數字檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇數字檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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一、引言

數字檔案館是一種可以提供網絡資料搜索的網絡信息系統，其主要以信息技術為基礎，使用數據庫的方式進行儲存和應用檔案資料，實現資源的共享，提高檔案資料的利用率。[1]在信息技術不斷發展的情況下，建設超大型檔案存儲已經開始啟動，使得檔案館可以有效突破時間和空間的限制，為檔案利用者提供針對性的檔案信息檢索服務。所以通過建設數字檔案館，不僅可以有效提高檔案館檔案的數量，也可以有效保護檔案資料的安全，使人們可以合理利用檔案資料，最終促進檔案館的發展。

二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

第一，促進檔案服務功能的豐富。數字檔案館可以有效解決以往檔案館位置過偏、檔案資料分布不夠合理、信息查閱速度過慢、對空間儲存的要求過高、需要花費大量人力物力等問題，不但可以為檔案使用者提供各種服務，也可以節省檔案管理的時間，使案管理人員可以有更多的精力開發新的業務和服務，提高檔案管理人員的工作效率。[1]第二，促進檔案管理體制的改變。以往檔案管理體制主要以檔案的保管為主，使檔案得到有效保護。這種方式，雖然可以有效保護檔案，但是無法發揮檔案的價值[2]。而通過建設數字檔案館，可以充分發揮網絡的作用，使更多有需要的人員可以進行利用檔案信息資源，并且也可以有效簡化檔案查詢利用方式，使檔案可以被快速找到。在數字檔案館當中，不僅可以有效保護檔案數據的安全，也可以使檔案價值得到有效的發揮。[2]第三，完善現有的檔案管理體系。在以往的檔案管理當中，行政管理的關注點多為檔案實體的監控和規范。但是這種管理方式容易影響到檔案管理工作和檔案利用方面的創新和進步。通過建設數字檔案館的建設，可以有效打破以往管理模式對檔案利用的限制，使檔案管理者可以真正扮演服務者的角色，為檔案利用者數字提供針對性的服務。[3]第四，促進檔案館相關職能的進步。以往在工作當中，檔案管理人員是統一由上級檔案管理部門直接領導的，當數字檔案館之后，可以使檔案管理的各個部門進行互相溝通，共同參與檔案管理[3]。數字檔案館的建設不僅僅是某個部門的事情，其需要涉及各種知識，因此各個部門均需要給予數字檔案館建設足夠的支持，使數字檔案館建設得以順利完成。通過這種方式，不僅可以有效提高各個部門的團結程度，也可以使檔案管理的質量得到提升。

三、利用建設數字檔案館完善檔案管理體制的解決措施

第一，對數字檔案館建設的認識，促進數字檔案館的發展。建設數字檔案館屬于檔案管理體制的創新路徑，因此在實際工作中，檔案管理人員需要轉變自己的觀念，合理利用數字檔案館提高自身的工作效率。同時檔案管理人員需要意識到數字檔案館的重視度，不斷學習各種有關數字檔案館的信息技術，合理利用數字檔案館進行檔案管理工作。另外需要進行掌握數字檔案館應用的方法，這樣不僅可以使自己的辦事效率得到提高，也可以使檔案的管理和利用更加便捷。第二，實現檔案資源共享，促進檔案利用率的提升。要想建設數字檔案館，就需要打破檔案館檔案管理固化、資料利用率不高的現狀，使部門之間可以進行有效溝通，不僅需要完成檔案的保密工作，也可以使檔案資料得到有效共享，使檔案的價值發揮。因此需要進行檔案管理，尤其是要做好系統中檔案數據庫的保護，使檔案資料可以得到有效的利用的同時，可以保障檔案資料的安全。第三，加大人才培養的投入，培養更多的專業人才。建設數字檔案館需要大量的人力物力，因此政府需要投入足夠的財政資金，企業也需要給予足夠的資金支持，才能使數字檔案館得到充足的經費進行建設，促進檔案管理方法的先進化。同時因為數字檔案館系統和技術的使用需要專業的知識，因此需要加強專業人員的培養。比如可以招聘專業技術人員進行管理數字檔案館，并且可以利用自己的專業知識為其他員工進行培訓，為數字檔案館的后續應用提供有效的人才保障。第四，加強數字檔案館的安全防范，保障檔案信息安全。在進行數字化建設工作的時候，檔案信息資源會處于比較開放透明的狀態，如果沒有得到合理利用或者被不法侵害，將會造成巨大的損失。所以在建設數字檔案館時，需要注意防范檔案資料被不法侵害。比如可以進行制定完善的工作管理操作制度，使每個員工均可以按照制度的要求進行工作。同時在進行資料查詢的時候，需要分級設置查詢權限，使檔案資金的獲取到有效保護。另外需要需要做好檔案的備份以及防止黑客入侵的措施，使檔案資料可以免受惡意技術的侵襲。

四、結束語

綜上所述，數字檔案館建設對保護檔案資料，提高檔案資金的利用率具有重要的作用，因此需要加強數字檔案館建設，解決以往檔案管理存在的問題，改善以往的檔案管理體制，為人們提供專業的服務，促進檔案管理工作效率的提升。在實際工作中，可以通過提高對數字檔案館建設的認識、實現檔案資源共享、培養數字檔案管理專業人才、加強數字檔案館的安全防范等措施使數字檔案館建設得以順利進行。這樣不僅可以有效保護檔案資料的安全，也可以促進檔案使用效率的提升，促進檔案管理目標的實現。

參考文獻：

[1]馮克民.規范化數字檔案館（室）建設研究[J].辦公室業務，2017（02）:152-153.

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當前世界各國包括我國，都在積極地進行數字檔案的建設。由于計算機技術及信息傳輸網絡化，為辦公自動化管理提供了科學技術保證。隨著數字化的社會生活，產生了越來越多的數字檔案，對這些數字檔案進行有效管理和利用，是時代對檔案管理提出的要求。

一、數字檔案及其特征

1.檔案是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。檔案數字化，從技術層面理解指的是資源數字化、存儲海量化和傳遞網絡化。數字檔案是一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享，數字檔案具有如下特點：（1）資源數字化及空間虛擬化。（2）檔案管理的數字化。（3）信息資源的共享化。（4）服務對象及需求擴大化。

2.數字檔案同傳統檔案的區別。傳統檔案的館藏主要是原始檔案的實體，在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力上的優勢，是以文字、圖像、圖形等為符號，以紙質為介質的紙質檔案。在長期保存方面也具有數字檔案不可比擬的優勢。而數字檔案是一種新型載體的檔案，是無形的，它的傳輸、運算、存貯是以數字編碼的形式存在。因此數字檔案是數字化信息技術的產物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳遞的數字代碼序列，是數字信息的集合體。原始檔案被數字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數字檔案容易發生改變，因此，原始檔案在可能的情況下有必要繼續保管。數字檔案主要承擔檔案信息利用的職責。

二、數字檔案的管理模式

1.時代與科技的發展使檔案管理對象由傳統的紙質檔案為主，轉變為以數字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現今數字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發展，這種新型檔案載體數字檔案的出現很快能獲得政府的法律承認。因此數字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。

2.數字檔案的管理內容包括：數字檔案的歸檔、歷史檔案的數字化、數字檔案的存儲、數字檔案的業務管理、數字檔案的交換和利用。面對新型的數字檔案，應根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各部門所產生的有保存價值的電子文件的齊全、完整、有效。

