檔案安全管理工作匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案安全管理工作范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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1.檔案安全管理中存在的問題

1.1檔案本身的保管不當

在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會造成檔案本身的保管不到位，以致于檔案發生損毀。在實際的管理中，在檔案的管理柜中，經常會放一些雜物，這會導致檔案放置過于混亂。一些檔案柜的日常維護管理工作不當，比如在防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染方面做得不好。有時檔案的管理人員在下班后將門窗開著，如果遇到雷雨天氣對檔案的損害是一大隱患。對檔案柜里的溫度也沒有進行定期檢測。這些都是檔案本身的保管不當給檔案保管安全性帶來的威脅。

1.2檔案信息管理的保管不當

在進行檔案的安全保管工作時，管理檔案信息的人員由于工作的疏忽，會對一些檔案的信息的分類、排列和編號等工作遺忘，這不便于日常的檔案管理和信息查詢。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時沒有進行定期的檢查和管理，就會造成這些資料的發黃和發霉后都沒有進行及時的處理。對于聲音和錄像這一類的檔案要及時準確的復制刻錄，否則一旦遺失或損壞，便無法挽救。

1.3檔案安全保管的硬件條件不夠

檔案在進行安全保管時，是必要具備一定的硬件條件的。但是由于經濟的發展存在不均衡的現象，那么就會導致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對于一些經濟比較富裕的地區，一般是有專門的檔案庫房，在檔案保護的設施方面做得也比較好。但是在經濟條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會使得檔案的安全管理得不到保證。

2.加強檔案安全管理的措施

2.1完善檔案安全管理制度體系

在加強檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績效的考核中。在進行檔案安全時，要制定具體的制度并且不斷進行完善，將檔案的安全管理和個人的責任制聯系在一起，這樣有助于管理人員明確自己的工作內容和責任，具體有針對性的做好相應的制度管理。對具體的檔案管理人員，要有具體的制度進行定期的安全性的檢查，這樣確保可以及時發現問題解決問題，促進檔案安全管理工作可以更高效的進行。

2.2提高檔案管理人員的素質和能力

對于檔案管理人員，其主要的工作任務就是要保護的檔案的安全性和完整性。在進行檔案安全管理時，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒有被損壞。如果有發現檔案的損害，要及時采取措施進行補救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對檔案進行安全備份，集中對檔案進行管理，防止出現檔案雜亂的現象，所以對于檔案管理人員而言，這是一項重要且需要有責任心和認真的態度的工作。因此，對于檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責任心，秉承著對人們認真負責的態度全心全意的為人民進行服務，對于這份工作也要有強烈的激情。然后就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對保管的檔案需要熟悉其內容和知道檔案管理的相關法律，這樣都是能力的體現。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識，這樣可以對于工作中遇到的問題進行主動地分析得出解決的方案，這對于靈活的進行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀察的能力，能很好的處理觀察工作中遇到的問題，管理人員具有較高的素質，才能工作中可能出現的不合規定的行為反映給上級，這樣以保證檔案的安全性。

2.3加強檔案管理工作的保密性

隨著信息時代的發展，各種高新技術不斷的出現，但是對于檔案保管的安全性也構成了威脅。在信息化的社會，檔案在社會的發展中占據著非常重要的地位，所以對于涉及保密工作的檔案的保管也是需要進行加強的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對于檔案安全管理，不僅要做到檔案實體的安全保管，同時對于保密性的管理也非常重要。為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對出入庫內的檔案進行嚴格的清點檢查，這樣可以保證做到不泄密。現在網絡信息的發展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網絡化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對于數字化的檔案庫要進行設立系統的防火墻，只有擁有對的密碼才可以進行訪問，安裝保密隔離卡和建立備份的數據恢復系統都是必不可少的安全管理工作。

2.4提高檔案庫房的安全性

篇（2）

檔案承載著“記錄歷史，服務企業”的重要作用，檔案工作是企業基礎管理工作的重要組成部分，檔案數據的安全更是檔案管理工作的重中之重。近年來，隨著燃氣集團突飛猛進跨越式的發展，檔案的門類和數量急劇增加，如何對這些檔案數據進行管理，已成為檔案管理部門不斷思考的課題。大量的實踐證明，加強檔案數據安全管理工作，確保企業檔案數據的安全穩定，是促進企業檔案數據化建設和檔案事業健康、快速和可持續發展的有力保障。本文以本單位構建檔案工作防災減災安全體系為例，就如何加強檔案數據安全的基礎工作進行探討和闡述。

一、樹立全員檔案數據安全保障意識，提高維護檔案安全的自覺性

企業的檔案工作不僅僅是檔案管理部門的職責，也是由各部門專、兼職檔案管理人員及全體員工共同參與完成的工作。因此，全體員工的檔案安全意識特別是領導的檔案安全意識決定了一個單位檔案數據安全工作水平和工作的氛圍。

企業檔案信息是企業的無形資產，確保檔案數據安全是企業檔案管理部門的重要使命。檔案部門要不斷學習、貫徹國家關于檔案數據安全管理的法律法規，大力宣傳檔案數據安全，強化檔案數據安全管理意識，普及檔案數據安全管理知識。

通過多種途徑保障檔案數據的安全，使每一名員工都切實重視起檔案數據的安全性，不斷增強使命感、責任感，自覺地從思想上、行動上把確保檔案數據安全放在各項工作的首位，真正樹立檔案數據“安全第一”的意識，提高全體員工的安全意識，自覺維護檔案數據的安全，切實落實安全責任。

