檔案整理案例匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案整理案例范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2、檔案收集不全。各站所、村、社區形成的文檔材料、專業檔案和照片收集、整理收集不完整，歸檔率低。部分文書檔案遺失、年份銜接斷檔，重要檔案丟失。

3、檔案意識淡薄。各站所、村、社區沒有形成良好的存檔意識，檔案未及時交到鎮檔案室管理，致使檔案散落丟失。養老保險、土地確權等部分基礎檔案自行保管，安全性不高，利用率低。

結合__年縣檔案局執法檢查和年終考核，集中整理各站所、村和社區10年（2004年-__年）檔案，形成環境良好、存檔有序、便于查閱、管理規范的新局面。

（一）準備階段

制定整改方案，設置專門檔案室，采購密集柜與相關硬件設施，明確相關負責人。召開部署動員培訓會議。邀請縣檔案局專業工作人員進行培訓、培訓內容為檔案年限的分類、接收檔案類型和存檔流程等。參加培訓人員：檔案室工作人員、各站所、村和社區工作人員各1名。（__年1月26日）

（二）實施階段

1、各站所檔案，各站所抽調一名工作人員負責整理、按年限裝訂后移交鎮檔案室。鎮征地、土地管理、養老、醫療保險、土地確權、民生等檔案為重點檔案，全部移交到鎮新檔案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）

2、每個村和社區整理2004年—__年每年的各項計劃、安排、總結、各類報表、會議記錄、發展黨員及亮點工作，由各村、社區裝訂成冊后及時移交鎮檔案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）

（三）驗收階段邀請縣檔案局專業工作人員進行驗收，驗收標準與其他鄉鎮標準一致。對于驗收不合格的由相關工作人員在專業人員的指導下，繼續整理，直到驗收合格為止。（__年3月20日—4月1日）

篇（2）

1、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統一軟盤的規格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

C、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

篇（3）

1 對《檔案法》的認識與實施

《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：

把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]

1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]

從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。

把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。

檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。

2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束

《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：

2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面

2.1.1 管理“事”的范圍。《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。

轉貼于

2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。

2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。

2.2.1 對監督和指導權的約束。《檔案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。

2.2.2 對查處檔案違法行為的約束。《檔案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。

2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。

2.2.4 對行政強制權的約束。《檔案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。

3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象

3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。

3.2 擴大管理權限現象

3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。

3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。

3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。

4 控制約束行政管理權力的趨勢

依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。

篇（4）

一、電子檔案和與紙質檔案整合管理的必然性

紙質檔案和電子檔案本質上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發揮各自的優勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質檔案共存發展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質檔案的保管工作，使電子檔案和紙質檔案都能夠發揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質檔案，同時更好的發揮電子檔案的優勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

當前信息技術取得了較快的發展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網絡信息辦公平臺。現代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統檔案管理模式主要針對的是紙質檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質檔案共存的形勢下，現代化檔案管理也需要對紙質檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質檔案進行有效的整合，有效的提高現代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對于收集的紙質文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

三、電子檔案與紙質檔案并存的管理模式

紙質檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優勢。相較于電子檔案的這些優勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質檔案共存是檔案無紙化實現過程中一個重要的過程，二者共存發展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環境，有可能實現“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結束語

在當前檔案事業發展過程中，無紙化是檔案工作未來發展的必然趨勢，而電子檔案和紙質檔案共存發展是無紙化實現過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質檔案進行整合，使電子檔案和紙質檔案在歸檔、整理及開發利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發揮電子檔案和紙質檔案的優勢，以便于更好的推動我國檔案事業的健康、有序發展。

參考文獻

篇（5）

檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個明確的答案。在每年的業務指導工作中，總會有人對按照進館標準整理檔案的方法提出質疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯系，但它遠不如按文號整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進館標準整理檔案的方法無法證明其科學性和實用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。