3.長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性。總之，計算機具有自動分類與組合功能，電子文件的產生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環境，提高了辦公的質量和效率。另外，網絡世界的形成，數字檔案能夠通過網絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。

三、數字檔案管理目前存在的問題

21世紀的數字檔案要朝著各種載體形式并存的方向發展，包括各種電子文件、多媒體、縮微載體和聲像載體等。尤其是要增加數字化館藏的建設。數字檔案管理是一種邏輯管理，檔案從有型向無形轉化，檔案管理部門也變成信息化管理機構。電子革命給檔案工作帶來了一個質的變化，數字檔案的內容與載體之間脫離了原有的一一對應關系，檔案的內容可以選擇不同的電子載體，可脫離原載體進行傳輸，我們從各部門收取數字檔案的內容，而不需要它們的原電子載體。利用這一特性，我們可將檔案復制若干套。但這些介質還有很多不盡人意之處，如記錄信息有效壽命期的問題。電子文件具有管理和利用比較方便的特點，如記錄密度很大，用極小的空間存儲大量信息，節省存儲空間，同時也不需要很多庫房；在形成過程中，增刪改非常方便；可利用計算機網絡系統進行遠距離傳遞，方便快捷地提供利用，達到資源共享；各種媒體信息能集中統一管理；可利用非實體歸檔，能較快地完成歸檔任務等特性。所采用的存儲介質主要是磁盤、磁帶和光盤等，它們的記錄壽命一般不超過20年，這給我們保護數字信息帶來了困難。另外除了保護載體材料外，對電子檔案的備份措施、加密技術、電子簽署技術、登錄認證技術、訪問控制技術等，還有電子檔案被污染以及人為的破壞等問題。針對這些問題，產生了殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、信息刷新保真技術、電子文件法律憑證保障技術等。近年來，數字化檔案的相關技術很多已在其它領域中成功的應用，如模式識別、海量數據存儲、數字加密、影像壓縮和信息隱藏技術等等。將這些技術引用到數字化檔案管理中并加以發展，將會為檔案保存和流通的安全提供強有力的技術手段。

四、數字檔案的出現對管理人員的新要求

1.在現有的檔案人員結構中，以文科的檔案學專業人員為主，而理工科的專業人員較少，面對高速發展的電子時代顯得力不從心，這就直接影響到檔案事業的發展和信息資源的開發和利用。所以要適應新形勢下的檔案工作的需求，不僅對現有的檔案人員進行必要的培訓，優化知識結構，掌握計算機和其它方面的新知識、新技能，同時各院校應增設新技能課程，培養造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理人才。只有這樣才能適應檔案事業發展的需要，實現檔案事業的現代化管理。

2.強化服務意識。檔案是最原始、最可靠并具有憑證效力的信息資源，隨著社會對檔案信息需求的日益增長，檔案人員要增強為廣大需求者服務的意識，堅持面向社會、面向未來。

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關鍵詞：計算機技術;數字檔案管理;運用

當前，檔案管理已經實現了數字化，并通過計算機技術的運用，有效提升了檔案管理工作效率。傳統檔案管理模式已經非常落后，并逐步被數字檔案管理模式所取代，這樣既能夠讓檔案管理工作水平得到提升，還能提升檔案管理工作的信息化、數字化和智能化水平。對此，檔案管理人員要充分提起重視，將計算機技術充分運用到數字檔案管理工作中，避免檔案資料出現泄漏、丟失的問題。

一、計算機技術在數字檔案管理中運用的策略

（一）檔案信息管理的數字化

通過對計算機技術的應用，讓傳統紙質檔案管理逐步轉變為數字化管理，通過將紙質檔案中的信息錄入到計算機中，可以讓檔案信息保存、查詢、修改、檢索等工作變得更加高效與便捷。［1］在計算機技術支持下，還能夠讓檔案信息得到共享，工作人員只需要利用網絡就可以實時查詢相關信息，實現了對檔案信息的綜合管理，并讓檔案信息管理工作變得更加順暢與有效。在檔案管理數字化過程中，會極大減少紙質檔案的使用量，減少了檔案管理成本投入，并能夠讓重要、珍貴的檔案信息得到永久保存，不會出現磨損、遺失等問題。

（二）檔案信息管理的自動化

在互聯網時代下，計算機技術、網絡技術和數字化技術在檔案管理工作中應用非常廣泛。對計算機技術來說，信息存儲非常高效，處理能力較強，能夠同時處理多種信息，且處理速度也很快，能夠提升檔案管理的自動化水平。通過設置相關的工作程序，計算機可以快速完成信息整合、分析處理、信息查詢和信息管理等工作，不用進行人工操作，且可以獲得更高的效率，讓檔案管理工作可以自動開展。對此，要將計算機技術充分應用到數字檔案管理工作中，讓檔案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科學地進行。

（三）檔案信息檢索的網絡化

隨著計算機技術的發展與普及，在提升檔案管理工作效率上發揮著重要作用。通過運用計算機技術，能夠將各地檔案形成一個統一的整體，工作人員在檢索過程中，只需要簡單操作就可以實現。在計算機技術支持下，能夠檢索所有的信息，包括本地檔案信息查詢與各處檔案綜合查詢等，工作人員只需要利用計算機與網絡就可以完成檢索工作。同時，檢索速度也可以得到有效提升，只需要輸入關鍵字，可以快速獲得檢索結果，從而節省了檔案查詢的時間，也提升了檔案資料的利用率。檔案信息的網絡化檢索，幫助工作人員提升了工作效率，提升了檔案管理工作的智能化、數字化和網絡化水平，讓各地檔案信息得到有效共享。

（四）檔案信息管理的安全化

檔案管理有著一定的特殊性，且很多檔案對保密的要求比較嚴格，這需要做好檔案的安全保護工作，避免信息發生丟失、泄露的情況。［2］將計算機技術應用到數字檔案管理中，可以提升檔案資料的保密性，這表現在以下兩點：一是檔案資料本身的安全保密。即一些檔案資料附加有密碼，只有獲得相應權限才可查閱，這樣就避免檔案資料出現外泄的情況。二是對系統軟件的安全加密。對啟動盤進行加密，避免人為復制相關信息，將信息泄露途徑切斷。要通過各種有效的技術措施，提升數字檔案的安全性。

（五）培養數字化檔案管理人才

檔案人員素質與能力的高低，對數字檔案管理工作水平影響很大。對此檔案管理部門需要加強對人員的培訓工作，讓他們掌握更多的專業技能，學習計算機技術等相關知識，能夠充分運用好計算機技術，保證數字檔案管理工作效率得到提升。檔案管理人員在接受培訓以后，可以熟練操作各種先進設備，如計算機、打印機、復印件、掃描儀等，讓數字檔案管理能夠正常開展。此外，檔案管理人員也要充分認識到學習的重要性，主動投入到學習中，并在日常工作中注意總結經驗，這樣才能跟上時展步伐，更好地勝任數字檔案管理工作，讓檔案資料應有的價值得到發揮。

二、結語

總之，在信息時代背景下，檔案管理數字化水平不斷提升，檔案管理模式也發生了變化。檔案管理部門要重視計算機技術的引入，提升檔案管理工作的自動化、網絡化和數字化水平，這樣能夠讓工作效率得到有效提升，減少工作強度。此外，還要重視對檔案管理人員的培訓工作，這樣才能保證數字檔案管理工作正常開展，將計算機的作用發揮出來，讓檔案資源得到有效利用。