同時，我們加強檔案數據安全的宣傳力度，利用“檔案日”進行多種與檔案安全有關的活動進行宣傳教育，提高全體員工的安全意識，真正做到檔案人員從自身工作做起，自覺維護檔案數據的安全。

二、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案人員業務水平

檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平，為此要切實加強檔案安全管理的隊伍建設，堅持依法治檔，有計劃、有重點、分層次、分類型地開展檔案安全管理隊伍的建設，同時要提高檔案人員的思想政治覺悟，從思想源頭上重視檔案的安全，增強其檔案安全防控能力。通過舉辦專題培訓、繼續教育、經驗交流等途徑，使檔案管理人員充分了解和掌握有關檔案安全防控的措施，不斷提高檔案人員的專業素質和能力，同時要向檔案管理人員大力宣傳、貫徹檔案安全法規，培養和強化檔案數據安全意識，為檔案數據安全管理工作提供堅實有力的人才保障。

三、制定檔案數據安全保護措施，建立防災減災應急預案體系

（一）建立健全科學完善的檔案保管與數據存儲制度，為檔案數據安全提供保障

科學完善的檔案保管與數據存儲制度，是做好檔案數據安全管理的基礎。只有建立科學、完善的保管存儲制度，才能切實維護檔案數據的安全。燃氣集團于2009年結合國家相關法律法規和工作實際，建立了《燃氣集團檔案管理制度及規范》。《制度及規范》包括檔案工作制度、各類檔案的管理規定及檔案流程幾個部分。其中根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保護國家秘密法》的相關規定，制定了燃氣集團的《檔案保管制度》、《檔案安全保密制度》、《檔案保護修復制度》、《檔案利用管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案閱覽室管理制度》、《檔案保護技術規范》、《檔案管理崗位人員變動交接工作細則》等，從鑒定、銷毀、借閱、保密等方面對檔案數據的安全管理進行了詳盡的規定，降低了檔案泄密、丟失的風險，最大限度地確保檔案數據的完整安全。

2012年，燃氣集團結合國家有關檔案數據安全管理的規范要求，如《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《數據安全技術數據系統通用安全技術要求》（GB/T 20271-2006）、《數據安全技術數據系統災難恢復規范》（GB/T 20988-2007）、《數據與文獻文件管理第1部分通用原則》（ISO 15489-1：2001）等制定了《燃氣集團檔案數據安全體系管理指南》（以下簡稱指南）。在《指南》中制定了檔案數據安全管理的建設原則，其中包括：數據存儲管理、密級管理、合規服務原則、訪問控制、入侵檢測等九項。同時提出安全管理的措施要堅持“管理高于技術，預防先于補救，遇到問題即刻處理”的指導思想，全面實施檔案館的“預防監控同步安全應急處理”的檔案數據安全管理措施。這一系列措施涵蓋了檔案數據安全的控制、網絡安全管理、個人計算機及外設管理幾個方面。《指南》的推行切實提供了科學、有效的檔案安全防控措施，將有力地保障了檔案數據安全工作的順利進行。

（二）制定檔案防災減災應急預案，建立檔案數據應急管理對策

檔案防災減災體系是檔案部門為防止和減少突發性災難事件對檔案的破壞而建立的一整套的檔案管理規范。《指南》特別對這些突發事件進行了識別，包括常規風險（自然災害、日常災害）、環境風險、人為風險、管理風險、技術風險等幾個無法預料的、可能給檔案造成毀滅性災難的事件。這類事件的特點是發生突然，毫無征兆，所以檔案安全管理不應僅僅停留在庫房的“八防”管理上，還要注重應急預案的制定。預案的制訂要本著“預防為主、防治結合”的原則，要在抓防范的同時做好治理的準備，將損失降到最低程度，以保證在災害發生時能夠最大限度地確保檔案的安全。預案制定后檔案人員要經常學習和組織演習，以此增強檔案人員的安全應急意識。構建檔案工作防災減災安全體系是保證檔案安全的重要措施，檔案管理部門也要在大力推行的同時，提高監管執行力度，充分利用現代化技術手段，確保檔案的安全。

（三）設立檔案工作監督管理機構，健全檔案管理工作機制

中華人民共和國檔案行業標準——《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）中明確規定了“企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準”、“企業應根據規范和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構，大型企業應設立檔案館”。

按照《企業檔案工作規范》的要求，燃氣集團設立了專門的檔案管理機構，負責統籌、協調、組織管理燃氣集團檔案管理工作，對燃氣集團各部門、所屬各單位的檔案工作進行業務指導和監督檢查，并定期向燃氣集團辦公室提交檔案工作執行評估報告。這種工作模式已將燃氣集團形成的各門類和各種載體檔案納入到檔案工作的管理范疇，從而使燃氣集團十二大門類的檔案管理并重。這種工作模式對檔案數據安全管理作用在于：第一，檔案集中保存便于安全管理工作的開展；第二，檔案在收集、管理、利用等環節統一管理，實行了統一的標準，便于檔案工作的監督檢查；第三，檔案由專業管理部門和人員負責保管，提高了檔案管理水平，降低了安全風險。

（四）實行科學有效的檔案安全保管措施，提升檔案數據安全系數

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1.建立和完善網絡環境下的信息反饋渠道

檔案利用后的信息回饋可以體現檔案管理的價值及意義，通過信息的反饋可以實現檔案管理的目的，提高管理工作人員的責任心和義務感，并提高對檔案管理工作繼續擴展的信心。所以相關管理人員及工作者應利用網絡信息加強對檔案信息回饋渠道的建設，在提高工作人員職業道德、責任心及服務意識等同時，讓其提高社會利用檔案后進行信息反饋的工作效率。