二、檔案室該為誰整理檔案

檔案室應該為本單位整理檔案，還是應該為檔案館整理檔案？從《機關檔案工作業務建設規范》內容看其規范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規定的。它對檔案整理的案卷質量要求完全是按照進館要求來規范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標準的《規定》或《辦法》。這些《規定》中都對檔案整理的質量和規范有詳細的要求，并按要求整理好，達不到標準的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。”這足夠引起我們的深思！

檔案室是機關的內部組織機構，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織。檔案室的重要任務是服務于本機關。顯而易見，它的服務方向、對象、范圍必然基本局限于機關單位內部，它的基本功能是為本機關單位收集、整理、保管、提供利用本機關單位產生的檔案。當然它也有為國家積累檔案的義務。但是，它首先為本機關單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關檔案室和檔案館也只是移交檔案的關系。機關檔案室在整理檔案時是以方便單位內部的保管利用為標準的，檔案室完全有權選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經算是經過規范整理了。很顯然，檔案室應該為本機關單位整理檔案。

我們不得不承認：有相當多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設計的由文書（業務）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應該是為本單位了。文書（業務）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。

三、幾點思考

（一）理清幾個問題

1.標準的問題。要認清檔案部門的標準性質，檔案部門的標準基本上都是推薦性標準，而不是強制性標準。《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》，《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》中第六條明確規定：“機關檔案工作規范化管理認證工作，……等級認證采取自愿申報、逐級認證的方法。”在任何時候、任何情況下，都不能把推薦性標準當作強制性標準來執行。在指導檔案室整理檔案中業務指導人員應當是推薦推薦性檔案整理標準，在檔案館接收檔案時也不能以此為標準來接收檔案。

2.檔案室與檔案館的關系問題。檔案室與檔案館的關系就是一個移交檔案和接收檔案的關系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認清檔案室與檔案館的關系，并且處理好這種關系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應該尊重檔案室的選擇。

3.檔案整理方法問題

（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設計的。

篇（6）

我們牢固樹立“對干部負責、對組織負責、對歷史負責”的意識，把干部檔案工作作為一項基礎性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負責人為成員的干部檔案工作領導小組，人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機關、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網絡。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規劃和目標，做到月月有安排，并經常督促檢查落實。同時加強檔案員隊伍建設，從而使我單位干部檔案基礎工作邁上新臺階。

一是基礎設施進一步夯實。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調、打印機、臺式電腦等檔案室部分設備，實現了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機檢索。對加快檔案工作現代化步伐，實現文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。

二是檔案管理制度進一步規范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉遞、安全、保密等制度，并相應建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準確。

三是檔案員隊伍建設進一步加強。首先，配齊配強了干部檔案工作人員。先后選調了2名30歲以下、政治素質高、工作能力強的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊伍得到充實。其次，干部檔案人員業務能力逐漸增強。采取參加業務培訓、外出學習考察、到上級檔案工作部門學習等方式，不斷提高檔案人員業務能力。再次，干部檔案隊伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關懷、生活上關心、學習上關注檔案工作人員，經常和他們交心談心，切實解決他們的后顧之憂，極大地調動了他們的工作積極性。

二、突出重點，檔案管理上水平

一是鑒別檔案材料力求細致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進行認真細致的鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務等，發現問題，及時糾正。

三是檔案整理力求規范。堅持集中整理和隨時整理相結合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細則》的要求，進行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實，鑒別、分類準確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。

四是驗收檔案力求嚴格。制定了“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學歷、工資、職稱及黨團材料是否歸檔。

三、立足服務，檔案利用出效益

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Abstract: highway in the industry management is an important part of highway administration. Through analysis of highway road in the industry of the relevant contents of management, this paper expounds highways in the industry and the role of the archives management of highways, aims to strengthen road administration new concept new ideas, this paper improve highway road administration efficiency and highway overall efficiency. Straighten out in the field, the relationship between highway road, in clear and field duty, establish effective and field in communication platform, and to properly deal with and field in contradiction, promote highway road administration work coordinated development.