參考文獻：

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2數字檔案館的建設會產生的影響

2.1促進現行檔案管理體質重點的改變

傳統的檔案管理制度的重點放在保護檔案的安全不受損害，檔案的安全性處于標準要求之中。并且傳統檔案館在對于檔案整體的保護工作上還是比較有優勢的。但是這樣的檔案管理方式對于檔案本身的價值是一種削減。在這樣的檔案管理方式之中雖然其安全性可以得到有效的保證但是其利用價值卻沒有得到體現。而在數字檔案館的幫助之下檔案數據的安全性不僅能夠得到保證而且檔案的價值會得到更好的體現。而且數字檔案館本身的技術先進性對于檔案的使用方式也可以產生積極的效果，使得檔案的使用更加的凸顯靈活性和多樣性。

2.2沖擊現有的管理體系

數字檔案館的建設對于現行的管理體系會產生比較大的沖擊。傳統的管理體系對于檔案管理工作的進步會產生消極的作用。數字檔案館的建設沖擊的原有的管理體系，讓檔案館真正變成為人民服務的存在。此外數字檔案館中各部門之間的交流以及和外部部門之間的交流會變得更加的方便。

2.3促進相關職能的改革進步

傳統檔案館的職能分配在數字檔案館的沖擊之下也會出現改革情況。數字檔案館的建設工作需要各個部門之間相互努力配合，同時不僅要檔案館內部同心協力還需要外部人員的幫助。數字檔案館的建設涉及到的知識范圍比較廣，各個部門之間都需要給予相應的幫助，這個一個以技術為基礎進而推動整個檔案管理行業觀念革新和體制重塑的一個重大改革。

3對數字檔案館建設的建議

數字檔案館的建設需要注意到四個方面。首先是應該對數字檔案館的建設給予足夠的重視，這一點一方面是改變人們對于傳統檔案館的觀念，另外一種是對其建設提供足夠的人才支持。其次，數字檔案館的建設需要加強其共享性，讓檔案的價值真正的發揮出來。再其次是需要對數字檔案館后續的建設和發展進行人才儲備。最后是提高檔案管理工作的安全性，確保檔案的安全。

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一、項目背景

近年來隨著精細化管理的全面推行，公司各項業務得到了細化與完善，檔案門類也日益增多。公司檔案室自2006年成立以來，已接收保存了大量的圖紙、合同、文書、會計檔案，截止目前室藏檔案已達到3萬余卷，5萬余件。運用傳統手工管理模式，檔案信息利用率低，查準率、查全率不高，極大的浪費了公司的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于公司的發展具有重要的現實意義。

二、項目建設總體目標

檔案信息化建設工作主要是充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發并提供利用，從而達到為公司各項工作提供服務的目的。

總體目標：一是實現檔案信息的數據化處理和保存；二是實現檔案管理現代化，提高辦公自動化程度；三是實現檔案信息專業化、標準化管理；四是實現檔案信息人才專業化。

三、軟件選型

軟件的選型要考慮諸多因素，包括行業匹配度、產品成熟度、產品特點、系統功能、系統性能（包括開放性、可擴展性、配置能力等）、方案水平、典型用戶、實施團隊、公司實力、本地化服務能力等方面。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，公司專門成立檔案信息化項目組，由公司IT人員與檔案人員共同組成，負責項目前期的考察、調研。首先邀請國內知名的檔案軟件公司做技術交流，使項目組成員全面掌握每家公司檔案軟件的功能以及優缺點。其次為了更加直觀的了解軟件的應用效果，我們選擇了幾家在信息化建設方面做的比較超前的檔案館以及與公司生產性質相仿的企業進行了參觀，了解檔案信息化建設實施的主要內容，建設規劃、軟件的使用情況等，結合公司實際需求，最終確定選用北京量子偉業的PDE綜合數字檔案管理系統。

四、項目建設思路及內容

（一）檔案信息化建設的理論依據

系統的搭建以公司的檔案建檔要求為指導原則，以信息化平臺建設為手段，實現檔案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以協同運營取代獨立開展，優化了業務流程，保證檔案信息的齊全、完整、準確，解決了公司檔案資料孤立、儲存分散、移交責任不明等問題。

（二）系統搭建的框架、結構

圖1 聚銀公司檔案系統架構

系統采用B/S架構和C/S架構結合的方式，分三層架構，底層為Oracle數據庫，中間層為應用層，上層為展示層。建立多全宗的二級管理平臺，統一規范業務和流程管理，保證數據采集的完整性和管理的規范性，涵蓋了檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和利用等業務環節，自定義分類存儲，集中控制，多途徑查詢。如圖1所示。

（三）信息資源庫建設

1.目錄數據庫

對館藏的歷史檔案目錄（案卷級、卷內級）進行集中統一收集、錄入，一般的檔案管理系統都能兼容excel格式的電子表格，可將電子目錄一次性導入檔案系統。并要求資料形成單位在以后資料移交時必須移交電子目錄。

2.全文數據庫建設

全文數據庫建設一方面是對館藏紙質檔案的數字化處理，即利用平板掃描儀、高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。文件格式一般為TIFF、PFD、JPEG等，若要實現全文檢索功能，還要進行OCR識別進行文字抽取。掃描時可采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為單色文字、字跡清晰、不帶圖片的紙質檔案，宜采用前者進行掃描；頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，可采用后者掃描。因化工企業館藏圖紙多，在掃描的過程中切記不能只追求清晰度，將分辨率設置太高，導致圖像太大而影響傳輸效率。在沒有特殊要求的情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi；另一方面是利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收即增量檔案數字化，例如OA系統形成的公文、合同，可直接與檔案系統做接口實時導入。對列入歸檔范圍的，檔案部門應督促各單位及時做好電子文件積累、鑒定、編目，實現電子文件實時歸檔。同時要堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，以此作為檔案接收的硬性條件。

2011年項目實施時，聚銀公司檔案室組織人員對室藏檔案進行了有序分類，對重要的、查閱率高的檔案進行了數字化掃描、加工，共建成36000余條檔案條目數據庫、12萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設

1.制度建設

公司信息部門建立信息安全制度，加強對檔案管理系統的維護管理，實施可靠安全的數據備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數據庫采用光盤等方式同步備份。檔案局域網與互聯外網實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網。采取數據備份和異地存放管理措施，確保檔案信息數據安全。檔案部門加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實完整。建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數字化加工過程中失、泄密事件的發生。

2.智鎖文檔加密軟件的應用

針對檔案信息的特殊性，公司同時配套使用智鎖文檔加密系統。該系統可以根據文檔特性分級加密，合法客戶端可以根據系統授權自由查閱檔案加密文檔。該軟件還提供對移動硬盤，U盤的多種控制選項，如只讀、自動加密等。智鎖文檔的合法流通范圍是聚銀公司內部局域網，一旦資料脫離內部網絡環境，將無法打開，有效保證了檔案信息的安全性。

（五）檔案管理系統硬件設施建設

1.ORACLE數據庫服務器1臺（內存不低于8G，硬盤不低于240G）、應用服務器、文件服務器、WEB服務器合用1臺硬盤不低于1T（硬盤大小根據歷史數據情況具體定），內存不低于4G。

2.建立檔案原文數據庫需要的A0、A3、A4平板掃描儀，快速掃描儀等設備。

五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能

該系統具備符合國家檔案管理相關規定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環節，還具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規程等其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還能提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供快速的查詢、統計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