2.強化和創新檔案信息服務的觀念

在網絡信息廣泛利用的情況下，傳統檔案信息的利用已不能滿足人們的需求，檔案管理部門應隨網絡技術的不斷發展，主動的將檔案管理內容、信息等資源進行信息共享，以達到人們的利用要求，同時不斷對網絡共享模式及服務情況進行分析和調查，總結全面信息，并進行不斷改進，打破被動的服務模式，提高檔案信息服務的創新觀念。

3.強化檔案信息服務體系的建設

檔案管理的持續發展應從整體發展的方位思考，建立綜合發展的管理體系，將不同領域的檔案文件統一規劃，進行綜合分類和整理，同時利用網絡建立整體資源共享，提高檔案為社會人們服務的效率。

4.完善檔案信息的安全防范

檔案管理隨網絡的不斷發達進行與時俱進的革新是適應社會發展的，但在大量的檔案信息管理中，除了利用網絡為人們提供便利的檔案信息服務，還應加強對網絡檔案信息的安全管理，為避免其被改動或遭到其他破壞，應利用網絡技術進行加密設置、身份認證、安全檢測等，以此來提高安全防范工作。

二、網絡環境下檔案管理工作的創新內容與模式

1.開展在線服務

在網絡盛行的環境下，人們的生活、學習、工作等方面均隨之發生了較大改變，人們可以利用網絡在計算機上查找到各種各樣的信息，不僅提高了使用的及時性、高效性而且具有較高的參考價值，網絡搜索代替了傳統的翻閱式查找，提高了人們的利用率，檔案管理部門還應加強網絡在線服務的設置，并適時在網頁上建立專欄區，提高為人們信息服務的效率。

2.實現信息共享

網絡技術可以為人們提供各種便利的信息或知識等各項資源，檔案管理逐步走向了數字化網絡時代，為人們提供了信息資源共享的服務，但人們隨著網絡環境的不斷發展，對檔案信息的管理要求也不斷提升，因此，檔案管理部門應該摒棄傳統的各自當值的工作方式，逐步形成一個總體化管理的方式，實現檔案管理一體化管理的特點。

3.縱深化服務領域

網絡實現了信息共享，為人們提供了便利的信息查詢和利用的效率，因此，檔案管理也應該改變單純的信息供給方式，向縱深化服務不斷擴展，統一傳統的檔案、經驗、情報或文件等資源，實現其信息的公開利用率，這樣不僅可以提高工作人員的服務意識、責任意識，更可以體現檔案管理網絡時代的利用效率。

三、網絡環境下檔案管理的安全防護措施

1.確保檔案管理網絡系統的完整性

檔案管理的網絡應用，將大量的檔案信息通過一個內存較大的系統進行信息鏈接與共享，各類信息之間均存在著較大的邏輯關系和一致性，所以在檔案信息向網絡傳輸過程中，數據之間、數據庫之間及先后運行過程中，會形成一個整體的數據系統，它的完整性影響整個數據系統的穩定。

2.保證電子檔案的長期可讀性

網絡信息廣泛應用的環境下，檔案信息的錄入與應用是需要一定格式約束的，這樣可以確保計算機軟件對其的兼容，實現其預覽和借鑒的功能。所以在檔案信息輸入完成后，保存的模式要與計算機系統的兼容一致，同時在計算機系統進行更新后，應及時對檔案信息瀏覽的系統進行更新，確保其與計算機體統兼容的模式一致，才可以保證檔案信息的閱讀性和時效性。

3.保證檔案管理網絡化系統的安全性

檔案管理的安全應用取決于計算機網絡系統的安全使用，網絡的使用存在不安全因素，各類系統軟件均存在潛在的不確定性，而檔案管理在相應的軟件下利用科學的設計實現了網絡應用服務，為了確保其安全使用，應保證網絡系統管理的安全性，包括信息傳輸的安全、儲存的安全、共享的安全等，可以通過計算機病毒檢查提高安全性，或通過設置訪問權限進行安全保護等。

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檔案管理的發展，從實體管理、計算機管理、信息資源管理發展到知識管理階段，檔案面臨著因管理方式、保存條件、技術變化帶來的安全隱患。檔案的安全保密工作是一項重要的基礎工作，檔案中包含一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經濟數據等，檔案的不當管理以及密級檔案的泄密，將在一定程度上造成危害。本文從檔案保管過程中的安全保密工作、檔案利用過程中的安全保密工作、檔案信息化建設中的安全保密工作等幾個方面展開，談談檔案知識管理中的安全保密工作。

1 做好檔案保管過程中的安全保密工作

1、檔案庫房管理中的安全保密工作。檔案的庫房管理是檔案安全保密工作的重點。庫房要具備“八防”要求，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房、辦公室、閱覽室“三室分開”。檔案庫房要配置嚴格的庫房管理制度，并由檔案管理人員負責管理，無關人員無特殊情況不得進入檔案庫房。

2、區分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。保管期限的確定，是根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，使保存的檔案既能反映和維護一個單位的主要職能活動與歷史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的確定，是根據《中華人民共和國保守國家秘密法》（簡稱《保密法》），國家保密局制定的《國家秘密保密期限的規定》中指出，各單位在確定國家秘密事項的秘級時，應當同時確定保密期限，保密期限除有特殊規定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。