Keywords: highways in the industry management of highways file role improvement measures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

一、路政內業管理與路政檔案

什么是路政內業管理？什么是路政檔案？這是從事路政管理工作所必須首先弄清的間題。路政內業管理是路政內勤人員的業務工作，它是整個路政管理工作的重要組成部分，是實現路政規范化、現代化管理極為重要的基礎工作，也是提高路政管理水平的必由之路。

路政內業管理是相對路政外勤工作而言的，兩者之間的關系是辯證的，內業以外業為基礎，外業通過內業來反映，因此各級路政部門既要重視抓外業管理，也不能忽視抓內業管理。

路政內業管理通過統計手段和分析報告，向本部門領導和上級業務主管部門提供研究問題、指導工作、了解情況、制訂措施、編制計劃等所需資料和決策依據。

路政檔案是指公路主管部門授權的公路管理機構。依照國家有關法律、法規、規章，履行保護路產、維護路權和發展公路事業的行政管理職能活動中產生的反映路政執法和路政管理內容及資料性質，具有保存價值，并按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄，集中保管起來的法律文書和技術文件材料（包括圖紙、照片、報表、文字材料等）。

路政檔案歸類于專門檔案，與其它檔案的區別在于它產生于路政活動中，記述和反映路政公務人員行政執法活動和運動規律。路政檔案是路政內業管理的內涵，內業管理則是路政檔案的外延。沒有路政內業管理，就根本談不上路政檔案，也不可能提高路政管理水平。

二、路政內業管理和路政檔案的內容

路政內業管理主要包括以下內容：

1信息管理工作。包括路政信息的收集、積累、分析、加工、傳遞、反饋等.

2文字材料工作。主要包括路政常用公文的寫作、路政事務文書的寫作、路政法律文書的制作等。

3統計和統計分析工作。主要包括路政統計報表、統計圖表、統計報告等工作。

4檔案管理工作。包括路產檔案、處罰檔案、路政司法檔案、復議檔案、路政訴訟檔案、超限運輸檔案、違章建筑檔案、文書檔案、工程技術檔案、路政管理檔案、各項審批檔案等。

5許可證核發工作。主要包括挖掘、占用公路許可證、搭接公路許可證的核發和超限運輸車輛行駛公路通行證的核發工作。

6證件、票據、印簽、經費的管理。

7裝備、服裝的管理。

8群眾來信來訪和其他行政事務工作。

三、內業管理和路政檔案的作用。

路政內業管理建立路產示意圖，通過調查，比較完整地反映路產全貌，便于對全轄區公路路產實施有效保護；實行目標管理圖，可以實現目標管理形象化，便于記憶和檢查，有利于實現目標建立路政內業統計報表制度，能夠有效地掌握轄區內的路政案件情況，分析路政案件發案的特點。

路政檔案是黨和國家的寶貴歷史文獻和文化財富，是國家科技檔案不可分割的組成部份，它在路政管理、司法行政中以及路政學術研究中發揮著十分重要的作用。路政檔案的作用是多方面的，今天有用，將來也有用，它不僅在今天的路政執法中可資利用，為當前的公路事業及路政訴訟活動服務，而且還可以為今后路產確定路權、產權以及為公路、橋梁的技術鑒定提供服。

1.政檔案是進行路政管理和路政訴訟的主要依據。

在路政執法活動中，路政執法檔案的依據性同路政執法自身的復雜程度及記述的各起案例的復雜程度成正比，所記載的內容越復雜，依據性越強。例如：1990年江蘇省鹽城市郊區公路站處理一農戶違章建房過程中，在丈髦公路控制紅線距離時發生了糾纏，公路部門一度陷于被動局面。最后還是利用了公路部門所保存的路產檔案，根據原始設計、竣工驗收、改建等資料以及文書檔案資料部頒標準JTJ01―88《公路工程技術標準》等規定，結合現場的具體情況，科學地找出公路邊溝的外緣線。通過測量，準確地在現場平面圖標明違章情況，才了結這樁路政案件。