（一）OA系統、合同系統、公文系統的對接功能

與辦公OA集成，達成業務系統間的貫通。經檔案管理系統提交的借閱申請、移交申請等按照設定好的審批流程，通過OA辦公系統進行流轉，并且申請者可以隨時對流程跟蹤。由合同系統、公文系統形成的電子公文、合同實時推送至檔案管理系統歸檔，真正實現文檔一體化，使得信息數據在系統間完成正向循環。

（二）檔案管理功能

該系統具有強大的檔案整理功能，適合于各種歸檔方式，大大減輕企業檔案管理員的工作負擔。

1.針對化工企業技改、技措項目多的特點，該系統對檔案進行三級管理，分別是項目級、案卷級、文件級，這樣便于日常文件、資料的積累與查找。對于每年實施的項目，兼職檔案員先在項目庫新建項目，然后在新建的項目庫內添加日常積累的文件，稱為“未整理文件”，最后根據工作需要對“未整理文件”進行組卷、歸檔。

2.所有進入系統的數據將默認按照先后次序排列位置，檔案員可以根據檔案實體情況，通過“上/下移”、“對調”、“插入”、“按著錄項刷新流水”自由調整電子條目的順序，或在普通狀態下直接使用表格列頭排序。通過各種“檔案分組方式”，可以將數據按照升序或降序模式分門別類進行展示，配合“模糊檢索”或“高級檢索”快速過濾和定位目標檔案數據。

3.在“傳統立卷”、“工程項目”等多級歸檔方式的檔案庫中，檔案員可以使用豐富的“組卷”向導，如：“組新卷”、“組已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、準確地生成合適的案卷和項目條目。同時對二級條目進行“位置調整”、“生成序號”、“頁數頁次轉換”等微調操作。

4.使用“批量自動關聯”與“批量自動組卷”，將分離的案卷與卷內條目通過配置著錄項快速綁定；或者配合“公式計算”快速生成案卷條目，對于需要解綁的數據可以使用“解除關聯”。

5.使用“按選擇”或“按歸檔分組”的方式，快速生成檔號，系統將反饋準確的操作報告，方便快速定位問題所在。輔助“查找重復檔號”、“查找中斷檔號”，可以即時、妥善地處理問題數據。

（三）數據利用功能

對公司局域網內的各用戶（包括領導、專業技術人員）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、檔案庫存（借閱）狀態顯示。在進行檔案文件全文檢索時，系統要對檢索用戶的權限審核，擁有查看權限的用戶可以查看文件文本的部分預覽，沒有權限的只能查看文件名稱。

（1）對查看權限的控制

將檔案按照重要程度分別設為A、B、C三個級別，并在每條著錄項中，將受控別設置為必錄項。檔案級別不同，借閱、在線查看的審批流程各不相同。當借閱者在檔案庫查找到所需檔案條目后，點擊在線查看，系統自動進入身份認證程序，確定是否有查看權限，若有，可以直接查看，反之則進行提示走借閱流程。

（2）全文檢索功能

通過全文索引模塊將檔案管理系統中索引電子文件進行文本抽取，同時對文本進行索引，建立用于全文檢索的索引文件庫，確保全文檢索的精確性。在建立索引文件的基礎上，進行全文檢索，對于系統內的電子文件進行亞秒級高速檢索，提高檔案文件利用率。在顯示的結果上進行高亮顯示，突出檢索內容的一目了然。

（3）數據管理功能

為了有效實現利用目的，對各類電子檔案實行系統化管理，實現分類、排序、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用權限分配、訪問控制等技術，確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個電子信息系統的安全。

六、推廣應用

通過本次“數字檔案管理系統”的建設，實現了公司檔案業務流程的全面自動化，提升了不同門類的檔案的科學化、規范化管理水平，提高了檔案工作的效率和質量。系統運行期間，多次組織工程技術人員、兼職檔案員對該系統檔案在線查看、實體與電子檔案的網上借閱、網上審批、移交等業務進行培訓、指導，并編制《聚銀公司數字檔案管理系統使用手冊》分發到給各單位；為了方便下載使用，還將使用手冊電子版上傳到公司網站首頁。

數字檔案管理系統上線運行兩年來，利用檔案系統辦理查檔審批、查閱業務的已有600余人次，涉及檔案文件約1000余件，得到了廣大員工的一致好評。聚銀公司數字檔案系統的成功應用，是檔案管理模式的一項重要改革，標志著公司在基礎管理方面邁上了一個新臺階。

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（1）按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

（2）開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

（3）全面推進館藏檔案基礎數據庫建設，優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。

（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設數字檔案館保障體系，確保數字檔案館系統安全和數字檔案信息安全。

數字檔案館的建設需要實現檔案信息的數字化，檔案管理的現代化，檔案利用的網絡化。數字檔案館的新內容、新方式、新體系，必然對現有的檔案管理體制產生影響。

1、控制為核心的體制設計理念

檔案與其它文獻信息追求的差異在于，檔案內容的性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設計理念，管理體制的設計重心是如何防止檔案信息的泄密。而數字檔案館建設的最大意義就是要實現管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務為核心的轉變，可以借鑒網絡技術實現檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導下實現檔案實體的保管和整理的升級。因此發揮數字檔案館在提供利用方面的優勢，為廣大檔案利用者提供服務是建設數字檔案館的應有之意，2000年的全國檔案工作會議明確提出：要轉變觀念，改變認識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心。”即檔案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術管理轉變為保存、借閱、技術管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導致了原有的控制為核心體制設計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設數字檔案館的意義，另一方面，數字檔案也使得檔案工作者從傳統的手工管理模式轉向計算機管理模式。

2、基于傳統檔案業務的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構上基本立足點都在于現有傳統檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經習慣了被動的工作方式，但隨著數字檔案館建設的來臨和發展，數字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數字檔案館的建設已不再是單純的技術工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統檔案的歸檔工作一般是在檔案館內部完成的，而數字檔案從現行的業務系統轉移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網絡系統、儲存系統、管理信息系統等硬件環境，以便檢驗、儲存、管理和閱讀數字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個系統的方案設計以及需求分析和系統實現階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術發展為契機從而實現檔案行業在管理理念和運行體制上的重要變革，數字檔案館的建設要求檔案工作者以服務的姿態用數字檔案建設的成果為利用者服務，應該借助數字檔案的環境主動與相關行業系統的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統作風，數字檔案提供利用時，應注意安全保密性，未經批準，任何單位和個人不得復制數字檔案，體制上發生轉變才能保證檔案數字的健康發展，數字檔案館的建設必將使傳統的檔案業務的職能結構發生變化。

3、管理理念的更新

數字檔案管理系統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數字檔案管理系統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

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1.1 魯棒性。是指不因圖像文件的某種改動而導致隱藏信息丟失的能力。也就是說，當被保護的數據在經過攻擊后，嵌入的水印信息仍能保持好的完整性并能以一定的正確概率被檢測到。這些可能的攻擊包括噪聲、濾波、剪切、旋轉和編碼等。在理論上任何水印都可以去掉，只要對水印的嵌入過程有足夠的了解，但是如果對水印的嵌入只是部分了解，任何破壞或消除水印的企圖勢必導致載體嚴重降質而不可用。

1.2 隱藏性。也稱不可感知性，即對于不可見水印處理系統，數字水印的嵌入不應使原始作品發生可以感知的變化，也不能使被保護數據在質量上發生可以感覺到的失真。也就是水印在通常的視覺條件下應該是不可見的，水印的存在不會影響作品的視覺效果。