3、強調檔案管理人員的職責。檔案人員對檔案的安全保密負有義不容辭的責任。檔案安全保密工作的好壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。檔案保管工作是一項細致、艱巨的工作，檔案管理人員要依據規定、堅持原則，按照檔案管理規章制度嚴格辦事，時刻注意，防止檔案信息的泄密與檔案實體的損壞，確保檔案安全。

2 做好檔案利用服務過程中的安全保密工作

正確處理好檔案利用與保密的關系。檔案部門應解放思想，改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的前提下，積極主動開放檔案，最大限度發揮檔案的價值。保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關系，不可偏頗，可以從以下幾個方面來保障。

1、管理制度建設。檔案室需要制定閱覽制度、外借制度、復制制度等利用規章制度。根據實際情況，對不同的利用人員確定不同的利用開放范圍，規定不同的審批手續，使檔案利用工作能有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保文件信息的不失密、不泄密以及文件實體的完好無損。檔案管理的規章制度應簡明嚴密，便于在工作中執行，并且在實際工作中不斷加以完善。

2、人員隊伍建設。檔案管理人員必須具備較高的素質，對檔案的安全負有直接關鍵的責任。首先要具備良好的政治素質，要有高度的責任心與事業心，熱愛檔案事業；再者要具備較強的業務素質與文化素質，檔案專業理論知識扎實，熟悉檔案法律法規，熟悉館藏檔案內容，還要較強的工作能力，能及時處理解決利用中出現的一些問題。

3、落實監督措施。檔案利用監督是做好檔案利用過程中的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案安全保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用者必須遵守檔案管理規定，在指定場所按規定查檔，嚴禁標記、折疊、抽取、撤換檔案。檔案管理人員要在利用者離去之前，再仔細檢查翻閱被利用的檔案，發現問題及時處理后入庫。有l件的檔案館（室）還可以安裝攝像監視器。

3 檔案信息化建設中的安全保密工作

隨著信息技術的快速發展，以網絡方式提供檔案信息服務和交流檔案工作信息，已經成為現代信息社會檔案事業發展的一個重要特征。依托互聯網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建檔案信息公享服務平臺。網絡的共享性、開放性特征決定了其系統的脆弱性，必須采取有力的措施來保證檔案的安全與保密。

1、物理防護。檔案館建設要質量達標、面積符合、功能設施完善，保管的硬件條件安全規范，配備監控器、報警器、自動滅火器、溫濕度控制等安全保護設施設備。

2、技術防御。主要從網絡安全技術、病毒防護、訪問控制、數據加密、網絡隔離等幾個方面來保障。（1）網絡安全技術，采用防火墻來負責防護單位內部網絡與Internet之間的訪問，防火墻可以控制哪些檔案信息可以被外界訪問，以及外界哪些用戶可以訪問本單位內部的哪一些服務。（2）病毒防護，主要的病毒防護手段是全面部署殺毒軟件，對單機可以采用單機版的殺毒軟件，如360、諾頓、瑞星等，對于檔案網可采用相應部署的網絡版殺毒軟件，如瑞星網絡版等。（3）訪問控制，對查詢用戶訪問檔案網絡，進行檔案資源的獲取的權限進行嚴格的控制和認證。例如，對口令進行加密、認證用戶身份，通過設置用戶訪問目錄或全文的權限，控制檔案網絡的設備配置權限等。（4）數據加密，數據加密通過對網絡中傳輸的檔案數據加密，傳輸到達目的地再解密，還原成原始檔案數據，目的是防止非法入侵的用戶盜用檔案信息。（5）網絡隔離，網絡隔離主要通過兩種方式，一種是用隔離卡來實現，隔離卡主要應用于單機的隔離；另一種是用隔離網閘來實現，網閘主要應用于隔離整個網絡。另外，還需定期對服務器、工作站等進行安全檢查。

3、管理制度。建立檔案信息安全管理制度，如《檔案數據安全保密制度》、《檔案數據上網審查制度》、《檔案數據移交管理制度》、《電子文件與數字檔案登記備份制度》、《檔案人員工作職責》等，妥善處理檔案開放與檔案信息安全的關系，明確檔案安全責任到人的制度。硬件安全工具和技術手段在網絡信息安全領域只是輔助手段，沒有責任心強、業務素質好的檔案管理人員和完善的管理制度，是無法保證網絡信息安全的。很多時候，檔案的安全與否就在于檔案管理人員的一念之間，檔案人員要用責任與行動來捍衛檔案的安全。

4、異地異質保存。對紙質檔案進行數字化掃描，一方面在檔案利用時通過對數字化檔案的利用，保護了檔案原件，另一方面可以對檔案化檔案向對應的檔案管理部門進行數據備份。重要檔案可以采用異地異質備份保存，檔案因受載體的影響，以及客觀自然環境的影響，異地異質保存是對檔案的雙重安全保障。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

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隨著信息網絡技術在電力企業規劃、建設、生產、經營、科研等方面的應用，企業大量檔案信息通過網絡傳輸、應用和存儲，對電力企業黨政綜合管理部門的信息安全保密工作提出了新的挑戰。因此，在充分發揮檔案信息網絡在企業管理中快速、高效、方便等優勢的同時，深入研究信息化條件下電力企業黨政綜合管理部門保密工作的措施和方法，是電力企業黨政綜合部門必須高度重視、認真解決的一個新課題。企業管理實踐證明，只有加強檔案信息安全保密工作，才能保障電力企業實現科學發展、安全發展、和諧發展的目標。

