乏科學規范、系統全面的學生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學嚴謹的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替更注重嚴肅性和科學性的規章制度。

2.6 不重視對學生檔案的開發利用。學生檔案進到學校后，其日常利用主要表現在核查新生入學資格時審查其檔案材料，或者是當學生有突發事件或意外事故發生時或需對學生作政審時而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強調的素質教育和更注重因材施教的高等教育發展趨勢不適應，更沒有發揮出學生檔案對于改進教育教學工作與管理服務工作的應有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執。主要表現為用人單位在收到畢業生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執寄回學校，或者是有寄回學校但沒有在寄檔回執上蓋公章或沒有經辦人簽名確認，以致事后時間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學生檔案后的一年內提供查詢服務，之后則根本無法追查。

3. 對存在問題的解決辦法

3.1 完善學生檔案制度。為確保學生檔案管理有據可依和有章可循，省(市)教育行政部門應根據教育部、國家檔案局的相關法規，結合組織人事部門的有關要求等，出臺省（市）關于各級各類學生檔案的管理規章。就學校內部而言，應根據學生檔案管理的基本依據與相關要求，及時制定本校學生檔案管理制度，明確細分各單位各部門及相關人員的具體職責，加強精細化管理，并注重管理過程的檔案建設，以保證能及時收齊學生檔案，并確保有差錯時可以追究到相關人員的責任，并可以長久持續地查找學生檔案的去向。

3.2 及時恰當選配人員。相比于具備一定的專業、學歷、職稱與特長，實踐證明，學生檔案管理員的基本素質更強調具有高度的工作責任心和政治責任感，以及嚴謹持久的細心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時松時緊，難于嚴格履行學生檔案管理職責。不論學生檔案是在學生處或就業中心還是在二級院系管理，或者是在學校檔案館（室）統一管理等，都應按照學生檔案管理員的基本素質要求，配備專人負責，學生數在5000人以上的最好不要搞兼職負責制，而應實行專人專職負責制。

3.3 加強檔案教育培訓。一是對專職與兼職檔案管理員加強業務培訓，就高校內部而言，主要是對輔導員和班主任等學生工作人員和教務人員就學生檔案的作用意義、內容范疇、制作要求、注意事項等進行系統培訓，以強化其制作和管理學生檔案的責任心與科學性，確保其可以正確指導和制作合格的學生檔案；就外部而言，主要是對中學和中專教務主任與班主任加強學生檔案的相關培訓。二是對廣大學生加強檔案教育，不論是在中學階段還是在大學階段，都要盡早和反復教育學生正確認識檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項等，使其既能夠充分重視學生檔案的作用與價值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統。通過計算機網絡管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學生檔案信息和拓展學生檔案管理功能。具體做法：一是引入計算機軟件公司開發成熟和應用較普遍的學生檔案管理系統，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對較大；二是結合自身工作實際，組織專業人員編寫制作學生檔案電腦管理網絡系統，這樣做所需資金相對較少，但需專業人員加強后繼維護。

3.5 加強外部督查力度。學生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實外，在督查指導方面主要靠專職檔案管理員對兼職人員進行內部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實踐證明這并不夠，還需要加強來自外單位專業的督查指導，最好能夠推行旨在“以評促建、以評促改、評建結合”的管理制度，推行確有困難的也應加強本單位其他相關部門對學生檔案管理的督查工作，通過加強督查以保質量促發展。

3.6 分類總結開發利用。通過全面查閱學生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮或農村、性格內向或外向、不同年齡與成長經歷等，分類統計和分析其基本情況，在進行教育教學和學生日常事務管理改革時，多考慮學生檔案的相關信息，以因材施教；并可結合建立學校未來校友的檔案數據庫，以加強對日后校友資源的開發利用。

3.7 強化轉遞回復機制。鑒于學生檔案作用的長久性，為確?？梢约皶r和長久地查找到每份學生檔案的去向，應強化檔案轉遞回復機制。具體做法：一是要求機要郵局或郵寄公司在轉遞學生檔案后的一個月內，必須向學校提供一份用人單位簽收并蓋章確認的檔案回執單，否則不支付郵費；二是及時將學生檔案轉遞去向掛在學校網站相關網頁上，告知學生憑本人學號與身份證號可登錄查詢。與此同時還可順便建立校友檔案數據庫。