1.3 安全性。指隱藏算法有較強的抗攻擊能力，即它必須能夠承受一定程度的人為攻擊，而使隱藏信息不被破壞，確保嵌入信息的保密性和較低的誤檢測率。換句話說，水印安全性就是未經授權的使用者刪除、檢測估計、寫入或修改原始水印的不可能性。所有水印都包含一個水印嵌入系統和水印恢復系統。

數字水印有可見數字水印和不可見數字水印兩種類型。可見水印就是人眼能看見的水印，其表現形式就像在原數字圖像或音頻段上蓋上一個可見的郵戳，比如照片上標記的拍照日期或電視頻道上的標識等。不可見水印就是人類視覺系統難以感知的，也是當前數字水印領域關注比較多的。不可見數字水印作為一段信息保存在原始數據或圖像上，從某種意義上來說，更有利于標識作品的版權、所有者等方面的信息。

2 數字水印在數字檔案管理中的應用

隨著數字水印技術的發展，數字水印的應用領域也得到了擴展，數字水印的基本應用領域是防偽溯源、版權保護、隱藏標識、認證和安全隱蔽通信等。在數字檔案管理中，為了確保檔案的真實性、可靠性，我們可以運用數字水印技術對一些重要的檔案進行加密，這樣人們就不能進行偽造和非法獲取，確保檔案信息的安全。數字水印在數字檔案管理中的應用主要有以下幾個方面：

2.1 版權保護。即數字作品的所有者可用密鑰產生一個水印，并將其嵌入原始數據，然后公開其水印版本作品。當該作品被盜版或出現版權糾紛時，所有者即可從盜版作品或水印版作品中獲取水印信號作為依據，從而保護所有者的權益。版權保護是當前數字水印技術最主要的應用領域，這種應用要求其水印具有非常高的魯棒性。

2.2 加指紋。為了避免偽造信息的發行，出品人可以將不同用戶的ID或序列號作為不同的水印（指紋）嵌入作品的合法拷貝中。一旦發現未經授權的拷貝，就可以根據此拷貝所恢復出的指紋來確定它的來源。

2.3 標題與注釋。即將數字檔案的標題、注釋等內容（如，一幅照片的拍攝時間和地點等）以水印形式嵌入其中，這種隱式注釋不需要額外的帶寬，且不易丟失。使用時更為方便，甚至注釋信息可以用于資源檢索。

2.4 篡改提示。當檔案信息被用于法庭、醫學、新聞及商業時，常需確定它們的內容是否被修改、偽造或特殊處理過。為此，可將原始圖像分成多個獨立塊，再將每個塊加入不同的水印。通過檢測每個數據塊中的水印信號，來確定作品的完整性。與其他水印不同的是，這類水印必須是脆弱的，并且檢測水印信號時，不需要原始數據。

2.5 使用控制。這種應用的一個典型例子是DVD防拷貝系統，即將水印信息加入DVD數據中，這樣DVD播放機即可通過檢測DVD數據中的水印信息而判斷其合法性和可拷貝性，從而保護制造商的商業利益。利用這一特點，可以控制檔案信息只能在特定的機器上閱讀。

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傳統的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統檔案。

2．檔案利用方式不同

傳統檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對數字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業務平臺建設

檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構建各類檔案信息庫

檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數字化后，需進一步進行網上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據密級和權限劃分規則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現了檔案信息庫的自動安全管理。

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1. 項目建設背景

隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業檔案數字化越來越成為提升現代化管理水平必要手段。大唐南京發電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于企業的發展具有極其重要的現實意義。

2. 項目建設的總體目標

大唐南京電廠檔案信息化建設按照統一規劃、分步實施的原則，建設總體需求是實現大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業務流程的管理，將老數據轉換到新檔案管理型中，實現與OA系統的集成，搭建符合軟件系統運行的軟硬件環境，以及制定相應的檔案管理規范體系，具體概括起來包括如下幾點：

（一）檔案系統建設

建設大唐南京發電廠的檔案管理系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業務的管理。

（二）接口開發

實現檔案系統與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現檔案系統與認證系統的單點登錄。

（三）軟硬件環境建設

主要是搭建檔案系統運行的軟硬件環境，針對不同階段的部署方案來搭建相應的硬件環境，軟件環境有數據庫、中間件等，硬件環境有數據庫服務器、應用服務器、文件服務器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。

（四）檔案規范體系建設

在大唐南京發電廠內制定并建立與檔案系統相適應的數據采集、檔案信息管理和應用等一系列配套的規章制度及操作規范。

布署示意圖如下：

3. 產品選型

企業以自身的需求為選型的基礎，對軟件公司與軟件產品的功能及信息技術，軟件售后服務的物質及涵蓋地區等進行了解與比對，另外再考慮企業e化的預算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業信息化整體解決方案。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：

選公司：選擇商譽卓著，經營績效良好，經驗豐富的公司。軟件業進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經營的障礙卻很高。軟件及服務都是無形商品，應該選一家經營績效良好，經驗豐富的公司。

選產品：選擇的產品能滿足企業長期發展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質量要穩定，維護要容易。

看服務：選擇的公司擁有完善的售后服務機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務。

看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。

比速度：企業希望在最短的時間內使用系統。速度是現代企業適應競爭環境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風險也越小。

比價錢：在各方面的條件都一致時，應該選擇成本較低廉的解決方案。

結合本企業實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統有限公司的紫光電子檔案管理系統軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。

四、項目建設思路及內容

（一）檔案信息化建設的理論依據

依據大唐南京發電廠檔案管理系統的具體要求，檔案管理信息系統的應用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網絡互聯互通，故整個系統以網絡為基礎，總體的技術路線是以C/S模式和B/S模式相結合，實現不同的功能。

客戶端/服務器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。

本方案以關系型數據庫為檔案信息存儲平臺、數據加工流程控制和管理平臺；以專業的全文多媒體數據庫內容管理為數據平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術和產品來建設檔案管理信息系統，這些技術包括：檔案管理平臺技術，瀏覽器技術，視圖技術，數據庫加密技術，XML技術，數據加密技術等。

本項目的開發采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發工具C/S端采用Delphi開發、B/S端采用Eclipse開發；系統的負載測試采用采取企業標準級負載測試工具LoadRunner；系統功能的測試采用黑盒法和白盒法相結合的方法進行測試。

（二）設計原則及特點

按照統一規劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監督、業務指導工作管理工具。

1、先進性原則

采用目前主流的技術和架構（（C+B）/S架構），所提供的技術具有一定的先進性，采用先進的、符合工業標準的系統平臺、體系結構和開發技術，系統可以快速的進行應用擴展。

2、靈活性原則

業務和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。

3、開放兼容性原則

系統設備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應遵循業界相關標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統成為一個統一的整體，而不致產生運行上的“孤島”。

4、安全性原則

系統須具有良好的安全管理功能，數據存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應的安全機制。

在系統設計中，采用良好的安全機制；在數據傳輸中，選用當前成熟的數據加密技術確保數據安全；在網絡上，選用多層結構技術。同時，利用大型數據庫的安全性能確保存儲數據的安全。

系統建有完善的用戶管理和授權機制，對用戶在系統中的各種操作進行全面的管理和控制。可有效防止非法用戶入侵和最大限度地限制信息泄密；系統具有監控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。