一、新形勢下，企業檔案信息管理仍不失其保密原則

1.信息化是檔案管理呈現出來的新特征

檔案是直接形成的歷史記錄，是再現歷史真實面貌的原始文獻。其實，檔案管理絕不是今日才有，它在我國已有悠久的歷史，過去檔案管理是政府部門即所謂“官家”的職責，近代工業革命以來，檔案管理才逐漸走進企業。在現代化工業建設中，檔案管理的重要地位越發突顯，成為整個企業管理鏈中不可或缺的一環。以往，檔案通常是紙質的文件形式，而隨著技術的發展與進步，檔案管理步入了信息化管理狀態，即將文字（圖表、圖紙、照片等）檔案轉化為數字化狀態，經過發達的信息傳播媒體，直接用以查閱、利用和存儲。毫無疑義，這種檔案管理信息化的新特征是時代的巨大進步，自然是一種不可阻擋的潮流。

2.走出檔案管理的神秘化并不是完全的公開化

在一個很長的時期，檔案管理被罩上一層神秘化的色彩，成為一般人不可逾越的禁區，保守檔案的機密更成為檔案管理人員天經地義的職責。改革開放后，尤其是隨著各項新興技術的飛躍發展，檔案管理也經歷了開拓性的轉變，其宗旨是為了更好地利用檔案，讓檔案活起來用起來，為企業的中心工作服務，為企業的發展服務，為廣大職工服務，這就使得檔案信息訣別神秘化，而在一定程度上公開化。從現實看來，檔案信息的公開范圍越來越廣泛，以往只可讓少數人知道的檔案信息，現在可以掛在網上，一點鍵盤，盡可知曉。如政府下發的文件，通過網站一般都可以查閱到。過去中央的涉農“1號文件”也被定為“秘密”，只發到縣團級，致使意在給農民實惠的文件，農民卻看不到，現在則是做到家喻戶曉人人皆知。但是，檔案管理工作畢竟是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，任何企業的檔案信息管理，都不會達到完全公開的程度，起碼在一定程度上要做到內外有別。在檔案信息的公開和保密兩者的關系上，應當從傳統上保密主導下的公開，邁向公開主導下的保密。特別是涉及到敏感性的商業機密的檔案信息，更是有著嚴格的保密規定，泄密不僅是工作的失職，嚴重狀態的還要根據具體情節追究其法律責任。

3.黨政綜合管理部門做好檔案信息保密工作是義不容辭的職責

電力企業從機構設置上劃分，檔案管理一般歸口于黨政綜合管理部門。基于此，電力企業黨政綜合管理部門是企業的神經中樞，是企業經營管理的各類信息的集散地，是保證企業各個系統正常運行的指揮部，是開展各項接待服務工作的窗口，也是做好檔案信息安全保密工作的前哨陣地。每一名工作人員在完成正常工作業務的同時，也肩負著重要的檔案信息安全保密工作責任。當然，做好檔案信息保密工作同樣是“黨政工團齊抓共管”的系統工程，需要在企業黨政領導的具體安排下，以黨政綜合管理部門為主導，做到各部門相互協調、相互配合，如此才能取得行之有效的結果。

二、深刻認識電力企業黨政綜合管理部門信息安全工作的重要意義

1.電力企業在國民經濟發展中具有極其重要的地位

當今時代下，電力是社會和經濟運行的總開關，沒有電，一切就會迅速陷入全面癱瘓。2008年初，南方數省所發生的雨雪冰凍災害，把中國“煤電運”這種資源依賴性的弱點暴露無遺，充分體現出缺了電就沒有正常的社會生活。在現代化戰爭中摧毀電網就是克敵制勝的法寶，這絕非危言聳聽。因此，電力行業始終是國內外敵對勢力窺視的重點，近年來，針對電力企業的檔案信息安全攻擊的案例越來越多，這就要求我們切實增強檔案信息安全保密的自覺性，時刻保持警惕性。

2.電力企業在市場經濟條件下必須保守商業秘密

多年以來，電力行業始終不渝地進行體制改革，電力企業作為競爭的主體逐步走向市場，以此來煥發企業的生命力。在全球經濟一體化的形勢下，市場經濟的主要特征之一就是優勝劣汰，而競爭的手段是五花八門眼花繚亂的，其中千方百計地獲取競爭對手的信息則是其中的主要手段之一。近年來，電力企業的國內外競爭對手出于各方面的考慮，特別是在經濟利益的驅使下，利用檔案信息管理工作的漏洞及失誤，竊取電力企業的一些商業信息。事實證明，保護檔案信息安全就是保護自己企業的利益。 轉貼于

3.保護知識產權及技術創新成果需要保護檔案信息安全

眾所周知，電力企業是技術資金密集型企業，擁有較強的專業技術人才隊伍和先進的科研設施。結合電力安全運行和規劃建設，每年都要開發研制一批原始創新、集成創新和引進吸收消化再創新的科研成果，并形成一定數量的知識產權。通過信息網絡，某些競爭對手可以獲得電力企業的知識產權和技術創新方面的信息，使電力企業的某些核心技術泄密或為對手掌握。保護檔案信息安全，堅持檔案信息的保密原則，就是保護企業的技術領先地位與核心競爭力。