2.路政檔案是探索適應新形勢服務要求的必要措施。

一切路政檔案的研究和學術活動都必須充分占有大量的可靠的材料，而路政檔案是進行路政 管理和學術研究活動所不可缺少的憑證和參考資料。路政檔案就是路政管理發展、繼承和借鑒的一種必不可少的、重要的工具。隨著我國公路事業的發展，進一步加強公路路政管理勢在必行。在改革、開放和社會主義市場經濟建設建立的大好形勢下，路政管理一定會遇到許多新情況和問題，其難度越來越大，這就要求路政內業人員充分利用“路政檔案”與部門之間進行傳遞、交流和協作，為公路主管部門領導提供大量的可靠的依據來促進交通事業的發展。

四、如何做好路政內業管理和路政檔案工作

1.要增強對路政內業重要性和必要性的認識，擺正內業和外勤的位置，加強對路政內業管理工作的領導。

2.要明確路政內業人員，從組織上保障路政內業工作，內業人員必需具備一定的寫作能力和文學水平，要熟悉各種常用公文、事務文書、法律文書的格式，應具有廣泛的跨學科的基礎知識，如檔案學、科技檔案學、文書學、法律、公路工程、交通工程、社會學、管理學和公共關系學，在人員結構上要強調專業性及其合理級配，應享有本級中層干部的待遇，技術職稱歸屬檔案管理和法律顧問二個系列，要熟悉業務，善于法制化、規范化管理。

3.建立健全系列路政內業管理制度，搞好路政技術臺帳。

4.加強路政檔案的收集、歸檔工作。要求內業人員在實際工作中做到“四勤”，即手勤多記、耳勤多聽、口勤多問、眼勤多看，對每一案件收集的全部資料以及日常各種文字、報表應及時分門別類進行整理、裝訂，要善于區別玉和石，不能使材料成捆長年堆放。

5.做好統計報表及分析工作。路政統計報表工作應及時、準確、全面地反映該路政部門的工作成果，使上級路政管理部門了解各個時期的路政狀態、路政工作好壞、路政活動情況和需要解決的問題，因此報表的詳實度、準確度會直接影響到上級管理部門的決策。因此合理制表、認真填寫、及時上報對路政實際工作的管理是相當重要的，這就要求路政內業工作人員做到“準、快、全”，“準”是指報表的數字資料準確無誤，路政內業人員必須實事求是。如實反映情況，反對弄虛作假，防止“水分”報表；“快”是指要按規定時間上報，還要做到遇重要事情隨時上報；“全”就是確保按規定的內容指標填寫。必須完整無缺，防止只顧時間不顧質量或片面強調質量而不顧時間的做法。在路政外業中形成的各種臺帳、報表，要做到每日統計資料條理化，月度統計資料系統化，年度統計資料檔案化，使之一目了然，清晰而詳盡。

6.做好做實信息管理。當今的時代是信息時代，公路的路政信息是掌握公路及其附屬設施真實情況的源泉，是領導決策以及制定相應管理措施的重要依據。主要包括路政信息的收集、積累、分析、加工、傳遞、反饋等內容，要求做到上情下達、下情上呈。要做到“五快”，即對問題發現快、分析問題原因快、問題處理快、措施落實快、處理后反饋快。這“五快”實際是提出了在工作態度和效率上的要求，路政內業人員如果在態度上消極怠工、應付了事，僅僅是在原有條條框框基礎上略加改動，就會使路政管理部門無法真正從提供的信息中發現存在的問題，并加以解決，在一定程度上影響解決問題的速度和質量，會讓大家走許多彎路，做大量不必要的重復工作。