5、易用性原則

提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統維護界面， 系統在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統采用客戶端/服務器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統采用瀏覽器/服務器（B/S）架構解決方案，后臺數據庫系統結構清晰，數據字典公開，系統布署方便快捷。

操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結構分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。

6、智能性原則

具有良好的統計分析功能，提高工作效率。同時系統應該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據需要生成統計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。

7、標準性原則

系統采用的規范和標準應符合相關國家、行業的規范和檔案標準要求；電子文件元數據符合最近將頒布的《電子文檔元數據規范》要求。

8、可靠性原則

系統運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能。可靠的信息傳輸手段、存儲方式、運行環境和安全保證是系統成功的關鍵。在整體設計中，根據實際情況采用完善的備份方式和災難恢復計劃，確保系統的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務。

9、擴展性原則

隨著數據量的增加和運行節點的擴展，系統對硬件軟件的要求會不斷提高，系統所有硬件、軟件的選型和應用系統的設計必須考慮可擴展性的要求。

在軟件系統的設計中，所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都應充分考慮到整個系統的可擴展性。系統將滿足隨著業務的不斷發展而隨時增加用戶及軟硬件產品的需求。

為滿足數字化檔案建設不斷深入的要求，在設計時，充分考慮了系統擴充問題，系統具有良好的可擴充性。在程序結構設計和數據接口設計時，預留了各種接口（比如程序開發接口，數據移植接口），能在需要時與各種應用系統進行一體化聯接，采用XML技術描述數據接口技術并提供數據接口程序。遵循XML 數據規范，具有自描述、結構化、交換性、擴展性特點。進行數據交互和關聯操作。當需要進行系統性升級時，能保證數據的平穩遷移，能方便地調整。易于擴充升級，既滿足當前的業務需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。

10、成熟性原則

文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統計和等各個環節集成在一個統一的體系結構之中，形成一個閉環的管理。

11、可維護性原則

在系統的設計中，充分考慮了因機構設置及業務流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統的靈活性，滿足隨著業務的發展而不斷增加數據量、用戶、軟硬件產品的需求。能通過自擴展的方式適應新類型的文件、檔案和資料；系統中所有的數據結構、操作界面、打印格式及統計要求等都是可靈活定義的，以滿足業務變化的需要；業務處理功能在一定程度內的增加或變更等需求不會影響系統的體系結構，并能在最短的時間內實現新的需求。

考慮到工程實施完成后系統的操作與維護，因此，該系統具備較強的可管理性和易操作性，便于系統管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統的操作和管理技術，以保證系統能安全可靠地運行。應用軟件的開發選用了流行的可視化開發工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。

（三）信息資源庫建設

1、目錄庫建設

大唐南京電廠檔案管理系統建立在基于WEB服務基礎上，實現現有管理的電子化、網絡化的需要，并具有開放性，能夠與企業各管理系統集成，接收、管理各系統形成的歸檔電子文件，提供安全授權下檢索利用。

系統主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務、系統設置與維護。

檔案業務管理系統具體功能設計如下：

（1）檔案收集

檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統建設的關鍵部份。

上圖為歸檔數據的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數據收集、數據整理、移交接收和數據歸檔四個步驟，首先由全宗單位內各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數據的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數據進行整理使其符合歸檔規范，然后由兼職檔案員對整理好的數據進行移交，由全宗單位內的檔案管理員對移交的數據進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數據進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數據進入元數據庫，電子原文件進入系統電子原文數據庫，系統將對照元數據庫與電子原文數據庫中的數據自動創建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內容：

①信息收集

數據收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數據轉換等手段。

OA接口收集方案

系統實現與辦公自動化系統（OA）等系統無縫連接，接口部份主要

設計方案如下：

圖 OA 接口收集原理圖

OA系統接口是保證文件自動歸檔的關鍵。通過接口，系統可以以自動或手動兩種方式轉入到檔案系統當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統的收集整編庫中，同時將收文單、發文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入文件服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系。

在線收集

在線收集是提供各業務部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。

檔案管理人員可以根據實體文件直接在檔案系統中進行著錄。檔案系統提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。

著錄部分提供的功能包括：

1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區分，方便用戶進行識別。

2.著錄字段可設定默認值。所有字段均可設置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據規則從其他著錄字段提取。也可根據一定業務規則，從相關信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發文時間和保管期限等等。

3.著錄內容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規范的輸入，給出友好提示。

4.多種形式的輸入控件。檔案系統提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。

5.界面事件自定義功能。可預先定義在著錄時要進行響應的事件，即某些著錄項的內容可在其他著錄項著錄完成時，根據規則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或對A、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。

6.著錄信息自動繼承。在連續錄入數據時，可自動繼承前一條所錄數據的各個字段信息，并可根據需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據一條已有數據，進行著錄，系統會自動將所選數據的信息作為新記錄的默認值。

7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。

8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。

離線收集

9.離線收集是提供建設項目和流動性企業提供配套的離線客戶端，作為離線狀態下的檔案收集工具。

10與檔案管理系統的數據交換為：

11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設項目和流動性企業使用離線客戶端導入配置文件后才能初始化系統，進行使用。

12.離線錄入端數據：離線錄入端產生的歸檔文件數據由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統網絡聯通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數據。

數據轉換

數據轉換可實現歷史數據的批量導入功能，批量導入分為兩部份：元數據和電子文件，其中由于歷史數據所使用的業務系統不統一，數據格式和數據結構都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數據導入，需要各原檔案系統開發商將需導入的數據轉換成上述標準格式，最終實現批量轉換。

系統可為歷史檔案單獨設置一些類別和數字化流程。針對歷史數據和目前檔案系統中數據結構存在不同的問題，系統會提供字段對應關系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應關系，然后再進行轉換。

至于電子文件，則可通過內容管理平臺中提供的電子文件轉換功能形成規范化電子文件格式存入系統，電子文件與元數據可自動通過元數據中的關聯關系實現自動對應。

②數據整理

數據整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統的待歸檔數據的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規范的數據。此部分系統主要提供以下功能：

自動分組（分類）

由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據自動進行分組（分類）。

自動排序

由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據自動進行排序。

立卷（裝盒）

由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：

自動組卷（裝盒）

由系統程序根據預先定義的業務規則對某檔案類型的全部數據進行自動組卷（裝盒）操作。

手工組卷

由系統程序根據預先定義的業務規則對某檔案類型用戶所選擇的數據進行手工組卷操作。

手工調整

對于已組好卷的數據提供由用戶手工調整的功能，包含以下功能點：

增加

提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。

刪除

提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。

修改

提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結果。

檢索

提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數據的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數據排序

主要是對于進入收集整編子系統的案卷/文件條目信息按相應排序規則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數據的瀏覽和整理工作，此處的排序規則已在系統“檔案業務管理設置”子系統中預先定義完畢，除預先定義的規則外還可以進行任意兩條數據的位置對調和連續多條數據的順序調整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數據移出

將當前檔案類型的文件級數據移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數據可以相互轉化，且轉化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

案卷打散

將已組好的案卷或盒內的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

卷內文件抽出

將已經組好的案卷內的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。

加入案卷

將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內文件。

③數據歸檔

此部分主要是由檔案管理員對已接收的數據進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：

數據檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數據。

數據編目：由檔案管理員操作系統自動生成數據的相關目錄信息，以備歸檔。

數據歸檔：由檔案管理員操作將數據歸檔進入檔案庫。

2、全文數據庫建設

全文數據庫建設一方面是對室藏紙質檔案的數字化，即利用高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設置過高，導致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉換到檔案管理系統中，同時將收文單、發文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入檔案服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系，實現文檔一體化數據共享。