4.維護企業和諧穩定局面必須堅持檔案信息的保密原則

當我們進入了經濟社會發展的寶貴機遇期時，同樣也進入了各類矛盾的凸顯期，電力企業日益成為社會關注的重點。電力企業經營中一些不宜公開的檔案信息，如果通過網絡外泄，很容易被外界誤讀，更容易被別有用心的人添枝加葉，乃至加以歪曲妖化，給電力企業造成不良的甚至是惡劣的影響。如電力行業具有自然壟斷的屬性，近來來社會對壟斷企業的攻擊越發強烈，如果不加強檔案信息管理，勢必為攻擊者制造事端而推波助瀾。實際上，這樣的例子絕非鮮見。電力企業也需要維護其和諧穩定的局面，為此必須在檔案信息前嚴格把關，防止某些檔案信息可能產生的負面作用。

三、黨政綜合管理部門如何加強檔案信息的保密工作

1.增強對檔案信息安全工作的憂患意識和責任意識

作為電力企業黨政綜合管理部門工作人員，要加強對國家保密政策法規和上級有關檔案信息安全工作的部署，學習時事政治，把握國際和國內形勢，把握行業改革發展趨勢和市場競爭的規律，增強憂患意識，對國內外敵對勢力利用信息網絡竊取電力信息保持高度警惕。增強責任意識，把做好電力企業黨政綜合部門檔案信息安全工作，與提升企業核心競爭力、維護企業形象結合起來，積極探索研究檔案信息化條件下做好保密工作的規律，通過管理創新和技術創新，不斷應對和解決電力企業檔案信息安全工作遇到的新課題，推動檔案信息安全工作與時俱進，不斷適應建設“三集五大”體系和“一強三優”目標的新要求。

2.逐步建立健全檔案信息安全工作的規章制度

電力企業要根據黨政綜合部門檔案信息管理工作新形勢新任務，建立健全各類保密制度，對原有的保密制度進行必要的修訂，保留其合理合法的部分，淘汰其落后于形勢發展的部分，總之要消除檔案信息安全管理工作的制度空白地帶。要進一步建立健全檔案信息安全的責任體系，把檔案信息安全工作列入企業經營者（集團）經營責任制的考核目標，根據履行責任情況進行獎懲，加強對涉外人員的檔案信息安全的教育與管理工作的力度，做好對外接待工作中的檔案信息安全工作。加強對檔案信息安全制度執行情況的日常監督檢查，加大對違反制度造成后果的當事人的問責。

3.采取技術手段防止企業檔案信息泄密事件的發生

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（1）社保類基金和專項資金：新型農村居民社會養老保險基金、城鎮職工養老保險基金、城鎮居民養老保險基金、城鎮職工醫療保險基金、城鎮居民醫療保險基金、新型農村合作醫療基金、失業保險基金、工傷保險基金、城鎮企業職工生育保險基金、城鄉居民最低生活保障資金、被征地居民社會保障資金、撫恤社救專款資金、農村孕產婦免費住院分娩資金、兒童和孕產婦健康管理項目資金等。

（2）經建農財等基金和專項資金：個體私營發展基金、糧食風險基金、糧食事業費資金、國儲糧利費補貼資金、農業發展基金、農業綜合開發資金、財政扶貧資金、農村飲水專項資金、惠農補貼資金、糧食直補資金、農業專項資金、物價調節基金、縣政府土地收益資金、廉租住房資金、住房公積金、城市建設配套費、房屋維修基金、城鎮居民住房災后重建資金等。

以上各類基金和專項資金主要檢查年1月至年2月安全管理使用情況。根據檢查工作需要，必要時可延伸檢查相關單位和追溯以前年度。

2、檢查內容：

（1）組織領導方面：單位領導是否重視資金的安全管理，是否對加強財政資金安全管理提出明確要求，是否能及時了解并掌握資金收付關鍵崗位工作人員的思想動態，以及可能對資金安全構成潛在風險的不良嗜好等；是否定期開展財政資金安全管理方面的教育培訓；近年是否組織過內部或下級單位財政資金安全檢查工作。

（2）制度建設和內控管理方面：是否按照有關要求制定資金安全管理相關制度；是否實行嚴格的內部稽核制度；是否建立規范的內部制衡和糾錯機制；是否建立相關崗位的考評制度、獎懲制度和輪崗制度；從事資金收付管理的工作人員是否實行回避制度。

（3）崗位設置和人員配備方面：財政資金撥付管理是否嚴格執行撥付、復核、稽查和單位主管領導審核把關的分工負責制；是否按照工作任務明確規定各崗位的職責權限；是否明確規定撥款人員不得同時負責稽核、賬務或檔案管理工作。

（4）資金收付管理方面:是否建立了科學規范的財政資金收付管理流程；對財政直接支付業務是否要求預算單位按規定提供票據、合同等相關附件；對財政授權支付業務是否建立嚴格的額度控制機制；撥款人員是否對各類請款憑證及其附件的所有要素進行全面規范審核，復核人員是否對撥款人員提交的憑證、單據進行全面復核。

（5）賬務處理方面:辦理資金支付的相關原始憑證及報表是否及時轉交記賬人員保管，記賬人員是否全面核對后按日及時登錄賬務；相關會計憑證、會計賬薄、會計報表和其他會計資料，是否按規定建立檔案、妥善保管；是否進行年終結賬。

（6）對賬管理方面：是否建立了內部定期或不定期對賬制度；是否進行賬證、賬賬、賬實核對；是否建立與預算單位、銀行之間的定期或不定期對賬制度；銀行之間對賬，是否做到銀行存款余額與資金收付明細賬全部核對。