4. 結語

電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質檔案相同的標準和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風險時刻存在，電子檔案要完全代替學生個人紙質檔案還需要一個漫長的進程，因此紙質檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會發展的趨勢，可以預見在相當長的時期內，檔案工作包括學生檔案工作只會加強而不可能淡化。因此，加強和改進學生檔案工作依然任重而道遠。

參考文獻：

［1］楊莉.淺談高校學生檔案管理工作［J］.云南檔案，2008（1）：39-40.

篇（8）

一、企業人事檔案管理的作用

企業人事檔案管理能夠直接反映出企業人力資源的現狀，企業的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業的人事檔案管理還能夠為企業的人力資源配備提供重要依據，通過對企業人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業的發展水平。企業管理者還可以通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業的發展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業的人事檔案管理還可為企業的人力資源開發提供依據，企業在發展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業可以通過現有的人力資源進行深入的開發，以滿足企業的發展需要，而充分利用企業的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。

二、企業人事檔案管理對企業的重要性

企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。

三、企業人事檔案管理對個人的重要性

對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。

加強企業人事檔案管理的措施

現階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業往往將創造經濟效益放在了企業工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業要想實現人力資源的良性發展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。

一、充分利用現代化的管理手段

為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。

二、健全管理體制，保證人事檔案的真實性

企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。

三、加強人事檔案管理隊伍建設

篇（9）

黨校教務檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業績的展示窗口，也是黨校開展教學、科研，提高教學質量和實現科學管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運用現代化手段管理教務檔案，則是新時期教務檔案管理的重點課題。

一、當前教務檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規范

目前，教務檔案的管理工作往往得不到學校領導的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規范，有些科室只重視紙質檔案，而忽視其他介質檔案。而且，隨著學校的發展，教學不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉調研，教學互動嘗試等活動，所形成的教學檔案數量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準率是可想而知的。

2.內容缺乏系統性

開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結果應該被記錄在案并且形成系統，有助于黨校進行教育總結。但是，現實的情況是有些班次的材料在辦班結束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復印存檔，導致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結資料并沒有形成系統的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導致黨校教務檔案不完整，沒有系統性，影響了教務檔案的質量和利用價值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務檔案中包含了大量黨校學員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內容，但黨校教務檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務工作中的資料，例如對學習班教學效果的總結、黨校開辦過程中產生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學效率。但是，在傳統的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現象。對黨校教務信息的共享缺乏導致些弊端：首先，大多數教務檔案工作保密多，內需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務檔案信息資源的開發利用始終處于原始、簡單的數據整理狀態，信息含量低、封閉，無法實現資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學本身的質量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務檔案不僅包括參加黨校學習的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學習班的教學具體內容、教學實際過程和結果的總結，有些教學過程當中出現的對教學內容的分析和深度反思則體現在參與黨校學習人員的日常匯報和筆記中；教務工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現代化管理手段

檔案管理對我國各項事業的發展都具有極為重要的作用，因此，進行現代化的檔案管理成為我國檔案管理事業發展的主要趨勢之一?，F代化管理手段的應用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應的計算機文件處理能力和網絡化信息處理能力。但是，黨校教務檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應用水平普遍不高，較少參加業務培訓，管理方面習慣于舊模式，以傳統的手工方式管理教務檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調用的效率很低。此外，黨校辦公系統的信息化建設中的應用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務檔案實施徹底的現代化管理。

二、加強黨校教務檔案管理的對策

1.加強宣傳，提高領導的檔案意識

教務檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關人員特別是領導同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務管理意識為基礎進行檔案應用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務改革。對檔案管理工作的重視則是實現檔案信息化管理的基礎，檔案管理工作重視與否，關鍵在領導，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領導思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規范。