2010年項目實施時，大唐南京發電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數據庫、約154萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設

1、制度建設

為了規范文件材料的歸檔工作，完善、系統保存本企業檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續制訂和印發了《電子文件歸檔管理制度》等規章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數據的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。

自工程建設以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領導議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責；（4）基建期間所有設備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。

2、系統操作安全保障

本部分安全設計方案主要是從應用系統安全設計、安全認證、數據加密方面，應用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數據傳輸安全、系統操作安全、數據訪問安全三個方面來考慮。

數據傳輸安全

①采用VIEW服務方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統維護帶來極大方便，無需客戶端。

②電子文件以流數據的方式進行傳輸，在客戶機內存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。

③流數據的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。

系統操作安全

登錄（和其它應用系統集成的安全訪問控制）

①登錄的安全控制任務

平臺對外部系統提供相關的接口和服務，需要保證沒有權限的人不能獲取對應的服務，或者不信任的系統不能訪問對應的接口。

平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統一用戶認證系統之上。在用戶登錄后將持有相關的統一令牌，用戶只需持有統一用戶認證系統頒發的用戶令牌，就可訪問相關的接口和服務。用戶進行統一認證時，進行如下的令牌獲取操作：

從外部系統訪問平臺提供的接口和服務之前，先要獲取相關的系統

訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關的平臺提供的接口和服務；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統中構造相關的用戶信息，并且訪問相關的接口和服務。

②操作權限

操作權限主要分為子系統、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據角色來控制，系統默認的角色有系統管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。

定義角色的時候可以定義到子系統、模塊、模塊按鈕功能三級權限，其中對應的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據檔案類型來分別設置權限。

判斷的時候首先要根據用戶的ID取得對應的角色ID，根據角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權限信息，如果已經存在則為有權，如涉及到檔案類型需要判斷對應的檔案類型權限。

③操作日志

系統通過記錄用戶操作日志來加強系統的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數據過程進行審計。在本系統中，提供有登錄日志、操作日志和數據訪問日志三類日志。

用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統外成功登錄進檔案系統。其形式可以有多種，例如：由門戶系統登錄到檔案系統；在其它系統中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統等。

主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。

用來記錄用戶在檔案系統中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。

用來記錄用戶對檔案數據本身的訪問。例如，對檔案數據條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數據的ID、檔案數據的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。

數據訪問安全

數據訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設置權限。目前大唐南京發電廠檔案管理系統的數據訪問權限根據權限類型分為條目權限和電子文件權限，根據設置方式分為臨時權限、規則權限、默認權限。

規則權限針對網上利用者和普通用戶設置，針對條目權限和原文權限進行判斷，可以設定對應的查詢規則來批量設置權限。可以針對檔案庫進行設置。可以內置一些固定規則，如全部數據、歸檔前數據、歸檔后數據、職務對應密級等。可以選擇組或組下面的人進行設置權限，如果設置了組的權限，下面的人自動繼承組的權限，判斷順序為人優先于組。規則權限判斷流程為：

默認權限主要針對網上利用者和兼職檔案員，可以根據檔案類型來設置，主要權限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。

條目權限根據默認權限和規則權限組合得到對應的用戶的權限。

電子文件的一般使用流程

電子文件一般的使用流程如下圖所示：

上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環節，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導出光盤等。以上應用模式中存在以下幾個問題：

①電子文件格式不統一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；

②電子文件容易被篡改，篡改不易被發現；

③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉給其它人員的隱患。

電子文件訪問安全控制的主要任務：

①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。

②保證重要文檔不轉給其它人員。只有經過授權的用戶才能閱讀采用本系統加密的文檔，未經授權的用戶，即使拿到其他人的授權文件，仍無法閱讀加密的文檔。

（五）檔案管理系統硬件設施的建設

1、機架式服務器一臺

存儲設備一臺

2、建立檔案原文數據庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數碼相機等設備。

五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能

大唐南京發電廠的檔案部門擔負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統中，管理職能具體定位如下：

完成大唐南京發電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應的檔案數據和文件系統中歸檔的檔案數據歸檔到檔案管理系統中。另外，大唐南京發電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。

1.全文檢索系統信息服務功能

系統提供了統一的智能搜索產品，實現對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設定的主題，將全部相關信息進行聚類；系統的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關心的信息以及了解信息分類之間的關系。

針對上述各類搜索方式，都會受到系統權限的控制，保障檔案數據的檢索安全。

目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。

技術特點：索引權限和系統權限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統數據和索引庫數據同步。

全文檢索示意圖

2.主動式檢索服務應用

檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務方式，突破了傳統的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發揮了檔案信息資源的價值；

檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數據包設定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數據包可以是編研成果、事件專題等內容；請求推送是指利用者通過網絡向檔案管理員發出檔案利用請求信息，檔案管理員根據請求內容組織所需要的檔案信息，設定有效期限后直接推送給利用者。

檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。

（三）OCR技術的應用

與圖像處理技術一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術也已嵌入到系統當中，在系統的所需要的操作中，可以隨時調動OCR功能，實現圖像漢字的識別。OCR技術主要應用與以下幾方面：

紫光的OCR漢字識別技術在文書檔案的數字化和再利用方面可以發揮重要的作用。

首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。

其次，快速OCR技術將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。

再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。

對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。

檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區域，系統自動將區域內的信息傳到檔案服務器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。

原文瀏覽的時候選擇要識別的區域

識別后的文本文件

在線OCR支持網絡上所有有權限的用戶應用，同時允許多個用戶并行使用。

（四）可擴展支持多種安全技術

系統設計方案中充分考慮了大唐南京發電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統本身的用戶權限控制系統和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統的集成、實現電子印章、數字水印、數字簽名、數據加密、流技術瀏覽等信息安全技術。

（五）檔案數字化加工模塊中圖像處理技術

檔案數字化加工子系統由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數碼專用設備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉換成數字影像文檔，并將數字化信息的圖文數據庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術，實現掃描結果的文本轉化。對文檔、圖片及其他檔案類型數據進行加工處理及標引。

圖像處理技術的應用

系統中內嵌了紫光圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。

在收集整編、檔案管理子系統中，都可以在數據錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質文件的掃描錄入或對掃描文件的圖像處理功能，利用系統中的圖像掛接功能來實現圖像文件與檔案目錄的自動對應。

圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。

圖像處理功能介紹

該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調整、圖像分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。

圖像處理窗口

掃描的參數設定，在掃描的同時用戶可以設定自動執行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。

掃描后的文件

去黑邊處理后的文件

糾偏、去污點處理后的文件

掃描后的文件

圖像拼接前

圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）

篇（10）

1 數字檔案的構成

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計算機已經完全普及到人們生活和工作的背景下，數字化檔案已經成為一個不可避免的趨勢。不論是將紙質檔案數字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現在需要面對的考驗。

1.1 紙質檔案電子化

紙質檔案在很長的一段時間內占據檔案載體的主要組成部分，多數基層檔案管理部門的庫存檔案都是以紙質檔案為主。將這些紙質檔案轉化成數字檔案需要硬件設施，而管理數字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門都能夠及時購置相關數字化的設備。