（7）財政資金專戶管理方面：專戶是否在規定的銀行范圍開設；專戶是否納入財政國庫部門統一管理；是否建立了財政資金專戶管理檔案制度。

（8）印鑒和票據管理方面：是否建立了嚴格的印鑒和票據管理制度；撥款印章是否安排專人負責管理，是否實行分人分印管理；是否對印章的保管采取了必要的安全措施，能否做到人走章鎖；資金收付相關票據、憑證是否安排專人負責保管，是否采取了必要的安全防護措施，是否建立了嚴格的領用和核銷制度。

（9）銀行管理方面：是否與銀行簽訂了規范的委托協議；是否就相關憑證、單據、報表等的傳遞簽訂了規范的服務協議，是否嚴格執行專人送取、交接簽字制度；是否建立與銀行之間的相互制約機制和相互糾錯機制。

二、檢查時間與方法

1、檢查時間：

（1）自查階段。各鄉鎮、各部門要按照檢查的內容，對本單位資金管理使用組織開展自查。

（2）檢查階段。由縣政府統一組織檢查組對全縣政府性基金等專項資金安全管理使用情況進行重點檢查和抽查。

（3）總結階段。各鄉鎮、各部門對自查、檢查中發現的問題進行整改落實，解決問題，完善制度，規范管理。同時，對自查、檢查進行認真總結，總結材料于3月14日前報送縣政府辦公室。

2、檢查方法：主要采取聽取匯報、查驗賬目、翻閱檔案、召開座談會等形式，進行重點檢查或抽查。

三、檢查的組織實施

為使檢查工作有序有效開展，縣政府成立政府性基金等專項資金檢查工作領導小組。

篇（7）

一、煤礦檔案工作的內容

在經濟社會不斷發展和轉變的進程當中，煤礦安全監控的檔案作為煤炭企業安全生產工作的主要依據，囊括著培訓安全知識、宣傳安全理念、創新管理工作等重要內容，而且隨著長期的工作開展，其內容也在不斷的增加。首先，是煤礦文件、規章制度等，主要是指煤礦各級各部門制定的關于安全生產的工作文件以及規章制度。除此之外，還有企業平時的工作時間、計劃的安排情況，值班情況以及安全檢查的情況等，以及員工的個人檔案、體檢檔案、監控檔案，還有職工所受到的獎懲等內容記錄。

二、安全檔案管理工作中存在的問題

（一）安全監控檔案管理意識淺薄

安全監控檔案的現實意義十分重要，它是煤礦企業經營情況、井下安全情況的集中數據的體現形式，使保障井下工作人員生命財產和國家財產的安全的唯一保障。但還是有個別煤礦企業將經濟利益作為著重點，私自停風，隱瞞監控數據，不注重監控數據檔案的管理，缺乏基本的檔案管理意識，這種片面的觀念造成檔案內容缺乏真實性與完整性。

（二）安全監控檔案缺乏健全的管理制度

當前國內一些煤炭企業在管理安全監控檔案的工作中，不標明歸檔材料范圍，這對未來工作的影響會非常嚴重，煤礦企業若不予完善安全培訓檔案管理的制度，就會加大后期檔案鑒定工作的難度，大量浪費企業的人力、物力以及財力。

（三）安全監控檔案缺乏相應的監督

我國一些煤炭企業在進行曠工的安全監控時，沒有做到有計劃的監督審查，就只是將簡簡單單的把每日的監控文件歸檔，完全沒有認真核實每日的監控內容和真實情況，這樣就會造成煤礦實時發生的問題無法得到解決，給于煤炭企業的安全生產留下隱患，并危機到井下工作人員的生命財產安全。

三、加強檔案管理工作的相關方法

（一）提升員工安全檔案管理意識

首先，一定要讓安全訓練檔案管理者具有非常專業且科學的現代化管理檔案意識，讓檔案管理者深刻的意識到安全監控管理這項工作，對于礦產企業有著多么重要的影響，從根源出發，確保每日監控數據檔案的完整性與真實性，以此提高安全監控檔案的質量。其次，檔案管理人員一定要了解到，安全監控檔案對煤礦企業安全生產的重要性，安全監控檔案不僅是煤礦企業的“眼睛和耳朵”，也是其安全生產的唯一保障。

（二）強化制度保障

制度管根本、管長效，時刻保障安全檔案管理工作正常的運行并且做好良性循環，為此就一定要完善好各項規章制度，使得檔案管理制度更具規范性。真正落實好《檔案法》，將檔案工作作為企業發展規劃的重要環節，建立、健全好檔案管理制度，充分做好檔案的歸檔、保存、保密等工作，每當企業發生重大事項、重要會議、重要設備的引進以及重大技術改革時，都需要有檔案的人員全程參加。明確檔案人員的職責，而且須將檔案管理與工作人員的日常工作情況納入績效考核，做到職責明確，管理規范。

（三）提升檔案管理工作者的職業素養

篇（8）

二、檔案管理工作的創新內容分析

（一）積極開展線上服務

在網絡環境里，傳統的檔案管理必須要產生和網絡環境相適應的變化，因為此時的人們對信息的時效性和準確性有著更高的要求，互聯網的出現無疑讓這種需求變成了可能，那么傳統的檔案手工管理模式，就顯然出現效率低下，提供信息相對有效等突出性問題。在這種背景下，構建檔案信息化管理模式，開展線上服務就成了很多用戶的重要訴求，因此檔案管理部門為了迎合這個趨勢，就需要積極的開展在線服務，通過專題的形式對相關的檔案信息進行，社會公眾和檔案館構建廣泛快捷的信息溝通渠道，從而提升檔案的管理效率。