結語：

總之，路政外業是內業的基礎，內業是外業的體現，二者互為延伸，要做好路政管理工作，必須同時做好路政內業和外業工作，而且路政工作做得好不好，一定程度上取決于路政內業的完整程度，這就對路政內業提出了更高要求，在管理層面上要加大管理力度，著重在管理的規范化上下功夫，起好領航作用；在內業工作層面上主要從提高工作人員自身素質人手，全面推進路政內業水平。因此要切實抓好和重視路政內業管理工作，為保障公路設施完好和安全暢通服務。

參考文獻：

[1]雷孟林、賀宏斌 《公路交通法學》 (M )，人民交通出版社2004年2月版 ．

[1]葛洪義《法理學》(M )，中國政法大學出版社2007年版．

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（二）執法人員素質有待提高根據河南省水政監察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調查結果顯示：水政監察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總人數的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總人數的39.1%；本科以上學歷為318，占總人數的8.4%。從學歷結構看，本科以上學歷人數較少，大專以上學歷的人數比例也不足50%，學歷結構有待于進一步優化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。

（三）經驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執法檔案管理工作水平，各個水政監察大隊之間就要不斷地進行經驗交流，只有通過經常性的經驗交流才能找出本單位在水行政執法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結出本單位在水行政執法檔案管理工作方面的經驗。通過經驗交流會促進各個水政監察大隊在水行政執法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執法檔案，才能提高領導同志對水行政執法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執法檔案管理工作的投入力度。

二、加強現代水行政執法檔案管理工作的辦法及措施

（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監察機構要把水行政執法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監察機構的水行政執法檔案資料管理責任，經常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監督和指導。

（二）嚴格執行水行政執法檔案資料管理規定要想使水行政執法檔案資料的管理更好地服務于水行政執法工作，就要嚴格執行檔案資料管理規定。根據《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》中對水行政執法文書檔案資料管理的有關規定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執法資料都達到統一格式、統一標準。

（三）水行政執法檔案資料整理應按章有序進行水行政執法檔案資料整理與分類應按照水行政執法檔案形成規律和特點，將水行政執法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執法檔案資料的有機聯系，使其有系統、有條理地反映執法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。

（四）強化水行政監察人員的業務培訓水行政監察執法人員中有些人未經過專項培訓，監察執法隊伍中即懂專業又懂法律的人才比較缺乏，部分執法人員在執法過程中，法律知識掌握不夠，業務不熟悉，造成執法水平較低。一些案例告訴我們，因對執法證據收集程序、步驟的不熟悉，造成執法過程不規范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經常開展執法人員業務培訓，規范執法程序，提高水行政監察執法人員的業務素質和執法水平。

（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經辦人員，經辦人員同時負責案卷、證據的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。

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一、高度重視，落實責任，確定責任制

我局檔案管理工作的發展與業務建設，既有上級業務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務、目標，規定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現了檔案管理制度化、規范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。

二、完善各項規章制度，加強檔案宣傳工作。

為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強。

三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。

嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對于各基層單位的檔案管理，我們經常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統現藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。

局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發揮了很大的優勝。年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。

四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。年已經接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區水利建設做提供了重要依據和可使節借鑒的資料。

六、今后檔案工作設想

今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：

1、繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。

2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現檔案管理、檢索微機化。

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根據“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創建更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連接人類生活的發展。隨著電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到沖擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網絡信息技術的發展，文件信息的使用，無論其內容和方式方法都發生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢？對此，本人談一點自己的看法：

一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區別

所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區別

紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，通過網絡歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件；二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。

2、在檔案鑒定工作上的區別

紙質檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理；電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區別

紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區別

（1）、檔案利用需求方式的差異

紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

（2）、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網絡的開放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等。

二、電子檔案與紙質檔案的特點

電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；它可以直接由計算機等現代辦公設備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；而且保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩定、不積極、靜態、永久、固定的特點；而電子檔案則是不穩定、非永久性、動態、積極、流動的特點。

三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系

目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點 。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案。基于這樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，創建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續并存。

所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案．又要保存紙質檔案．就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案．及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來保持其原始性．證據性和權益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入．轉化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要

參考文獻：

河南廣播電視大學學報 2005年第四期