在沒有足夠的軟件及硬件設施的支撐的情況下，可以利用現有工具對紙質檔案進行初步梳理，為將來紙質檔案數字化做好前期準備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發文單位、收文單位、文件編號、生成日期、存放位置等關鍵信息，形成詳細的數字化目錄信息。數字化目錄可以更精準的捕捉到關鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應的紙質檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔心文件內容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門進行查閱，避免無謂地奔波。

在有相應的軟件及硬件設施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質檔案通過掃描、微縮等方式電子化，通過軟件對數字檔案進行系統的管理。在通過掃描儀、微縮設備等硬件設備將紙質檔案轉化成數字檔案的過程中，檔案工作人員需要確認檔案在轉換的過程中沒有出現信息的缺失、亂碼等問題，保證檔案信息的完整性。紙質檔案完成轉換后，檔案工作人員在軟件中將數字檔案與檔案目錄進行一一對應鏈接。在檔案管理系統中，檔案利用者可以直接通過目錄鏈接到相關的數字檔案進行查閱。軟件通過對查閱人員的身份進行辨識，提供不同層級的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統中獲取所需信息，并可實現多人同時查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門進行借閱。

1.2 數字檔案的歸檔

隨著科技的進步，計算機、攝像機、照相機等電子設備已經融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過攝像機、照相機記錄下重要的時刻；在工作中，我們通過郵件溝通工作；在工作中，我們通過OA系統提交申請流程……

（1）聲像檔案

聲像檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。在有重大活動、事件的時候，人們喜歡通過攝像機、照相機等對生活、工作進行直觀的記錄，由此產生了不少的聲像檔案。在聲像檔案歸檔的時候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩定性較高，容易受到磁性等影響，而不當使用會對聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導致載體上的檔案信息無法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時候，檔案工作人員需要根據載體特性進行妥善保管和使用，盡量延長聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發生問題前做好相應的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件

郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時候我們需要以郵件為工作及處理問題的憑證。然而郵件多保存在個人電腦的本地磁盤中，有的甚至因為內存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態。大部分人都沒有意識到其實郵件也是數字檔案的一種，是歸檔內容的一部分，導致這一部分數字檔案的缺失。檔案工作人員應當對此加以重視，督促相關人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程

過去人事任免等通知公告都是以紙質文件進行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質文件。現在的企事業單位很多都是通過OA系統（或其他內部系統）進行人事任免、節假日休假等通知的。這些通知會打印成紙質文件歸檔，而不會歸檔原始的電子文件。OA系統（或其他內部系統）做數字時代的產物，為現代工作帶來巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過去拿著申請單到處找人簽字。通常提交流程時需要上傳所需審批的文件，系統會記錄各節點審批人員及審批意見或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統（或其他內部系統）能夠更完整更全面地記錄整個審批過程，然而這些通知、流程等數字檔案一般都存儲在IT后臺，傳統的檔案歸檔范圍并不包括后臺數據，這也是檔案工作人員需要加強關注的。

檔案的數字化不僅需要配備計算機、服務器、掃描儀、縮微設備等硬件設施，還需要數據庫、管理制度的跟進。沒有硬件設施，紙質檔案無法完整地轉化成數字檔案；沒有相應的管理制度，數字檔案就會處在失控的狀態。數字檔案的轉化和儲存需要依靠硬件設施，而數字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統。

2 檔案管理系統的建設

檔案的最終目的是利用，如何管理數字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會使檔案失去它的價值。只注重利用，卻無法妥善地管理將會導致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統與檔案管理制度雙管齊下。

按檔案管理制度的需求，檔案管理系統需要可以按不同身份設置不同權限，具備瀏覽目錄、瀏覽內容、下載及打印等幾種不同權限，并記錄瀏覽、下載及打印數字檔案的人員名單和時間等信息。目錄瀏覽功能可以讓檔案利用者按目錄的查詢結果判斷所需檔案是否歸檔，是否需要進行權限申請或查找原件等后續工作，不需要檔案工作人員對檔案是否歸檔等信息再行確認。記錄瀏覽、下載、打印數字檔案的人員、時間的這一功能可以更好地掌控數字檔案的走向。由于一個部門的員工的權限一般都是一致的，系統需要能夠批量進行權限設置，這樣可以避免檔案工作人員無謂的重復勞動。對跨權限的查閱，系統需要能夠對文件進行特定人員及時間開放的設定。

管理保密性高的數字檔案，特別是機密檔案，需要和一般數字檔案區別對待。數字檔案在檔案管理系統中即使不開放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過截屏等方式對檔案內容進行存儲。為了保證檔案內容不遭到泄漏，可通過配備公用機的方式來提供機密文件的查閱。

定期對檔案管理系統的數據進行備份。注重數字化檔案的備份，對系統內的檔案資料定期進行備份，可以盡量避免由于系統崩盤、防火墻漏洞等導致數據的遺失、缺失，保證檔案的完整性。對待重要數字檔案，可以進行異地備份。“5?12”汶川特大地震不僅造成巨大的人員傷亡和財產損失，也對檔案造成了無可挽回的破壞，它給我們敲響警鐘，自然災害、人為災害都有可能會讓檔案遭受毀滅性的損毀。因此，檔案的異地備份必須受到重視。

3 數字檔案的優缺點

由于數字檔案的虛擬性、可復制性強、載體多樣等特點，使其具有優于紙質檔案的便利性和一些無法回避的缺陷性。我們要認識到數字檔案的優缺點才能做好數字檔案的管理工作，在提供數字檔案利用的同時，保證數字檔案的完整與安全。

3.1 數字檔案的優點

數字檔案具有虛擬性，查閱利用不受地域限制。檔案利用者即使出差，只要在網絡暢通的地區，依然可以通過檔案管理系統查閱到臨時所需的檔案資料，查閱檔案的便捷度大大提升，這是過去紙質檔案所無法做到。

數字檔案復制性強，可以填補紙質檔案在備份方面的缺失。就時間、人力等方面而言，數字檔案備份比紙質檔案備份更為快捷方便。而數字檔案也可以作為紙質檔案的備份，起到間接保護紙質檔案的作用。在不是必需原件的情況下，可以查閱電子檔案，減少對紙質檔案的磨損，盡可能地保護檔案原件。

數字檔案載體體積小，儲存信息量大，可以極大地節省空間，也更便于異地備份。U盤、光盤、移動硬盤等存儲設備體積較小，存儲容量最大能達到幾TB 。數字檔案與傳統紙質檔案存儲等量檔案所需的存儲空間可謂天壤之別，這一點為異地備份提供了巨大的便利。

數字檔案便于檢索，檔案查找速度快，可以高效地提供利用，提高檔案的利用率。過去紙質檔案通常只能通過檢索卡片等人工檢索方式進行檢索，檢索效率較低。而現在，紙質檔案及數字檔案都可以通過計算機技術的機器檢索，極高地提升了檢索效率。

3.2 數字檔案的缺點

數字檔案的虛擬性使其即使被篡改，也不容易被察覺。這就需要檔案工作人員對歸檔的數字?n案進行鑒別，判斷歸檔文件的真實性。對已歸檔的數字檔案進行權限設置、備份等防篡改措施。同時，紙質檔案也要妥善保管，在數字檔案受損、遺失的時候，能夠做到及時修復、補充的作用。

數字檔案的可復制性強、傳播性好、信息流轉速度快，這也導致數字檔案比較容易被泄漏、竊取。因此需要數據庫具有強大的防火墻，防止外部網絡攻擊和入侵；同時也需要完善數字檔案的管理制度，防止內部的篡改和泄漏。