（二）加強信息共享

網絡環境的重要特點就是知識和信息等諸多資源的流動性變得更加快速，基于傳統檔案管理模式已經不能夠適應網絡環境下對資源的需求，因此檔案管理部門需要構建現代信息技術管理模式，實現資源信息的共享，從而為社會公眾提供全方位的檔案服務。另外隨著社會的發展，人類的信息總量呈現不斷增長的趨勢，因此對檔案管理的要求就變得越來越高，這也促進了不同管理部門之間檔案管理的相互共享，能夠有效提升不同部門之間的信息溝通效率，從而實現一體化的檔案管理模式，能夠有效節省檔案管理成本，同時也能夠有助于促進檔案信息的不斷完善，提升檔案信息資源的利用效率。

（三）向縱深服務方向創新

在網絡社會中，社會對檔案信息的需求變得更加迫切，而且對檔案種類的需求也越來越嚴格，特別是檔案信息的細分，這樣就能夠讓公眾能夠非常快速的定位需求的信息，從而通過這些檔案信息獲得相應的幫助。這樣檔案管理就需要向縱深服務方向發展，不僅僅要搞好檔案的采集和整理工作，還需要將采集的檔案進行更加細化的整理，讓檔案的分類變得更加垂直細分化，同時對所有的檔案資料構建統一的檢索目錄，并存放在統一的數據庫憑條中，這樣就能夠讓更多的用戶通過網絡接口通過搜索功能快速定位需要的數據，從而快速的為公眾提供更加深入的服務。這就意味著傳統的手工檔案管理要逐步從紙質化向數字化方向發展。在這個背景下，需要通過培訓大量的現代檔案管理工作人員，提升檔案管理工作人員的綜合素質，從而適應網絡環境下檔案管理工作的深入開展。

三、檔案管理工作的安全防護分析

（一）保障檔案管理系統的完整性

由于在網絡環境下，檔案信息規模龐大，各種信息資源通過網絡平臺進行連接，檔案之間遵循一致性的邏輯關系，所以在檔案數據錄入過程中，這種邏輯關系就會引入到數據庫，從而形成規模龐大的網絡檔案管理數據庫。而數據庫的完整性對于檔案信息的安全無疑具有非常重要的影響，這就需要檔案管理工作人員要加強對網絡檔案數據庫的維護工作，確保檔案數據不會存在完整性的錯誤，如果出現相關的錯誤，要迅速定位數據邏輯關系，從而進行快速修復，最大限度的規避對數據庫的有意或者無意的破壞。

（二）確保檔案數據的長期可讀性

在網絡環境下，檔案信息數據的保存需要統一的格式，這樣才能夠有助于檔案信息數據的流通和管理，同時也有助于這些數據能夠融入到其他系統應用中，比如企事業單位的自動化辦公系統中。因此在對這些檔案信息數據保存和應用時，不能夠隨意更改檔案文件格式，從而方便數據的統一性。另外還需要對檔案信息管理的軟件進行及時的更新，讓兼容始終處于一個動態變化的過程中。這樣檔案信息的完整性和真實性以及有效性才能夠得到更好的保障。

（三）加強安全信息管理

篇（9）

一、我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢

檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；由于受專業和時間限制檔案交接手續不嚴密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。 檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。檔案交接手續不嚴密，重視不夠。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、選用準確的文件

選用準確的文件是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行檔案管理時出現重復與低效率的情況等問題。

1、優化館藏、科學保管，提高電力檔案利用效率

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行電力管理檔案后的利用效率。

2、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護檔案的真實性、可靠性、完整性。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案電力管理工作有很大的提高。

3、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

4、健全規范化和科學化的工作程序

由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進 ，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

三、結束語

加強電力檔案管理的發展，使檔案工作有新的進展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，才能適應檔案事業的發展，才能符合電力檔案管理的需要。

參考文獻：

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2.項目開工時統一標準。工程開工時，要求各參建單位明確檔案人員，建立覆蓋全項目的檔案管理網絡。將有關制度標準及時發到各參建單位，并通過召開會議、舉辦培訓等方式，提高各參建單位對檔案工作的認識，統一檔案工作的規范標準，明確各施工監理單位的檔案工作職責,為項目實施階段大量文件材料的歸檔管理打好基礎。

3.項目實施階段實時監控。在項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設過程，與工程實體質量同等重視。項目法人（建設單位）在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單項工程驗收時，同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量。在條件許可的情況下，還借助信息化手段，通過網絡化的項目管理系統或項目檔案系統監控施工、監理單位文件形成情況。項目法人（建設單位）將檔案工作與經濟責任掛鉤，在工程計量支付時，考核施工原始記錄和質量評定資料的形成與管理情況；在核定施工單位“優質優價”、監理單位“優監優酬”時，同時檢查文件材料的形成、管理情況；對于未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的，建設單位扣發工程質量保證金。

各施工、監理單位將施工、監理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入施工、監理的計劃管理工作，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責。建立工地檔案室，推行預立卷制度。文件材料內容填寫齊全并經有關人員簽證完畢后，即移送檔案人員進行預立卷，并統一存放于工地檔案室，以保證檔案的完整與安全。