2.建章立制，規范教務檔案的收集整理制度

進行黨校教務檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎上，根據國家檔案局有關規定，結合新的管理方式，檔案網絡信息化的要求及學校當前實際，制定和完善教務檔案管理的規章制度。具體包括制定和完善教學檔案、教師業務檔案、學員學籍檔案、科研成果檔案、基層黨?；顒訖n案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環節做出具體規定，使檔案管理進入規范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實現教務檔案管理信息化

隨著電子政務在快速發展，各級立檔單位所產生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統載體的紙質檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業發展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學校的檔案工作者要更新理念，調整思路，切實領悟到教務檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務檔案的應用對檔案信息化建設的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務檔案，利用計算機錄入教務檔案信息，建立教務檔案信息數據庫，實現網絡化管理和利用。

4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料

要根據教務檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學校制定的教學科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學通知、各科室工作計劃總結、教學工作會議材料等；③教學類：教學課程表、干部培訓進程表、考試安排、考核辦法等；④學籍類：各班次花名冊、成績單、結業證及畢業證書、學歷證書電子數據等；⑤教師業務類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養考核材料、教學評價、教學競賽和教學獎勵；⑥科研類：教學改革方案、下鄉下企業調研資料、教學評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學參考書、本校教師參與編寫的教學材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責收集整理，才能使材料歸檔做到完整準確、系統、規范。

5.嚴守秘密，處理好教務檔案的開發利用與保密的關系

在教務檔案的開發利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權、隱私權的關系，檔案的開發開放不能危害學校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學員的合法權益，對教務檔案中諸如有關教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學員的基本情況等內容應加以保密。要公開上網的，要經過學校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發展，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，也使檔案的社會功能得到充分發揮。

6.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質

社會的發展，科學技術的不斷進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業務培訓工作，提高他們的綜合素質。一是要提高思想素質，營造一種愛崗敬業的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務意識以及良好的職業道德和心理素質。二要注重自身學習，主動參加崗位培訓，不斷提高管理教務檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復合型人才，既有檔案管理的專業能力，又要善于運用現代化手段，擅長計算機的應用和網絡信息管理的技術。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。

篇（10）

1 人事檔案管理現狀

目前企業人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現在: 隨著市場經濟的發展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業盡管有人事檔案管理部門,但由于負責管理負責的是企業的組織或人事部門,這些部門不能為企業帶來直接的經濟效益,所以企業決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執行《人事檔案管理材料收集歸檔規定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執行過程中存在不嚴格現象;有些企業因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業人員兼管,在人事檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業管檔人員在管理上流于形式,僅充當人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規范的操作導致了人事檔案管理內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發中所起的作用。

2 有效的維持、促進企業快速發展

2.1 促進企業發展

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，全面地記載著職員的基本情況,反映著每一個職員個人經歷和能力表現。準確、齊全、完整的職員人事檔案是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理配置和合理使用的依據,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。認真搞好人事檔案管理,就能為企業決策者提供準確、齊全、完整情況。人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分，做好企業人事檔案管理，是做好人事工作的基礎和前提，在企業發展中具有舉足輕重的作用。

2.2 是發掘人才的重要依據

企業管理關鍵要素是人首先要服務好人，才能做好管理工作。因此，現代人力資源管理必須堅持“以人為本”宗旨，充分調動職員的積極陛和創造性。加強企業人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓職員能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。企業人事檔案既能體現企業的文化特色，又能為企業管理者和職員共同感受并共同參與。企業文化的人文性表現在充分尊重人的因素、尊重人格。實行人性化管理，創造條件，滿足人們實現自我價值的愿望；鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發展。企業通過科學有效的人事檔案管理，充分調動人的主觀能動性，發掘人的智力資源，鼓勵人的創造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚。成分顯示人文特性。

2.3 便于人力資源管理

社會主義市場經濟條件下，各類專業技術人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實績諸要素，增加企業對聘員的信任程度和認可程度。既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

3 人事檔案管理中應該注意的事項

3.1 采取措施，防止弄虛作假

領導干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執行黨和國家有關人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經發現弄虛作假現象，不僅要追究填寫人的責任。還要追究主管領導的責任。因此，要加強企業人事檔案法制建設，強化人事檔案行政執法建設，使人事檔案行政部門勇于執法，善于執法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發生。

3.2 增強法制關念，提高人員素質